Forfall meldes på telefon 62 94 20 00 til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Grue rådhus, formannskapssalen Dato: Mandag 06.02.2012 Tidspunkt: Kl. 17.00 Forfall meldes på telefon 62 94 20 00 til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Informasjon: Fungerende ordfører Rådmann Saksnr. Innhold 011/12 Detaljreguleringsplan for steinbrudd og massetak på gnr 34 bnr 1 012/12 Detaljreguleringsplan for Boligtomter på del av gnr 113 bnr 47-1. gangs behandling 013/12 Søknad om dispensasjon fra reguleringsplan Kirkenær Arena 014/12 Valg av representanter til samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalg 015/12 Revidert samarbeidsavtale Solør barneverntjeneste 016/12 Arkivlokaler 017/12 Politikere på nett 018/12 Innbyggerundersøkelsen 2011 019/12 Felles IKT-trategi for Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord-Odal og Stange kommuner. 020/12 Evaluering og justering av administrativ organisering 021/12 022/12 Grue rådhus, 30.01.2012 Ansettelse rådmann Avtale (legges fram på møtet) Unntatt offentlighet Åse B. Lilleåsen Fungerende ordfører Turid J. Bjerkestrand Konst. rådmann

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: GNR-34/1, FA-L12 11/662 Ordføreren 13.01.2012 Detaljreguleringsplan for steinbrudd og massetak på gnr 34 bnr 1 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 011/12 Formannskapet 06.02.2012 Innstilling: Ordføreren rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k I medhold av plan- og bygningslovens 12-10 sendes forslag til detaljreguleringsplan for steinbrudd og massetak på del av eiendommen gnr 34 bnr 1 ved Kirkenær, med bestemmelser, datert 9.12.2011 på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I 13.12.2011 Ragnhild Storstein Detaljreguleringsplan for steinbrudd og masseuttak på del av gnr. 34 bnr. 1 ved Kirkenær Herav som vedlegg: Brev fra Sjåtil & Fornæss AS, datert 13.12.2011 Forslag til detaljreguleringsplan for Steinbrudd og masseuttak, datert 9.12.2011 Reguleringsbestemmelser, datert 9.12.2011 Planbeskrivelse, datert 9.12.2011 Risiko- og sårbarhetsanalyse, datert 9.12.2011 Saksopplysninger: Hensikten med planarbeidet er å tilrettelegge for uttak av steinmasser på deler av eiendommen gnr 34 bnr 1. Det er i dag et steinbrudd/masseuttak på deler av planområdet, men det er også planer om å utvide virksomheten og arealet. Formålet med planen er dermed både å regulere eksisterende steinbrudd/masseutttak samt utvidelse av dette. Som en buffersone rundt uttaket er det også viktig å avsette en vegetasjonsskjerm. Planområdet er ca 22 dekar og består av del av gnr. 34 bnr. 1 (Torderud) som ligger øst for Kirkenær sentrum i Grue kommune. Eksisterende steinbrudd ligger like øst for Fv 404, litt nord for tunet på Torderud og ca 750 meter nord for krysset mellom Fv 201 og Fv 404. I luftlinje er det ca 1 km Kirkenær sentrum, men langs vegene er det mellom 2,5 og 3 km.

Reguleringsplanen vil bli fremmet som en privat detaljreguleringsplan. For videre redegjørelse/saksbehandling vises til brev fra arealplanlegger Ragnhild Storstein i Sjåtil & Fornæss, datert 13.12.2011, planbeskrivelse samt 6 uttalelser. Vurdering: Viser til Ragnhild Storsteins brev og kommentarer.

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: GNR-113/47, l12-12/34 Johny Solvang 16.01.2012 Detaljreguleringsplan for Boligtomter på del av gnr 113 bnr 47-1. gangs behandling Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 012/12 Formannskapet 06.02.2012 Innstilling: Rådmannen rår Formannskapet til å fatte slikt v e d t a k Forslag til detaljreguleringsplan for Boligtomter på del av gnr 113 bnr 47, datert 13.1.2012, med bestemmelser, legges ut til offentlig ettersyn ihht. plan- og bygningslovens 12-11 av 27. juni 2008. Sakens dokumenter: Detaljreguleringsplan, bestemmelser, planbeskrivelse og ROS-analyse, datert 13.1.2012 utarbeidet av Sjåtil & Fornæss AS. Herav som vedlegg: Detaljreguleringsplan, bestemmelser, planbeskrivelse og ROS-analyse, datert 13.1.2012 utarbeidet av Sjåtil & Fornæss AS. Saksopplysninger: Hensikten med planarbeidet er å tilrettelegge for etablering av boligtomter på del av gnr. 113 bnr. 47. Området er tenkt regulert til boligbebyggelse med tilhørende veger og anlegg. Planen vil også omfatte del av Rotnebergsvegen og mindre deler av gnr. 113 bnr. 204 (frisiktsoner). Reguleringsplanen fremmes som en detaljreguleringsplan iht. pbl s 12-3. Planområdet er ca 14 dekar og lokalisert mellom Rotnebergvegen og Rotna, vis a vis Svullrya skole og Røsslyngvegen. Vurdering: I brev datert 06.06.11 søkte Sjåtil & Fornæss på vegne av Finnskogen kro og motell v/eva og Oddvar Neby om dispensasjon fra Reguleringsplan for Finnskogen Fritidspark for omdisponering/bruksendring til boligformål for områder til hhv. 3 og 5 boligtomter. Den 15.09.11 vedtok formannskapet (saksnr. 073/11) at det ble gitt dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan. Som forutsetning for vedtaket ble det blant annet satt krav om at det aktuelle området skulle reguleres, samt at ny bebyggelse skal tilkobles kommunalt vann og avløpsanlegg. I samråd med kommunen ble varsel om oppstart av planarbeid kunngjort i

Glåmdalen den 15.11.11, samt sendt direkte i brev datert 14.11.11 til berørte offentlige myndigheter, naboer og gjenboere. Varsel om oppstart ble også kunngjort på kommunens og Sjåtil & Fornæss sin hjemmeside. Frist for å komme med synspunkter som kunne ha betydning for saken, ble satt til 09.12.11. I brev den 22.11.11 ble det søkt om fradeling av 8 boligtomter med tilhørende adkomstveger for området. Administrativt vedtak om godkjenning om fradeling kom i brev den 23.12.11. I forbindelse med varsel om oppstart av planarbeid kom det inn uttalelser fra Statens vegvesen, Fylkesmannen i Hedmark og Hedmark fylkeskommune. Den 10.01.12 kom det også uttalelse fra kommunelegen i Grue kommune. Oppsummering av innkomne merknader med kommentarer Hedmark Fylkeskommune, Regionalutviklingsavdelingen, brev datert 30.11.11 Fylkesdirektøren forutsetter at planarbeidet skjer i henhold til overordnede føringer og i god dialog med kommunen og øvrige berørte parter. I det aktuelle området nord for Svullrya og på østsiden av Rotna er også Finnskogparken, med en karakteristikk dansepaviljong og utescene. Dette er et anlegg som etter Hedmark fylkeskommune sin vurdering har kulturhistorisk verdig og høy verneverdi, med grunnlag i prioriterte tema i fylkesplanen for vern og bruk av kulturminner og kulturmiljøer. Etablering av boligbebyggelse sør for dette området, kommer således ikke i konflikt med disse kultuminneverdiene, men fører heller med seg økt bruk og en opplevelse av anlegget som et positivt miljøelement i omgivelsene. Fylkesdirektøren har derfor ingen kulturvernfaglige innvendinger i forbindelse med oppstart avplanarbeidet. Fylkesdirektøren har heller ingen merknader vedrørende automatisk fredete kulturminnet. Kommentar I reguleringsplanforslaget er føringene fra Grue kommune i størst mulig grad søkt ivaretatt. Ut over dette har det ikke kommet inn merknader som påvirker for planforlaget. Varsel om oppstart ble kunngjort i Glåmdalen og på kommunens og Sjåtil & Fornæss hjemmeside. I tillegg ble direkte berørte myndigheter, naboer, gjenboere etc. varslet direkte pr. brev. I forhold til sakens omfang synes medvirkning godt ivaretatt. For øvrig nevnes det at det er innarbeidet et punkt i forhold til ukjente automatisk fredete kulturminner i bestemmelsene. Fylkesmannen i Hedmark, brev datert 09.12.11 Planområdet er i Reguleringsplan for Finnskogen Fritidspark (vedtatt 27.11.08) regulert til allmennyttig formål, offentlig trafikkområde og friluftsområde, mens det i høringsforslaget til kommuneplanen er avsatt til boligbebyggelse. I forbindelse med høring av kommuneplanen uttalte Fylkesmannen i brev 05.08.11 blant annet dette om området: - Svullrya har barnehage, skole og andre servicetilbud og det kan derfor være ønskelig å styrke bosettingen ved Svullrya. - Under forutsetning av at allmenn tilgjengelighet til vassdraget og sammenheng til omkringliggende grønnstruktur ivaretas på en god måte har vi ikke vesentlige merknader til foreslåtte nye boliger på Svullrya. Kommunen må imidlertid vurdere om det er ønskelig å bygge inne idrettsplassen og elveområdene med boliger, opp mot for eksempel reiselivssatsningen på Svullrya. - Samfunnssikkerhets- og beredskapsmessig forhold skal ivaretas i reguleringsplanen på

grunnlag av vurdering og analyse av risiko og sårbarhet. - Fylkesmannen opplyser om de som fremmer planforslag skal legge til rette for medvirkning. - Videre forutsetter de at plankart og bestemmelser utformes i samsvar med gjeldende krav og spesifikasjoner. - Det bes om at ett eksemplar av SOSI-fil og pdf-fil til alle arealplaner som sendes på høring, oversendes Statens kartverk på Hamar for kontroll. Videre minner de om at planforslaget må ta hensyn til nasjonale mål og føringer når det gjelder: - Universell utforming av uteareal og bygninger - Tilrettelegging for alternative oppvarmingskilder og lavt energiforbruk - Sikring av miljømessig forsvarlig løsninger for vannforsyning og avløp - Utbygging godt tilpasset landskapet, jf. Den europeiske landskapskonvensjonen - Tilstrekkelig og egnede uteoppholdsareal for barn og unge, T-2/08 - Støynivå i samsvar med grenseverdienet -1442. Kommentar Kun deler av friluftsområdet omdisponeres til bolig. Dette er i samsvar med forslag til ny kommuneplan for Grue kommune. I tillegg foreslås det å regulere friluftsformål mellom boligområdene og idrettsplassen for å sikre grønt-/stiforbindelser fra skolen og det eksisterende boligområde til Finnskogparken og Rotna. - Det er utarbeidet egen risiko- og sårbarhetsanalyse som følger planen. - Varsel om oppstart ble kunngjort i Glåmdalen, på kommunens og Sjåtil & Fornæss hjemmeside. I tillegg ble direkte berørte myndigheter, naboer, gjenboere etc. varslet direkte pr. brev. I forhold til sakens omfang synes medvirkning godt ivaretatt. - Plankart, bestemmelser og beskrivelse er utarbeidet i samsvar med gjeldende krav og spesifikasjoner. Når det gjelder oversendelse i forbindelse med offentlig ettersyn er dette kommunes ansvar. - Reguleringsbestemmelsene sikrer at ny bebyggelse og uteområder skal planlegges og utarbeides etter prinsippet om universell utforming. - Når det gjelder varmetekniske løsninger og oppvarmingskilder vil dette bli nærmere vurdert i forbindelse med tekniske planer/byggesak. - Kommunen har stilt krav om at tomtene skal tilkobles kommunalt vann- og avløpsanlegg. Dette er satt som et krav i bestemmelsene, men vil også bli nærmere vurdert og behandlet i forbindelse med tekniske planer/byggesak som skal godkjennes av kommunen. - Det er i bestemmelsenes punkt 3.6 innarbeidet at større terrenginngrep og planeringsarbeider ikke tillates. - Tomtene er relativt flate, har en gjennomsnittlig størrelse på 1,3 dekar og utnyttelsesgraden er satt til %BYA=20%. Dette medfører at det blir godt med egnede uteoppholdsareal på den enkelte tomt. I tilegg ligger planområdet inntil Finnskogen Fritidspark som er et flott rekreasjonsområde. - Med bakgrunn i trafikkmengde og fartsgrense vil ikke området bli utsatt for støy ut over grenseverdier i gjeldende retningslinjer. Det er likevel tatt inn i bestemmelsene at ny bebyggelse skal tilfredsstille Miljøverndepartementets forskrifter om innendørs og utendørs støy i retningsliner T-1442 og teknisk forskrift til plan- og bygningsloven, NS8175. Statens vegvesen region øst, brev datert 09.12.11 Statens vegvesen har ingen merknader til saken. Kommunelegen i Grue kommune, e-post sendt 10.01.12

Svullrya kan være et radonutsatt område. Radon bør tas hensyn til i reguleringsplan, herunder stille særskilte krav til radonsikre bygg. Ellers er det viktig sikre vann og avløp, unngå forurensning til luft og grunn, universell utforming og leke- oppholdsarealer for boligområdet. Kommentar Det er tatt inn i bestemmelsene at nye bygninger skal sikres mot radonstråling (pkt. 3.8), at ny bebyggelse skal tilkobles kommunalt vann- og avløpsnett (pkt. 2.1), at bebyggelse og uteområder skal planlegges og etableres etter prinsippet om universell utforming (pkt. 3.7) samt at ny bebyggelse må tilfredsstille Miljøverndepartementets forskrifter om støy (T- 1442) og teknisk forskrift (pkt. 3.9). Utvikling av området vil imidlertid etter vår vurdering i liten grad føre til økt forurensning og avrenning.

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-L12 12/1 Johny Solvang 27.01.2012 Søknad om dispensasjon fra reguleringsplan Kirkenær Arena Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 013/12 Formannskapet 06.02.2012 Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k; I medhold av plan- og bygningsloven 19-2 av 2008 gis det dispensasjon fra reguleringsplan slik at Rally WM 2012 kan gjennomføres som omsøkt fredag den 10.2.2012. I tillegg gis det tillatelse til å foreta en gjennomkjøring av traseen 3-4 dager i forkant. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I 01.01.2012 Kirkenær Arena AS Søknad om omdisponering av reguleringsbestemmelsene på flomverken under rally VM 2012 2 U 05.01.2012 Hedmark fylkeskommune; Søknad om dispensasjon fra reguleringsplan Kirkenær Arena Fylkesmannen i Hedmark 3 I 10.01.2012 Fylkesmannen i Hedmark Merknad til søknad om dispensasjon fra reguleringsplan Kirkenær Arena - Grue kommune 4 I 20.01.2012 Jolanta Alhaug Svar ang søknad om dispensasjon fra reguleringsplan - Kirkenær Arena - Grue kommune Herav som vedlegg: 1. Kopi av reguleringsplan og bestemmelser Saksopplysninger: Deler av Rally WM 2012 skal foregå på Flomverken ved Kirkenær, fredag den 10.2.2012. Tre til fire dager før denne dagen skal rallyførerne ha mulighet til å foreta en gjennomkjøring av traseen. I forbindelse med rally 2007 ble det utarbeidet en reguleringsplan Kirkenær Arena, med bestemmelser, vedtatt 18.12.2006. I reguleringsbestemmelse 0.1 Tidsperiode, står det;

Det søkes om dispensasjon fra denne bestemmelsen. I søknaden fra Kirkenær Arena AS, lyder det bl.a. som følger: Fylkesmannen i Hedmark; Hedmark fylkeskommune Vurdering:

Rådmannen anser at hensynene bak bestemmelsene det dispenseres fra eller hensynene i formålsbestemmelsene ( 1-1 og 3-1) ikke vil bli vesentlig tilsidesatt. Fordelene ved å gi dispensasjon vil være klart større enn ulempene. Tiltaket vil foregå i en begrenset tid.

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-033 11/467 Paul Inge Tønseth 06.01.2012 Valg av representanter til samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 004/12 Formannskapet 16.01.2012 014/12 Formannskapet 06.02.2012 Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Behandling i FORMANNSKAPET - 16.01.2012 Saken ble enstemmig vedtatt utsatt til neste møte i formannskapet 06.02.12. Vedtak i: FS-004/12 Saken utsettes.. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 50 I 06.01.2012 v/knut Nygård Kommentarer til budsjett - Overåsvegen Overåsvegen 51 U 17.01.2012 Klageutvalgets Klageutvalgets sammensetning medlemmer og varamedlemmer 53 I 18.01.2012 Glåmdal Jordskifterett Valg av jordskiftemeddommere til jordskifteretten Herav som vedlegg: Saksopplysninger: Brukermedvirkning er hjemlet i Grunnskolelovens 11 og i Barnehagelovens 4. Alle skoler og barnehager skal ha et samarbeidsutvalg. I tillegg skal skoler ha et skolemiljøutvalg. Samarbeidsutvalget ved skolen kan også være skolemiljøutvalg når foreldre og elever utgjør flertall i utvalget. Den 18.05.09 vedtok kommunestyret i Grue at det også skulle være eget samarbeidsutvalg på Finskogen oppvekstsenter. Følgende sammensetning ble vedtatt:

Grue barne- og ungdomsskole: Foreldreråd 3 Elevråd 3 Undervisningspersonale 2 Andre tilsatte 2 Kommunen 3 (inkl. rektor) Finnskogen oppvekstsenter Foreldreråd 2 Elevråd 1 Ansatte 2 Kommunen 2 (inkl. rektor) Barnehagenes samarbeidsutvalg har følgende sammensetning: Solungen barnehage: Foresatte 2 Ansatte 2 Kommunen 2 (inkl. styrer) Gromungen avd. Namnå: Foresatte 2 Ansatte 2 Kommunen 2 (inkl. styrer) Gromungen avd. Grinder: Foresatte 1 Ansatte 1 Kommunen 2 (inkl. styrer)

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-F47, TI-&11 10/581 Turid J. Bjerkestrand 20.01.2012 Revidert samarbeidsavtale Solør barneverntjeneste Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 015/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Revidert samarbeidsavtale vedtas. 2. Ordfører gis fullmakt til å godkjenne avtalen. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 6 U 23.01.2012 KS Hedmark Finansiering av barnevernstjenesten - behov for kompensasjonsordning? 1. Forslag til revidert samarbeidsavtale 2. Dagens samarbeidsavtale SAMMENDRAG Solør Barnevernstjeneste ble opprettet av kommunestyret 30. mars 2009 i K-SAK 022/09. Oppstarttidspunktet ble satt til 1. juni 2009. Rådmannen ble delegert fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med Åsnes som vertskommune og Våler som samarbeidskommune. Samarbeidet er opprettet med hjemmel i kommuneloven 28c Vertskommune med folkevalgt nemnd. Kommunestyret oppnevnte Kommunelovens bestemmelser for vertskommunesamarbeid ( 28a k) ble vedtatt av Stortinget 15. desember 2006. Med bakgrunn i at bestemmelsene er relativt nye, har det vært lite faglig og juridisk litteratur å støtte seg til i arbeidet med samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen er dokumentet som regulerer samarbeidet mellom verstkommunen og samarbeidskommunene. I den gjeldende samarbeidsavtalen er nemnda tillagt få oppgaver, og nemnda har i praksis mest fungert som et rapporteringsorgan for barnevernssamarbeidet. Dette er ikke intensjonen med 28c, ei heller intensjonen kommunestyrene i de tre kommunene hadde da organisasjonsmodellen med folkevalgt nemnd ble besluttet.

Nemnda startet arbeidet med revisjon av samarbeidsavtalen våren 2010. Arbeidet ble skjøvet ut i tid med bakgrunn i at juridisk litteratur skulle være ferdig i oktober 2010. Kommunelovens kommentarutgave ble først tilgjengelig ultimo juni 2011. Nemnda for Solør barnevernstjeneste fremmer i denne saken forslag til revidert samarbeidsavtale. Den reviderte samarbeidsavtalen ivaretar intensjonen med folkevalgt styring av barnevernstjenesten, de tre samarbeidskommunenes eierinteresser, samt tydeliggjør nemndas ansvar og myndighet på en bedre måte enn avtalen som er gjeldende. Åsnes, Grue og Vålers kommunestyrer behandler likelydende sak. Åsnes behandlet denne saken 28.11.2011. Våler 3.10.2011. SAKSFAKTA Kommunelovens bestemmelser for vertskommunesamarbeid ( 28a k) ble vedtatt av Stortinget 15. desember 2006. Med bakgrunn i at bestemmelsene er relativt nye, har det vært lite faglig og juridisk litteratur å støtte seg til i arbeidet med samarbeidsavtalen. Avtalen rådmennene utarbeidet ivaretar derfor ikke tilstrekkelig de lovpålagte krav fullt ut. Det skjønnsmessige handlingsrommet kommunene har til å avtale seg imellom er følgelig heller ikke utnyttet. I denne saken er det valgt å ta utgangspunkt i de relevante lovhjemlene i kommuneloven, og hvor det henvises til hvor de aktuelle bestemmelsene i samarbeidsavtalen står. Vedlegg 1 er forslaget til revidert avtale. Vedlegg 2 er gjeldende avtale. Vedtakskompetanse Det følger av 28a at vedtakskompetanse kan overføres fra samarbeidskommunen til vertskommunen: 28a. Overføring av myndighet til vertskommune 1. En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28 b og 28 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for fylkeskommuner. Selv om kommunen overlater til vertskommune å fatte vedtak, vil kommunen fortsatt ha ansvaret for at oppgavene utføres forsvarlig og i overensstemmelse med lover og regler. Som oppdragsgiver må derfor samarbeidskommunene føre tilsyn/ gjennomføre oppfølging med verstkommunen. I samarbeidsavtalen er dette innarbeidet under kap. 5. I kap. 5 fremgår det videre hvilke vedtakskompetanse nemnda delegeres. Vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd 28c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd 1. Kommuner som deltar i et vertskommunesamarbeid, kan avtale å opprette én felles folkevalgt nemnd i vertskommunen. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner.

3. Deltakerkommunene kan delegere til nemnda myndighet til å treffe vedtak også i saker av prinsipiell betydning. Dette skal skje ved at kommunestyrene eller fylkestingene selv delegerer samme kompetanse til nemnda. Nemnda kan delegere til vertskommunens administrasjon myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 4. Hver av deltakerne skal være representert med to eller flere representanter i nemnda. Nemnda velger selv blant sine medlemmer leder og nestleder. Det kan avtales at ledervervet skal gå på omgang mellom deltakerne. Nærmere regulering av dette skal fremgå av avtalen. 5. For øvrig gjelder bestemmelsene for faste utvalg så langt de passer. 6. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr. 3. 7. En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 8. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. 9. Der det i lov er satt en grense for antallet medlemmer i et folkevalgt organ, og representasjonskravet i nr. 4 fører til at den felles nemnda får flere medlemmer enn det loven tillater, skal antallet medlemmer reduseres på følgende måte: Det antall medlemmer av nemnda som overstiger det tillatte maksimum, skal ved loddtrekning skytes ut av nemnda. Dersom denne fremgangsmåten fører til at en deltakerkommune ikke blir representert i nemnda ved behandling av saker fra vedkommende kommune, skal det skytes ut ytterligere ett medlem som erstattes med ett medlem fra denne kommunen. Vedr. pkt. 28c nr. 3 Kommunen har anledning til å delegere myndighet til å treffe prinsipielle vedtak til nemnda. Dette foreslås i samarbeidsavtalens pkt. 5. Det har vært reist spørsmål om nemnda kan behandle enkeltsaker i barnevernet. Dette er det ikke anledning til. Etter barnvernslovens 2-1 tredje ledd er barnevernsleder øverste myndighet i barnevernsfaglig spørsmål. I praksis innebærer dette at rådmannen ikke kan instruere barnvernsleder faglig. Kommunestyret kan opprette en organisering av barnevernet med folkevalgt organ med 5 medlemmer. Nemnda kan følgelig ikke tillegges en slik oppgave. Det følger av bestemmelsens tredje setning at det er nemnda som delegerer myndighet til administrasjonen i vertskommunen (og ikke kommunestyret i vertskommunen eller samarbeidskommunene). Dette innebærer at Åsnes som vertskommune ikke kan instruere barnevernstjenesten i enkeltsaker som gjelder Våler eller Grue (se 28c nr. 6). I forslaget til revidert samarbeidsavtale foreslås vedtakskompetansen delegert til nemnda. Denne kompetansen må nemnda videredelegere til rådmannen i Åsnes, som igjen delegerer til barnevernsleder. I kap. 6 fastsetter samarbeidskommunene barnevernets selvstendige rolle. Kommunene må delegere den samme vedtakskompetansen til nemnda. Vedr. pkt. 28c nr. 4

I forslaget til avtale under kap. 8 foreslås det at nemnda har to medlemmer fra hver kommune som er lovens minimumskrav. Kommuneloven 36 nr. 2 setter krav til kjønnsfordeling av nemndmedlemmene som innebærer at det skal velges en mann og en kvinne i hver kommune. Våler og Grue oppfyller ikke dette kravet. Ved valget som ble gjort i KS 28.11.2011 sak 67/11 ble følgende medlemmer valgt fra Grue: 1. Herdis Bragelien m/vara Roman Drazkowski. 2. Liv Bekkesletten m/vara varaordføreren En rullering av leder og nestledervervene i nemnda foreslås videreført fra gjeldende avtale. Vedr. pkt. 28c nr. 6 og 7 Kommunene delegerer til nemnda og ikke til vertskommunen. Som beskrevet ovenfor under Vedr. 28c nr. 3 må denne være lik for alle kommunene. Samtidig kan den enkelte kommune instruere hvordan vertskommunen retningslinjer for vedtakene som gjelder egen kommune. Det forutsettes at nemnda som organ vil fungere best etter intensjonen dersom nemnda kan opptre på vegne av alle kommunene som inngår i samarbeidet. Det er derfor innarbeidet et punkt under kap 8 som gir nemnda myndighet som også ivaretar enkeltkommunens interesser. Vedr. pkt. 28c nr. 8 Dette tilsvarer bestemmelsen i 35 der kommunestyret f.eks. kan velge å ta opp en sak et utvalg (eller administrasjonen) har fattet endelig vedtak på. Dette er lovhjemlet og derfor ikke nødvendig å innarbeide i samarbeidsavtalen Samarbeidsavtalen Samarbeidsavtalen er regulert i 28e: 28e. Samarbeidsavtalen 1. For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv. Endringer i avtalen som gjelder forhold som omtalt i nr. 2 og 3, skal skje på samme måte. 2. Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om: a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale. 3. I avtale om vertskommunesamarbeid med felles nemnd skal avtalen også inneholde bestemmelser om antall representanter i nemnda fra den enkelte deltaker. 4. I et vertskommunesamarbeid mellom kommuner skal vertskommunen orientere fylkesmannen om etableringen av samarbeidet. I et vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner skal vertskommunen orientere departementet om etableringen av samarbeidet. Lovkravene er fulgt opp i samarbeidsavtalen:

Henvisning 1. Dette er samarbeidsavtalen 2 a Pkt. 1 2 b Kap. 4, 5 og 8 2 c Pkt 7 2 d Pkt. 6 2 e Pkt. 10 2 f Pkt. 13 2 g Ingen kjente 3 Pkt. 8 4 Dette ble gjort i 2009 Klageorganer 28g fastsetter saksbehandlingsregler for klager på vedtak fattet av nemnda selv eller av barnevernstjenesten på delegert kompetanse. Klageorganet for barnevernstjenesten er fylkesnemnda. Det vurderes derfor som ikke nødvendig å etablere et felles klageorgan for samarbeidskommunene (jfr 28g nr. 2 og 3). Dersom det likevel skulle vise seg å bli behov for et felles klageorgan, er nemnda tillagt dette som ett av ansvarsområdene i samarbeidsavtalens pkt. 8 28g. Klage ved vertskommunesamarbeid med felles nemnd 1. Når det i et vertskommunesamarbeid med felles nemnd treffes vedtak som kan påklages etter forvaltningsloven 28 første ledd, er klageinstansen en eller flere særskilte klagenemnder oppnevnt av kommunestyrene i deltakerkommunene. Vedkommende statlige organ er likevel klageinstans når vedtak er truffet i henhold til myndighet delegert fra et statlig organ. 2. Når det i et vertskommunesamarbeid med felles nemnd treffes vedtak som kan påklages etter lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene 2-4, gjelder de særskilte klagereglene i den bestemmelsen. Klageinstansen er likevel én særskilt klagenemnd oppnevnt av kommunestyrene i deltakerkommunene. 3. Hver av deltakerkommunene skal være representert i klagenemnd oppnevnt etter nr. 1 eller 2. Klagenemnda velger selv sin leder og nestleder. For øvrig gjelder bestemmelsene om faste utvalg så langt de passer. 4. Dersom representasjonskravet i nr. 3 fører til at klagenemnd etter nr. 2 får flere enn fem medlemmer, skal antallet medlemmer reduseres til fem på følgende måte: Det antall medlemmer av klagenemnda som overstiger fem, skal ved loddtrekning skytes ut av nemnda. Dersom denne fremgangsmåten fører til at en deltakerkommune ikke blir representert i klagenemnda ved behandling av saker delegert fra vedkommende kommune, skal det skytes ut ytterligere ett medlem som erstattes med ett medlem fra denne kommunen. 5. Den felles nemnda er underinstans etter forvaltningsloven 33 annet ledd ved behandling av klager etter nr. 1 og 2. Det samme gjelder der det i lov er fastsatt at statlig organ er klageinstans. 6. Klageinstansen har ikke omgjøringsrett etter forvaltningsloven 35 annet og tredje ledd. Statlige klageinstanser kan likevel oppheve vedtak som må anses ugyldige.

7. Bestemmelsene i nr. 1, 3, 5 og 6 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner.

GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-057 10/892 Ingunn Langmoen 24.11.2011 Arkivlokaler Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 016/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Det bevilges inntil kr. 1.200.000,- til å bygge nytt arkivlokale i Grue barne- og ungdomsskoles tidligere basseng. Oppstart snarest mulig i 2012. 2. Beløpet finansieres ved å utsette øvrige tiltak på investeringsbudsjettet slik: Enøk, Finnskogen Oppvekstsenter kr. 0,6 mill. Bygninger, Finnskogen oppvestsenter kr. 0,4 mill. Øvrige bygninger kr. 0,2 mill. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 5 I 02.07.2010 Riksarkivaren Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger 8 U 01.12.2011 Statsarkivet i Hamar Innsending av bygningsfaglig rapport 9 I 05.12.2011 Statsarkivet i Hamar Bygningsfaglig rapport Saksopplysninger: Grue kommune har ikke godkjente arkivlokaler for bortsettings- eller fjernarkiv. Arkivloven 6 pålegger kommunene å holde arkiv, og arkivet skal sikre at dokumenter blir tatt vare på som informasjons- og dokumentasjonskilder nå og framover i tid. Det betyr at arkivmaterialet må oppbevares i forsvarlige arkivlokaler. Arkivforskriftens kapittel 4 sier hvilke krav som stilles til et arkivlokale. Alle offentlige organer har plikt til å etterkomme disse kravene. Ifølge arkivforskriften 4-1 er alle rom hvor en oppbevarer arkivmateriale over lengre tid å regne som arkivlokale. Aktivt arkiv i daglig bruk kan oppbevares i kontorlokaler nær saksbehandler. Bortsettingsarkiv som brukes sporadisk kan oppbevares i et lokale lenger unna, men være tilgjengelig for arkivtjenesten. Fjernarkiv som er svært sjelden i bruk, kan oppbevares langt unna, gjerne sammen med

andre virksomheter. Arkivforskriften omtaler to typer arkivlokaler: vanlige arkivlokale og spesialrom for arkiv. Det er ekstra strenge krav til sistenevnte. Grue kommune hadde tilsyn med sine arkivlokaler i juni 2002. Rapporten fra Statsarkivet sa at fjernarkivlokalene i rådhusets kjeller ikke egner seg til arkivlokaler p.g.a. vannrør, radiatorer, avløpsrør og funksjonen tilfluktsrom. Det er ikke gjort forbedringer i lokalene. Arkivforskriften 5-1 sier at kommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot, og at kommunene kan overføre depotoppgavene til en interkommunal depotordning. I 2008 inngikk derfor Grue kommune avtale med IKA Opplandene om levering av det eldste arkivmaterialet til deres depot. Det ble levert 103 hm som oppbevares i spesialrom for arkivdepot. Situasjonen i dag for Grue kommunes gjenværende fjernarkivmateriale er at det er fordelt på flere rom og bygninger som ikke tilfredsstiller kravene. Mesteparten er plassert i flere rom i rådhusets kjeller og noe er plassert i 3 forskjellige rom på Grue sykehjem. Dagligarkivene kommer i tillegg og er plassert i tilknytning til arbeidsplassene. Saksarkivet er delt i 6 arkivdeler. Det er: Sentral-, plan- og overformynderiarkiv som fysisk er plassert i servicetorget, eiendomsarkiv på teknisk, personalarkiv på lønn og elevarkiv på skolen. Velferd og oppvekst har også dagligarkiv for sine fagsystem. Dagligarkivene har som sagt mildere krav til lokaler, men alle avsluttede saker skal straks overføres til bortsettings- /fjernarkiv. Riksarkivaren har i rundskriv av 02.07.2010 varslet at de vil kreve mer tilsyn med kommunenes arkivlokaler. Innen 01.01.2012 er de kommuner som ikke har tilfredsstillende arkivlokaler, pålagt å levere en bygningsfaglig rapport som skal godkjennes av Riksarkivaren. Vurdering: Grue kommune må forbedre sitt arkivlokale til standarden spesialrom for bortsatt arkiv. Sikkerheten er svært viktig, og kravet er vern mot fuktighet, brann, påvirkning av klima og miljø, skadeverk og innbrudd. Arkivmateriale som tilhører fjernarkivet og som er satt bort i rådhusets kjeller beregnes til ca. 600 hm og ca. 100 hm i Grue sykehjem. Tilveksten pr. år til bortsetting kan beregnes til ca. 100 hm så lenge vi har papirarkiv. Grue sykehjems arkivlokaler er for små, og de har ikke plass til tilveksten i år. Skolens og barnevernets fjernarkivmateriale er ikke ordnet, og disse arkivene har en del forespørsler hvor det brukes mye tid på leting i dag. Ungdomsskolens tidligere basseng står i dag tomt og egner seg utmerket til å bygges om til arkivlokale. Kostnadene ved ombyggingen er anslått til kr. 1.030.000,- og reoler er anslått å koste kr. 150.000,- i tillegg kommer en justering av gulvet på kr. 20.000,-. Prisene er eks. mva. Lønnsutgifter til flytting, rydding og ordning av arkivmaterialet vil komme i tillegg. Det er vanskelig å si nøyaktig hva dette vil koste, men det bør være et midlertidig prosjekt som det må avsettes tid og ressurser til. I den daglige driften er det ikke plass til dette. Hvis vi beregner ca. ½ årsverk, vil det tilsvare i underkant av 1000 timer som utgjør kr. 240.000,- i

lønn. Grue kommune må ha en tidsplan for når de kan forbedre sine arkivlokaler. De eksisterende lokalene vil aldri tilfredsstille kravene. Det blir rimeligst hvis vi får bygget nytt så raskt som mulig og slipper pålegg om å utbedre nåværende lokaler midlertidig. Det foreslås at investeringen finansieres ved å utsette deler av Enøk-tiltak og tiltak på bygningsmassen. Alternativet er at det tas inn i forbindelse med økonomiplanen og investering for 2013.

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-089 11/679 Turid J. Bjerkestrand 04.01.2012 Politikere på nett Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 017/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Grue kommunes politikere går over til bruk av såkalte nettbrett IPAD. 2. Ordningen trer i kraft i løpet våren. 3. Investeringen dekkes av IKT-budsjettet for 2012. Saksopplysninger: Overgang til å bruke nettbrett for politikerne i Grue kommune. Vurdering: Det er ønskelig å gå over til bruk av nettbrett - eller såkalte IPADs - for politikerne. Flere og flere kommuner tar nå i bruk ny teknologi for sitt politiske arbeid. I tillegg til at det er en ny måte å motta og behandle politiske saker på fører det også til redusert arbeid i administrasjonen i Grue kommune. Dette gjelder alt fra kopiering, pakking, utsendelse, porto i tillegg til betydelig redusert bruk av papir. Redusert papirbruk ses på som et rent miljøtiltak. En viktig bieffekt av tiltaket er betydningen av at politikerne går foran i bruk av IKT som verktøy. IPADen er mye mer en et brett man behandler saker med/på det er blant annet også et lukket sosialt nettverk for politikerne m.m. Man kan utveksle dokumenter etc. Oversikt over kostnader og besparelser: Etablering Drift Kostnader: Kjøp av 30 Ipad 150.000 (30*5000)? 20.000 (4 nye Ipad pr. år) Nødvendig programvare 47.500 9.600 (opsjon) Opplæring 16.000 (1,5 dager) Evt. internettlinjer 2.000 Besparelser Direkte besparelser: (60.000) Indirekte besparelser (20.000) Sum 213.500 (48.400) alt (58.000) Alle beløpene er eksklusiv mva. Opplæring er uten mva.

Endringen i rutiner og redusert tid til kopiering, pakking utsendelse etc. fører til frigjort arbeidstid til andre oppgaver. Disse andre oppgavene kan for eksempel være at servicetorget overtar oppgaver fra enheter ute uten å gå i detalj på dette tidspunkt. Basert på oppsettet over kan man gå ut fra at denne endringen spares inn allerede etter ett år. Hva går så dette ut på? Alle politikerne i Grue får tildelt et nettbrett eller IPAD. Med politikere mener vi i denne omgang kommunestyret, 1. vara etc. I tillegg skal politisk sekretær ha. Sakene blir tilgjengelige for politikerne via internett. De sendes fra politisk sekretær så snart sakene er godkjent fra ordfører at de er klare for utsending. Den enkelte politiker henter så sakene fram via internet og kan leses på brettet. Brettet benyttes aktivt før, under og etter de politiske møtene. Forslag fra den enkelte politiker gjøres tilgjengelig for de andre via dette nettbrettet og ikke lenger via papir. Samtlige politikere er avhengig av å ha en internettilgang. De fleste har allerede det. For de som ikke har det anbefales det at disse anskaffer dette. Alternativt kan mobile bredbånd være aktuelt. Ulemper/fordeler: Overgangen til såkalte nettbrett innebærer en stor endring for den enkelte politiker og for administrasjonen. Fra å få alle papirene tilsendt pr. post skal de nå mottas elektronisk og leses på et brett. Nettbrettene har en annen funksjonalitet enn eks. vis en bærbar pc og har mange muligheter som gjør overgangen mindre og lettere. Erfaringer fra andre kommuner er så langt positive. Opplæringen er i utgangspunktet beregnet til 1 dag, men dette er det opp til oss å vurdere om vi skal ha ½ dag til eller lignende. Det er vurdert om man burde introdusere dette for formannskapet først og dernest resten av kommunestyret m.m. Imidlertid anbefales det å sette i gang dette for alle samtidig. Det er kurant i forhold til både opplæring og iverksetting. Overgangen til nettbrett innebærer også omstillinger for administrasjonen i kommunen. En ting er den rent teknologiske overgangen, men det innebærer også enda strengere styring med frister etc. Rådmannen ser uansett på dette med optimisme. Ny teknologi og nye effektive måter å gjøre ting på er viktig på alle plan i organisasjonen Grue kommune. Nettbrettløsningen gjør det kanskje også mer attraktivt å være politiker og ikke minst for rekruttering av de unge for framtiden?

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-053 12/59 Anne Berit Gullikstad 26.01.2012 Innbyggerundersøkelsen 2011 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 018/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g: Kommunestyret tar rapporten vedr. innbyggerundersøkelsen til orientering Sakens dokumenter: Rapport vedr. Innbyggerundersøkelsen (08.08.2011) Herav som vedlegg: Rapport vedr. Innbyggerundersøkelsen (08.08.2011) Saksopplysninger: I tråd med overordnet styringskort er det gjennomført innbyggerundersøkelse våren 2011 gjennom Kommuneforlagets brukerundersøkelser: www.bedrekommune.no. Ambisjonene i overordnet styringskort er å score bedre enn landsgjennomsnittet av innbyggerundersøkelsen (> 4,0). Undersøkelse henvender seg til det allmenne publikum til innbyggerne for å kartlegge deres vurderinger av sentrale sider ved situasjonen i egen kommune, kommunens virksomhet, holdninger og tillit til kommunen. Undersøkelsen skal være et verktøy som kan gi kommunen informasjon om bl.a. innbyggernes forventninger og kommunens omdømme i befolkningen, noe som vil kunne anvendes i å utvikle kommunens dialog med innbyggerne og som grunnlag for kommunal styring. Innbyggerundersøkelsen er en kvalitetskartlegging av tre hovedtemaer: Kommunens omdømme som tjenesteleverandør Kommunen som bosted Befolkningens tillit til at lokaldemokratiet fungerer Formålet med å gjennomføre innbyggerundersøkelsen er at materialet kan gi grunnlag for styring, men det krever en refleksjon rundt bl a følgende problemstillinger: Hva har innbyggerne svart og er det forskjeller i svarene mellom enkeltpersoner, områder i kommune og grupper av befolkningen?

Hva kan være forklaringen til at svarene er som de er? På hvilken måte påvirker aktiviteten til kommunen svarene? I hvilken grad er det samsvar mellom svarene og mål kommunen ønsker å nå? Materialet fra spørreundersøkelsen vil i første rekke gi svar på spørsmålene for de første av disse kulepunktene. Dersom man har god innsikt i svarene, årsakene til resultatene og hvilken mulighet kommunen har til å påvirke resultatene, så kan man også vurdere treffsikre tiltak som kan bedre situasjonen. På den måten kan resultatene fra undersøkelsen være med å danne grunnlag for utforming av kommunal politikk. Undersøkelsen har gått ut til 1300 innbyggere i Grue kommune. Uttrekket er utført av EDB Business Partner Norge AS. Tillatelsen er gitt av Skattdirektoratet på vilkår (vedlegg 1 i rapporten) Svarprosenten er 30 %. Resultater for undersøkelsen oppsummert i hovedtema: (Scor fra 1 6, hvor 6 er best) Tema i undersøkelsen Gjennomsnitt scor i Grue Gjennomsnittscor i landet Tjenester fra kommunen (bruker) 4,3 4,5 Tjenester fra kommunen (inntrykk) 3,9 4,1 Næring, arbeid, transport og miljø 3,7 3,9 Klima, natur, landskap og levekår 3,8 4,1 Bomiljø og senterfunksjoner 3,8 4,0 Utbygging og utvikling 3,5 3,8 Kommunen som bosted 4,3 4,8 Møte med din kommune 3,1 3,4 Tillit 3,5 3,7 Helhetsvurdering 3,5 4,3 Snitt totalt 3,8 4,1 Vurdering: Anbefaling Denne undersøkelsen kan på bakgrunn av lav svarprosent anses som en meningsmåling over mange tema relatert til kommunens virksomhet. Svarene baserer seg antakelig på en god blanding av erfaringer, opplevelser, synspunkter og følelser. Likeledes må det antas at alle kommuner som gjennomfører undersøkelsen vil ha noenlunde like forutsetninger i sitt materiale og slik sett være sammenlignbart. Det er også aktuelt for å sammenligne de 4 grendene. De svarene som er har en tydelig profil i forhold til svarfordeling både positivt og negativt er vel de klareste signalene fra undersøkelsen. Når det gjelder de mange spørsmål som har en variert svarfordeling (fornøyd ikke fornøyd) handler det antakelig også om manglende informasjon og kommunikasjon om kommunes rolle (lovgivning) og forventningsavklaringer.

Innbyggerne som har svart sier ganske klart at de ønsker lavere avgifter og mindre eiendomsskatt, men bedre tjenester, bedre vedlikehold på veier og bygninger. Det er noe sviktende tillit til både lokaldemokrati, tro på at kommunen driver likeverdig behandling og at kommunen følger lovverket. En anbefaling blir å jobbe med informasjon og kommunikasjon herunder hvilke kanaler som skal benyttes og forbedres, når det gjelder følgende områder: Avklare og tydeliggjøre forventninger til kommunens rolle Avklare og tydeliggjøre forventninger til kommunens ambisjoner (ressurser og rammer) Informasjon og kommunikasjon om kommunenes arbeid med tjenesteutvikling Langsiktige prioriteringer Kommunens rolle som næringsaktør eller som tilrettelegger for næring, bør sikkert bli tydeligere kommunisert og formidlet. Anbefaling dersom det skal utføres nye undersøkelser Vurdere spørsmålene i undersøkelsen med tanke på relevans og mulig misvisende resultat Øke andelen av respondenter som svarer på nett (sende ut bare passord) Intervju eller brev til respondenter over f. eks 70 år

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-056 11/290 Turid J. Bjerkestrand 20.01.2012 Felles IKT-trategi for Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord- Odal og Stange kommuner. Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 019/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår arbeidsmiljøutvalget til å fremme slik i n n s t i l l i n g IKT-strategien for kommunene i Hedmark IKT-samarbeidet godkjennes. Sakens dokumenter: Felles IKT-strategi for Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord-Odal og Stange kommuner. Herav som vedlegg: Felles IKT-strategi for Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord-Odal og Stange kommuner. Saksopplysninger: Grue gikk inn i Hedmark IKT 1.1.2011 samtidig med Kongsvinger og Nord-Odal. Ett av prosjektene bestillerne i de seks kommunene har arbeidet med er å få fram en felles IKTstrategi. Kommunene Hamar, Kongsvinger, Stange, Løten, Nord-Odal og Grue har samarbeidet om å utarbeide et forslag til felles IKT-strategi. Bakgrunnen for dette samarbeidet er at kommunene ønsker å utnytte mulighetene ved å ha et felles IKT-driftselskap, Hedmark IKT. Stadige endringer og nye krav til nye løsninger gjør at kommunene står sammen sterkere ved samarbeid. Arbeidet med IKT strategien startet med en kartlegging innen fagområder for å få innspill. Selve utformingen har vært foretatt av bestillerne i de seks kommunene i samarbeid Hedmark IKT. IKT-strategien har vært på høring mens den fortsatt var under utarbeiding. De fleste innspill gikk på språk så det har i etterkant vært retting av språklige formuleringen mens innholdet er uendret. Visjon Fra IKT-fokus til organisasjonsfokus

Med det menes at kommunene gjennom organisasjonsutvikling og endring av prosesser utnytter de mulighetene teknologien gir for å løse oppgavene optimalt. Dette er da en naturlig del av kommunenes ledelse og planlegging i alle ledd. Kommunens ledere går foran ved å forstå de mulighetene teknologien gir. Hedmark IKT engasjerer seg i hvilke oppgaver teknologien skal støtte. Til målene er det utarbeidet strategier/tiltak og suksessfaktorer. Overgripende mål: Enkelt og brukervennlig Mobilitet God informasjonssikkerhet Ved anskaffelser og oppgraderinger skal bruk av åpne standarder være et krav. Avvik skal begrunnes. Effektiv tjenesteproduksjon Gode rutiner for felles utvikling og vurdering av fagsystemer Forutsigbare leveranser fra Hedmark IKT Mål for innbyggere, næringsliv, lag og foreninger Lokaldemokratiet er styrket ved at alle kan følge med og påvirke på like vilkår. Informasjon om kommunens tjenester er tilgjengelig når innbyggeren selv har behov Elektronisk dialog er tilgjengelig Enkel markedsføring av opplevelser og kulturelle tilbud Alle har mulighet for å være på nett med tilstrekkelig kapasitet Mål for brukere av kommunale tjenester Enkelt å gi tilbakemelding på tjenester God tilgjengelighet til relevant informasjon for brukere God service gjennom elektroniske verktøy som støtter de kommunale tjenestene. Raskere svar gjennom automatisert saksbehandling. Mål for administrasjon og fellesystemer Effektiv saksbehandling Forvaltningen er korrekt og sikrer brukeres rettssikkerhet og likebehandling God kvalitetssikring i alle tjenester Samarbeid på tvers av forvaltningsnivå ved bruk av IKT-løsninger. Mål for ansatte En enkel og oversiktelig hverdag Økt effektivitet i saksbehandling VURDERING: Det skjer en rask utvikling av IKT som gjør at behovet for en generell overordnet IKT-strategi utarbeides. Morgendagens løsninger er ikke utviklet og endringer skjer raskt. Regjeringen arbeider med sin Digital agenda og denne vil først bli ferdigstilt i løpet av 2012. Tema regjeringen arbeider med er bredbåndinfrastruktur, digitalt innhold, viderebruk av offentlige data, IKT og klima, Sikkerhet, personvern, digitale ferdigheter og universell utforming. Dette er også tatt med i vår strategi. KS arbeider også med sin ekommune2012 som antagelig vil

komme i ny versjon i løpet av 2012. I handlingsplanen vil kommunen vurdere hvilke prosjekter og områder det må satses på. Det kommer nye krav og forventninger til effektivisering, tilgjengelighet, service og kvalitetsheving ved hjelp av IKT. Nye løsninger gir nye muligheter for kommunenes innbyggere, politikere og ansatte. Det å ta i bruk lesebrett for å redusere papirbruk i forbindelse med politisk saksbehandling er et valg som blant Hamar kommune har gjort for å teste ny teknologi, og som fremme som egen sak også i Grue. Slike nye valg som kan spare økonomien vurderes fortløpende i den enkelte kommunene, og det er viktig at Hedmark IKT kan være en god samarbeidspartner i innføring av ny teknologi. Velferdsteknologi vil med stor sannsynlighet bli aktuelt å ta i bruk på flere områder. Det kan være å ta i bruk løsninger som gjør at innbyggere kan bli boende hjemme lengre eller løsninger som hjelper de ansatte på jobb slik at de får bedre tid til brukerne. Informasjonssikkerhet og personvern er fortsatt viktig å ha fokus på. Utveksling av sensitive personopplysninger med f.eks sykehusene stiller store krav til hvordan data blir behandlet både teknisk og de ansattes behandling av dataene. For at vi skal få full utbytte av disse nye mulighetene og tar i bruk all funksjonalitet som finnes i dagens eksisterende løsninger blir fokus på opplæring og kompetanse viktig. Endring av arbeidsprosesser må til for å få full utnytte av løsningene. Det er derfor fokuset rettes fra IKT til organisasjon. For å nå målene har kommunene utarbeidet strategier på hvert område i tillegg et felles prosjektprogram som er basert på innspill og felles vurdering og prioritering. Kommunene utarbeider egne lokale handlingsplaner og prosjekter i hht ulike behov. Hamar kommune har kommet langt på noen områder og i ekommunekartleggingen 2011 kom vi på 12 plass nasjonalt.

Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-034 08/789 Anne Berit Gullikstad 13.01.2012 Evaluering og justering av administrativ organisering Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato Administrasjonsutvalget 020/12 Formannskapet 06.02.2012 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår administrasjonsutvalget til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Justeringer av større omfang utsettes til etter en rådmann er tilsatt og tidligst høsten 2012. Følgende endringer iverksettes innen 01.03.2012: De tre strategiske områdene opprettholdes og det foretas en administrativ avklaring vedr. tilsetting av en tredje kommunalsjef innenfor budsjettrammen Flyktningetjenesten organiseres under NAV fra 01.03.2012 2. Innstilling fra partssammensatt utvalg og innspill fra ledere og ansattes organisasjoner tas til orientering og danner grunnlaget for en ny prosess tidligst høst 2012. Det bør i den anledning foretas en utredning knyttet til organisering av hjembaserte tjenester og tjenester for barn og unge, knyttet til det strategiske arbeidet når det gjelder oppvekst.. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 27 X 12.12.2011 Rapport fra partssammensatt utvalg Innspill i evaluering av administrativ organisering Herav som vedlegg: Rapport fra partssammensatt utvalg Organisasjonskart (3 b og 3c) basert på innstillingen i partssammensatt utvalg Innspill fra organisasjoner/enheter:: 1. Fagforbundet 2. Norsk ergoterapeut forbund og Norsk fysioterapeut forbund 3. Norsk Sykepleierforbund, Grue 4. NSF 5. Plasstillitsvalgt landbruk-næring-teknikk 6. Enhetsleder Helse