Kontrollutvalget i Evenes kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 11. november 2008, kl ved rådhuset i Evenes. Sakskart Sak 14/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 19. juni Sak 15/08 Arbeid med utkast til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroller for perioden Sak 16/08 Eventuelt/orienteringssaker Brev fra KomRev med erklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Evenes, 31. oktober 2008 Asbjørn Pettersen Kontrollutvalgets leder Narvik, 31. oktober 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalgssak 14/08

3 Kontrollutvalget i Evenes Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 19. juni 2008 Fra sak: Til sak: 10/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Asbjørn Pettersen (leder) Marita S. Solaas (nestleder) Sissel Eitran IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Hugo Heimgår, Evenes kommune Inge Johannessen, KomRev Nord IKS Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Ingen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 10/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 25. april Nyvalgt leder Asbjørn Pettersen åpnet med å ønske velkommen til nytt møte og særlig til nyvalgt kontrollutvalgsmedlem Sissel Eitran. Det ble kort informert om kontrollutvalgsmedlemmers taushetsplikt til forskjell fra kontrollutvalgets krav om offentlighet i saksbehandlingen. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 25. april 2008 ble deretter gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Evenes kontrollutvalg den 25. april 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 11/08 Regnskap 2007 for Evenes kommune. Kontrollutvalget har i møte 19. juni 2008 behandlet regnskapet til Evenes kommune for regnskapssåret Sak 10/08 til sak 13/08 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes doc Side 1

4 Kontrollutvalget i Evenes Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, datert 17. juni 2008, rådmannens årsmelding, datert 18. juni 2008 og revisjonsberetningen datert 19. juni Leder område økonomi, Hugo Heimgård, Evenes kommune, orienterte kort om regnskapet for 2007, herunder en kort innføring i regnskapsrapportens oppbygging. Det ble deretter svart på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet. Revisjonen ga også en kort orientering om de erfaringer en har gjort seg i forbindelse med årets revisjon. Det fremkom bl.a. at revisjonen mener at enkelte balanseposter er mangelfullt dokumentert ved oversendelse av regnskapet til revisjonen, noe som har vært en medvirkende årsak til forsinkelsene i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Det fremkommer av regnskapet og rådmannens årsmelding at regnskapet er avlagt med et mindreforbruk med kr. 0,- og et netto driftsresultat på kr ,-. Det er foretatt strykninger av budsjetterte overføringer til likviditetsreserve med kr ,- for at driftsregnskapet skal kunne gå i balanse. Videre fremkommer at det er foretatt inntektsføring av netto premieavvik (etter arbeidsgiveravgift med videre) knyttet til pensjonsmidler med kr ,-. Uten denne inntektsføringen/kostnadsreduksjonen, ville regnskapet vist et negativt driftsresultat for Det er store avvik mellom budsjett og regnskap. Forholdet er omtalt i rådmannens årsmelding og har medført presisering i revisjonsberetningen for Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar leder område økonomi i Evenes kommune sin orientering til underretning. 2. Kontrollutvalget avsier slik uttalelse til regnskapet for Evenes kommune for 2007: UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2007 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Uoverensstemmelser i kommuneregnskapet bør lukes bort før regnskapet avsluttes formelt og oversendes for revisjon. 2-2: Revisjonens presiseringer, herunder at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. 2-3: Underdekning i investeringsregnskapet på kr ,- for Kontrollutvalget forutsetter at det utarbeides og fremlegges oversikt/forslag til hvordan dette skal dekkes inn i forbindelse med fremleggelsen av regnskapet for kommunestyret. 2-4: I forbindelse med revisjonens redegjørelse i forbindelse ved avslutningen av revisjonen for regnskapet 2007, fremkom det enkelte Sak 10/08 til sak 13/08 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes doc Side 2

5 Kontrollutvalget i Evenes forhold knyttet til avstemming av balansekonti, inntektsføring av pensjon og rutiner rundt oppfølging av pensjonsordning. I denne forbindelse oppfordrer kontrollutvalget administrasjonen om å iverksette nødvendige tiltak for å etablere tilfredsstillende rutiner for oppfølging og avstemming av balansekonti og pensjonsordninger, herunder oppfølging av opplysninger i aktuarberegningen. 2-5: Kontrollutvalget ble orientert om at revisjonen i etterkant av avslutningen av revisjonen vil ha et oppfølgingsmøte med administrasjonen. Kontrollutvalget forutsetter at revisjonens anmodninger i denne forbindelse etterkommes. Enstemmig vedtak. Sak 12/08 Oppfølging henvendelse fra Elgvald 4, Liland. Kontrollutvalget diskuterte innholdet i den dokumentasjonen som var framlagt i saken. Det ble understreket at kontrollutvalget ikke er et klageorgan for vedtak fattet i kommunale organer og at kontrollutvalget selv avgjør hvilke saker det skal behandle ut over saker det blir pålagt av kommunestyret eller som fremgår direkte av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det fremkom i behandlingen at angjeldende sak etter kontrollutvalgets oppfatning bærer preg av klagesak over vedtak fattet i Viltfaglig utvalg og at kontrollutvalget ikke kan ta stilling til vedtakets innhold, men kun ta stilling til om vedtaket oppfattes som lovlig fattet. Det ble vist til Fylkesmannens brev av 4. september, hvor spørsmålet om habilitet er behandlet. Kontrollutvalgets leder fremla utskrift av protokoll fra møte i Viltfaglig utvalg i sak 6/07 som viser at Viltfaglig utvalg har behandlet saken om leders habilitet. Av protokoll og uttalelser fra sekretær i Viltfaglig utvalg, fremkommer at leder fratrådte under denne behandlingen. Vedtaket konkluderer med at leder av Viltfaglig utvalg ikke var innhabil ved behandlingen av sak 1/07 og 2/07. Det ble fremhevet at det er viktig i slike saker som her omtalt, at Viltfaglig utvalg er særlig påpasselig med tanke på habilitetsproblematikk, da utvalgets medlemmer ofte vil ha en bakgrunn som kan medføre at spørsmål om habilitet blir stilt. Kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget mener spørsmålet om habilitet synes tilfredsstillende behandlet av Viltfaglig utvalg i nevnte sak, og at vedtak i sak 1/07 således må være lovlig fattet. Enstemmig vedtak. Sak 10/08 til sak 13/08 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes doc Side 3

6 Kontrollutvalget i Evenes Sak 13/08 Eventuelt/orienteringssaker Det var ikke kommet inn saker under dette punkt. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 19. juni 2008 Asbjørn Pettersen Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 10/08 til sak 13/08 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes doc Side 4

7 Kontrollutvalgssak 15/08

8 Oppgaver og aktører i forvaltningsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Overordnet analyse/plan forvaltningsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Gjennomføre forvaltningsrevisjon Oppfølging -Kontrollutvalg -Kontrollutvalg -Revisor -Kontrollutvalg -Sekretariat -Sekretariat -Sekretariat KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP Forvaltningsrevisjon utgangspunkt Utformingen av plan for forvaltningsrevisjon Risiko-og vesentlighetsvurderinger Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Ingen spesifikke krav i lovverket Tidshorisonten vil legge premisser for utformingen 4 års tidshorisont: bør være generell og fleksibel 1 års tidshorisont: mer spesifikk og fast Angi KU sine prioriteringer områder, sektorer og virksomheter Viktig at KU får myndighet til å gjøre endringer 1

9 Kontrollutvalgets bestillerrolle Verken lov eller forskrift nevner ordet bestiller eller bestilling. Blir brukt: Lovforarbeidene I departementets merknader o Til forskrift om kontrollutvalg o Til forskrift om revisjon RSK 001 STANDARD FOR FORVALTNINGSREVISJON Om bestilling: 10) Revisor må i gjennomføring av forvaltningsrevisjon forholde seg til kontrollutvalgets bestilling. 11) Revisor plikter å vurdere kontrollutvalgets bestilling i forhold til gjennomførbarhet og revisors faglige uavhengighet. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. I forkant av bestilling Bestillingsskjema og prosjektskisse Det bør innhentes relevant informasjon til KU før bestilling av prosjekt gjennomføres: KOSTRA Årsmeldinger Hjemmeside/internett Rapporter fra andre tilsynsorgan (Fylkesmannen) Media KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP Vil styrke bestillerprosessen 2

10 Bestilling til KomRev Bestilling til KomRev Bestilling til: KomRev IKS Mulige problemstillinger: Arbeidstittel: Utfyllende opplysninger Kommune: Saksbehandler Bakgrunn for prosjektet Mål/Formål med prosjektet Neste møte i kontrollutvalget er satt til: Vedlegg: Dato: Sign: dd.mm.år Avslutningsvis -bestilling If you don`t know where you re going, any road will take you there Revisor må vurdere Uavhengighet Gjennomførbarhet: Kan problemstillingen besvares? Har revisjonen den nødvendige kompetansen? Kan eventuelt nødvendig kompetanse skaffes? 3

11 Kommunikasjon og dialog Bestillingsdialogen: God kommunikasjon med KU bidrar til Endring: Forankring av revisjonsarbeidet Kvalitetssikring Dersom undersøkelsens problemstilling (er) endres, skal dette avklares med KU Designe prosjekter Arbeidet med å designe forvaltningsrevisjonsprosjektet er svært kritisk for om man lykkes med gjennomføringen av et forvaltningsrevisjonsprosjekt. God og riktig planlegging forutsetter kunnskap om elementene i forvaltningsrevisjonsprosessen. Det foreligger ikke noe standard design for alle typer forvaltningsrevisjonsprosjekter. Revisjonskriterier Skiller FR fra konsulentrapport Rød tråd fra problemstilling via kriterier til funn og vurderinger Kriteriene skal være relevante og konkrete Kan hentes fra for eksempel: Lover Forskrifter Forarbeider Politiske vedtak, mål, føringer og lignende Administrative retningslinjer Prosjektskisse fra KomRev Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: 4

12 Prosjektskisse fra KomRev Prosjektskisse fra KomRev Formål: Prosjektstart: dato Arbeidsbeskrivelse: Forventet ressursbruk: timer Forventet ferdigstillelse: dato Problemstilling: Kritiske faktorer: Revisjonskriterier: Metode: Vedlegg: Dato: Sign: Gangen i våre prosjekter: Bestilling fra kontrollutvalget (KU) Utarbeidelse av prosjektskisse (planlegging av prosj.) Godkjenning av prosjektskisse i KU Oppstartsmøte/brev til administrasjonen Datainnsamling Rapportskriving Verifisering hos administrasjonen Rapporten ferdigstilles Rapporten behandles i KU Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 5

13 Eksempel på Prosjektskisse fra kontrollutvalget i Evenes kommune PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon. Kommunens høye sykefravær, og de kostnader dette har for kommunen, både direkte og indirekte, utgjør en økonomisk belastning for kommunen og dens innbyggere som er uheldig. Sykefraværet kan i tillegg til de rent økonomiske konsekvensene, også ha konsekvenser for kvaliteten på de tjenester kommunen leverer ved at en ikke oppnår for eksempel tilfredsstillende kontinuitet i saksbehandlingen. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side er hensiktsmessige for å kunne bidra til redusert sykefravær, herunder om arbeidet i kommunens AMU bidrar til denne målsetningen. Videre er det ønskelig å få vurdert hvorvidt kommunen kan legge bedre til rette for at de ansatte skal kunne stå i arbeid og redusere sykefraværet. ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: I hvilken grad har kommunen lyktes med å redusere sykefraværet i kommunen og hvordan bør kommunen eventuelt innrette sine tiltak for i større grad kunne redusere sykefraværet. REVISJONSKRITERIER: METODE: Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER:

14 Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Forvaltningsrevisjon Økonomisk perspektiv Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Systemperspektiv Regeletterlevelse Analysetype Spørsmål, problemstilling Måloppnåelsesanalyse Samsvar resultat med målet? Tiltaksanalyse Hvilke tiltak ble iverksatt for å nå målet? Effektanalyse Hva ble resultatet av tiltakene? Årsaksanalyse Prosessanalyse Hvilke andre faktorer enn tiltakene medvirket til det registrerte resultatet? På hvilken måte førte tiltakene til resultatet? Produktivitetsanalyse Effektivitetsanalyse Er det et rimelig forhold mellom produksjon (output) av varer/tjenester/andre resultater av en gitt kvalitet, og de ressursene (input) som brukes for å produsere dem? Var tiltakene effektive for å nå målet?

15 Kontrollutvalgssak 16/08

16

17

18