PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 06/15 Styremøte 06/15 ble avholdt mandag 30. november på Idrettens Hus. Møtet startet kl. 18.15 og ble avsluttet kl. 19.45. Navn Tilstede For- Fall Merknad Helge Johnsen, kretsleder Ruth Grung, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Terje Valen, styremedlem Bjørn Ove Myking, styremedlem Gunn Berit Lunde Aarvik, styremedlem Gjertrud Toft Erichsen, varamedlem Steinar Kvinge, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant Pia Mørk Andreassen, daglig leder OLTV Deltok under sak 37/15 Ole Nilsen, økonomikonsulent Deltok under sak 37/15 og sak 38/15 Knut Songve, organisasjonssjef Referent Sakliste: Sak 35/15: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 36/15: Godkjenning av protokoll fra styremøte 05/15 Sak 37/15: Regnskap HIK og OLTV pr. 20.11.15 Sak 38/15: Budsjettutkast HIK 2016 Sak 39/15: Idrettskretstinget 2016 Sak 40/15: Ungdoms-OL - Årets ildsjel - Fakkelstafettarrangement på Voss 25. januar Sak 41/15: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell
Sak 35/15: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Gunn H. Knudsen ønsket å ta opp deltakelse fra styret på Idrettsgallaen på Lillehammer 9. januar i løpet av styremøtet. Møteinnkalling og sakliste godkjent. Deltakelse på Idrettsgallaen 9. januar tas opp i løpet av møtet. Sak 36/15: Godkjenning av protokollen fra styremøte 05/15 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 05/15. Protokollen godkjent. Sak 37/15: Regnskap HIK og OLTV pr. 20.11.15 Saksunderlag: Resultatregnskap HIK. Resultatregnskap OLTV. Samlet balanse HIK og OLTV. HIKs regnskap pr. 20.11.15 viser et overskudd på kr. 84.374. På inntektssiden har vi bokført kr. 11.561.721. I tillegg er det periodisert inntekter på kr. 480.715. Justert for dette beløpet blir sum driftsinntekter kr. 12.042.436. OLTVs regnskap pr. 20.11.15 viser et overskudd på kr. 374.737. På inntektssiden har vi bokført kr. 10.899.304. Av dette beløpet har vi trukket ut kr. 1.849.648 ettersom dette er et beløp som relaterer seg til perioden etter 20.11.15. Justert for dette beløpet blir sum driftsinntekter kr. 9.049.656. Styret ba i styremøte 05/15 om en nærmere gjennomgang av økonomien i OLTV med tanke på at regnskapstallene er betydelig bedre enn budsjettert. Daglig leder i Olympiatoppen Vest-Norge Pia Mørk Andreassen forklarte at dette i stor grad skyldes at OLTV i budsjettet hadde lagt inn investeringer i utstyr bl.a. på HiB som ikke er blitt kjøpt ennå. OLTV har også høyere kursinntekter enn budsjettert samt at utgiftene ifm kursvirksomheten har blitt redusert ettersom en i stor grad har benyttet seg av interne krefter fremfor å leie inn eksterne kursholdere. Regnskapsrapportene for HIK og OLTV pr. 20.11.15 tas til orientering.
Sak 38/15: Budsjettutkast HIK 2016 Saksunderlag: Budsjettutkast HIK. Det første budsjettutkastet for HIK 2016 er satt opp med et underskudd på kr. 102.539. På inntektssiden er det budsjettert med en nedgang i prosjektmidler. Vi har opplevd en nedgang på dette området i 2015. Tildeling i ExtraStiftelsen ga oss ingen uttelling denne gang, slik at vi ikke vil få prosjektmidler derfra for 2016. Vi har hatt 225.000 årlig de tre siste årene fra idrettsforbundet ift. Ungdomsløftet. 2015 er siste året med tilskudd fra dette området. Vi har lagt opp til lavere inntektsbeløp både når det gjelder renter og momskompensasjon for varer og tjenester. På kostnadssiden har vi lagt til grunn den samme administrative bemanningen som tidligere. Generelt må vi ta inn over oss at vi kan møte trangere økonomiske tider også for vår virksomhet. Vi må vurdere å vri virksomheten i enda sterkere grad inn mot områder og tiltak som gir økonomisk uttelling for oss. Dette må vi gjøre uten at vi mister hovedfokus av syne at vi skal bidra til best mulig rammevilkår for idrettslagene i fylket slik at idrettsaktiviteten får best mulig forhold for utvikling. Administrasjonen arbeider videre med budsjettet, som tas opp igjen til behandling i styremøte 01/16. Det første budsjettutkastet for HIK 2016 tas til orientering. Sak 39/15: Idrettskretstinget 2016 Idrettskretstinget 2016 arrangeres som tidligere vedtatt lørdag 9. april på Scandic Ørnen i Bergen. Frist for innsendelse av forslag til tinget fra særkretser og idrettsråd er 9. februar. Frist for utsendelse av sakspapirer er 9. mars. Valgkomiteen har sitt første møte 30. november. Styret vedtok på styremøte 05/15 å gjennomføre et seminar/ samling kvelden før tinget. Det ble også bestemt å ta opp igjen tema og evnt. nedsette en arbeidsgruppe som skal forberede dette seminaret, i styremøte 06/15. Aktuelle tema for seminaret ble diskutert. I styremøte 05/16 ble tema som Sykkel-VM, spillmonopolet eller andre idrettspolitiske tema nevnt. Denne gang ble ungdom og ungdoms-ol trukket frem som særlig aktuelt. Kanskje noen av deltakerne kan fortelle om veien frem til arrangementet og opplevelsen under lekene? Hvilke resultater ble oppnådd? Frivillighetsarbeidet? Hvordan følger vi dette opp i Hordaland? Leder i valgkomiteen, Oddvar J. Jensen, sluttet seg til styremøtet under denne saken. Han orienterte om valgkomiteens arbeid og den fremdriftsplanen valgkomiteen legger opp til. Komiteen tar mål av seg om å være ferdig med sitt arbeid innen utgangen av februar.
Idrettskretstinget 2016 gjennomføres lørdag 9. april i Bergen. Tema for seminaret kvelden før idrettskretstinget blir ungdom og Ungdoms-OL. Helge Johnsen, Gjertrud Østervold Toft samt en person fra administrasjonen inngår i en arbeidsgruppe som forbereder seminaret. Sak 40/15: Saksunderlag: Ungdoms-OL HIKs begrunnelse for valget av Årets ildsjel Program for fakkelturnearrangementene 25. januar på Voss Sara Stokken Rott ble valgt som Årets ildsjel i Hordaland. Hun har fått bred mediadekning. Sara er også valgt ut som en av de fem finalistene som kan få prisen på Idrettsgallaen 9. januar. Hun ble overrasket på skolen mandag 16. november av Marco Elsafadi, HIK og NRK. Ifm. Ungdoms-OL skal fakkelen reise rundt i hele Norge i perioden 9. januar 12. februar. Mandag 25. januar vil fakkelen være i Hordaland. Denne dagen arrangeres det to Fakkelturnearrangementer på Voss. Ett på dagtid for elever i videregående skoler, og ett på kveldstid for frivillige i idretten, utøvere og foreldre. Administrasjonen planlegger arrangementene. Vi har invitert ordfører på Voss og fylkesordfører til arrangementene. Det vil komme personer fra styret og/eller administrasjonen fra NIF. Vi har fått informasjon om at regjeringen vil stille med noen statsråder på noen av arrangementene. Det vil bli arrangert arrangementer i alle landets fylker. HIK vil få dekket direkte utgifter begrenset til kr. 125.000 pr. arrangement fra NIF. Det ble diskutert mulig deltakelse fra styret under markeringen på Voss. Helge Johnsen, Gunn Berit Lunde Aarvik og Bjørn Ove Myking deltar. Informasjon om Årets ildsjel og Fakkelturnearrangementene på Voss tas til orientering. Helge Johnsen, Gunn Berit Lunde Aarvik og Bjørn Ove Myking deltar fra styret under Fakkelturnearrangementene på Voss 25. januar. Sak 41/15: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker, skriv og meldinger: Oppfølging idrettslag i Hordaland momskompensasjon for varer og tjenester. Vi forventer offentliggjøring av tall for denne ordningen i uke 50. Momskompensasjon for idrettslag som bygger idrettsanlegg. I nysalderingen av statsbudsjettet for 2015
foreslår regjeringen en tilleggsbevilgning på 48,1 mill. kroner til kompensasjon av merverdiavgift ved bygging av idrettsanlegg. Dette innebærer at alle godkjente søkere i 2015 vil få full innvilgelse av godkjente søknadsbeløp. NIF Flyktningefond. 6 idrettslag i Hordaland har fått midler fra fondet. o Fotlandsvåg Idrettslag o FK Fyllingsdalen o Allianse Idrettslaget Arna-Bjørnar o Bragd Bokseklubb o Turn & IL Hovding o Vestkantsvømmerne Budsjettoppfølging Hordaland fylkeskommune. HIK har kommet med innspill i Helse- og opplæringskomiteen der vi er bekymret for at støtten til samarbeidet med Antidoping Norge forsvinner slik fylkesrådmannen legger opp til i sitt utkast. Vi har også hatt kontakt med komite for kultur, idrett og regional utvikling. Det er mye positivt i budsjettet for denne sektoren for idrettens del. Mulig møte Hordaland fylkeskommune, komite for kultur, idrett og regional utvikling 19. januar. Bergen og Hordaland Turlag har sendt forespørsel om møte sammen med idrettskretsen. Grenseløs idrettsdag, Bergen 22. oktober. Her fikk barn, unge og unge voksne med funksjonsnedsettelse sjansen til å prøve flere ulike idretter, og bli kjent med hvilke tilbud som finnes i nærmiljøet. Seminar-Ung, fremadstormende og sårbar, Bergen 10. november. Hvordan forebygge spiseproblematikk gjennom styrking av selvfølelsen i et prestasjonssamfunn? 80 deltakere var tilstede. Anleggskonferanse, Bergen torsdag 25. februar 2016. Konferansen er under planlegging. Informasjonsveileder Idrettsråd. Veilederen ble delt ut på Idrettsrådskonferansen, og er lagt ut på nettsidene. Anleggsrapporten 2015, NIF. Rapporten finnes på NIFs nettsider. Campus Bergen. Fylkeskommunen har i sin politiske plattform formulert et ønske om å ta et tydelig initiativ for en «Campus Bergen», et kompetansesenter for idrett i samarbeid med idretten, høgskoler, næringsliv, Olympiatoppen, UiB og den videregående skolen. Helge Johnsen orienterte om møte med fylkesordføreren 27. november der dette var et av temaene. o Deltakelser/representasjon Dialogmøte for særforbund og idrettskretser, Oslo 5. november. Helge Johnsen deltok. Idrettsrådskonferansen i Hordaland, 6.-7. november. Helge Johnsen, Terje Valen, Bjørn Ove Myking og Steinar Kvinge deltok fra styret. Knut Songve, Anne-Kristine Aas, Grethe Hillestad og Janne Landås deltok fra administrasjonen. Møte med byråd for skole, barnehage og idrett, Pål H. Thorsen 18. november. Knut Songve deltok.
Møte med fylkesordfører Anne Gine Hestetun 27. november. Helge Johnsen, Knut Songve og Pia Mørk Andreassen deltok. Seminar om frivillighet, Bergen Senterparti 22. oktober. Knut Songve deltok. Fylkeskulturkonferanse, 12.-13. november. Gunn Berit Lunde Aarvik, Terje Valen, Knut Songve, Anne-Kristine Aas og Grethe Hillestad deltok. Fagseminar OLTV og HiB torsdag 3. desember. Helge Johnsen deltar. Møte om sykkelvelodrom, Bergen kommune 14. desember. Helge Johnsen deltar. Julelunsj Idrettsservice, Bergen kommune, tirsdag 15. desember. Helge Johnsen, Knut Songve og Pia Mørk Andreassen deltar. Stipendutdeling Bergen kommune, fredag 18. desember. Idrettsgalla, Lillehammer 9. januar. Styret ønsker å delta på denne. Administrasjonen sender ut informasjon om denne. o HMS og personell Stig Blindheim går over i ny stilling i NFF Hordaland. Stillingen som inkluderingskonsulent flerkulturelle er utlyst. Søknadsfrist 10. desember Protokoll godkjent / -2015: Helge Johnsen Leder Gunn H. Knudsen Styremedlem