MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 17. oktober 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1500. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Haakon Andreas Alm (H) fratrådte møtet kl. 1440. Truls Wadd (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (Ap), første vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Virksomhetsleder Barn og familie Thilla M. Nerli Lerberg (sak 49), leder for Stangehjelpa Birgit Valla (sak 49), påtroppende økonomisjef Torill Hoel (sakene 50 og 51), rådgiver økonomiavdelingen Ann-Karin Sjøberg (sakene 50 og 51) og rådgiver økonomiavdelingen Victoria Mikalsen (sakene 50 og 51). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad og utøvende revisor Ayla Van Nguyen (begge møtte under sak 48). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 47/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.09.17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 07.09.2017 godkjennes. SAK NR. 48/2017 REVISJONSRAPPORT: SIRKULA IKS ANBUDSPROSESS OG KONTRAKTSOPPFØLGING Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad og utøvende revisor Ayla Van Nguyen presenterte rapporten og svarte på spørsmål. 1
På spørsmål fra kontrollutvalget ble det gitt tilleggsopplysning om følgende forhold: a) Tilbydere og kontraktssummer i f.m. anbudskonkurransen: Norsk Gjenvinning Renovasjon AS 181 669 106,- Nortransport AS 259 630 613,- RenoNorden AS 183 082 221,- Retur AS 254 667 833,- NordRen AS 196 784 443,- a) Sirkula IKS sin vekting av tildelingskriteriene: Kostnader (60 %) Tilbyders oppdragsforståelse og gjennomføringsevne (40 %) + INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten og dens hovedkonklusjoner til orientering: Sirkula IKS har etablert tilfredsstillende rutiner for utarbeidelse av konkurransegrunnlag og inngåelse av kontrakt. Sirkula IKS har utarbeidet klare kriterier og valgt leverandør er begrunnet i henhold til lovverket og Difi s anbefalinger. Sirkula IKS har etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging. 2
Sirkula IKS følger i all hovedsak opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktsbestemmelsene. Sirkula IKS har kontrollrutiner for å avdekke og følge opp avvik og vi mener at selskapet vil stå bedre rustet for dette som følge av erfaringene fra innføring av avtalene med RenoNorden AS. 2. Kommunestyret viser til revisjonsrapportens anbefalinger og oppfordrer Sirkula IKS om å: Bruke erfaringene fra oppstartsperioden med RenoNorden AS til å: - Være mer kritiske til realismen i kjørerutene/følge tettere opp i planleggingsfasen ved endringer/nye anbudsrunder. - Benytte de nye rutinene for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandørene i hele kontraktsperioden. - Stille krav om at språkkunnskaper/norskopplæring for ansatte som skal være i kontakt med abonnenter innfris så tidlig som mulig etter kontraktsignering, og at dette helst er på plass før oppstart. Ta med etiske krav i konkurransegrunnlaget eller dokumentasjon rundt dette. På denne måten kan en gi et tydelig signal om hva som forventes allerede tidlig i anskaffelsesprosessen. Vi mener også at det vil være hensiktsmessig å ta opp etiske forhold som tema i den årlige leverandørkontrollen. SAK NR. 49/2017 STANGEHJELPA ORIENTERING OM TILSYN Leder for Stangehjelpa Birgit Valla presenterte Stangehjelpa og svarte på spørsmål. Virksomhetsleder Barn og familie Thilla M. Nerli Lerberg presenterte tilsynsrapporten fra Fylkesmannen og oppfølgingen av denne. Følgende rundskriv ble delt ut i møtet: Rundskriv I-4/2017 Om helse- og omsorgstjenestelovgivningens anvendelse ved lavterskeltilbud særlig om krav til dokumentasjon og diagnostisering. 1. Administrasjonens orientering om Stangehjelpa og Fylkesmannens tilsynsrapport tas til orientering. 3
2. Kontrollutvalget oppfatter Stangehjelpa som et svært godt lavterskeltilbud for befolkningen i Stange kommune. 3. Kontrollutvalget har merket seg at Fylkesmannens tilsynsrapport fra april 2017 konkluderer med at «Stangehjelpa sikrer ikke forsvarlig helsehjelp når det ikke systematisk settes diagnoser eller føres journal på riktig måte». 4. Kontrollutvalget tar til orientering at Helse- og omsorgsdepartementets har utgitt et nytt rundskriv I-4/2017 (datert 28.06.2017). Kontrollutvalget oppfatter det slik at rundskrivet kommer som en konsekvens av Fylkesmannens tilsyn og konklusjoner i Stange kommune. Rundskrivet gir føringer for anvendelse av omsorgstjenestelovgivningen ved lavterskeltilbud, noe som bl.a. vil få betydning for vurderingen av Stangehjelpa mht. etterlevelse av lovverket. 5. Kontrollutvalget har merket seg at Fylkesmannens tilsyn fra april 2017 ikke er fulgt opp og avsluttet fra Fylkesmannens side, men at dette vil bli gjort i forbindelse med nytt/annet tilsyn høsten 2017. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Fylkesmannens avslutning av tilsynet når dette foreligger. SAK NR. 50/2017 ØKONOMIRAPPORT 2. TERTIAL 2017 - STANGE KOMMUNE Påtroppende økonomisjef Torill Hoel presenterte økonomirapporten og svarte på spørsmål. 1. Økonomirapport 2. tertial 2017 for Stange kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har særlig merket seg: I andre tertial 2017 er det varslet om behov i størrelsesorden 22-23 millioner. Det varsles om økende og mer omfattende oppgaver, i hovedsak innenfor pleie- og omsorgssektoren. Sykefraværet pr. 2. tertial 2017 er på 7,53 %. Dette er et helt prosentpoeng lavere enn på samme tid i fjor. 4
SAK NR. 51/2017 KOSTRATALL 2016 Påtroppende økonomisjef Torill Hoel presenterte kostratall for 2016 og svarte på spørsmål. Kommunebarometeret for 2017 (basert på 2016-tall), der Stange kommune er rangert som nr. 54 i landet, ble også kommentert. Stange kommunes KOSTRA-tall for 2016 tas til orientering. SAK NR. 52/2017 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. HÅNDTERING AV VARSLING Saken inneholder taushetsbelagte opplysninger. Saken ble enstemmig besluttet behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Henvendelsen ble gjennomgått og drøftet. Haakon Andreas Alm (H) fratrådte møtet før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. (4 medlemmer) Kontrollutvalget ønsker mer innblikk i saken og ber rådmannen om en orientering. Stange, 17. oktober 2017. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 17. oktober 2017. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5
NESTE MØTE Dato: Mandag 6. november 2017 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget (KU-sak 52/17) Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan: Tidlig innsats og spesialundervisning (KU-sak 28/17) Kartlegging: Forskjeller mellom skolene aktuell statistikk (KU-sak 28/17) Møte 04.12.2017: Arbeidsmiljøet for ansatte og tillit og omdømmebygging i barnevernet (KUsak 18/17, oppfølging høsten 2017) Kontrollutvalgets sekretariat (ny avtaleperiode 2017-2020) Tema: Varsling og ytringsfrihet (KU-sak 19/17 og KU sak 34/17) Møteplan for 2018 Saker til senere oppfølging: Statistikk vedr. integrering av innvandrere i Stange kommune (KU-sak 38/17) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging høsten 2017) Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Avslutning av Fylkesmannens tilsyn vedr. Stangehjelpa (KU-sak 49/17) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) 1. halvår 2018: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) 1. halvår 2018: Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) Årlige saker: Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte /Kommunebarometeret Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan: Tidlig innsats og spesialundervisning (KU-sak 28/17) Kartlegging: Forskjeller mellom skolene aktuell statistikk (KU-sak 28/17) 6
Møteplan 2017: Tirsdag 31.01.17 kl. 0830 Torsdag 16.03.17 kl. 0830 Tirsdag 02.05.17 kl. 0830 Torsdag 22.06.17 kl. 0830 Torsdag 07.09.17 kl. 0830 Tirsdag 17.10.17 kl. 0830 Mandag 06.11.17 kl. 0830 (i tillegg til opprinnelig møteplan) Tirsdag 05.12.17 kl. 0830 flyttet til mandag 04.12.17 kl. 0830 7