Styremøte / Protokoll Onsdag 26. september 2018 kl på Idrettens Hus, Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll Onsdag 26. september 2018 kl på Idrettens Hus, Sandefjord Til stede: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Trude Tansø, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund og Julie Larsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Gisle Johnson. Saker Sak 37/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / Sak 38/18-19: Sak 39/18-19: Sak 40/18-19: Sak 41/18-19: Sak 42/18-19: Sak 43/18-19: Sak 44/18-19: Sak 45/18-19: Sak 46/18-19: Sak 47/18-19: Regionaliseringsprosessen Høring Strategisk kultur- og idrettsplan 100års-jubileum ramme for arrangement og budsjett Vestfold idrettsgalla 3. november orientering, deltakelse, inviterte gjester Tilbud om oppgradering av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus Nasjonal idrettsgalla 5. januar deltakelse Modernisering av norsk idrett presentasjon av ulike organisasjonsmodeller drøfting og plan for involvering av organisasjonen. Møte med stortingsbenken tema og tidspunkter Orienteringssaker Eventuelt NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 37/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / Protokollen er lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Protokollen skrives under på styremøtet. De som ikke var til stede i møtet skriver under som sett. Protokoll fra styremøte / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Protokoll fra styremøte / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Sak 38/18-19: Regionaliseringsprosessen Det er avholdt interimsstyremøte på Oslofjord Convention Center. Temakomiteen har også hatt møte. Det er avtalt møte med temakomiteen 23. november. Informasjon tas til orientering. Informasjon tas til orientering. Sak 39/18-19: Høring Strategisk kultur- og idrettsplan Vestfold fylkeskommune har sendt oss Strategisk kultur- og idrettsplan til høring. Frist er 1. oktober. Høringsdokumentet var tilgjengeliggjort for styret i forkant. Det samme innspill til høringen. Strategisk kultur- og idrettsplan skal gjelde for perioden Vestfold idrettskrets sender inn høring i tråd med innspillene og det som kom fram under behandlingen i møtet. Vestfold idrettskrets sender inn høring i tråd med innspillene og det som kom fram under behandlingen i møtet. Side 2 av 8

3 Sak 40/18-19: 100års-jubileum ramme for arrangement og budsjett og informasjon om status 27. april 2019 er Vestfold idrettskrets 100 år. VIK ønsker å markere denne dagen med en jubileumsfeiring. Det er satt ned en arbeidsgruppe for å utarbeide et forslag til en slik markering. Arbeidsgruppen består av Per-Eivind Johansen, Madeleine Nilsen, Camilla Nilsen og Line Berre Paulsen Arbeidsgruppen har så langt hatt 3 møter og har foreløpig kommet frem til disse forslagene til ramme for et arrangement: Tema Idrettens historie og betydning i Vestfold Tidspunkt 27. april 2019 kl / /18.00 (4 timer) For hvem Vi tenker et arrangement som er til for idrettslagene. Andre forslag til gjester: - Idrettspresidenten Tom Tvedt (har takket ja) og generalsekretær Karen Kvalevåg - Fylkesordføreren + ordfører i vertskommunen Larvik, - Fylkeskommunen, kulturdirektør og leder i utvalget - Aktive profilerte(?) idrettsutøvere i Vestfold - Unge utøvere + ungdomsutvalget - Idrettsrådene - Innehavere av Vestfold idrettskrets hedersmerke - Tidligere styreledere - Telemark idrettskrets Sted Farris Bad i Larvik Servering Velkomstdrink (alkoholfri) Mingle tapas Kaffe, te og frukt er tilgjengelig hele dagen Tidsramme program Konferansier Noen forslag presentert Budsjettet vil avhenge av antall gjester. Budsjettforslag basert på ulikt antall deltakere ble presentert. Arbeidsgruppen ønsket tilbakemelding på følgende punkter: - Innspill til rammer for arrangementet som tidspunkt, gjester, sted, konferansier - Budsjettramme. Hvilke rammer kan vi jobbe videre med? Arbeidsgruppen for 100års-jubileet får styrets tilslutning til forslag til arrangementsramme. Det settes av en ramme på kr ,- i budsjett for 2019 til 100års-jubileet. Det søkes om tilskudd fra Vestfold fylkeskommune. Arbeidsgruppen for 100års-jubileet får styrets tilslutning til forslag til arrangementsramme. Det settes av en ramme på kr ,- i budsjett for 2019 til 100års-jubileet. Det søkes om tilskudd fra Vestfold fylkeskommune. Side 3 av 8

4 Sak 41/18-19: Vestfold Idrettsgalla 3. november orientering, deltakelse, inviterte gjester Vestfold Idrettsgalla avholdes 3. november. Administrasjonen vil orientere om status. Styrets medlemmer må bestemme seg for om de ønsker å delta på arrangementet, og vi trenger å bestemme hvem vi inviterer på vår regning. Informasjon om status tas til orientering. Styrets medlemmer og administrasjonen inviteres til å delta på idrettsgallaen. I tillegg inviteres de som innehar Vestfold idrettskrets hedersmerke, klubbveiledere og kurslærere. Vestfold idrettskrets dekker maten. Hver enkelt må selv betale for drikke. Informasjon om status tas til orientering. Styrets medlemmer og administrasjonen med følge inviteres til å delta på idrettsgallaen. I tillegg inviteres de som innehar Vestfold idrettskrets hedersmerke, klubbveiledere og kurslærere med følge. Vestfold idrettskrets dekker maten og alkoholfri drikke til maten. Sak 42/18-19: Tilbud om oppgradering av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus I flere tiår har mangel på aircondition vært en stor utfordring når det har vært sommer og varmt. Temperaturene har kommet opp i langt over 30 grader, og i noen tilfeller tett opp mot 40 grader. Det er tidvis helt uutholdelige forhold, som gjør det vanskelig å jobbe konsentrert og effektivt. Flere har valgt å jobbe hjemmefra i disse periodene. Styret vedtok tidligere i år at det skulle innhentes tilbud for å løse denne utfordringen. Vi har benyttet Strand Entreprenør AS v/dag Arild Wilberg, som leier kontorer hos oss i 1. etasje. De har innhentet et tilbud med en løsning som er ny og vil gi oss både den varmen vi trenger og den kjølingen som vi trenger. Løsningen krever mindre bygningsmessige endringer i 2. etasje. Hvert kontor og møterom utstyres med en varmepumpe. Løsningen vil sørge for betydelige reduksjon av strømutgifter på vinteren, men noe høyere strømkostnader på sommeren. Alt i alt forventes det en redusert kostnad i strømforbruk. Totalsummen i tilbudet er på kr inkl. mva. Tilbudet i sin helhet vedlegges saklisten. Styret gir organisasjonssjefen fullmakt til å bestille i henhold til tilbudet og igangsette arbeidet med oppgradering av ventilasjonsanlegget. Styret gir sin tilslutning til å investere i oppgradering av ventilasjonsanlegget i tråd med tilbudet. Organisasjonssjefen innhenter et konkurrerende tilbud før det besluttes hvilket som velges. Styret gir leder i samråd med organisasjonssjefen fullmakt til å treffe beslutningen. Saken bringes deretter inn for interimsstyret for endelig beslutning. Side 4 av 8

5 Sak 43/18-19: Nasjonal idrettsgalla 5.januar - deltakelse Idrettsgalla 2019 avholdes i Stavanger 5. januar. Et vedtak i interimsstyret innstiller på at det legges opp til at hele administrasjonen og styret i hver av idrettskretsene reiser og deltar på Idrettsgallaen. Det foreslås å reise på morgenen/formiddagen fredag 4. januar og retur på søndag 6. januar. Fredag benyttes til felles faglig samling og sosialisering i tillegg til at vi deltar på seminar tilhørende gallaarrangementet. Estimert pris for reise med fly tur/retur, hotellopphold middag fredag kveld og gallabillett er kr ,- per person. Styret og administrasjonen består av totalt 12 personer. Det betyr en kostnad på kr ,-. Vedtaket i interimsstyret inkluderte også at prosjektlederen for regionaliseringen av Vestfold og Telemark fylkeskommune; Jan Sivert Jøsendal inviteres som vår felles gjest. Styret og administrasjonen inviteres til å delta på Idrettsgallaen. Styret støtter at Jan Sivert Jøsendal inviteres som vår felles gjest. Det gis anledning til at styret og administrasjonen tar med seg ledsager på egen regning. Sak 44/18-19: Moderniseringen av norsk idrett presentasjon av ulike organisasjonsmodeller drøfting av plan for involvering av organisasjonen. Norges idrettsforbund har lagt fram et forslag til tre alternative modeller for fremtidig organisering av norsk idrett. Arbeidet er satt i verk som en følge av Tingvedtaket paragraf 7.1 og er forankret i funnene fra SWOT-analyser og faktabeskrivelse utarbeidet av organisasjonen våren Alle modellene er utarbeidet med overordnende prinsipper for hvordan organisasjonen kan effektiviseres, beslutningsevnen styrkes og hvordan flere ressurser skal kunne frigjøres til mer idrettslig aktivitet. Modellene danner et godt utgangspunkt for videre debatt. Felles for alle modeller: Felles for alle modellene er blant annet å sikre anvendelse av spisskompetanse i hele organisasjonen gjennom en formalisert teamorganisering for oppfølging av prioriterte fagområder både nasjonalt og regionalt. Det skal utvikles sterke fellestjenester, blant annet gjennom digitalisering. Roller og ansvar skal tydeliggjøres for de enkelte organisasjonsleddene og det skal utvikles tydeligere mål og prinsipper for oppfølging. Sammensetningen av Idrettstinget foreslås uendret, men avholdes annethvert år, med halve styret på valg. Det foreslås færre styremedlemmer på nasjonalt og regionalt nivå, med tak på antall perioder. Styremandatet ønskes også mer spisset med tydelig ansvarsfordeling mellom styret og administrasjonen. Det skal være like regler på tvers av fellesidrettslige kretser/regioner for representasjon på krets/regionsting. Antall særkretser har et øvre tak etter antall fellesidrettslige kretser/regioner. Idrettsrådene samles i soner som gjenspeiler strukturen for interkommunale regionsråd, samt egne idrettsråd i større byer. Side 5 av 8

6 Særskilt for hver modell: I modell 1 vil særforbund stimuleres ved hjelp av incentiver til å samarbeide for å effektivisere, mens antall kretser vil være lik den pågående regionaliseringen, det vil si 11, og systemet for politisk styring i særforbund og krets vil bestå. I modell 2 vil antall kretser reduseres til syv større fellesidrettslige regioner. Organisasjonssjefene får en tydeliggjort rapporteringslinje til Norges idrettsforbund. Antall særforbund reduseres med en tredjedel, og i tillegg samles flere i større fellesadministrative enheter/allianser. Særforbund stimuleres ved bruk av ulike incentivordninger. Olympiatoppen følger den fellesidrettslige regionale organiseringen, men økonomi, øvrige rammebetingelser og prioriteringer styres fra Olympiatoppen sentralt. I modell 3 vil antall særforbund halveres og med flere fellesadministrative allianser. For kretsene foreslås det som i modell 2 en reduksjon til syv idrettsregioner, men uten egne styrer. Idrettsregionene avvikles derfor som juridiske uavhengige enheter og organisasjonssjefene rapporterer direkte til NIF. Politisk involvering fra regionene drives gjennom regionrepresentanter valgt til Idrettstinget. Se hele presentasjonen av modellene på NIFs nettside her Vedlegg: - Rapport: Forslag til tre alternative modeller for fremtidig organisering av norsk idrett - Presentasjon Forslag til tre alternative modeller til fremtidig organisering av norsk idrett Saken skal ikke opp til beslutning, men drøftes i møtet og det må legges opp til en plan for involvering av organisasjonen. Idrettsstyret vil sende ut et forslag til høring 26. oktober. Høringsfristen er satt til å være 2. desember. Idrettsstyret vil behandle saken i styremøtet 13. desember. Vi trenger å fastsette datoer for dialogmøte med organisasjonen og ekstra styremøte for behandling av høringen. Det vil samtidig være høring for Idrettspolitisk dokument. Organisasjonssjefen tar drøftingen med i videre planlegging av behandling av saken. Det legges opp til et samarbeid med Telemark idrettskrets hvor organisasjonen involveres i løpet av november, slik at kretsstyret kan behandle høringsforslaget innenfor fristen 2. desember. Saken utsettes til neste møte. Side 6 av 8

7 Sak 45/18-19: Møte med Vestfoldbenken på Stortinget tema og tidspunkter Vi har flere saker det vil være fornuftig å få Vestfoldbenken på Stortinget i tale på. De settes sammen 1. oktober, og det er hensiktsmessig å finne en dato etter dette, men ikke så langt ut i oktober, og før budsjettet behandles. Forslag til saker å ta opp: - Momskompensasjon for anlegg for frivilligheten på lik linje med det offentlige endring til rettighetsbasert på lang sikt og på kort sikt; sørge for at det blir 100% kompensasjon for Det er foreløpig 94%. De manglende 6% innebærer for idrettslagene i Sandefjord kr ,- - Anleggspolitikk - Enerettsmodellen - AlleMED Idrettsglede for alle? står utenfor og vil inn, men har ikke råd. Vestfold idrettskrets inviterer inn Vestfoldbenken på Stortinget i løpet av oktober for å snakke om de aktuelle temaene. Per-Eivind og Lisbeth tar kontakt og avtaler dato. Vestfold idrettskrets inviterer inn Vestfoldbenken på Stortinget så snart som mulig for å snakke om de aktuelle temaene. Per-Eivind og Lisbeth tar kontakt og avtaler dato. Sak 46/18-19: Orienteringssaker - Verdiseminar 9. oktober på Scandic Park Hotel, Sandefjord Vestfold idrettskrets inviterer til verdiseminar 9. oktober kl på Scandic Park Hotel, Sandefjord. Program Sosiale medier, virkelighetsoppfatning og Doping Maha Kamran, fagrådgiver i Antidoping Norge Seksuell trakassering Per Tøien, idrettspolitisk rådgiver Norges idrettsforbund Doping angår det oss Siri Bynke, rådgiver i Antidoping Norge Lokal mobilisering mot doping i Sandefjord kommune Edward Whyte, SLT koordinator Sunn idrett kosthold og ernæring Morten Mørland, ernæringsfysiolog og rådgiver Sunn idrett og Olympiatoppen Plenumssesjon - Personalsamling Norges idrettsforbund november i Drammen - Vedtak i Idrettsstyret: Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité støtter verken WADAs vedtak eller oppmykingen av WADAs opprinnelige vilkår for RUSADAs gjeninntreden som nasjonalt russisk antidopingbyrå. Les vedtaket på idrettsforbundet.no: - NM-veka film Side 7 av 8

8 Orienteringssakene tas til orientering. Orienteringssakene tas til orientering. Sak 47/18-19: Eventuelt Innendørs hoppbakke i Skiberg i Hof Per-Eivind har deltatt på møte hvor prosjektet ble presentert. Norges skiforbund var også representert på møtt. Prosjektgruppa ble utfordret på finansieringsmodell. Informasjonen tas til orientering. Ungdomsutvalgets aktivitet - Tre deltakere på o Nasjonal samling for ungdomsutvalg i Sarpsborg o Ta Plass 5. oktober o Olympisk akademi 6-7 oktober Informasjonen tas til orientering. Møtet ble avsluttet kl Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Trude Tansø Styremedlem Madeleine Nilsen Styremedlem Cecilie Lund Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Julie Larsen Varamedlem Gisle Johnson Varamedlem Side 8 av 8