LEDERGRUPPEN VED NT-FAKULTETET Referat møte i ledergruppen tirsdag 15.12.2015, kl. 09:15-11:30 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter. Representanter Navn Frfallsliste X Dekan Anne Brg Institutt fr bilgi (IBI) Institutt fr biteknlgi (IBT) Institutt fr fysikk (IFY) Institutt fr kjemi (IKJ) Institutt fr kjemisk prsessteknlgi (IKP) Institutt fr materialteknlgi (IMT) Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter fr midlertidig ansatte Prdekan fr frskning g nyskaping Tr Grande X Prdekan fr utdanning g frmidling Øyvind W. Gregersen Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder fr utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder fr frskning Augustine Arukwe Instituttleder Kjetil Rasmussen X Vara: Nestleder fr utdanning Olav Vadstein Vara: Nestleder fr frskning Kjell Mrten Vårum Instituttleder Erik Wahlström Vara: Nestleder fr utdanning Jn Andreas Støvneng X Vara: Nestleder fr frskning Catharina Davies X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder fr utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder fr frskning Signe Kjelstrup X Instituttleder Edd Blekkan Vara: Nestleder fr utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder fr frskning Sigurd Skgestad X Instituttleder Jstein Mårdalen Vara: Nestleder fr utdanning Fride Vullum-Bruer Vara: Nestleder fr frskning Knut Marthinsen Ole Martin Kringlebtn Vara: Karline Quintard Jrunn Tepstad Vara: Stig-Martin Liavåg X Pstdc Trunn Frberg Vara: Stipendiat Trstein Nesse Referent: administrativ krdinatr Susanna M. Brynhildsen Studentrepresentant Jrunn Tepstad Studentrepresentant Ole Martin Kringlebtn Prdekan fr frskning g nyskaping Tr Grande Instituttleder Kjetil Rasmussen Instituttleder Else Berit Skagen Instituttleder Erik Wahlström Andre deltakere Kntrsjef Hans Jakb Jakbsen fr Else Berit Skagen Seksjnssjef Grm Beck (sak 116/15) Seksjnssjef Lillian Hanssen (-sak Studieplan 2016/17) Seksjnssjef Heidi Hugdal (sak 118/15 g 119/15) 1
Kmmentarer til innkalling: Ingen kmmentarer. Referat fra frrige ledermøte: Referatet fra ledermøte den 08.12.2015 var ikke ferdig, g blir utsendt til første møte i 2016. Studentenes 5 minutt Ingen saker; studentrepresentantene var pptatt med eksamen. Instituttenes 15 minutt Evalueringsmøte m FME-prsessen. Mye frustrasjn ver prsessen, spesielt ver å lande prsjekt i samarbeid med nen avdelinger i SINTEF. Viktig at vi fkuserer på det vi kan endre hs ss selv ved NTNU. Hva kan NTNU gjøre fr å øke tydeligheten g prfesjnaliteten ved fremtidige søknadsprsesser g frhandlinger? - Neste gang viktig at man har riktige fullmakter til de sm frhandler m prsjektbetingelser. - De persnene sm jbber med søknader må få frigjrt ressurser fr å jbbe med søknaden g ha gde kmmunikasjnslinjer til institutt/dekan/prrektr-nivå. Nivå 1 skal gså ha gd innsikt i de prsessene sm NTNU jbber med. - J tidligere prsjektbetingelser avklares (senterleder, frdeling finansiering.l) dest enklere er det å få ferdigstilt en gd søknad. - Når skissene er på plass, bør rett nivå ved NTNU (fr eksempel dekanmøtet) beslutte hvem sm er ansvarlig fr de ulike prsessene g hvilke fullmakter de har. - Viktig å sørge fr at erfaringer fra tidligere prsesser deles med de sm jbber med nye initiativ. 2
SAKSKART NTL-sak 116/15 Budsjett 2016 g øknmippfølging Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Grm Beck Dekan ønsker å rientere fra møtet med Frank Arntsen, g m ppfølging 2016 NTL-sak 117/15 Omstillingsavtalen Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Link til mstillingsavtalen finnes her: https://innsida.ntnu.n/wiki/- /wiki/nrsk/omstillingshåndbka+-+fusjn Dekanen ønsker gså snakke m prsjektet Administrative funksjner. Utsatt til januar. NTL-sak 118/15 Plitikk fr pstdc Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg NTL-sak 119/15 Senirsamtaler Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg O-saker: O-sak: Studieplan 2016/17 (Øyvind Weiby Gregersen) O-sak: Stre nrske leksikn (Anne Brg) Eventuelt: Peder Sather Center (UC Berkley) Besøk Ålesund 3
NTL-sak 116/15 Budsjett 2016 g øknmippfølging Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Grm Beck Presentasjn i møtet er lagret i Ledergruppemappen fr den 15.12.2015. Dekan ønsker å rientere fra møtet med Frank Arntsen, g m ppfølging 2016. Det ser ut at NT får + 20 mill i akkumulerte midler i 2015. Instituttene har fått beskjed m at budsjetter fr 2016 skal baseres på nedbygging g være realistiske. Erfaringsmessig er budsjettene pessimistiske på inntekter g verdimensjnert på kstnader. Disse t sammen fører til at midler bygges pp g ikke ned. Om budsjetteringen fr 2016 ikke blir bedre, vil NTNU sentralt ikke ha tiltr til fakultetets evne til å budsjettere g følge pp øknmien. Knsekvensen av manglende budsjettppfølging i 2016 kan føre til at både fakultetet g enkeltinstitutt får kutt i budsjett i 2017 (ny inntektsfrdelingsmdell kmmer gså 2017). IMT har fått på plass en vikar sm hjelper med å gjennmføre anskaffelser. Hvis andre institutt har utfrdringer med å hlde trykket ppe på hele anskaffelsesprsessen, kan IMT kntaktes. Ne kapasitet til å bistå andre finnes. Den faglige delen av anbudsprsessen ivaretas frtsatt av de vitenskapelige. Prsjektet ved IMT skal evalueres etter endt prsjekt i slutten av 2016. Dekan ønsker beskjed m instituttene ikke har muligheter til å bygge ned midler i 2016, g beskjed må kmme nå. De institutt sm ønsker bistand fra anskaffelsesressursen ved IMT, bes å ta direkte kntakt med IMT. NTL-sak 117/15 Omstillingsavtalen Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Link til mstillingsavtalen finnes her: https://innsida.ntnu.n/wiki/- /wiki/nrsk/omstillingshåndbka+-+fusjn Presentasjn i møtet lagret i Ledergruppemappen fr den 15.12.2015. Fusjnssiden ppdateres hyppig, g instituttledere (g andre) ppfrdres til å besøke denne siden fr ppdatert infrmasjn: http://www.ntnu.n/fusjn/ledersttte Omstillingshåndbken til NTNU går fran statens mstillingsregler g er det sm legges til grunn fr prsessene ved NTNU. Instituttledere bør jevnlig ppdatere sine medarbeidere m fusjn. Viktig med referat fra disse møter ppt brukt på møte tilstrekkelig. Ledermøtet den 12.1.2016 har en sak m stillingsbeskrivelser, g denne saken har kbling til pågående fusjnsprsess. Kartleggings- g mstillingssamtaler gjennmføres med de ansatte sm blir berørt; ikke med alle. Om de sm ikke blir berørt likevel ønsker slik samtale, har man rett til det. Fkus ved NT er på de ansatte sm blir berørt. Nærmeste leder med persnalansvar gjennmfører samtalen. NTL-sak 118/15 Plitikk fr pstdc Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg Kmmentarer til fremlagte beskrivelse: Utenlandspphld på til sammen 6 måneder. Pstdc er med i utarbeidelsen av karriereplanen. Signalisere under Bakgrunn at man klart skiller mellm stillingene pstdc g frsker. 4
Undervisningsmuligheter er ikke et abslutt krav, men det søkes gitt m det finnes behv. Om ikke pstdc kan tilbys undervisning (f.eks tverrfaglig pstdc), er det kanskje frsker-stilling sm er den riktige fremfr pstdc. Pstdc-plitikken ferdigstilles g gjøres gjeldende fra 01.01.2016. NTL-sak 119/15 Senirsamtaler Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg Påminnelse m av ansatte sm passerer 60 år skal ha en senirsamtale ved passende tidspunkt. Det kan startes med å trekke inn tematikk i medarbeidersamtalen g ta senirsamtale ved et seinere tidspunkt. O-saker: O-sak: Studieplan 2016/17 (Øyvind Weiby Gregersen) Presentasjn i møtet lagret i Ledergruppemappen fr 15.12.2015. Presentasjnen i møtet gir en gd versikt ver NTs endringer i studieplan g emner. O-sak: Stre nrske leksikn (Anne Brg) NTNU er med i dekke kstnader fr SNL. Det er m lag 200 000 sidevisninger pr dag på SNL. Det er behv fr fagflk til å skrive artikler g til å ha fagredaktørrllen. NT har pr i dag tre persner sm har fagredaktørrlle (IBI- Ida Ratikainen, Nan Gay Kastinger, IMT Marisa Sabatin). De sm har fagredaktørrlle kan både skrive selv g kvalitetssikre artikler sm sendes inn. Mulighet å bruke studenter i arbeidet med å utarbeide artikler. Fagmråder sm det trengs fagredaktører til: Petrkjemi Plymerer (inklusivt biplymerer) Optikk g farge (ptikk prekært) Metallurgi/elektrkjemi Materialer generelt Dekan ønsker snarest innspill på persner i vennevnte fagmråder sm kan påta seg fagredaktørrllen. Eventuelt: Peder Sather Center grant prgram (UC Berkley) Mellm 10-25 $ støtte fr samarbeid mellm nrske frskere g Berkley. Søknadsfrist 01.03.2016. Lars E. Onsøyen sender ut infrmasjn m dette til instituttledere. Besøk HiÅ Bilgiske fag (Anne Brg g Kjetil Rasmussen) HiÅ/bilgi ønsker bli del av NT-fakultetet. Håper at hele avdelingen består uten ppsplitting, inklusivt biingeniørutdanning. Gruppen har drøyt 20 ansatte. 5