MØTEINNKALLING Møtetid: 25.08.2015 Kl. 15:30 presentasjon Kl. 16:30 behandling av sakene starter Møtested: Møterommet "Fraunar", rådhuset Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Møtedokumenter legges til gjennomsyn på Frogn rådhus. Dokumentene publiseres på www.frogn.kommune.no. Kl. 15.30: Presentasjon og orientering v/frogn råd Kl. 18.00: SPØRSMÅL/INNSPILL FRA INNBYGGERNE Inntil ½ time er avsatt til spørsmål/innspill fra innbyggerne. Det er ikke anledning til å stille spørsmål eller komme med innspill til saker som behandles i møtet. Saksliste Side Orienteringer 22/15 Status utskrivningsklare pasienter pr. juli 2015 3 23/15 Orienteringsnotat om arbeidet med ny IKT-strategi: Plan for digital kompetanse 3 Informasjon Spørsmål og innspill fra innbyggerne Saker til behandling 29/15 Referatsak til 25. august 2015 4 13/00326
30/15 Ny "Språk, lese- og skriveopplæringsplan" for barnehager og skoler i Frogn kommune 6 31/15 Plan for psykisk helsearbeid med barn og unge 11 32/15 Evaluering av politisk organisering 2015 - rapport og anbefalinger 16 33/15 Frogn som rasismefri kommune 23 34/15 Navn til flerbrukshuset 29 35/15 Handlingsprogram 2016-2019 styringsindikatorer 31 36/15 Styringsindikatorer, resultatindikatorer og rapportering - pol/adm arbeidsgruppe 35 Spørsmål fra medlemmene Frogn, 12.08.2015 Kjell Engebretsen Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 90 60 00 eller e-post politisketjenester@frogn.kommune.no Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Side 2 av 40
Orienteringer 22/15 Status utskrivningsklare pasienter pr. juli 2015 13/01133-15 23/15 Orienteringsnotat om arbeidet med ny IKT-strategi: Plan for digital kompetanse 14/03829-12 Informasjon Spørsmål og innspill fra innbyggerne Side 3 av 40
Saker til behandling HOOK-29/15 - Referat Referatsak til 25. august 2015 Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 15/00197-8 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 29/15 25.08.2015 Rådmannens innstilling: tar følgende referatsak til orientering: Protokoll fra styremøte i Frogn seniorsenter den 21.5.2015 Vedlegg: Protokoll Side 4 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Følgende referatsak legges frem for hovedutvalget for oppvekst, omsorg og til orientering: Protokoll fra styremøte i Frogn seniorsenter den 21.5.2015 Rådmannen i Frogn 12.08.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 5 av 40
HOOK-30/15 Språk, lese- og skriveopplæring Ny "Språk, lese- og skriveopplæringsplan" for barnehager og skoler i Frogn kommune Saksbehandler: Kari Veidahl Aagaard Saksnr.: 15/02268-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 5/15 18.08.2015 2 30/15 25.08.2015 Rådmannens innstilling: Planen for språk, lese- og skriveopplæring vedtas. Planen skal implementeres i barnehager og skoler. Vedlegg: Plan for språk, lese- og skriveopplæring i Frogn.pdf Ny «Plan for språk, lese- og skriveopplæring i Frogn» Side 6 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Rådmannen har det siste året gjennomført en grundig og god faglig prosess i kommunenes barnehager og skoler for å revidere Språk, lese- og skriveopplæringsplanen. Det er behov for jevnlig faglig oppdatering for å sikre at barnehager og skoler i Frogn jobber forskningsbasert med språk- lese- og skriveopplæringen. Rådmannen anbefaler at OOK vedtar den nye Språk-, lese- og skriveopplæringsplanen. Bakgrunn for saken: Frogn kommune utarbeidet sin første plan for språkstimulering, lese -og skriveopplæring i barnehager og skoler allerede i 2003. Planen ble vedtatt av OOK i desember 2003. Planen hadde som overordnet målsetting at elevene i Frognskolene skulle bli sikre lesere, og den skulle være et redskap for å kvalitetssikre språkstimulering i barnehagene og lese- og skriveopplæringen i skolen. Planen ble revidert i 2006. Gjennom disse årene har det blitt etablert mye god lese- og skriveopplæring i Frognskolene. Det har også vært samarbeid og erfaringsdeling mellom skolene. Det er rutiner for samarbeid mellom barnehagene og skolene. Planen har blitt lagt merke til langt utover kommunens grenser, og den har vært til inspirasjon for andre kommuner som har utarbeidet helhetlige og sammenhengende planer på området. Det er grunn til å anta at Frogn-elevenes meget gode leseferdigheter også har en sammenheng med at den opprinnelige planen var av høy faglig kvalitet. Nyere forskning og fagkunnskap innenfor områdene gjør at en revidering av planen er nødvendig. Samtidig er det viktig å understreke at den første planen inneholder mye bra, dette blir tatt med i den nye planen. Planen inneholder hovedområder og tiltak fra barnehagen og til og med 10.trinn. Kommunens leseveiledere og PPtjenestens innspill har vært sentrale i revideringen. Planen skal være forpliktende for alle som jobber i både barnehager og skoler. Lese- og skriveopplæringen er ikke begrenset til norskfaget, den foregår i alle fag og aktiviteter. Behov for revidering Frognskolen har som mål å være blant landets 10 beste basert på ulike parametere knyttet til elevenes sosiale og faglige læring. Resultatene som er synliggjort i den årlige tilstandsrapporten, viser en jevn stigning i resultater, men fremdeles fullfører for få elever videregående opplæring. Ludvigsenutvalget, som ble oppnevnt av Kunnskapsdepartementet, leverte 15. juni 2015 sin sluttrapport om Fremtidens skole, og viktigheten av å mestre grunnleggende ferdigheter tydeliggjøres når utvalget f.eks foreslår mer dybdelæring på tvers av fag, og arbeidet helt fra barnehage for å sette barn og unge i stand til livslang læring. Det antas at utvalgets anbefalinger vil føre til endringer i læreplanene for norsk skole, når Stortinget har behandlet innstillingen. Kort oppsummert revideres planen fordi: - Barnehager og skoler skal jobbe forskningsbasert med språkstimulering, leseog skriveopplæring. Side 7 av 40
- Lesing og skriving er grunnleggende ferdigheter i alle fag, det er ikke begrenset til norskfaget. - Sammenhengen mellom stimulering og aktiviteter i barnehagen henger sammen med frafall i videregående opplæring, og Frogn vil styrke bevisstgjøringen og samarbeidet fra barnehage til 10.trinn og tidlig innsats. - Planen er fargekodet for at den skal være et bedre verktøy for pedagogisk personale i hverdagen. Aktiviteter som systematisk kartlegging er fargekodet i grønt, gult og rødt. Grønt nivå betyr kartlegging/aktiviteter som gjelder alle elevene, og hele planen er beregnet på universelt nivå, dvs alle elevene. Men vi tydeliggjør hva skolene skal gjøre for å kartlegge videre og iverksette tiltak for elever som ligger på eller under kritisk grense, dvs gult nivå. De aller fleste av disse vil fanges opp av tilpasset undervisning og kortvarige tiltak som f.eks lesegrupper. Rødt nivå er elever som trenger utredninger og skreddersydde tiltak (f.eks spesialundervisning) der skolen og PPT samarbeidet. - Vurdering for læring er blant de faktorene som har størst betydning for elevenes læring. Det har vært et mangeårig innsatsområde i Frognskolen, og implementeres nå i planer for fag og grunnleggende ferdigheter. - Dysleksi er en språkbasert lærevanske, og ofte arvelig betinget. Omfanget av vansken kan være stor, og skolene kan ha relativt mange elever med denne utfordringen. Disse elevene trenger tilpasset opplæring og tilrettelegging i hverdagen. Den reviderte planen tydeliggjør rutiner for helhetlig utredning, og skolene i Frogn har som mål å kjennetegnes som «dysleksivennlige skoler» Alternativer: 1. Som rådmannens innstilling. 2. Som rådmannens innstilling med følgende merknader:... Miljømessige konsekvenser: Planen medfører ingen miljømessige konsekvenser. Økonomiske konsekvenser: Planen medfører ingen særskilte økonomiske konsekvenser. Vurdering: Frogn har hatt en god plan for språk, lese- og skriveopplæring i flere år, noe som vises gjennom jevn økning i resultater for elevenes leseferdigheter. Sammen med et jevnt og godt psykososialt miljø opplever også kommunens barn og unge et trygt læringsmiljø. Likevel mener rådmannen det jevnlig er behov for revidering, slik at både barnehage og skole jobber etter prinsipper nasjonal og internasjonal forskning viser er riktig. Frognskolen skal ikke legge vekk godt innarbeidet struktur, metoder Side 8 av 40
eller rutiner, men samtidig hele tiden være fremoverlent og jobbe kollektivt basert for en enda bedre kvalitet i opplæringen, ulike aktiviteter og kartlegginger. Rådmannen mener det er på tide å fornye Språk, lese- og skriveopplæringsplanen slik at den følger siste forskning, nasjonale og kommunale mål og føringer for barnehage og skole, og blir et enda bedre verktøy for pedagogisk personale. Planen legger til grunn en tydeligere bevisstgjøring og samarbeid mellom barnehage og skole, et mer systematisk samarbeid med PP-tjenesten, og bedre tilrettelegging for elever med dysleksi i Frognskolen. Rådmannen utarbeider en plan for implementering på skolene og barnehagene høsten 2015 sammen med rektorer og barnehagene. Medbestemmelse: Saken har vært drøftet med hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet, som har følgende merknader: Planen er oversiktlig og beskriver situasjonen i Frogn kommune og trekker tråder mellom kommunale styringsdokumenter og nasjonale føringer på en ryddig måte. Dette gjør at planen blir et godt verktøy for ansatte i Frogn kommune som arbeider med lese- og skriveopplæring på alle nivåer. Inndelingen av hva som forventes på ulike nivåer / trinn gjør det lettere for personalet å sette inn de riktige tiltakene. Tidlig innsats og språkstimulering i barnehagen blir fremhevet i planen, noe som vi ser på som riktig bruk av ressurser i forhold til barnet og elevens lese og språkutvikling. For å få gjennomført planen er det viktig med god kommunikasjon mellom utøvende pedagoger i barnehage og skole, ledelse på arbeidsplassen og støttefunksjonene (PPT). Planen har forslag til mange tiltak rundt elevene. Ved iverksetting av tiltak rundt elevene, må disse være realistisk gjennomførbare ut i fra elevenes forutsetninger. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at planen for språk, lese- og skriveopplæring vedtas, og gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Rådmannen i Frogn 29.07.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 9 av 40
Vedlegg til sak Side 10 av 40
HOOK-31/15 Plan psykisk helsearbeid Plan for psykisk helsearbeid med barn og unge Saksbehandler: Anne Irene Bollestad Saksnr.: 15/01130-5 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 8/15 18.08.2015 2 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 4/15 18.08.2015 3 31/15 25.08.2015 Rådmannens innstilling: 1. Planen for psykisk helsearbeid med barn og unge vedtas. 2. Rådmannen legger frem en årlig status for gjennomføring av tiltakene som er beskrevet i planen. Vedlegg: Plan for psykisk helsearbeid med barn og unge Side 11 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonens rapport «psykisk helsearbeid for barn og unge» i møte 24.02.2014. Kommunestyret behandlet rådmannens oppfølging av anbefalingene i rapporten, 04.05.2015, jfr. Sak KS-70/15. Et av punktene i den andre tilbakemeldingen fra Rådmannen til kontrollutvalget var: «Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser» Det ble under dette punktet orientert om arbeidet med utvikling av plan for psykisk helsearbeid med barn og unge i Frogn. Planen inneholder faktaopplysninger om barn og unges psykiske helse generelt og spesielt i Frogn, og både en framskriving av allerede eksisterende tiltak og rådmannens forslag til nye tiltak. Dette er systematisert på en måte som skal vise på hvilket nivå de ulike tiltakene iverksettes og overfor hvilken gruppe. Rådmannen foreslår at det foretas en årlig gjennomgang av planen Resultatet av en slik gjennomgang vil bli orientert om i form av notat til OOK. Rådmannen foreslår at det foretas en grundig gjennomgang, oppdatering og rullering av planen i 2019. Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonens rapport «psykisk helsearbeid for barn og unge» i møte 24.02.2014. Rådmannens første tilbakemelding til kontrollutvalget ble behandlet 27.10.2014, jfr. KU sak 38/14 Rådmannens andre tilbakemelding til kontrollutvalget ble behandlet 16.03.2015. Utvalget tar tilbakemeldingen til orientering, og anbefaler at kommunestyret tar oppfølgingen av rapporten til orientering. Kommunestyret behandlet rådmannens oppfølging av anbefalingene i rapporten, 04.05.2015, jfr. Sak KS-70/15. Et av punktene i den andre tilbakemeldingen fra Rådmannen til kontrollutvalget var: «Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser» Det ble under dette punktet orientert om arbeidet med utvikling av plan for psykisk helsearbeid med barn og unge i Frogn. Rådmannen la frem et notat for kommunestyre 25.06.2015. Notatet inneholdt en beskrivelse av aktuell situasjon og videre framdrift i arbeidet med planen. Det ble orientert om at rådmannen ville fremme politisk behandling av planen på første møterekke etter sommerferien. I arbeidet med planen har det blitt avholdt et seminar hvor representanter fra kommunalt FAU og ansatte i mange av kommunens tjenester deltok. Et resultat av dette seminaret var at det ble nedsatt en tverrfaglig gruppe som skulle utarbeide forslag til tiltak Frogn kommune skulle ha til denne gruppen barn og unge. Side 12 av 40
Denne arbeidsgruppen leverte sitt arbeid med forslag til tiltak umiddelbart etter påske. Dette har det vært arbeidet videre med sammen med arbeidsgruppen og BUF sin ledergruppe. Det har også blitt innhentet informasjon om aktuelle tiltak fra rektorene, enhetsleder for barnehagene og enhetsleder for, idrett og fritid. Planen inneholder både en framskriving av allerede eksisterende tiltak og forslag til nye tiltak, og er blitt systematisert på en måte som skal vise på hvilket nivå de ulike tiltakene iverksettes og overfor hvilken gruppe. Nye tiltak: Rådmannen foreslår følgende nye tiltak: - Det startes forsøk med iverksetting av tverrfaglige team med utgangspunkt i det enkelte barn behov. I første omgang vil det opprettes et team som skal arbeide med barn/unge som er i ferd med å utvikle et alvorlig skolefravær. Teamet vil bli opprettet høsten 2015. - I arbeidet med handlingsprogrammet for 2017, vurderes om det skal tilbys gratis barnehageplass for flerspråklige barn i en 3. mnd. periode, for å fremme integrering og sosiale og språklig ferdigheter. - Det iverksettes opplæring i COS-P (Foreldreveiledningsprogram for utvikling av tilknytning mellom barn og voksne). Opplæringen er eksternt finansiert. - Kurs/grupper for jenter med tema stressmestring, iverksettes høsten 2015. - Iverksetting av foreldreråd i skolen høsten 2015/vår 2016. Alternativer: 1. Som rådmannens innstilling 2. 1. Plan for psykisk helsearbeid med barn og unge vedtas med følgende endringer:.. 2. Rådmannen legger frem en årlig status for gjennomføring av tiltakene som er beskrevet i planen. Miljømessige konsekvenser: En tydeliggjøring av kommunens tjenester og ansvaret for iverksettelse av disse, vil kunne gjøre det enklere for barn, unge og familier å få den hjelpen de har behov for. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Dersom det vedtas å opprette gratis barnehageplasser for flerspråklige barn for en begrenset periode, må dette kostnadsberegnes under behandlingen av handlingsprogrammet for 2017. Side 13 av 40
Vurdering: Rådmannen vurderer at planen for psykisk helsearbeid med barn og unge gir kunnskap om hva som kan føre til at barn og unge utvikler psykiske vansker og hvem som er i risiko for å utvikle slike vansker. Det er enhet for barn, unge og familier som har et hovedansvar for arbeidet med barn og unges psykiske helse i Frogn. Det er imidlertid en rekke enheter i kommunen som gir disse tjenestene, og planen gir en oversikt over dette. Planen viser at kommunene har både allmenne tiltak og tiltak rettet mot grupper i risiko og mot barn/unge som er i ferd med å utvikle vansker. Rådmannen vurderer at de nye tiltakene som foreslås ytterligere forsterker kommunens satsning på kunnskapsbaserte tiltak, på tverrfaglige arbeid og arbeid rettet mot familie og nettverk. Dette er etter rådmannens oppfatning i tråd med både kommuneplan og handlingsplan. Rådmannen mener det er viktig at det foretas en årlig gjennomgang og oppdatering av planens tiltak. Dette for å sikre mest mulig effektiv utnyttelse av kompetansen i kommunen, sikre at ikke barn og unge faller utenfor kommunens tilbud og forhindre parallelle tiltak overfor samme gruppe barn og ungdom. Resultatet av en slik gjennomgang vil bli orientert om i form av notat til OOK. Rådmannen foreslår at det foretas en grundig gjennomgang, oppdatering og rullering av planen i 2019. Medbestemmelse: Lokal tillitsvalgt i Fellesorganisasjonen (FO) er orientert om planens innhold, og mener at ansattes rettigheter til medbestemmelse har vært ivaretatt i arbeidet med utarbeidelse av planen. Konklusjon: Rådmannen foreslår at planen for psykisk helsearbeid vedtas og at tiltakene kvalitetssikres gjennom en årlig gjennomgang av planen. Rådmannen i Frogn Velg dato Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 14 av 40
Side 15 av 40
HOOK-32/15 evaluering politisk org Evaluering av politisk organisering 2015 - rapport og anbefalinger Saksbehandler: Guro Merlid Saksnr.: 14/03244-4 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 2 32/15 25.08.2015 3 Administrasjonsutvalget 5/15 26.08.2015 4 Formannskap 5 Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1) Dagens utvalgsstruktur opprettholdes 2) Det opprettes ikke et eget klima- og energiutvalg. 3) Det opprettes ikke et eget utvalg for å se på lærernes arbeidsvilkår. 4) Hovedutvalgene og formannskapet ivaretar kommunens eierfunksjoner innenfor sine områder. 5) Årlige dialogmøte mellom hovedutvalget, rådene og KFU videreføres. 6) Antall medlemmer i kommunestyret og utvalg endres ikke. 7) Det legges frem en egen sak om intern klageordning. 8) Ordningen med at rådmannen innstiller til utvalgene videreføres. 9) Rådmannen bes om å arbeide videre med forbedring av saksfremleggene, herunder omfang, bruk av alternativer og vedlegg. 10) Saksforberedende politiske komiteen bør brukes, men i begrenset grad. Resultatet av komiteens arbeid skal legges frem for politisk behandling. 11) Ordningen med temadiskusjoner opprettholdes som i dag. 12) Det delegeres ikke mer myndighet til utvalgslederne. 13) Dagens ordning med kun én heltidspolitiker (ordfører) videreføres. Rådmannen bes om å påse at ordningen med refusjon for stedfortreder i hjemmet og kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste gjøres bedre kjent blant de folkevalgte. 14) Fokuset i folkevalgtopplæringen bør ligge på følgende temaer: Side 16 av 40
a) Bevisstgjøring av roller: Beslutningstaker eller vanlig borger, utvalgsleder, gruppeleder, mening medlem. b) Forholdet mellom folkevalgte og administrasjon og rådmannens rolle. c) Gjennomgang av fagområdene til utvalgene. d) Representantenes opptreden og oppførsel i møtene, herunder disiplin i forhold til taletid. e) Politikernes forberedelse til politiske møter f) Møteledelse de som velges som utvalgsledere bør få særskilt opplæring. 15) Delegasjonsreglementet revideres under ett en gang i perioden, fortrinnsvis tidlig i kommunestyreperioden. 16) Reglement for folkevalgte organer redigeres sammen med delegeringsreglementet. 17) Følgende strykes i reglement for folkevalgte organ, pkt. 1.2.5: «Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører i hht. kommuneloven 31 nr. 2, 3 og 4, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som må delta under saken å bevare tausheten om forhandlingene og de vedtak som treffes dersom opplysningene som har kommet fram i saken eller behandlingen er omfattet av reglene om lovbestemt taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 eller tilsvarende bestemmelser i andre lover.» Og erstattes med: «.Folkevalgte og kommunale tjenestemenn plikter å bevare taushet om opplysninger som er underlagt taushetsplikt.» 18) Rådmannen bes om å vurdere flere løsninger for tilgang til politiker e-post. 19) Det er ikke behov for endringer i godtgjøringsordningen. Vedlegg: Rapport evaluering av politisk organisering 2015 endelig.docx Side 17 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kommunestyret vedtok 22.9.2014 å nedsette en politisk arbeidsgruppe for evaluering av den politiske organiseringen i kommuneperioden 2011 2015. I tillegg er gruppens mandat utvidet gjennom senere vedtak til også å omfatte flere sider ved den politiske organiseringen, samt en gjennomgang av kommunens kommunikasjonsstrategi samt etiske retningslinjer. Utvalget har hatt 5 møter. I denne sluttrapporten er det tatt utgangspunkt i tilsvarende evalueringsrapport fra 2011. Utvalget kommer med anbefalinger om videre arbeid med spørsmålene. For komiteens anbefalinger vises det til det enkelte tema/kapittel. Bakgrunn for saken: Arbeidsgruppas mandat: Kommunestyret vedtok 22.9.2014, sak 108/14 følgende: "Kommunestyret nedsetter en komite for evaluering av den politiske organiseringen i kommuneperioden 2011-2015, med vekt på følgende områder: - Utvalgsstruktur - Fordeling av myndighetsområder mellom utvalgene - Møtetidspunkt og møtefrekvens - Folkevalgtopplæring - Samhandling - De folkevalgtes arbeidsvilkår, herunder godtgjøring Komiteen består av følgende medlemmer: Ordfører Thore Vestby (H) Terje Sørensen (Frp) Vibeke Lundh Holmedal (AP) Lise Rønbeck (PP) Sigbjørn Kvistad (KrF) Line Stockholm (V) Hans Kristian Raanaas (SP) Kirsti Birkeland (H) Sylvi Ofstad Samstag (SV) Kommunestyret skal sluttbehandle komiteens rapport med anbefalinger før sommeren 2015» I tillegg har følgende tema kommet til gjennom senere behandlinger /vedtak i kommunestyret: Side 18 av 40
I rådmannens saksutredning om revisjon av delegeringsreglement endelig vedtak forslag fra saksforberedende komite er følgende utredningsforslag fra Venstre: I dag har vi ett utvalg OOK som har ansvar for 90 % av kommunens budsjetter og en stor del av kommunens tjenesteproduksjon. Samtidig ser vi at dette utvalget får liten anledning til å gå skikkelig i dybden i sine saksområder ettersom ansvaret favner så bredt. OOK bør derfor legges ned og det opprettes i stedet to nye utvalg: Hovedutvalg for Oppvekst og Kultur (OK) og Hovedutvalg for Helse og Omsorg (HO). Rådmannen bes utrede hvordan dette kan innføres samt hvordan arbeidet best mulig skal organiseres med antallet representanter i utvalgene, saksområde m.v.» Dette forslaget er ivaretatt gjennom nedsettelsen av den saksforberedende komiteen for evaluering av politisk organisering (kommunestyrevedtak sak 108/14, 22.9.2014).» Vedtak i kommunestyret 9.2.15, sak 20/15: HP 2015 2018 Verbalforslag. Utdrag fra vedtaket: «9. Spørsmålet om opprettelsen av et eget klima- og energiutvalg vurderes gjennom den planlagte evalueringen av den politiske organiseringen i Frogn kommune 16. Spørsmålet om å opprette et eget utvalg for å se på lærernes arbeidsvilkår vurderes i forbindelse med evalueringen av politisk organisering» Vedtak i kommunestyret 9.2.15, sak 11/15: «Kommunens styrende dokumenter oppfølging av redaktørforeningens rapport. Dokumentene «Etisk reglement for ansatte og folkevalgte i Frogn kommune» og «Kommunikasjonsstrategi for Frogn kommune» rulleres. Dokumentene skal blant annet vurderes opp mot prinsippene om innsyn og åpenhet i forvaltningene, og gjeldende rett på området. De reviderte dokumentene legges frem for kommunestyret til behandling i løpet av 2015. I Frogn kommunes kommunikasjonsstrategi gjøres følgende endring med umiddelbar virkning: - Pkt.4) «Roller og ansvar» fjernes. Endringer i «Reglement for folkevalgte organer» vurderes i forbindelse med evalueringen av den politiske organiseringen (våren 2015).» Side 19 av 40
Vedtak i kommunestyret 21.4.2014, sak 58/15: Eiermøtet 2015. Rullering av eiermeldingen: Utdrag fra vedtaket: «..Utvalget som vurderer kommunestyrets arbeidsform bes vurdere oppretting av et eierutvalg» Komiteens arbeid Komiteen har gjennomført 5 møter. Ordfører og rådmann i Askim kommune har deltatt på ett møte for å presentere politisk organisering samt arbeidsform «Askim modellen». Komiteen har kommet med en rekke anbefalinger. Anbefalingene fremmes som innstilling i saken. Komiteens anbefalinger: 1) Dagens utvalgsstruktur opprettholdes 2) Det opprettes ikke et eget klima- og energiutvalg. 3) Det opprettes ikke et eget utvalg for å se på lærernes arbeidsvilkår. 4) Hovedutvalgene og formannskapet ivaretar kommunens eierfunksjoner innenfor sine områder. 5) Årlige dialogmøte mellom hovedutvalget, rådene og KFU videreføres. 6) Antall medlemmer i kommunestyret og utvalg endres ikke. 7) Det legges frem en egen sak om intern klageordning. 8) Ordningen med at rådmannen innstiller til utvalgene videreføres. 9) Rådmannen bes om å arbeide videre med forbedring av saksfremleggene, herunder omfang, bruk av alternativer og vedlegg. 10) Saksforberedende politiske komiteen bør brukes, men i begrenset grad. Resultatet av komiteens arbeid skal legges frem for politisk behandling. 11) Ordningen med temadiskusjoner opprettholdes som i dag. 12) Det delegeres ikke mer myndighet til utvalgslederne. 13) Dagens ordning med kun én heltidspolitiker (ordfører) videreføres. Rådmannen bes om å påse at ordningen med refusjon for stedfortreder i hjemmet og kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste gjøres bedre kjent blant de folkevalgte. Side 20 av 40
14) Fokuset i folkevalgtopplæringen bør ligge på følgende temaer: g) Bevisstgjøring av roller: Beslutningstaker eller vanlig borger, utvalgsleder, gruppeleder, mening medlem. h) Forholdet mellom folkevalgte og administrasjon og rådmannens rolle. i) Gjennomgang av fagområdene til utvalgene. j) Representantenes opptreden og oppførsel i møtene, herunder disiplin i forhold til taletid. k) Politikernes forberedelse til politiske møter l) Møteledelse de som velges som utvalgsledere bør få særskilt opplæring. 15) Delegasjonsreglementet revideres under ett en gang i perioden, fortrinnsvis tidlig i kommunestyreperioden. 16) Reglement for folkevalgte organer redigeres sammen med delegeringsreglementet. 17) Følgende strykes i reglement for folkevalgte organ, pkt. 1.2.5: «Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører i hht. kommuneloven 31 nr. 2, 3 og 4, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som må delta under saken å bevare tausheten om forhandlingene og de vedtak som treffes dersom opplysningene som har kommet fram i saken eller behandlingen er omfattet av reglene om lovbestemt taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 eller tilsvarende bestemmelser i andre lover.» Og erstattes med: «.Folkevalgte og kommunale tjenestemenn plikter å bevare taushet om opplysninger som er underlagt taushetsplikt.» 18) Rådmannen bes om å vurdere flere løsninger for tilgang til politiker e-post. 19) Det er ikke behov for endringer i godtgjøringsordningen. Komiteens anbefalinger fremmes som innstilling i saken. Rådmannen i Frogn 11.08.2015 Harald K. Hermansen Side 21 av 40
Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 22 av 40
HOOK-33/15 - Rasismefri Frogn som rasismefri kommune Saksbehandler: Olav Neander Saksnr.: 15/02274-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Eldrerådet 15/15 17.08.2015 2 Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 9/15 18.08.2015 3 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 6/15 18.08.2015 4 33/15 25.08.2015 5 Administrasjonsutvalget 8/15 26.08.2015 6 Formannskap 26.08.2015 7 Kommunestyre 07.09.2015 Rådmannens innstilling: 1. Frogn kommune skal være en rasismefri kommune. 2. Kommunens arbeid mot rasisme tar utgangspunkt i kommunens verdigrunnlag «Engasjement Respekt Raushet Profesjonell», og grunnleggende verdier som inkludering og toleranse. Vedlegg: Side 23 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ordfører har bedt rådmannen vurdere hvordan Frogn kommune kan sende et tydelig signal mot rasisme ved å erklære seg som rasismefri kommune. Rådmannen anbefaler i denne saken at Frogn kommune erklærer seg som rasismefri kommune, og på denne måten sender et tydelig signal mot rasisme. Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet i møte 23. mars interpellasjon fra Frogn SV «Frogn kommune som rasismefri og nazismefri kommune». Ordfører besvarte interpellasjonen og ba rådmannen om å vurdere saken nærmere. Rådmannen har undersøkt status for andre kommuner som har fattet vedtak om rasismefrie soner, og ser at det å erklære en kommune som rasismefri sone kan gjennomføres på følgende måter: 1. Kommunen kan sette et tydelig signal ved å erklære seg som rasismefri kommune. 2. Kommunen kan melde seg inn Norsk folkehjelps kampanje «Rasismefri kommune», betale en kontingent og motta profileringsmateriell. 3. Kommunen kan utarbeide en handlingsplan mot rasisme, og eventuelt vurdere å etablere en tilskuddsordning der lag og foreninger årlig kan søke om tilskudd til tiltak mot rasisme. Alternativer: 1. Som rådmannens innstilling. 2. Frogn kommune melder seg inn i Norsk folkehjelps kampanje «Rasismefri sone». 3. Rådmannen utarbeider en handlingsplan mot rasisme. 4. Følgende kombinasjon av alternativene:... Miljømessige konsekvenser: En tydelig erklæring av Frogn som rasismefri kommune vil ha en positiv effekt for det psykososiale miljøet i kommunen. Økonomiske konsekvenser: Rådmannens alternativ 1 har ingen spesielle økonomiske konsekvenser. Alternativet med innmelding i Norsk folkehjelps satsing vil utgjøre en innmeldingsavgift på ca 10.000 kr pluss 500 kr pr enhet, og en årskontingent på ca Side 24 av 40
6.000 kr pluss 100 kr pr enhet. Det vil, dersom dette alternativet er aktuelt, måtte avklares nærmere om kommunes organisering definerer antall enheter, eller antall fysiske lokasjoner. Utarbeidelse av en handlingsplan binder administrativt ansatte under utarbeidelsen, avhengig av planens omfang. En årlig tilskuddsordning vil ha en årlig kostnad på det beløpet som kommunestyret avsetter til formålet gjennom handlingsprogrammet. Vurdering: Rasisme er uakseptabelt, både i samfunnet generelt og i den kommunale organisasjonen. Internasjonalt er dette bl.a. fastslått i artikkel 2 av FNs Menneskerettighetserklæring av 10. desember 1948, FNs «Konvensjon om eliminering av alle former for rasediskriminering» av 21. desember 1965, FNs barnekonvensjon av 20. november 1989, eller i artikkel 14 av Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen. I norsk lov forbyr straffelovens 135a «diskriminerende eller hatefulle ytringer». Med diskriminerende eller hatefull ytring menes det å true eller forhåne noen, eller fremme hat, forfølgelse eller ringeakt overfor noen på grunn av deres a) hudfarge eller nasjonale eller etniske opprinnelse, b) religion eller livssyn, c) homofile legning, leveform eller orientering, eller d) nedsatte funksjonsevne. Videre nevner blant annet opplæringslovens kapittel 9A om elevenes rett til et godt skolemiljø rasisme eksplisitt: Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør. Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. Arbeidet mot ulike former for rasisme er altså godt innarbeidet i det norske samfunnet og i mange av de kommunale tjenestene. Frogn kommunes organisasjon er basert på fire grunnleggende verdier: Engasjement Respekt Raushet Profesjonell. Verdiene og rasisme er ikke forenlige, og arbeidet med verdigrunnlaget gjennomsyrer hele organisasjonen. Side 25 av 40
Et viktig tiltak som mange norske kommuner har gjennomført for å gå foran som et godt eksempel, er arbeidsgiverpolitiske tiltak som å alltid innkalle en søker til intervju som tilhører en minoritet. Frogn kommune skriver i alle utlysninger av ledige stillinger eksplisitt: Frogn kommune er en IA-bedrift og ønsker mer mangfold. Vi oppfordrer alle kvalifiserte personer til å søke jobb hos oss uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming, etnisk eller nasjonal bakgrunn. Alternativ 1: Rådmannen er opptatt av at kommuneorganisasjonen uansett skal arbeide for et åpent og inkluderende miljø, og motarbeide rasisme, diskriminering og trakassering. Dette er sentralt i arbeid med kommunes grunnleggende verdier, etiske retningslinjer og arbeidsgiverpolitikken som ansvarliggjør våre ledere og medarbeidere. Alle henvendelser om diskriminering på arbeidsplassen må tas alvorlig og konflikter må løses der de oppstår, både i organisasjonen og i møtet med innbyggerne. Et kontinuerlig og langsiktig arbeid basert på kommunens ordinære verdi- og styringsdokumenter er etter rådmannens vurdering det beste virkemiddel for å fremme positive og inkluderende holdninger, og på denne måten motarbeide uønskede holdninger og uønsket adferd, herunder rasisme. I tillegg må et arbeid mot rasisme være basert på grunnleggende verdier som inkludering og toleranse. Et vedtak med en tydelig signalvirkning vil etter rådmannens vurdering understreke betydningen av dette arbeidet, og være et grunnlag for den videre utviklingen av kommunes verdiarbeid og arbeidsgiverpolitikk. Alternativ 2: Norsk folkehjelp har etablert et arbeid der kommuner, organisasjoner, bedrifter mm kan melde seg inn i kampanjen «rasismefri sone». Flere norske kommuner har fattet vedtak om å slutte seg til dette konseptet. Som Rasismefri Sone forplikter en organisasjon seg til følgende: - Betale innmeldingsavgiften og årskontingent. - Ta alle henvendelser om diskriminering på arbeidsplassen alvorlig og gå aktivt inn for å løse konflikter når de oppstår. - Oppfordre personer med minoritetsbakgrunn til å søke stillinger og innkalle kvalifiserte søkere med minoritetsbakgrunn til intervju. - Synlig markere at stedet er en «rasismefri sone». Til gjengjeld mottar man profileringsmateriell fra Norsk folkehjelp. I praksis vil dette bety at kommunene inngår et samarbeid med organisasjonen Norsk folkehjelp, og at man bruker ensartet profileringsmateriell som også andre kommuner og foreninger bruker som har sluttet seg til kampanjen. Side 26 av 40
Rådmannen ser at et slikt samarbeid også ville ha en tydelig signaleffekt, men at det å bruke skilt og profileringsmateriell ikke vil ha den same effekten som det å bygge på kommunes verdigrunnlag og implementere verdiene og gjeldende lovverk i organisasjonen og i møtet med innbyggerne. Alternativ 3: Noen kommuner har utarbeidet egne kommunale handlingsplaner mot rasisme som bl.a. oppsummerer konkrete tiltak og ansvar for gjennomføringen. En slik handlingsplan kan også kombineres med en tilskuddsordning er kommunen gir tilskudd til konkrete tiltak etter søknad. Rådmannen vurderer at utarbeidelse og implementering av handlingsplaner ikke kan erstatte det daglige arbeidet mot rasisme i organisasjonen og i møtet med innbyggerne. Rådmannen foreslår derfor at Frogn kommune på nåværende tidspunkt ikke utarbeider en egen handlingsplan mot rasisme, men at behovet for en egen plan kan tas opp igjen i forbindelse med neste revidering av kommunens planstrategi. Alternativ 4: Prinsipielt utelukker de tre første alternativene ikke hverandre, og det er mulig å arbeide mot rasisme både gjennom konkret arbeid i lys av et tydelig signalvedtak, ved å tilslutte seg Norsk folkehjelps satsing, og ved å utarbeide en egen plan. Rådmannen gjør derfor også oppmerksom på denne muligheten. Samlet vurdering: Rådmannen anbefaler at kommunestyret erklærer Frogn som rasismefri kommune, og at organisasjonen baserer sitt arbeid mot rasisme i organisasjonen og i møtet med innbyggerne på kommunens verdigrunnlag Engasjement - Respekt Raushet Profesjonell. Medbestemmelse: Saken har vært drøftet med hovedtillitsvalgte for Fagforbundet og Utdanningsforbundet, som uttaler følgende: «Vi støtter Rådmannens innstiling i saken med følgende merknad: Arbeid mot rasisme og diskriminering i arbeidslivet ser vi på som en viktig del av IAarbeidet i Frogn kommune. (Inkluderende arbeidsliv). Arbeidsgiver og tillitsvalgte må i samarbeid jobbe for at vi får kvalifisert personale i kommunen uavhengig av etnisk og nasjonal bakgrunn i alle typer stillinger. Fra vårt synspunkt er det ved tilsetting de objektive, formelle og målbare kvalifikasjonene som teller ved tilsettinger uavhengig av kjønn, alder og etnisk bakgrunn.» Konklusjon: Rådmannen anbefaler at kommunestyret erklærer Frogn kommune som rasismefri kommune. Kommunens arbeid mot rasisme, i organisasjonen og i møtet med innbyggerne, tar utgangspunkt i kommunens verdigrunnlag «Engasjement Respekt Raushet Profesjonell» og grunnleggende verdier som inkludering og toleranse. Side 27 av 40
Rådmannen i Frogn Velg dato Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 28 av 40
HOOK-34/15 Navn flerbrukshus Navn til flerbrukshuset Saksbehandler: Elisabeth Seljevold Fladmoe Saksnr.: 15/00382-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 34/15 25.08.2015 Rådmannens innstilling: Det gjennomføres en offentlig navnekonkurranse for å finne navn på flerbrukshuset slik det framkommer av saksframlegget. Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og fatter vedtak om navn på flerbrukshuset etter gjennomført konkurranse. Vedlegg: Ingen SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det gjennomføres en offentlig navnekonkurranse for å skape lokal identitet omkring Frogns nye flerbrukshus. Rådmannen inviterer alle innbyggerne, lag og foreninger til å komme med forslag til navn. Konkurransen markedsføres gjennom kommunens ulike sosiale medier og nyhetsbrev. I tillegg til artikler i Akershus Amtstidende. Innkomne forslag vil bli vurdert av flerbrukshusets brukerstyre, før det blir endelig vedtatt i. Bakgrunn for saken: For å skape engasjement, identitet og tilhørighet til det nye flerbrukshuset er en offentlig navnekonkurranse en god måte å nå ut til Frogns innbyggerne på. Rådmannen vil også be lag og foreninger om innspill. Alternativer: 1. Som rådmannens innstilling 2. Navn på flerbrukshuset fastsettes på følgende måte:. Miljømessige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Ingen Side 29 av 40
Vurdering: Frist for innkomne forslag settes til 1. november 2015. Det gir alle en rimelig tid til å tenke ut gode forslag. Og tid nok før huset åpner i begynnelsen av 2016. Flerbrukshusets brukerstyre vurderer innkomne forlag. Her er både enheten, eiendomsforvaltningen og kirken representert. fatter endelig vedtak i saken basert på innkomne forslag. Medbestemmelse: Ikke aktuelt. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at det gjennomføres en offentlig navnekonkurranse for å finne navn på flerbrukshuset slik det framkommer av saksframlegget. Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og fatter vedtak om navn på flerbrukshuset etter gjennomført konkurranse. Rådmannen i Frogn Velg dato Harald K. Hermansen Side 30 av 40
HOOK-35/15 HP styringsindikatorer Handlingsprogram 2016-2019 styringsindikatorer Saksbehandler: Kristoffer Ramskjell Saksnr.: 15/00472-3 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 24.08.2015 2 35/15 25.08.2015 3 Administrasjonsutvalget 7/15 26.08.2015 4 Formannskap 26.08.2015 5 Kommunestyre 07.09.2015 Rådmannens innstilling: 1. Saken tas til orientering Vedlegg: 20150811 SAK om styringsindikatorene VEDLEGG.docx Side 31 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Denne saken tar for seg de overordnede styringsindikatorene for alle områdene i rådmannens forslag til handlingsprogram 2016-2019. Styringsindikatorene skal gi politisk nivå en indikasjon på om kommunen er på rett vei i forhold til målene som er satt i kommuneplanen 2013-2025. Bakgrunn for saken: Tidligere år har styringsindikatorer, strategier og økonomiske tiltak blitt behandlet i utvalgsmøtene i september. På grunn av kommunevalget høsten 2015 ble det besluttet at utvalgsbehandlingene i september for Handlingsprogrammet 2016-2019 ikke skulle gjennomføres. Parallelt med administrasjonens arbeid med handlingsprogrammet våren 2015 har det pågått en gjennomgang av styringsindikatorer, resultatindikatorer og rapportering i en arbeidsgruppe bestående av tre personer fra politisk og tre personer fra administrasjonen. I oppsummeringen av dette arbeidet på dialogseminaret på Mastemyr 8. og 9. juni ble det besluttet at styringsindikatorene likevel skulle behandles politisk i utvalgene. I vedlegget til saksframlegget har rådmannen foreslått styringsindikatorer for alle tjenesteområdene til Handlingsprogrammet 2016-2019. Den enkelte indikator er kommentert med forklaring til valg og nivå på måltall. Alternativer: 1. Saken tas til orientering. 2. Følgende styringsindikatorer skal vurderes endret (spesifiseres): a. b. Miljømessige konsekvenser: Fastsettelse av styringsindikatorene gir ingen dirkete miljømessige konsekvenser. Økonomiske konsekvenser: Fastsettelse av styringsindikatorene gir ingen dirkete økonomiske konsekvenser. Vurdering: Kommuneplanen ligger til grunn for strukturen i kommunens plan- og styringssystem. Styringsindikatorene i gjeldende handlingsprogram (2015-2018) operasjonaliserer de langsiktige målene fra kommuneplanen (2013-2025) og skal gi en indikasjon på om kommunen er på rett vei i forhold til ønsket måloppnåelse. De gjeldende styringsindikatorene er plukket ut av de respektive tjenesteområdene for best mulig å kunne gi politisk nivå god styringsinformasjon. Side 32 av 40
Både kommuneplanen og handlingsprogrammet befinner seg på et mer overordnet nivå enn tjenesteproduksjonen ute i enhetene. Som en følge av dette reflekterer ikke alle styringsindikatorene godt nok hele kommunens virksomhet, og ikke alle styringsindikatorene sier noe om tjenesteproduksjonen i de enkelte enheter. Rådmannen ser at det i rulleringen av kommuneplanen blir viktig å ha et enda sterkere forhold til hvordan målene i kommuneplanen skal tas ned i handlingsprogrammet. Det vil gjennom dette også bli lettere å finne gode indikatorer som også sier noe mer om tjenesteproduksjonen i enhetene. Rådmannen viser også til saken om resultatindikatorer fra Odden-utvalget, som må sees på som et godt supplement til den tertialvise rapporteringen på indikatorene i handlingsprogrammet. Medbestemmelse: Uttalelse fra Utdanningsforbundet og Fagforbundet: «Fagforbundet og Utdanningsforbundet tar saken til orientering med følgende kommentarer: Vi er bekymret for stor turnover i noen stillingsgrupper og at det må settes inn tiltak for å rekruttere og beholde ansatte med nødvendig fagkompetanse i kommunen. Vi skal være en lærende organisasjon og trenger rett faglært personell i tjenesteproduksjonen. Et av målene i Oppvekst og opplæring er at man tidlig skal fange opp barn som trenger noe ekstra. Dette er bra i forhold til barnet og elevens opplæringstilbud, men samtidig er det viktig at dette ikke bare blir en kartlegging, men at riktige tiltak blir satt inn i arbeidet. Derfor må man sette inn økt bemanning på de laveste trinnene for å gjøre at elevene bedre rustet senere i utdanningsløpet. Det økende antallet barn og unge som sliter med psykiske lidelser er bekymringsfullt. Sosiallærer på ungdomstrinnet og helsesøstertjenesten gjør en god innsats rundt disse. Det bør i tillegg jobbes lokalt for sosiallærertjeneste på barnetrinnet for å avhjelpe disse forholdene.» Konklusjon: Rådmannen anbefaler at saken tas til orientering. Rådmannen i Frogn 10.08.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 33 av 40
Vedlegg til sak Side 34 av 40
HOOK-36/15 Pol adm arbeidsgruppa Styringsindikatorer, resultatindikatorer og rapportering - pol/adm arbeidsgruppe Saksbehandler: Knut Henrik Bløtekjær Saksnr.: 15/02288-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 2 36/15 25.08.2015 3 Administrasjonsutvalget 6/15 26.08.2015 4 Formannskap 5 Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1. Anbefalingene fra arbeidsgruppen tas til orientering 2. Rådmannen legger fram en egen sak med forslag til rapportering på 20 sentrale resultatindikatorer fra listen i vedlegget. Vedlegg: Vedlegg 1 - liste med resultatindikatorer pol/adm arb.gruppe Side 35 av 40
SAKSUTREDNING: Sammendrag: En arbeidsgruppe har våren 2015 sett nærmere på kommunens styringsindikatorer i gjeldende handlingsprogram, rapporteringer på disse og annen ekstern rapportering, samt tilgjengeliggjøring av styringsinformasjon. Rådmannen foreslår i denne saken å komme tilbake med en egen sak med forslag til utvidelse av det månedlige orienteringsnotatet til Formannskapet. Bakgrunn for saken: Kommunestyret vedtok 9.2.2015 i sak 13/15 å sette ned en arbeidsgruppe, bestående av 3-5 politikere og relevante representanter fra administrasjonen, med mandat å revidere kommunens styringsindikatorer, samt den månedlige rapporteringen, tertialrapporteringen og handlingsplanen 2016-2019. Arbeidsgruppens forslag til reviderte styringsindikatorer skulle legges frem for politisk behandling i formannskapet/kommunestyret i juni 2015. Arbeidsgruppen konstituerte seg 8.4.2015 hvor Sigbjørn Odden ble valgt til leder. Det ble i perioden 8.4-1.6 gjennomført fem møter hvor følgende temaer ble gjennomgått: - Gjeldende styringsindikatorer (Handlingsprogrammet 2015-2018) - Utvidet rapportering på resultatindikatorer fra tjenesteområdene - Systematisering og tilgjengeliggjøring av informasjon - Ekstern rapportering/kostra Arbeidet ble oppsummert på dialogseminaret på Mastemyr 8.-9. juni 2015, hvor Sigbjørn Odden presenterte fem anbefalinger: 1. Rådmannen legger frem en egen sak med forslag til nye og reviderte styringsindikatorer på Kommunestyrets møte 7. september 2. Rådmannen foretar en helhetlig vurdering av områdenes innspill til indikatorer og innarbeider dette i ovennevnte sak på Kommunestyrets møte 7. september 3. Det opprettes en enkel rapporteringsportal på kommunens hjemmesider der det skal være lett og finne frem til ulike rapporter og meldinger (nye og historiske) 4. Rådmannen legger frem resultatene fra Kommunebarometeret som egen sak når årets rangering er klar. Det samme gjelder andre sentrale rangeringer 5. Som pilotbruker arbeider kommunen for at de forskjellige rapporteringene til sentrale myndigheter innarbeides og gjøres tilgjengelig i rapporteringsverktøyet Framsikt Alternativer: 1. Som innstillingen 2. Som innstillingen, men med følgende endringer: a. b. c. Miljømessige konsekvenser: Side 36 av 40
Ingen Økonomiske konsekvenser: Ingen direkte økonomiske konsekvenser. En utvidet rapportering på resultatindikatorer vil likevel gi en enda bedre oversikt og kontroll på viktige kostnadsdrivere i kommunen. Vurdering: 1. Egen sak om styringsindikatorer Kommuneplanen ligger til grunn for strukturen i kommunens plan- og styringssystem. Styringsindikatorene i gjeldende handlingsprogram (2015-2018) operasjonaliserer de langsiktige målene fra kommuneplanen (2013-2025) og skal gi en indikasjon på om kommunen er på rett vei i forhold til ønsket måloppnåelse. De gjeldende styringsindikatorene er plukket ut av de respektive tjenesteområdene for best mulig å kunne gi politisk nivå god styringsinformasjon. Det vises til egen sak om styringsindikatorene i handlingsprogrammet 2016-2019, hvor rådmannen foreslår enkelte justeringer av styringsindikatorene fra handlingsprogrammet 2015-2018. 2. Utvidet rapportering på resultatindikatorer fra tjenesteområdene Alle kommunens enheter er bedt om å melde inn 5-10 indikatorer som kan følges opp månedlig og som gir god innsikt i status og drift for eget område. Det ble forutsatt at dette skal være data som allerede i dag samles inn, slik at rapportering på disse indikatorene ikke ville medføre vesentlig merarbeid. Det ble totalt meldt inn 159 resultatindikatorer, jf. vedlegget til saksframlegget. I vedlegget er det listet opp 137 indikatorer, da 22 av de innmeldte ble tatt ut av listen. Rådmannen vil fremme en egen sak med forslag til rapportering på 20 utvalgte indikatorer, med fokus på å kunne gi best mulig styringsinformasjon for politisk nivå. Rapporteringen på resultatindikatorene skal som hovedregel følges opp månedlig og innarbeides i dagens månedlige orienteringsnotat til Formannskapet. Første rapportering vil tidligst foreligge i etterkant av vedtatt mal for rapportering, jf. omtale av ny sak i forrige avsnitt. 3. Systematisering og tilgjengeliggjøring av informasjon På kommunens hjemmesider finner man i dag følgende struktur for plan- og styringsdokumenter: Side 37 av 40
I punktene ovenfor finner man mye informasjon tilgjengelig. Noe informasjon kan likevel ha blitt lagret andre steder, som for eksempel direkte under et tjenesteområde (tilstandsrapport for grunnskolen). Rådmannen ser viktigheten av at det etableres en tydelig strategi for hvordan styringsinformasjon gjøres tilgjengelig for politikere og publikum. I arbeidet med kommunens nye hjemmesider vil dette bli spilt inn som et viktig punkt. 4. Ekstern rapportering/kostra Kommunen rapporterer gjennom året til en rekke ulike instanser, hvor den mest omfattende rapporteringen er til SSB i forbindelse med årsavslutningen. KOSTRArapporteringen er offentlig tilgjengelig og benyttes blant annet av Kommunal rapport i sin årlige rangering av landets kommuner i Kommunebarometeret. I tillegg til KOSTRA-tallene suppleres det med offentlig statistikk fra en del andre kilder som for eksempel Utdanningsdirektoratet, Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet etc. Rangeringen baserer seg på til sammen 123 nøkkeltall innen 12 ulike sektorer og hensikten er å gi lokalpolitikere en lettfattelig og tilgjengelig oversikt over hvordan kommunen driver. Resultatene fra Kommunebarometeret 2014 ble presentert for Formannskapet 22.4.2015 sammen med regnskap og årsmelding 2014. I presentasjonen ble både tabeller fra Kommunebarometeret og «live-presentasjon» av KOSTRA-tall i det nettbaserte analyseverktøyet Framsikt benyttet. Rådmannen oppfattet tilbakemeldingen på fremstillingen av tallene som positiv og vil ta dette med seg i vurderingen av en hensiktsmessig presentasjon av KOSTRAtallene og Kommunebarometeret for 2015. 5. Analyse-/rapporteringsverktøy Rådmannen ser at tallene fra Kommunebarometeret og øvrige eksterne rapporteringer ikke er like lett tilgjengelig for alle, og at disse med fordel kan gjøres enda mer tilgjengelige for politikerne. Medlemmene av arbeidsgruppen har fått Side 38 av 40