Styremøte / Protokoll onsdag 17. januar 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll onsdag 17. januar 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord Fra styret: Rune Huseby, Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Arne Svardal, Inger-Johanne Warholm, Merete Langås Danielsen Fra adm: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Stein Olaf Olsen Saker Sak 122/16-18: Informasjon fra OL 2026 Sak 123/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Sak 124/16-18: Opprop fra leder i Troms idrettskrets Sak 125/16-18: Utvidelse av antall årsverk Sak 126/16-18: Orienteringssaker Sak 127/16-18: Eventuelt Sak 122/16-18: Informasjon fra OL 2026 Geir Berge Nordtveit, prosjektleder i OL 2026 informerte om prosjektet OL Samarbeide med Oslo. Hovedområde Oslo, Buskerud, Vestfold og Telemark. IOC Agenda 2020 Åpning Telemark Avslutning Holmenkollen Alpint Gaustadtoppen Langrenn/Skiskyting Notodden Ser Vestfold en kommune/by som er aktuelle for noen idretter? - Brunstad deltakerlandsby og hockeyarena - Vedtak: Vestfold idrettskrets støtter initiativet fra Telemark 2026 om arrangement av et tredje vinter-ol i Norge, fortrinnsvis i 2026 eller Vestfold idrettskrets ser det som helt avgjørende at Oslo blir en sentral samarbeidspartner i denne prosessen. Dersom det skjer, anbefaler Vestfold idrettskrets at NOK oversender søknaden til IOC med anbefaling om å gå videre inn i en dialogprosess. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionvien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 123/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Det ble avholdt oppstartsmøte 4. januar på Idrettens Hus i Sandefjord. Vedlegg 1 er protokoll fra oppstartsmøtet Vedlegg 2 er brev til NIF av Begge kretsene møtte med 3 styrerepresentanter hver, og i tillegg møtte org. sjefene. Møtet ble holdt i en god tone og vi gjorde vedtak om mandat, retningslinjer og oppgaver. Interimsstyret skal bestå av Leder, nestleder og 1 styremedlem fra hver av kretsene. I tillegg møter org. sjefene med tale og forslagsrett. Ansettelser i perioden gjøres i dialog mellom organisasjonssjefene, samt at interimsstyret uttaler seg før ansettelsen. Anskaffelser og avtaleinngåelser som forplikter budsjettet etter 2020, skal innom noen interimsstyret for behandling. Interimsstyret ledes av Per-Eivind Johansen og nestleder er Geir Berge Nordtveit. Det er opprettet et prosjektrom med dokumenter fra prosessen. Alle ansatte og øvrige styremedlemmer har lesertilgang. NIF er tilskrevet og bedt om å igangsette prosessen for å ansette organisasjonssjef for den nye idrettskretsen. Den som ansettes blir også prosjektleder for regionaliseringsprosessen. Øystein Dale er vår kontakt i NIF. Vedtak: Statusen tas til etterretning. I tillegg til leder, Rune Huseby og nestleder, Per-Eivind Johansen, tiltrer Trude Tansø interimsstyret på vegne av Vestfold idrettskrets. Sak 124/16-18: Opprop fra leder i Troms idrettskrets 22. desember 2017 mottok vil følgende: OPPROP TIL IDRETTSKRETSER OG SÆRFORBUND Situasjonen i norsk idrett er nå så alvorlig at organisasjons øverste myndighet må komme sammen. Dvs vi må innkalle til et ekstraordinært idrettsting. Dersom det ikke det er bruk for den øverste myndighet nå, så kan jeg ikke se hva vi skal med en slik mulighet som loven åpner for ( 3.6). Vi som er ledere innenfor idretten vet nok nå. Åpenhetsvedtaket fra ledermøte i mai 2017 har fått på bordet tilstrekkelig til at vi ikke lengre kan ha tillit til det sittende idrettsstyre. Ganske enkelt fordi dette idrettstyret ved to anledninger har besluttet å si NEI til åpenhet. Altså at de ville holde hemmelig for egne medlemmer (eiere) og norsk offentlighet, alt det som er komet fram. Om alkohol, om konsulenter, om First House, om Sotsji, om OsloOL2022 m.v. Dersom idrettstinget i 2015 hadde vist det de vet nå, så ville sammensetningen av idrettstyret blitt en annen. Også derfor må vi ha et ekstraordinært idrettsting nå. For hver eneste dag som går så skades idrettens anseelse. Dette går ut over barn og ungdommer i hele landet. Alle idrettskretser og særforbund oppfordres til å behandle saken. Aller helst i telefonmøter, som koster minst mulig. I denne saken er det ingen behov for å møtes fysisk. Vi oppfordrer idrettsorganisasjonene å sende inn sitt krav til idrettsforbundet om et ekstraordinært idrettsting innen 15.januar Knut Bjørklund Leder av Troms idrettskrets Side 2 av 8

3 Tidligere samme dag mottok vi følgende epost fra Idrettsstyret i NIF: Til alle særforbund, idrettskretser og ansatte på Ullevaal Stadion Idrettsstyret beklager - vil gjenreise omdømmet og tilliten til ledelsen av norsk idrett Alle vi i Idrettsstyret beklager den situasjonen norsk idrett er satt i ved den pengebruk og til tider mangel på godt skjønn som har blitt avdekket i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Totaliteten av de kritikkverdige forhold som nå har kommet frem er alvorlig, og har bidratt til å svekke omdømmet til norsk idrett og tilliten til idrettens ledelse. Dagens styre forstår alvoret i dette, og lover organisasjonen å bruke resterende tingperiode til å arbeide målrettet for åpenhet, modernisering og gjenreisning av tillit og omdømme. Vi ønsker å gi et samlet og tydelig signal om at vi er fullt innstilt på å gjøre jobben som kreves. Vi mener at NIF i desember 2017 er på god vei. De vedtakene og prosessene knyttet til åpenhet og innsyn er viktige tiltak. To andre er utvidelse av etiske retningslinjer og innføring av en elektronisk varslingskanal med mulighet for anonym varsling. NIF har videre fått på plass skjerpede retningslinjer for servering av alkohol, innkjøp, habilitet, gaver og reiser. Implementeringen av Åpenhetsutvalgets anbefalinger er nesten ferdigstilt. Idrettsstyret mener at de igangsatte tiltakene og endringene som er besluttet er gode, og at de vil ta norsk idrett i riktig retning. Åpenhet er og skal være en forutsetning for å bygge tillit i organisasjonen. Idrettsstyret har derfor gjort bilag tilgjengelige bakover i tid, fra og med 2012 så langt oppbevaringsplikten etter bokføringsloven muliggjør. Dette legger til rette for åpenhet og transparens. Idrettsstyret er fornøyd med at fakta kommer frem, og at spørsmål blir besvart. Det er vårt mandat å følge Idrettstingets vedtak og bringe idretten framover. Det er også vårt ansvar å bygge verdier, tillit og omdømme sterkere. Vi alle i Idrettsstyret ønsker dere en god jul og et aktivt nytt år! Vennlig hilsen Idrettsstyret Se vedlegg: NIF har ved tidligere anledninger rapportert store deler av det som er fremkommet i innsynet de siste dagene. Vedlegg 1: Viktige rapporteringer (Vedlegg 3) Vedlegg 2: NIFs årsberetninger 2013, 2014, 2015 og om OL/PL 2022 (Vedlegg 4) Vedlegg 3: Pressemelding sendt fra NIF 19. mars 2014 (Vedlegg 5) 29.desember 2017 kom følgende innkalling Til alle presidenter i særforbund og ledere i idrettskretser Kopi: gen.sek, org.sjefer og idrettsstyret Side 3 av 8

4 INNKALLING TIL INFORMASJONSMØTE 24. JANUAR på GARDERMOEN Etter siste innsynsrunde har flere i organisasjonen uttrykt et tydelig ønske om mer informasjon om situasjonen og de konkrete sakene som har vært omtalt i det siste. Dette har fremkommet gjennom media som har kontaktet tillitsvalgte, og direkte gjennom en skriftlig henvendelse til Idrettsstyret fra Norges Skiforbund, Oppland idrettskrets samt et opprop til organisasjonen fra Troms Idrettskrets. Idrettspresidenten har i dag hatt samtaler med leder av SFF og leder av programkomiteen for idrettskretsene. Det er enighet om å innkalle til et felles møte med mulighet for både spørsmål, svar, diskusjon og rådslag. Idrettsstyret innkaller herved alle presidentene i særforbundene og styrelederne i idrettskretsene til et informasjonsmøte på Gardermoen onsdag 24. januar kl. 15:00-18:00. Vi vil komme tilbake til konkret møtested straks over nyttår. Mvh NIF Informasjon Vi er i oppropet fra Troms idrettskrets bedt om å ta stilling til om vi vil sende inn vårt krav til idrettsstyret om et ekstraordinært idrettsting. Bakgrunn Idrettsstyrets vedtak om ikke å gi innsyn lenger tilbake enn til når idrettsstyret ble valgt, har sørget for et massivt trykk på NIF fra media, fra kulturministeren og i tillegg fra egen organisasjon ved idrettskretsene og særforbundene. Til slutt (mai 2017) vedtok Idrettsstyret fullt innsyn tilbake i tid så langt oppbevaringsplikten gjelder, og da etter påtrykk fra ledermøtet. Kulturministeren kuttet NIFs andel av Spillemidlene med 5 millioner for 2017 i forhold til tildelingen i Samme kutt ble gjort for tildelingen for Istedenfor en økning på post 1 som de øvrige postene har opplevd, har det blitt kutt to år på rad. Idrettsstyret innførte fra og med 2017 skjerpede retningslinjer for servering av alkohol, innkjøp, reiser og arrangement. De siste tiders avsløringer som har framkommet i media i forbindelse med innsyn i regnskapene, har skapt store oppslag og sørget for mye negativ omtale om Norges idrettsforbund generelt og idrettspresidenten og idrettsstyret spesielt. Idrettspresidenten har ved flere anledninger gitt dårlige og unnvikende svar til media. Først etter flere runder har han beklaget pengebruken. Det har vært med på å svekke omdømmet og dermed også tilliten. Vedtak: Kretsstyret avventer informasjonsmøtet 24. januar med å konkludere om et krav om ekstraordinært idrettsting. Kretsstyret avholder et ekstraordinært styremøte om saken 25. januar kl Side 4 av 8

5 Sak 125/16-18: Utvidelse av antall årsverk Idrettskretsen har per dags dato 3 årsverk i sin administrasjon - 1 org.sjef - 2 fagkonsulenter Fra ca. 1. februar overføres fagkonsulentene for paraidrett til idrettskretsene. I vårt tilfelle innebærer det at fagkonsulenten tilføres oss med 1 årsverk. Det gis samtidig tilskudd til å dekke kostnadene for overføringen av stillingen. I første omgang er det snakk om at det skal gjelde for ett år. Det vil uansett bli gjort nye vurderinger i tilknytning regionaliseringen som effektueres fra Vår administrasjon beatår av følgende - Lisbeth Danielsen, konstituert org.sjef, født Lars-Martin Monsen, fagkonsulent, født Camilla Nilsen, fagkonsulent, født 1976 I tillegg tilføres vi for perioden 2018 i første omgang - Anne Katrine Aas, fagkonsulent paraidrett, født 1968 Lars-Martin har til vurdering å gå av med AFP fra 1.januar Han fyller 62 år 18. august For at det skal være mulig for han å gå av, må han samtidig ha minimum en 20% stilling hos oss i perioden Årsaken er at med den type AFP-avtale som gjelder for oss, vil nedgangen i inntekt for Lars-Martin bli dramatisk hvis ikke det opprettholdes en 20% stilling. Da vil han ikke ha økonomisk anledning til å gå av. Beregning på hva den totale ekstra kostnaden vil være. For perioden til oppnådd ordinær pensjonsalder på 67 år vil den totale kostnaden med dagens lønnsnivå og årlig økning på 3%, samt estimerte telefon og datakostnader utgjør det en kostnad på kr ,- for hele perioden. Fra 2020 og ut perioden utgjør kostnaden kr ,-. Estimert kostnad (avrundet oppover til nærmeste tusen) : : : : : Som følge av retningslinjene som ble vedtatt på oppstartsmøtet i regionaliseringsprosessen, skal eventuelle avtaler som binder driftsbudsjettet etter 2020 bringes inn og eventuelt godkjennes av Interimsstyret. Side 5 av 8

6 Vedtak: - Alternativ 1: Hvis Lars-Martin ønsker å gå av med AFP fra og med 2019, gis det tilbud om å opprettholde 20% stilling fra til Styret bringer tilbudet inn for interimsstyret for godkjennelse. Sak 126/16-18: Orienteringssaker - Norm for behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten Idrettsstyret behandlet den 14. desember 2017 en ny Norm for behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten som omfatter alle organisasjonsledd i idretten. Det er innkalt til skypemøte 17. januar kl Lisbeth deltar. Hensikten med møtet er; o Gjennomgang av normen, og hvordan dette påvirker oss i «daglig virke» o Hvilken informasjon som deles med idrettslagene og andre organisasjonsledd o Hvilke spørsmål kan man forvente å få fra tillitsvalgte m.v. o Hvilke tiltak kan/bør idrettskretsene iverksette osv. - Idrettsgallaen 2018 Vi deltok med en delegasjon på til sammen 12 personer. Idrettskretsen betaler for 8 av disse. De øvrige sendes det faktura til. - Moderniseringsprosjektet Det er igangsatt et moderniseringsprosjekt for idretten. Prosjekteier er idretsstyret. I styringsruppa er det med 1 fra IS, 3 fra SF og 2 fra IK. I prosjektgruppa er gen.sek. fra NIF, 3 fra SF og 2 fra IK. I tillegg skal det ansettes en prosjektleder. Første beslutninger er å sende ut til utvalgte en spørring om hvorfor det er nødvendig med moderniseringsprosjektet, hva prosjektet skal levere og hvilke mål som skal nås, hvilke fallgruber kan det være. - Omstillingprosessen Den er omtrent avsluttet. Det gjenstår noen få ting. Nytt organisasjonskart med innplasserte personer er laget. Ligger vedlagt til orientering (Vedlegg 6). - Org.sjefmøte januar Org.sjef-kollegiet har tatt initiativ til et møtet på Gardermoen i forkant av Idrettsstyrets behandling av budsjett og dermed tilskuddet til idrettskretsene for Side 6 av 8

7 - Rutiner for varsling i NIF NIF har revidert sine rutiner for varsling av kritikkverdige forhold og disse er nå tilgjengelig på NIFs hjemmeside. Se her: Rutinene gjelder for ansatte i NIF og for eksterne personer som ønsker å sende et varsel om kritikkverdige forhold i NIF. Et varsel kan gjelde forhold i Idrettsforbundet sentralt, Olympiatoppen, idrettskretsene eller forhold som berører vårt bistandsarbeid i utlandet. Forhold i andre organisasjonsledd, for eksempel i særforbund og idrettslag, er ikke omfattet av rutinene. Der må varselet sendes direkte til det organisasjonsleddet det gjelder. I rutinene er det eksempler på hva det kan varsles om og hva et varsel bør inneholde. Du finner også informasjon om hvordan og til hvem du bør varsle. Som ansatt bør du som hovedregel varsle til din nærmeste leder, eller din leders overordnede, dersom du ikke er komfortabel med å melde fra til din leder. Det er også lagt opp til at det kan varsles fra ansatte og eksterne varslere i e-post til varslinger@idrettsforbundet.no eller via en elektronisk varslingskanal hvis det er mest hensiktsmessig (se lenke over). Slike varsler går direkte til NIFs juridiske avdeling. I den elektroniske varslingskanalen kan det også varsles anonymt. Vi oppfordrer alle til å sette seg inn i rutinene. Dersom det er spørsmål til rutinene kan disse rettes til HR-avdelingen eller juridisk avdeling. - Invitasjoner o Sande Sportsklubb 100 år 27. januar Leder er invitert direkte. (Vedlegg 7) o Telemark og Vestfold Rytterregion 10. februar avholdes i Skien. Vanlig praksis at idrettskretsen som tilhører fylket arrangementet er i deltar. Ikke avklart denne gangen og det er også 10-års jubieums for regionen som markeses på regionstinget. (Vedlegg 8 og 9) - Nye idrettslag o Eplerød Sportsskyttere, Holmestrand IR og Vestfold Skytterkrets o Tønsberg cricket klubb, Tønsberg IR og Norges Cricketforbund Vedtak: Tas til orientering. Rune representerer på Sande SKs 100-årsmarkering. Sak 127/16-18: Eventuelt Ingen saker under eventuelt Side 7 av 8

8 Underskrifter: Rune Huseby Leder Per-Eivind Johansen Nestleder Trude Tansø Styremedlem Inger-Johanne B. Warholm Styremedlem Arne Svardal Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Merete Langås Danielsen Varamedlem Stein Olaf Olsen Varamedlem Side 8 av 8