Til stede: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Trude Tansø, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund og Julie Larsen

Transkript

1 Møteprotokoll Idrettskretsstyremøte nr /2019 Dato/tid: Tirsdag 12. juni 2019, kl Sted: Idrettens Hus, Sandefjord, møterom 4 Stadionveien 5 Til stede: Fra styret Fra adm. Forfall: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Trude Tansø, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund og Julie Larsen Lisbeth Danielsen Gisle Johnson Sakliste Saknummer Saksnavn Side Sak /2019: Godkjenne protokoll fra styremøte / Sak /2019: Regionalisering status og saker 3-6 Sak /2019: Vestfold idrettsgalla 2019 Ressursgruppe med idrettsrådene 7-9 Sak /2019: Mentorprogram unge leder søknad om dekking av reisekostnader ved videre oppfølging Sak /2019: Årsberetning Sak /2019: Møteplan høst Sak /2019: Representasjoner 14 Sak /2019: Orienteringssaker 15 Sak /2019: Eventuelt NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak nr.: /2019 Godkjenne protokoll fra styremøte / Protokoll fra styremøte / godkjennes uten kommentarer. Protokoll skal godkjennes før den legges ut på nettsiden. - Protokoll fra styremøte / Det framkom ingen kommentarer. et var enstemmig. 1. Protokoll fra styremøte / godkjennes uten kommentarer. Side 2 av 16

3 Sak nummer: /2019 Regionalisering status og saker 1. Vestfold idrettskrets ved styreleder ber om et ekstra interimsstyremøte i løpet av andre halvdel av august hvor kriteriene for valg av lokasjon for felles Idrettens Hus behandles og vedtas. Dette vedtaket legges til grunn for ekstern oppdragstakers arbeid med kartlegging av mulige lokasjoner. 2. Vestfold idrettskrets dekker 25% av kostnadene på idrettsindeksen for Vestfold og Telemark, og søker Vestfold fylkeskommune om å dekke 25% av kostnadene. 3. Gjennomgangen av øvrige saker knyttet til regionaliseringen på fylkes- og idrettskretsnivå tas til orientering. Bakgrunn Hvert styremøte skal inneholde denne saken fram til sammenslåing. Den skal inneholde informasjon om hva som har skjedd i fylkessammenslåingen og saker styret ønsker å ta opp med fylket eller i interimsstyret. I tillegg skal styret godkjenne eller komme med andre forslag til de vedtak interimsstyret har fattet. Interimsstyret Siden forrige møte har Interimsstyret hatt 2 møter. Protokoll fra interimsstyremøte vedlegges. Protokoll fra møte foreligger ikke i skrivende stund. På Interimsstyremøte ble det behandlet følgende saker: 69. Godkjennelse av protokoll 70. Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene 71. Fremtidig etablering av Idrettens Hus Vestfold og Telemark 72. Innstilling til valgkomité i Vestfold og Telemark idrettskrets 73. Idrettstinget 2019 aktuelle tingsaker til diskusjon 74. «Ditt og mitt Vestfold og Telemark. Et kunnskapsbilde i utvikling» 75. Orientering-/diskusjonssaker 76. Eventuelt Saker det er ønskelig å trekke fram er - Sak 71 hvor Vestfolds representanter foreslo at det benyttes en ekstern konsulent for kartlegging av mulige lokasjoner for et felles Idrettens Hus. Telemarks representanter mente at det ikke var nødvendig med ekstern konsulent, men vi klarte å omforene oss om et flertallsvedtak om at organisasjonssjefene innhenter tilbud fra eksterne oppdragstakere til å forestå prosessen knyttet til etablering av fremtidig Idrettens Hus Vestfold og Telemark og at Interimsstyret vurdere innkomne tilbud. Forslag til visjon, mål og intensjon, samt kriterier ble det så vidt snakket om, men det ble ikke gjort noe vedtak. - Sak 72 som sier at idrettskretsenes styreledere oppnevnes som ansvarlige for å lede prosessen med å engasjere personer til valgkomité for VTIK. Side 3 av 16

4 - Sak 74 - Fylkesordførerne har sendt brev til blant annet oss hvor de ber om innspill til et kunnskapsbilde for nye Vestfold og Telemark. Organisasjonssjefene fikk i oppdrag å formulere et felles innspill som styrelederne fikk til gjennomsyn før innsending. Innsendt innspill vedlegges. På Interimsstyremøte ble det behandlet følgende saker: 77. Godkjennelse av protokoll 78. Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene 79. OLT Sørøst / «Vestfold og Telemark Toppidrett» 80. Idrettsindeks for Vestfold og Telemark 81. Innkalling ekstraordinært ting / konstituerende ting 82. Logo Vestfold og Telemark idrettskrets 83. Orientering og avklaring på idrettskretsenes initiativ knyttet til lokalisering 84. Orientering-/diskusjonssaker 85. Eventuelt Saker det er ønskelig å trekke fram er - Sak 79 Saksframlegget til saken vedlegges. Forslag til vedtak ble vedtatt med unntak av punkt 3. Telemark idrettskrets har avsatt kr ,- i selvpålagte restriksjoner ved nedlegging av Teletoppen i De frasatte forslag om at disse midlene benyttes istedenfor å søke om utvidet tilskudd til Vestfold og Telemark toppidrett. Samtidig ble det poengtert at det må framkomme av informasjonen til Fellesnemda at det vil være nødvendig med økt tilskudd fra og med 2021 for å videreføre Vestfold og Telemark toppidrett som program for. - Sak 80 om at vi bestiller denne idrettsindeksen for Vestfold og Telemark. Hver av idrettskretsene sender søknad til «sin» fylkeskommune om å få dekket 25% av kostnadene for denne indeksen. Estimert pris for indeksen er kr ,- - Sak 83 Vestfold ved styreleder orienterte Interimsstyret om det lille som er gjort knyttet til arbeid rundt Idrettens Hus i Sandefjord. Telemark ved styreleder orienterte om at Telemark idrettskrets ikke har jobbet noe med lokalisering det siste året, men at det ble jobbet noe med det for inntil et år siden. - Sak 84 Orientering fra prosjektleder at USN avdeling Porsgrunn er valgt som lokasjon for avholdelse av to ekstraordinære idrettskretsting og konstituerende idrettskretsting 23. november. Frist for utsending av dokumenter til konstituerende idrettskretsting er 23. oktober Sak 85 Møteplan for høsten ble satt: o Torsdag 5. september i Skien kl o Torsdag 17. oktober i Sandefjord kl Regionalisering fylket fellesnemda Fellesnemda har hatt møte Saksdokumenter finner du her. Det var ikke saker av direkte betydning for idrettskretsene. Innspill i Interimsstyremøtet fra nestleder Geir Berge Nordtveit var at det med fordel kan spilles inn til Fellesnemda at det er ønskelig for idrettskretsen å være en del av partnerskapsarbeidet i det nye fylket. De neste møtene i Fellesnemda er planlagt avholdt juni, 20. august og 24. september. Side 4 av 16

5 Organisasjonssjefens vurdering Felles administrasjonssted for VTIK behov for ekstra interimsstyremøte for fastsettelse av kriterier Interimsstyrets sak knyttet til fremtidig felles administrativ lokalisering for Vestfold og Telemark idrettskrets, krever en del ressurser både for styret og de ansatte i en tid hvor det er viktig å få landet organisasjonen med tanke på administrativ oppgavefordeling, samarbeidsstruktur og planer, samt forberede sakene som skal fremmes på det konstituerende idrettskretstinget. hittil og prosessen rundt lokalisering har skapt en del uro og utrygghet i administrasjonen i Vestfold. Det er derfor nødvendig at vedtaket om ekstern oppdragstaker for kartlegging av mulige lokasjoner opprettholdes. Interimsstyret har så langt ikke gjort vedtak om hvilke kriterier som skal legges til grunn for denne kartleggingen. Foreløpig er det bare forslag eller arbeidsdokumenter uten konklusjoner eller vedtak som foreligger. Når det skal innhentes tilbud fra ekstern oppdragstaker, vil det være nødvendig å informere om hvilke kriterier denne skal gjøre sin kartlegging og vurdering i henhold til. Det er derfor etter organisasjonssjefens vurdering viktig at det blir gjort et vedtak i interimsstyret på hvilke kriterier som gjelder. I og med tilbud fra ekstern oppdragsgiver skal behandles i interimsstyret før avtale inngås, vil det være formålstjenlig at kriterier fastsettes, helst før, men seinest i samme møte. Neste møte i interimsstyret er fastsatt til 5. september. Arbeidet med kriterier forventes å inneholde en del diskusjoner fordi det er avdekket ulik oppfatning mellom de to idrettskretsene om hva Idrettens Hus skal inneholde og være. Det kan derfor bli snaut med tid for en ryddig og god diskusjon før vedtak fattes i et ordinært møte med andre saker på agendaen. Organisasjonssjefen mener derfor at det kan være nyttig å ha et eget møte kun med kriterier for kartlegging av administrative lokasjoner på saklisten. Før et slikt møte er det også viktig at Vestfold idrettskrets har jobbet fram det vi mener er viktige og riktige kriterier for valg av felles administrasjonssted. Idrettsindeks for Vestfold og Telemark Norges idrettsforbund har vedtatt sin anleggsstrategi hvor særforbund, idrettskretser og idrettsråd har sine oppgaver som skal gjennomføres. Idrettskretsene skal blant annet, i samarbeid med lokale idrettsråd og særforbund, utarbeide en oversikt over hvilke større anlegg som bør prioriteres i vår region. For at vi som idrettskrets skal kunne lage en slik oversikt for vår nye region, er det nødvendig med et godt kunnskapsgrunnlag. Idrettsindeksen er et nyttig verktøy for prioritering av anlegg av regional betydning. Når indeksen er laget, kan vi gå i dialog med idretten for å enes om hvor idretten selv mener det er nødvendig å bygge anleggene. Det gir oss et tydelig mandat, og en mulighet for å få realisert nødvendige anlegg. - Lenke til fellesnemdas saksdokumenter - Protokoll fra Interimsstyremøte Innkalling og sakliste til Interimsstyremøte (i og med protokollen ikke foreligger) - Protokoll fra Interimsstyremøte (håper den er ferdig til styremøtet vårt) - Saksframlegg sak 79 OLT Sørøst - «Vestfold og Telemark toppidrett» - Felles innspill fra idrettskretsene i Vestfold og Telemark til «Mitt og ditt Vestfold og Telemark. Et kunnskapsbilde i utvikling» Side 5 av 16

6 Det framkom forslag til korrigert punkt 1.: 1. Vestfold idrettskrets ved styreleder ber om et ekstra interimsstyremøte i løpet av andre halvdel av august hvor kriteriene for valg av lokasjon for felles Idrettens Hus behandles og vedtas. Administrasjonen ved begge organisasjonssjefene legger fram et forslag til mandat og kriterier som etter forutgående behandling i idrettskretsenes styrer legges fram for interimsstyret til behandling innen utgangen av august. et legges til grunn for ekstern oppdragstakers arbeid med kartlegging av mulige lokasjoner. et var enstemmig. 1. Vestfold idrettskrets ved styreleder ber om et ekstra interimsstyremøte i løpet av andre halvdel av august hvor kriteriene for valg av lokasjon for felles Idrettens Hus behandles og vedtas. Administrasjonen ved begge organisasjonssjefene legger fram et forslag til mandat og kriterier som etter forutgående behandling i idrettskretsenes styrer legges fram for interimsstyret til behandling innen utgangen av august. et legges til grunn for ekstern oppdragstakers arbeid med kartlegging av mulige lokasjoner. 2. Vestfold idrettskrets dekker 25% av kostnadene på idrettsindeksen for Vestfold og Telemark, og søker Vestfold fylkeskommune om å dekke 25% av kostnadene. 3. Gjennomgangen av øvrige saker knyttet til regionaliseringen på fylkes- og idrettskretsnivå tas til orientering. Side 6 av 16

7 Sak nummer: /2019 Vestfold idrettsgalla ressursgruppe med idrettsrådene 1. Det opprettes en ressursgruppe med følgende oppgaver: a. Motivering til og påminnelser om nominering av kandidater til de ulike priskategoriene b. Motivering til og påminnelser om å stemme på årets ildsjel og folkets utøver c. Motivering til og påminnelser om å melde seg på årets lokale idrettsgalla 2. Idrettsrådene inviteres til å delta i ressursgruppa med én person. 3. Ressursgruppas medlemmer holdes orientert om hvilke nominasjoner det er kommet innenfor eget idrettsråds område med den hensikt å følge opp idrettslagene og andre slik at det kommer nominasjoner. 4. Ressursgruppas arbeid koordineres av en administrativ ressurs. 5. Idrettsrådene hver for seg sørger for å enes om hvilken at foreslåtte ildsjel-kandidater innenfor sitt idrettsrådsområde som blir den ildsjel-nominerte som publikum kan stemme på. Bakgrunn Idrettskretsstyrets medlemmer mottok e-post fra Lasse Andreassen som sendte på vegne av idrettsrådene i Larvik, Sandefjord, Færder, Horten, Holmestrand og Tønsberg stilte spørsmål rundt organisering av arbeidet med Vestfold idrettsgalla 2019 og kritiserte manglende eller sein informasjon, samt kritikk av valg av Oslofjord Convention Center som arrangementssted. Styreleder Per-Eivind Johansen sendte avsenderne av e-posten en innkalling til et avklaringsmøte På møtet deltok fra idrettsrådene: Taran Abrahamsen for Tønsberg idrettsråd, Linde Bratterud for Sandefjord idrettsråd, Gro Gulliksen for Færder idrettsråd. I tillegg deltok initiativtaker Lasse Andreassen (tidligere leder for Horten idrettsråd). Fra Vestfold idrettskrets deltok Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Madeleine Nilsen og Lisbeth Danielsen. Referat fra møtet vedlegges. Det samme gjøres med mottatt e-post og e-post med innkalling til møte. Idrettskretsstyret vedtok i sitt styremøte 15. januar 2019 prosjektplanen for Vestfold idrettsgalla Prosjektplanen vedlegges. I styremøtet 6. mars 2019 vedtok idrettskretsstyret at OCC velges som arrangementssted for Vestfold idrettsgalla 2019 og jubileumsarrangement for Vestfold idrettskrets 100 år. Side 7 av 16

8 Organisasjonssjefens vurdering Vestfold idrettsgalla og vårt 100års-jubileumsarrangement er store og viktige arrangement som det er ønskelig og nødvendig at vi har stor støtte i organisasjonen om, samt høy deltakelse fra. Idrettsrådene er viktige ressurser både med tanke på kunnskap om idretten i eget område, og deres mulighet til å motivere og påvirke til nominasjon og deltakelse. Møtet ga oss en mulighet til å få en avklaring med idrettsrådene med tanke på samarbeid rundt idrettsgallaen og jubileumsarrangementet. I og med idrettsrådene oppga behov for og ønske om å være tettere på i nomineringsprosessen for å kunne motivere idrettslagene i eget område til å nominere sine kandidater i de ulike priskategoriene, ser jeg det som en god løsning å opprette en ressursgruppe hvor dialogen og samarbeidet med idrettsrådene blir tettere. Både idrettskretsen og idrettsgallaen er tjent med at samarbeidet med idrettsrådene er godt og tett. Med bakgrunn i prosjektplanen som sier at idrettsrådene skal inngå i organiseringen som «Andre ressurser», og positiv mottakelse av forslaget fra de frammøtte idrettsrådene i avklaringsmøtet foreslås opprettelse av ressursgruppa. - Referat fra møte E-post av fra Lasse Andreassen på vegne av flere idrettsråd - E-post av fra Per-Eivind Johansen med innkalling til møte - Prosjektplan Vestfold idrettsgalla 2019 Styreleder orienterte om Vestfold fylkeskommunes Hovedutvalget for kultur, idrett og folkehelse (HKIF) behandling av vår søknad om tilskudd til idrettsgalla og 100års-jubileum. HKIF vedtok å gi oss et tilskudd på kr ,-. Det ble også orientert om at det var noe debatt rundt valg av sted. Under behandlingen framkom det et justert forslag til vedtak: 1. Vestfold idrettskrets tar kontakt med NIF om juridisk bistand til å gjøre undersøkelser om det er formelle innvendinger sett fra idrettens ståsted å benytte seg av Oslofjord Convention Center. 2. Det opprettes en ressursgruppe for Vestfold idrettsgalla 2019 med følgende oppgaver: a. Motivering til og påminnelser om nominering av kandidater til de ulike priskategoriene b. Motivering til og påminnelser om å stemme på årets ildsjel og folkets utøver c. Motivering til og påminnelser om å melde seg på årets lokale idrettsgalla d. Andre oppgaver etter oppdrag fra styringsgruppa 3. Alle idrettsrådene inviteres til å delta i ressursgruppa med én person. 4. Ressursgruppa velger ut én person som tiltrer styringsgruppa når saker om Vestfold idrettsgalla behandles. 5. Ressursgruppas medlemmer holdes orientert om hvilke nominasjoner det er kommet innenfor eget idrettsråds område med den hensikt å følge opp idrettslagene og andre slik at det kommer nominasjoner. 6. Ressursgruppas arbeid koordineres av en administrativ ressurs. 7. Idrettsrådene hver for seg sørger for å enes om hvilken at foreslåtte ildsjel-kandidater innenfor sitt idrettsrådsområde som blir den ildsjel-nominerte som publikum kan stemme på. Side 8 av 16

9 et var enstemmig. 1. Vestfold idrettskrets tar kontakt med NIF om juridisk bistand til å gjøre undersøkelser om det er formelle innvendinger sett fra idrettens ståsted å benytte seg av Oslofjord Convention Center. 2. Det opprettes en ressursgruppe for Vestfold idrettsgalla 2019 med følgende oppgaver: a. Motivering til og påminnelser om nominering av kandidater til de ulike priskategoriene b. Motivering til og påminnelser om å stemme på årets ildsjel og folkets utøver c. Motivering til og påminnelser om å melde seg på årets lokale idrettsgalla d. Andre oppgaver etter oppdrag fra styringsgruppa 3. Alle idrettsrådene inviteres til å delta i ressursgruppa med én person. 4. Ressursgruppa velger ut én person som tiltrer idrettskretsstyret når den fungerer som styringsgruppe for Vestfold idrettsgalla. 5. Ressursgruppas medlemmer holdes orientert om hvilke nominasjoner det er kommet innenfor eget idrettsråds område med den hensikt å følge opp idrettslagene og andre slik at det kommer nominasjoner. 6. Ressursgruppas arbeid koordineres av en administrativ ressurs. 7. Idrettsrådene hver for seg sørger for å enes om hvilken at foreslåtte ildsjel-kandidater innenfor sitt idrettsrådsområde som blir den ildsjel-nominerte som publikum kan stemme på. Side 9 av 16

10 Sak nummer: /2019 Mentorprogram unge ledere søknad om dekking av reisekostnader ved videre oppfølging 1. Søknad fra Madeleine Nilsen om å få dekket reisekostnader til og fra møter med mentor innvilges ut Kostnadene dekkes opp fra Ungdomsutvalgets budsjett Bakgrunn Madeleine Nilsen har i perioden høst 2018-vår 2019 deltatt i mentorprogrammet for unge ledere i NIFs og Norges Studentidrettsforbunds regi. Mentorprogram for unge ledere ble første gang gjennomført i perioden høst 2018 til vår Som 1 av til sammen 20 deltakere (10 fra Norges Studentidrettsforbund og 10 via Norges idrettsforbund) deltok Madeleine Nilsen. Programmet er vedtatt videreført i hvor 20 nye kan søke om deltakelse i programmet. Organisasjonssjefens vurdering Det er ønskelig at unge tillitsvalgte i idretten får den støtten som behøves for å utvikle seg videre. Når det er mulig for Madeleine Nilsen og få videre oppfølging av sin mentor gjennom mentorprogrammet for unge ledere, er det riktig å gi den lille økonomiske støtten som trengs for å gjennomføre møter med sin mentor. Madeleine Nilsen er leder av ungdomsutvalget i idrettskretsen, og vil kunne bruke sin egenutvikling til det beste for dette arbeidet og som styremedlem i idrettskretsen. Likevel kan vi ikke gi tilsagn til støtte ut over 2019 i og med at regionaliseringen trer i kraft fra og med E-post av fra Madeleine Nilsen med søknad om dekking av reisekostnader. Det kom ingen nye forslag til vedtak. et var enstemmig. 1. Søknad fra Madeleine Nilsen om å få dekket reisekostnader til og fra møter med mentor innvilges ut Kostnadene dekkes opp fra Ungdomsutvalgets budsjett Side 10 av 16

11 Sak nummer: /2019 Årsberetning Forslag til struktur og oppbygging av årsberetningen godkjennes. 2. Sluttføring og godkjennelse av idrettskretsens årsberetning for 2018 behandles via e- postdialog innen 24. juni Bakgrunn Vestfold idrettskrets skal hvert år skrive og vedta en årsberetning. Denne skal underskrives og danner grunnlag for revisors beretning, og for utbetaling av resterende rammetilskudd fra Norges idrettsforbund. Organisasjonssjefen har undersøkt hvordan de ulike kretsenes årsberetninger ser ut og hvilket innhold disse har i forhold til den vi har hatt de siste årene. Det er store variasjoner, men også en del likheter. Arbeidet har vært tidkrevende, og er per dags dato ikke ferdigstilt. Det er satt opp et forslag til struktur, samt en opplisting av hovedtema og undertema. Dette er det styret får til vurdering. Forslag vedlegges saken. Forrige årsberetning vedlegges som informasjon til styret. Organisasjonssjefens vurdering Organisasjonssjefen har et ønske om å stramme opp både innhold, struktur og utseende på idrettskretsens årsberetning. Dette for å gjøre den tydeligere i informasjonen om hva som har skjedd gjennom året, og dermed mer lesbar. - Forslag til årsberetningens forside, struktur, innholdsfortegnelse og utseende for Årsberetning Årsberetning for et var enstemmig. 1. Forslag til struktur og oppbygging av årsberetningen godkjennes. 2. Sluttføring og godkjennelse av idrettskretsens årsberetning for 2018 behandles via e- postdialog innen 24. juni Side 11 av 16

12 Sak nummer: /2019 Møteplan høst Det gjennomføres følgende møter for idrettskretsens styre høsten a. Onsdag 21. august - Arbeidsmøte med felles middag for styret og administrasjonen b. Onsdag 18. september Idrettskretsstyremøte c. Tirsdag 15. oktober Idrettskretsstyremøte (siste før sakliste til ekstraordinært idrettskretsting 23. november sendes ut, og siste før idrettsgallaen og jubiléet) d. Onsdag 13. november Idrettskretsstyremøte siste forberedelser til kretstingene e. Fredag 6. desember Felles møte for styret og administrasjonen siste møte? Bakgrunn Vi trenger å fastsette høstens møteplan. Det er tatt utgangspunkt i tidsplanen fram mot de ekstraordinære idrettskretstingene som skal gjennomføres 23. november og møteplan for interimsstyret. Organisasjonssjefens vurdering Som følge av at sommeravslutningen for styret og administrasjonen i juni utgår, foreslås det et arbeidsmøte med etterfølgende middag i august. Videre er det nødvendig for framdriften og forberedelsen til de ekstra ordinære idrettskretstingene å ha noen møter for behandling av saker. Siden dette er Vestfold idrettskrets sitt siste år som egen idrettskrets, er det ønskelig å ha en god og hyggelig avslutning for både styret og administrasjonen. - Ingen vedlegg De ulike deltakerne i styret sjekket ut egne kalendere og det ble noen justeringer på møtedatoer. et var enstemmig. 1. Det gjennomføres følgende møter for idrettskretsens styre høsten a. Onsdag 14. august - Arbeidsmøte med felles middag for styret og administrasjonen b. Onsdag 18. september Idrettskretsstyremøte c. Mandag 21. oktober Idrettskretsstyremøte (siste før sakliste til ekstraordinært idrettskretsting 23. november sendes ut, og siste før idrettsgallaen og jubiléet) d. Onsdag 13. november Idrettskretsstyremøte siste forberedelser til kretstingene e. Torsdag 5. desember Felles møte for styret og administrasjonen siste møte. Side 12 av 16

13 Sak nummer: /2019 Representasjoner 1. Madeleine Nilsen representerer idrettskretsen på Kjose ILls 100års-markering 15. juni. 2. På kretsledermøtet i Harstad deltar kretsleder Per-Eivind Johansen og organisasjonssjef Lisbeth Danielsen. 3. På møtet med idrettsrådene på Idrettens Hus, deltar Per-Eivind Johansen og andre fra styret som har anledning. Bakgrunn Hver høst er det et kretsledermøte fra fredag til søndag. Det er ønskelig at minimum kretsleder og organisasjonssjef deltar. På kretsledermøtet i mai ble det valgt en ny programkomite for kretslederne. Denne består av kretsleder for Oslo, Rogaland og styremedlem fra Oppland. Kretsleder i Rogaland er leder for komiteen. På kretsledermøtet i mai på Gardermoen, ble det lansert et forslag om å ha kretsledermøtet i Harstad i løpet av september. Programkomiteen har diskutert saken og valgt å lande på datoen og stedet. 19. juni er det invitert til dialogmøte med idrettsrådene. Det er hensiktsmessig at styrets leder, samt de styremedlemmene som har anledning, møter. Kjose idrettslag fyller 100 år i Vi er invitert til å delta på et arrangement lørdag 15. juni. Madeleine Nilsen har sagt seg interessert i å representere. Organisasjonssjefens vurdering Ingen ytterligere vurdering. - Ingen vedlegg et var enstemmig. 1. Madeleine Nilsen representerer idrettskretsen på Kjose ILls 100års-markering 15. juni. 2. På kretsledermøtet i Harstad deltar kretsleder Per-Eivind Johansen og organisasjonssjef Lisbeth Danielsen. 3. På møtet med idrettsrådene på Idrettens Hus, deltar Per-Eivind Johansen og andre fra styret som har anledning. Side 13 av 16

14 Sak nummer: /2019 Orienteringssaker 1. Informasjonen tas til orientering. Bakgrunn Hvert møte skal inneholde orienteringssaker. Faste saker er «Ungdomsutvalget orienterer», og «Gjennomførte representasjoner». 1. Ungdomsutvalget orienterer Madeleine og Julie orienterer fra ungdomsutvalgets arbeid siden sist. Planlegger møte i løpet av juni hvor planer for høsten legges. 2. Gjennomførte representasjoner o Telemark og Vestfold skikretsting Trude Tansø representerte på kretstinget til TVSK 11. mai i Skien. Hun orienterte kort fra kretstinget. 3. Fordeling av regionale fagkonsulenter paraidrett fra 2020 NIF har gjennomført et arbeid for å fordele ressursene slik at alle idrettskretsene for en fagkonsulent paraidrett i 50% stilling eller mer. Vestfold og Telemark idrettskrets får 100% stilling. Det innebærer at vår fagkonsulent beholder sin 100%-stilling. Det vil bli tildelt midler fra NIF både til stillingen og som aktivitetstilskudd. 4. Idrettens skal! Det gjennomføres en administrativ innspillsrunde på hva som bør med i «Idretten skal!» for temaområdene: «Livslang idrett» og «Bedre idrettslag». Innspillende samles og danner grunnlag for et høringsdokument som sendes ut til politisk behandling i organisasjonen. Lisbeth Danielsen er forespurt, og har takket ja til, å delta i en redaksjonskomité for «Livslang idrett». Organisasjonssjefens vurdering Ingen ytterligere vurderinger - Para 2019 Fordeling av regionale fagkonsulenter fra 2020 et var enstemmig. 1. Informasjonen tas til orientering. Side 14 av 16

15 Sak nummer: /2019 Eventuelt Ingen forslag til vedtak Bakgrunn Hvis du har noen saker under eventuelt, meldes de inn i starten av møtet. Ingen saksopplysninger - Ingen vedlegg Mentorprogram for unge ledere ny søknadsrunde frist 16. august Positiv til å støtte en deltaker på mentorprogrammet. Organisasjonssjefen får fullmakt til å velge ut aktuell kandidat etter søknad. Felles valgmøte med Telemark Per-Eivind snakker med styreleder i Telemark og spør. Forslag til dato 7. august. Mentorprogram for unge ledere Julie forespurte om invitasjon til påmelding til nytt mentorprogram for ledere. Er det aktuelt å gi støtte til noen kandidater fra oss. Fristen for påmelding er 16. august. Organisasjonssjefen fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Vestfold idrettskrets dekker utgifter til én person knyttet til deltakelse på mentorprogram for unge ledere 2019/2020. Organisasjonssjefen får fullmakt til å velge ut aktuell kandidat for deltakelse på mentorprogrammet, ved eventuelle søknader. et var enstemmig. Valgmøte med kandidater til fylkestinget for Vestfold og Telemark Organisasjonssjefen foreslo at idrettskretsen inviterer foreslåtte kandidater fra de ulike partiene til fylkestinget for Vestfold og Telemark. Det ble diskusjon rundt datoer og om det kom forslag om å forespørre Telemark om å ha et felles valgmøte. Side 15 av 16

16 1. Vestfold idrettskrets dekker utgifter til én person knyttet til deltakelse på mentorprogram for unge ledere 2019/2020. Organisasjonssjefen får fullmakt til å velge ut aktuell kandidat for deltakelse på mentorprogrammet, ved eventuelle søknader. 2. Vestfold idrettskrets inviterer kandidater til fylkestingsvalget for Vestfold og Telemark til idrettens valgmøte 7. august i Vestfold. Styreleder Per-Eivind forespør Telemark idrettskrets ved styreleder om det er interessant å ha et felles valgmøte. Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Trude Tansø Styremedlem Madeleine Nilsen Styremedlem Cecilie Lund Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Julie Larsen Varamedlem Gisle Johnson Varamedlem Side 16 av 16