Modul 7- Den vanskelige samtalen I denne modulen rettes fokus mot det som er vanskelig. Mange ledere i studentforeninger gir uttrykk for at det å håndtere konfliktsituasjoner i deres arbeid der mange unge uerfarne venner jobber sammen kan være svært vanskelig. Modulen tar sikte på å gi en håndsrekning for slike situasjoner. Generelt Nødvendig utstyr Flipover eller whiteboard Penner til flipover eller whiteboard Case til gruppeoppgave Den vanskelige samtalen, ett eksemplar til hver deltager Oversikt over gruppeinndeling for kurset Varighet Totalt 1 time Innledning 5 min. Konflikter 10 min. Den vanskelige samtalen 45 min. Kunnskapsmål Dette er en erfaringsmodul der kursdeltagerne inviteres til å trene på noe som er vanskelig, men nødvendig av og til. Det er likevel et ønske at kursdeltagerne skal lære noe om at det å unnlate å ta opp konflikter/uenigheter trolig vil øke konfliktnivået på sikt i en organisasjon. Holdningsmål Det er en målsetting at kursdeltagerne skal kjenne på og trene på det å stå i en konflikt som er av noe personlig art. Sammenheng eller overlapping Denne modulen må settes i sammenheng med alle de andre modulene i kurset. Særlig gjelder dette modul 4 og 9. Litteraturtips Organisasjonsfilosofi Ole Fogh Kirkeby 2001 Ona fyr Ingebrigt Steen Jensen 2002 Hva styrer min adferd Nils Magnar Grendestad 1990 1
Arbeidsformer Forelesning I denne modulen er forelesning kun tenkt som innledning. Øvelse Modulen inneholder en øvelse som har hovedfokuset i modulen. Denne samtaleøvelsen tar utgangspunkt i ulike case med vanskelig og utfordrende tematikk. Individuelt arbeid I del 2 skal deltagerne bruke litt tid på å beskrive forventninger til medarbeidere i sin forening, samt foreningens mandat og lignende. Følgende tema er i denne modulen: 1) Innledning 2) Konflikt 3) Den vanskelige samtalen, en øvelse Tema 2
Manus 1. Innledning Lysbilde 1 Den vanskelige samtalen Om forventninger, grenser, vennskap, konflikter og profesjonalitet SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen 1 Her er målet å åpne for å snakke om det som er vanskelig. Det er en målsetting å sette organisasjonens forventninger, retningslinjer og grenser i sammenheng med ledelse. Særlig med fokus på utfordringen i det å være leder for venner. Mennesker som samarbeider tett vil fra tid til annen ha uenigheter og konflikter seg i mellom. Begrepet konflikt brukes videre i modulen og må forstås vist. Det betyr at enhver form for uenighet og uoverensstemmelse forstås som konflikt dersom det går ut over rammene for det en kan forstå som saklig uenighet. Denne modulen retter fokus mot hvordan en skal takle konflikter snarere enn unngå det. 3
2. Konflikter Lysbilde 2 For å forebygge konflikter Hva er foreningens mandat og oppgave? Hvilke forventninger er det til frivillige medarbeidere i foreningen? Hvor går grensene for ikke akseptabel adferd for foreningens frivillige medarbeidere? SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen 2 Her er målet å avdekke at det å ikke ta uenighet og konflikter på alvor kan øke konfliktnivået i en organisasjon. Videre er det en målsetting å presentere for deltagerne at tydelighet og godt kommunikasjonsklima trolig virker konfliktforebyggende. Første steg i tydelighet er å sette verdier, mandat, forventninger, grenser og lignende på dagsorden. Be kursdeltagerne sette seg ned å tenke på og skrive ned svarene på spørsmålene stilt på lysbildet: Hva er foreningens mandat/oppgave? Hvilke forventninger er det til styremedlemmer og/frivillige medarbeidere i foreningen? Hvor går grensen for ikke akseptabel innsats/adferd for foreningens styremedlemmer/frivillige medarbeidere? 4
3. Den vanskelige samtalen Lysbilde 3 Å kartlegge konflikten Hva er problemet? Hvem er eventuelt misfornøyd? Søk råd hos noen du stoler på! Snakk med alle parter som er innblandet Ta deg tid og planlegg godt Debrief sammen med noen du stoler på underveis SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen 3 Her er målet å ruste den enkelte leder til å gjennomføre samtaler med de involverte i vanskelige konflikter i organisasjonen. Først av alt er det viktig å kartlegge konflikten slik at du som leder har det klart for deg hva dette egentlig handler om. I konfliktsituasjoner er det ofte slik at det er mange usikre og uklare detaljer som kan forstyrre prosessen og nærmest umuliggjøre den dersom man ikke har ryddet litt opp på forhånd. Følgende punkter kan være greie å ha som huskeregler i slike situasjoner: Hva er problemet? Hvem er eventuelt misfornøyd? Søk råd hos noen du stoler på! Snakk med alle parter som er innblandet Ta deg tid og planlegg godt Debrief sammen med noen du stoler på underveis og etterpå. 5
Tre tips i spesielt vanskelige samtaler: Gi personen man skal snakke med mulighet til å ta med seg en nøytral tredje person Det kan også være lurt at du selv tar med deg en ekstra person. Gjerne en av de andre fra styret. Denne personen må være nøytral. Skriv referat fra møtet som undertegnes av begge. På denne måten har man en situasjonsbeskrivelse begge parter har sagt seg enige i. 6
Lysbilde 4 Den vanskelige samtalen Ha et jeg-budskap Gi begrunnelse Spør hva den andre tenker om saken SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen 4 Deretter rettes fokus mot selve samtalen. Dette er, som veiledningssituasjonen vi har vært inne på tidligere, en treningsak. Kursdeltakerne skal derfor igjen gå i grupper å trene ved hjelp av noen case beskrevet nedenfor. Rollefordeling i denne øvelsen: En er leder, den som skal ta opp den vanskelige samtalen En er aktiv i foreningen, den lederen skal ha den vanskelige samtalen med De to siste er observatører Følgende tre punkter kan hjelpe i slike samtaler: Ha et jeg-budskap Gi begrunnelse Spør hva den andre tenker om saken Case til gruppeoppgave følger på neste side. Kopier opp disse casene til deltagerne. Det er lurt hvis kursleder kan gå rundt til gruppene og følge med hvordan øvelsen går. Kursleder må passe på at gruppene ikke blir frustrerte eller stanser øvelsen. 7
Enkelte grupper blir frustrerte over at Det blir jo bare påstand mot påstand! I slike tilfeller er det viktig at kursleder forklarer at nettopp dette er hele hensikten med øvelsen. De skal trene seg i hvordan de som ledere likevel kan få slike samtaler, hvor påstand blir stående mot påstand, til å gå videre. Denne økta bør avsluttes med plenumssamtale der erfaringer fra gruppene kan deles med alle. I en slik plenumssamtale bør kursleder fremheve en del viktige poeng som deltagerne forhåpentligvis har erfart gjennom øvelsen: Vanskelige samtaler er leders ansvar Leder må ta valg De bør være bevisste på hvorvidt de mener at leder skal ende opp med å ta side i en konflikt. 8
4 case til gruppeoppgaven Den vanskelige samtalen 1. Et styremedlem i Foreningen for Ludoentusiaster møter sjelden på styremøtene, stiller ikke opp på interne arrangement og fester, sier ja til en del ting som ikke følges opp og lignende. Mange begynner å bli irritert og snakker om at hun driver med CV-rytteri. Nå viser det seg at hun har planer om å stille som kandidat til ledervervet ved neste valg. Svært mange i styret synes dette er en særdeles dårlig ide, så også styreleder. Styreleder har bestemt seg for å ta opp problemet med vedkommende. De kjenner hverandre godt fra før og etter at de begynte i styret sammen har de hengt en del sammen også på fritida. Samtale mellom styreleder og styremedlem. En i gruppa er styreleder, en er styremedlem og to er observatører. 2. Nestleder i Studenter for marshmellows har uttalt seg i Universitas om en konfliktsak i foreningen. Konfliktsaken handler om en økonomisk prioritering der noen i styret mener at foreningen bruker for mye penger på sosiale sammenkomster mens andre mener dette er nødvendig for å opprettholdet samholdet i foreningen. Styret har blitt enige om at det bare er styreleder som skal uttale seg i saken. Styremedlemmet og styreleder er svært gode venner og har tidligere vært kjærester. Samtale mellom styreleder og styremedlem. En i gruppa er styreleder og en styremedlem. De to andre er observatører. 3. Økonomiansvarlig i en kjellerforening har trolig store alkoholproblemer. Flere andre styre- og foreningsmedlemmer har kommet til deg og fortalt at de er bekymret for henne. Hun har gjentatte ganger brutt foreningens regler ved å skrive ut varer til privat bruk fra lageret samt uteblitt fra en del vakter i det siste. Den seneste tiden har også flere foreningsmedlemmer observert henne drikke slantene i gjestenes flasker på bakrommet når hun rydder i lokalene. Du er styreleder i foreningen og har kommet fram til at du må ha en samtale med henne om problemet. Du kjenner ikke jenta spesielt godt, men dere har et par ganger vært på fylla sammen. En er styreleder og en er styremedlem. De to andre er observatører. 4. Et styremedlem i Foreningen for Himmelhøye forventninger stjeler trolig fra kassa når han arbeider på foreningens arrangement. Det finnes ingen klare bevis, men indikasjonene er ganske tydelige. Flere har sett det, men disse ønsker å være anonyme. Styreleder og styremedlem har vært venner i mange år. Samtale mellom styreleder og styremedlem. En er styreleder og en er styremedlem. De to andre er observatører. 9
Tips til den vanskelige samtalen Først av alt er det viktig å kartlegge konflikten slik at du som leder har det klart for deg hva dette egentlig handler om. I konfliktsituasjoner er det ofte slik at det er mange usikre og uklare detaljer som kan forstyrre prosessen og nærmest umuliggjøre den dersom man ikke har ryddet litt opp på forhånd. Følgende punkter kan være greie å ha som huskeregler i slike situasjoner: Hva er problemet? Hvem er eventuelt misfornøyd? Søk råd hos noen du stoler på! Snakk med alle parter som er innblandet Ta deg tid og planlegg godt Debrief sammen med noen du stoler på underveis og etterpå. Tre tips i spesielt vanskelige samtaler: Gi personen man skal snakke med mulighet til å ta med seg en nøytral tredje person Det kan også være lurt at du selv tar med deg en ekstra person. Gjerne en av de andre fra styret. Denne personen må være nøytral. Skriv referat fra møtet som undertegnes av begge. På denne måten har man en situasjonsbeskrivelse begge parter har sagt seg enige i. 10