OR9 PROTOKOLL. TIK styremøte. Sakliste: NORGES 8DRETTSEORBUND Telemark idrettskrets

Transkript

1 PROTOKOLL NORGES 8DRETTSEORBUND Telemark idrettskrets OR9 TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr /2018 Dag: Mandag 13.juni 2016 Tid: kl Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Varamedlem Varamedlem Administrasjon: Org.sjef Geir B. Nordtveit Guri Ramtoft Siv Johanna Dalen Grete Etholm Dag Nielsen Renate Øien Hans Inge Søvik Sondre Fjelldalen Sakliste: Sak 13: Protokoll styremøte nr /2018 Sak 14: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 15: Høringsuttalelse Etablering av et «Idrettssamvirke» Sak 16: Høringsuttalelse NIF Utviklingsplaner Sak 17: Revidert TIK Budsjett 2016 Sak 18: Instruks idrettskretsstyre TIK Sak 19: Instruks organisasjonssjef TIK Sak 20: Arbeids- og delegasjonsreglement TIK Sak 21: Rolle- og ansvarsfordeling TIK styre 2016/2018 Sak 22: TIK Regnskap per mai 2016 Sak 23: Leieavtale kontorer for Idrettens Hus Telemark - Grenland Arena AS Sak 24: OLT Sørøst status og fremdrift Sak 25: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 26: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 27: Møte- og representasjonsplan vår/høst 2016

2 Vedtakssaker Sak 13: Protokoll styremøte nr /2018 Protokoll fra styremøte er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Forsla;; til vedtak fra Orjanisasionssief Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Sak 14: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av lag i Telemark idrettskrets i 2016 Opptak - nye registrerte idrettslag Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Stiftelsesdato Antall medl. Dato opptak Siljan Sportsskyttere Anita Vindheim skyting Siljan Skjærgården Klatreklubb Steffen Siljan Slåtta Klatring Bamble Pors Boksing Vidar Numme Boksing Porsgrunn N ye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Seljord Idrettslag Sykkel Kai Slokvik Seljord Idrettslag som er strøket Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Årsak Dato endring Notodden klatreklubb Olav Vangen klatring Notodden Liten aktivitet/mangel på ar Langesund og omegn seilforening Terje Christensen Seiling Bamble Liten aktivitet Grenland Marsjklubb Ragnar Svendsen Friidrett Skien Ingen medlemsfordeler Grenland Snowboardklubb Poyan Emandost Skien Lite aktivitet, anlegg og snø Særgrupper som er strøket i idrettslag Gruppas navn Leder Lagets navn Kommune /IR Årsak Dato endring Helle IF - Gym/turn Beate Knutsen Helle IF Kragerø Ingen aktivitet Forslag til vedtak fra Oruianisasionssief Tatt til orientering Tatt til orientering

3 Sak 15: Høringsuttalelse Etablering av et «Idrettssamvirke» Norges idrettsforbund viser til møtet med organisasjonssjefene 19. mai Organisasjonsavdelingen har, med støtte fra økonomiavdelingen og juridisk avdeling, utredet mulighetene for å etablere en samvirkeorganisasjon innenfor idretten. Formål: Høyere dugnadsfortjeneste til idrettslagene i Norge. Det vises til høringsbrev for ytterligere informasjon om marked og forslag til organisering. NIF ønsker tilbakemelding fra idrettskretsene på konseptet, både prinsipielle synspunkter og konkrete spørsmål. Frist: 10. juni Saken er behandlet som skriftlig saksbehandling av TIK styre. Forslag til vedtak fra Organisasionssief Høringssvar til NIF oversendes som foreslått Høringssvar til NIF oversendt som foreslått Sak 16: Høringsuttalelse NIF Utviklingsplaner Idrettskretser og særforbund har mottatt utviklingsplaner som oppfølging av Idrettspolitisk dokument (IPD). Org.leddene er bedt om å komme med innspill/kommentarer til de fire planene. Utviklingsplanene er konkretisering av tiltak knyttet til mål innenfor de ulike målgruppene. Høringsfristen til NIF er 20 juni 2016 Forslag til vedtak fra Organisasionssief Utarbeidet høringssvar til NIF oversendes som foreslått Utarbeidet høringssvar til NIF oversendes som foreslått, og administrasjonen får mandat til innarbeidelse av aktuelle innspill som fremkommer i høringsmøtene som skal avholdes i løpet av uke 24. Kommentar om tidspress og hvordan Telemark idrettskrets vil jobbe med utviklingsplanene legges inn i høringssvaret.

4 Sak 17: Revidert TIK Budsjett 2016 TIK Budsjett 2016 er revidert på bakgrunn av endrede rammebetingelser i form av økte tilskudd fra Telemark fylkeskommune, kommuner og Sparebankstiftelsen DNB til drift av AktivSkole365. Det budsjetteres totalt med et positivt resultat på kr , - som sikrer dekning av kostnader knyttet til gjennomføring av aktivitetsmoduler i AktivSkole365 - vårsemester skoleåret 2016/17. Videre er det budsjettert inn en kostnad på kr ,- for gjennomføring av «Teleidrettens festaften/hederskveld». Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Revidert budsjett 2016 vedtatt Revidert budsjett 2016 vedtatt Sak 18: Instruks idrettskretsstyret TIK NIF har utarbeidet en ny mal som instruks for idrettskretsstyrer som er oppfordret forankret med vedtak i de enkelte idrettskretsstyrene. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Instruks for TIK idrettskretsstyre vedtatt Instruks for TIK idrettskretsstyre vedtatt Sak 19: Instruks organisasjonssjef TIK NIF har utarbeidet en ny mal som instruks for organisasjonssjef som er oppfordret forankret med vedtak i de enkelte idrettskretsstyrene. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Instruks for organisasjonssjef TIK vedtatt Instruks for organisasjonssjef TIK vedtatt

5 Sak 20: Arbeids- og delegasjonsreglement TIK TIK styre vedtok 7.mars 2011 Arbeids- og delegasjonsreglement, med tilhørende rolle- og oppgavefordeling mellom idrettskretsens styre og administrasjon i TIK. I tråd med endringer av NIF 's lov og Lov for idrettskretser legges frem et revidert reglement for behandling. Forslag til vedtak fra OrLanisasionssief: Revidert Arbeid- og delegasjonsreglement for TIK per juni 2016 vedtatt Revidert Arbeid- og delegasjonsreglement for TIK bearbeides og sammenfattes til et dokument som også tar vedtatt instrukser for idrettskretsstyre og organisasjonssjef. Saken tas opp til behandling i neste styremøte. Sak 21: Rolle- og ansvarsfordeling TIK styre 2016/2018 TIK har tidligere tingperioder fordelt rolle- og ansvarsoppgaver mellom styremedlemmene. Dette som et alternativ til etablering/opprettelse av utvalg, som av erfaringer ikke har fungert optimalt. Fordelingen er ment å gi det enkelte styremedlem oppfølgingsansvar knyttet til lovpålagte oppgaver og målområder i TIK Handlingsplan , og igjen være et utgangspunkt innenfor fagområder som en sparringspartner mellom den enkelte ansatte - og styremedlem. Forslag til vedtak fra Orranisasionssief Ingen forslag Rolle- og ansvarsoppgaver fordelt ut fra fagområder. Fordeling av fadderordning til idrettsråd fordelt. Dokumentet kvalitetssikres og innordnes i tråd med målområder i TIK Handlingsplan

6 Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 22: TIK Regnskap per mai 2016 Orientering om status regnskap per mai 2016 Regnskap per mai 2016 tatt til orientering. Sak 23: Leieavtale kontorer for Idrettens Hus Telemark - Grenland Arena AS Org.sjefen har formidlet, på vegne av alle Idrettens Hus Telemark leietakere, ønske om en toårig forlengelse av leieavtale på Skagerak Arena - med de samme betingelsene - til Grenland Arena AS. Tilbakemeldingen fra Grenland Arena AS er som følger; «Grenland Arena (GA) hadde i slutten av uken styremøte og ønsket til Idrettens Hus Telemark ble der diskutert. Det er slik at styret i GA er positive til å forlenge med Idretten, men de mener GA bør få en fordel ut av å ha vist smidighet i to forlengelser med Idretten. Tilbakemelding fra styret i GA at Idretten kan forlenge på to nye år til de samme betingelser, men dersom det ikke blir noe av Olympiatoppen prosjektet i Grenland så er Idrettens Hus Telemark bundet opp på 5 år. En eventuell kontrakt blir da 2 år, men med automatisk forlengelse på ytterliggere 3 år om Olympiatopp prosjektet ikke kommer til Grenland.» Styret tar saken til orientering, og gir organisasjonssjefen mandat til å jobbe frem formuleringer i avtaletekst og betingelser som tilfredsstiller muligheten for Idrettens Hus Telemark til å gå ut av leieavtalen etter en forlengelse på to år, ved etablering av et utvidet Toppidrett-/kompetansesenter med direkte eller indirekte kobling til Olympiatoppen. Sak 24: OLT Sørøst status og fremdrift Det har vært avholdt et møte sentralt med NIF/OLT og kretsledere på Olympiatoppen 30.mai På møtet ble det diskutert status og videre fremdrift for å lande en etablering av OLT Sørøst. Oppfølgende arbeidsmøte mellom OLT og org.sjefer i BTV ble gjennomført 7.juni I dette møtet ble det fremmet forventninger og krav fra Telemark idrettskrets med utgangspunkt OLT sin innstilling og hva en campus skal inneholde av tjenester og aktivitet. Kretsleder og org.sjef informerer Styret stiller seg positiv til ny modell for etablering av OLT Sørøst. Styreleder og organisasjonssjef gis mandat til å jobbe videre og anbefale modellen for involverte samarbeidspartnere.

7 Sak 25: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. Styret Geir Guri Grete Dag Møte Olympiatoppen, Sognsvann Tema: OLT Sørøst Styrelederseminar, Fornebu Tema: Organisering, rammebetingelser, Nasjonal idrettspolitikk Åpning av Norges-Tour Volleyball i Bø Åpning Fossum IF - aktivitetspark NIF Ledermøte, Fornebu Åpning Hasselbakkene - helårsanlegg hopp Administrasjon Sondre Therese Øyvind Bjørn Møte i Forum for frivillighet og folkehelse (FFF) Tema: Status og planlegging fellestiltak høsten 2016 Møte m/skien og Porsgrunn idrettsråd Tema: Gjennomgang og tildeling søknader «Inkludering i idrettslag» NIF Ledermøte, Fornebu Dirigent Ekstraordinært ting Telemark Bedriftsidrettskrets Arbeidsmøte m/olt, Buskerud og Vestfold IK Tema: Organisering OLT Sørøst Møte m/fylkesidrettskonsulenter TFK Tema: Planlegging fellesaktiviteter høsten 2016 Møte i Fylkesaksjonskomiteen TV-aksjonen 2016 Evaluering- og planleggingsmøte AktivSkole365 Gaveutdeling Sparebankstiftelsen DNB Befaring Grenland Motorsportsenter Sunn idrett fagdag, Ullevål

8 Sak 26: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. Personal - medarbeidersamtaler Status Samordnet rapportering - idrettsregistreringen > Status Rapportering/søknader momskompensasjon varer- og tjenester Sak 27: Møte og representasjonsplan vår/høst 2016 Mote- og representasjonsplan vår/host 2016 oppdatert. Representasjonsoppgaver fordeles Møte- og representasjonsplan høsten 2016 oppdatert Merknadsfrist: fredag 24 juni 2016 Skien, 17.juni 2016 eir Berge Nordtveit Leder Grete Etholm Guri Ramtoft Nestleder ~ ~ ~ Siv Johanna Dalen S emedlem Dag ielsen Renate Øien Varamedlem ans Inge øvik ramedlem Sondre Fje1lda11en Organisasjonssjef