VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Fredag 25. september 2009 Tid: Kl. 09.00 Sted: Verran Servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 025/09 Referatsaker 026/09 Orientering fra revisjonen 027/09 Revisjon 2009 028/09 Selskapskontroll endringer og valg av utfører 029/09 Gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2009 Kl. 12.00 vil kontrollutvalget besøke Malm skole og holde møter med kommunalsjef Oppvekst, rektor og representanter for tillitsvalgte, elevrådet og samarbeidsutvalget. Steinkjer 18.09.2009 Torgeir Skevik leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 025/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 25.09.2009 Per Helge Genberg 025/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Overhalla kommune Brev til KomSek Trøndelag IKS om fortsatt deltakelse i selskapet 2 Verran kommune Kopi av brev til KomRev Trøndelag IKS om revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008 Utsendt Utsendt SAK 026/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget 25.09.2009 Per Helge Genberg 026/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. I møtet vil KomRev Trøndelag IKS orientere om flere saker. SAK 027/09 REVISJON 2009 Kontrollutvalget 25.09.2009 Per Helge Genberg 027/09 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt
(Ingen) I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Vurdering Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 028/09 SELSKAPSKONTROLL ENDRINGER OG VALG AV UTFØRER Kontrollutvalget 25.09.2009 Per Helge Genberg 028/09 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for 2008-2011 i kommunen. Eierskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2. Kontrollutvalget foretar følgende endring i prioriteringen i Plan for selskapskontroll i Verran kommune for 2008 2011: 1. Vedtak i kontrollutvalget i sak 020/08 - Plan for selskapskontroll 2008-2011 Verran kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) : I møter 07.05.2009 vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Ettersom kontrollutvalget i sak 020/08 vedtok hvem som skulle utføre selskapskontrollen (eierskapskontrollen), og dette (i samsvar med tidligere praksis) var KomSek Trøndelag IKS, fører endringen til at utvalget må gjøre nytt vedtak. Kommunestyret, som ikke skal ta stilling til valg av utfører, har enda ikke vedtatt plan for selskapskontroll 2008-2011.
For kommuner der det har skjedd endringer i den formelle statusen til prioriterte selskap, må også prioriteringslisten revurderes. Kontrollutvalget i Verran kommune har vedtatt denne prioriteringen i selskapskontrollplanen: 1. Verran kultur- og næringspark AS 2. Verpro AS 3. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS Verran kultur- og næringspark er omdannet til et kommunalt aksjeselskap der kommunen eier 100 % av aksjene. Det er mulig å prioritere selskapskontroll i et selskap som ikke lenger formelt er i funksjon. I slike tilfeller vil en kontroll se på prosessen knyttet til avviklingen eller omorganiseringen av selskapet. Vurdering Vedtaket om valg av utfører er en formalitet som gjøres for å være i samsvar med den nye oppgavefordelingen mellom sekretariats- og revisjonsselskapet. Pga. at et prioritert selskap i kontrollutvalgets vedtatte plan ikke formelt har status som selskap lenger, må kontrollutvalget vurdere prioriteringen på nytt. SAK 029/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget 25.09.2009 Per Helge Genberg 029/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2009 til orientering. 1. Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1.halvår 2009 2. Svar fra Verran kommune på kommentarene i gjennomgangen Ikke trykte vedlegg Ingen Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 1. halvår 2009 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige.
I denne rapporten er Verran kommunes bruk av hasteparagrafen kommentert. Kommunen har i brev til KomRev Trøndelag IKS svart på dette.