Kontrollutvalget i Evenes kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag 15. mars 2012 kl ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 05/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 16. desember 2011 Sak 06/12 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av sammenslåing av teknisk avdeling. Sak 07/12 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiforvaltningen i Evenes Kommune. Sak 08/13 Eventuelt/orienteringssaker Invitasjon til kurs Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon / Evenes, 9. mars 2012 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 9. mars 2012 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/12 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 16. februar 2012 Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 16. februar 2012

3 Kontrollutvalget i Evenes Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 16. februar 2012 Fra sak: Til sak: 01/ /2012 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Leif Jørgen Jakobsen Aina Heimdal IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Rolf Moholt (nestleder) MELDT FORFALL: Ragnar Fronth FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Fra KomRev Nord IKS møtte Elsa Saghaug og Annita Hakvåg 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 01/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 16. desember 2011 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og etter en korreksjon av deltakere ble det fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 16. desember 2011 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 2/12 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av sammenslåing av teknisk avdeling. Lene Zahl Johnsen fra Forvaltningsrevisjonsavdelingen i KomRev NORD IKS orienterte om innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om Evaluering av sammenslåing av teknisk avdeling. Kontrollutvalgene fra Evenes og Tjeldsund hadde deretter en grundig diskusjon om innholdet i rapporten. Kontrollutvalgsmedlemmene fra Tjeldsund forholdt seg deretter i ro mens medlemmene av kontrollutvalget i Evenes fattet slikt Sak 01/12 til sak 04/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes Side 1

4 Kontrollutvalget i Evenes VEDTAK: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning og vil komme tilbake til konklusjonene i rapporten på et senere tidspunkt. Enstemmig vedtak. Sak 3/12 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiforvaltningen i Evenes Kommune. Lene Zahl Johnsen fra Forvaltningsrevisjonsavdelingen i KomRev NORD IKS orienterte om innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om Økonomiforvaltningen. Kontrollutvalgene fra Evenes og Tjeldsund hadde deretter en grundig diskusjon om innholdet i rapporten. Kontrollutvalgsmedlemmene fra Tjeldsund forholdt seg deretter i ro mens medlemmene av kontrollutvalget i Evenes fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget viser til forvaltningsrevisjonsrapport om økonomiforvaltningen og ønsker å fremme for kommunestyret følgende INNSTILLING Kommunestyret ber administrasjonen evaluere de anbefalinger som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten om Økonomiforvaltningen, pkt. 10 s. 22, og utarbeide en rapport til kontrollutvalget som viser en plan for kontrollutvalget over hvordan administrasjonen vil etterkomme anbefalingene. Rapporten må forelegges kontrollutvalget innen utgangen av mai Det vises til forvaltningsrevisjonsrapportens pkt. 11, s. 22. Kommunestyret ber administrasjonen fremme som egen sak for kommunestyret hvilke alternativer for økonomisk rapportering den kommunale forskriften åpner for. Fremstillingen må være i tråd med de problemstillinger som tas opp i dette punktet i forvaltningsrevisjonsrapporten. Det må fremkomme av saken hvordan kommunens økonomiske rapportering kan sammenlignes med de enkelte poster som kommunestyret har budsjettert på. Administrasjonen må gi en vurdering av hva som fra et politisk ståsted gir best informasjon til bruk av den økonomiske rapporteringen som styringsverktøy. Sak 4/12 Eventuelt/orienteringssaker Invitasjon til kurs Sekretariatet orienterte kort om tilbud om kurs og fikk oversikt over hvem som ønsker å delta. Kontrollutvalget fattet så slikt Sak 01/12 til sak 04/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes Side 2

5 VEDTAK: Kontrollutvalget i Evenes Sekretariatet melder på de som ønsker å delta på kurset i regi av RKK. Enstemmig vedtak. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 16. februar 2012 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 01/12 til sak 04/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes Side 3

6 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/12 Sakstittel: Oppstart arbeid med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret. Oppstart for inneværende periode tar utgangspunkt i plan fra forrige periode. Vedlegg: Notat om forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon for perioden

7 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4. Innledning Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kommunelovens definisjon av forvaltningsrevisjon er likelydende med tilsvarende definisjon i lov om Riksrevisjon. Det er gitt utvidede beskrivelser av kontrollutvalgenes oppgaver ved forvaltningsrevisjon i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap eller et kommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av forvaltningsrevisjon med planleggingen av selskapskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

8 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurdering ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Endelig skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Avslutning I 2004 fikk kommuneloven ved en lovendring et eget kapittel som omhandler internt tilsyn, kontroll og revisjon. I høringsutkastet som lå til grunn for lovendringen, fremgår det at forvaltningsrevisjon er et nyttig virkemiddel i kommunestyrets kontroll og tilsyn med administrasjon. Denne typen undersøkelser gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging og resultatene av vedtak i kommunestyret. Forvaltningsrevisjon kan virke som en kontrollmekanisme mellom kommunestyret og administrasjonen og i tillegg ha effekter knyttet til læring. I en tolkningsuttalelse fra departementet, slås det fast at forvaltningsrevisjon bør gjennomføres hvert år. I siste instans påhviler det kommunestyret å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon årlig i kommunen. Dette krever at det blir stillet tilstrekkelige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget, da det nærmere ansvaret for å påse at forvaltningsrevisjon blir gjennomført ligger til kontrollutvalget. Norges kommunerevisorforbund har fastsatt en egen standard for forvaltningsrevisjon. Denne ligger vedlagt. I tillegg har NKRF gitt ut en egen bok om forvaltningsrevisjon, Veileder i forvaltningsrevisjon. For at kontrollutvalget skal kunne etterkomme bestemmelsene i kommunelovens 77, er det viktig at de har forstått innholdet i begrepet forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være behov for at kontrollutvalgene arbeider kontinuerlig med planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon og at medlemmene underveis skaffer seg kunnskap om og innsikt i de ulike prosjektene som gjennomføres.

9 1

10 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Evenes kommune for perioden Planens tidsperspektiv... 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 3 Evenes kommunes overordnede mål... 3 Visjon... 3 Hovedmålene... 3 Hovedmål 1 Evenes kommune skal bli servicekommunen i nord Hovedmål 2 Det skal være attraktivt å arbeide i Evenes Hovedmål 3 Evenes kommune skal utvikles som opplevelseskommune Inndeling i handlingsområder... 4 Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 2 år... 4 Aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon Teknisk avdeling... 4 Økonomiforvaltningen... 4 Barnevern... 4 Sykefravær... 5 Faste eiendommer... 5 Spesialundervisning... 5 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 5 Beskrivelser enkeltprosjekter Teknisk avdeling evaluering omorganisering Økonomiforvaltningen evaluering omorganisering Barnevern Oppfølging av omfang og kvalitet Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon, HMS-arbeid samt samarbeid med NAV Forvaltning, drift og vedlikehold av faste eiendommer Spesialundervisning lovpålegg og ressurssituasjon

11 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Evenes kommune for perioden Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de riktige bestillingene, skal kommunestyret vedta plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Et naturlig utgangspunkt for vurderingene er kommunens egne målsettinger for sin virksomhet. Med henblikk på at forvaltningsrevisjonen skal bidra til økt måloppnåelse må de vedtatte målene være grunnlaget når det skal vurderes hvilke områder det er mest hensiktsmessig å gjennomføre prosjekter på. Planens tidsperspektiv Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Evenes har her valgt å legge frem en indikativ plan som for perioden , men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Dersom det blir aktuelt å gjennomføre andre prosjekter enn det som ligger i denne planen, vil disse bli lagt frem for kommunestyret for behandling. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets konkrete bestillinger. Det understrekes at det kan bli aktuelt å tilpasse noen av de skisserte problemstillingene i samarbeid med revisjonen for å komme tilfredsstillende i mål med prosjektene. Evenes kommunes overordnede mål Av Økonomi- og handlingsplan fremkommer følgende målsetninger for Evenes kommune for perioden: Visjon Evenes kommune oppleves som det riktige valg for etablering, arbeid og bosted. Med våre naturgitte forutsetninger samt geografiske og strategisk viktige plassering midt mellom sterke regionale kultur- og opplevelsesbaserte reiselivsmagneter er Evenes det naturlige utgangspunkt for opplevelsessøkende. Hovedmålene Hovedmålene er tredelt; Hovedmål 1 Evenes kommune skal bli servicekommunen i nord. Evenes kommune skal være en god kommune å vokse opp i. 3

12 Evenes kommune skal utvikles som bokommunen. Evenes kommune skal videreutvikle en kommuneorganisasjon som tar sine innbyggere på alvor, og som gir befolkningen lyst til å være med og utvikle egen kommune. Evenes kommune skal bidra til å utvikle serviceholdninger i privat og offentlig tjenesteyting. Hovedmål 2 Det skal være attraktivt å arbeide i Evenes. Profilere Evenes som strategisk valg for bedriftsetablering. Hovedmål 3 Evenes kommune skal utvikles som opplevelseskommune. Inndeling i handlingsområder Handlingsprogrammet er delt inn i politikkområder begrunnet i: I hovedsak flytte fokus fra produsent (fokus på enhet) til mottaker av og innhold i tjenesten. Gjennom denne inndeling er intensjon å øke grad av politisk styring på valg av mål, tiltak og standard på tjenesten innenfor ulike tjenestekategorier. Handlingsområdene representerer et sett av tjenester som naturlig hører sammen. Politisk definerte mål og tiltak danner så grunnlag for utarbeidelse av planer i den enkelte enhet. Det forutsettes at dette arbeidet skjer i nær samhandling med ansatte og brukere. Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 2 år Kontrollutvalget i Evenes kommune har i planperioden bestilt flere forvaltningsrevisjonsprosjekter, som ikke har latt seg gjennomføre på grunn av manglende økonomisk dekning. I 2006 ble det gjennomført forvaltningsrevisjon på prosjektet Økonomistyring i pleie- og omsorgstjenesten. Bakgrunnen var ønske om en kartlegging av forholdene for den økonomiske styringen av tjenesten. Rapporten var ferdig og sent kommunestyret i april Kontrollutvalget med sitt sekretariat gjennomførte i perioden følgende tilsynsbesøk og selskapskontroll: Tilsynsbesøk Bogen Barnehage Tilsynsbesøk Liland Barnehage Tilsynsbesøk Evenes Sykehjem Tilsynsbesøk Rådhuset 2. etg. Selskapskontroll Evenes boligstiftelse Rapport fra disse er oversendt forrige kommunestyre. Aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon 2008 Følgende områder/prosjekter anses fra kontrollutvalgets side som aktuelle og interessante fokusområder i inneværende kontrollutvalgsperiode. Teknisk avdeling Evaluering av omorganisering. Økonomiforvaltningen Evaluering av omorganisering. Barnevern Oppfølging av omfang og kvalitet 4

13 Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon, HMSarbeid samt samarbeid med NAV Faste eiendommer Forvaltning, drift og vedlikehold av? Spesialundervisning Lovpålegg og ressurssituasjon Innfallsvinkel til de ulike områdene er spesifisert nærmere i det følgende. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget vil fortløpende rapportere til kommunestyret etter hvert som forvaltningsrevisjonsprosjektene blir gjennomført. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp,jfr. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom en fremleggelse av status for hvordan kommunestyrets vedtak i de enkelte prosjekter er fulgt opp. 5

14 Beskrivelser enkeltprosjekter Prosjektskisse fra kontrollutvalget i Evenes perioden PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 1. Teknisk avdeling evaluering omorganisering Evenes og Tjeldsund kommune har slått sammen funksjonene innefor områdene økonomi og tekniske tjenester. Organiseringen av tjenestene er ordnet slik at økonomifunksjonen er lagt inn under Evenes kommune mens tekniske tjenester er lagt til Tjeldsund kommune. Omorganiseringen og sammenslåing av funksjonene for kommunene er foretatt for å oppnå bedre ressursutnyttelse og bidra til kvalitetsbedring i tjenestene. Formålet med prosjektet er å foreta en evaluering av tjenester innen teknisk avdeling etter inngåelsen av samarbeidet med Tjeldsund kommune for å avdekke eventuelle svikt, risikoer og hvordan kostnadsfordelingen er mellom kommunene. Prosjektet skal videre undersøke om sammenslåing av tjenesten med Tjeldsund og om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side, er hensiktsmessige for å kunne bidra til et bedret tjenestetilbud innenfor området tekniske tjenester. 1. Har sammenslåing av tekniske tjenester for kommunene Evenes og Tjeldsund bidratt til en bedring av kommunens tjenestetilbud? 2. Foreligger det områder innen tekniske tjenester som fremstår mangelfulle/utsatt for særlig risiko? 3. Hvordan fastsettes kostnadsfordelingen mellom kommunene, herunder hvordan kravet til selvkostkalkyler sikres? 4. Tilfredsstiller kommunens tilbud krav i lov og forskrifter? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 6

15 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 2. Økonomiforvaltningen evaluering omorganisering Evenes og Tjeldsund kommune har slått sammen funksjonene innefor områdene økonomi og tekniske tjenester. Organiseringen av tjenesten er ordnet slik at økonomifunksjonen er lagt inn under Evenes kommune mens tekniske tjenester er lagt til Tjeldsund kommune. Omorganiseringen og sammenslåing av funksjonene for kommunene er foretatt for å oppnå bedre ressursutnyttelse og bidra til kvalitetsbedring i tjenestene. Formålet med prosjektet er å foreta en evaluering av tjenester innen kommunens økonomiforvaltning etter inngåelsen av samarbeidet med Tjeldsund kommune for å avdekke eventuelle svikt, risikoer og hvordan kostnadsfordelingen er mellom kommunene. Prosjektet skal videre undersøke om sammenslåing av tjenesten med Tjeldsund og om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side, er hensiktsmessige for å kunne bidra til å sikre at kommunens økonomiforvaltning skjer på best mulig måte. 1. Har sammenslåing av tjenester på område for økonomiforvaltning for kommunene Evenes og Tjeldsund bidratt til en bedring av kommunens økonomifunksjon? 2. Foreligger det områder innen den økonomiske rapporteringen eller organiseringen som fremstår mangelfulle/utsatt for særlig risiko? 3. Hvordan fastsettes kostnadsfordelingen mellom kommunene? 4. Tilfredsstiller kommunen krav i lov og forskrifter, herunder overholdelse av frister for rapportering? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 7

16 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 3. Barnevern Oppfølging av omfang og kvalitet. Evenes og Skånland kommune har fattet vedtak om interkommunal drift av barneverntjenesten. I følge lov om barnevern 1 er formålet med loven å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Loven bestemmer at alle som oppholder seg i Norge er underlagt lovens reguleringer og at tiltak etter loven kan treffes overfor barn under 18 år, men kan etter nærmere bestemmelser utvides til å gjelde til barnet fyller 23 år. Av media fremkommer tidvis kritikkverdige forhold knyttet til utøvelse av barneverntjenesten, både i forhold til kommunenes håndtering av enkeltsaker, kommunenes overholdelse av bestemmelsene i barnevernsloven og i forhold til barns vilkår etter plassering i fosterhjem med videre. Formålet med prosjektet er å foreta en evaluering av barneverntjenesten etter inngåelsen av samarbeidet med Skånland kommune for å avdekke eventuelle svikt, risikoer og hvordan kostnadsfordelingen er mellom kommunene. Prosjektet skal videre undersøke om sammenslåing av tjenesten med Skånland og om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side, er hensiktsmessige for å kunne bidra til en bedret barneverntjeneste. 1. Har sammenslåing av barneverntjenesten for kommunene Evenes og Skånland bidratt til en bedring av kommunens barneverntjeneste? 2. Foreligger det områder innen barneverntjenesten som fremstår mangelfulle/utsatt for særlig risiko? 3. Hvordan fastsettes kostnadsfordelingen mellom kommunene? 4. Hvordan foregår oppfølgingen av barn som er underlagt barnevernets tilsyn, herunder forhold i fosterhjem? 5. Tilfredsstiller kommunens tilbud kravene i lov om barneverntjenester og er lovpålagte tidsfriser med videre overholdt? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 8

17 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 4. Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon, HMS-arbeid samt samarbeid med NAV. Kommunens høye sykefravær, og de kostnader dette har for kommunen, både direkte og indirekte, utgjør en økonomisk belastning for kommunen og dens innbyggere som er uheldig. Sykefraværet kan i tillegg til de rent økonomiske konsekvensene, også ha konsekvenser for kvaliteten på de tjenester kommunen leverer ved at en ikke oppnår for eksempel tilfredsstillende kontinuitet i saksbehandlingen. Nasjonalt er det etablert nye samarbeidsordninger mot NAV for alle landets kommuner etter omorganiseringer i NAV. Samarbeidet mellom kommunene og NAV har således måtte innta en ny form. Det er av stor betydning både for kommunen og dennes innbyggere at dette samarbeidet fungerer godt. Prosjektet skal undersøke om det er iverksatt tiltak i kommunen for å redusere sykefraværet og om eventuelle slike tiltak er hensiktsmessige for å kunne bidra til redusert sykefravær, herunder om arbeidet i kommunens AMU bidrar til denne målsetningen. Videre er det ønskelig å få vurdert hvorvidt kommunen kan legge bedre til rette for at de ansatte skal kunne stå i arbeid og redusere sykefraværet. Endelig ønskes en gjennomgang av samarbeidet mellom kommunen og NAV og en vurdering av om det bør legges opp til tiltak for å styrke dette samarbeidet. 1. Har kommunen iversatt tiltak for å redusere sykefraværet og har de tiltak kommunen eventuelt har iverksatt bidratt til målsetningen om redusert sykefravær? 2. Hvordan bør kommunen eventuelt innrette sine tiltak for i større grad kunne redusere sykefraværet? 3. Hvordan ivaretas den enkelte ansatte i det daglige arbeidet, herunder personer som er ute i sykefravær? 4. Har kommunen organisert sitt HMS-arbeid på en tilfredsstillende måte? 5. I hvilken grad fungerer samarbeidet mellom kommunen og NAV? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 9

18 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 5. Forvaltning, drift og vedlikehold av faste eiendommer Evenes kommune sitter på en ikke ubetydelig eiendomsmasse som krever løpende oppfølging og vedlikehold. Løpende vedlikehold er av avgjørende betydning for at kvaliteten i bygningsmassen ikke forringes. Forsømt vedlikehold over tid kan medføre at kostnadene for å oppnå tilfredsstillende nivå kan bli betydelig større enn om vedlikehold hadde blitt utført løpende. Prosjektet skal undersøke om kommunen ivaretar bygningsmassen på en forsvarlig og tilfredsstillende måte. Under dette ligger både en gjennomgang av kommunens vedlikeholdsplaner og en vurdering av kvaliteten på de eiendommene kommunen eier. 1. Foreligger det tilfredsstillende vedlikeholdsplaner for kommunenes faste eiendommer og blir disse fulgt? 2. Holder kommunens eiendommer tilfredsstillende kvalitet? 3. Påhviler det krav til utbedringer fra andre offentlige instanser på noen av kommunens eiendommer og blir disse påleggene oppfylt? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 10

19 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: 6. Spesialundervisning lovpålegg og ressurssituasjon. Det følger av Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), 5-1 at Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning. I vurderinga av kva for opplæringstilbod som skal givast, skal det særleg leggjast vekt på utviklingsutsiktene til eleven. Opplæringstilbodet skal ha eit slikt innhald at det samla tilbodet kan gi eleven eit forsvarleg utbytte av opplæringa i forhold til andre elevar og i forhold til dei opplæringsmåla som er realistiske for eleven. Elevar som får spesialundervisning, skal ha det same totale undervisningstimetalet som gjeld andre elevar Utfordringene for små kommuner er å klare å skaffe tilfredsstillende kompetanse til å kunne gi det tilbudet opplæringsloven stiller med hensyn til speisalundervisning. Resultatet blir ofte at tilbudet ikke er godt nok eller i verste fall helt fraværende. Prosjektet skal undersøke om kommunens tilbud om spesialundervisning er tilfredsstillende i forhold til kravene i opplæringsloven. Videre skal det undersøkes om det tilbudet som gis, utøves av tilstrekkelig kvalifisert personell. Endelig ønskes vurdert om kommunens tilbud eller mangel på tilbud har medført/kan medføre fraflytting fra kommunen. 1. Har kommunen tilbud om spesialundervisning i tråd med opplæringslovens 5-1? 2. Er eventuelt innholdet i kommunens tilbud om spesialundervisning tilfredsstillende, herunder om kompetansen til personell som utfører spesialundervisningen er tilfredsstillende? 3. Kan kommunens tilbud om spesialundervisning påvirke til-/fraflytting til kommunen? Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 11

20 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/12 Sakstittel: Oppstart arbeid med utarbeidelse av plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Vedlegg: Notat om selskapskontroll

21 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om selskapskontroll i hht. komm.lovens 77, nr. 5 og 80. Innledning Eierskaps- og selskpaskontroll spiller en økende rolle i kommunal sektor. Begrunnelsen for å innføre selskapskontroll i kommuneloven, er erkjennelsen av at kommunal sektor blir stadig mer fragmentert. Dette skjer gjennom organisasjonsformer som ligger utenfor kommunestyrets instruksjonsmyndighet. I selskaper og organisasjoner som har samfunnsmessige formål, mener lovgiver at kommunestyret har behov for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, inklusiv virksomhet som utføres av andre. Slikt tilsyn kan bare gjennomføres når kommunen har rett til innsyn i selskapene. Kommunelovens 77, nr. 5 lyder som følger: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Bestemmelsen i 77, nr. 5 må ses i sammenheng med 80 som gir kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon i slike selskaper. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften, kapittel 6. Det er viktig å skille mellom begrepene eierskapskontroll og selskapskontroll. Det er kun i heleide selskaper kommunen kan kreve de opplysninger som finnes påkrevd for sin kontroll. Dette fremkommer av 80, 1. ledd der det heter: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I proposisjonen forut for kommunelovens 77, er forholdet til selskapenes egne organer diskutert. I et aksjeselskap utøver eierne sin påvirkning gjennom generalforsamlingen, mens ansvaret for driften av selskapet ligger til styret. Tilsvarende modell ligger til grunn for interkommunale selskaper. Innføringen av selskapskontroll i kommuneloven er ikke ment å endre dette forholdet. I kontrollutvalgets tilsynsrolle må det derfor skilles mellom tilsynet med kommunens utøvelse av sin eierrolle, eierskapskontroll, som følger av kommunelovens 77, nr. 5 og innsynsmulighetene som følger av kommunelovens 80 (selskpaskontroll). Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av

22 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av selskapskontrollen, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av selskapskontrollen med planleggingen av forvaltningskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Avslutning Som nevnt innledningsvis, er selskapskontroll inntatt i kommuneloven for at kommunestyret skal kunne ha innsyn i hele sin virksomhet. Det er likevel viktig at en har klart for seg skillet mellom full innsynsrett i 100 % eide kommunale foretak og foretak hvor andre eiere er representert. Dersom et selskap er 99 % kommunalt eid, og 1 % er eid av andre, kommer ikke reglene i kommunelovens 80 inn, og kommunene er henvist til de regelsett som regulerer eiernes innsynsrett i andre bestemmelser, jfr. for eksempel aksjelovens bestemmelser i kapitlene 5 og 6. Det er satt ned en egen organisasjon, NUES (norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse) som har utarbeidet en anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som etter hvert flere kommuner har adoptert og omarbeidet til å passe egne forhold. I de tilfeller kommunen allerede har utarbeidet retningslinjer for god eierstyring og selskapsledelse, bør en følge med på utviklingen av denne anbefalingen, da denne er i kontinuerlig utvikling. Har en ikke utarbeidet slike retningslinjer, kan anbefalingen være en hjelp til dette arbeidet. En må da være oppmerksom på at anbefalingen som utgangspunkt er utarbeidet for børsnoterte foretak.

23 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/12 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker Vedlegg: Ingen