POLITIET POLITIDIREKTORATET Kontrakt Rammeavtale Kvalitetssikring og risikohåndtering Vedlegg C: Leverandørens besvarelse av krav til tjenester
1. Innledning 3 2. Besvarelse av krav til tjenester 3 2.1. Erfaring og kompetanse 3 2.1.1. IKT utviklingskompetanse 3 2.1.2. Kvalitetsrevisjon 4 2.1.3. Organisasjonsutvikling 4 2.1.4. Juridisk kompetanse 5 2.1.5. Tjenester kompetanseheving 5 2.2. Metodikk 6 2.3. Konsulenter 7 2
1. Innledning Dette dokumentet utgjør Vedlegg C til Rammeavtale om tjenester for bistand til kvalitetssikring og risikovurdering av prosjekter i politiet inngått mellom Politidirektoratet og Metier AS. Dokumentet gir en kortfattet beskrivelse av hvordan Metier tilfredsstiller krav til de tjenester som skal dekkes av denne rammeavtalen slik de er beskrevet i Vedlegg A. For en mer detaljert fremstilling henvises til tilbudsdokumentet fra Metier datert 15. juni 2010. 2. Besvarelse av krav til tjenester 2.1. Erfaring og kompetanse Metier ble etablert i 1982 og er i dag den ledende leverandør av systemer, konsulenttjenester og opplæring innen prosjektledelse og prosjektstyring i Skandinavia. Selskapet er anerkjent for sin kompetanse innen områdene porteføljeledelse, prosjektledelse og prosjektstyring, og denne rammeavtalen med Metier gir politiet tilgang på ca. 150 konsulenter med rett kompetanse i forhold til behov beskrevet i konkurransegrunnlaget. Metiers konsulentvirksomhet har i mer en 25 år hatt sin kjernevirksomhet relatert til ledelse, kvalitetssikring, risikovurdering, rådgiving og opplæring i prosjekter. Selskapet har stått for kvalitetssikring av prosj ekter til en samlet investeringsverdi på over 500 mrd. kroner. Metier har rammeavtale med blant annet Finansdepartementet, Senter for Statlig økonomistyring, Oslo kommune og Jernbaneverket, og har gjennomført mange risikoanalyser, kvalitetssikringer og forbedringstiltak mot mange store prosjekter for blant annet; Forsvaret, Justis/politi, Aetat/NAV, Helse, Statens pensjonskasse, Staten vegvesen, Difi, Brønnøysundregistrene (Altinn) og UDI. Metier gjennomfører også forbedringsprosesser og rådgivning for store prosjektvirksomheter. Selskapet er størst i Norge på kompetansebygging og sertifisering innenfor de områdene denne rammeavtalen omfatter og har hatt mer enn 25.000 deltakere på sine kursopplegg innen prosjektfaget. 2.1.1. IKT utviklingskompetanse Metier har over lengre tid hatt en rekrutteringsstrategi som er basert på å ansette personer med lang fartstid som prosjektleder fra ulike fagfelt og bransjer. Basert på den økende oppdragsmengde vi erfarer innen IKT, har selskapet i de senere år fokusert spesielt på å bygge opp kapasiteten ytterligere på dette området. Den kunnskap Metier nå disponerer innen IKT er samordnet og strukturert som en definert tjenestetype i selskapet, og forvaltes av en egen faggruppe ledet av en tjenesteansvarlig. Metier kan levere flere konsulenter med meget lang erfaring fra større og mindre IKT utviklingsprosjekter hvorav hovedtyngden av kompetansen kommer fra prosjekter i offentlig sektor. Denne operative IKT prosjektkompetanse kombinert med den erfaring de har fra kvalitetsrevisjoner, usikkerhetsanalyser, samt ulike typer rådgiving, coaching, gjør selskapets konsulenter meget egnet for IKT relaterte oppdrag dekket av denne rammeavtalen.
2.1.2. Kvalitetsrevisjon Metier har over mange tiår levert konsulentoppdrag knyttet til kvalitetssikring av prosjekter av ulike typer og størrelser. Dette omfatter alt fra oppdrag der konsulentene kontinuerlig bistår virksomheter i prosjektarbeidet fra kvalitetssikring av tidligfase idestudier med definering av effektmål og konseptvalg, via kvalitetssikring av forprosjekter med etablering av resultatmål, prosjektplaner og styringsdokumenter, til realiseringsfaser og endelig oppfølging av gevinstrealisering. Andre kvalitetssikringsoppdrag er rettet mot prosjektene i kortere perioder knyttet til f.eks. kvalitetssikring av beslutningsunderlag i overgangen mellom prosjektfaser, gjennomgang av estimater, tilretteleggelse av risikoanalyser, bemanningsprosesser, anskaffelser interessentanalyser m.m. Under sin rammeavtale med Finansdepartementet leverer Metier konsulenttjenester knyttet til det KS regimet som der er etablert for kvalitetssikring av større investeringsprosjekter i staten (> 500 mill.). Konsulentene leverer her 3. parts kvalitetsrevisjoner av følgende typer: KS1: Gjennomgang av underlag og beslutninger knyttet til konseptvalget før forslag til forprosjekter forelegges Regjeringen. KS2: Gjennomgang av styringsunderlag og kostnadsoverslag før det valgte prosjektalternative forelegges Stortinget. Metier har gjeimomført KS analyser av ca. 35 ulike prosjekter med en total prosjektramme på over 70 mrd. kroner. Det samme KS regimet er etablert i Oslo kommune som også har inngått rammeavtale med Metier for gjennomføring av denne type revisjoner. Metier arbeider med kvalitetssikring inn mot ulike nivå i kundens organisasjon. I oppdrag som har vekt på tidligfase konseptvalg, løpende porteføljestyring eller gevinstrealisering, samarbeider konsulentene i stor grad med bedriftens øverste ledere for å tilrettelegge, kvalitetssikre og gi råd i tilknytning til prosjektprosesser. I oppdrag som har vekt på forprosjekt eller realiseringsfasen, arbeider konsulentene med periodisk kvalitetsoppfølging inn mot prosjektet, og ofte som en observatør og rådgiver i styringsgruppen. Rapporteringen skjer da til prosjekteier og virksomhetens ledelse og omfatter konsulentens observasjoner og erfaringer knyttet til prosjektets og styringsgruppens gjennomføring av relevante prosjektprosesser, og forslag til ulike forbedringstiltak. 2.1.3. Organisasjonsutvikling Gjennom mange års erfaring primært i forhold til offentlig sektor har Metier bygget opp et tjenestetilbud relatert til organisasjonsutvikling. Kundenes prosjektgjennomføring er ofte relatert til endrings- /omstillingsprosesser i virksomheten, og organisasjonsutvikling er derfor et område det er naturlig å tilby tjenester på i tillegg til tjenester direkte inn mot prosjektene. Metier kan levere konsulenter med høyere utdanning innen organisasjon og ledelse, samt lang erfaring som leder og konsulent innenfor dette fagfeltet i offentlig sektor. Metier leverer bistand på et bredt område som spenner fra utredning og analyse til styring av og bistand i endringsprosesser i hele eller deler av organisasjonen. Typiske oppdrag som selskapet leverer kan grovt deles inn i omstillings- og effektiviseringsprosesser som overordnet sett har hatt én av følgende fire innfallsvinkler: Vurdering, analyse samt omstilling og effektivisering av organisasjoners funksjonsmåte, bl.a. knyttet til de grunnleggende organisatoriske strukturer Vurdering, analyse samt omstilling og effektivisering av ressursutnyttelse og kapasitetsutnyttelse i avdelinger, funksjoner e.l.
Vurdering, analyse samt omstilling og effektivisering Oppgave og funksjonsfordeling Dette er oppdrag som da gjerne omfatter analyser og kartlegging av virksomheten i forhold til roller og ansvar, hvem gjør hva i hvilken avdeling/enhet. De kan også inkludere forbedringsprogram knyttet til utvikling av ledere og ledelsesprinsipper i virksomheten. Og det mest sentrale er gjerne rådgiving rundt selve omstillings- og endringsprosessene som er knyttet til omlegginger rundt virksomhetens mål, strategi, struktur eller prosesser. Metier samarbeider tett med Agenda Kaupang, som er et høyt kvalifisert og tverrfaglig rådgivningsmiljø med hovedfokus på organisasjonsutvikling. Agenda Kaupang retter sin virksomhet inn mot offentlig forvaltning og tjenesteyting samt deler av næringslivet. De har blant annet jobbet med omorganiseringsprosjekter i politiet 2.1.4. Juridisk kompetanse Metiers rådgivingstjenester er ofte rettet inn mot store komplekse prosjekter hvor den gjerne inngår store anskaffelser og behov for juridisk kompetanse til håndtering av kontrakter og avtaler. Metier har en klar målsetting om å kunne tilby all kompetanse som er relevant i forhold til administrasjon og ledelse under alle faser av prosjekter, og definerer juridisk bistand som en tjenestetype vi må kunne bidra med. En vellykket avtale forutsetter at partene er i stand til å beskrive riktig behov slik at avtalen kommuniserer dette på en måte som forstås entydig av begge parter. Dette forutsetter både avtaleforståelse, behovsforståelse og bransjeforståelse. Dernest er det viktig at partene forstår prosessene for anskaffelse, herunder avtaleinngåelse og veien frem til riktig levering. Forvaltning av offentlige midler på en god måte krever at man lager gode konkurranser som leder til gunstige priser. I denne samnienheng står forståelse for det offentlige ankaffelsesregelverket sentralt. Metier har erfaring med at avtaler ofte krever et tverrfaglig samarbeid. Selskapet besitter betydelig kompetanse innen avtaler, avtalerett, offentlige anskaffelser mv., og kan levere juridisk spisskompetanse til politiet på dette området. Flere av konsulentene har bakgrunn fra IKT prosjekter i offentlig sektor hvor håndtering av personvern opp mot Personopplysningsloven og utfordringer knyttet til sensitive personopplysninger veldig ofte er sentrale. Denne kompetansen omfatter også IKT sikkerhetsfunksjonalitet, erfaringer relatert til Datatilsynet og håndtering av personer med hemmelig adresse mv. 2.1.5. Tjenester kompetanseheving Ca. 40% av Metiers totale omsetning er relatert til helhetlige forbedringsprogrammer i virksomheter der også kompetanseheving er en del av leveransen. Dette leveres i form av kursopplegg bygget som en kombinasjon av e-læring med påfølgende faglige workshops spisset mot virksomheters prosjekttyper, modeller og utfordringer. Metier samarbeider med flere universiteter i forbindelse med våre produkter rundt kompetanseheving, og gjennomføring av kurs hos Metier gir studiepoeng ved universitetene. E-læringen foregår gjennom Metiers egenutviklede portal for formålet, og selskapet leverer både generelle virksomhetsuavhengige kurs som e-læring og kursopplegg som er tilpasset virksomhetens eget begrepsapparat, prosjektmodell og standard prosjektpraksis. 5
Metier er sertifisert som utdanningsinstitusjon innenfor følgende tre standarder for prosjektledelse: Project Management Institute (PMI), USA Office of Government Commerce (OGC), UK International Project Management Assosiation (IPMA), Switzerland A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide Styring av vellykkede prosjekter med Prince2, International Competence Baseline Project Management Institute (PMI)9 Global Education Provider PRINCE2 ATO (approved training organisation) IPMA ATO (approved training organisation) 2.2. Metodikk For oppdrag dekket av denne rammeavtalen baserer Metier sin standard praksis på en akademisk faglig basis og på selskapets solide erfaring gjennom mange år som leverandør av kvalitetssikring og rådgiving innenfor prosjektfaget. Metodikken skiller mellom kvalitetsrevisjoner som er kvalitetsgjennomganger gjennomført konsentrert over et kortere tidsrom, ogfølgekvalitetssikring som er kontinuerlig kvalitetssikring gjennom hele prosjektforløp. Det gis her en overordnet beskrivelse av disse to hovedformer for kvalitetssikring av prosjekter. For en mer detaljert beskrivelse av dette, og av hvordan usikkerhetsanalyser gjennomføres som deler av arbeidet, henvises det til tilbudsdokumentet fra Metier datert 15. juni 2010. Kvalitetsrevisjoner Kvalitetsrevisjoner av prosjekter gjennomføres over en kortere og mer tidsintensiv periode. Oppdragene må generelt tilpasses prosjektets status, størrelse og særegenhet. Omfanget av denne typen gjennomganger kan variere, og gjennomføringen kan være fra noen uker til 2-3 måneder. Hovedtema for gjennomgangene er gjerne bestemt av hvilken fase prosjektet befinner seg og Metier deler generelt sett kvalitetsrevisjoner i fire hovedtyper: Utredning: "KS1" kvalitetssikring av prosjektfundamentet (behov, alternativer, lønnsomhet, gjennomføringsstrategi). Dette tilsvarer Finansdepartementets KS1. Plan: "KS2" kvalitetssikring av styringsunderlaget (omfang, tid, kost, organisering og styring osv.). Dette tilsvarer Finansdepartementets K52. Gjennomføring: "KS3" gjennomgang av status og etablering av forbedringsplan Avslutning: "KS4" etterevaluering/lessons learned. 6
Følgekvalitetssikring Følgekvalitetssikring innebærer at kvalitetssikrer følger opp prosjektet over et lengre tidsrom, gjennom en hel prosjektfase eller gjennom hele prosjektets varighet. Formålet med følgekvalitetssikring å kontinuerlig vurdere prosjektets risiko totalt og hvordan denne løpende håndteres. I tillegg fokuseres på prosjektets fremdrift, ressursbruk og økonomi. Kvalitetssikrer skal også vurdere prosjektets styringsopplegg og prosjektorganisering og de viktigste dokumentleveranser, herunder rapporter. Kvalitetssikrer vil fremme forslag til tiltak som kan avhjelpe eventuelle problemer i prosjektet og fungere som rådgiver for prosjekteier og styringsgruppe. 2.3. Konsulenter De fagfelt som denne rammeavtalen dekker, representerer kjernevirksomheten i Metier. Politiet vik kunne avrope konsulenter fra Metier som i vesentlig grad kan innehar ønsket kompetanse, og generelt vil en rammeavtale med Metier gi politiet god tilgang på: Konsulenter som har lang fartstid i prosjektrelaterte bransjer og som er vant til å flytte fra kunde til kunde og sette seg raskt inn i nye problemstillinger og tilpasse seg prosjekter av ulik type, størrelse og kompleksitet Konsulenter som har unik erfaring med Finansdepartementets krav til store statlige prosjekter (KS1 og KS2), og som er vant til å tilpasse og nyttiggjøre denne kunnskapen i andre prosj ekter Konsulenter som har unik erfaring med kvalitetssikring og rådgiving i forbindelse med store offentlige IKT/omstillingsprosjekter. Metier har vært Finansdepartementets foretrukne leverandør innen dette området Konsulenter som jevnlig underviser innenfor prosjektledelse og prosjekteierskap. De fleste konsulenter innehar dessuten relevante sertifiseringer innen prosjektlederfaget, og har dermed førsteklasses og oppdatert teoretisk bakgrunn Konsulenter som selv har lang erfaring fra prosjektledelse av store prosjekter og som derfor selv har kjent denne typen utfordringer på kroppen Konsulenter som har erfaring med justissektoren og som tidligere både har gjennomført kvalitetssikring av prosjekter i politiets portefølje og som har ledet utviklingsprosjekter innenfor politiets IKT portefølje. 7