Møteinnkalling Tid: 27. februar 2013 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, 252 Barbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. NB! Årsregnskap 2012 oversendes pr. post. Sakliste: AKF 47/2012 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 28.11.12 AKF 48/2012 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2012 AKF 49/2012 INVESTERINGSBUDSJETT 2013-2016 - REVISJON AKF 50/2012 FORDELING AV MIDLER TIL TROSOPPLÆRING AKF 51/2012 TROMØY KIRKE - VALG AV ORGELLEVERANDØR AKF 52/2012 AUSTRE MOLAND KIRKE - ADKOMSTFORHOLD AKF 53/2012 HØYTTALERANLEGG - ØYESTAD KIRKE AKF 54/2012 ØKONOMIREGLEMENT FOR MENIGHETSRÅD - GODKJENNING AKF 55/2012 REFERATSAKER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 27.02.13 Arendal, den 18.02.2013 Leder Kontorsjef
AKF 47/2012 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 28.11.12 Bilag i saken: - Møteprotokoll fra fellesrådets møte 28.11.12. Tidligere sendt ut. Møteprotokoll fra s møte 28.11.12 legges frem for godkjenning. godkjenner møteprotokoll fra møte 28.11.12.
AKF 48/2012 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2012 Bilag:./. Årsregnskap 2012, underskrevet av regnskapsleder den 15.02.2013./. Årsmelding 2012 Den vedlagte årsrapporten for 2012 bør gi fellesrådet et godt grunnlag for drøfting av virksomheten. De skriftlige kommentarene kan utdypes og suppleres muntlig i fellesrådets møte. Den framdriften vi har i årets behandling av årsmelding og regnskap tilfredsstiller kravene i budsjett- og regnskapsforskriftene som innebærer at regnskapet skal være avgitt før 15. februar og legges fra for fellesrådet innen 1. mars. Når fellesrådet har fastsatt regnskapet blir det oversendt til revisjonen. Revisors beretning blir framlagt for fellesrådet på et møte senere i vår. Jeg mener de framlagte dokumenter gir dokumentasjon av virksomheten i 2012 som er tilstrekkelig til at fellesrådet kan fastsette regnskapet og godkjenne årsmeldingen, og anbefaler følgende: godkjenner årsregnskap 2012, som er datert 15. februar 2013, og fastsetter et netto driftsresultat på kr. -447.984,07, etter sum driftsutgifter på kr. -33.137.044,68, sum driftsinntekter på kr. -31.809.691,33 og bruk av disposisjonsfond på kr. -212.823,84. Det er utgiftsført avsetninger på kr. 660.807,91. Av dette er kr. 612.452,67 overført til investeringsregnskapet. Investeringsregnskapet er balansert, og viser en samlet utgift på kr.10.112.430,97. Den samlede utgiften fordeler seg med kr.5.653.676,70 til årets investeringsaktivitet, mens avsetninger utgjør til sammen kr.4.458.754,27. Fellesrådet godkjenner årsmelding 2012, datert 15.02.2013.
AKF 49/2012 INVESTERINGSBUDSJETT 2013-2016 - REVISJON Bilag:./. Regneark som viser fellesrådets investeringsbudsjett 2013 2016 pr. september 2012./. Regneark pr. 14.2.2013 med forslag til revidert investeringsbudsjett 2013 2016 Fellesrådets vedtak i september om investeringsbudsjett 2013 2016 bygde for de tre første årene på de rammer som lå i Arendal kommunes investeringsbudsjett 2012 2015. Som kjent vedtok bystyret i desember store kutt i sitt investeringsprogram, som for fellesrådets vedkommende førte til en reduksjon på kr. 1,3 mill i 2013. Samlet investeringstilskudd ble redusert fra kr.4,3 mill til kr. 3 mill. Kirkebygg ble redusert fra kr.2,1 mill til kr.1,5 mill og kirkegårdene fra kr.2,2 mill til kr.1,5 mill. Kuttet i 2013 ble kompensert med økning på kr.0,6 mill til kirkebygg og kr.0,7 mill til kirkegårder, fordelt med halvparten på hver av de to årene 2014 og 2015. Kirkevergen har utarbeidet et forslag til revidert investeringsbudsjett som er tilpasset kommunens rammebeløp for de tre årene fra 2013 til og med 2015. Det vises til de to vedlagte regnearkene som viser henholdsvis budsjettet som fellesrådet vedtok i september og det nye forslaget til revidert budsjett, datert 14.2.2013. For lettere å sammenligne endringene som er foreslått, er de endrede årsbeløpene markert med røde typer. Endringene er gjort enten ved å dele opp tilskuddsbeløpene over flere år, eller ved å forskyve tilskudd til senere år. De største forskyvningene gjelder orgel til Tromøy kirke og kirkegårdsutvidelse på Hisøy. For orglets vedkommende innebærer det først og fremst en tilpasning til den framdrift som nå er aktuell, med ferdigstillelse i 2015. Med de midler fellesrådet allerede har avsatt og det beløpet som er samlet inn lokalt, vil en dekke de aktuelle kostnader i 2013, som i hovedsak vil være et delbeløp av kontraktsbeløpet, som betales til orgelbygger ved kontraktsinngåelse. Til utvidelse av Hisøy kirkegård er det allerede avsatt noen midler, som gjør planarbeid mulig. Oppstart av utbygging vil neppe bli aktuelt før 2015. Forskyvningen av midler til etter 2013 har gitt en åpning for å forsere tilskuddet til å etablere en hensiktsmessig rullestoladkomst til WC-anlegget i kirkestua ved Austre Moland kirke. Det er viktig for rullestolavhengige som benytter kirka, men også for rullestolbrukere som skal delta i konfirmasjonsundervisningen som foregår i kirkestua. godkjenner det framlagte forslag til revisjon av investeringsbudsjett for årene 2013 2016.
AKF 50/2012 FORDELING AV MIDLER TIL TROSOPPLÆRING Bilag:./. Brev 22.1.2013 vedr. tildeling av statstilskudd til trosopplæring./. Utdrag av departementets tildelingsbrev av 17.12.2012../. Referat fra møte tirsdag 5.2.2013 med alle prostiets menigheter./. Kirkevergens notat av 6.2.2013 m. tabellvedlegg vedr. statsmidler til trosopplæring./. Referat fra møte tirsdag 12.2.2013 i arbeidsutvalg med repr. fra alle menigheter Menighetene i Arendal prosti har fått tildelt statstilskudd med full sats på kr. 338 pr medlem opp til 18 år, med virkning fra 1. mai 2013. For tiden fra 1. januar til 30. april videreføres tilskuddet til forsøksprosjektet Lær dem å lede som menighetene har samarbeidet om siden sommeren 2006. Prosessen med å fordele midlene er allerede startet opp i regi av Agder og Telemark bispedømmeråd. Alle menigheter ble innkalt til et drøftingsmøte tirsdag 5. februar. Da ble det besluttet å nedsette et arbeidsutvalg med en representant fra hver menighet, samt kirkeverge og prost, og med trosopplæringsleder som sekretær. Utvalget hadde et møte tirsdag 12. februar og planlegger et nytt møte mandag 4. mars. Planen er at det da blir utarbeidet et forslag til fordeling av de midlene som tilfaller Arendal. Hvis vi lokalt ikke kommer til enighet om fordelingen, vil beslutning om fordeling på soknenivå tas av bispedømmerådet. Uansett tilligger det bispedømmerådet å gjøre det endelige vedtak om det samlede tilskuddet til prostiet skal fordeles på 2 fellesråd eller detaljert ned på 9 sokn. Innstillingen fra saksbehandlerne er at bispedømmerådet fordeler tilskuddet i to deler, en til Froland og en til Arendal. Som det framgår av referatet fra møtet den 12. februar er innstillingen at samlet ramme fordeles forholdsvis mellom de to fellesrådene etter antallet barn som er medlem av Den norske kirke. Framdriftsplanen er at bispedømmerådet skal behandle denne saken på sitt møte sist i mars. Før tilskuddet blir utbetalt må det foreligge et budsjett som skal godkjennes av bispedømmerådet, og det skjer på administrativt nivå. I bunnen for et slikt budsjett for trosopplæringen i Arendal skal det da ligge en enighet om en grunnbemanning og fordeling av denne mellom menighetene. Det er med finansiering fra flere kilder allerede opprettet flere stillinger enn det som statstilskuddet vil kunne finansiere. De vakanser som vi har per i dag, innebærer imidlertid at statstilskuddet vil kunne dekke lønnskostnadene til de medarbeidere som innehar en fast stilling. Det betyr at det må tilføres midler fra fortsatt givertjeneste i noen menigheter og evt. bidrag fra fellesrådet eller andre kilder, dersom det skal foretas ansettelse i vakante eller nye stillinger. Noen av menighetene ga allerede i møtet den 12. februar uttrykk for at de er innstilt på å forplikte seg med egne midler for slik å bidra til større stillingsressurs enn menighetens andel av statstilskuddet kunne gi grunnlag for. Innen neste møte vil det kunne komme tilsvarende signaler fra flere menigheter. Ettersom det er fellesrådet som vil få utbetalt statstilskuddet, og skal levere regnskap for bruken av midlene, må et budsjett for trosopplæringen i Arendal innarbeides i fellesrådets budsjett. Det er noe vi allerede har gjort i alle år siden forsøksprosjektet startet opp i 2006. Det er således allerede vedtatt et budsjett for trosopplæring under ansvar 1400 i fellesrådets budsjett for 2013. Det har en samlet utgift på kr.2.696.000, hvorav lønnskostnader utgjør kr.2.630.000. Dette finansieres ved tilskudd fra staten på kr. 640.000 og lønnsrefusjon fra menighetene på kr.1.135.000, mens fellesrådet
forutsettes å dekke kr. 766.000. Dette budsjettet ble vedtatt i september, og har ikke tatt høyde for et ytterligere kutt i driftstilskuddet fra Arendal kommune på kr. 650.000. For å gjenvinne balansen i fellesrådets driftsbudsjett er det nødvendig å redusere fellesrådets bidrag til finansiering av trosopplæringen. En annet tiltak som ville kunne hjelpe, er å redusere utgiftene til vikarer: Det vil imidlertid forutsette at det ikke leies ikke vikarer til erstatning for organister og kirketjenere når de skal ha sine månedlige frihelger. Det må i så fall oppnås ved hyppigere bruk av fellesgudstjenester eller alternative gudstjenestetidspunkt, hvis en skal unngå reduksjon i antall forordnede gudstjenester. I den grad fellesrådets drøfting av denne utfordringen vil gi noen signaler om framtidige tilskudd til trosopplæring, vil det gi et bedre grunnlag for arbeidsutvalget når det skal utarbeides en grunnbemanning for trosopplæring og fordeling av stillingsressurser til de enkelte menigheter, eller samarbeidende grupper av menighetsråd som vil samarbeide om stillinger for å få hensiktsmessig store stillinger. Når det foreligger en avklaring om fordelingen mellom menighetene av grunnbemanningen, må dette innarbeides i fellesrådets driftsbudsjett. Hvordan de trosopplæringsstillingene som i dag innehas av medarbeidere med fast ansettelsesforhold, skal fordeles mellom menighetene, er et spørsmål som bør behandles i administrasjonsutvalget, hvis det innebærer store endringer i stillingens karakter. Statstilskuddet til Arendal, som med dagens sats på kr. 338 pr. barn og med et barnetallet på 6234 pr. 1.10.2012 utgjør kr.2.107.092 for et helt år, dekker ikke stort mer enn lønnsutgiftene til 3 årsverk, hvis vi følger anbefalingen om å regne kr. 680.000 i brutto lønnskostnader pr årsverk med det høye kompetansenivå som anbefales. I premissene for tildeling av statstilskudd åpnes det for at inntil 4 % at statstilskuddet avsettes til administrasjon. Videre kan det første driftsår avsettes en buffer på 5 % til å møte framtidig lønnsutvikling. Tilskuddssatsen på kr. 338 pr barn vil nemlig ligge fast fram til 2015, og deretter vil satsen trolig bli regulert i samsvar med prisindeksen som gjerne er lavere enn lønnsutviklingen. Ettersom vi har en vakanse i en av stillingene og en delvis permisjon fram til sommeren i en annen stilling, har vi en viss slakk som kan gi mulighet både for å redusere en del av fellesrådets finansieringsansvar og for å avsette en buffer som skissert. Om og evt når - den ledige stillingen skal utlyses, vil avhenge bl.a. av hvor mye finansiering vi makter å mobilisere lokalt utover statstilskuddet. Målet bør være at vi fra starten av det første driftsåret med full statsstøtte, altså fra og med 1.1.2014, har på plass medarbeider med den ønskede kompetanse, i så mange årsverk som den samlede finansiering tilsier at vi samlet kan bære når vi medregner behovet for driftsmidler i tillegg til lønnsmidler. Fellesrådet er i loven forpliktet til å bidra med midler til materiell i konfirmasjonsundervisningen. Øvrige driftsutgifter må de enkelte menighetsråd ta høyde for i sine egne budsjetter. Et fellestiltak som Lær dem å lede bør fortsatt ha et visst beløp til driftsmidler. Her kan en gjerne fortsette med den ordningen vi har etablert med kontakt mellom menigheter og prosjektet som forplikter menighetsrådet til å bidra med et mindre beløp for hver deltaker de har med i ledertreningen Selv om trosopplæringen handler om en satsing innen et område der menighetene har virksomhetsansvaret, har fellesrådet åpenbart også et ansvar i denne saken. Det gjelder ansvaret som arbeidsgiver for de som er tilsatt i faste stillinger innen trosopplæring. Videre skal fellesrådet (jf. KL 14) på vegne av soknene ivareta administrative og økonomiske oppgaver, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme
samarbeid mellom soknene og er ansvarlig for bl.a. opprettelse og nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett. Dertil kommer som nevnt spørsmålet om fellesrådet vil/kan bidra med noen midler i tillegg til statstilskuddet. Med tanke på en god og rimelig rask avklaring av ressursrammen for trosopplæring og forslaget om videreføring av en fellesressurs på 30 % til faglig veiledning og til videreføring av fellestiltaket for aldersgruppen 15-18 år, prosjektet Lær dem å lede, er det viktig at fellesrådet drøfter den aktuelle utfordring. Menighetene er med noe variert grad av entusiasme positiv til å videreføre en fellesressurs, men noen av dem synes å være tilbakeholdende med å bruke midler som ligger i fellespotten på 25 %. tar den framlagte orienteringen om prosessen vedrørende fordeling av ressursene til trosopplæring til etterretning. Kirkevergen bes framlegge et forslag til revisjon av driftsbudsjett 2013 som balanserer med bystyrets ekstra kutt i kommunens overføring, og som innarbeider den statlige tildeling av midler til trosopplæring og samtidig gir rom for den fordeling av stillingsressurser til trosopplæring som blir resultatet av den pågående prosess.
AKF 51/2012 TROMØY KIRKE - VALG AV ORGELLEVERANDØR Det vises til tidligere behandlinger i fellesrådet vedrørende nytt orgel til Tromøy kirke, AKF 8/2009, AKF 14/2009, AKF 27/2011, AKF 64/2011 og sist AKF 41/2012. I sak 41/2012 ga fellesrådet arbeidsutvalget fullmakt til å inngå kontrakt med leverandør av nytt orgel, samt på vegne av fellesrådet å ta beslutninger ved en eventuell klagesak. Prosessen med gjennomføring av forhandlinger, og endelig evaluering av de innkomne tilbud, har vist seg å ta så vidt lang tid at beslutning om å inngå kontrakt likevel kan behandles i fellesrådet. Det kom til sammen inn 7 tilbud på levering av nytt orgel. 2 av tilbudene ble avvist, det ene på grunn av ufullstendig dokumentasjon, det andre på grunn av for sen innlevering. Dermed står vi tilbake med 5 tilbud, alle godt gjennomarbeidet og vel dokumentert. De 5 tilbyderne er: 2. Ålems Orgelverkstad AB, Sverige 3. Karl Schuke Berliner Orgelwerkstatt BmbH, Tyskland 4. Werkstätte für Orgelbau Mühleisen GmbH, Tyskland 5. Ryde & Berg Orgelbyggeri AS, Norge 6. Flentrop Orgelbouw B.V., Nederland Tildelingskriteriene som er beskrevet i tilbudsgrunnlaget, og som er lagt til grunn ved evalueringen av tilbudene er følgende: 1. Oppdragsgivers vurdering av prosjektets tilpassing til kirkerommet, vektes 35 % 2. Beskrevet utførelse, materialvalg og tekniske løsninger, vektes 40 % 3. Priser og betingelser, vektes 25 % Orgelkomiteen har i samarbeid med konsulent gjennomgått tilbudene, gjennomført forhandlingsmøter og evaluert tilbudene. Det er orgelkomiteen som i følge vedtatt mandat tar stilling til valg av leverandør. Etter at evalueringen er fullført, mener komiteen at tilbyder nr. 4. Werkstätte für Orgelbau Mühleisen GmbH har det klart beste tilbudet. Tilbudet fra Mühleisen scorer høyest på alle de tre vurderingskriteriene. Leveringstiden er imidlertid lang, nytt orgel vil ikke kunne stå ferdig før tidligst høsten 2015. Prisen på det tilbudte orgel ligger innenfor den forutsatte rammen på ca 3 mill. kroner. Mühleisen er også villig til å gi en viss kompensasjon for å overta det gamle orgelet. Orgelkomiteen har gjort et grundig arbeid i forbindelse med tilbudsprosessen og evalueringen. Tilbudene er behandlet i to møter i samlet komité, 03.12.12 og 06.02.13. Det anbefales at fellesrådet inngår kontrakt i samsvar med orgelkomiteens valg. Klagefristen etter tilbakemelding til leverandørene er ikke gått ut, og det er dermed ikke klart om noen av tilbyderne vil framsette klage på orgelkomiteens evaluering og valg. Arbeidsutvalgets fullmakt til å ta beslutninger i forbindelse med en eventuell klagesak bør derfor fortsatt gjelde.
tar til etterretning det valg Orgelkomiteen for nytt orgel i Tromøy kirke har foretatt. Kirkevergen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Werkstätte für Orgelbau Mühleisen GmbH om levering og bygging av nytt orgel i Tromøy kirke. Fellesrådets arbeidsutvalg (AU) gis fullmakt til å ta beslutninger på vegne av fellesrådet i håndteringen av en eventuell klagesak i tilknytning til valg av leverandør.
AKF 52/2012 AUSTRE MOLAND KIRKE - ADKOMSTFORHOLD Saken om rullestoladkomst til Austre Moland kirke har vært behandlet i fellesrådet to ganger tidligere, sak AKF 52/2010 og AKF 19/2011. Austre Moland menighetsråd sendte en henvendelse i brev datert 19.04.10 der adkomstforholdene ble tatt opp, og hvor det ble framsatt ønske om å opparbeide vei for rullestoler fra kirkens hovedinngang langs sørsiden av kirken opp til sideinngang i søndre sideskip (alt. 2), hvor det finnes rullestolrampe i dag. I tillegg ble det søkt om å fjerne portalen og utvide åpningen i kirkemuren foran hovedinngangen. Fellesrådet behandlet denne henvendelsen i sak AKF 52/2010. Kirkevergen innstilte på at rullestoladkomsten opp til inngangen i sideskipet i stedet skulle følge veien på vest- og sørsiden av kirkemuren, og derfra gjennom åpning i kirkemuren rett inn til rullestolrampe (alt. 1). Dette fordi gravfelt M på kirkegården ligger så vidt nær kirken at rullestolveien ville komme inn i takrassonen. Fellesrådet sluttet seg til kirkevergens innstilling. Austre Moland menighetsråd uttrykte i sak AMM 25/2011 ønske om at rullestoladkomsten bør gå fra hovedinngangen langs sørsiden av kirken, og i sak AMM 31/2011 vedtok menighetsrådet å henstille om at dette alternativet ble valgt. I sak AKF 19/2011 ble det vedtatt regulering av gravfelt M (kistegravene var for korte, og en rad måtte utgå av feltet). Det var håp om at det i forbindelse med denne reguleringen kunne frigjøres mer plass mellom kirken og gravfeltet, slik at vei i henhold til alt. 2 kunne legges lenger ut fra kirken, og dermed unngå takrassonen. Dette har vist seg ikke å bli tilfelle, og dermed vil en rullestolvei langs kirken komme inn i takrassonen. Området rundt kirken i Austre Moland er middelalderkirkegård, og dermed automatisk fredet i henhold til kulturminneloven. Det må dermed søkes riksantikvaren om dispensasjon for alle tiltak som berører dette arealet. Det er søkt om dispensasjon for å bedre adkomstforholdene, og riksantikvaren ga i sin tilbakemelding tilslutning til menighetsrådets ønske om rullestolvei langs kirken, og ga uttrykk for at «Om mulig bør veien legges utenom sone hvor det er fare for takras». Austre Moland menighetsråd har så i møte 04.06.12 vedtatt å støtte riksantikvarens ønske om at rullestolveien legges langs kirken. Da det ikke er mulig å opparbeide en rullestolvei langs kirken som legges utenfor takrassonen, sendte kirkevergen 28.06.12 en e-post til saksbehandler hos riksantikvaren hvor det ble gjort klart at dersom denne løsningen ble valgt, måtte det monteres snøfangere på taket på kirken. Det ble bedt om en bekreftelse på at et slikt tiltak kunne godkjennes, slik at dette var klarlagt før planlegging ble satt i gang. Svar på denne e-posten ble mottatt 28.11.12, hvor riksantikvaren skriver følgende: Hei igjen, og beklager at denne har blitt liggende ubesvart så lenge. Vi har diskutert saken litt internt hos oss, og vi ser det er utfordringer knyttet til begge alternativene. Alternativ 2, som vi har dispensert for, ble i utgangspunktet foretrukket av RA både fordi brukerne kom inn fra «rett side» (selv om adkomsten inn i kirken i og for seg er den samme), samtidig som man unngikk inngrepet i selve muren og kirkegården. Snøfangere vil som du påpeker bety en belastning som taket ikke er bygget for, og vil i så tilfelle kreve en grundig statisk beregning i forkant. Med snøfangere vil snøen også ligge lenger og akkumuleres mer enn det ville gjort uten, i tillegg til virkningen de har rent visuelt. Ut i fra en samlet vurdering heller vi vel i
retning av at en løsning basert på alt. 1, dvs. ny hellegang og intervensjon i kirkegårdsmuren på sørsiden, tross alt vil være mindre omfattende og derfor å foretrekke. Gi oss en tilbakemelding om hva dere ønsker å gå videre med, om nødvendig må vi sende dere en ny/justert dispensasjon. Riksantikvaren uttrykker nå at de «heller i retning» av at rullestolveien bør gå utenfor kirkemuren, alt. 1. Kirkevergen har hele tiden vært av den oppfatning at montering av snøfangere på kirketaket bør unngås. Argumentene for dette er i hovedsak anført i riksantikvarens svar. I tillegg kommer at snøfangere på denne type tak ofte medfører mye brekkasje av takstein og dermed fare for lekkasjer. Riksantikvaren ber om å få tilbakemelding om hva vi ønsker å gå videre med. Spørsmålet bør forelegges menighetsrådet på nytt før det gis tilbakemelding til riksantikvaren. går inn for at rullestoladkomst til Austre Moland kirke legges på vest- og sørsiden av kirkemuren, og gjennom åpning i kirkemuren på sørsiden inn til rullestolrampe ved inngangsdør til søndre sideskip (alt. 1). Åpning i kirkemuren må utvides til en bredde på 1,2 m. Begrunnelsen for å velge denne løsningen er å unngå å montere snøfangere på taket på kirkebygget. Saken oversendes Austre Moland menighetsråd for uttalelse.
AKF 53/2012 HØYTTALERANLEGG - ØYESTAD KIRKE Vedlegg: - Søknad til fra Øyestad menighetsråd - Henvendelse av 16.11.2012 til Øyestad menighetsråd fra Nersten og Rykene menighetsutvalg - Tilbud fra "TEAM LYD OG MEDIA" vedr. fornyelse av lydutstyr, Øyestad kirke Det vises til brev av 11.12.2012 fra Øyestad menighetsråd til Arendal kirkelige fellesråd vedrørende et ønske om fornyelse av lydanlegget i Øyestad gamle kirke. Lydanlegget og den trådløse mikrofonløsningen i Øyestad kirke fungerer ikke lenger tilfredsstillende og bærer preg av gamle og til dels utdaterte tekniske løsninger. Anlegget utfordres samtidig av myndighetenes nye frekvenskrav for bruk av trådløse mikrofoner og sendere i kirkerommet. Nersten og Rykene menighetsutvalg har i løpet av de siste årene samlet inn penger med tanke på å fornye lydutstyret, og menighetsrådet har fått seg forelagt fra menighetsutvalget et tilbud som omfatter en total fornyelse av anlegget. I tilbudet er det anslått at en fornyelse av trådløse "mygger", mikrofoner og senderutstyr iht til ny standard vil beløpe seg til kr. 40 000,-. Når det gjelder oppgraderingen av det trådløse utstyret legger menighetsrådet til grunn at dette faller inn under fellesrådets ansvar og søker derfor kirkevergen om: - tillatelse til at nytt lydanlegg installeres i kirken i henhold til tilbudsbeskrivelse - at det bevilges kr. 40.000,- fra til oppgradering av det trådløse utstyret i kirken Post- og Teletilsynet har bestemt at frekvensområdet 790-862 MHz fra 2013 skal benyttes til mobilkommunikasjon (4G). Dette båndet har i mange år vært brukt til analog kringkasting, og med ferdigstillelsen av det digitale bakkenettet er nå store deler av båndet ledig. Samferdselsdepartementet la derfor dette frekvensbåndet ut for salg i begynnelsen av 2011 og da vil det fra 2013 ikke lenger være tillatt å benytte frekvensområdet 800-820 MHz for trådløse mikrofoner i Norge, der det meste av vårt utstyr i dag sender. Denne endringen har medført at kirkevergen i samarbeid med Arendal Lydsystemer har satt i gang en vurdering av alle våre kirker med tanke på å kartlegge behovet for oppgradering og/eller fornyelse av utstyret der oppgradering ikke er teknisk mulig. Det trådløse utstyret i gamle Øyestad kirke lar seg ikke oppgradere og vil uansett måtte fornyes i sin helhet i løpet av året. Anlegget er etablert primært med tanke på talegjengivelse og er i henhold til tidligere praksis å betrakte som en del av den kirkelige grunnutrustning som faller inn under fellesrådets ansvar.
På bakgrunn av dette anbefaler kirkevergen at Øyestad menighetsråd gis tillatelse til å fornye lydanlegget i Øyestad kirke i henhold til det fremlagte tilbud, og at fellesrådet bidrar med kr. 40 000,- til fornyelse av det trådløse utstyret. Det forutsettes at installasjonen tilpasses interiøret i kirkerommet og at dette utføres i samråd med avdelingsleder for bygg og anlegg. bevilger kr. 40 000,- til fornyelse av det trådløse senderutstyret i Øyestad gamle kirke. Utstyret fornyes i forbindelse med en total renovering av høyttaleranlegget i kirken i regi av Øyestad menighetsråd. En forutsetning for tillatelsen er at installasjonen tilpasses kirkerommet og gjennomføres i samråd med avdelingsleder for bygg og anlegg.
AKF 54/2012 ØKONOMIREGLEMENT FOR MENIGHETSRÅD - GODKJENNING Vedlegg: Forslag til økonomireglement for Flosta menighetsråd Menighetenes gjeldende økonomireglement ble utarbeidet og godkjent i 2006. Siden den gang er nye menighetsråd valgt og menighetenes regnskapsførsel ivaretas i dag av kommunens regnskapsavdeling iht en avtale fra 2009. Dette krever en revisjon av gjeldende reglementet og en ny godkjenning av Arendal kirkelige fellesråd (Jfr. regnskapsforskriftens 8). Hensikten med et slikt reglement er at det etablereres gode økonomirutiner i menighetene med nødvendig kvalitetssikring og internkontroll. Reglementet skal bl.a. fastsette regler og rutiner som skal gjelde for: - fremstilling og behandling av årsbudsjett - kontroll med regnskapet gjennom året - behandling av regnskap - disponering av rådets midler - delegering av fullmakter Til hjelp for menighetsrådene i dette arbeidet utarbeidet kirkevergen en mal/forslag til et slikt økonomireglement basert på en godkjent standard for menighetsråd. Forslaget ble, før oversending til menighetsrådene, forelagt fellesrådet og kommunens regnskapsavdeling for eventuelle endringer og kommentarer. Flosta menighetsråd behandlet sitt forslag til økonomireglement i sitt møte 25.10.2012 og har oversendt forslaget til fellesrådet for endelig godkjenning. Forslaget følger i hovedsak den utarbeidede standard for menighetsråd og har kun mindre tilpasninger til de lokale forhold. Kirkevergen har derfor ingen særskilte kommentarer til forslaget. godkjenner det innsendte forslaget til økonomireglement for Flosta menighetsråd.
AKF 55/2012 REFERATSAKER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 27.02.13 a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Gravstedslegater: Arendal kirkegård/høgedal: - Urnelunden 2-4 og 5 "Helga Alnæs" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/ole Henrik de Presno - Østre terr. 2-4 "Leif Thorsen" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/adv. Lars Ths. Rodvelt. - Nr. 373 B "Ingvald K. Kristiansen" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/asta Kristiansen. - Nr. 116 "Vigeland" - 2 støtter - Innbetaling til eksisterende gravstedslegat - kr 26.000 - inntil 10 år - v/ Anne Vigeland. Flosta kirkegård: - C-1-5 "Tor Meinhardt Juul Jørgensen" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/bergliot Winqvist. Færvik kirkegård: E -1-2-3 "Aslaug og Einar Torgersen" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/trond Torgersen. c) Brev 02.01.13 fra biskopen til fellesrådet vedr. godkjenning for reetablering av flombelysning Trefoldighetskirken. Cirkus Arnardo har er innvilget en søknad om leie av grusbanen på Høgedal i uke 11 f.o.m. mandag 11.mars t.o.m. søndag 17. mars 2013, med avreise mandag morgen. Forestillinger på lørdag og søndag. Brev av 02.01.2013 fra Agder og Telemark biskop med godkjenning av projektorer i Trefoldighetskirken. E-post av 6.2.2013 fra kirkevergen til Stokken menighetsråd vedr utvendig belysning. Vedlegg. Brev av 31. 1.2013 til begravelsesbyråene vedr. dager for begravelse fra Stokken kirke. Vedlegg ORIENTERINGER: Viltjakt ved Arendal kirkegård I terrenget rundt Arendal kirkegård finnes en del rådyr, og det er behov for å holde denne stammen nede på et begrenset nivå. For kirkegården er problemet først og fremst at rådyr ved å beite på beplantning gjør betydelig skade. Den viktigste årsaken til å begrense antall dyr, er likevel hensynet til trafikksikkerhet på E18 i området. Det er mellom skogbrukssjefen i Arendal, som forvalter og administrerer denne jakten, og kirkevergen avtalt premisser for jakt på rådyr i skogsterrenget ved Arendal kirkegård.
Kirkevergen mottok like før jul reaksjoner på at det ble drevet jakt svært nær kirkegården, og at felt vilt ble transportert langs interne veier på kirkegården. Bakgrunnen var en konkret hendelse ved 11-12 tiden like før jul. For å gjennomgå og oppdatere rutinene og premissene, og for å sikre at rutinene blir fulgt, ble det avholdt et møte mellom skogbrukssjefen og kirkevergen 07.01.13. Det er enighet om følgende: Normal jaktsesong vil være i tidsrommet slutten av august slutten av desember. Jakt skal foregå på tidspunkt med liten ferdsel på kirkegården, og ikke etter kl 0930 på formiddagen. Senest dagen før jakt gjennomføres, skal personalet på Arendal kirkegård varsles på telefon eller på e-post. Dette for å sikre at det ikke skal oppstå konflikt mellom jakt og aktivitet på kirkegården. Til jakt skal det benyttes rifle med lyddemper eller haglegevær. All jakt skal foregå utenfor de opparbeidde delene (vei (ikke «anleggsveien»), gravfelt, plenareal, beplantningsfelt) av kirkegården. Det skal også tilstrebes at jegerne er minst mulig synlige fra det opparbeidde kirkegårdsarealet. Ved uttak av vilt skal skutte dyr borttransporteres så diskret som mulig. Bruk av interne veier på kirkegården til dette formålet skal begrenses mest mulig. Ved all bruk av intern vei i forbindelse med jakt, skal det tilstrebes størst mulig diskresjon. Dersom det på kirkegården(e) registreres særlig store skader med nedbeiting av blomster og beplantning, kan kirkevergen ta kontakt med skogbrukssjefen for å vurdere spesielle fellingstillatelser også utenom ordinær jakttid. Informasjon om framdrift i prosjekter Trefoldighetskirken reetablering av flombelysning Arbeidet med prosjektet videreføres. Riksantikvaren har gitt samtykke til å reetablere flombelysning på nærmere angitte vilkår i brev 03.12.12. Videre har Biskopen gitt sin godkjenning i brev 02.01.13. Sparebanken Sør har etter søknad i e-post 09.01.13 meddelt at de vil bidra med en gave på kr. 375.000 til prosjektet! Med dette er tiltaket finansiert. Det er arbeidet videre med utforming av master og løsninger for montering av lysarmaturene i samarbeid med arkitekt. I tillegg er det arbeidet med løsninger for kabelframføring og fundamenter for nye master. Alt materiell skal leveres i løpet av uke 9, og dermed bør det være mulig å ha flomlysanlegget i drift før påske. Ny støttemur Arendal kirkegård Eksisterende mur som danner terrasse for bl. gravstedene 101 97 har skader, og deler av muren står i fare for å rase ut, kfr. tidligere behandling av saken i fellesrådet. Arbeidet med planlegging av ny støttemur er satt i gang, og tilbudsgrunnlag utarbeidet.
Barbu kirkegård mur mot naboeiendom Arbeidet med muren ble satt i gang i fjor høst. Da prosessen med godkjenning av tiltaket i henhold til plan- og bygningsloven tok tid, kom arbeidet i gang sent på høsten 2012. På grunn av snø og kulde har arbeidene stoppet opp, og vil ikke bli ferdigstilt før våren 2013. Det er flere graver som er tildekket og utilgjengelige hele anleggsperioden. Arendal kirkegård - regulering Arbeidet med utarbeidelse av reguleringsplan videreføres. Det er sendt melding til Vegvesenet med forslag til avklaring av grense mellom kirkegård og framtidig trafikk- og veiareal ved Harebakken. Videre er det avholdt befaring med fylkeskommunens avdeling for kulturminnevern når det gjelder bebyggelsen på Høgedal gård. Hvilke vernebestemmelser som vil bli lagt på eksisterende lager- og uthusbygg er ikke avklart, men dette vil få stor betydning for den videre planleggingen. tar de fremlagte referatsaker til etterretning.