KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE Kultur som stedsutvikler: Bo-, næring- og besøkelseslyst i Rollag Kommune Tilbudsfrist 08.08.2016 kl. 12.00 ROLLAG KOMMUNE - JUNI 2016
1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Rollag kommune v/omstillingsprogrammet for nærmere informasjon se www.rollag.kommune.no 1.2 Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av konsulenttjenester innen feltet Kultur som stedsutvikler: Bo-, næring- og besøkelseslyst i Rollag Kommune. Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlagte kravspesifikasjon: Avtalens varighet er 1 år med mulighet for opsjon i 1+1år. Avtalens volum er stipulert til inntil 1,7 mill. kr. over maksimum 3 år. Beløpet er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Størrelsen og lengden på kontrakten vil vurderes fortløpende i opsjonsperioden og vil være basert på behov og resultater. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere tilbydere og/eller inngå parallelle avtaler. 1.3 Utlevering av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er publisert elektronisk på DOFFIN databasen 1.4 Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon - tilleggsopplysninger Oppdragsgivers adresse for tilleggsopplysninger til denne anskaffelsen er: Merkantile spørsmål rettes til: - Innkjøpskoordinator Petter Hoen tlf. 48166238 epost petter.hoen@kongsberg.kommune.no Spørsmål vedr. kravspesifikasjonen rettes til - Programleder, Espen Berg, tlf 40 12 07 97, e-post espen.berg@rollag.kommune.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2
Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av fristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALIFISERINGEN OG KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 30. juni 2006 nr. 41 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II. Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på 3. mnd. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger prosedyren Konkurranse med forhandling Oppdragsgiver tar sikte på å forhandle med minimum 3 maksimalt 5 tilbydere, dersom det foreligger så mange kvalifiserte. Ved utvelgelse av tilbydere til forhandling legges tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget til grunn. 2.3 Kvalifikasjonsgrunnlag Attest for skatt/mva. Det skal legges ved attest for betalt skatt/mva (lovpålagt) Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 3. KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal leveres eller sendes pr. post med i et eksemplar skriftlig samt en kopi på cd/minnepinne og inneholde de opplysninger konkurransegrunnlaget med vedlegg krever. Tilbudet skal være merket: Kultur som stedsutvikler: Bo-, næring- og besøkelseslyst i Rollag Kommune Att: Petter Hoen til Kongsberg kommune Servicetorget - Rådhuset Kirkegt. 1 3616 Kongsberg Postadresse 3
Postboks 115 3602 Kongsberg Innen 08.08.2016 kl. 12.00 3.2 Forbehold Tilbyder skal i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forhold til konkurransegrunnlaget med vedlegg. Dersom det ikke opplyses om eventuelle forbehold er dette å forstå slik, at det ikke gjelder noen forbehold. 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver ønsker ikke at det fremmes alternative tilbud. 3.4 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.5 Priser Pris skal presenteres som kostnad per dag, inkludert reise og oppmøte med estimert 7 fakturbare timer per dag; og pr time. Prisreguleringer Prisene skal være faste fram til 31.05.2017 og reguleres deretter i henhold til standard for bransjen. 3.6 Underleverandører/samarbeidspartner Dersom leverandøren benytter seg av en eller flere underleverandører eller samarbeidspartnere i denne leveransen, skal disse spesifiseres i tilbudet og forpliktelseserklæring fra disse skal legges ved. 4. OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Rettidig levert tilbud åpnes etter tilbudsfristens utløp av to representanter fra oppdragsgiver. 4.2 Retur av tilbud og kostnader Oppdragsgiver vil ikke returnere forespørsler eller tilbud. Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.3 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. 4.4 Avlysing og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4
Oppdragsgiver forbeholder seg bl.a. retten til å avlyse konkurransen dersom det ikke oppnås kommunal godkjenning eller finansiering som planlagt. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for dette. 4.5 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier: - Pris (40 %): Se nærmere beskrivelse i punkt 3.5 (evalueres 70% dags pris 30% time pris?) Løsningsbeskrivelse Tilbudet skal inkludere en kort prosjektskisse og pris-/time estimat for utarbeidelse av strategien. (20%) Kompetanse/referanser Det skal legges ved CV og referanser fra oppdrag relevant for denne anskaffelsen. Referansene skal inneholde navn og kontaktopplysninger til oppdragsgiver som kan kontaktes (40%) 4.6 Innstilling på kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Omstillingsprogrammet kan velge å akseptere hele eller deler av tilbudet etter behov. Det kan også være aktuelt å inngå rammeavtale med flere aktører som skal samarbeide om oppdraget. Avslag på å samarbeide med andre kan ekskludere en tilbyder fra prosessen. Endelig kontrakt er med forbehold om et positivt vedtak fra omstillingsstyret i Rollag kommune. 5. VEDLEGGSOVERSIKT Følgende vedlegg følger konkurransegrunnlaget: 1) Kravspesifikasjon 2) Standard innkjøpsvilkår konsulentbistand Kongsbergregionen 5