Rapport Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet Hensikt Man er i følge lovverket pliktig til minimum en gang pr år å ha en gjennomgang av HMS-arbeidet. Se 5 pkt. 8 i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontroll). Gjennomføring Utført dato: 14.01.2014 Boligselskap: Sameiet Bodøsjøen Park B 7-2 : Svein Lars kroken Utført av: HMS-rådgiver: Tilstede: Bodø Boligbyggelag Stian Solhaug Svein Lars Kroken Konklusjon Det bekreftes at Sameiet Bodøsjøen Park B 7-2 har et oppdatert HMS-system (Bevar-HMS) tilpasset boligselskapets behov. Den praktiske gjennomføringen av HMS-arbeidet er blitt vurdert for perioden 22.01.2013 til 14.01.2014 og eventuelle tiltak er nærmere beskrevet i rapporten. Følgende forhold er gjennomgått: behovet for oppdateringer i henhold til eventuelt nytt regelverk, opplæringsbehov, behov for endringer i HMS-systemet, vurdering av endringer i risiko, oppfølging av registrerte avvik/tiltak, oppfølging av valgte HMS-aktiviteter og status i bruk av Bevar-HMS.
Administrativ informasjon Endringer vedr. administrativ informasjon: Navn: Sameiet Bodøsjøen Park B 7-2 Adresse: Åttringen 51 Poststed: Bodø Mobil: 48993839 Telefon: E-post: styreleder-bp@signalbox.no : Svein Lars kroken Varsling via SMS: Aktiv Varsling via E-post: Ikke aktiv Brukere Navn Mobil Telefon HMSRolle Brukernavn Brukertype Håvard Horn 41108774 Styremedlem Håvard Horn Jan-Ivar Nordvik 97117809 HMS rådgiver Jan-Ivar Nordvik Lars Pedersen 916 10 149 Styremedlem Lars Pedersen Svein Lars kroken 489 93 839 Kontakt Svein Lars kroken Øyvind Eggen 996 14 988 Styremedlem Øyvind Eggen Bruker Gjest Bruker Redaktør Bruker
HMS-status og kjennskap til HMS-arbeidet Kontrollspørsmål knyttet til det praktiske HMS-arbeidet i boligselskapet. 1. Er HMS-systemet kjent blant styrets medlemmer og blir systemet benyttet? Svar: Ja Planlagte tiltak: 2. Har styrets medlemmer nok opplæring i bruk av Bevar-HMS? Svar: Ja Planlagte tiltak: 3. Fungerer de rutiner som er i systemet eller er det behov for endringer? Svar: Ja Planlagte tiltak: 4. Er risikoen den samme eller lavere enn for ca 1 år siden? Tenk igjennom risiko som fare for brann, skade på lekeplass, skade ved ferdsel på fellesområder, skade ved dugnad m.fl. Svar: Ja Planlagte tiltak: HMS system bekjentgjort blant andelseiere 5. Er bygningsmassen den samme som for ca 1 år siden. Ved endringer i bygningsmasse er nødvendige HMS-aktiviteter og rutiner opprettet for denne bygningsmasse? Svar: Ja Planlagte tiltak:
Endringer i regelverket Endringer i regelverket som ble vurdert. 01.07.2010 Endrede krav til brannvern Den nye plan- og bygningsloven stiller blant annet skjerpede krav til brannalarmanlegg for de fleste bygningstyper. De nye bestemmelsene gjelder for nye bygg som byggeanmeldes fra og med 1. juli. For nye boliger kreves nå seriekoblete røykvarslere tilknyttet strømnettet, men med batteribaserte reserveløsninger dersom det oppstår strømbrudd. I nye flerleilighetsbygg med heis må det installeres automatiske slokkeanlegg, for eksempel sprinkling. Ved brann kan heisen ikke brukes. Automatiske slokkeanlegg vil forlenge rømmingstiden, slik at eldre og personer som trenger hjelp til evakuering får noe lengre tid på seg for å komme seg i sikkerhet. Aktualitet: Aktuelt og kjent blant berørte personer i boligselskapet Nærmere beskrivelse: 01.07.2011 Endring i regelverket for sykefraværsoppfølging Nye regler fra 1. juli om oppfølging av sykmeldte innebærer endringer både for den som er syk, for arbeidsgivere og for legene. Kravene om tidligere og tettere oppfølging skjerpes. Det gjør også reaksjonene overfor de som ikke følger opp sitt ansvar i sykefraværsarbeidet. Kravet til når oppfølgingsplan skal være utarbeidet er nå endret fra senest innen 6 fraværsuke til 4 fraværsuke. Ved utarbeidelse av oppfølgingsplan skal kopi sendes sykemelder. Arbeidsgivers ansvar for innkalling og gjennomføring av dialogsamtale er endret fra senest innen 12 fraværsuke til innen 7 fraværsuke. Sykemelder (den som har sykemeldt arbeidstaker) skal kalles inn og delta i dialogmøte med mindre arbeidstaker ikke ønsker det, eller arbeidsgiver og arbeidstaker vurderer at det ikke er hensiktsmessig. Møte der sykemelder er representert kan eksempelvis avholdes på sykemelders kontor, eller i form av et telefonmøte. Innen 9 fraværsuken skal arbeidsgiver sende rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV. Endringene gjelder f.o.m. 1.7.2011. I rutine for oppfølging av sykemeldt i HMShåndbok finner en lenker til bl.a. nødvendige skjemamaler. Aktualitet: Ikke aktuelt Nærmere beskrivelse: 21.12.2011 Regelverksendringer iht arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet og partene i arbeidslivet har gjennomgått HMS-forskriftene til arbeidsmiljøloven, og Arbeidsdepartementet erstatter fra og med 1.1.2013-47 av dagens forskrifter med seks nye. Strukturen i de nye forskriftene bygger på følgende systematikk: Først stilles det krav til risikovurdering og tilrettelegging av arbeidet. Deretter vektlegges krav til utforming og innretning av arbeidsplassen. Til slutt ivaretas kravet til en sikker utførelse av arbeidet. De nye forskriftene innebærer ikke vesentlig materielle endringer. Nødvendige oppdateringer vil bli gjort i Bevar-HMS den 1.1.2013 og dette vil bli nærmere informert ut. Aktualitet: Ikke aktuelt
Nærmere beskrivelse:
Avvik / tiltak Alle avvik/tiltak med status Åpen og Ny sak er gjennomgått. Se vedlegg 1 for oversikt. Avvik/tiltak Status pr. 14.01.2014 Nye saker 1 Åpne saker 0 Mindre enn 3 dg til frist 0 Over tidsfrist 0 Ferdige (lukket) 10 Avslått 0 År Antall nye registrerte avvik/tiltak Antall avvik/tiltak som endret status til Ferdig 2013 11 10 Aktiviteter Alle aktiviteter er gjennomgått. Se vedlegg 2 for oversikt. Aktiviteter Status pr. 14.01.2014 Nye saker 1 Åpne saker 17 Over varslingsfrist 2 Over tidsfrist 1 Ferdige (lukket) 26 Avslått 19 År Antall utførte aktiviteter Antall aktiviteter der status er endret til avslått 2013 25 19 2014 1
Andre forhold Nedenfor er listet opp andre forhold som ble gjennomgått. 1. Status hjemmesideløsning I Bevar-HMS er det en egen hjemmesideløsning som boligselskapet kan velge å benytte. Hjemmeside Intranett Aktiv Ikke aktiv Kommentar: 2. Status kontaktregister Er det vurdert behovet for å fjerne gamle som ikke lenger er aktuelle og legge til nye? For at kontaktene skal få varsling om saker som nærmer seg tidsfrist m.m. er det viktig at mobiltelefon nummer og/eller e-post adresse er lagt inn og at det er krysset av for å motta varsling. Kommentar: 3. Annet Nedenfor kan beskrives andre aktuelle forhold. Kommentar: Boligselskapet trekker frem fordelen ved å på egenhånd kunne utføre årlig gjennomgang av HMS i selskapet.
Vedlegg 1 Oversikt over avvik/tiltak Opprettet Tittel Status Beskrivelse Frist Ansvarlig utførelse / ansvarlig oppfølging 24.04.2013 Pålegg fra eltilsyn Ny sak 24.04.2013 Svein Lars kroken Pålegg fra eltilsyn om korreksjoner i sikringsskap for utvendig fellesstrøm - sikringsskap plassert i carport i B-rekka 24.04.2013 Svein Lars kroken Avvik/tiltak opprettet 31.05.2013
Vedlegg 2 Oversikt over aktiviteter Tittel Neste frist Beskrivelse Repetisjon Varsling før frist Ansvarlig utførelse / ansvarlig oppfølging Kvartalsvis sjekk av lekeplass/apparater 01.01.2014 Kvartalsvis sjekk av lekeplasser og apparater iht sjekkliste Hver 3. 7 Håvard Horn Brannalarm - ettersyn - Åttringen A, B, C og D 01.04.2014 Egenkontroll (ettersyn) med funksjonstest av brannalarmanlegg. Viktig at beboerne er kjent med hyppighet og tid på dagen for denne typen tester. Styret sender ut påminnelse om denne kontrollen Hver 3. 7 Kvartalsvis sjekk av lekeplass/apparater 01.04.2014 Kvartalsvis sjekk av lekeplasser og apparater iht sjekkliste Hver 3. 7 Håvard Horn Brannalarm - årlig kontroll - Åttringen A,B,C og D Brannalarm - årlig kontroll - Åttringen A,B,C og D Årlig kontroll av lekaplasser/aparat 15.01.2014 Årlig kontroll utføres av firma med nødvendig kompetanse om boligselskapets brannalarmanlegg. Det er den enkelte beboers ansvar å følge opp dette - styret sender kun ut en påminnelse og krever ikke noe tilbakemelding 15.01.2016 Årlig kontroll utføres av firma med nødvendig kompetanse om boligselskapets brannalarmanlegg. Det er den enkelte beboers ansvar å følge opp dette - styret sender kun ut en påminnelse og krever ikke noe tilbakemelding 15.04.2014 Sjekk av lekeplasse og apparat iht sjekkliste Hvert 2. år 7 Hvert 2. år 7 Hvert år 7 Håvard Horn Årlig HMS-gjennomgang 22.01.2014 Årlig gjennomgang av HMS-systemet sammen med HMS-rådgiver hos boligbyggelaget. Hvert år Elektrisk - sakyndig kontroll Vannsjekk - sakkyndig kontroll. 22.01.2015 Minimum hvert 5 år gjennomføres en sakkyndig kontroll fellesarealer av elektroinstallatør. Det bør tilrettelegges slik at samme sikkerhetskontroll kan gjennomføres for alle leiligheter. 22.01.2016 Hvert 4 år gjennomføres en kontroll runde av både fellesarealer og leiligheter med tanke på forebygging av vannlekkasje. Hvert 5. år 30 Hvert 4. år 30 Egenkontroll av bygning - Åttringen A 22.03.2014 For å tilfredsstille krav til å føre tilsyn med fellesarelaer og bygningene i boligselskapet utføres blant annet egenkontroll. Se egen sjekkliste for hver bygning. Hver 6. 7 Egenkontroll av bygning - Åttringen B 22.03.2014 For å tilfredsstille krav til å føre tilsyn med fellesarelaer og bygningene i boligselskapet utføres blant annet egenkontroll. Se egen sjekkliste for hver bygning. Hver 6. 7
Egenkontroll av bygning - Åttringen C 22.03.2014 For å tilfredsstille krav til å føre tilsyn med fellesarelaer og bygningene i boligselskapet utføres blant annet egenkontroll. Se egen sjekkliste for hver bygning. Hver 6. 7 Egenkontroll av bygning - Åttringen D 22.03.2014 For å tilfredsstille krav til å føre tilsyn med fellesarelaer og bygningene i boligselskapet utføres blant annet egenkontroll. Se egen sjekkliste for hver bygning. Hver 6. 7 Egenkontroll av bygning - Åttringen E 22.03.2014 For å tilfredsstille krav til å føre tilsyn med fellesarelaer og bygningene i boligselskapet utføres blant annet egenkontroll. Se egen sjekkliste for hver bygning. Hver 6. 7 Brannvern - sakkyndig kontroll av fellesarealer Leie av ekstra avfallscontainere 22.04.2014 Årlig gjennomføres kontroll av brannslokkeutstyr som er plassert i fellesarealer. Sakkyndig person ser samtidig over merking/ skilting, rømningsveier og røykvarslere. 22.04.2014 For å gi beboerne mulighet til å rydde opp i boder, kjeller og loft leies inn ekstra containere 1 gang i året. I forkant sendes ut skriv til alle beboere om tid og sted. Hvert år 7 Hvert år 30 Dugnad 22.04.2014 I forkant av dugnad sendes informasjon ut til alle beboere om tid og sted og arbeidet planlegges med tanke på utstyr og eventuelle innkjøp. Hvert år 30 Årlig informasjon til beboere 22.06.2014 Årlig sendes alle boenheter informasjon om plikter den enkelte har i forbindelse med tilsyn i egen leilighet. Se forslag til skriv i skjemasamling. Hvert år 14