Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 17. oktober 2014 kl. 09.00 ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 08/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. juni 2014 Sak 09/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt sykefravær Evenes kommune. Sak 10/14 Regnskap Evenes kommune for 2013 oppfølging status. Sak 11/14 Eventuelt/orienteringer. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Evenes, 12. oktober 2014 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 12. oktober 2014 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/14 Sakstittel: Godkjenningav protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. juni 2014 Saksopplysninger: Gjennomgangav protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll framøtet 20. juni 2014
KontrollutvalgetiEvenes2012-2015 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenesrådhus 20. juni 2014 Fra sak: Til sak: 5/2014 7/2014 Frakl.: Til kl.: 10:00 11:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) LeifJørgenJakobsen RagnarFronth Rolf Moholt IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: AinaHeimdal FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Espen Lund,Hålogaland Revisjon AS,møttefra sekretariatet ANDRE: AnnitaHakvåg frakomrev Nord IKS 4av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Sak 05/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøteden 5. juni 2014 Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått og det blefattet slikt VEDTAK: Protokoll frakontrollutvalgsmøte den 5. juni 2014 godkjennes. Enstemmigvedtak. Sak 06/14 Regnskap Eveneskommunefor 2012 Hugo Heimgårdvar til stedefraadministrasjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgetsmedlemmer ogsekretariatet.annitahakvågredegjordekort forrevisjonens arbeid med revisjonav regnskapet for 2012. Kontrollutvalget diskuterteforholdet etter at Heimgård haddeforlatt møtet, og ytret seg kritisktil at kommunen overtid sliter med åfå avlagt regnskapet innen forskriftfastsattefrister. Etter diskusjonenei kontrollutvalget avga kontrollutvalget slik 2014.doc
KontrollutvalgetiEvenes2012-2015 UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefaleat regnskap 2012 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1:Kontrollutvalget vil retteoppmerksomhetenmot at revisjonentarforbehold om at kommunen i driftsregnskapetfor flere avrammeområdenehar betydeligeavviki forholdtil regulert budsjett.rammeområdeh-barnevem, I-Vann,Avløp og Renovasjon ogn-bolig har totalt et merforbruk på kr 3.409.499,-.Rammeområde GI-Introduksjon har et mindreforbrukpå kr 6.238.275,-. Investeringsregnskapet har et mindreforbrukmellom regulert budsjett ogregnskap på kr 11.223.744,-. Kontrollutvalget vil bekommunestyretpålegge administrasjonen å etablere og dokumenteretilfredsstillenderutiner snarest slikat budsjettavvik avdekkes pået tidlig stadie ogbringestil kommunestyret for behandling. 2-2:Kontrollutvalget vil retteoppmerksomhetenmot revisjonens presisering omat regnskapet ikke er avlagt innen lovens ogforskriftenstidsfrist foravleggelseav regnskapet. Kontrollutvalget forutsetterat det etableresrutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretasifremtiden. Forholdeter tatt opp av kontrollutvalget tidligere. 2-3:Kontrollutvalget vil avslutningsvis henlede oppmerksomhetentil note nr. 2til regnskapet for 2012 hvor detfremkommer at kommunen har bokført premieavvik knyttet til pensjoner med totalt kr. 14,454 mill. 2-4:Avslutningsvis vil kontrollutvalget fremheve at det finner detmeget kritikkverdigat regnskapet for Evenes kommuneforregnskapsåret 2012 ikke kan behandlesav kontrollutvalget før 20. juni 2014. Dettegjør etter kontrollutvalgetsmeningat regnskapet ikkekan benyttes som styringsinstrument for kommunen. Enstemmiguttalelse. Sak 07/14 Revisjonsbrevnr 4 Årsregnskap 2012 Eveneskommune og manglende svarpåhenvendelser Revisjonen vistetilat de vedflereanledninger har purret for å motta svar på henvendelserfra kommunen på nevntebrev,ogat det også vedfleretidligere anledningerikke er kommet svar fra kommunen på brev frarevisjonen. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget finner detmeget kritikkverdigat kommunen ikke svarer rettidig på henvendelser frarevisjonen,ogforutsetter at administrasjonen strammer inn sinerutiner på dette området. Møtet bleetter dette hevet. Evenes, 5. juni 2014 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg 2014.doc
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/14 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt sykefraværevenes kommune. Saksopplysninger Vedlagt følger overordnet prosjektskissefor forvaltningsrevisjon av Evenes kommunes arbeidsmed å reduseresykefravær. Evenes kommune har iht. avtalemedkomrev NORDtil rådighet 200 timer til forvaltningsrevisjon i planperioden,ogi vedlagte prosjektskisse har revisjonen avgrenset forvaltningsrevisjonsprosjektet for å gjøre det gjennomførbart innenfor nevnte budsjett. Vedlegg: Overordnet prosjektskisseforvaltningsrevisjonsprosjektsykefravær Evenes kommune.
KomRev NORD Interkommunalt selskap Overordnet prosjektskisse KOMREV NORD Unntatt offentlighet iht.offentleglova 13første ledd,jf. kommuneloven 78 nr.7 Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Reduksjon av sykefravær Evenes kommune Kontrollutvalget i Evenes opplyser at bakgrunnen for å bestille forvaltningsrevisjon av kommunens arbeid med reduksjon av sykefravær, er den uheldige økonomiske belastningen det høye sykefraværet utgjør for innbyggerne og kommunen. I tillegg til rent økonomiske konsekvenser, kan sykefraværet ha følger for kvaliteten på de tjenestene kommunen leverer ved at en ikke oppnår f. eks. tilfredsstillende kontinuitet i saksbehandlingen. Nasjonalt er det etablert nye samarbeidsordninger mot NAV for alle landets kommuner etter omorganiseringer i NAV. Samarbeidet mellom kommunene og NAV har således måtte innta en ny form, og det er av stor betydning for kommunen og dens innbyggereat dettesamarbeidet fungerer godt. Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: Truls Siri Formål: Kontrollutvalgetsformål medforvaltningsrevisjonsprosjekteter å undersøkeomdet eriverksatt tiltak ikommunen for å reduseresykefraværetogom eventuellesliketiltaker hensiktsmessigefor å kunnebidra tilredusertsykefravær,herunder om arbeidet ikommunens AMU bidrartil denne målsetningen få vurdert hvorvidt kommunen kan leggebedretil retteforatdeansatteskalkunnestå i arbeidogreduseresykefraværet få en gjennomgang av samarbeidet mellom kommunenog NAVogenvurdering avom det børlegges opp til tiltakfor å styrkedette samarbeidet Arbeidsbeskrivelse: Etter oppstartmøte med administrasjonen vil revisjonen samle inn skriftlig dokumentasjon som finnes påområdet og intervjue personer ievenes kommune om sykefravær og eventuelle tiltak som er gjennomført for å redusere fraværet. Funn fra undersøkelsen vil bli sammenfattet, sendt på verifiseringtilinformanteneikommunenogderetter vurdert oppmot revisjonskriterierførvi konkluderer på problemstillingene. Etter at rapporten har vært forelagt administrasjonssjefen på høring, sender vi endelig rapport vedlagt administrasjonssjefens høringssvar og revisjonens eventuelleanbefalinger til kontrollutvalgetssekretariat forbehandlingikontrollutvalget.
Foreløpig problemstilling (problemstillingen kanbli noeendretunderveis): På bakgrunn av kontrollutvalgets bakgrunn for og formål med prosjektet samt kommunens resterende timeressurser til forvaltningsrevisjon iht. avtale med KomRev NORD for inneværendeplanperiode(2012-2015), tarvi utgangspunkt ifølgende problemstilling: Oppfyller Evenes kommune plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å reduseresykefraværet blant ansatte? Som endel avundersøkelsen vil vi også kartlegge ogbeskriveomfangetog utviklingen av sykefraværet ikommunen desiste tre årene. Revisjonskriterier (foreløpige): Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis pådet reviderte området skal vurderes iforhold til. For denne undersøkelsen utleder vi revisjonskriterier fra følgendekilder: o Lov 17.6.2005nr.62 om arbeidsmiljø,arbeidstidog stillingsvern m.v. (arbeidsmiljøloven/ aml) o Forskrift om systematisk helse-, miljø-ogsikkerhetsarbeidivirksomheter (Internkontrollforskriften)FOR-1996-12-06-1127 o Veiledningtil internkontrollforskriften, Arbeidstilsynet o Intensjonsavtaleom et mer inkluderendearbeidsliv1.mars 2010 31.desember2013(IAavtalen)inngått24.2.2010mellom regjeringenogarbeidsgiverorganisasjonene o Protokoll 24.2.2010mellom parteneiarbeidslivet ogmyndigheteneom felles innsatsfor å forebyggeogreduseresykefraværet ogstyrkeinkluderingen Vi konkretiserer og bearbeider revisjonskriterier underveis, og de kan bli endret etter hvert som vi framskafferinformasjoniprosjektet. Metode: - Dokumentanalyse - Kvalitativeintervjumed utvalgte ansattei spesielt relevanteposisjoner/stillinger Prosjektstart: Ultimo 2014 Forventet ressursbruk: Forventet ferdigstillelse : Høsten 1 Under forutsetning av at planlagte aktiviteter holdes, jf. kritiske faktorer ovenfor 2
Kritiske faktorer: Kritiskefaktorerfor revisjonensgjennomføringavforvaltningsrevisjonsprosjektet somplanlagt, er blant annet knyttettil: Samarbeidet medkommunenifremskaffingav skriftligdokumentasjonog muntlig informasjon Hvilkefunn vi gjøriundersøkelsen ogom disseforanlediger ytterligereundersøkelser og/ellermeromfattende/komplisertevurderinger enndetvi kunneforutse i planleggingenav prosjektet KomRev NORDstotale prosjektportefølje Dato: 29.9.2014 Sign: ToneSteffensen 3
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/14 Sakstittel: Regnskap Evenes kommune for 2013 oppfølging status Saksopplysninger Det visestil kontrollutvalgets behandling av regnskapetfor Evenes kommunefor 2012 og uttalelseitilknytning til dette. Regnskapetfor 2012 bleikkefremlagt for behandling førjuni 2014. Iforbindelsemed kontrollutvalgets behandlingav regnskapet for 2012, ble det stilt spørsmål med statusforregnskapet for 2013 og det blefra administrasjonengitt uttrykk forat detteikke varlangt unnaogaten ventet å kunneavleggedettelike etter sommerferien. Det er pr 12. oktober 2014 slik kontrollutvalget kjennertil fremdelesikkefremlagt tilfredsstillenderegnskapfor revisjon. Kontrollutvalget ønsker å følge opp forholdet. Vedlegg: Ingen
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/14 Sakstittel: Eventuelt/orienteringer Saksopplysninger Her behandles saker som kommer inn tileller tas opp av kontrollutvalget. Vedlegg: Ingen