PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/13

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/13 Styremøte 04/13 ble avholdt mandag 03. juni på Idrettens Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Bjørn Ove Myking, styremedlem Gunn Berit Lunde Aarvik, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 27/13: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 28/13: Godkjenning av protokoll fra styremøte 03/13 Sak 29/13: Datoer for høstens styremøter Sak 30/13: Fornying av leieavtalen med Brann Stadion AS Sak 31/13: Oppgradering av kurslokaler Sak 32/13: Arbeid ifm. Stortings- og sametingsvalget 2013 status og oppfølging Sak 33/13: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell

2 Sak 27/13: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Møteinnkalling og sakliste godkjent Sak 28/13: Godkjenning av protokollen fra styremøte 03/13 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 03/13 Protokollen godkjent Sak 29/13: Kommentarer: Datoer for høstens styremøter Det ble foreslått å gjennomføre høstens styremøter etter dette oppsettet: Mandag 16. september Mandag 28. oktober Tirsdag 3. desember med påfølgende julemiddag på Bryggeloftet. Høstens styremøter gjennomføres iht. forslag fra administrasjonen Sak 30/13: Fornying av leieavtalen med Brann Stadion AS Kommentarer: Gjeldende leieavtale med Brann Stadion AS går ut 30. juni Avtalen gir oss rett til å fornye leieforholdet på samme vilkår som i dag i 5 nye år. Tema har vært tatt opp på Daglig leder-møte, og tilbakemeldingen fra dette fora er at vi bør bli på Brann Stadion i 5 nye år. Bakgrunnen for at den eksisterende leieavtalen bare er på to år, er at vi var usikre på hvordan den midlertidige barnehagen utenfor Idrettens Hus ville påvirke vår hverdag. Både støy og vanskeligere tilgjengelighet var sannsynlige minusfaktorer. Bergen kommune har nå varslet endring av reguleringsplanen for Brann Stadion. Formålet med dette er at Kniksens Plass barnehage skal endres fra midlertidig til permanent barnehage med tilhørende lekeområde.

3 Saksbehandler har hatt møte med Brann Stadion AS v/roald Bruun- Hanssen 30. mai for å høre hvilke innspill eller synspunkter huseier har på dette planarbeidet. For HIK er det viktig å følge opp Branns tidligere uttalte intensjon om at det skal arbeides for bedre tilkomst for vareleveranser til Idrettens Hus når barnehagen blir permanent. Administrasjonen gis fullmakt til å påbegynne forhandlinger med Brann Stadion AS med sikte på å fornye leieavtalen for Idrettens Hus fra 1. juli juni Saken tas opp igjen på styremøte 05/13. Sak 31/13: Kommentarer: Oppgradering av kurslokaler I forbindelse med utleie av møtelokalene i Idrettens hus har det over tid kommet en del ønsker og spesielt etter oppgraderingen av C-lokalet er det behov for å gjøre noen bygningsmessige grep. Det foreslås derfor at det settes opp en ny lydtett vegg mellom B- og C-lokalet. I tillegg er også ønske om å sette opp en vegg med dør der det i dag er åpent ut mot gangen. Det er hentet inn anbud på dette arbeidet og det har en total ramme på kr Det er også etter hvert større behov for AV utstyr i alle møterom og administrasjonen ønsker å tilrettelegge forholdene i B-lokalet og styrerommet i 3.etasje med fast takmontert projektor. Da vil alle møtelokalene ha dette utstyret, noe som vil øke anvendeligheten og fleksibiliteten til fasilitetene våre. Basert på prisen vi betalte for projektoren i C-lokalet, vil dette ha en ramme på ca kr ferdig montert. Erfaringene fra 2012 da vi avholdt flere store samlinger/seminarer i A- og B-lokalet tilsa at det er behov for et lydanlegg spesielt innenfor tre hovedområder: Store arrangementer krever god lyd og dette har frem til nå vært gjennomført ved at en har leiet inn lydanlegg og teknikker. (Kostnad pr arrangement er ca ,-) Arrangementer med spesielt spørsmålstilling fra sal har vært vanskelig å oppfatte for de som sitter bak spørsmålsstiller. Det er etter hvert blitt mer vanlig å kjøre for eksempel pc sekvenser med lyd i kurs og seminarer. Dette har vi pr dags dato ingen god løsning for. Vi har innhentet tilbud på et digitalt lydanlegg som tilfredsstiller disse kravene og totalkostnaden for et slikt anlegg vil være ca kr ferdig montert og innstilt. Disse investeringene utgjør samlet en betydelig sum som ikke er tatt med i årets budsjett. Investeringene har en slik karakter og størrelse at de må avskrives over en periode. Org.sjef innstilte på at

4 denne perioden ses i sammenheng med leieavtalen som går ut i 2014 med opsjon på 5 år, altså en avskrivningsperiode på 6 år. Dette gir følgende nøkkeltall for investeringen: Vegg mot gang og lydvegg mellom B- og C-lokalet: kr Projektor B-lokalet og styrerom 3 etasje: kr Lydanlegg A- og B-lokalet m/trådløse enheter kr Total investering: kr Resultatmessige konsekvenser: Årlig avskrivning 6 år kr Stipulert økning i leieinntekter møtelokaler kr Utleie lydanlegg kr Besparelse leie lydanlegg til 1-2 (HIK) arrangementer kr Netto påvirkning av resultatet gir en økt kostnad på kr Leieprisen på kurslokalene har ikke vært regulert siden En justering av leieprisen for møtelokalene vil bidra til å redusere nettoeffekten av disse investeringene. HIK ønsker å gjennomføre investeringene i møtelokalene innenfor en kostnadsramme på kr Kostnaden avskrives over en periode på 6 år. Kostnaden søkes delvis inndekket gjennom økning i leiepris på møtelokaler og delvis gjennom en avgift for bruk av lydanlegget. Sak 32/13: Kommentarer: Arbeid ifm. stortings- og sametingsvalget 2013 status og oppfølging Saken ble diskutert på styremøte 03/13. Det er behov for å konkretisere arbeidet vårt frem mot valget. NIF har utarbeidet en verktøykasse ifm. valget Idretten har tre fanesaker ifm. dette valget: o At det må bygges flere anlegg nå. Idretten ønsker økt statlig støtte utover endringen av tippenøkkelen. o At den organiserte idretten må få et forpliktende idrettsløft. For å sikre nok anlegg og gi gode rammevilkår for den organiserte idretten forventer vi et idrettsløft etter modell av Kulturløftet. o At alle skoleelever må få én time fysisk aktivitet hver dag! Det må settes et klart og forpliktende mål om én time fysisk aktivitet om dagen for alle skoleelever på alle trinn, tilrettelagt eller ledet av kompetent personell. Aktuelle områder for å følge opp ift. valgkampen: Kontakte lokalmedia Kronikker i lokalaviser

5 Sende spørsmål til alle stortingskandidatene fra fylket med spørsmål om idrettspolitikk (NIF utarbeider spørsmål /tippekupong. Idrettskretsene er avsender på brevet.) Denne delen er påbegynt, og vi har begynt å få inn svar fra stortingskandidater. Oppfølging av stortingskandidater fra fylket. HIK inviterer til idrettspolitisk temamøte på Idrettens Hus. Forslag til dato er 21. eller 22. august. Vi ønsker å invitere representanter fra fylkespartiene til de partiene som i dag er på Stortinget samt særkretser og regioner. Det legges opp til en landsomfattende kampanje lørdag 24. august med tema «aktivitetsdag for flere anlegg». For å bygge tverrstrukturer som kan være med på å styrke vår organisasjon ønsker idrettskretsen å følge opp jevnlig Hordalandspolitikerne som blir valgt inn på Stortinget ved årets valg. Det ble foreslått å invitere dem til å møte Hordalandsidretten 2 ganger i året. Helge ble utpekt til å lede valgkamparbeidet for idrettskretsen. HIK inviterer til idrettspolitisk temamøte på Idrettens Hus 22. august. Vi inviterer representanter fra fylkespartiene til de partiene som i dag er på Stortinget. Sak 33/13: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker: Søknad om fylkestilskudd HIK ønsker å invitere seg til fylkesutvalget høsten Ærlig talt-arrangementer torsdag 30. mai i Bergen. 2 meget gode arrangementer. Dagtid: Gunn Knudsen deltok. 56 påmeldt (totalt deltakere). Kveld: Gunn Berit Lunde Aarvik som ordstyrer deltakere fra idretten. Nedsatt brukergruppe med representanter fra Bergen kommune, Idrettsservice og idretten. Enighet om tilsynsordninger i idrettshaller. Tildelinger fra Hordaland fylkeskommune lavterskeltiltak for barn og unge. Treningskontakt , ungdom , skole/sfo og to prosjekter flerkulturelle til sammen kr Tildelinger fra NIF skole/sfo og folkehelse Disse midlene kommer fra en pott som er tildelt NIF fra Helsedirektoratet.

6 Fordelingsmøte spillemidler til idrettsanlegg i Hordaland 8. mai. Helge Johnsen og deltok. Gullegg-seminar (Treningskontaktprosjektet) på Voss. Deltakere fra idrettslag som har vært med til å gjøre dette til en suksess. o Deltakelser/representasjon Årsmøter i idrettsråd. Årsmøte Meland IR 25. april. Bjørn Ove Myking skulle delta men de forandret dato uten at vi var informert og HIK var derfor ikke representert. Årsmøte Bømlo IR 25. april. Anne-Kristine Aas deltok. Årsmøte Austevoll IR 30. april kl Ingen fra HIK hadde anledning til å delta. Idrettskrets ledermøte, Gardermoen fredag 26. april. Helge Johnsen og deltok for HIK. Oddvar J. Jensen deltok for NIF. SK Djerv 100 år. Arrangement lørdag 18. mai kl Oddvar J. Jensen deltok. Idrettsmerkestatuett-utdeling, Voss lørdag 1. juni. 31 utmerkelser ble delt ut. Gunn Knudsen deltok. NIF Ledermøte, Sandefjord fredag 31. mai og lørdag 1. juni. Helge Johnsen deltok for HIK. Oddvar J. Jensen deltok for NIF. Under ledermøtet ble Mariann Vestbøstad Martinsen tildelt Egebergs Ærespris Antidoping Norge 10 år. deltar på markering i Oslo 11. juni. Felles arrangement med Knarvik Mila i forhold til Idrett uten Alkohol til 26. august.kl o HMS og personell Protokoll godkjent / -2013: Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder