SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 030 C Arkivsaksnr.: 04/01629-048 Dato: 08.10.04 OU - KULTUR INNSTILLING TIL ADMINISTRASJONSUTVALGET: Administrasjonens innstilling: Saken tas til orientering. Nils Fr. Wisløff Arild Eek Kommunaldirektør
1. Hensikt Etter at kommunens administrasjon ble reorganisert til to-nivåmodellen i 2001, er det gjennomført flere organisasjonsutviklingsprosjekter som har munnet ut i færre, men større og mer robuste virksomheter (fra 89 til 57). Dette har også vært hensikten med organisasjonsutviklingsprosessen for kulturtjenestene, som ble startet opp i mars 2004 med formål å legge fram forslag til modeller for ny/endret organisering som omfatter virksomhetene Kultur og fritid, Biblioteket, Kulturskolen, og Natur og Landbruk. Formålet med ou-prosessen har vært å utvikle kommunens kulturorganisasjon til å møte de ambisiøse mål for utviklingen av Drammen som blir trukket opp i Kommuneplanen og Kulturstrategien. Dette krever nytenkning, jfr. følgende formuleringer i økonomiplan 2003-2006: Ulike driftskonsept for virksomhetene vil også bli underlagt en grundig vurdering. I den grad det er hensiktsmessig vil ulike samarbeidsmetoder og samarbeid prøves ut. Herunder en mer organisatorisk og faglig tilnærming mellom Kulturskolen og Kultur og Fritid vil bli videreført i den kommende økonomiplanperiode. Prosjektet har tatt utgangspunkt i nasjonale og lokale føringer som ligger til grunn for den enkelte virksomhet i lovverk og strategier, og utviklingsoppgaver som allerede er igangsatt. Saken legges fram for administrasjonsutvalget til orientering. Dette er i tråd med kommunens delegasjonsreglement 4 - ens myndighetsområde, : "en utøver ledelse og kontroll av kommunens samlede administrative virksomhet og er ansvarlig for organiseringen av denne." 2. Føringer for prosjektet I økonomiplan 2004-2007 har rådmannen varslet flere organisasjonsutviklingstiltak i 2004 der følgende punkter er fremhevet: Ytterligere reduksjon av antall virksomheter færre ledere Konkurranseutvikling Delvis driftsovergang til interkommunale selskaper/samarbeid. Effektmål Kultur skal være motor i byltviklingen og sikre byens innbyggere en positiv identitet og utvikling. Kulturarbeidet skal bidra til å styrke Drammen som regionsenter, og styrke byens vekstkraft. Organiseringen skal støtte opp under kommunens strategier og mål, og bidra til en helhetlig kulturpolitikk. Ressursene innenfor kulturområdet skal benyttes mer effektivt.
Resultatmål Drøfte behov og mulighet for å styrke det interkommunale samarbeidet innen de ulike tjenestene og fremme forslag til konkret samarbeid som legges fram for regionrådet, evt. foreslå nye prosjekter som kan igangsettes og bidra til interkommunale løsninger på lengre sikt. Drøfte og foreslå ulike modeller for organisering av Internasjonalt kultursenter Foreslå løsninger for å integrere Natur og Landbruk i andre virksomheter Avgi en prosjektrapport som inneholder analyser og vurderinger av tjenesteområder innen programområde kultur (Kultur- og fritid, Biblioteket, Kulturskolen, Natur og Landbruk), med sikte på å forslå ulike organisasjonsmodeller som effektivt bidrar til å gjennomføre kommunens strategier for byltvikling og kultur. 3. Organisering Prosjektet har vært organisert med styringsgruppe, prosjektgruppe og 4 arbeidsgrupper på ulike problemstillinger. Det er utarbeidet rapporter fra arbeidsgruppene og sluttrapport fra styringsgruppen(vedlagt). Øvrig deltakelse, organisering og konklusjoner i deleprosjektene kan leses der. Styringsgruppe for prosjektet har vært: Kommunaldirektør Arild Eek, kultursjef i Lier Ingeborg Rivelsrud, Karianne Husemoen (Akademikerne), Elisabeth Schjenken Arntsen (Fagforbundet) og prosjektleder Kari Lien Prosjektgruppen har bestått av lederne for de berørte virksomheter og i tillegg en delprosjektleder. 4. Styringsgruppens konklusjoner Det har vært nedsatt 4 arbeidsgrupper med hvert sitt mandat. Det er utarbeidet egne rapporter fra hver av disse arbeidsgruppene. Rapportene har dannet grunnlaget for arbeidet med organisasjonsmodeller. Rapportene ligger som uttrykte vedlegg. Interkommunalt samarbeid Det foreslås følgende prioritert rekkefølge på samarbeidsområdene: 1. Få i gang igjen nettverket av kultursjefer i regionen. (Her er det allerede tatt et initiativ i Vestregionen). 2. Internasjonalt Kultursenter og arbeid med Introduksjonssenteret 3. Etablere et formelt samarbeide innen Den kulturelle skolesekken 4. Kulturskolesamarbeid 5. Bibliotek Kommunene i Vesteregionen har tatt initiativ til å utvikle samarbeidet på kulturområdet. Det er derfor naturlig at videre utvikling av interkommunalt samarbeid knyttes til denne prosessen.
Internasjonalt kultursenter Arbeidet med etablering og videre utvikling av internasjonalt kultursenter anbefales videreført som prosjekt som direkte rapporterer til råådmannen. en har reorganisert prosjektet i forhold til dette, og sikret at prosjektmandatet retter seg mot å møte de utfordringer som ligger i Stortingets positive omtale av satsingen jfr. Kulturmeldingen. Natur- og Landbruk Gruppens entydige anbefaling på kort sikt er alternativ A, der Natur og Landbruk(NL) i sin helhet slås sammen med Park, Idrett, Vei(PIV). Forslag til organisasjonsmodeller Det er i prosjektet utredet 4 modeller som har vært sendt på høring. Det er ikke tatt stilling til underorganisering (avdelinger), men forutsatt at det må foretas en videre gjennomgang og rydding av roller og oppgaver i en fase 2 når hovedorganiseringen er bestemt. Modell 1 PIV/NL Bibliotek Kulturskole Kultur og fritid I dette forslaget er Natur og Landbruk(NL) foreslått slått sammen med Park,Idrett, Vei (PIV), for øvrig er virksomhetene som før. Modell 2 A PIV/NL Kulturvirksomheten Kulturskole Kultur og fritid Bibliotek Avdeling I dette forslaget er det opprettet én Kulturvirksomhet, med flere selvstendige avdelinger, og Natur og Landbruk foreslått slått sammen med PIV.
Modell 2 B Kulturvirksomheten Natur og Landbruk Kultur og fritid Bibliotek Kulturskole I dette forslaget er det opprettet én Kulturvirksomhet, med flere selvstendige avdelinger der Natur og Landbruk inngår som egen avdeling. Modell 3 PIV/NL Bibliotek Kulturvirksomhet Kultur og fritid Kulturskole Forslaget forutsetter at Kulturskolen slås sammen med Kultur og Fritid. Biblioteket fortsetter som egen virksomhet. Natur og Landbruk forutsettes slått sammen med PIV. Styringsgruppens høringsforslag Alle modellene ble presentert i høringsrapporten, med anbefaling om modell 2 A, som styringsgruppen mener svarer best på de forutsetninger og strategier som kommunen har fremover. Modellen innebærer at Biblioteket, Kulturskolen og Kultur og Fritid samles til én virksomhet med flere selvstendige avdelinger. Natur og Landbruk slås sammen med virksomheten Park, Idrett, Vei. Dette forslaget vurderes til å gi en mer robust enhet. Organiseringen kan bidra til man får en felles motor for byutvikling, under en kulturparaply. Modellen vil kunne samle ressurser for merkantile oppgaver, personal m.m., og derved kunne utnytte ressurser bedre og frigjøre kulturfaglige utviklingsressurser. Den vil gi ett rapporteringssted, noe som kan avlaste enhets-/avdelingsledere og dermed frigi ressurser i
avdelingene til å utvikle tjenestetilbudet til brukerne. Det vil være lettere å rokkere faglig kompetanse mellom avdelinger og utnytte ressurser på tvers. Modellen vil kunne ivareta et helhetlig kulturperspektiv. Modellen synes også å kunne ivareta behovet for senere endringer. Biblioteket kan fortsette å være en robust enhet, som har en tydelig rolle utad. I et lengre perspektiv vil også Biblioteket ha en rolle i utviklingen av en Kunnskapspark. Avhengig av bibliotekplanens fremdrift, og bibliotekets plassering geografisk og organisatorisk, ser man at en slik organisering vil kunne ivareta en videre bibliotekutvikling. Dette vil også gjelde i forhold til arbeid med interkommunalisering både hva gjelder bibliotek og kulturskole. Kulturmiljøet i PIV vil etter styringsgruppens syn bli styrket gjennom tilføring av NL. Kulturperspektivet blir også tydeligere Idrett og Park er også viktige deler av et helhetlig kulturtilbud. Samarbeidet mellom en ny og mer samordnet kulturvirksomhet og en samordnet PIV og Natur og Landbruksenhet, forutsettes å kunne sikres gjennom gode og jevnlige kontaktrutiner. Denne modellen vil også kunne bidra til å styrke kommunens strategier gjennom klarere ansvarssetting av strategier og planer på Kulturområdet ved at ansvaret for Kunst og kulturstrategien legges til Kulturvirksomheten, og ansvaret for Idretts- og friluftsplanen legges til PIV/NL. Slik det er nå er ansvaret for Idretts- og friluftsplanen delt mellom PIV og NL, noe som ikke er heldig. 5. Høringssvar Det er innkommet høringssvar fra følgende arbeidstakerforeninger: Bibliotekarforbundet, Fagforbundet, KFO Utdanningsforbundet., NaFo og Akademikerne, som slutter seg til NaFo's uttalelser. Bibliotekarforbundet støtter modell 1 (alle virksomheter unntatt NL som i dag) og 3(to virksomheter bibliotek og kulturvirksomheten), men utelukker ikke modell 2 under den forutsetning at Biblioteket forblir egen virksomhet. Fagforbundet og FO slutter seg til alternativ 2 B i høringsdokumentet (NL som del av Kulturvirksomheten), men ønsker også Drammen bibliotek som selvstendig virksomhet under rådmannen slik som i dag (i tråd med uttalelse fra ansatte på Drammen bibliotek) KFO's medlemmer i PIV er positive til at Natur og Landbruk blir del av denne virksomheten. KFO tror at både alt. 2 og 3 er gode modeller for videre utvikling for Kulturskolen. En samordning av oppgaver vil skape effektivitet og kunne frigjøre ressurser KFO anbefaler ut fra en totalvurdering at alternativ 3 velges som fremtidig organisasjonsmodell. Et samlet NaFo med tilslutning av Akademikerne slutter seg til alternativ 2 fordi det betyr en samling av det grøntfaglige miljøet, og man tror det vil bety effektivisering i forhold til oppgaver. NaFo ønsker presiseringer av avdelingsmodellen innenfor alternativ 2 i forhold til kommunens flate organisering. NaFo forutsetter at at inne- og utestyrken fortsetter som før. Utdanningsforbundet mener at modell 2 er den som best ivaretar helheten når det gjelder kulturbegrepet.
6. Styringsgruppens anbefaling Vurdering av organisatorisk plassering av Natur og Landbruk Styringsgruppen viser til kommuneplan for Drammen 2003-2014 der stedsutvikling og kvaliteten i de fysiske omgivelsene er en av hovedstolpene i strategien for å realisere visjonen "Miljø og kompetansebyen Drammen en tett mangfoldig levende by i et vakkert landskap". Kompetanse, kontinuitet og stabilitet i naturforvaltningen er derfor viktige faktorer for å sikre en langsiktighet i forvaltningen og tjenesteproduksjon knyttet til kvaliteten i Drammens fysiske omgivelser. Alle høringsinstanser er enige om at NL er for liten(7,7 årsverk) til å foretsette som selvstendig virksomhet. Uenigheten går på hvorvidt den skal slås sammen med PIV, eller en ny kulturvirksomhet. Styringsgruppen vurderte dette grundig ved utarbeidelsen av høruingsutkastet, og opprettholder sin vurdering om at det knytter seg størst effektiviseringsgevinst til en sammenslåing med PIV. Styringsgruppen forutsetter, i samsvar med innstillingen fra arbeidsgruppe Natur og Landbruk, at NL i sin helhet slås sammen med PIV. Det vises for øvrig til høringsrapporten, og egen delutredning om Natur og Landbruk.. Styringsgruppen vil vise til delrapportens konklusjon om at det på det nåværende tidspunkt synes å være lite å hente på konkurranseutsetting av deler av NL, p.g.a. NL's lave produksjonsomfang, og behovet for fleksibilitet i forhold til oppgaver. Produksjonsstyrken på 4 personer må i perioder kunne variere oppgaver fra dag til dag avhengig av klima/værforhold. En betydelig del av NL's produksjonsoppgaver (som dekker hogst, skjøtsel, løypekjøring mv) er således preget av behov for flekibilitet i utestyrken. Uten slik fleksibilitet, som er mulig med bakgrunn i den enkeltes kompetanse både i inne- og utestyrken, vil behovet for årsverk i utestyrken kunne øke. Vurdering av organisatorisk plassering av Biblioteket Høringsinstansene er skeptiske til å slå biblioteket sammen med de øvrige kulturvirksomhetene. Begrunnelsen knytter seg til en frykt for at biblioteket, som har utviklet en positiv profil. skal bli mer usynlig i en større virksomhet. Styringsgruppen mener at biblioteket, som følge av lovens krav om egen biblioteksjef, fortsatt vil opprettholde en tydelig organisasjon. Bibliotekets samspill med øvrig kultursatsing er viktig. Styringsgruppen vektlegger mulighetene for å få enda bedre samspill med øvrig kultursatsing, og at de tradisjonelle kulturområdene skal framstå tydelige under én ledelse i Drammen kommune. 7. ens vurdering
Høringsinstansene støtter sammenslåing av virksomheten Kulturskolen og Kultur og fritid. Høringsinstansene støtter også at virksomheten Natur og Landbruk(NL) er for liten, og må slås sammen med annen virksomhet. Men det er delte oppfatninger om Biblioteket fortsatt skal være egen virksomhet, og om NL skal slås sammen med det øvrige grøntfaglige miljøet i Park, Idrett, Vei., eller slås sammen med en egen Kulturvirksomhet. en har lagt vekt på behovet for en helhetlig samordnet og profesjonell kulturvirksomhet. Biblioteket har i den senere tid vist seg som en aktiv kulturaktør. Gjennom sitt samarbeid med øvrige kulturinstitusjoner utøver Biblioteket noe langt mer enn ren litteratur- og kunnskapsformidling. Denne utviklingen kan ytterligere forsterkes ved å organisere Biblioteket under én helhetlig og samordnet kulturledelse. Denne nye kulturvirksomheten vil da omfatte Kulturskolen, Kultur og fritid, og Biblioteket. Når det gjelder forslaget om å slå virksomheten Natur og Landbruk(NL) sammen med Park, Idrett, Vei(PIV), har rådmannen lagt vekt på at virksomheten NL dreier seg om utvikling, drift og vedlikehold av infrastruktur på lik linje med virksomheten PIV, og synergieffektene ved en sammenslåing vil være størst her. en støtter derfor styringsgruppen forslag om å slå NL sammen med PIV til en ny virksomhet. en presiserer for øvrig at underinndelingen av den anbefalte virksomhetsinndelingen bare er ment som illustrasjon, og ikke skal vedtas nå. Detaljert organisering av de to nye virksomhetene, herunder navn, fastlegges i egne prosesser i regi av de nye virksomhetslederne i samråd med ansatte og ansattes organisasjoner. Fra flere organisasjoner er det kommet ønske og forutsetning om at lederstillingene for kulturvirksomheten må utlyses. Dette vil rådmannen ta stilling til etter at organisasjonsmodell er valgt, og i samarbeid med organisasjonene. Trykte vedlegg: 1. Sluttrapport OU- Kultur 2. Sammendrag av høringsuttalelsene 3. Prosjektbeskrivelse for OU-kultur Utrykte vedlegg: 1. Rapporter fra arbeidsgruppene 2. Høringsuttalelser fra fagorganisasjonene 3. Innspillene fra høringsmøtet