Styrekurs for studentforeninger. Forord

Transkript

1

2

3 Styrekurs for studentforeninger Forord Styrekurset har nå vært et hjelpemiddel for studentforeninger tilknyttet SiO i snart halvannet år og tilbakemeldingene har så langt vært udelt positive. Vi håper at også din forening vil ha godt utbytte av kurset og føre til videre diskusjoner og samhandling i det videre styrearbeidet. Dette styrekurset er utformet slik at styret i foreningen skal holde det selv. Styret står selv fritt til å legge opp et kurs som passer deres styreform og opplæringsbehov, og velger derfor selv om man ønsker å benytte hele eller deler av kursopplegget. Styrekurs for studentforeninger er et ferdig opplegg inndelt i fire moduler: Foreningens identitet Praktisk styrearbeid Roller, verv og arbeidsdeling Kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling Kursmanualen er ment for deg som skal forberede og lede kurset. Vanligvis bør det være lederen i styret som tar på seg denne oppgaven. Kursopplegget krever grundige forberedelser, både praktisk og tankemessig. På grunn av en del av informasjonen som skal fremskaffes, vil vi sterkt anbefale at kursleder setter i gang med forberedelsene minst to uker før kurset skal holdes. God forberedelse gir god kursledelse. Før du begynner å lese i de ulike modulene les gjennom introduksjonen til kurset. Der vil du finne informasjon om hvordan og hvorfor kursopplegget er bygget opp slik det er samt få tips til den jobben du skal gjøre som kursleder. Da du fikk utlevert kursmanualen skal du samtidig ha fått oppgitt en kontaktperson i Studentliv. Dersom det er noe du lurer på i forbindelse med kurset er det bare å ta kontakt med denne kontaktpersonen. Studentliv evaluerer styrekurset løpende og ønsker gjerne positive tilbakemeldinger, samt forslag til forbedringer eller endringer til kurset. Derfor er det fint om dere tar dere tid i etterkant av kurset, setter dere ned og snakker litt sammen om de spørsmålene vi har satt opp på evalueringsskjemaet. Det må gjerne være kursleder som sammenfatter svarene fra evalueringen. På den måten kan vi forbedre kursopplegget slik at det blir enda bedre. Lykke til! Studentliv November

4 Styrekurs for studentforeninger Innholdsfortegnelse FORORD...1 INNHOLDSFORTEGNELSE...2 GENERELL INTRODUKSJON TIL KURSET...4 FORMÅLET MED KURSET... 4 VALGMULIGHETER OG PRIORITERINGER... 5 FORSLAG TIL ULIKE KURSPROGRAM... 5 KURSLEDERS FORBEREDELSER TIL KURSET... 5 Jobben som kursleder... 5 Utstyrsliste... 6 Utdypende kommentarer til utstyrslisten... 7 OPPBYGGINGEN AV MODULENE... 7 De fire modulene... 7 Introduksjon til modulen og temaene... 8 Generelt... 8 Manus... 8 Grå bokser... 8 Arbeidsformer... 8 NYTT STYRE - NYTT STYREKURS... 9 MODUL 1 - FORENINGENS IDENTITET...10 OM TEMAENE I MODUL GENERELT Praktisk forarbeid Nødvendig utstyr Utviklingsarbeid Sammenheng eller overlapping MANUS FOR MODUL Tema 1 Foreningens historie Tema 2 Foreningens formål Tema 3 Foreningens relasjoner til andre Tema 4 - Organisasjonsstruktur Tema 5 Lover og vedtekter MODUL 2 - PRAKTISK STYREARBEID...16 OM TEMAENE I MODUL GENERELT Praktisk forarbeid Nødvendig utstyr Utviklingsarbeid Sammenheng eller overlapping MANUS FOR MODUL Tema 1 Saksgang

5 Styrekurs for studentforeninger Tema 2 - Planarbeid Tema 3 - Dokumentasjon og arkivering Tema 4 - Møtekultur MODUL 3 - ROLLER, VERV OG ARBEIDSDELING...23 OM TEMAENE I MODUL GENERELT Praktisk forarbeid Nødvendig utstyr Utviklingsarbeid Sammenheng eller overlapping MANUS FOR MODUL Tema 1 - Vervet Tema 2 - Styremedlemmenes egenskaper styrets styrke Tema 3 - Stress...26 Tema 4 - Initiativtaking og ansvar Tema 5 - Styremedlemmets rolle MODUL 4 - KOMMUNIKASJON, SAMARBEID OG INFORMASJONSDELING...29 OM TEMAENE I MODUL GENERELT Praktisk forarbeid Nødvendig utstyr Utviklingsarbeid Sammenheng eller overlapping MANUS FOR MODUL Tema 1 - Normer for kommunikasjon Tema 2 - Gruppeprosesser Tema 3 - Informasjonskanaler inn og ut av styret Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret UTVIKLINGSARBEID...38 GJENNOMFØRING FRA VISJON TIL VIRKELIGHET SIDER TIL UTSKRIFT...39 RELASJONER TIL ANDRE SAKSGANG MULIGE ROLLER I ET STYRE SPØRSMÅL OM STRESS I STYRESITUASJONEN SCENARIOER FOR DISKUSJON AV STYREMEDLEMMENES ROLLE OG ANSVAR VALGØVELSE - SLIK KOMMUNISERER VI ØVELSE - INSTRUKSJONER FOR DELTAGER A ØVELSE - INSTRUKSJONER FOR DELTAGER B ØVELSE - INSTRUKSJONER FOR DELTAGER C ØVELSE - INSTRUKSJONER FOR DELTAGER D ØVELSE - INSTRUKSJONER FOR DELTAGER E ETTERORD

6 Styrekurs for studentforeninger Generell introduksjon til kurset Denne introduksjonen er en veiledning til deg som skal være kursleder på styrekurset. Introduksjonen setter deg inn i hva som er kursets formål, den forklarer viktigheten av gode forberedelser til kursopplegget og den beskriver hvordan de fire modulene i kurset er lagt opp. Det må presiseres allerede her at kursleder må lese nøye gjennom hele kursheftet i god tid før kurset skal gjennomføres. Det er to grunner til dette: Noen av de tingene som skal forberedes vil ta noe tid å få ordnet. Kursheftet inkluderer også en rekke sider som skal kopieres opp til kursdeltakerne. Den andre grunnen er at hver forening og hvert styre er unikt. Kurset kan brukes av alle typer foreninger, men det er din jobb som kursleder å tenke gjennom hvilke tilpasninger som eventuelt må gjøres for at nettopp din forening og ditt styre skal få størst mulig utbytte av kurset. Formålet med kurset Utvikle en felles forståelse for arbeidet i styret og gjensidig tillit styremedlemmene mellom Sikre en basiskompetanse hos styremedlemmene som er nødvendig i arbeidet Skape forståelse for organisasjonskulturen i foreningen Gi den enkelte bedre innsikt i egne roller i foreningen Skape diskusjon om styrets arbeidsmåter Utvikle et felles arbeidsdokument som kan fungere som utgangspunkt for det videre styrearbeidet Kurset har som hovedmål å bidra til utvikling av styrets arbeidsmåter og samarbeidsevner. I tillegg er et sentralt mål å bevisstgjøre styremedlemmene på sitt ansvar og å skape refleksjon rundt den rollen de har som ledere av en forening. Arbeid med temaer i denne kurspakken vil styrke styremedlemmenes tilhørighetsfølelse til foreningen. Et formål er at styremedlemmene skal bli kjent med hverandre. På denne måten skapes det trygghet og tillit. Dette er en viktig grobunn for diskusjoner og beslutninger i styrearbeidet. Et annet formål er å gi nye og gamle styremedlemmer en generell opplæring eller oppfriskning i foreningens historie, formål og gjøremål, samt en opplæring i generelt styrearbeid som saksgang og rutiner for kommunikasjon med foreningsmedlemmer. Det er sentralt at styremedlemmene får en forståelse for organisasjonskulturen i foreningen. Kurset er også en hjelp til at de enkelte styremedlemmene får innsikt i sin egen rolle i styret og samtidig forventes det at de kan reflektere noe over eget verv og egne oppgaver. Samtidig gis styremedlemmene en innføring i de andres roller og en forståelse for samarbeidsprosesser. Styrekurset skal i hovedsak skape en diskusjon rundt måten dere styrer på. Det er viktig å være bevisste på hvordan dere som styre tenker og arbeider, og hvorfor dere gjør det på akkurat denne måten. Det kan være lite konstruktivt å stagnere i gamle måter å gjøre ting på i hvert fall uten en gjennomgang av og refleksjon rundt hvorfor en vil fortsette på den måten. Til slutt har kurset som formål å hjelpe dere til å skape et arbeidsdokument for det som ditt styret ønsker å gjennomføre det kommende semesteret. Her inngår definering av arbeidsoppgaver styret må og/eller vil gjøre, prioriteringer, arbeidsfordeling og planlegging av gjennomføring. 4

7 Styrekurs for studentforeninger Valgmuligheter og prioriteringer Det er i denne manualen 4 moduler og mange mindre tema. Som kursleder kan du velge å følge hele malen gjennom alle temaer i den rekkefølgen som er foreslått, men det er også mulig å velge bort hele moduler og enkelte temaer som ikke er relevant for din forening. Du har også friheten til å bytte ut eller endre på øvelser eller diskusjonstemaer dersom du har egne forslag du foretrekker. Forslag til ulike kursprogram Vi vil foreslå fire ulike program for hvordan kurset kan gjennomføres tidsmessig. Et dagskurs: Styret setter av en hel dag (f.eks. 09:00 til 17:00). Det er viktig å sette av god tid til lunsj. Det kan være trivelig å avslutte med en middag på restaurant. Kurs over to kvelder: Styret setter av to kvelder på ca 4-5 timer hver. To moduler kan gjennomgås per kveld. Et helgekurs: Her kan det være fint å dra bort, for eksempel på hyttetur, med hele styret. Modul 1 tas da fredagskvelden, de resterende tre modulene på lørdagen. Flere møter med enkelttemaer: Det anbefales ikke å gjennomgå kurset på vanlige styremøter, men i stedet arrangere studiesirkler eller temakvelder hvor styret kan gå gjennom enkelttemaer i kurspakken. Det kan være lurt å holde kurset et annet sted enn der foreningens vanlige arbeid drives. Da er det lettere å koble litt av fra det daglige arbeidet og unngå at dere blir forstyrret når en skal gjennomgå et slikt kurs. To ting å ha i mente Det er viktig at styremedlemmene, både ved gjennomføring av dette kurset og i styrearbeidet generelt, hele tiden har en positiv innstilling til hverandre og hverandres ideer og innspill. Denne holdningen skaper kreativitet i motsetning til de destruktive setningene Dette har vi prøvd før, Det er umulig å få til, osv. I de fleste diskusjoner dere skal gjennom er det ofte viktigere med selve refleksjonen som skapes rundt temaet enn det å finne fram til en konkret løsning. Kursleders forberedelser til kurset Jobben som kursleder Dette kurset skal kunne holdes av et styremedlem, fortrinnsvis styrets leder. Den viktigste jobben du har som kursleder er å lese gjennom hele kurspakken i god tid på forhånd og skaffe til veie det utstyr og den informasjon som dere trenger til kurset. Samtidig er det en del øvelser og diskusjonstemaer som forutsetter at du som kursleder setter deg inn i dem på forhånd for at øvelsene skal fungere eller diskusjonene være konstruktive. 5

8 Styrekurs for studentforeninger Derfor er det viktig å vite at: Utstyr Foran hver modul er det skrevet hva dere trenger av utstyr til akkurat den modulen. Dette kan være alt fra foreningens historie, kopier av tekster i denne kursmanualen til papirduker. Praktisk forarbeid Foran hver modul er det skrevet hva som dere må gjøre av praktisk forarbeid. Dette dreier seg om hva slags informasjon om foreningen du må samle inn på forhånd - for eksempel foreningens formålsparagraf og organisasjonskart - og hva du bør sette deg inn i og tenke litt rundt for eksempel teori rundt ulike rolletyper eller arbeidsoppgaver styret står ovenfor. Utstyrsliste Nedenfor følger en helhetlig utstyrsliste med utdypende kommentarer for å gjøre forberedelsene litt mer oversiktlig. Her er alt som må medbringes og forberedes i forkant av styrekurset tatt med. Kryss av på lista etter hvert som forberedelsene er unnagjort! Forberedelsene tar tid Det kan være fordelaktig å alliere deg med et annet styremedlem i noe av dette arbeidet for å få hjelp til forberedelsene eller gjennomføringen av kurset. Det at du som er styreleder holder kurset kan bidra til at du kommer inn i rollen som leder lettere, setter deg i respekt og oppnår den anerkjennelse du skal ha som styreleder. Dette gjelder kanskje særlig der hvor styreleder er nyvalgt og trenger å avklare sin rolle ovenfor gamle styremedlemmer. Men det kan være vel så viktig når styreleder er gammel, og må avklare sin rolle til nyankomne styremedlemmer. Det kan også være et alternativ at leder og nestleder planlegger og holder kurset sammen, som et lederteam, for å etablere sin rolle som nettopp dette. Utstyrsliste Dette må dere ha tilgjengelig på kurset: Blanke ark, A4 Penner, tusjer Tavle, flippover eller whiteboard Tusjer eller kritt til tavle e.l. Plastpermer Papirduker som kan tegnes på, evt store flippover-ark Stearinlys Kaffe og kjeks Taffelmusikk (valgfritt) Dette må du skaffe, kopiere opp til hver av deltagerne og ta med: Foreningens historie Vedtekter/lover med formålsparagraf Organisasjonskart og/eller tekst om organisasjonsstrukturen Foreningens handlingsplan og strategiplan (e.l.), hvis dere har Et eksemplar av en saksliste/dagsorden fra egne styremøter. Vervbeskrivelser, hvis finnes (valgfritt) Disse arkene må du kopiere fra kursmanualen. Et eksemplar til hver deltager. (side 41-51) Relasjoner til andre Saksgang Dokumentasjon i De Singles Samfunn, med medfølgende forklaring Mulige roller i et styre Øvelse 6 Kryss av Kryss av Kryss av

9 Spørsmål om stress i styresituasjonen Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Slik kommuniserer vi (Øvelse, 2 sider) Øvelse - Instruksjon til deltaker (5 sider, kun en kopi av hvert ark nødvendig. Dersom du har flere grupper må du kopiere ett sett til hver gruppe) Styrekurs for studentforeninger Utdypende kommentarer til utstyrslisten Dette må dere ha tilgjengelig på kurset Hver kursdeltager skal få en plastperm. Her kan kursleder sette inn en del ark på forhånd (foreningens historie, vedtekter etc.) og styremedlemmene kan sette inn ark underveis i kurset. Kaffe & kjeks er til en spesiell øvelse i Modul 4. Dette må framskaffes, kopieres opp og medbringes Det er kanskje i disse punktene det mest tidkrevende forarbeidet ligger. Det er selvfølgelig avhengig av hva som finnes nedskrevet i foreningen fra før av. Det må uansett settes av tid til forberedelser til presentasjon av disse punktene. En tekst om foreningens historie må spores eller eksisterende bruddstykker må samles sammen, eller alt må skrives ned fra begynnelsen. Kursleder må finne fram foreningens formålsparagraf, vedtekter og vervbeskrivelser. Et organisasjonskart med en tilhørende forklarende tekst skal også med. Sjekk at de som eventuelt eksisterer er oppdaterte og tegn et fra bunnen av hvis dere ikke har noen. Hvis dere har en handlingsplan av noe slag, er det lurt å kopiere opp og ta med denne. Det er viktig for kursleder å tenke litt gjennom arbeidsoppgavene styret står ovenfor (er de realistiske, henger de sammen med foreningens formål, hvordan er det lurt å fordele disse, osv.) på forhånd. Det samme gjelder vervbeskrivelsene til styremedlemmene og deres gode egenskaper. Det kan være en ide å delegere bort noen av disse forberedelsene. Samtidig er jobben nyttig og lærerik for deg som er nyvalgt leder. Disse arkene må kopieres opp fra kursmanualen Bakerst i kursmanualen finner du en del dokumenter som du skal skrive ut og gi til kursdeltagerne. Disse dokumentene blir det henvist til gjennom modulene slik at du får beskjed om når de skal brukes. Det er viktig at kursleder leser gjennom disse ulike arkene på forhånd. Spesielt krever de ulike øvelsene god forberedelse og forståelse fra kursleder. Les for eksempel godt gjennom øvelsen om informasjonsdeling. Kontakt Studentliv hvis noe er uklart. Kursleder må skaffe seg oversikt over foreningens rutiner i forhold til dokumentasjon og arkivering (hva som dokumenteres, hvor det arkiveres og på hvilken måte). Kursleder må også ha tenkt på forhånd gjennom foreningens relasjoner til andre aktører, styrets møtekultur og eksisterende informasjonskanaler. Det er endel teori å sette seg inn i når det gjelder prosesser og mekanismer som kan finnes i styret som gruppe. Oppbyggingen av modulene De fire modulene Det er fire moduler i dette kursopplegget: Modul 1 - Foreningens identitet Hvem er vi? Modul 2 - Praktisk styrearbeid Modul 3 - Roller, verv og arbeidsfordeling Modul 4 - Kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling 7

10 Styrekurs for studentforeninger Introduksjon til modulen og temaene Hver modul starter med en kort tekst om modulen og beskrivelser av hvert tema modulen inneholder. Disse tekstene beskriver kort hvorfor de respektive temaene er med, dvs. hvorfor vi mener at temaene er viktig å diskutere for et styre. Introduksjonen er ment som en veiledning til deg som kursleder, men kan godt brukes som presentasjon av hver enkelt modul for styremedlemmene også (snakk litt rundt dem eller les de opp.). Generelt Under denne overskriften finner du hvilke praktiske forberedelser du som kursleder bør gjøre, samt hva slags utstyr modulen fordrer. Les nøye gjennom dette. Her dukker også opp noe vi har kalt Utviklingsarbeid. Mer om dette nedenfor. Under generelt står det også hvilke temaer som overlapper med lignende temaer i kurspakken. Dette er viktig å være klar over slik at dere slipper å diskutere ting flere ganger. Manus Deretter følger selve manuset for hver modul. Manuset er delt opp i enkeltemner. Under hvert emne er det en kort introduksjonstekst for emnet denne er ment som en veiledning til deg som kursleder, men kan gjerne brukes som introduksjon til emnet for styremedlemmene. For hvert tema er det angitt hvilken arbeidsform som brukes. Grå bokser I de grå boksene finner du ulike typer kommentarer eller forklaringer, nyttig informasjon og forslag, ulike typer tips og illustrerende eksempler. Eksemplene tar utgangspunkt i en konstruert forening vi har kalt De singles samfunn. Arbeidsformer Under hver overskrift finnes en arbeidsform. Kurset er basert på korte innledninger fra kursleder, individuelt arbeid, gruppearbeid, plenumsdiskusjoner og øvelser. - Forelesning Kursleders innledning til temaet. De er ikke tenkt som vitenskapelige forelesninger, men har til hensikt å aktualisere temaet og skape et slags rammeverk til en påfølgende diskusjon eller øvelse. - Plenumsdiskusjon Det er viktig å engasjere styremedlemmene og få dem til å reflektere over de ulike temaene som tas opp gjennom kurset. Ofte lærer en best ved å selv delta i diskusjoner. I plenumsdiskusjoner skal styret diskutere temaer som tas opp og relatere de til egne erfaringer. Av og til er plenumsdiskusjonen strukturert ved at alle skal si noe om temaet etter tur; dette har vi kalt Runden. - Gruppearbeid Noen ganger skal styret fordele seg opp i mindre grupper. Dette gjør at alle får slippe til og ulike grupper ulike kan gjøre forskjellige oppgaver. - Individuelt arbeid Ved individuelt arbeid skal styremedlemmene jobbe alene og ikke snakke sammen. Her er tanken at de skal bruke tid individuelt til å reflektere over tema som tas opp. 8

11 Styrekurs for studentforeninger - Øvelse Det finnes ulike typer øvelser i kurspakken. De har ulike funksjoner, noen skal sette fokus på et tema, andre har som mål å skape selvinnsikt. - Utviklingsarbeid I modulen foreslås det ulike tema som kan være et såkalt utviklingsarbeid. Dette er fordi disse temaene, diskusjonene eller oppgavene kan vise seg å være så omfattende at det vil ta altfor lang tid å gjøre det i løpet av kurset. Derfor anbefaler vi ved slike anledninger å ta temaene med videre i styrearbeidet, dvs. diskutere det ved en senere anledning eller sette ned arbeidsgrupper som har ansvaret for å jobbe med dette temaet. Disse utviklingsarbeidene er det viktig å notere seg og systematisere, prioritere og fordele. Slik kan resultatet av dette kurset bli et godt arbeidsdokument for semesteret. Det er viktig at dere følger opp og reviderer arbeidsdokumentet underveis gjennom semesteret. På slutten av kursheftet kommer det en oppsummering av det som foreslås til utviklingsarbeid. Det er viktig å notere underveis gjennom hele kurset. På denne måten kan dere få notert ned viktige tanker og nyttig informasjon som dere kan bruke videre i styrearbeidet. Samtidig får dere skrevet ned en oversikt over ting dere ønsker å arbeide videre med etter kurset utviklingsarbeidet. Nytt styre - nytt styrekurs Formålet med styrekurset er at man skal få en felles forståelse for det man holder på med og at man har en felles plan for arbeidet i foreningen i den kommende perioden. Styrekurset er derfor ikke noe som foreningen kan gjennomføre en gang for alle. Vanligvis vil det være i hvert fall noen nye medlemmer i styret hvert semester eller år.. For at det nye styret skal sveises sammen til en helhet er det viktig å avholde kurset på nytt ellers risikerer man at kløften mellom gamle og nye i styret kan bli et problem. Og selv om det ikke har skjedd en utskiftning av styremedlemmer, kan det hende at situasjonen for foreningen har endret seg. Om ikke annet, vil det i hver periode være behov for å utarbeide en ny handlingsplan. Vi vil derfor anbefale at det blir en fast rutine i foreningen å avholde styrekurset hvert semester eller år når det velges nytt styre. Man vil selvsagt måtte vurdere fra gang til gang hvilke deler av kurset som er relevante og hvor stor vekst man skal legge på de ulike modulene. 9

12 Styrekurs for studentforeninger Modul 1 - Foreningens identitet Tema for denne modulen er deres identitet som forening. Målet med modulen er å definere det som skiller dere fra andre foreninger og skape en bevissthet rundt det som gir dere en særskilt identitet. Om temaene i modul 1 I modul 1 skal dere gjennomgå følgende tema: Foreningens historie Det er viktig at dere som er aktive i foreningen kjenner dens historie. Denne kunnskapen kan bidra til arbeidsglede og danner ofte grunnlaget for tilhørighet til foreningen. Foreningens formål Hvilke oppgaver har foreningen? Hva er formålet og visjonene til foreningen? Foreningens relasjoner til andre Hvilke organ, foreninger og institusjoner har foreningen deres kontakt med? Organisasjonsstruktur Hvordan er foreningen organisert? Lover og vedtekter Hvilke lover og vedtekter har foreningen? Generelt Praktisk forarbeid Spore opp eller samle sammen foreningens historie Finn fram foreningens formålsparagraf og vedtekter Forberede foreningens organisasjonskart. Tegn organisasjonskartet og skriv ned forklaringer Kursleder bør lage en liste for seg selv over hvilke oppgaver som styret står ovenfor dette semesteret Sett også opp en liste over hvilke relasjoner foreningen har til andre aktører Nødvendig utstyr Kopier av følgende dokument: Foreningens historie Vedtekter/lover med formålsparagraf Organisasjonskart og/eller tekst om organisasjonsstrukturen Foreningens strategiplan Handlingsplan for semesteret Fra kursmanualen: Relasjoner til andre Utviklingsarbeid I modul 1 vil utviklingsarbeidet avhenge av hvor mye av foreningens identitet dere allerede har samlet og nedskrevet. Har dere ikke en nedskrevet historie, eller mener dere at den bør forbedres eller fornyes, bør 10

13 Modul 1 - Styrekurs for studentforeninger dere sette ned en gruppe som kan gjøre dette arbeidet. Det samme gjelder organisasjonskartet og videreutvikling av relasjonene dere har til andre. Vedtektsendringer skal vedtas på generalforsamlinger. Det kan være lurt å arbeide med en handlingsplan gjennom kurset. Dette kan dere gjøre når dere arbeider med modul 1 eller spare til slutten av kurset. Det er også mulig å sette ned en gruppe som kan arbeide med å utvikle en handlingsplan i etterkant av kurset. Sammenheng eller overlapping Handlingsplan under Tema 2 Foreningens formål : Sammenheng med Tema 2 - Planarbeid i Modul 2 Sammenheng med Tema 1 - Vervet i Modul 3 Tema 1 Foreningens historie Manus for modul 1 Alle foreninger har tradisjoner og en historie. Historien er med på å gi foreningen sin identitet. Derfor er det viktig å vite hva en er del og av hva andre har gjort tidligere i foreningen. Gjennom kunnskap om foreningens historie kan man lettere forstå hvorfor foreningen er slik den er. Kunnskapsmål Styremedlemmene skal lære og forstå sin forenings historie. Videre skal de få et bevisst forhold til historien sin. Dette skaper identitetsfølelse overfor foreningen. Et mer langsiktig mål er at styremedlemmene viderefører denne følelsen til foreningsmedlemmene. Forberedelser før kurset Du setter sammen en kortfattet historisk oversikt minst én uke før kurset. Evt kan du delegere denne oppgaven til en av kursdeltagerne. Det er da en fordel om det er en person som har vært med i foreningen en liten stund. Oversikten over foreningens historie bør inneholde: Hvor, når, av hvem og hvorfor ble foreningen stiftet Milepæler i foreningens historie Morsomme historier Tragiske historier Tidligere storheter som har vært med i foreningen En slik oversikt finnes kanskje allerede og da brukes denne. Hvis ikke den finnes så er det flere måter å lage en på: Fritt etter hukommelsen Utdrag av tidligere tekster eller bøker. Ta kontakt med gamle medlemmer av foreningen, evt. de som stiftet foreningen og få dem til å fortelle om foreningens historie 11

14 Modul 1 - Styrekurs for studentforeninger Det er også mulig å delegere dette arbeidet til et tidligere medlem. Du bør da finne en person som har god oversikt over foreningens historie. Har ikke foreningen noen tradisjoner? Lag noen. Det er noe av det mest samlende for medlemmene i en forening. Gjennomføring på kurset Foreningens historie Arbeidsform: Forelesning Foreningens historie skal fortelles høyt til alle styremedlemmene. Dette kan gjøres på ulike måter, som vanlig opplesning eller som en eventyrfortelling fra gyngestolen i peiskroken. Alle styremedlemmene bør også få en skriftlig versjon av historien til odel og eie. Tema 2 Foreningens formål Alle foreninger har et formål som speiler grunntanken til foreningen. Formålet sier hva foreningen skal drive med, men veldig lite om hvordan. Det må foreningen definere selv. Her er målet at styremedlemmene skal få et bevisst forhold til forenings grunntanker og gjøremål. Gjennomføring på kurset - Formålsparagrafen Arbeidsform: Opplesning, individuelt arbeid og diskusjon Du leser opp formålsparagrafen til foreningen slik den står i vedtektene. Be alle kursdeltagerne om å skrive ned sin forståelse av formålsparagrafen dvs. oversette den til sitt eget språk. Deltagerne får 5 minutter på seg. I tur og orden forteller deltagerne hva de har skrevet. Hensikten med denne øvelsen er å vise at formålsparagrafen kan tolkes på vidt forskjellige måter og at det ikke bare finnes en rett tolkning. Øvelsen får også frem noe om hva hvert enkelt styremedlem mener om hva foreningen er. Gjennomføring på kurset - Formålet i praksis Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Hva er foreningens gjøremål? Lag i fellesskap en oversikt over de viktigste gjøremålene til foreningen. Her tenker vi på de generelle gjøremål og ansvarsoppgaver foreningen har. Dere kan gjerne bruke tolkningen av formålsparagrafen som kom frem i forrige øvelse som utgangspunkt i denne diskusjonen. Gjennomføring på kurset - Status quo og Handlingsplan Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Tema for denne diskusjonen er dagens situasjon i foreningen og hva som skal gjøres i den nærmeste framtid. Målet er å få en oversikt over ulike mål for hva dere skal gjøre dette semesteret. 12 De Singles Samfunn Gjøremål: - Sørge for at de single i vårt samfunn har et tilbud om festligheter og sosialisering fritt for lykkelige par - Avholde kulturelle tilstelninger, som fester, debatter og filmvisninger, som setter fokus på de single i vårt samfunn - Skaffe inntekter til vårt arbeid - Drive Singel-kaféen hver torsdag - Holde kurs i selvrespekt, arroganse og andre viktige temaer for single

15 Ta med de tingene dere skal gjøre og hva dere ønsker å gjøre i tillegg. 1. Be kursgruppen diskutere følgende spørsmål: Hvilke konkrete prosjekter holder dere på med? Hva er planene for dette semesteret? Hvilke prosjekter er startet opp tidligere og skal videreføres? Hvordan er økonomien? Modul 1 - Styrekurs for studentforeninger 2. Noter på flippover eller vanlige ark underveis. Notatene er nyttige som referat fra diskusjonen. 3. Gå gjennom de punktene dere har satt opp og utarbeid hovedmål og konkrete undermål for semesteret. Husk at målene må harmonere med foreningens formålsparagraf og eventuell strategiplan. Denne lista er et godt utgangspunkt for en handlingsplan for semesteret. Har dere tidligere laget en handlingsplan for dette semesteret kan denne tas opp til diskusjon og revideres. NB: Temaet arbeidsfordeling kommer også opp i Tema 1 - Vervet i Modul 3. Verdien og funksjonen med handlingsplaner og andre plandokumenter kommer vi tilbake til dette i Modul 2. Utviklingsarbeid - Å lage en Handlingsplan Å lage en handlingsplan er tidkrevende. Dere kan derfor velge om dere vil gjøre dette helt til slutt i kurset som en oppsummering og sluttprodukt av kurset eller akkurat her. Det er også mulig å se på dette som et utviklingsarbeid og dermed sette ned en gruppe som skal lage en konkret og oversiktlig handlingsplan ut fra denne diskusjonen. Det er viktig at dette skjer raskt det kan for eksempel være et krav at planen skal legges frem allerede på neste styremøte. Tema 3 Foreningens relasjoner til andre Alle foreninger har kontakt med Universitetet, SiO, og med andre foreninger/organisasjoner. Noen foreninger har samarbeidavtaler med hverandre og andre har avtaler med UiO eller SiO. Dette medfører forpliktelser, utfordringer og muligheter. Derfor er det viktig at alle som sitter i et styre har denne informasjonen og kan benytte seg av den. Dessuten er en slik posisjonering i forhold til andre aktører fin for å definere seg selv og sin forening. Gjennomføring på kurset - Hvem, hvor og når? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Del ut en kopi av arket Relasjoner til andre til hver av deltagerne. Her følger en del spørsmål om deres relasjoner til eksterne aktører. Bruk en flippover eller lignende for diskusjonens skyld, men be samtidig alle styremedlemmene notere ned på arket de fikk utdelt, slik at de kan ha en slik liste i sitt videre arbeid. Det er viktig at kursleder har forberedt seg, slik at ikke viktige relasjoner blir utelatt. Hvem samarbeider foreningen med? Hvilke foreninger, institusjoner, grupper og enheter har deres forening en relasjon til? Andre foreninger eller organisasjoner Ulike institusjoner som UiO, fakultetet, SiO, Kulturstyret 13

16 Modul 1 - Styrekurs for studentforeninger Kunder Leverandører Hvilke samarbeidsprosjekter deltar dere i? Ulike typer nettverk Festivaler Kampanjer Seminarer Arrangementer Hvilke møtepunkt har foreningen deres med disse ulike foreningene, organisasjonene, institusjonene? Ulike typer utvalg Årlige treff, Faste møter Felles lokaler Generalforsamlinger Hvilke avtaler har foreninger med andre institusjoner/foreninger? Leieavtaler Rammeavtaler Vennskapsforeninger Kontrakter Utviklingsarbeid - Videreutvikling av relasjoner Er det noen dere ønsker en relasjon til som dere ikke har per dags dato? Eller som trengs å forbedres? Hva vil dere gjøre for å oppnå eller forbedre denne kontakten? Tema 4 - Organisasjonsstruktur Det å vite hvordan foreningen er organisert er viktig for å forstå hvordan den fungerer. Ofte er organisasjonens struktur beskrevet i vedtektene og hovedtrekkene til en forening bør også stå i disse fordi det sier noe om beslutningsmyndighet innad i organisasjonen. Men i en del tilfeller så er deler av en forening tilfeldig bygd med ad hoc-grupper (f.eks. forskjellige festkomiteer). Disse gruppene har ofte bare én funksjon og trenger ikke være beskrevet i vedtektene. Men de er viktige for foreningen og slike grupper bør være med i et detaljert organisasjonskart. Gjennomføring på kurset - Organisasjonskartet Arbeidsform: Individuelt arbeid og forelesning NB! Hvis dere er en liten forening er ikke denne oppgaven så viktig. Kursdeltakerne bes om å lage sin versjon av organisasjonskartet med alle utvalg og elementer som er knyttet til foreningen. Kursleder har fasiten Organisasjonskartet skal inneholde: Generalforsamlingen Styret/styrer 14 Når styremedlemmene må tenke aktivt rundt et emne før de får fasiten gjør det at det påfølgende foredraget blir mer engasjerende.

17 Modul 1 - Styrekurs for studentforeninger Underutvalg Forskjellige komiteer/grupper Alt som er av interesse for et organisasjonskart. Når styremedlemmene har skrevet ferdig presenteres fasiten på en flippover eller lignende. Hver enkelt del forklares og oppgavene til de forskjellige delene av organisasjonen beskrives kort. Underveis kan det henvises til vedtektene for regler ved generalforsamlingen og hvordan strukturen til foreningen er. Tema 5 Lover og vedtekter Det er viktig å få frem hvilke lover og regler som gjelder i en forening. Vedtektene, lovene og statuttene for en forening forteller noe om rammene foreningen er bygd rundt. De beskriver hvordan den skal se ut, hva den skal gjøre og hva som er foreningens formål (jfr. Tema 1 Foreningens formål). I noen tilfeller beskriver også lovene hva hvert enkelt styremedlem har ansvar for. Alle i styret skal kjenne foreningens vedtekter. Gjennomføring på kurset - Å sette seg inn i lover og regler Arbeidsform: Individuelt arbeid Gi alle i styret i oppgave å lese vedtektene til neste styremøte. Utviklingsarbeid - Utvikling av lover og regler På Studentlivs nettsider vil dere finne en generell oversikt over de viktigste elementene som vedtektene skal inneholde. Denne kan være et greit utgangpunkt dersom dere ønsker å utvikle eller revidere vedtekter. Du finner denne oversikten i Kunnskapsbasen på 15

18 Styrekurs for studentforeninger Modul 2 - Praktisk styrearbeid I denne modulen møter dere eksempler på hvordan dere kan organisere styrearbeidet. Målet er at styremedlemmene får innsikt i god organisering av styrearbeidets praktiske oppgaver. Om temaene i modul 2 I modul 2 skal vi gjennomgå følgende tema: Saksgang Praktisk organisering av styremøtene, saksliste, diskusjonsform, referatføring og ulike typer saksformer Planarbeid Plandokumenter som kan være nyttige i arbeidet, slik som budsjetter, handlingsplaner for semesteret og mer langsiktige strategiplaner. Dokumentasjon og arkivering Hva dokumenteres i vår forening? Hvordan gjøres det? Hvorfor er det viktig å dokumentere det som skjer i foreningen? Møtekultur Hvordan er møtekulturen i vårt styre? Hvilke uskrevne regler eksisterer? Møtekulturen er ikke synlig på samme måte som regler for saksgang og dokumentering, men det er en vel så viktig del av styrets arbeidsmåte. Generelt Praktisk forarbeid Skaff deg oversikt over foreningens rutiner i forhold til dokumentasjon og arkivering. Hva blir dokumentert? Hvor og hvordan arkiverer vi disse dokumentene? Du bør ha tenkt gjennom styrets møtekultur Hva er bra i møtekulturen? Hva bør forbedres eller endres? Nødvendig utstyr Kopier av følgende dokumenter: Fra manual: Saksgang En saksliste fra egne styremøter. Utviklingsarbeid Som i modul 1 er de temaene dere bør jobbe videre med avhengig av hva dere har gode rutiner på fra før. Mange foreninger kan jobbe for å forbedre møterutinene (ordstyring, sakslister, referering). Syns dere at dere godt kunne jobbe mer etter plandokumenter, er dette et utviklingsarbeid som foreslås her. Rutiner for arkivering kan vise seg å være et større arbeid hvor det bør settes ned en arbeidsgruppe som kan utarbeide disse. Bevisstgjøring av styremedlemmene rundt hva som er god møtekultur er noe dere bør jobbe med kontinuerlig gjennom hele semesteret. 16

19 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Sammenheng eller overlapping Tema 4 - Møtekultur Sammenheng med modul 4. Tema 2 - Planarbeid Sammenheng med Tema 2 - Formål i modul 1 Tema 1 Saksgang Manus for modul 2 Her er målet at styret sammen utvikler rutiner som gjør det lettere og ryddigere å holde møter. Målet er også å lære opp nye styremedlemmer i hvordan styremøtene foregår i praksis og hva de ulike delene av møtet innebærer. Gjennomføring på kurset - Kartlegging Regler for debatteknikk Arbeidsform: Plenumsdiskusjon - En finger i været = Innlegg, nytt argument Be kursgruppen diskutere følgende spørsmål: Hvordan er dagens styremøter organisert? Har dere en saksliste som dere følger? Skriver dere referat? Dette skal dreie seg om den praktiske gjennomføringen av styremøtene. Gjennomføring på kurset - Gjennomføring Arbeidsform: Plenumsdiskusjon - To fingre i været = Replikk, kommentar eller svar på foregående innlegg. Kortere enn innlegg. - En T med håndflatene: Saksopplysning som oppklarer diskusjonen eller kommentar til dagsorden / gangen i diskusjonen. En slik opplysning har forrang foran replikk og innlegg. Gruppen skal diskutere følgende spørsmål: Hvilke rutiner ønsker vi for ordstyrer på møtene? I noen foreninger velges det en person som er fast ordstyrer, for eksempel styrelederen, andre rullerer fra gang til gang. Et forslag er å lage en ordning der referatskriveren fra forrige møte er ordstyrer på neste møte. Hvordan skal diskusjonene føres på møter? Styret må selv avklare hvordan diskusjonen skal føres på møtene. Dette kommer blant annet an på styrets størrelse. Hvilke rutiner ønsker vi for møtereferat? Møtereferat bør skrives etter hver styremøte. Styret skal komme frem til en ordning om hvem som skal skrive referatet og når det skal være ferdig skrevet. Gjennomføring på kurset - Saksliste Arbeidsform: Plenumsdiskusjon 17

20 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Det er hensiktsmessig for styret å ha en saksliste. Denne hjelper styret til å strukturere møtene slik at de ikke sklir ut i diskusjonen. Sakslisten hjelper dere også å huske alle sakene som er viktig å diskutere eller informere om på hvert styremøte. Før dere starter plenumsdiskusjonen om hva slags saksliste dere ønsker, kan det være en idé å snakke om hvor langt et styremøte burde være. Det er lett at styremøtene trekker ut da er det lurt å ha fastsatt en tidsramme man jobber innenfor. Bakerst i manualen finner du et eksempel på en saksliste fra foreningen De singles samfunn og en forklaring til de ulike uttrykkene som brukes i en saksliste. Her er det mange ulike typer saker, eller ulike måter å kategorisere sakene på. Del ut kopier av denne sakslisten og diskuter dere fram til en liste som passer for styret deres. Ta også for dere deres egen saksliste og sammenlign med denne. Er det noe dere vil endre på? Tema 2 - Planarbeid Det finnes mange ulike typer dokumenter som er viktige for planlegging og utføring av arbeidet i et styre. De fire vanligste er regnskap, års- eller semesterapport, budsjett og handlingsplan. Gjennomføring på kurset - Budsjetter og planer Arbeidsform: Forelesning Et av styrets aller viktigste oppgaver er å vedta budsjett. Budsjettet skal være et av styrets viktigste styringsverktøy, ved at det setter de økonomiske rammene foreningen må jobbe innenfor. Når en setter opp et budsjett baserer en seg på fjorårets budsjett og regnskap. På denne måten får en et overblikk over hva som er realistisk å få til, i det en ser hva foreningen fikk til og ikke fikk til året før. Budsjettet bør settes opp på en måte som er hensiktsmessig for deres forening, for et semester eller år av gangen. Det bør følges opp nøye gjennom hele budsjettperioden og tas opp til revidering midt i perioden. Når en setter opp et budsjett legges det føringer for hva styret og foreningen skal arbeide med det kommende året en må foreta valg og prioritere enkelte felt foran andre. Kanskje er det spesielt ett arbeidsområde som prioriteres dette året? Budsjetter og handlingsplaner henger dermed nøye sammen. En handlingsplan er gjerne et dokument som beskriver foreningens arbeidsoppgaver i kort framtid, f.eks. i løpet av et semester. Budsjetter settes opp med bakgrunn i hva en planlegger å gjøre det kommende semesteret eller året, samtidig som budsjettet, med sine planlagte inntekter og utgifter, styrer hva en faktisk kan få gjort av disse planene. Handlingsplanen er styrets arbeidsverktøy og skal utarbeides av styret selv. Den bør tas opp til revidering ofte. Styrets handlingsplan kan utarbeides med bakgrunn i foreningens eventuelle strategiplan. En strategiplan er et mer langsiktig og visjonært dokument som beskriver hvilke mål foreningen har satt seg i et lengre perspektiv, f.eks. en 3-årsplan. Denne bør kanskje vedtas på foreningens generalforsamling og skal speile formålsparagrafen (jf. Modul 1). Strategiplanen kan justeres underveis, men skal i prinsippet ikke endres vesentlig i løpet av perioden. Strategiplanen bør være framme i foreningens bevissthet kontinuerlig. 18

21 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Det er viktig å hele tiden føre regnskap. Tar en et skippertak i regnskapsføring i slutten av perioden kan mye informasjon om pengebruk og inntekter være mangelfull og mange bilag være tapt. Dette kan vise seg å bli meget kritisk for foreningens eksistens. Det er viktig med gode rutiner. Etabler gjerne faste økonomiske orienteringer med regnskapsrapporter for styret. Studentliv har gode kurs om økonomirutiner og regnskapsføring. Semesterberetninger og årsrapporter beskriver hva foreningen faktisk har gjort i løpet av semesteret eller året de uttrykker foreningens praktiske erfaring. Disse forteller foreningens historie og er sentrale arbeidsverktøy for framtidige styrer. Alle disse dokumentene er viktige i styrearbeidet og er med på å gjøre styrearbeidet mer oversiktlig og motiverende, samtidig som det blir mye lettere å planlegge framover! Gjennomføring på kurset - Styringsverktøy i vår forening Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Hvilke plandokumenter har vi i vår forening? Regnskap Budsjett Semesterberetning Årsrapport Vervbeskrivelser Grupperapporter Kokebøker Vitebok Handlingsplan Strategiplan Formålsparagraf Andre plandokument Hvordan brukes disse dokumentene? Hvor ofte trekkes de fram? Er det slik at budsjettet settes opp i begynnelsen av året for så å tas fram ved slutten av året og i mellomtiden følger vi med på bankkontoen? Eller har dere jevnlige økonomiske rapporteringer på styremøtene, slik at dere følger de planlagte veiene nøye? Setter dere opp flotte handlingsplaner ved begynnelsen av semesteret for så å legge dem i en skuff til semesteret er omme? Eller følger dere opp vedtatt handlingsplan ved å hake av gjennomførte prosjekter og utsette prosjekter dere ser dere ikke rekker over? Har dere med dere tidligere styrers årsrapporter i deres arbeid? Og hva brukes disse i så fall til? Planlegger dere å skrive deres egne semesterberetninger og årsrapporter? Og hvordan videreformidles i så fall disse? Hvis dere har en strategiplan hvor ofte tas denne opp til revidering? Utviklingsarbeid - Utbedring av bruken av plandokumenter Dersom foreningen deres ikke har brukt plandokumenter i tilstrekkelig grad kan det være lurt å sette ned en arbeidsgruppe som kan utarbeide rutiner for styring etter disse verktøyene. 19

22 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Tema 3 - Dokumentasjon og arkivering Målet for denne delmodulen er å skape en forståelse av hvor viktig det er at styret dokumenterer sitt virke og oppnå kunnskap om gode rutiner for dokumentasjon og arkivering. Gjennomføring på kurset - Dokumentasjon og arkivering i vår forening hvordan og hvor Arbeidsform: Forelesning. Mulig utviklingsarbeid Kursleder forklarer hvordan og hvor ulike papirer blir arkivert i dag. Det er viktig at alle i styret er klar over hvilke rutiner foreningen har på området. Dersom det ikke finnes tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon og arkivering bør dere sette ned en arbeidsgruppe som kan etablere slike rutiner. Gjennomføring på kurset - Dokumentasjon og arkivering i vår forening hva Arbeidsform: Plenumsdiskusjon. Mulig utviklingsarbeid Diskuter hva dere tar vare på i deres forening: Hva dokumenteres i dag? Hva er nødvendig å dokumentere i vår forening? Hvorfor dokumenterer dere dette? Hvem har ansvaret for hva? Her er det lurt å bruke metoden runde og høre hva de forskjellige vervene dokumenterer og hva de mener burde gjøres annerledes. Noter ned på flippover og i referat. Her har vi laget en liste over dokumentasjon som kan være viktig å ha i en forening. Denne kan fungere som en sjekkliste i diskusjonen. Diskuter hva dere mener det er viktig å dokumentere i deres forening og hvorfor. Dette bør være dokumentert: - Referat - Regnskap - Budsjett - Avtaler - Vedtak - PR-materiale - Program - Handlingsplan - Strategiplan - Semester- eller årsberetning - Statutter, vedtekter og lover i foreningen Referatet gir informasjon til de styremedlemmene som ikke var tilstede på møtet og dokumenterer hvilke saker som ble diskutert. Referatet bidrar til kontinuitet i styrearbeidet og er styrets hukommelse og historie. Økonomien må dokumenteres. Det skal finnes dokumentasjon av budsjett, regnskap, bilag og ulike økonomiske vedtak. Avtaler viser til leverandøravtaler, sponsoravtaler, avtaler med UiO, andre foreninger etc. Vedtak eller ulike typer beslutninger som gjøres på styremøter, medlemsmøter, generalforsamlinger etc. bør absolutt dokumenteres og arkiveres på en god måte. Dette for å til en hver tid ha oversikt over gjeldende praksis en jobber ut fra. Noen styrer fører en såkalt vedtakslogg. Et slikt hjelpemiddel er spesielt nyttig for nye styrer. PR-materiale som flyers, plakater og brosjyrer er lurt å arkivere både for å ta vare på kreative ideer og for å dokumentere foreningens historie. Programmer av ulikt slag, f.eks. semesterprogrammer, bør dokumenteres av samme grunn som ovenfor. Handlingsplan og strategiplan er forklart ovenfor. Disse må både dokumenteres og tas opp til revidering underveis. 20

23 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Semesterberetning er en oppsummering av foreningens arbeid i løpet av semesteret. Det er viktig å arkivere denne i tillegg til handlingsplanen ofte kan disse avvike fra hverandre. Dersom det finnes undergrupper eller arbeidsgrupper i foreningen er det viktig å be disse skrive semesterberetninger som styret kan arkivere dette er også en del av foreningens historie! Tema 4 - Møtekultur Her er målet å skape en bevisst holdning til egen møtekultur. Det kan være mye skjult i møtekulturen som vil ha godt av å bli synliggjort og diskutert. Gjennomføring på kurset - Hva er møtekultur? Arbeidsform: Forelesning Møtekultur kan være vanskelig å få tak på, hva er det egentlig? Vi kan starte med å si at møtekultur handler om den måten møtene avholdes i vår forening. Det betyr ikke at møtekultur er noe vi kan se med det blotte øyet, det er heller slik at møtekulturen ligger til grunn for handlinger og holdninger som kommer til utrykk under møtet. Her kommer noen påstander om møtekultur som kan fungere som utgangspunkt for en diskusjon: Møtekulturen er ofte ubevisst Møtekulturen omfatter de selvinnlysende reglene som aldri er blitt formulert, dvs. vaneløsningene, den delen som tas for gitt Møtekulturen kan ikke observeres, den er del av foreningens organisasjonskultur som kan beskrives som tankesystemer eller mentale skjemaer. Organisasjonskulturen er medlemmenes felles grunnleggende antagelser om virkeligheten slik den er, om hvordan virkeligheten burde være og om organisasjonens rolle i den. Kulturen er stabil over tid, styrer medlemmenes atferd i foreningen, og gir foreningen særegne trekk som skiller den fra andre foreninger 21

24 Modul 2 - Styrekurs for studentforeninger Gjennomføring på kurset - Vår kultur i dag Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Spør styremedlemmene om deres oppfatning av styrets møtekultur: Hva er kulturen vår preget av? Hvem er kulturen vår preget av? Organiser diskusjonen slik at alle må si sin mening. Runden er en god metode å starte med; alle sier sin mening i tur og orden. Det er viktig at alle gode poeng, også de ubehagelige, skrives ned slik at de kan diskuteres senere. Det er ikke et mål å bli ferdig med diskusjonen her, men heller å skape et bilde av egen møtekultur. Ciceros Taleregler - Ha noe å si Gjennomføring på kurset - Idealtilstanden Arbeidsform: Gruppearbeid - Si det - Slutt å si det når du har sagt det Nå skal styremedlemmene prøve å formulere ønsket møtekultur. Her kan det være lurt å plassere deltagerne i grupper på 3-4 personer og gi gruppene minutter til disposisjon. Etter gruppearbeidet forteller hver gruppe om hvilken møtekultur de ønsker. Til slutt oppsummerer kursleder. Gjennomføring på kurset - Veien dit Arbeidsform: Plenumsdiskusjon og/eller utviklingsarbeid Nå har kursdeltagerne utarbeidet en del idealer for møtekultur i foreningen. Det er nå på tide å spørre: Hva må vi gjøre for å få en slik møtekultur? Dette spørsmålet kan være for omfattende til at dere får tid til å diskutere det ordentlig på styrekurset. D kan da være en ide å gjøre det til et utviklingsarbeid. Sett ned en gruppe som kan ta med seg ønskene som er kommet fram, i tillegg til momenter fra de tidligere diskusjonene, og utarbeide et forslag til god møtekultur til neste styremøte. Gruppen presenterer sitt forslag, deretter diskuterer dere forslaget i plenum. Det må være satt av tid til dette på det gjeldende styremøte. Gjennomføring på kurset - Regelsett Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Arbeidet med å utvikle et forslag til god møtekultur kan for eksempel inneholde et regelsett. Regelsettet kan virke som utgangspunkt for videre utdyping av ønsket møtekultur. Husk å diskutere hvordan dere skal komme frem til målet. Gjennomføring på kurset - Møterutiner Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Regler for møtekultur i De Singles Samfunn: 1) Alle skal møte presis på møtene 2) Alle skal møte forberedt og oppdatert på møtene 3) Ordstyreren leder møtet 4) Alle er kjent med styrets taleregler 5) Alle skal ha mulighet til å si sin mening på møtet 6) Ingen baksnakking av andre single på styremøtene Rutiner er viktig del av styrearbeidet. Dere må bli enige om hvor ofte dere skal avholde møter, når referatene skal være ferdige osv. 22

25 Styrekurs for studentforeninger Modul 3 - Roller, verv og arbeidsdeling I modul 3 skal styret ta opp temaer som går mer inn på hvert enkelt styremedlems rolle og ansvarsområde i styret. Samtidig knyttes disse temaene sammen med arbeidsdeling og tillit mellom styremedlemmene, samt styremedlemmenes rolle utad i foreningen. Målet er at styret skal skape enighet om og oversikt over de enkelte styremedlemmenes arbeidsområder. Målet er også å styrke tilliten mellom styremedlemmene. Om temaene i modul 3 I modul 3 skal vi gjennomgå følgende tema: Styremedlemmenes verv Hvilke forventninger har styremedlemmene til vervene sine? Hvilke arbeidsoppgaver hører til hvilke verv? Styremedlemmenes egenskaper og roller Det er viktig å oppdage og sette pris på hverandres ulike personlige egenskaper og det kan være interessant å se om dere fyller roller som kan utfylle hverandre i et team. De enkelte styremedlemmenes styrker gir et uttrykk for styrets styrke som helhet. Stress Hvilke faktorer fremmer stress blant styremedlemmene? Initiativtaking og ansvar Hvordan fordeles oppgaver og ansvar i vårt styre? Hvordan håndterer vi vårt ansvar som styremedlemmer? Hvilken tillit har vi til hverandre i styret? Generelt Praktisk forarbeid Du bør tenke gjennom de ulike styrevervenes funksjoner og arbeidsfelt. Som i Modul 1 bør du forberede deg på hvilke arbeidsoppgaver styret har, men også tenke på fordelingen av disse oppgavene mellom styremedlemmene. Dette for at en eventuell arbeidsfordeling skal skje på en mest mulig konstruktiv måte. Som forberedelse til diskusjonen rundt styremedlemmenes egenskaper, bør du sette deg inn i de ulike rollene som beskrives i manualen og tenke gjennom hva de ulike styremedlemmene er flinke til. Å gi positive tilbakemeldinger er en viktig del av en styreleders jobb! Reflekter rundt hvilke faktorer som kan skape stress i deres forening. Det være nødvendig å forberede seg på personlige betroelser fra styremedlemmene. Forbered også diskusjonen rundt det å ta ansvar og styrets rolle som forbilde. Nødvendig utstyr Kopier av følgende dokument: Gamle vervbeskrivelser, hvis foreningen har det tilgjengelig Fra manual: Mulige roller i et styre Fra manual: Spørsmål om stress i styresituasjonen 23

26 Fra manual: Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Modul 3 - Styrekurs for studentforeninger Utviklingsarbeid Arbeidsdelingen mellom vervene/styremedlemmene er et stort og viktig arbeid som muligens må gjøres i etterkant av styrekurset. Kanskje ønsker styret å opprette rutiner for medarbeidersamtaler. Sammenheng eller overlapping Tema 1 Vervet Sammenheng med temaet handlingsplan under Tema 2 - Formål i Modul 1. Tema 1 - Vervet Manus for modul 3 I mange foreninger har styremedlemmene hvert sitt spesifikke arbeidsfelt de har ansvar for. I denne delen er målet at styremedlemmene skal bli bevisste på sitt verv eller arbeidsfelt, samt få en forståelse av hva de øvrige vervene i styret innebærer og hvilke grenser vervene har til hverandre. Dette er viktig fordi uten å forstå hvilke ansvarsområder man selv har, samt kjenne de andre vervenes ansvar, vil en mengde arbeidsoppgaver forsvinne ut i periferien. Gjennomføring på kurset Forventninger til vervene Arbeidsform: Individuelt arbeid Hvert enkelt styremedlem skriver stikkordsmessig opp sine forventninger til sitt eget verv og hva slags funksjoner og oppgaver de mener de andre styrevervene innebærer. Det er viktig å få fram både det generelle arbeidsfeltet (vervbeskrivelsen) og de mer konkrete arbeidsoppgaver her. Gjennomføring på kurset - Våre verv Arbeidsform: Plenumsdiskusjon eller utviklingsarbeid Deretter diskuterer dere hvert styreverv i tur og orden. Den som har vervet sier hva han/hun tenker rundt vervet sitt først, deretter forteller de andre etter tur hva deres tanker er om dette vervet. En referent noterer. Det er viktig å oppdatere eksisterende vervbeskrivelser eller lage nye hvis dette ikke finnes fra før. Disse beskrivelsene bør inneholde de generelle arbeidsfeltene spesifikke oppgaver varierer gjerne fra år til år og fra styremedlem til styremedlem. Det er sannsynlig at noen oppgaver havner i en gråsone utenfor vervenes rammer. Disse oppgavene kan gjerne havne innunder flere verv og krever derfor en bevisst fordeling. Diskuter dere frem til hvor disse oppgavene passer best. 24 Arrangementsansvarligs oppgaver i De singles samfunn - Være kontaktperson for alle medlemmer og undergrupper som ønsker å arrangere ting. Dette innebærer særlig å bistå undergruppene i å arrangere Singelton og Minglefest. - Arrangere MegaSingel hvert semester - Sørge for å booke lokaler - Ansvar for mindre ukentlige arrangementer - Ansvar for Onsdagsdebatten og Alle Festers Mor - Ansvar for, i samarbeid med andre, å utvikle nye arrangementskonsepter.

27 Modul 3 - Styrekurs for studentforeninger Dersom dere lagde en handlingsplan i modul 1, ta nå også for dere denne og sjekk at alle oppgaver blir fordelt. Legg gjerne til punkter på handlingsplanen hvis dere kommer på mer her. Tema 2 - Styremedlemmenes egenskaper styrets styrke I denne temadelen skal dere forsøke å finne fram til hvilke personlige egenskaper de ulike styremedlemmene besitter og hva disse kan tilføre styret som et team. Ofte tar styremedlemmene ulike roller i forhold til hvilke personer de jobber sammen med. Det er viktig å huske på at en kan påta seg helt ulike roller i ulike gruppesammensetninger! Gjennomføring på kurset - Hvilke egenskaper har vi som styre? Arbeidsform: Individuelt arbeid og plenumsdiskusjon Arket Mulige roller i et styre deles ut og styremedlemmene bes lese dette hver for seg. Ta deretter runden, hvor de enkelte styremedlemmene beskriver hvilke rolle de selv syns de passer best i. Etterlys gjerne egenskaper de syns de har som ikke finnes i rollebeskrivelsene. La også hvert og ett styremedlem fortelle de andre hvorvidt de tror de er flinke til å delegere og om de er flinke til å ta i mot ordre fra Andre roller Hva med rollen som kritiker eller djevelens advokat dvs rollen som den som tør å stille spørsmål ved etablerte sannheter og måter å tenke på? Eller rollen som analytiker? andre. La styremedlemmene gjøre rede for om de føler seg som initiativtakere eller passive deltakere. Har de lett for å passe inn i et ordrehierarki eller har de et heller negativt forhold til autoriteter? Det er viktig at hver person er så ærlig som mulig. Husk at noen er mer tilbakeholdende med slik informasjon enn andre, så prøv å få styret til å føle seg trygge på situasjonen. Kursleder noter ned hele veien. Litteraturtips Management Teams Why they succeed or fail av R. Meredith Belbin (Oxford 1996) Inkluderer den såkalte Belbin-testen Gjennomføring på kurset - Oppsummering Arbeidsform: Forelesning I oppsummeringen skal kursleder trekke fram hvert enkelt styremedlems styrker og ut fra dette trekke tråder til hva som blir dette styrets styrke som helhet. 25

28 Modul 3 - Styrekurs for studentforeninger Tema 3 - Stress En passelig dose stress har positiv effekt og hever ytelsen hos styremedlemmene, både mentalt og fysisk. Hvis stresset blir for kraftig avtar derimot ytelsen. Målet med temaet er å bli bevisst hvilke faktorer som kan fremkalle stress og i det lengre løp føre til utbrenthet, samt hva man kan gjøre for å forebygge det. Gjennomføring på kurset - Stressfaktorer Arbeidsform: Forelesning De forhold som framkaller stress, kalles stressfaktorer. Det finnes ulike typer stressfaktorer: Fysiske stressfaktorer: bakterier, virus, forurensning, støy, lysforhold, gale arbeidsstillinger, ulykker etc. Psykiske stressfaktorer: uro, usikkerhet, redsel og trusler etc. Sosiale stressfaktorer: dårlig kontakt med arbeidskolleger, dårlig samliv med kjæreste/samboer/ektefelle, konflikter med kolleger, for store krav til arbeidet etc. I tillegg kan tanker, minner eller trusler om ulike stressfaktorer virke stressende. For mye eller for mange å gjøre informasjon ansvar frihet krav og forventninger muligheter til å påvirke kontakter variasjon Skriv gjerne opp disse momentene på en flippover gjør at en blir overstimulert, sliten og lite effektiv altså stressa. Det samme gjør for lite av det samme! Det gjelder å finne en gylden middelvei her. Medarbeidersamtale En medarbeidersamtale kan være et trygt forum for å ta opp problemer med stress. Ledere i foreninger bør bruke denne typen samtaler til å diskutere med det enkelte styremedlem hvordan hun/han opplever sin arbeidssituasjon i foreningen. På denne måten blir det lettere å legge til rette for bedre arbeidsforhold og mindre stress hos den enkelte. 26

29 Modul 3 - Styrekurs for studentforeninger Gjennomføring på kurset - Våre stressfaktorer Arbeidsform: Individuelt arbeid, deretter plenumsdiskusjon 1. Del ut arket Spørsmål om stress i styresituasjonen som du finner bakerst i manualen 2. Be deltagerne besvare spørsmålene på arket hver for seg 3. Gi dem 10 minutt til å besvare spørsmålene 4. Diskuter deretter svarene i plenum Meningen med øvelsen er at styremedlemmene skal bli mer bevisste på hva som fremmer stress og frustrasjon hos de andre, og forhåpentligvis bli mer tolerante overfor hverandres stressgrenser. Det er derfor viktig at svarene er så ærlige og åpne som mulig. Tema 4 - Initiativtaking og ansvar I denne delen skal styret ta for seg hva slags initiativ de ulike styremedlemmene tar og hvordan de håndterer ansvar. Gjennomføring på kurset - Hvordan skal styret bli enige om fordeling av oppgaver og ansvar? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Diskuter etter tur følgende scenarioer: Scenario 1 - Et styremedlem tar på seg alt for mye og klarer ikke delegere det hun ikke makter til andre. Dette resulterer i at enkelte ting ikke blir gjort. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, og hva som kan gjøres for å løse det. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Scenario 2 - Et styremedlem gjør ikke jobben som han har blitt delegert og takket ja til. Han sier heller ikke fra om dette. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, samt hvilke konsekvenser det vil få. Finn løsninger til scenarioet. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Scenario 3 - Et styremedlem kommer stadig med kreative ideer og setter i gang gode prosjekter, men gjennomfører dem sjelden. Dette resulterer i en rekke halvveis fullførte prosjekter. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, samt hvilke konsekvenser det vil få. Finn løsninger til scenarioet. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Skriv deretter ned noen regler for hva dere mener er en konstruktiv fordelingsmetode. Har styret rutiner for fordeling av ansvar og oppgaver? Hjelpespørsmål til diskusjonen: I styrer hvor hvert styremedlem har ansvar for sine arbeidsfelt er mange arbeidsoppgaver allerede delegert gjennom inndelingen i de ulike vervene. Likevel vil det i alle styrer være oppgaver som befinner seg i gråsonen mellom flere ulike verv. Hvordan fordeler man disse oppgavene? Mange styrer er flinke til å delegere i begynnelsen av et semester. Men hva skal man gjøre med de oppgavene som dukker opp underveis i semesteret? Hvordan fordeler man disse? Skal en for hver enkelt sak følge arbeidsinstruksen til de ulike vervene, eller skal man satse på at noen tar på seg ansvaret? 27

30 Modul 3 - Styrekurs for studentforeninger Hva med oppgaver eller forespørsler som kommer til felles postkasse eller styrets e-postliste hvordan fordeles disse? Hva skjer hvis noen ikke vil gjøre oppgaven, selv om det står oppført under vedkommendes arbeidsinstruks? Skal en endre arbeidsinstruks eller være streng på at hver enkelt må utføre de oppgaver som hører til ens verv? Tema 5 - Styremedlemmets rolle Denne siste delen av modul 3 handler om de enkelte styremedlemmers rolle ovenfor foreningsmedlemmene og om styrets ansvar for å opptre helhetlig og enstemmig ovenfor egne medlemmer og eksternt. Det siste har med styrets måte å opptre profesjonelt på. Gjennomføring på kurset Scenarioer Arbeidsform: Plenumsdiskusjon og eventuelt rollespill I denne øvelsen skal dere diskutere de to scenarioene som er skissert i dokumentet Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Det er to måter dere kan gå gjennom scenarioene nedenfor på. Enten kan dere i plenum ta for dere et og et scenario og diskutere dem etter hvert. Eller dere kan dele gruppa i to og gi gruppene i oppgave å diskutere ett scenario hver, for deretter å lage et rollespill ut av hvert sitt scenario. Gruppene skal framføre rollespillet for resten av styret og presentere det de kom fram til i diskusjonen sin. Hjelpespørsmål: Er styremedlemmer forbilder? I så fall på hvilken måte? Hvorfor er det viktig at styret framstår som en helhet som mener det samme? 28

31 Styrekurs for studentforeninger Modul 4 - Kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling Jeg vet at du tror at du forstår hva du tror at jeg sa, men jeg er ikke sikker på at du har forstått at det du hørte ikke var det jeg mente Ordet kommunikasjon kommer fra det latinske communis, som betyr felles og communicare, som betyr å gjøre sammen. Kommunikasjon er en prosess som skjer sammen med andre der noe blir gjort i fellesskap eller hvor noe eller noen knyttes sammen. Denne delen skal handle om hvordan kommunikasjonen fungerer i styret og mellom styret og resten av organisasjonen. Vi skal gå dypere inn på hvilke forutsetninger og hvilke hindringer som finnes for samspill mellom styremedlemmene. Formålet er å oppdage og lære seg å avdekke disse. På den måten kan styret arbeide mer effektivt og utvikle et godt arbeidsmiljø. Om temaene i modul 4 I modul 4 skal vi gjennomgå følgende tema: Normer for kommunikasjon Styremedlemmene diskuterer hva slags kommunikasjonsnormer som eksisterer og hvilke som burde eksistere i et ideelt styre. Sosiale gruppeprosesser i et styre Hvilke sosiale gruppeprosesser kan forekomme mer eller mindre synlig i et styre når beslutninger skal tas? Informasjonskanaler i et styre Informasjonskanalene inn og ut av styret er ofte mange og finnes i ulike farger og fasonger. Å skaffe seg en oversikt over disse og hvordan de fungerer er en stor oppgave. Informasjonsdeling mellom styremedlemmer Verdien av informasjonsdeling mellom styremedlemmer framheves gjennom en øvelse som innebærer stoler og lapper. Å kunne formidle og motta informasjon er kanskje den viktigste oppgaven i det å være et styremedlem? Generelt Praktisk forarbeid Tenk praktisk rundt organiseringen av dialogkafeen Teorien under Tema 2 - Gruppeprosesser kan det være greit å ha studert godt på forhånd slik at foredraget blir forståelig og den påfølgende diskusjonen kan ledes lettere Det kan også være hensiktsmessig å ha tenkt litt rundt styrets informasjonskanaler Øvelsen i siste del må forberedes grundig. Er det ting som er uklart her, kontakt Studentliv Nødvendig utstyr Fra manual: Slik kommuniserer vi, en kopi til hver av deltagerne 29

32 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger Papirduk som kan tegnes på, evt. store flippover-ark Tusjer Stearinlys Kaffe & kjeks Fra manual: Øvelse - Instruksjoner for deltaker A E Fem ark, deltagerne skal få et ark hver. Kopier opp flere sett dersom dere skal ha flere grupper. Hver gruppe må ha fem deltagere. Papirlapper Taffelmusikk (valgfritt) Utviklingsarbeid Styret bør jobbe videre med kommunikasjonsformen i styret og med foreningens informasjonskanaler. Dere kan også jobbe videre med informasjonsdeling og kompetanseoverføring i styret. Sammenheng eller overlapping Tema 1 Normer for kommunikasjon Sammenheng med Tema 4 Møtekultur i modul 2 Tema 2 Gruppeprosesser henger sammen med Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret. Verdien av informasjonsdeling diskuteres i tema 4. Tema 1 - Normer for kommunikasjon Manus for modul 4 Kommunikasjonen er limet i foreningen, det som holder de ulike delene sammen. Kommunikasjonen må fungere for at foreningen skal kunne fungere og utvikle seg. Målet med denne delen er å avdekke eksisterende og evt. etablere nye, normer og regler for hvordan styremedlemmene snakker sammen. Temaet er utformet som en dialogkafé. Forberedelser før kurset Tankeforberedelse før kafeen: 1. Del ut en kopi av dokumentet Valgøvelse - Slik kommuniserer vi til hvert styremedlem. 2. Her skal de prioritere mellom setningene etter hva de mener beskriver deres styrearbeid best. 3. La dem bruke 5 10 minutter på dette. 4. Når de har prioritert ferdig samler du inn arkene. De skal ikke ha dem med seg til Dialogkaféen, ettersom dette kan virke bindende på diskusjonen. Behold arkene selv til egen nytte. 30

33 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger Forberedelser av kafélokalet: Lag lokalet så likt som mulig en kafé: Sett på trivelig musikk, sett ut små bord med duk på, stearinlys, kaffe og kjeks. Dekk bordene med papirduker slik at deltagerne kan tegne på dem. Legg ut tusjer/fargestifter også. Skru gjerne på musikken med en gang. Dette kan du gjøre mens styremedlemmene holder på med valgøvelsen, eller i en pause mellom valgøvelsen og neste del. Gjennomføring på kurset Dialogkafé Arbeidsform: Øvelse Beskrivelse av øvelsen Når du har samlet inn arkene deler du styremedlemmene i små grupper (3-4 på hver gruppe). Be dem sette seg ved kafébordene og jobbe med det første spørsmålet nedenfor i ca 15 minutter. De skal notere og tegne alt som kommer fram i diskusjonen på duken. Kafélokalet skal skape en trivelig atmosfære som legger til rette for dialog og kreativitet blant styremedlemmene. A) Hvordan foregår kommunikasjonen i deres forening? Påpek ovenfor styremedlemmene at dette første spørsmål innebærer en ja-fase hvor alt som sies aksepteres og noteres ned. Gruppen skal assosiere fritt, bygge på hverandres ideer og se problemer fra ulike perspektiver. Gruppen skal ikke vurdere eller diskutere hverandres tanker, alt skal tas med. Dette er sentralt for gruppens kreativitet. Deretter skal gruppene blandes og settes sammen i nye grupper. Her skal de dele med hverandre det de har snakket om på de forrige gruppene. La dem bruke ca 10 minutter på dette. Så skal styremedlemmene tilbake til sine originale grupper og svare på neste spørsmål: B) Hvordan ønsker dere at kommunikasjonsformen skal være? Og hvordan kan den bli slik? Ikke-verbal kommunikasjon handler om hvordan vi kommuniserer med kroppsspråket. Det kan være både bevisst og ubevisst. Til kroppsspråket kan regnes: - Ansiktsuttrykk - Blikk - Stemme - Tonefall - Plassering og bevegelse av hender - Måte å gå på - Bevegelser - Kroppsholdning - Klær I dette andre spørsmålet skal gruppen vurdere og bearbeide ideene sine fra forrige runde. De skal ta et valg på hvordan de ønsker at kommunikasjonen skal foregå. C) Til slutt skal gruppene presentere for de andre det de har kommet fram til av ønskede mål for kommunikasjonen og ideer for hvordan en har tenkt å komme seg dit. Utviklingsarbeid - Eventuell framdrift Dersom dere ønsker kan dere sette ned en gruppe som skal jobbe enda mer med dette videre i semesteret. Tema 2 - Gruppeprosesser 31

34 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger I alle grupper eksisterer det ulike sosiale mekanismer som virker inn på hvordan gruppen ser på seg selv, hvordan gruppemedlemmene kommuniserer med hverandre og hvordan gruppen fatter beslutninger. Disse følgende fire enkeltdeler hører nøye sammen. Gjennomføring på kurset - Om gruppetenkning og andre måter å fatte gale beslutninger på Arbeidsform: Forelesning Vi tenker ofte at mange hoder tenker bedre enn ett, at grupper tar bedre avgjørelser enn enkeltindivider. Men dette forutsetter at gruppa unngår ulike negative gruppemekanismer. I 1961 bestemte John F. Kennedy og hans rådgivere seg for å invaderte Grisebukta på Cuba, som viste seg å være et enormt feiltrinn hvor mange mennesker ble drept. Mange har spurt seg i ettertid hvordan en gruppe full av talentfulle eksperter som brukte lang tid på å analysere alle muligheter kunne ende opp med en så katastrofal plan. Det viser seg at beslutningen til Kennedy og hans rådgivere var et resultat av såkalt gruppetenkning; en måte å tenke på hvor det er viktigere å opprettholde gruppens samhørighet og solidaritet enn å vurdere alle fakta på en realistisk måte (Janis Irving 1972 og 1982). Gjennomføring på kurset - Hvordan forekommer gruppetenkning? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Still spørsmålet: Hvordan tror dere slik gruppetenkning oppstår? Styremedlemmene svarer på dette, svarene noteres på flippover. Kursleder supplerer svarene med punktene på lista nedenfor. Det er en rekke forutsetninger som skal være møtt for at gruppetenkning skal forekomme. Grader av de ulike faktorene kan forekomme i studentforeninger. Her er en liste med vanlige symptomer på gruppetenkning: Gruppa er svært sammensveiset Medlemskap i gruppa er høyt verdsatt. Medlemmene føler seg eksklusive. Gruppa er isolert, beskyttet fra å høre på alternative synspunkter. Dette kan skje bevisst eller ubevisst. Lederen kontrollerer diskusjonen og ytrer sine ønsker Det blir stilt ledende spørsmål. Hvordan skal vi gjøre dette og ikke skal vi gjøre dette. Gruppa er utsatt for høyt press eller stress Det finnes ingen metoder i gruppa for å få fram alternative synspunkter Gruppemedlemmene utfører selvsensur - medlemmene er redd for å ødelegge moralen og stemningen i gruppen, og er redde for å bli kritisert. Det er et sterkt konformitetspress i gruppa; dvs et press om at alle skal være enige med flertallet. Ikke ødelegg den fine enigheten i gruppa! Gjennomføring på kurset - Hvordan unngår en gruppetenkning? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Still spørsmålet: Hvordan tror dere en kan unngå gruppetenkning? Styremedlemmene svarer på dette, svarene noteres på flippover. 32

35 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger Kursleder supplerer svarene med punktene fra lista under. Det finnes en rekke ting som kan gjøres for å unngå gruppetenkning, her er noen: Gruppen må være klar over at slike mekanismer eksisterer Lederen bør ta en upartisk rolle Gruppen bør invitere synspunkter utenfra, fra mennesker som ikke er med i gruppen og dermed ikke er så opptatt av dens fellesskap Gruppen kan deles i mindre grupper som diskuterer hver for seg først, for så komme sammen igjen Det kan foretas anonyme avstemninger Gruppen kan opprette en djevelens advokat dvs at et gruppemedlem får i oppgave å hele tiden stille kritiske spørsmål ved det som blir diskutert Kilde: E. Aronson, T. D. Wilson, R. M. Akert (1997) Social Psycology, second ed. Addison-Wesley Educational Publishers Inc. Enighet Det er viktig å skille mellom det at styret skal framstå som enige og samkjørte utad og viktigheten av å ikke fokusere for mye på enighet innad i styrearbeidet. Poenget er at når dere diskuterer på styremøter er det viktig at alle synspunkter kommer fram, mens når dere har kommet fram til en beslutning så skal denne være hele styrets offisielle mening utad. Gjennomføring på kurset - Hvordan tenker og diskuterer styret vårt? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Diskuter i fellesskap om det er noen mekanismer i deres måte å tenke og diskutere på som kan være skadelig for avgjørelser i styret. Bruk flippover til å notere på. Hjelpespørsmål: Blir vi for fort enige? Er vi for opptatte av å beholde en god stemning i styret framfor å kritisere? Er vi ofte i stressede og pressede situasjoner som gjør at vi må ta beslutninger uten å ha fått fram alle synspunkter? Finnes det en som har påtatt seg rollen som djevelens advokat i styret? Er noen styremedlemmer mer dominerende enn andre? Finnes det pamper i styret som har mye makt? Med pamper tenker vi her på foreningsmedlemmer som har vært med lenge og kan og vet mye. Spør vi ofte om hjelp og synspunkter utenfra? Spør vi eksperter på feltet vi diskuterer? 33

36 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger Tema 3 - Informasjonskanaler inn og ut av styret Temaet tar for seg hvordan styret formidler og tar imot informasjon fra omverdenen. Her er målet å skape en bevissthet rundt hvilke kommunikasjonskanaler som eksisterer og hvordan disse fungerer. Gjennomføring på kurset - Informasjonskart Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Eksempel på informasjonskart Med hjelp av styremedlemmene skal du tegne et kart på flippover over de ulike informasjonskildene i organisasjonen og marker med piler den faktiske informasjonsflyten formelle og uformelle. Tenk nøye igjennom hvilke kilder for informasjon foreningen faktisk har. Diskuter deretter følgende 4 punkter: Kulturstyret Andre foreninger De aktive i foreningen Administrasjonen på fakultetet Styret Underutvalg 1. Formelle og uformelle kanaler: Teknisk Er det stor forskjell på formelle og uformelle kanaler? avdeling Hvordan bruker medlemmene de ulike kanalene? Går riktig informasjon via riktig kanal? Hvordan håndteres informasjon fra de ulike kanalene? Vår moderorganisasjon Gjester, publikum Andre studenter 2. Informasjon inn til styret: Hvordan oppfatter vi informasjonen fra foreningsmedlemmer? Er den konkret nok til å oppfattes, eller for diffus? Er informasjon gitt fra våre medlemmer mer eller mindre viktig enn annen informasjon? Hvordan oppfattes og behandles informasjon fra gamle forenings-/styremedlemmer? Føler styret seg på en need-to-know basis, eller er det for mye/for lite informasjon å forholde seg til? Skriftlige henvendelser + Gjør at styret husker å ta opp saken + Gjør at styret tar opp saken med den riktige ordlyden, den riktige intensjonen og med de riktige argumentene + Gjør at saken kan dokumenteres - Gjør muligens at terskelen for kontakt med styret er noe høyere enn ved uformelle muntlige henvendelser 3. Identifisering av informasjon: Diskuter hvorvidt informasjonens art blir identifisert, slik at det blir klarlagt hvilket styremedlem som skal ta ansvar for den og om den er relevant for videre spredning i foreningen. 34

37 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger 4. Informasjon ut av styret: Hvordan kommuniserer dere utad? Gjennom hvilke kanaler? Vet medlemmene deres hva dere diskuterer på styremøtene? Trenger de å vite alt? Nyhetsbrev Sende ut et nyhetsbrev via e-post ca. annen hver uke. Her kan det være hensiktsmessig å skille mellom informasjon til de aktive og de passive foreningsmedlemmene. Styret i De Singles Samfunn informerer: - Snart er det jul - Styret har bestemt at single må gi pakker til andre single - Alle undergrupper må huske å levere Singelrapportene - Godt nyttår Utviklingsarbeid - Utbedring av informasjonsflyten? Når dere har diskutert gjennom disse punktene har dere sikkert noen ideer om hva som bør endres og utbedres. Still kursgruppen spørsmål som: Går riktig informasjon via riktige kanaler? Er det for mye bruk av uformelle kanaler? Eller formelle kanaler? Å utarbeide rutiner for informasjonsflyten inn og ut av styret er en stor oppgave. Dette innebærer blant annet å beskrive ulike typer informasjon, hvilke kilder de kommer fra og hvilke kanaler de skal gå via, hvordan de skal bearbeides og på hvilken måte informasjonen skal gå ut igjen. Hvis dere er fornøyde med tingenes tilstand kan dere hoppe videre til neste tema. Hvis dere ønsker forbedringer av informasjonsflyten i foreningen kan dere sette ned en arbeidsgruppe for å svare på disse utfordringene. Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret Den som ikke har kunnskap kan ikke ta ansvar. Den som har kunnskap kan ikke la vær å ta ansvar Denne aller siste temadelen setter fokus på viktigheten av informasjonsdeling mellom styremedlemmene. Her menes deling av informasjon mellom styreleder og styremedlemmene, styremedlemmer seg i mellom og mellom gamle og nye styremedlemmer (kompetanseoverføring). Du som er kursleder skal lede denne øvelsen. Her kommer først en introduksjon hvor vi forklarer tankene bak øvelsen. Deretter kommer forklaring til den praktiske gjennomføringen av øvelsen. Til sist finner du en veiledning til hva som bør gjennomgås eller kommenteres når øvelsen er avsluttes. 35

38 Introduksjon til kursleder Øvelsen skal illustrere velkjente kommunikasjonsproblemer i en forening. Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger Ofte er det slik at enkelte deler av foreningen (ofte ledelsen eller styreleder) sitter på viktig informasjon som ikke deles med andre deler av organisasjonen. Kanskje fordi de som sitter på denne informasjonen ikke er klar over at andre ikke har denne informasjonen, eller ikke er klar over at det eksisterer et behov for denne informasjonen. De som ikke har den viktige informasjonen (for eksempel funksjonærer eller styremedlemmer) vil da kanskje bli frustrerte og sinte. Det er da lett at de som har informasjonen oppfatter de som ikke har den som tiltaksløse eller sutrete. Andre ledd i organisasjonen kan sitte på mengder med informasjon, men ikke vite hva de skal bruke denne informasjonen til eller hvordan en kan benytte seg av den på en konstruktiv måte Ofte er det slik at en oppgave kan løses bare hvis en får informasjon fra alle deler av organisasjonen. En organisasjon kan bli handlingslammet når deler av informasjon blir oversett eller mangler. Gjennomføring på kurset - Øvelse om viktigheten av å dele informasjon Arbeidsform: øvelse 1 Det spesielle med denne oppgaven er at det kun er én person som har tilstrekkelig informasjon til å vite hva oppgaven faktisk går ut på. Denne personen er selv uvitende om dette faktum. Kursleder setter fram fem stoler som vist på modellen. Alle stolene skal stå i samme retning, A er forrest. Hvis dere er flere enn ti deltagere til sammen må det settes ut ti stoler. Da kan dere ha to grupper som konkurrerer mot hverandre på tid. C D E Fem kursdeltakere setter seg på stolene. Kursdeltakerne får utdelt en del hvite lapper og en penn hver. De får beskjed om at de skal løse en oppgave på kortest mulig tid. Dersom det er to grupper er det om å gjøre å løse oppgaven først. Kursleder skisserer dermed hvilke regler som gjelder under øvelsen: Det er ikke lov å snakke med hverandre. Dette er viktig!! Kommunikasjonen skal foregå via et postbud. Postbudet er kursleder. Deltakerne kan skrive beskjeder til hverandre på de hvite lappene. Postbudet skal overbringe disse hele tiden. Deltakerne må tilkalle postbudet når de har en beskjed å sende. Kommunikasjonen må foregå som beskrevet på instruksjonene de får utdelt. Gruppen må si fra til postbudet når de mener de har løst oppgaven. Del deretter ut instruksjonene arket Instruksjon til A til deltakeren på forreste stol, osv. til de fem deltakerne. Det er sentralt at deltakerne ikke ser hverandres instruksjoner. Så kan øvelsen begynne. Løsningen på oppgaven er at +-tegnet er det symbolet som går igjen på alle arkene/instruksjonene. Dette kommer gruppen fram til ved at A forstår at han/hun er det eneste som besitter oppgaveteksten og må A B 1 Øvelsen er et bidrag fra Einar Eidsvåg 36

39 Modul 4 - Styrekurs for studentforeninger formidle denne, og at B forstår at hun/han er den eneste som kan kommunisere med alle og dermed faktisk løse oppgaven. Alle besitter en del av oppgavens løsning. Når oppgaven er løst, eller det har gått lang tid uten at oppgaven ser ut til å kunne bli løst, stopper kursleder øvelsen og avslører løsningen. Nå skal øvelsens implikasjoner diskuteres i plenum. Gjennomføring på kurset - Øvelse om viktigheten av å dele informasjon Arbeidsform: plenumsdiskusjon Gjennomgang av øvelsen i etterkant Spør hvordan oppgaven ble løst eller hvorfor den ikke ble løst. Spør hvordan de ulike deltakerne følte seg. Forsøk å trekke paralleller til deres styrearbeid når det gjelder deling av informasjon. Fungerer informasjonsdelingen hos dere? Er det noen som føler de har for mye eller for lite informasjon og innblikk i saker dere jobber med? Kompetanseoverføring og kontinuitet i foreninger er to områder som henger tett sammen, og som vi tror er spesielt viktige. Kompetanseoverføring er viktig fordi dette gir foreninger god utnyttelse av sine ressurser og fordi det gjør det lettere å ta over et verv i en forening. God overføring av den erfaring og kunnskap som en forening har bygd opp er også en av de tingene som kan hjelpe en forening til å øke kontinuiteten. Kontinuitet i en forening angår både personell og informasjon. Kilde: Hjelpende tanker Gruppen kan ta feil beslutning fordi den ikke bruker lang nok tid på å finne ut hvem det styremedlemmet som er mest kompetent på feltet, eller fordi dette styremedlemmet har liten respekt. Gale beslutninger tas fordi unik informasjon ikke deles. Det viser seg at grupper ofte tenderer til å diskutere informasjon som alle har i stedet for å diskutere unik eller udelt informasjon. Et mindretall kan påvirke et flertall til å ta gale beslutninger ved at de framstår som enerådende eksperter på området. Når styremedlemmene har informasjon om oppgaver som skal gjøres skaper dette initiativ og hindrer apati. For å kunne samarbeide og kommunisere med hverandre må en har tillit til hverandre. Uten tillit vil en verken følge normer for kommunikasjon, dele informasjon med hverandre eller unngå konflikt. Hvis dette grunnlaget av tillit er borte vil kommunikasjonsfloraen tørke ut. Kreativitet er å gi slipp på kontroll, til en viss grad og i visse perioder. Relasjonen mellom leder og nestleder I mange styrer besitter styreleder det meste av informasjon dette gir et helhetsinntrykk og en ansvarsfølelse for helheten i styrearbeidet. Dette er viktig. Men det kan også være både lurt og viktig å inkludere nestleder i denne informasjonen og helhetsfølelsen. Dette fordi: - Det kan være verdifullt å ha en makker i den helhetlige ansvarsfølelsen, som kan være tung å bære alene både psykisk og fysisk - Nestleder skal tre inn ved leders frafall - Ofte er nestleder er den naturlige arvtaker til ledervervet - og da er det fint for nestleder å allerede kjenne leders rolle og informasjonsbyrde 37

40 Utviklingsarbeid Styrekurs for studentforeninger Gjennomføring fra visjon til virkelighet Underveis i kurset er det blitt foreslått ulike arbeidsfelt som styret, hvis dere har behov for og ønsker dette, kan arbeide med videre i etterkant av kurset. Dette har vi kalt utviklingsarbeid. Her følger en oversiktlig liste over de arbeidsoppgavene som er blitt foreslått som utviklingsarbeid. Det er selvfølgelig tillatt å jobbe videre med ting som ikke er foreslått her, men som dere finner viktig. I lista er det også foreslått å sette opp ansvarspersoner for de enkelte arbeidene det er lurt å fordele de arbeidene dere velger å jobbe videre med på styrekurset på de ulike styremedlemmene. Utviklingsarbeid Ansvarsperson(er) Frist Innsamling, nedskriving, oppdatering av foreningens historie Lage en handlingsplan for semesteret eller året. Dette bør gjøres i løpet av kurset eller raskt etterpå. Lage en god oversikt over foreningens relasjoner til andre aktører. Videreutvikling av relasjoner Nedskriving, utbedring av foreningens organisasjonskart Videreutvikling møterutiner - ordstyring, sakslister, referering Utforsking av plandokumentenes verden Utbedring av rutiner for arkivering og dokumentasjon hva, hvordan og hvor Utarbeide regler for god møteskikk. Bevisstgjøring av egen møtekultur. Utarbeide gode vervbeskrivelser Arbeidsdeling mellom vervene/styremedlemmene Opprette rutiner for medarbeidersamtaler Videre arbeid med kommunikasjonsformen innad i styret Videre arbeid med informasjonskanalene inn og ut av styret; beskrivelse, utarbeide rutiner og regler Videre arbeid med informasjonsdeling og kompetanseoverføring i styret 38

41 Styrekurs for studentforeninger Sider til utskrift På de kommende sidene vil du finne ulike typer oversikter, spørsmålsark eller tabeller som skal skrives ut og brukes i kursarbeidet. Øverst på hver side er det beskrevet hvilken modul og hvilket tema arket hører til. 39

42 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 1 Tema 3 Relasjoner til andre Foreninger/ organisasjoner, grupper, institusjoner og samarbeidsprosjekter Hvem? Møtepunkter - hvor og når? Avtaler 40

43 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Saksgang Modul 2 Tema 1 D e S in g le s Sam funn Dagsorden for styremøte i De Singles Samfunn torsdag Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av referat fra styremøtet Post Orienteringssaker Sak 055/ 03: Generelle orienteringer fra styremedlemmene Sak 056/ 03: Orientering fra undergruppenes representanter, evt ved internansvarlig Erna Gruppestad Sak 057/ 03: Økonomisk orientering ved økonomiansvarlig Celina Rikerud Oppfølgingssaker Sak 059/ 03: Historieskrivingen hvordan går det med teksten til DSSs historie? Ved Historiearbeidsgruppa Sak 060/ 03: Evaluering av gjennomføringen av kurset Respect Yourself Diskusjonssaker Sak 061/ 03: Megasingel står for døren. Festgruppa SingleMingle ber om budsjettforslag fra styret Sak 062/ 03: Onsdagsdebatten hva slags tema vil vi ha neste semester og hvem vil vi ha i panelet? Vedtakssaker Sak 064/ 03: Etablering av en debattgruppe SingleTalk. Se eget skriv (med vedtakstekst). Eventueltsaker Forklaring på ulike termer i en dagsorden: - Før første sak, spørres det om noen har noen saker på eventuelt. Sakene noteres - Dere må godkjenne referat for å gjøre det offisielt. Det skapes en holdning til at det skal skrives og til at alle bør lese referatet. Ordstyrer burde repetere hovedpunktene fra forrige møte. - Post er en sak der det informeres om interessant post. - Under orienteringssaker forteller alle styremedlemmene kort om hva de holder på med om dagen. Slike runder er viktige fordi de gir styret en helhetsoversikt og de gjør at alle føler deltagelse i styremøtet. - - Orienteringssaker er saker det kun skal orienteres om til de andre styremedlemmene - Økonomi er viktig å informere om. Alle i styret bør være informert om foreningens økonomiske situasjon. - Underutvalg/arbeidsgrupper viser til grupper som er under styret. Informasjon om hva som skjer og planer fremover tas opp på styremøtet. - Oppfølgingssaker er en påminnelse til styret om hvilke saker som ikke er avsluttet, og som må jobbes videre med - Diskusjonssaker er saker hvor det ikke skal vedtas noe, men saken skal diskuteres. Ofte trenger et styremedlem styrets meninger om en sak. - Vedtakssaker er saker hvor det gjøres et vedtak. Vedtakene må dokumenteres og gjelder fram til det blir vedtatt noe annet. Vedtakssaker må gjøres kjent før møtet. Noen foreninger har kun vedtakssaker på generalforsamlinger. - Eventuelle saker tas opp. Husk tidsrammen. Nummerering av sakene: I eksempelet ovenfor er sakene nummerert. I år 2003 er første sak nummerert 001/ 03, andre sak 002/ 03 osv. Det er ikke alle som bruker dette systemet, men det kan være lurt av praktiske grunner: - Det gjør det lettere å holde orden på sakene, holde temaer fra hverandre - Det gjør det letter å få tatt beslutninger - Det gjør det enklere å finne tilbake til sakene 41

44 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 3 Tema 2 Mulige roller i et styre Les gjennom disse beskrivelsene og tenk på hvilken rolle du syns du har i styret. Rollebeskrivelsene er kanskje noe strenge. Kanskje du kjenner deg igjen i ulike aspekter ved de ulike rollene? Er det noen roller eller egenskaper du føler mangler? Diskuter deretter med dine styrekollegaer din rolle og de andres roller. Utfyller dere hverandre? Vurder også om en kan overdrive sine rolleegenskaper Produsenten er det styremedlemmet som sørger for at ting blir gjort. Hun/han er utålmodig etter å komme i gang og vil komme raskt fram til et ferdigstilt produkt. Hun/han er resultatorientert, tenker i første rekke praktisk og er ofte helt fokusert på oppgaven. Den sosiale delen av virksomheten prioriteres ikke like høyt. Administratoren sørger for å holde orden og system i styret. Hun/han vil ha kontroll over situasjonen og passer gjerne på at alt blir grundig planlagt. Regler og retningslinjer er viktige verktøy, og hun/han følger med på at disse blir flittig fulgt. Det er også naturlig for henne/han å påta seg en samordnende rolle i styret. Hun engasjerer seg imidlertid ikke følelsesmessig i styremedlemmenes gjøremål. Entreprenøren er den evige idémakeren. Hun/han har alltid rikelig med visjoner og ideer om hvordan virksomheten kan drives. Hun/han har alltid tanker om hvordan styret kan finne en vei ut av problemer og ser alltid en ny løsning. Entreprenøren er ikke redd for å ta sjanser og kan raskt snu ting på hodet og forandre kurs. Integrereren er styrets sosiale lim. Hun/han forstår og tolker de enkelte styremedlemmenes mål og behov og har evnene til å tilpasse disse til styrets, slik at det ikke oppstår altfor mange konfliktsituasjoner. De konfliktene som likevel oppstår kan hun/han vende om til konstruktive diskusjoner som fører arbeidet i styret framover. Integrereren er en god lytter og en god kommunikator. Hennes/hans beste egenskap er kanskje evnen til å bidra til utvikling av mennesker og bygge opp nettverk i gruppen. 42

45 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 3 Tema 3 Spørsmål om stress i styresituasjonen 1. Hva synes du er mest stressende ved ditt verv? 2. Hva eller hvem kan gjøre deg stresset i foreningen? 3. Hvordan reagerer du når du føler deg stresset? 4. Er det noe som hjelper for å stresse ned? Er det noe du selv, eller andre, kan gjøre? Og hvordan unngår du å bli stresset? 5. Legger du fort merke til når folk rundt deg stresser? Gjør du noe for å berolige dem? Modul 3 Tema 5 43

46 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Scenario 1: Hvis styremedlemmer kan søle til vasken med maling, så kan jeg og Et styremedlem har holdt på i flere timer med å male en flott banner til semesterstartsåpningen. Hun er sliten og sulten og vil gå hjem. Det er langt å gå for å få helt ut resten av malingssølet, så hun heller det i nærmeste vask og går hjem. Noen foreningsmedlemmer ser dette, men trekker på skuldrene. Dagen etter er det et par andre foreningsmedlemmer som benytter seg av denne metoden, og et annet forbipasserende styremedlem reagerer; Har dere ingen ansvarsfølelse for våre lokaler? Styremedlemmet får deretter et passende svar; Kan styremedlemmer, så kan vi.. Diskuter! Scenario 2: Jeg er personlig imot dette Styret har gjort et upopulært men nødvendig vedtak. Finn her på et vedtak som passer foreningen. For eksempel: Vedtak om å bruke alle innsamlede midler på pc-utstyr Vedtak om å være mot norsk medlemskap i EU Vedtak om å kaste et populært styremedlem Vedtak om å flytte foreningens kontorlokaler vekk fra Universitetet etc. Studentavisa Universitas er interessert i saken og intervjuer et styremedlem. I Universitas kan det noen dager senere leses Personlig syns jeg denne avgjørelsen var tullete jeg stemte selvfølgelig mot vedtaket på styremøtet. Diskuter! 44

47 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 1 Valgøvelse - Slik kommuniserer vi Les gjennom arket med setninger. Sett ring rundt det eller de alternativene som passer best i forhold til hvordan du oppfatter styrearbeidet i ditt styre. Det er viktig at du reflekterer rundt påstandene og er ærlig når du svarer. Øvelsen er en forberedelse til en større diskusjonsøvelse. Arket skal samles inn av kursleder og ikke framlegges for de andre styremedlemmene. 1. Kommunikasjonsform i styrearbeidet a) Vi har en uformell tone mellom oss på våre styremøter b) Vi er veldig formelle når vi snakker sammen på styremøter 2. Bruk av tid a) Vi er raske og effektive i vårt arbeid. På styremøter følger vi sakslista nøye og sørger for å ikke bruke mye tid på tullprat. b) Vi bruker lang tid på hver sak. Vi sørger for at ting blir ordentlig diskutert. Digresjoner gjør styremøter litt mindre tørre. 3. Lokaler a) Vi har styremøtene våre i møtelokaler. Da er det lettere å fokusere og konsentrere seg. b) Vi har gjerne styremøter på en kafé eller lignende. Dette skaper trivsel, velvære og en trygg atmosfære for våre diskusjoner. 4. Pausenes funksjon a) I pausene slapper vi av mellom de fokuserte møtene. Her er vi sosiale og prater uformelt om vær og vind. Også tisser vi og tar en røyk. b) Pausene er stedet der de store avgjørelsene tas c) Det er lettere å si hva en egentlig mener i pausene d) Vi har ikke pauser 5. Taletid a) Hos oss snakker alle like mye på møtene og ellers i styrearbeidet b) Det er alltid noen som dominerer mer enn andre og noen som aldri får sagt (eller tør å si) det de mener. c) Det er naturlig at vi ikke snakker like mye. Folk er forskjellige. Dessuten vet vi ikke like mye om alle saker. Modul 4 Tema 1 45

48 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger 6. Kritiske spørsmål a) Det er sjelden noen som stiller kritiske spørsmål hos oss. Vi er alltid enige. b) Det er sjelden noen som stiller kritiske spørsmål hos oss. Det er få som tør det. c) Folk i styret er altfor kritiske til det som blir sagt. Det haler ut møtetiden. d) Folk er flinke til å stille spørsmålstegn ved etablerte sannheter. Det gjør oss mer profesjonelle som styre. e) Vi er altfor kritiske til kritiske spørsmål. f) Det er noe det aldri blir stilt kritiske spørsmål til. Det er en svakhet. 7. Vanskelige eller ugjorte oppgaver a) Vi sier alltid fra til et styremedlem når hun/han ikke har gjort det hun/han skulle eller ikke har gjort arbeidsoppgaven sin tilfredsstillende. b) Vi sier fra til lederen når vi føler at andre styremedlemmer ikke gjør jobben sin. c) Vi surmuler og slenger med kjeften til uvedkommende når vi føler at andre styremedlemmer ikke gjør jobben sin. d) Det er ikke noe vits i å be om hjelp til ting. Alle er opptatte med sitt og har nok å gjøre. e) Det er lett å spørre om hjelp av andre styremedlemmer. 8. Misforståelser a) Vi kjenner hverandre så godt at vi sjelden misforstår hverandre b) Styremedlemmer uttrykker ofte doble budskap som for eksempel at de sier de har god tid og ser på klokka samtidig. 9. Eget språk, f.eks. forkortelser, organisasjonstermer og interne henvisninger a) Vårt organisasjonsspråk virker ekskluderende og gjør kommunikasjonen vanskeligere. b) Vårt organisasjonsspråk forenkler kommunikasjonen og virker inkluderende. c) Vi har ikke organisasjonsspråk 10. Ukultur a) Det er dessverre nokså vanlig med drittslenging om personer i vår organisasjon. b) Hos oss er det få som baksnakker andre. 46

49 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager A Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt Gruppen skal løse følgende oppgave: Hver av dere har fått et stykke papir med en rekke symboler nederst. Kun 1 av disse symbolene går igjen på alle papirene. Hvilket symbol går igjen på alle deltagernes papirer? Dette er den oppgaven dere skal løse raskest mulig. Dine symboler er: + 47

50 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager B Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får lov til å kommunisere med A, C, D og E - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt + X 48

51 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager C Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt + X 49

52 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager D Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt X + 50

53 Sider til utskrift - Styrekurs for studentforeninger Modul 4 Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager E Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt X + 51

54 Styrekurs for studentforeninger Etterord Kursopplegget er utformet av arbeidsgruppen for Læring og Organisasjonsutvikling i Studentforeninger 2003/04 (LOS 03/04). LOS ble initiert av Studentliv våren 2003 i den hensikt å samle en gruppe studenter med lang erfaring fra frivillige studentforeninger som kunne bidra med kompetanse og førstehåndskjennskap til livet i foreningene til Studentlivs arbeid. Styrekurset har vært arbeidsgruppens viktigste utviklingsprosjekt. Våren 2005 ble det foretatt en evaluering av kurset basert på de foreningene som hadde gjennomført kurset, og det er blitt gjort noen redaksjonelle endringer i etterkant av denne evalueringen. Studentliv og LOS er i dag stolte over å kunne tilby studentforeningene et nytt kursopplegg som vil kunne fungere som en sentral ressurs i foreningenes arbeid. LOS 03/04 har bestått av følgende deltagere: - Yngvill Ofstad (redaktør) - Lars Eriksen - Marthe Amundsen - Ole-Hermann Lande Karlsen - Øyvind Storstuen Gjefle Studentliv vil rette en spesiell takk til alle deltagerne. Styrekurset er en kjemperessurs og et produkt vi er stolte over å kunne tilby studentforeningene! Tusen takk! Studentliv November

55

56 Kr i st i anot t osenshus,bl i nder n