CS-Web Varetelling tekstil

CS-Web Varetelling tekstil Varetelling i tekstil (T32).

of 14 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Varetelling for tekstilbutikker 13.10.2013 AaGH 2.0 Revidert/spesifisert 30/10/2014 BDR 3.0

of 14 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Varetelling - forberedelser... 4 Kontroll av telleutstyr... 5 Rutiner før telling starter opp... 5 Total varetelling med nullstilling mens butikken er stengt.... 5 Skjema for varetelling... 6 Varetelling tekstil (T32)... 7 Kontroll-liste... 7 Bearbeiding av inneliggende varetellinger før oppdatering... 8 Avvikslister... 8 Oppdatere... 9 Registrere en telling manuelt... 10 Forklaring til andre knapper under inneliggende tellinger... 11 Bytte butikk... 11 Snu fortegn... 11 Slette... 11 Utskrift m/avvik... 11 T32 inngangbildet og forklaring av valgene... 13 Rullerende telling mens butikken holder åpent.... 14

of 14 Varetelling - forberedelser Varetelling er i butikkene en av de viktigste funksjonene for å kunne kontrollere inntjeningen på varene. Derfor er det viktig at alle som skal ha ansvaret for dette setter seg grundig inn i hvordan de forskjellige elementene i tellingen henger sammen. Vi vil videre i dette dokumentet prøve å belyse noen mulige måter man kan gjennomføre varetelling på. Men det er viktig å merke seg, at som i all annen bruk av data i butikken, må man bruke sunn fornuft for å få frem et riktig og godt resultat. Varetelling i butikk blir ofte gjennomført på forskjellige måter. Noen stenger butikken og teller alt i løpet av første dag etter nyttår og ved hver kvartalsslutt eller halvårlig, mens andre teller mens butikken er åpen. For de som har hatt varelagerstyring en stund foretas, i de fleste tilfeller, vare-/kontrolltelling gjennom hele året (rullerende varetelling). Dette er ofte en fordel da du gjennom hele året har kontroll på varelageret og derfor også kontroll på inntjeningen. For å kunne telle butikken i åpningstiden forutsetter det at du benytter flere elementer i datasystemet og at hver butikk og dens medarbeidere har tenkt grundig igjennom hvordan tellingen kan løses for å få mest mulig riktige data. Det anbefales som vanlig å kjøre opprydding og slettinger av gamle data i systemet med jevne mellomrom og gjerne i forkant av tellinger. Det anbefales at det ikke utføres andre oppgaver i CS-Web under en varetelling (for eksempel varemottak, fakturering m.m.) Varetelling tekstil (T32) En forenklet huskeliste kan være: Planlegg varetellingen i god tid, rydd lageret i forkant. Ved manuell telling kjøres det ut en telleliste, T32 «Danne telleliste» Utarbeid en varetellingsinstruks som beskriver rutinene og hjelpemidlenes bruk, f.eks hvordan håndterminalen skal brukes, og hvor ofte den skal tømmes. Sørg for et godt system for å holde oversikt over hva som er opptalt til en hver tid, del gjerne butikkene inn i tellesoner, lokasjoner, og ved bruk av rullerende telling finn et markerings- /informasjonssystem som forteller hvor langt du foretok varetelling ved siste telling. Bemerk at alle varer skal registreres, også ukurante. Vær nøye med periodiseringen og at både varemottak og utfaktureringer som skjer i telleperioden blir registrert, tatt med i tellingen.

of 14 Tellelister skal dateres og signeres, bruk her kontroll-listene fra T32 Varene skal vurderes til anskaffelseskost, alle beholdningslister (OF614) i CS-Web beregner varekost som standard til FIFO pris. Varetellingslistene er en del av ditt regnskapssystem og skal oppbevares på lik linje med andre regnskapsbilag, som hovedregel i 10 år. Avklar med din regnskapsfører/revisor i forhold til krav til lagring av bilag i forbindelse med varetelling. Kontroll av telleutstyr Bruker du BHT-terminal til varetellingen, kontroller at batterier er OK, eller ved CS-Mobile at terminalen er ladet. Sjekk at kommunikasjonen fungerer og at du behersker rutinene, både manuell registrering, telling på Silent Touch og ved bruk av BHT-terminal/CS-Mobile. Rutiner før telling starter opp Inneliggende tellinger. God skikk tilsier at det ikke ligger tellinger i T32 som ikke er oppdatert. Dersom slike forefinnes bør de slettes og/eller ferdigbehandles før en telling blir startet opp. Varemottak God skikk tilsier at alle varemottak for varer som fysisk er ankommet butikken skal være gjennomført og oppdatert før telling startes opp. Utfakturering God skikk tilsier at alle registrerte kredittsalg er oppdatert, utfakturert før telling starter. God skikk tilsier også at du lager et skjema hvor alle tømminger av håndterminaler registreres med tømmenummer og navnet på den som har foretatt tellingen. Sikkerhet og kontroll for filer fra håndterminaler. Kopiområdet for filer fra håndterminaler er normalt sett ikke definert gjennom året. Ved varetelling er det god rutine å ha denne definert, den settes opp i eget program (BD10ST) og utføres av den som administrere CS-Web hos deg, eller du ber Visma Retail om assistanse. Dette muliggjør å hente tilbake opprinnelig fil fra håndterminalen hvis det skulle bli nødvendig. Total varetelling med nullstilling mens butikken er stengt. Den mest vanlige form for varetelling, er telling foretatt omkring årsskiftet med stengt butikk og hvor hele varesortimentet telles samtidig. Kort beskrivelse av denne varetelling: 1. Skriv ut full beholdningsrapport i T322 til fil eller papir før tellingen starter. Fylles ut som for eksempel under.

of 14 2. Tell butikken systematisk etter lokasjonskart. Tøm BHT hyppig/etter hver lokasjon. 3. Benytt registreringsskjema som nedenfor eller lignende ved tømming av BHT og utskrift av kontrolliste. Skjema for varetelling Eksempel: T32 Kontrolliste skrevet ut (fra T32, f.eks. "BA2701.33") Ukjente varer opprettet Journal skrevet ut Tømt av: (sign.) Lokasjonr. Skanner Ja Signert: Ja Ja Nei Journalnummer Kommentar (Sign) Eksempel: 2 1 X BA2701.22 X X 157 Ø.F.

of 14 4. Gå igjennom kontroll-listen for hver tømming og finn frem ev. ukjente varer, konferer neste avsnitt omkring rapporteringsmuligheter. 5. Ukjente varer registreres i BD00 umiddelbart. 6. Når alle tellelister er inne i T32 kan du skrive ut avvikslister hvis ønskelig. 7. Nullstill hele varelageret. 8. Oppdater så tellefilene og ta vare på tilhørende varetellingsjournal. 9. Sjekk at alle tellinger er oppdaterte/borte fra T32 og skriv ut ny beholdningsliste T322, og evt. bransjespesifikke rapporter. Varetelling tekstil (T32) Tekstilbransjen benytter modeller med EAN pr farge og størrelse. Varetelling skal foregå på EAN. Inngangsbildet ser slik ut: Ved valg «inneliggende tellinger» kommer du til listen over filer som er lest inn fra for eksempel BHT-terminalen. Kontroll-liste Knappen Utskrift m/avvik i T32, ligger under «inneliggende tellinger».

of 14 Marker den filen som er aktuell og velg knappen «utskrift m/avvik» Her velger du 1= Ren kontroll av innregistreringer. En kontroll-liste gir en utlisting i samme rekkefølge som varene er registrert. Listene skal av den grunn skrives ut, signeres og arkiveres. Dette gir deg mulighet for å korrigere for eventuelle feil, m.m. før oppdatering skjer. Bearbeiding av inneliggende varetellinger før oppdatering Ved behov for endringer på inneliggende tellinger basert på feil som eventuelt er avdekket på kontroll-listen kan korrigering gjøres ved å gå inn på fila å gjøre endringer før oppdatering. «Inneliggende tellinger» trykke «enter» (eller dobbeltklikke) på gjeldende fil og så trykke «lagre» for å komme til varelinjene. Varelinjene her er i samme sortering som på kontroll-listen. Her kan du endre antall hvis nødvendig, eller sette antall = 0 der det er aktuelt å slette en linje. Endre antall gjøres i kolonnen «antall» og bekreftes med «enter» eller pil opp/ned. Varer som er registrert inn på korrekt varenummer/ean men som kommer som ukjent på listen, må opprettes i BD00 før listen kan oppdateres. Ukjente varer vil aldri bli oppdatert, så er det ukjente linjer, må varen opprettes før listen oppdateres. Er det feil varenummer og varen skal opprettes på et annet nummer, må varen telles på nytt. Noter på kontroll-listen der du gjør endringer på en fil i T32, det gjør det lettere i forhold til eventuell etterkontroll av hva som er gjort (hvis aktuelt). Avvikslister Når varetellingsfilene er komplett i T32 kan man kjøre avviksliste mot inneliggende beholdning. Valget «utskrift m/avvik» fra inneliggende tellinger. Marker aktuell fil og velg knappen «utskrift m/avvik». Type her skal være 2= avviksliste (Diff opptalt/lager)

of 14 Tellenummer er alternativ J/N J vil danne avviksliste på alle inneliggende tellinger på din butikk mot lagerbeholdningen. N vil danne avviksliste i forhold til den filen du valgte før du trykket «utskrift m/avvik» Eks på utskrift: Oppdatere Når en varetelling er registrert og kontrollert i form av at utskrifter og rettelser gjennomført, skal varetellingen oppdateres. Husk å skriv ut eventuelle avvikslister og nullstille varelageret før du oppdaterer Knappen «oppdatere» finner du under «inneliggende tellinger». Du starter oppdateringen fra inneliggende tellinger, marker filen du vil oppdatere og trykk knappen «oppdatere».

of 14 Nullstille feltet er betyr: K = Korrigere, som er naturlig å benytte ved en total varetelling, og er også det vanlige valget her. O = Overstyre, som er naturlig å benytte ved rullerende telling, deltelling som skal legge inn de talte verdier som en erstatning på de aktuelle varer. Du kan oppdatere en telling (den filen du valgte), eller alle tellinger tilhørende en butikk. Velger du alle tellinger, summeres alle tellinger og oppdateres samlet pr. vare. Når journalen skrives ut er oppdateringen ferdig. Journalen skal lagres som dokumentasjon på oppdateringen. Har du kjørt oppdatering av en fil, skal kontroll-listen som tilhører journalen legges ved. Oppdaterer du alle filer, får du en journal, som inneholder alle kontroll-listene. Sortering på kontroll-liste og journal er ikke lik, så anbefaler å holde orden på hvilke kontroll-liste som hører til hvilke journal hvis du kjører en og en. Avslutt varetellingen med å kjøre en ny beholdningsliste fra T322. Registrere en telling manuelt Hvis du vil registrere inn varetelling direkte i T32 så bruker du dette alternativet. Velg «Registrere» og bekreft med Fortsette Systemet foreslår din innloggede brukerid som referanse for hvem som utfører registreringen, men du kan overstyre denne informasjonen.

of 14 Trykk lagre for å komme til neste bilde: Her skanner du inn/registrerer EAN på varen og antall, og avslutter med «avbryt» for å komme tilbake for videre behandling fra «inneliggende tellinger» Forklaring til andre knapper under inneliggende tellinger Bytte butikk Dersom det er registrert feil butikknummer på håndterminalen, kan butikknummer byttes ved hjelp av denne funksjonen. Snu fortegn Endrer antall fra + til på en varetellingsfil. Brukes stort sett kun ved behov for en reversering Slette Dersom du av en eller annen årsak ønsker å slette en registrert varetelling, benytter du dette alternativ. Du velger aktuell fil og bruker Slette knappen. Utskrift m/avvik Brukes for avvikslister mot inneliggende beholdning, og for kontroll-liste på varetellingsfiler.

of 14 Dann internoverf Denne er ikke relatert til varetelling, men en tilleggsfunksjon der datafangst er gjort via terminal/t32 Varemottak Denne er ikke relatert til varetelling, men en tilleggsfunksjon der datafangst er gjort via terminal/t32

of 14 T32 inngangbildet og forklaring av valgene Registrere Manuell innregistrering av varelinjer ifm varetelling, se beskrivelse over. Inneliggende tellinger Varetellingsfiler som er lest inn fra for eksempel CS-Mobile/BHT-terminal Avvikshåndtering: Denne funksjonen skal ikke brukes. Danne telleliste Mulighet for å danne en telleliste til T32 basert på utplukk varegruppe/leverandør Historikk «Historikk» gir deg logg på utførte oppdateringer og nullstillinger. Du kan i foreta reversering av både nullstillinger og varetellinger. (Vær oppmerksom på at reverseringer må skje raskt etter at en eventuell feil er oppdatert, idet systemet oppdaterer transaksjoner i real time.) Henter du tilbake en oppdatert varetelling, vil den legge seg blant innregistrerte tellinger, og hvis den skal tilbakeføres i forhold til beholdning, må du snu fortegn på den før den oppdateres. Du kan også benytte «historikk» til å gjenta en utskrift av en journal, hvis denne har feilet under oppdateringen. Justere Justere gir deg mulighet for justering av beholdningen basert på at det har skjedd av salg og varekjøp i en periode fra tellingen er gjennomført til den er oppdatert. Justering gjør endringer i inneliggende beholdning for alle varebevegelser som har skjedd i den perioden du oppgir. Nullstille Nullstille brukes før oppdatering ved en full varetelling i butikk. En av hensiktene med en nullstilling av varelageret er at varer som ligger med beholdning, men som av en eller annen årsak ikke finnes i butikken (og således ikke kan komme med på noe telling), skal få korrekt lagerverdi.

of 14 Rullerende telling mens butikken holder åpent. Denne tellingen er en korrigering av varebeholdningen, så dette kan gjøres gjennom hele året. Beholdningslister kan da tas ut ved månedslutt eller annen periodeslutt for å sammenligne dette mot bokført lager i regnskapet. Rullerende telling stiller strengere krav til de som teller, da kunden ikke kan plukke varer ut fra hyllene som telles før de er oppdatert i systemet. Ved rullerende telling bør man ha gode rutiner og ha små områder som telles av gangen (lokasjoner). Selvsagt kan dette utføres utenfor åpningstid med samme logikk, for å eliminere feilkildene ved salg før og etter telling. Du har også mulighet til å justere for salget som er skjedd i telleperioden med justeringsfunksjonen. Da går justering i forhold til salg i telleperioden automatisk. Manuelt kan justeringen for salg gjøres med en utskrift av varesalgstatistikk for det aktuelle tidsrom, utlistet på varenivå, og selv korrigere beholdningen for de varer som har hatt bevegelse. Rullerende telling i åpningstid kan gjøres på følgende måte. Først bør varene i butikken være lagt opp etter lokasjon, eller du teller varene i små og kontrollerte bunter. Deretter skanner man med håndterminaler og/eller registrerer på ST kassen, varene innenfor lokasjonen/valgt område. Les så inn filen fra håndskanneren. Kjør utskrift av kontroll-liste. Hvis det er ukjente varer må disse legges inn i vareregisteret. NB! Varer som har forskjellig plassering (butikk + lager) må telles samtidig Var det ingen ukjente går du rett på oppdatering. Her benytter du deg av alternativ O for overstyring ved oppdatering. Disse punktene bør gå rimelig raskt, slik at det er liten mulighet for at det selges noen varer fra aktuell lokasjonen mens innlesning og oppdatering foretas. (Du kan selvsagt utføre dette utenfor åpningstid for å eliminere feilkilden ved salg). Hvis du er usikker, er ny skanning av lokasjonen den sikreste måten for å få varetellingen mest mulig riktig. Vi anbefaler å leie inn konsulent fra Visma Retail AS for utarbeiding av egne rutiner for rullerende telling.