PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/16

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/16 Styremøte 04/16 ble avholdt tirsdag 7. juni på Idrettens Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Helge Johnsen, kretsleder Gunn Berit Lunde Aarvik, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Terje Valen, styremedlem Robert-Andre Teikari, styremedlem Gjertrud Toft Erichsen, styremedlem Leila Rossow, varamedlem Steinar Kvinge, varamedlem Knut Songve, organisasjonssjef Referent Sakliste: Sak 24/16: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 25/16: Godkjenning av protokoll fra styremøte 03/16 Sak 26/16: Regnskapsrapport HIK og OLTV pr Sak 27/16: Ansattes representant i styret Sak 28/16: Skolebruksplan i fylkeskommunen - høring Sak 29/16: Etablering av Idrettssamvirke - høring Sak 30/16: Utviklingsplaner NIF - høring Sak 31/16: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell

2 Sak 24/16: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Møteinnkalling og sakliste godkjent. Sak 25/16: Godkjenning av protokoll fra styremøte 03/16 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 03/16. Deltakelse på Norges Håndballforbund Region Vest sitt ting i Bergen 21. mai er ikke kommet med i utkast til protokoll. Protokollen godkjent med merknad om at deltakelse på NHF Region Vest sitt ting 21. mai tilføyes. Sak 26/16: Regnskapsrapport HIK og OLTV pr Saksunderlag: Resultatregnskap HIK pr Resultatregnskap OLTV pr Samlet balanse pr HIKs resultat pr viser et underskudd på kr Det er bokførte inntekter på kr Av dette beløpet er det trukket ut kr Denne periodiseringen av inntektene inneholder: o Andel av rammetilskudd NIF, fylkeskommune og andel tilskudd Bergen kommune o Inntekter som ikke er regnskapsført, som andel momskompensasjon, renter, lønn mai beregnet, bingoinntekter mm. OLTV sitt resultat pr viser et overskudd på kr Det er bokført inntekter på kr Av dette beløpet er det trukket ut kr Denne periodiseringen av inntektene inneholder i all hovedsak tilskudd toppidrettslinjene. Regnskapsrapporten for HIK og OLTV pr tas til orientering. Sak 27/16: Ansattes representant i styret Anne-Kristine Aas trakk seg som ansattes representant i styret gjennom en e-post til styreleder og org.sjef 6. mai. Ordningen med ansattes representant ble diskutert på generelt grunnlag. Dette er en praksis som styret har «arvet» og som sådan har ikke ordningen vært diskutert i dette styret. Styret var av den

3 oppfatning at den ansatte representanten ikke kan ha stemmerett slik dagens lov for idrettskretsen er formulert. Tinget har valgt et styre som består av 6 medlemmer samt 2 varamedlemmer. Styret fant det naturlig at den ansatte representanten er medlem av styret på de samme vilkår som de tingvalgte representantene. Det betyr at dette må ses på som et frivillig verv av ansatte som ønsker å delta i styret. Styret roste Anne-Kristine Aas for den innsatsen som hun har lagt ned i styret gjennom mange år. Det er ikke nedfelt i HIKs lov at det skal være en ansattes representant i styret. I år 2000 ble arbeidsgiveransvaret for ansatte i idrettskretsen overført fra idrettskretsen til idrettsforbundet. Tilsvarende ble arbeidsgiveransvaret for ansatte i særkretsene overført til særforbundene. Fra dette tidspunkt har det vært ulikt i hvilken grad idrettskretsene har ansattes representant i styret. Idrettskretsene i Oppland, Buskerud, Hedmark, Oslo og Hordaland har hatt ansattes representant i styret i den forrige tingperioden. De fire førstnevnte har hatt ansattes representant med stemmerett. I de øvrige idrettskretsene har det ikke vært ansattes representant i den forrige tingperioden. Ordningen med ansattes representant ble sist behandlet i styret 20. mai I protokollen fra dette møtet står det: «Ordningen med ansattes representant i styret videreføres. Representanten møter uten stemmerett men med tale- og forslagsrett.» Styret ønsket at administrasjonen diskuterer videre om det er ønskelig å ha en ansattes representant i styret med de føringer som diskusjonen i styret ga. Styret ser det som svært viktig å ha en god kommunikasjon med administrasjonen. Dette kan løses på ulike måter. Større grad av deltakelse i styremøtene når saker der det er naturlig at ansatte i administrasjonen deltar, er en måte å ivareta dette på. Møteplasser der administrasjon og styre deltar sammen er en annen måte. 1. Administrasjonen bes diskutere om en ønsker å være representert i styret uten stemmerett. 2. Deltakelse i styret må være på like vilkår som andre styremedlemmer. 3. Styret ønsker å legge opp til å forbedre kommunikasjonen med administrasjonen, bl.a. gjennom felles møteplasser og deltakelse på styremøter når det gjelder saker innen arbeidsområdet. 4. Det må velges en ansattes representant i forkant av hvert idrettskretsting dersom en ønsker å være representert i styret. Org.sjef er ansvarlig for gjennomføring av valget.

4 Sak 28/16: Skolebruksplan i fylkeskommunen - høring Saksunderlag: Skulebruksplan Høringsforslag. skole/filer/skolebruksplan/hoyringsforslag---rullering-skulebruksplanen pdf Utkast til høringsinnspill fra Hordaland idrettskrets. Forslag til skolebruksplan er nå ute på høring. Dette er en rullering av skolebruksplanen Høringsfristen er 1. juli Det forelå et utkast til høringsinnspill til styremøtet. De to hovedområdene i høringsinnspillet er idrettsanlegg og innhold/struktur. Styret mente at innholdet i utkastet var godt, og at dette sendes inn som idrettskretsens høringsinnspill til skolebruksplanen. HIK sender høringsinnspill ifm. rullering av skolebruksplanen i Hordaland fylkeskommune i tråd med utarbeidet utkast fra administrasjonen. Sak 29/16: Saksdokument: Etablering av Idrettssamvirke - høring Høring om etablering av et «Idrettssamvirke» NIFs organisasjonsavdeling har, med støtte fra økonomiavdelingen og juridisk avdeling, utredet mulighetene for å etablere en samvirkeorganisasjon innenfor idretten. Formålet med dette er å øke dugnadsfortjenesten til idrettslagene. Til grunn for den økte fortjenesten ligger bl.a. forventninger om større volum og ved å fjerne fordyrende mellomledd dvs. at Samvirket forhandler direkte med leverandør av dugnadsartikler. NIF ønsker tilbakemelding fra idrettskretsene på konseptet innen 10. juni. Det vises i brevet til et møte med organisasjonssjefene 19. mai. I dette møtet ble det gitt en orientering fra NIF om konseptet. Tilbakemeldingene fra organisasjonssjefene var positive, og det ble gitt uttrykk for at dette er noe NIF bør gå videre med. Styret stilte seg positiv til initiativet fra NIF. Det er viktig at det ikke foreligger noen økonomisk risiko for idrettslag og idrettskrets. HIK er positiv til initiativet som NIF har tatt ift. å utrede mulighetene for å etablere en samvirkeorganisasjon innenfor idretten, og ber NIF arbeide videre med konseptet.

5 Sak 30/16: Saksdokumenter: Utviklingsplaner NIF - høring Utviklingsplaner for disse områdene: Barne- og ungdomsidrett Voksenidrett Organisasjonsutvikling Idrett for mennesker med funksjonsnedsettelse Idrettspolitisk dokument beskriver et felles planverk for norsk idrett. Formålet er å bidra til bedre samhandling i organisasjonen. I noen grad beskriver det også hvordan organisasjonsleddene forventes å følge opp felles mål gjennom egne planverk gjennom utarbeidelsen av utviklingsplaner. De fire første utviklingsplanene er nå ferdig utarbeidet og sendes på høring til særforbund og idrettskretser. Høringsfristen er 20. juni. Administrasjonen behandlet disse dokumentene 7. juni altså samme dag som styremøtet gjennomføres. Administrasjonens samlete tilbakemelding ble lagt frem for styret i møtet, og fikk styrets tilslutning. Styret var opptatt av kostnadsnivået i barne- og ungdomsidretten. Utstyrsdeling/ utstyrsbank kan være et virkemiddel som kan redusere de økonomiske hindringene for deltakelse i idretten. Det ble også påpekt at idrettsrådene må få tilført rammer som gjør at idrettsrådene kan løse sine oppgaver på en god måte. HIK utarbeider høringssvar til NIF om utviklingsplaner innenfor de fire områdene som er klare. Høringssvaret utarbeides av Helge Johnsen og Knut Songve med bakgrunn i innspill fra administrasjonen og gjennomgang i styret. Sak 31/16: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker, skriv og meldinger: HIK 100 år Oppfølging. Aktuelle aktiviteter: Jubileumsarrangement, avis og konferanse. Idrettscampus Bergen status. Søknad om fylkestilskudd HIK søker om kr til virksomheten i 2017, og kr til OLTV. Høringsuttalelse Logistikknutepunkt Bergensregionen Idrettsregistreringen status. Antall idrettslag i fylket har gått ned fra 824 til 819 idrettslag. Antall medlemmer er redusert fra til Hovedgrunnen til dette antas å være at idrettslagene har vært ekstra forsiktig i rapporteringen i år pga. overgangen til elektronisk medlemsregistrering. Flere har meldt at de har rapportert inn færre enkeltmedlemmer enn de kunne ha gjort eksempelvis sier noen at det kun er medlemmer som har betalt medlemskontingent 2015 som er rapportert inn, mens loven sier at det kan gå to år før medlemmer strykes som medlem i idrettslaget.

6 Tilbud om omvisning Haakonsvern for styret og adm i høst. Mandag 19. september er aktuell dag. «Flaggsaken». 3 idrettslag i fylket har fått faktura på kr eller for å ha brukt et bilde av et norsk flagg som er hentet fra nettet. o Deltakelser/representasjon Årsmøte Meland IR 25. april. Terje Valen deltok. Årsmøte Masfjorden IR 28. april. Anne-Kristine Aas deltok. Årsmøte Fusa IR 4. mai. Anne-Kristine Aas deltok. Årsmøte Osterøy IR 18. mai. Steinar Kvinge og Anne- Kristine Aas deltok. Årsmøte Kvinnherad IR 24. mai. Terje Valen og Anne- Kristine Aas deltok. Årsmøte Radøy IR 26. mai. Steinar Kvinge og Anne- Kristine Aas deltok. Årsmøte Odda IR 30. mai. Anne-Kristine Aas deltok. Årsmøte Lindås IR 31. mai. Årsmøtet er utsatt til 21. juni. Dialogmøte NIF (særforbund og idrettskretser), Oslo 28. april. Helge Johnsen deltok. Fordeling spillemidler Hordaland, Hordaland fylkeskommune 10. mai. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Idrettskretsledermøte, Oslo 20. mai. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Regionsting, Norges Håndballforbund Region Vest, Bergen 21. mai. Helge Johnsen deltok. Åpning Espelandsbanen 22. mai. Helge Johnsen deltok. Møte VoFo 23. mai. Helge Johnsen deltok. Åpning Petedalsmyra 25. mai. Helge Johnsen deltok. Møte Anleggsutvalget 31. mai. Helge Johnsen, Knut Songve og Tore Alfstad deltok. Møte Idrettsavdelingen Bergen kommune ifm utarbeidelse av Idrettsplan 13. mai. Helge Johnsen og Pia Mørk Andreassen deltok. Møte Idrettsavdelingen Bergen kommune ifm utarbeidelse av Idrettsplan 1. juni. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. NIF Ledermøte, Oslo juni. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Idrettens time i kommunestyret Tysnes 14. juni. Helge Johnsen deltar. Møte ifm. Idrettscampus Bergen 17. juni. Helge Johnsen og Pia Mørk Andreassen deltar. o HMS og personell Mette Rivelsrud slutter 30. juni. Protokoll godkjent / -2016: Helge Johnsen Leder Gunn Berit Lunde Aarvik Nestleder