UHRs bibliotekutvalg. Oppsummering året 2011 1 UHRs bibliotekutvalg Bibliotekutvalget er et rådgivende og koordinerende utvalg for Universitets- og høgskolerådet i saker som gjelder bibliotek- og informasjonstjenester. Utvalget kan gi innspill til og skal følge opp saker fra UHRs styre. Ifølge mandatet skal utvalget blant annet: a) være et bindeledd mellom medlemsinstitusjonenes biblioteker og fremme nasjonalt samarbeid og faglig koordinering mellom dem b) avgi uttalelser i saker av felles interesse og andre relevante spørsmål av overordnet karakter for sektoren c) bidra til at det utformes en felles nasjonal strategi for universitets- og høgskolebibliotekenes oppgaver, også overfor instanser som Cristin og Nasjonalbiblioteket d) bidra til å definere og avklare bibliotekenes oppgaver i forhold til egen institusjon og i forhold til samfunnet og det offentlige e) bidra til felles praksis når det gjelder forvaltning og tilgjengelighet av institusjonsbibliotekenes samlinger til effektivisering og kvalitetsforbedring innen utdanning og forskning ved institusjonene f) selv ta initiativ i form av utredninger og anbefalinger i aktuelle saker, og fremme disse overfor Universitets- og høgskolerådet 2 Bibliotekutvalgets medlemmer Funksjonstiden for UHR B er fra 1.1.2009-31.12.2012. Sammensetningen for 2011 har vært som følger: Universitetsbibliotekene: Bibliotekdirektør Bente Andreassen, Universitetet i Oslo Bibliotekdirektør Helge Salvesen, Universitetet i Tromsø Bibliotekdirektør Randi Elisabeth Taxt, Universitetet i Bergen Bibliotekdirektør Espen von Osten Skjoldal, Universitetet i Stavanger 1. vara Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen, NTNU 2.vara Bibliotekdirektør Else-Margrethe Bredland, Universitetet i Agder 1
De vitenskapelige høgskolenes og kunsthøgskolenes biblioteker: Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Vara: Bibliotekleder Hege Underthun, Norges idrettshøgskole Institusjonsakkrediterte høgskolers biblioteker: Bibliotekleiar Astrid Sandnes, Høgskolen i Sogn og Fjordane Hovedbibliotekar Hilde Trygstad, Diakonhjemmet høgskole Hovedbibliotekar Klaus Jøran Tollan, Høgskolen i Gjøvik Biblioteksjef Kari Fagerjord, Høgskolen i Buskerud Det har ikke vært vara for 2011 for denne gruppen. Den administrative/faglige ledelsen ved universitetene og de vitenskapelige høgskolene: Avdelingsdirektør Tore Tungodden, UiB, universitetsdirektørens kontor Den administrative/faglige ledelsen ved høgskolene: FoU-koordinator Kjell Ove Kjølaas, Høgskolen i Østfold Randi Elisabeth Taxt, Universitetet i Bergen ble oppnevnt som leder for 2010 og 2011, med Dagmar Langeggen, BI som nestleder. Det skal oppnevnes ny leder og nestleder fra 1.1. 2012. Sigrid Tollefsen, UHR, er fast sekretær for utvalget. Fra 15. august har også Sigbjørn Hernes hatt et medansvar for UHR B. Da oppnevningen ble gjort, skulle noen av medlemmenes funksjonstid skulle kun vare for 2009 og 2010, men UHR har hatt en pragmatisk tilnærming til dette, og vil la alle medlemmene fungere i 4 år. Spørsmålet vil bli tatt opp igjen i forbindelse med ny sammensetning for utvalget fra 2013. 3 Møtevirksomhet UHRs bibliotekutvalg hadde 3 møter i 2011; 30. mai. 15. september og 5. desember. Flere av sakene er gjengangere på møtene. I tillegg til møter i utvalget, arrangerte UHR B også et møte for bibliotekledere i UH-sektoren 27-28. oktober 2011. 4 Saker I denne delen av årsrapporten gjøres det kort rede for de viktigste sakene bibliotekutvalget har behandlet. For ytterligere informasjon om sakene, også de som ikke er omtalt her, henvises det til møtereferatene, se http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/bibliotekutvalget/motereferat Som det fremgår av årsrapporten for 2010, ble ABM-utvikling oppløst og Cristin fikk ansvar for oppfølging av arbeid med konsortieavtaler og Open Access, mens ansvar for oppfølging av bibliotekutvikling ble lagt til Nasjonalbiblioteket. UHR B har derfor konsentrert seg om å få etablert et godt forhold til begge organisasjoner i løpet av 2011. Kontakt og dialog med Nasjonalbiblioteket UHR B inviterte Nasjonalbibliotekaren til å møte utvalget i mai, og har gjennom året fortsatt dialogen. UHR B ser også at det er behov for oppfølging av saker som er spesifikke for UH-bibliotek. Saker som UHR B satte på dagsorden i forhold til kontakt med Nasjonalbiblioteket var: - digitalisering - statistikk og indikatorer - felles arenaer 2
- hvordan kontakten med UH-bibliotekene skal være - forskningssamarbeid - prosjektmidler - forskningsdata - depotsamarbeid - emneord Nasjonalbiblioteket etablerte et Rådgivende utvalg (RU) som primært har ansvar for å gi råd og innspill i forhold til tildeling av utviklingsmidler, men også andre saker diskuteres der. Fra UHR B har leder, nestleder og sekretær for UHR B møtt i RU. Andre har vært trukket inn etter behov/sakenes natur. Av sakene som ble satt på oppfølgingsliste, har UHR B foreslått mandat for en arbeidsgruppe som skal se på forslag til depotsamarbeid. Nasjonalbiblioteket har også satt ned en arbeidsgruppe som arbeider med statistikk, og UHR B har oppnevnt to medlemmer til arbeidsgruppen. Videre er det satt i gang et arbeid rundt håndtering av emnedata. Det siste er også et samarbeid der Bibsys er involvert. Kopinor og prosjekt fra papir til digitalt pensum UHR avholdt et informasjonsmøte 16. februar 2011 for å orientere om status i forhandlingsarbeidet med Kopinor. På samme møte informerte Kopinor om fremdrift og status i prosjektet for utvikling av digitale kompendier. UHR B ønsket å bidra til å sørge for god informasjon i arbeidet som må skje ved institusjonene og tok sammen med UBO initiativ til å søke midler fra Nasjonalbiblioteket for et prosjekt for å kartlegge og analysere digitalt pensum ved UiO, UiA, HiHm, BI og Høgskulen Stord/Haugesund. Prosjektet skulle gjennom en kartlegging gi kunnskap om hvordan UHinstitusjonenes bibliotek har lisensiert elektroniske ressurser som møter institusjonenes behov og i hvilken grad pensumlitteratur kan hentes fra bibliotekets ressurser. Arbeidet var ferdig 15. desember og rapport publisert på UHRs web http://www.uhr.no/documents/sluttrapport Fra_papir_til_digitalt_pensum.pdf Presentasjoner fra seminaret 16. februar http://www.uhr.no/aktuelt_fra_uhr/fra_papir_til_digitalt_pensum_status_og_konsekvenser Kontakt og dialog med Cristin Lisens/konsortiearbeidet UHR B har vært opptatt av å bidra til å få en god dialog med Cristin. UHR B har vært bekymret for ressurssituasjonen spesielt mht ivaretakelse av arbeidet med konsortieavtaler i Cristin og har også drøftet hvordan man kan legge opp til gode tiltak og hvordan UH-bibliotekene kan samhandle med Cristin inn mot konsortiearbeidet. Etter at ny daglig leder i Cristin tiltrådte, har UHR B etablert kontakt og startet arbeidet med å bidra til utvikling av arbeidet med konsortieavtaler. UHR B har også gjennom en arbeidsgruppe lagt frem et forslag til modell for nasjonal lisensavtale for tilgang til ScienceDirect. Saken ble behandlet i UHRs forskningsutvalg, som støttet tiltaket. Men 3
Cristin ønsket å se nærmere på effekt og mål for piloten og også vurdere om det kunne være andre avtaler som kunne egne seg bedre. Open Access Cristin har fått ansvar for å arbeide for Open Access, og har etablert en prosjektgruppe for et pilotprosjekt. UHR B er medlem av prosjektgruppen gjennom utvalgets sekretær (er): Jan Erik Frantsvåg, Seniorrådgiver biblioteket, UiT Hans-Kristian Hernes, Professor, prodekan forskning HSL-fakultetet, UiT Merethe Kumle, Dr.med, Forsker, RCT-koordinator UNN Sigbjørn Hernes, Hovedbibliotekar HiL (fra 15. august seniorrådgiver i UHR) Rune Rambæk Schjølberg, NFR Sigrid Tollefsen, Seniorrådgiver UHR Konverteringssaken Ved konvertering av forskningsdokumentasjon fra Forskdok til Cristin har en del institusjoner opplevd problemer med forringelse av kvaliteten. Arbeidet med maskinell feiloppretting er påbegynt, men ikke sluttført. Publiseringsutvalget følger opp saken, men den er også behandlet i Biblioteksutvalget. BIBSYS BIBSYS og overgangen til nytt biblioteksystem er svært vesentlig for UH-bibliotekene. UHR B har i løpet av hele 2011 holdt seg orientert fra styremedlemmer og leder av styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet. Plagiering - Retningslinjer UHR B og UHRs utdanningsutvalg har satt ned en arbeidsgruppe som arbeider med nasjonale retningslinjer/veiledninger for å forebygge plagiering. Styret ber Utdanningsutvalget og Bibliotekutvalget sammen nedsette en arbeidsgruppe for å lage et utkast til felles nasjonale retningslinjer/veiledninger. Gruppen ble satt ned sommeren 2010 med følgende sammensetning: Førsteamanuensis, Knut Martin Tande, UiB (leder) Førsteamanuensis Annlaug Bjørsnøs, NTNU Student Karen Oldervik Golmen Spesialbibliotekar Anne-Lise Eng, Hiø Universitetsbibliotekar Eystein Gullbekk, UiO Sekretærer fra UHR: seniorrådgiver Sigrid Tollefsen seniorrådgiver Rachel Glasser Arbeidet skulle være ferdig innen utgangen av 2011, men ferdigstillelse er utsatt til første halvår 2012. Arbeidsgruppe idunn.no 4
UHR B etablerte i januar 2011 en arbeidsgruppe for å skissere løsninger for videreføring og utvikling av e-tidsskriftbasen idunn.no. Sammensetning: Ole- Gunnar Evensen, ass.bibliotekdirektør UiB (leder) Dagmar Langeggen, bibliotekdirektør BI og nestleder UHR B Christine Rostgård, seniorrådgiver konsortiegruppen Cristin Rune Rambæk Schølberg, seniorrådgiver Forskningsrådet Gunnar Sivertsen, forsker NIFU og konsulent for publiseringsutvalget Øyvind Nystøl, UHR sekretær for publiseringsutvalget Vidar Røeggen, prosjektleder idunn.no Universitetsforlaget Sigrid Tollefsen, sekretær for UHR B Arbeidsgruppen fikk i mandat å arbeide både for en kortsiktig økonomisk løsning og for en mer langsiktig Open Access-løsning. Arbeidsgruppen nedsatte på sitt andre møte en mindre forhandlingsgruppe for å vurdere tilbudet fra Universitetsforlaget i lys av forhandlingsmøtene høsten 2010 og fremforhandle en anbefalt 3-årig avtale fra 2012. Det ble etablert en frivillig konsortium innen rammen som ble lagt av forhandlingsgruppen. Det betyr at UHR setter i gang igjen arbeidsgruppen som ser på det langsiktige. UHRs sekretariat følger videre opp i 2012. Kontakt med NSD og Bokprosjektet NSD oppnevnte i mars 2011 en arbeidsgruppe for videre oppfølging av bokprosjektet når det gjelder a) faglig bistand ved gjennomføring av opplæringsopplegg for bibliotek b) opprettelse av et system for registrering av bøker som er tvilstilfeller når det gjelder vitenskapelighet. Gruppen har pr i dag representanter fra NSD, Bibsys og bibliotekmiljøene. UHR B oppnevnte følgende deltakere til arbeidsgruppen: Heidi Kvamme UiS, Else Margrethe Bredland UiA, Tor Øyvind Fosse UiB og Randi Tyse Eriksen NTNU. Arbeidsgruppen leverte sin rapport i desember og konklusjonen går ut på at Nasjonalbiblioteket tar på seg oppgaven med å forhåndsregistrere alle nye bøker i Bibsys. UHR B hadde noen spørsmål som utvalget mener må avklares før saken videreføres. Spørsmålet om Nasjonalbibliotekets ressursbehov behandles ikke av UHR. Saken følges opp i 2012. Nasjonale indikatorer for norske universitets- og høgskolebibliotek UHRs bibliotekutvalg (UHR B) oppnevnte i april 2011 en arbeidsgruppe som fikk i oppgave å velge ut 3-4 indikatorer. UHR B ba også arbeidsgruppen om å se indikatorene i sammenheng med fagbibliotekstatistikken. Arbeidsgruppens medlemmer er: Randi Rønningen, Ass. bibliotekdirektør -Universitetsbiblioteket i Oslo - leder Bente Saxrud, Seniorrådgiver - Handelshøyskolen BI Biblioteket - sekretær Else-Margrethe Bredland Bibliotekdirektør - Universitetsbiblioteket i Agder Sølvi Løchen, Seksjonsleder -NTNU Universitetsbiblioteket Johanne Raade, Seksjonssjef -Universitetsbiblioteket i Tromsø Astrid Sandnes, Hovedbibliotekar -Høgskulen Sogn og Fjordane Biblioteket Tore Tungodden, Underdirektør -Universitetet i Bergen - Ressursperson for gruppen Torill Redse, Seniorrådgiver - Observatør fra Nasjonalbiblioteket 5
I september 2011 vedtok UHR B å gå inn for å anbefale UH-bibliotekene å ta i bruk følgende indikatorer: 1. Brukere per årsverk i biblioteket 2. Bruk av bibliotekets samlinger: utlån/nedlastede fulltekstdokumenter 3. Kostnader til medieinnkjøp/tilgang per bruker i primærmålgruppen 4. Kostnader per utlån/nedlastet fulltekstdokument Samtidig ønsket UHR B at de fire indikatorene skulle analyseres og eventuelt justeres hvis de ikke er tilfredsstillende. Det gjennomføres derfor en testing våren 2012 av hvordan indikatorene vil slå ut i sektoren, og vil be UH-bibliotekene om å rapportere på de anbefalte indikatorene. Arbeidsgruppen vil samle inn resultatene og analysere dem, og på bakgrunn av erfaringene fra denne fullskalatestingen vil UHR B vurdere om det skal arbeides for å få implementert indikatorene i DBH. Saken følges videre i 2012. Etablering av møteforum for UH-bibliotekene UHR B vedtok høsten 2011 i samråd med arbeidsutvalget for høgskolebiblioteklederne å slå sammen noen av de ulike møteplassene og samlingene for UH-bibliotekene, og i stedet for egne møter for høgskolebiblioteklederne og UB-lederne, legge opp til et felles møte for UH-bibliotek i UHR-regi. På den måten får UHR B nå et fellesmøte som også involverer de større universitetsbibliotekene. I fortsettelsen kan det legges opp til at det blir et felles kjerneprogram, og at mindre grupperinger eventuelt kan legge fellesmøter før og etter. UHR B etablerte gjennom dette en første felles møteplass der en kan diskutere strategiske utfordringer som er spesifikke for gruppen. Gjennom fellesmøtet blir målsettingen å etablere en felles møteplass av mer operativ art, hvor saker som spesielt berører UH- bibliotekene blir presentert og diskutert. Dette er også en anledning til å sikre informasjonsflyt mellom UHR B og bibliotekene. Til dette møtet inviteres også leder av BIBSYS, Cristin og Nasjonalbiblioteket. Nasjonalbiblioteket vil med sitt årlige bibliotekledermøte ivareta behovet for en møteplass for å diskutere premissene for den nasjonale bibliotekpolitikken. Dette er et offisielt sektorovergripende møte for alle biblioteklederne og fellesmøtet for UH-bibliotek vil ikke være i overlapp med eller konkurrerende med Nasjonalbibliotekets møte. Nasjonalt nettverk for bibliotekenes forskningsstøtte Forslag om at UHR B tar initiativ til etablering av et nettverk for bibliotekenes forskningsstøtte ble behandlet på møtet i desember. Ideen til et slikt nettverk er god og det er absolutt i UHR Bs interesse. Det er imidlertid noen forhold som bør diskuteres og avklares før UHR B går inn for å etablere et slikt nettverk. Saken vil bli fulgt opp videre i 2012. 6