HMS-plan for Førresfjorden brygge sameier. Vestkanten og 1-23

Transkript

1 HMS-plan for Førresfjorden brygge sameier Vestkanten og august 2018

2 HMS-plan Vestkanten og HELSE MILJØ OG SIKKERHET 1.1 BAKGRUNN FOR ARBEIDET Alle sameier er pliktig til å ha en HMS-plan på lik linje med en arbeidsplass. Hensikten er å verne om liv, helse og materielle verdier, samt å skape et godt miljø for beboere. Internkontroll er definert som systematiske tiltak som skal sikre at sameiets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er nedsatt i HMS lovgivningen. Styret i sameiet har etter loven ansvar på vegne av beboere til å gjennomføre de tiltak som følger direkte av sameieloven eller annen lovgivning som sameie er underlagt. Styret må selv påse at arbeidet med internkontroll blir gjennomført, selv om de benytter konsulenter til disse oppgavene. Alt arbeidet skal dokumenteres. Styret har plikt til å arbeide systematisk med HMS-arbeid på fellesarealer, mens det i forhold til beboere er styrets plikt til å gjøre sameier eller bruker av den enkelte boenhet oppmerksom på det ansvar som den enkelte har etter lov og forskrifter. I henhold til forskrift om systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 4 skal den som er ansvarlig for virksomheten sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. For sameie og sameier vil dette si styreleder i samarbeid med beboere. 1.2 SAMEIETS MÅL FOR HELSE-, MILJØ OG SIKKERHET Sameie Førresfjorden brygge vil arbeide med helse, miljø og sikkerhet for å høyne kvaliteten på vårt daglige arbeid, øke trivsel og for å unngå skader på personer og eiendom. Sameiet HMS- mål er: Sameiet skal ikke oppleve skader på person eller natur som følge av sin aktivitet Alle beboere skal ha gjort risikovurdering av sin egen bolig Alle beboere skal ha kjennskap til HMS- rutinene. Å tilrettelegge slik at beboere får gjennomført internkontroller jevnlig HMS arbeid er et løpende, forbyggende arbeid som skal foregå hele tiden. 2.HMS I HVERDAGEN OM LOVER OG FORSKRIFTER OG TILGJENGELIGHET Sameiet skal ha aktuelle lover og forskrifter tilgjengelige for alle beboere på sameiets nettside. Ansvarlig for HMS planen er styret ved styreleder og HMS- ansvarlig. 2.2 ARBEID UTFØRT AV EKSTERNE FIRMAER/PERSONER Oppdrag som ikke løses av ekstern vaktmestertjeneste gis enkeltfirmaer og enkeltpersoner. Slike oppdrag innbærer ikke HMS- ansvar for sameiet, men sameiet har

3 etter internkontrollforskriften 6 ansvar for å sikre at oppdragstagere, har tilfredsstillende internkontroll. Det skal ved oppdrag av omfattende karakter, som særlig kan medføre eksponering i forhold til arbeidsrisiko mv.,bes om samsvarserklæring i henhold til HMS regelverket. 2.3 HVEM GJENNOMFØRER INTERNKOTROLLEN Styret står ansvarlig for gjennomføring av noe internkontroll, men også for å delegere kotrollarbeidet til beboere og eventuelt innleide kontrollører. Beboere har til enhver tid plikt til å melde fra til styret om ting de oppdager eller mistenker kan være farlig. 2.4 OM ARBEIDSDOKUMENTET Dette dokumentet skal revideres årlig, og om det er noen endringer skal det oppdaterte dokument gjøres tilgjengelig for beboere på sameiets nettside. Styrets kontaktinformasjon og ansvarsområde skal til enhver tid være oppdatert på sameiets nettside. Dette dokumentet deles ut til alle beboere første gang det er ferdig, og deretter kun til nye beboere. Dokumentet skal ligge tilgjengelig på sameiets nettside. Arbeidsdokumentet skal inneholde: Henvise til hvor man kan finne informasjon over ansvarsområdet, hvem som skal gjøre hva om noe skjer, slik at alle vet hvor de skal henvende seg. Internkontroll skjema for styret, med tidsfrister. Referat fra forrige års HMS- arbeid skal være en del av styrets årsberetning til generalforsamlingen. Den reviderte HMS- plan skal være klar i god tid før generalforsamlingen, slik at eventuelle saker kan tas opp til behandling. 3.OGANISASJONSSTRUKTUR FOR SAMEIENE 3.1 FAKTA OM SAMEIENE Sameiene ble bygd i 2001 og er registrert i Brønnøysund med Org.nr for Vestkanten med Gnr.79 og Bnr.862 og Org.nr for 1-23 med Gnr.79 og Bnr STYRETS SAMMENSETNING Sameiet har innarbeidet rutine som tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling basert på kjønn eller bakgrunn. Styret velges årlig på generalforsamlingen. 3.2 HVEM KONTAKTER DU NÅR? Tema Beskrivelse Kontakt Akutt vannlekkasje/ Kloakk stopp Akutt vannlekkasje-steng stoppekraner. Kloakk stopp-meld også fra til naboer. Styret må informeres. Rørlegger firma 2

4 Skade i leilighet Skadedyr Utendørs vegger Tak/brannstiger Inne og Utendørs belysning Elektrisk felles anlegg Brannvarslingsutstyr Vedlikehold sanitærutstyr Søppel Tv/data og alarm Ordensforstyrrelser Sameiets forsikring gjelder bygninger og fellesareal. Hver enkelt beboer må ha egen innboforsikring Alle beboere har ansvar for å forebygge. Dersom skadedyr oppdages må styret varsles. Sameiet vedlikeholdes i styrets regi, men dersom beboere gjør arbeid utendørs, må de bruke sameiets fargekode. Sameiet får utført dette hvert 3.år av eksterne firma Sameiet har ansvar for inne og utendørs belysning. Det utøves visuel kontroll av det elektriske anlegget i fellesområdet 1 gang pr.år. av styret Røykvarslere som går direkte til Haugesund brannvesen Skift pakning ved behov. Rengjør sluk minst to ganger i året Matavfall, plast, papir, restavfall og glass/metal Sameiet har en felles avtale hos Altibox Enkel bistand Ved hast/mer alvorlige forhold Eget forsikringsselskap Avtale med skadedyrfirma. Kontakt går via styret. Jotun ekstrem oljedekkbeis - Lillesandhvit Kontakt skal gå via styret Kontakt via styret Kontakt via styret Avtale med Haugaland Kraft. Kontakt går til Haugesund Brannvesen Bruk autorisert fagperson ved tilkobling av utstyr! Kontakt via styret eller HIM Altibox Haugaland kraft Styret Politi eller FORSIKRING Sameiets bygningsmasse er forsikret i If skadeforsikring Forsikringen dekker bygningen, den enkelte sameier må ha innboforsikring som dekker innbo og løsøre. Oppstår det skade i leiligheten, må skadeomfanget begrenses mest mulig. I tillegg må årsaken til skaden kartlegges så godt som mulig. Dersom flere enheter er berørt må dette opplyses om når skaden meldes. Styret har oversikt over forsikringsavtalens innhold INFORMASJON TIL BEBOERE Sameiet informerer sine beboere gjennom bruk av nettside og infoskriv på e-post. De beboere som ikke har tilgang til dette, vil få informasjon i postkassen ARBEIDSRUTINER INNENFOR HMS OMRÅDE Aktivitet Frist Ansvar HMS-rutiner oppdateres Årlig Styret Handlingsplan Mai (nytt styre) Styret HMS rapport Mars(sammen med Styret v/hms ansvarlig årsberetning) Dugnad Mai Styret Kontroll lekeplass Mai Kommunen Spesialavfall Ved behov Den enkelte beboer Rømningsvei Fortløpende Den enkelte beboer

5 Branninstruks Årlig Styret v/hms ansvarlig Vedlikehold av røykvarslere November Den enkelte beboer Kontroll av brannutstyr Årlig i november Styret 4. HMS POSEDYRER 4.1 RISIKOFORHOLD Alle som utfører arbeid for sameiet skal alltid foreta en sikker jobbanalyse i forkant av påbegynt arbeid for å redusere eventuelle uheldige situasjoner SIKKER JOBBANALYSE De mest kritiske aktivitetene/områdene er: Arbeid som utføres med maskinelt utstyr Skifting av lyspærer i master/bygg over 3 meters høyde Håndtering av kjemikalier/plantevernmidler Maling av vegger over 3 meters høyde Sjekkliste for vurdering av risikoforhold: Hva kan gå galt Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme Hva kan vi gjøre for å hindre dette Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer Hvis det oppstår nestenulykker, feil eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks til styrets leder RISIKOKARTLEGGING Sameiet skal kartlegge og avdekke eventuelle risikomomenter, problemer, feil og mangler for å forbedre HMS standarden. 5. VEDLIKEHOLD OG KONTROLL AV UTEAREALER OG BYGNING 5.1 DUGNAD Det skal holdes dugnad en gang i året, i forkant av 17.mai 5.2 LEKEPLASSEN OG LEKEUTSTYR Sameiets lekeplasser skal tilfredsstille kravene i forskrift om lekeplasser og lekeutstyr. Lekeplasser og lekeplassutstyr skal kontrolleres en gang i året. I dag er det kommunen som eier den. Styret sender melding til kommune om årlig kontroll. 5.3 VEDLIKEHOLD Styret utarbeider og oppdaterer en vedlikeholdsplan som innebærer arbeid på de deler av bygninger og fellesarealer som er spesifisert i vedtektene. Beboere har også et eget vedlikehold ansvar, for både indre og ytre arealer. For mer informasjon, se sameiets vedtekter VÅTROM OG VENTILASJON Den enkelte sameier har ansvaret for å rengjøring og kontroll av våtrom, avløp og ventilasjon i egen boenhet. Feil og mangler rettes opp umiddelbart, på sameiers regning, dersom ikke annet er avtalt. Feil og mangler som har betydning for øvrige beboere, må varsles styret snarest. 4

6 5.3.2 ELEKTRISK ANLEGG OG UTSTYR Den enkelte sameier har ansvar for kontroll av elektriske anlegg i egen boenhet. Ved feil og mangler er det sameieren selv som må bekoste autorisert elektroinstallatør. 5.4 SKADEDYRSBEKJEMPELSE Sameier er ansvarlig for å overvåke egne leiligheter med hensyn til insekter, maur, rotter etc. Naboer skal varsles ved skadedyrbekjempelse, og faresignaler og forhåndsregler skal tas til etterretning. Kun autoriserte skadedyrsbekjempere har lov å benytte skadedyrsbekjempende midler av meget giftig art. Sameiere som gjennomfører større aksjoner mot skadedyr, skal melde dette til styret. 6. AVFALLSRUTINER 6.1 SORTERING OG AVFALL Alt avfall i sameiet skal sorteres. Vi har rest, plast, mat, papir, glass og metall sortering. Alt avfall skal kastes i rette søppeldunk. Sameiet må betale gebyr for avfall som ikke er håndtert på rett måte SPESIALAVFALL Elektriske artikler kan entes leveres til HIM eller hos leverandører av produktet som er pliktig til å ta det imot. Lyspærer og batterier og annet små elektrisk kan ofte leveres i nærmeste butikk. Malingsrester, kjemikalier, byggnings artikler m. m leveres til gjenbruksstasjon. 7. BRANN OG ULYKKER 7.1 MÅL MED BRANNVERN Sameiet skal ikke ha uønskede hendelser som medfører personskade eller skade på bygning eller inventar MÅLSETNING FOR BRANNSIKKERHETSARBEIDET Alle beboere skal være kjent med sameiets brannsikkerhetsarbeid. De skal ha satt seg inn i gjeldende instrukser og ha kjennskap til bruk av egen boligs slukkeutstyr. Alle beboere skal også være aktive i revisjon av brannsikkerhetsarbeid med å melde inn forslag til ønskede prosedyrer. Sameiet skal være vedlikeholdt av en slik karakter at sannsynligheten for uønskede hendelser holdes lav. Sameiet skal fremstå som ryddig og alle rømningsveier skal være frie. 7.2 BEREDSKAP Beredskapsplanen for beboere revideres ved behov og deles ut til alle beboere. Nye beboere mottar beredskapsplan sammen med HMS-plan ved innflytting. Beredskapsplanen skal være lett tilgjengelig på nettsiden og henges opp på oppslagstavlen. Beboere må selv varsle styret dersom de har spesielle behov, og styret vil deretter forsøke å holde oversikt over leiligheter der det trengs ekstra tilsyn eller hjelp ved brann og ulykker STYRETS ARBEID ETTER BRANN OG STØRRE ULYKKER 5

7 Styreleder melder fra om brann og ulykker til forsikringsselskapet, første virkedag etter ulykken inntreffer. Styret/styremedlem som er tilgjengelig og mottar beskjed om brann og ulykke, avtaler med eksternt firma om snarlig å opprydning på/rundt området. Men det må være i samråd med forsikringsselskapet. Styret informeres om ulykken og følgene ved første styremøte etter at ulykken inntraff. Ved ulykker med katastrofal utgang skal styreleder innkalles til ekstraordinært styremøte. 7.3 VERNEUTSTYR 73.1 BRANNVERNUTSTYR Rømningsvei skal til enhver tid ha fri passasje. Alle leiligheter skal ha slokkeutstyr som kan benyttes i alle rom. Det kan være husbrannslange eller brannsluknings apparat. Det anbefales det også å ha tilgang til slokkemiddel i hver etasje. 7.4 BRANNINSTRUKS Alle nye beboere får branninstruksen når de flytter inn i sameiet. Branninstruksen skal også ligge tilgjengelig på sameiets nettside og henges opp på oppslagstavlene. 8. HANDLINGSPLAN Hvert år utarbeides/oppdateres en handlingsplan for HMS. Dette gjøres av styret og HMS ansvarlig. Handlingsplanen tar utganspunkt i HMS-planen og vedlikeholdsplan og gjeldende risikovurdering. Handlingsplanen kontrasigneres når arbeidet er utført. Plan utarbeidet av styret Aktivitet Frist Ansvar Utført Utarbeide vedlikeholdsplan Fortløpende Styret Kontroll av lekeplass Mai 2019 Styret/kommunen Dugnad Mai 2019 Styret Skifte batteri i røykvarsler November 2018 Beboere Gjennomføre internkontroll Mai 2019 Styret 6