PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 09/10

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 09/10 Styremøte 09/10 ble avholdt mandag 18. oktober på Idrettens Hus i Bergen. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Marianne Ankervold, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Torleif Scheie, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Bjørn Ove Myking, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Heidi Hatlen, sekretær Tilstede til og med sak 53/10 Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 51/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 52/10: Godkjenning av protokoll fra styremøte 08/10 Sak 53/10: Oppløsning av idrettslag med mangelfull rapportering Sak 54/10: Regnskap pr for HIK og OLTV Sak 55/10: Nytt profilprogram for HIK Sak 56/10: Oppfølging av Idrettsråds-samlingen oktober Sak 57/10: Høring Regional planstrategi Sak 58/10: Kandidater til verv i NIFs komiteer og utvalg ved valget i Sak 59/10: Føring av regnskap for HIK og OLTV etter at dagens økonomileder går av med pensjon Sak 60/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger

2 Sak 51/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Tillegg under Sak 60/10 Orienteringssaker: NIFs neste ting/ ekstraordinært ting. Rent idrettslag/ren utøver Møteinnkalling og sakliste godkjent med ovennevnte merknader. Sak 52/10: Godkjenning av protokollen fra styremøte 08/10 Utkast til protokoll fra styremøte 08/10 Protokollen godkjent Sak 53/10: Oppløsning av idrettslag med mangelfull rapportering Saksbehandlers / Heidi Hatlen Oversikt over idrettslag med mangelfull rapportering NIFs medlemsundersøkelse 2010 har tatt utgangspunkt i de idrettslag som har hatt mangelfull rapportering ifm. Idrettsregistreringen. Dette dreier seg både om idrettslag som ikke har rapportert i det hele tatt, og idrettslag som har rapportert at de har færre enn 10 medlemmer over 15 år. Idrettslag som har rapportert inn færre enn 10 medlemmer over 15 år er ikke i stand til å bekle de verv som basislovnormen setter til idrettslag (Styre med minimum leder, nestleder, ett styremedlem og ett varamedlem, to revisorer og valgkomite bestående av leder, to medlemmer og ett varamedlem) For Hordalands del har dette vært et omfattende oppfølgingsarbeid. Oversikten fra NIF i mars 2010 inneholdt 23 idrettslag som har rapportert inn færre enn 10 medlemmer over 15 år, og 44 idrettslag som ikke hadde registrert seg via Idrettsregistreringen Til sammen utgjør dette 67 idrettslag som vi har prøvd å få kontakt med siden mars. NIF anmoder idrettskretsene om å avslutte undersøkelsen innen 1. november. Vi står nå igjen med 42 idrettslag som HIK etter saksbehandlers mening må ta under administrasjon og oppløse. Dette er idrettslag som ikke har fulgt prosedyren som gjelder ved oppløsning av idrettslag jfr. 18 i basislovnorm for idrettslag.

3 Heidi Hatlen er den som i hovedsak har hatt kontakten med idrettslagene og sitter med detaljinformasjonen. Hun tok en detaljert gjennomgang av hvert enkelt idrettslag for kretsstyret. Med hjemmel i NIFs lov 2-12 overtar HIK administrasjonen av følgende idrettslag: - Bjørndalsskogen BBK, Bergen kommune - Bergen Båtsportklubb, Bergen kommune - Bergen Døves Danseklubb, Bergen kommune - Bergen Maskindanseklubb, Bergen kommune - Villminken Dykke Klubb, Øygarden kommune - Havsulen Dykker Klubb, Bergen kommune - Bergen Dressur Klubb, Bergen kommune - Bidragskameratene, Bergen kommune - Bjørgvin Håndbak Klubb, Bergen kommune - Bømlo Volleyball Klubb, Bømlo kommune - Dale Håndbak Klubb, Vaksdal kommune - Dåfjordskreppene VBK, Fitjar kommune - Etne Pila Bueskyttarlag, Etne kommune - Fana Ju Jitsu Klubb, Bergen kommune - Flesland Sportskytterklubb, Bergen kommune - Kraft, Idrettsforeningen, Bergen kommune - Kvam Motocross Klubb, Kvam kommune - Kvamma Trial, Kvam kommune - Kvinnherad Kick Boxing Klubb, Kvinnherad kommune - Lindås Trialklubb, Lindås kommune - Myrdal Fotballklubb, Bergen kommune - Nordhordland Taekwondo Klubb, Austrheim kommune - Nordnes Volleyballklubb, Bergen kommune - Nøstet Beach, Bergen kommune - Os Fundancers, Os kommune - Osterøy Kickboxing Klubb, Osterøy kommune - Radøy Atlet Klubb, Radøy kommune - Rå VBK, Bergen kommune - Salem All-idrett, Bergen kommune - Sandviken Bordtennisklubb, Bergen kommune - Selsvik Rideklubb, Bergen kommune - Stord Jiu Jitsu og Karate Klubb, Stord kommune - Voss Handbakklubb, Voss kommune - Øyro Biljard, Os kommune - Åsen Innebandyklubb, Bergen kommune - Grønne Stjerner Fotballklubb, Bergen kommune HIK setter inn annonse i Bergens Tidende der evnt. kreditorer bes melde sine krav overfor idrettslagene. Når fristen på 2 måneder er passert, gis administrasjonen myndighet til å oppløse idrettslagene, som mister sitt medlemskap i NIF og aktuelle særforbund.

4 Sak 54/10: Regnskap pr for HIK og OLTV / Asbjørn Lindås Resultatregnskap og balanse for HIK og OLTV pr Saksbehandlers kommentarer: Bokført resultat for Hordaland Idrettskrets er pr : - kr ,18. Som vanlig må vi ved fremleggelse av månedens regnskap ta med i vurderingen at der er inntekter og utgifter som HIK ikke har fått inn i regnskapet i den perioden de vedrører. Det regnskap som legges frem hver måned er et driftsresultat. Det betyr at HIK kan ha prosjekt som viser underskudd uten at det er grunn til å reagere fordi det ligger tilstrekkelige avsetninger i balansen til å dekke slike driftsunderskudd. OLTVs resultatregnskap pr viser et overskudd på kr ,64. Resultatet er i hovedsak et resultat av prosjekt Toppidrettslinjene som viser et resultat på kr ,47. Tilskudd til Voss Gymnas, som ikke er utbetalt pr. dato, vil føre til at dette beløpet vil bli redusert med bortimot 1,5 millioner kroner. Også prosjekt Talentutvikling bidrar med et overskudd, kr ,20. Alle andre prosjekter har pr et underskudd - vel og merke før vi inntektsfører fra de respektive 23-konti i balansen. For noen prosjekter betyr dette at de vil komme i pluss pr , for andre betyr det kun at underskuddet blir noe mindre. Det fremlagte regnskap for HIK og OLTV pr tas til etterretning. Sak 55/10: Nytt profilprogram for HIK Informasjon fra NIF ifm. ny visuell hverdag NIF vedtok i september å ta i bruk en ny visuell profil. Sentralt i dette står endring av logo. Også Olympiatoppen og idrettskretsene inngår i samme logosystem med navn, flaggstripe og olympiske ringer. I paralympiske sammenhenger vil ringene bli byttet ut med de paralympiske agitosene. NIF ønsker at idrettskretsene skal slutte seg til det nye profilprogrammet. Det vil styrke merkevaren og tilknytningen til samme organisasjon. Idrettskretsene står imidlertid fritt til å bruke sin tidligere logo. For HIKs del har vi tidligere endret vår logo når NIF har endret sin. HIK slutter seg til NIFs nye visuelle profil, og endrer logo i tråd med denne. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang implementeringsarbeidet.

5 Sak 56/10: Oppfølging av idrettsrådssamlingen oktober Idrettsrådssamlingen oktober samlet god deltakelse fra våre idrettsråd. Flere saker ble diskutert og tatt opp under samlingen som HIK bør ta videre. Oppfølging og støtte ifm. kommunevalget 2011 * Kontakt med de politiske regionene og samarbeid med IR. Oppfølging av IR samlingen i 2011 Samle en del av våre aktiviteter med IR med en 2 dagers samling i vår. *oppkjøring mot NIF tinget * gjennomgang av Idrettspolitisk dokument HIK bør bruke Regionsinndelingen på kommunenivå mer aktivt ift. vårt arbeid overfor idrettsrådene. Konkret ber 4 idrettsråd i Region Vest (Askøy, Fjell, Sund og Øygarden) HIK om å ta et slikt initiativ overfor Regionråd Vest. Felles filarkiv/domene for idrettslagene På IR samlingen fremkom det ønske om et felles domene for idrettslagene hvor idrettslagets dokumenter kan lagres elektronisk. Janne Landås sjekker med NIF-IT og andre eksterne leverandører til neste styremøte hva som er mulig og kostnaden forbundet med det. Det legges opp til oppfølgingsmøter med idrettsrådene ifm. kommunevalget Det tas sikte på å arrangere en to-dagers samling våren 2011 med tema knyttet opp mot NIFs ting i mai og det idrettspolitiske dokument (IPD). Sak 57/10: Høring Regional planstrategi Høringsuttalelse sendt Hordaland fylkeskommune 10. oktober Pga. at høringsfristen gikk ut før styremøtet, har HIK allerede utarbeidet en høringsuttalelse til Regional planstrategi for Hordaland I e-posten som fulgte høringsuttalelsen ba HIK om at dersom behandlingen i styret tilsa at vi burde supplere eller utdype vår uttalelse, så ville vi komme tilbake med et tillegg til vår uttalelse sendt 10. oktober. HIK betrakter den uttalelsen som leder og org.sjef har sendt Hordaland fylkeskommune 10. oktober ifm. høring av Regional planstrategi som dekkende for styrets syn. HIK ønsker derfor ikke å komme med tillegg til uttalelsen.

6 Sak 58/10: Kandidater til verv i NIFs komiteer og utvalg ved valget i Brev fra valgkomiteen i NIF HIK har mottatt brev fra valgkomiteen i NIF der det bes om innspill på aktuelle kandidater fra idrettskretser og særforbund så snart som mulig, og helst innen 15. november. Dette gjelder verv i idrettsstyret, kontrollkomite, lovutvalg, domsutvalg og apellutvalg. HIK bør ta mål av seg til å være representert i flere organ i NIF, og vi bør derfor vurdere å foreslå flere kandidater til ulike verv. Oddvar. J. Jensen og får fullmakt til å sende inn forslag på aktuelle kandidater til idrettsstyret, kontrollkomite, lovutvalg, domsutvalg og apellutvalg. Sak 59/10: Føring av regnskap for HIK og OLTV etter at dagens økonomileder går av med pensjon Økonomileder Asbjørn Lindås ble 67 år i august Etter denne dato har HIK gjort ett-årige avtaler med Asbjørn Lindås i to omganger. Dagens avtale går ut Asbjørn har nå gitt beskjed om at han ønsker å slutte i stillingen når dagens avtale utløper. Når dagens økonomileder slutter, har HIK muligheter for å be Idrettens Regnskapskontor på Ullevål Stadion om å føre regnskapet for HIK og OLTV. Dersom det blir engasjert en person i økonomileders stilling, bør det vurderes å engasjere en person i 100% stilling. Føring av regnskapene for HIK og OLTV bør fortsatt kunne gjøres innenfor 60% stilling, slik at en vil kunne ha 40% stillingsressurs som vil styrke administrasjonen. Saken ble diskutert og org.sjef skal til neste styremøte skaffe til veie en oversikt over dagens løsning blant idrettskretsene ift. regnskapsføring. I tillegg skal HIK be om et tilbud fra Ullevål på kostnaden med føring av regnskapet på Ullevål. Saken blir tatt opp igjen på styremøtet i desember. Ettersom denne saken har betydning for budsjettet for HIK i 2011, ber styret administrasjonen om å legge frem et budsjett for virksomheten der en 100% stilling innenfor regnskapsområdet inngår fra

7 Sak 60/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o o o Orienteringssaker: Politiattestordningen Hordaland idrettskrets skårer høyest av alle idrettskretser. 94% av alle IL som skal ha politiattest har en kontaktperson. Uttalelse til Bergen kommune ifm. Svømmeanlegget HIK har formulert en uttalelse til Bergen kommune ifm. forslag til organisasjons- og driftsmodell for hovedanlegg for svømming og stup. HIK understreker betydningen av at svømmeidrettens behov ivaretas på en best mulig måte, og at idretten blir tatt med i det videre arbeidet. Denne saken kom opp som en hastesak. TV-aksjonen 24. oktober HIK er representert i Fylkesaksjonskomiteen. Sted og opplegg for styremøte i desember med påfølgende julemiddag. Bestilt på Bellevue tirsdag 7. desember Samling adm. styre november Samlingen gjennomføres i Bergen Fremdrift evnt. fornying av leieavtale med Brann Stadion AS Ingen fremdrift i denne saken siden styremøte 08/10. Rent Idrettslag. Anne-Kristine Aas delte ut ny brosjyre fra Antidoping Norge om Rent idrettslag og Ren utøver. Anne-Kristine kunne også fortelle at Hordaland leder suverent med flest registrerte idrettslag som Rent idrettslag. NIFs ting og tingsammensetningen Oddvar J. Jensen orienterte styret om hva som kan komme til å skje ifm. NIFs ting og saken om tingsammensetningen. Særforbundene ønsker et ekstraordinært ting der tingsammensetningen blir hovedsak. Det HIK skal mene må forankres i idrettsrådene og særkretsene og vi ønsker å innkalle til et møte for å diskutere dette. Deltakelser/representasjon Møte Kvinnherad 21. september. Ruth Brudvik og deltok. Idrettspresidenten til Bergen 9. november. Styret melder på til Janne Landås Fylkeskonferanse november Styret melder på til Janne Landås NIFs Lov- og Domsseminar oktober Oddvar J. Jensen, og Heidi Hatlen deltok. Samling på Edvard Grieg med 16 fleridrettslag november Helge Johnsen, Svein-Erik Burud og deltar. HMS og personell Lønnsoppgjør sluttført Medarbeidersamtaler gjennomført Protokoll godkjent / : Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder