OØ PROTOKOLL. TIK styremøte. NORGES I DRETTSFORBUND Telemark idrettskrets eiww~o._. Sakliste

Transkript

1 NORGES I DRETTSFORBUND Telemark idrettskrets eiww~o._ OØ PROTOKOLL TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr /2019 Dag: Tirsdag 8.mai 2018 Tid: kl Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Geir B. Nordtveit Dag Nielsen Marit Brokke Veslemøy Wåle Marius Norli Hans Inge Søvik Administrasjon: Org.sjef Forfall: Varamedlem Sondre Fjelldalen Renate Øien Sakliste Vedtakssaker: Sak 1: Protokoll styremøte nr /2018 Sak 2: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 3: Revidert TIK Budsjett 2018 Sak 4: Valg av styre- og ansattrepresentant til Interimsstyret i Vestfold og Telemark idrettskretser (VTIK) Sak 5: Spillemiddelfordeling for anlegg Telemark 2018 Orientering-/diskusjonssaker: Sak 6: Oppsummering Sak 7: Regionaliseringsprosess Telemark- og Vestfold id rettskretser Sak 8: NIF Moderniseringsprosjekt Sak 9: Samordnet rapportering og søknad per Sak 10: NIF Ledermøte 2018 Sak 11: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 12: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 13: Møte og representasjonsplan vår og høst 2018

2 Vedtakssaker Sak 1: Protokoll styremøte nr /2018 Protokoll fra styremøte er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent Sak 2: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av/i lag i Telemark idrettskrets i Ingen endringer siste periode Endring av navn idrettslag N ytt navn Gammelt navn Leder Særidrett/gru Kommune /IR Stiftelsesdato Dato endring Heistad Heistad Trial kl ubb Motorsykkel klubb Kjel I Arne Jei len Motorsport Porsgrunn Nye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Gul set ldrettsforeni ng Volleybal l Svein Inge Omholt Skien Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Tatt til orientering Tatt til orientering

3 Sak 3: Revidert TIK Budsjett 2018 Etter kvalitetsoppfølging fra regnskapsfarer v/irk (Idrettens regnskapskontor) av TIK Budsjett 2018, er det meldt tilbake at Egenkapital med selvpålagt restriksjon ikke skal budsjetteres inn. Det vil si at budsjettet for 2018 skal vise et underskudd med henvisning til inndekning av avsetningene med selvpålagt restriksjon i balanseregnskapet Viser til revidert budsjett hvor inntekter er tatt ut på følgende prosjekter: Prosjekt Ungdomsutvalget: kr ,- Prosjekt Inkludering og integrering: kr ,- Prosjekt Talentutvikling og Toppidrett: kr ,- Inndekning: Ungdomslaft kompetanse- og aktivitetsutvikling Inndekning: Integrering- og inkluderingstiltak Inndekning: Teletoppen idrettskretsens talentprosjekt Forslag til vedtak fra Oruzanisasjonssjef Revidert TIK Budsjett 2018 vedtatt. Budsjettet viser et underskudd på kr ,- hvor inndekningen er avsetninger med selvpålagt restriksjon jf. TIK balanseregnskap 2017 Revidert TIK Budsjett 2018 vedtatt. Budsjettet viser et underskudd på kr ,- hvor inndekningen er avsetninger med selvpålagt restriksjon jf. TIK balanseregnskap 2017 Sak 4: Valg av styre- og ansattrepresentant til Interimsstyret i Vestfold og Telemark idrettskretser (VTIK) Interimsstyret for regionaliseringen av Vestfold og Telemark idrettskretser (VTIK) er tidligere vedtatt skal bestå av tre representanter fra de respektive idrettskretsstyrene (leder, nestleder og styremedlem). Etter ble det endringer av representanter i TIK styret, som medfører at det må velges ut et styremedlem til å supplere interimsstyret i VTIK. Representant som det skal suppleres med må jf. bestemmelsene om kjønnssammensetningen være kvinne. Videre vedtok møte i Interimsstyret 5. april 2018 at styret skal suppleres med en ansattrepresentant fra hver idrettskrets, hvis representasjonen var ønskelig fra de ansatte selv. De ansatte i TIK har selv diskutert saken, hvor både ønske om representasjon og enighet om representant er bestemt internt, her; Idrett- og utdanningskonsulent Øyvind Gonsholt. Forslaj til vedtak fra Organisasjonssjef Interimsstyret for regionaliseringen av Vestfold og Telemark idrettskretser suppleres med Veslemoy Wåle (styremedlem) og Øyvind Gonsholt (ansattrepresentant) fra Telemark idrettskrets Interimsstyret for regionaliseringen av Vestfold og Telemark idrettskretser suppleres med Veslemøy Wåle (styremedlem) og Øyvind Gonsholt (ansattrepresentant) fra Telemark idrettskrets

4 Sak 5: Spillemiddelfordeling for anlegg Telemark 2018 Telemark fylkeskommune har for 2018 valgt en endring av behandlingen og innstillingen i spillemiddelfordelingen. Telemark idrettskrets administrasjon er tatt med i arbeidet for rådmannens innstilling og prioritering av årets søknader. Dette betyr at idrettskretsen har en større medvirkning i prioriteringen og at idrettskretsens høringsinnspill i mindre grad vil kunne gå på tvers av rådmannens innstilling. Organisasjonssjefen deltok på et arbeidsmøte med fylkesidrettskonsulentene 26. april 2018, hvor fordelingsprinsipper ble diskutert og forslag til prioriteringer av søknader ble gjort. Organisasjonssjefen legger frem omforent forslag for idrettskretsens styre, som følges opp med en uttale fra idrettskretsen til den politiske behandlingen av spillemiddelfordelingen i Hovedutvalget for kultur, idrett og folkehelse 13 juni 2018 Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Fylkesadministrasjonens innstilling og prioritering av spillemiddelfordeling til anlegg 2018 støttes. Organisasjonssjefen utarbeider forslag til uttale fra Telemark idrettskrets som behandles som skriftlig saksbehandling i styret. Fylkesadministrasjonens innstilling og prioritering av spillemiddelfordeling til anlegg 2018 støttes. Organisasjonssjefen utarbeider forslag til uttale fra Telemark idrettskrets som behandles som skriftlig saksbehandling i styret.

5 Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 6: Oppfølging ble avholdt onsdag 25.april på Skagerak Arena, Skien. Vedtak er førende og forpliktende for idrettskretsens arbeid og prioriteringer ut 2018 og Styret tar en diskusjon på gjennomføringen av selve tinget og strategi for videre oppfølging. Enkel oppsummering av gjennomføringen av tinget. Foruten litt uryddig prosess i forbindelse med avstemming knyttet til et forslag til handlingsplanen, så ble tinget gjennomført effektivt og etter oppsatt plan. Oppfølging av mål og strategier i revidert handlingsplan her med utarbeidelse av tiltaksplan med prioriteringer og ansvarsfordeling tas som tema på planlagt styre- og ansattseminar i august. I denne forbindelse også fremtidig rolle, ansvar og uttalelser knyttet til vedtatt forslag om at Telemark idrettskrets skal jobbe frem en sak til Idrettstinget 2019 om at Norge skal søke et fremtidig OL. Videre forventningsavklaringer internt i styret, og mellom styret og administrasjon, når det gjelder rolle og ansvar, representasjoner, politisk påvirkning og mediehåndtering. Sak 7: Regionaliseringsprosess Telemark- og Vestfold idrettskretser Telemark og Vestfold idrettskretser har siden siste møte i Interimsstyret 5. april 2018, vært representert på innspillmoter i programkomiteene til Vestfold og Telemark Senterparti og Vestfold og Telemark Høyre. Administrasjonene i Vestfold og Telemark idrettskrets har neste møte i regionaliseringsprosessen 16.mai Neste mote i Interimsstyret er 31.mai Leder og organisasjonssjef orienterer om status og videre fremdrift i prosessen. Kort informasjon, og da spesielt til de nye i styret, om organisering, status og fremdrift i regionaliseringen av Vestfold og Telemark idrettskretser. Alle styremedlemmer har fått tilgang til prosjektportalen og kan oppdatere seg der på det som er av dokumenter knyttet til arbeidet så langt.

6 Sak 8: NIF Moderniseringsprosjekt Moderniseringsprosjektet av norsk idrett er godt i gang, med bred involvering fra idrettens organisasjonsledd. Frem til NIF Ledermote vil det avholdes 12 møter med workshoper knyttet til SWOT analyser. Resultatene av en allerede utarbeid faktabeskrivelse og workshopene, vil legge grunnlag for Idrettsstyrets forslag til mandat, prioriteringer og organisering av det videre arbeidet frem mot Idrettstinget Organisasjonssjefene har sin workshop 8.mai og idrettskretsledere skal motes 15.mai. Organisasjonssjefen oppsummerer kort sin erfaring, og styret diskuteres idrettskretsleder sitt mandat og innspill av prioriterte saker/områder til workshopen. Informasjon om erfaringer fra organisasjonssjefens deltakelse i SWOT analysen. I forkant av dette avholdt administrasjonen i TIK en intern og enkel prosess med innspill organisasjonssjefen tok med seg inn i arbeidet. Styremedlemmene oversendes oppsummeringen av organisasjonssjefenes workshop, og følger opp med innspill direkte til styreleder på aktuelle områder som man mener er viktig å ta med inn i idrettskretslederenes workshop som avholdes 15.mai Sak 9: Samordnet rapportering og søknad per Fristen for samordnet rapportering per (Idrettsregistrering) var 30. april A v totalt 304 idrettslag kreves det oppfølging av 14 idrettslag og grupper i idrettslag fra administrasjonen. P.t. har i tillegg 11 idrettslag signalisert at de enten vil melde seg ut av NIF, vurdere muligheten for sammenslåing eller oppløses/legges ned. Enkelte av idrettslagene krever at idrettskretsen overtar administrasjonen for å avklare videre fremdrift og gjennomføre årsmoter. Av totalt 304 idrettslag har 197 søkt momskompensasjon for driftsåret Av disse er 1 registrert ufullstendig og 3 avslått for manglende dokumentasjon. Siste frist her for idrettslagene er 15. august 2018 Informasjon om status for idrettsregistreringen per 30.april. 14 idrettslag som vi vet har aktivitet følges opp i løpet av mai måned for å ferdigstille eller fullføre registreringen. De 11 idrettslagene som har signalisert lite eller ingen aktivitet og som ikke oppfyller loven, vil følges opp etter fast rutine i form av brev med krav om tilbakemelding og formell prosedyre for utmelding, sammenslåing eller oppløsning.

7 Sak 10: NIF Ledermøte 2018 NIF Ledermote 2018 avholdes mai på Gardermoen. Ledermotet er representert ved idrettskretsledere og særforbundspresidenter, med Organisasjonssjefer og Generalsekretærer som inviterte observatører. Følgende saker skal opp til diskusjon og behandling; - NIFs årsberetning NIFs årsregnskap Idrettens studieforbunds årsberetning og årsregnskap Idrettspolitisk dokument - Modernisering av norsk idrett - Valg til valgkomiteen - Toppidrett og idrettslig representasjon - Økonomi som barriere - Idrettsanlegg I enkelte av sakene har, eller vil, idrettskretsen, idrettsråd og idrettslag påvirke i form av aktiv deltakelsen som høringsuttalelser eller prosessmoter. Henvisning til idrettsforbundets nettsider og link til ledermøtets saksdokumenter som allerede er sendt ut. Oppklarende diskusjon om tidligere praksis på hvordan NIF valgkomite velges. Her med to representanter, og to vara, fra idrettskretsene. Sak 11: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. Styret Geir Tokke Idrettsråd Årsmøte Høringsmøte Vestfold og Telemark Høyre programkomite Tema: Innspill om fanesaker fra idrettsorganisasjonen Guri Dag Siv Hans Inge Nome Idrettsråd Årsmøte Kragerø Idrettsråd Årsmøte

8 Administrasion Sondre Møte m/nif Breddeavdeling - Skien Tema: Status og samarbeid Møte m/fylkesidrettskonsulenter Tema: Spillemiddelfordeling Telemark 2018 NIF Lederutviklingsprogram - Oslo NIF Allmøte (Skype) Org.sjefer SWOT prosess Moderniseringsprosjektet Jurymøte Sparebanken Sør Idrettsstipend - Arendal Therese Møte m/nif Breddeavdeling - Skien Tema: Status og samarbeid NIF Allmøte (Skype) Øyvind Møte m/nif Breddeavdeling - Skien Tema: Status og samarbeid NIF - Evalueringsmøte (Skype) Tema: Lederutdanning yngre ledere NIF/NIH NIF - Fagmøte Breddeidrett (Skype) Avslutningssamlinger Aktiv365 Skien Fritidspark Prosjektgruppemøte arrangørnettverk Tema: Nettverk, aktivitet og informasjon NIF Allmøte (Skype) Stig Møte m/nif Breddeavdeling - Skien Tema: Status og samarbeid Møte m/kjøsterud skole og Åssiden (Buskerud) Tema: Samarbeid og praksis for Aktiv365 elever NIF - Fagmøte Breddeidrett (Skype) Avslutningssamlinger Aktiv365 Skien Fritidspark Møte m/strømsgodset, skoler Drammen idrettsråd og BIK Tema: Samarbeid og praksis for Aktiv365 elever NIF Allmøte (Skype)

9 Sak 12: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > Personal o Intet nytt å melde fra TIK adm. o Vestfold idrettskrets liar ansatt ny idrettskonsulent som begynner i august 2018 > Generalsekretær organisasjonssjef møter o Ukentlige Skype-møter med infosaker fra NIF sentralt som er nyttig for tett dialog. Aktuell info videreformidler styre når vurdert viktig og sentralt > Tilskudd til idrettsråd 2018 o Brev om administrative tilskudd for 2018 sendt ut. Utbetaling skjer når innrapportering av etterspurte dokumenter er mottatt. > Idrettens Hus Telemark o Mulige endringer av styre-/møterom på sikt som erstatning for de vi bruker i dag. Aktuelt i en del av den de fraflyttede lokalene i nord-østre del av bygget i 5.etg o Fotballkretsen liar leid utvidede kontorlokaler i nord-vestre del av bygget i 5.etg > Spillemiddelordningen «Inkludering i idrettslag» 2018 o Seks søknader innkommet fra Porsgrunn og Skien. En av søknadene tilfredsstiller ikke kriteriene Sak 13: Møte og representasjonsplan vår og høst 2018 Mote- og representasjonsplan vår og høst 2018 oppdatert. Representasjonsoppgaver fordeles. Plan og datoer for styremoter ut 2018 bestemmes. - Åpne representasjonsoppgaver fordelt. Marius Norli stiller på Tinn Idrettsråd årsmøte. - Sender henvendelse til Buskerud idrettskrets om de stiller med representant på vegne av de andre idrettskretsene i regionen på Norges Håndballforbund Region Sør sitt ting. - Utsendelse av «poll» for å lande datoer for styre- og ansattseminar i august måned - Neste styremøte tirsdag 19.juni (Utgår hvis ikke behov og aktuelle saker) Merknadsfrist: Tirsdag 29.mai 2018 n, 22.mai 2018 Geir Be(g Nordtveit Dag Nielsen Veslemøy Wåle Leder Nestleder Styremedlem Marit Brokke Styremedlem M S i Renate Øien i~ ns' ge Sø ondre FjellØalen Varamedlem V.. medle 1 Organisasjonssjef