VEDLEGG - 2. KVARTALSRAPPORT 2013 DRIFTSENHETENE. Grimstad kommune

VEDLEGG - 2. KVARTALSRAPPORT 2013 DRIFTSENHETENE Grimstad kommune 0

1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... 1 2. Enhet: HR-avdelingen... 3 3. Enhet: Økonomiavdelingen... 5 4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen... 7 5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten... 9 6. Enhet: NAV Grimstad... 12 7. Enhet: Boveiledertjenesten... 15 8. Enhet: Helsetjenesten... 18 9. Enhet: Hjemmetjenesten... 20 10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård... 25 11. Enhet: Frivolltun... 26 12. Enhet: Feviktun... 29 13. Enhet: Bestillerenheten og ISF... 32 14. Enhet: Kjøkkentjenesten... 35 15. Enhet: Kulturtjenesten... 36 16. Enhet: Bibliotek... 38 17. Enhet: Kvalifiseringstjenesten... 40 18. Enhet: Veilednings- og utviklingstjenesten... 43 19. Enhet: Eide barnehage... 46 20. Enhet: Tønnevoldskogen barnehage... 48 21. Enhet: Storgaten barnehage... 50 22. Enhet: Hausland barnehage... 52 23. Enhet: Grimstad barnehage... 53 24. Enhet: Fevik skole... 55 25. Enhet: Holviga skole... 57 26. Enhet: Landvik skole... 59 27. Enhet: Eide skole... 61 28. Enhet: Grimstad ungdomsskole... 63 29. Enhet: Fjære ungdomsskole... 65 1

30. Enhet: Fjære barneskole... 67 31. Enhet: Frivoll skole... 69 32. Enhet: Jappa skole... 71 33. Enhet: Langemyr skole... 74 34. Enhet: Plan, miljø og landbruk... 76 35. Enhet: Byggesak... 78 36. Enhet: Oppmåling... 80 37. Enhet: Bygg- og eiendomstjenesten... 81 38. Enhet: Brann- og feiertjenesten... 83 39. Enhet: Kommunaltekniske tjenester... 84 40. Enhet: Grimstad Havn... 86 41. Enhet: Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 87 42. Enhet: Feiertjenesten... 88 2

2. Enhet: HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 6 456 6 054 402 6,6 6 648 192 2,9 14 556 Inntekter -1 047-824 -224 27,1-1 094-46 4,2-3 384 Andre utgifter 713 585 128 21,9 361-351 -97,8 657 Netto utgift 6 123 5 816 307 5,3 5 915-207 -3,5 11 829 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 10,1 9,8 0,3 3,6 Brutto årsverk 27,1 28,6-1,6-5,5 Nærværs- % 93,0 93,2-0,2 - Kommentarer: Tabellen overfor må brytes opp i de ulike ansvarene under HR for å finne svarene. Netto utgift på 207 000 kr er avviket hittil i år, ikke i 2. kvartal. Avviket på netto utgift for 2. kvartal er 1 000 kr. Avviket på lønn skyldes overtid til lønningsleder og seniorrådgiver HR på ca 61 000 kr, med tilhørende arbeidsgiveravgift og pensjonsavsetninger. Det er en meget stor arbeidsbelastning på disse to på grunn av henholdsvis utvikling av lønningskontoret med ny bemanning, og meget sentral deltakelse i en rekke interkommunale IKT-prosjekter. Av det resterende gjelder 127 000 kr lærlinger, og som utlignes gjennom fakturering av enhetene. For 2. kvartal isolert er det ingen negative lønnsavvik for HR-avdelingen, og lærlingene blir utlignet. Refusjonsinntektene har et negativt avvik på 73 000 kr i forhold til budsjettert inntektsnivå på bakgrunn av lavt sykefravær, hvorav 43 000 kr i 2. kvartal. For øvrig ligger det både positive og negative avvik på lærlinger som utlignes i løpet av året. Andre utgifter er 155 000 kr til forbruksvarer og tjenester hittil i år, hvorav 93 000 kr siste kvartal. I tillegg 121 000 kr til HR-avdelingen, 40 000 kr til tillitsvalgte og 22 000 kr til Hovedverneombud på driftsmidler hvor det ikke er budsjettert noen kostnader første halvår. 84 000 kr i driftsmidler gjelder HR-avdelingen for 2. kvartal. Faste årsverk er nå på riktig nivå. Det var for lavt i fjor fordi vi arbeidet med ansettelser. Sykefraværet for HR-avdelingens faste ansatte er lavt, og nærvær prioriteres foran refusjonsinntekter. Resten av fraværet skyldes i hovedsak lærlinger, som har behov for fortsatt oppfølgingsarbeid. Enheten drives nøkternt. Tiltak: Det kan være behov for en budsjettjustering i løpet av året, slik at budsjett og aktivitet harmonerer. Alternativet er et nedtrekk av både aktivitet og antall medarbeidere. Medarbeiderundersøkelsen er gjennomført. Det arbeides med flere IKT-prosjekter både for Grimstad kommune og for IKTsamarbeidet for å forbedre og utvikle lønns- og personalsystemer for kommunen. Et stort og omfattende arbeid. Foreløpige resultater er innføring av Min side, avvikling av lønnsslipper på papir, inkludering av skolene i kommunens felles IKT-løsninger, endring av lønnshjemmelsystemet, innføring av ressursstyring på web. Enheten er involvert i alt av vanskelige personalsaker, arbeidsmiljøarbeid i enhetene, organisasjonsendringer og utviklingsarbeid som har konsekvens for medarbeiderne. Resultat- og måloppnåelse: Beslutninger er foretatt som endrer på noen av forutsetningene bak avdelingens mål. Det arbeides med arbeidsgiverstrategi, men tidshorisonten er endret. Lederutvikling er i gang med rådmannens ledergruppe, og lederutviklingsprogram for andre ledere vil følge som en konsekvens. 3

nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. 2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Implementere kompetanseplan i løpet av høsten 2013. Opparbeide rekrutteringskompetanse og kartlegge fremtidige kompetansebehov innen juni 2013. 10 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i april 2013. 11 Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. 12 Oppstart av utviklingsprogram for ledere, inkludert etikkprogram innen juni 2013. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HR-utfordringer. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKTsystem for sykefraværsoppfølging. Innføring av forsystemene RS og Extence til Agresso. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Utarbeide kompetanseplan basert på strategiske valg, utledede behov i enhetene og analyse, hvor Dossier tas i bruk for konkrete tiltak. Vurdere innføring av rekrutteringsverktøy for nøkkelstillinger. Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. Gjennomføre ulike moduler. Arbeid med Transparency International for å bevisstgjøre antikorrupsjonsarbeidet, også i våre planprosesser hvor store verdier er under behandling. 4

3. Enhet: Økonomiavdelingen Økonomisjef: Helge Moen Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 6 560 5 960 600 10,1 6 437-123 -1,9 13 894 Inntekter -573-716 143-20,7-643 -70 10,9-3 448 Andre utgifter 1 169 1 451-282 19,4 1 412 243 17,2 2 694 Netto utgift 7 156 6 695 461 6,9 7 206 51 0,7 13 140 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 21,6 22,0-0,3-1,6 Brutto årsverk 23,5 23,0 0,5 2,4 Nærværs- % 97,7 92,9 4,7 - Kommentarer: Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 0,5 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Dette er knyttet til eiendomsskatteprosjektet som startet opp i 1. kvartal. Om eiendomsskatteprosjektet: Det er i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet inngått ett samarbeid med UIA om bygg ingeniør studenter (2 og 3 årige med relevant yrkeserfaring). Det er ansatt 4 sommervikarer som tar seg av hoved besiktigelse på eneboliger og fritidseiendommer. Dette gjøres primært i juni, juli og august. Det har vært jobbet mye med kommunikasjon rundt prosjektet ut til våre innbyggere, både via hjemmeside, media og skriv til hver hjemmelshaver. Styringsgruppe til prosjektet er rådmann og økonomisjef. Prosjektleder; Renate Nyhagen og Per Atle Aanonsen Foruten styringsgruppe og prosjektgruppe bestående av befaringspersonell og prosjektmedarbeider har vi også knyttet til oss Sweco AS som rådgivende ingeniør som ressursperson for befaringspersonell. Fremdrift; Det er satt av juni, juli og august til befaring av eneboliger og fritidseiendommer. Pr. 17. juli er over halvparten av disse eiendommene besiktiget og fremdriftsplan holdes. Totalt skal 9437 eiendommer besiktiges av befaringspersonell. Pr 16 juli var 5374 av disse eiendommene besiktiget. Ansatte: Prosjektet har 4 stk studenter ansatt som befaringspersonell i perioden juni, juli og august. Prosjektet har også ansatt en prosjektmedarbeider som arbeider på eiendomsskattekontoret med føring i eiendomsskattemodulen. Det jobbes mye i prosjektet, ved siden av daglig drift, av både rådgiver og leder av eiendomsskattekontoret. Disse er også prosjektledere. Økonomi; Det er satt av 3 mill. kroner til prosjektgjennomføring. Pr. 16. juli er det utgiftsført ca 350.000 til prosjektgjennomføring. Så langt drives prosjektet etter budsjett. Økonomiavdelingen drives i henhold til budsjett, og det forventes at økonomiavdelingen går i balanse ved årets slutt. Sykefraværet er 2,3 % per 2. kvartal og er redusert i forhold til samme periode i fjor med 4,7 prosentpoeng, og 0,8 % mindre fravær siden 1. kvartal. Avdelingen har et lavt langtidsfravær og det forventes av fraværet vil være lavt fremover. Tiltak: Økonomiavdelingen drives nøkternt. Det brukes lite overtid og avdelingen tar ikke inn vikarer ved fravær. 5

Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Revidering av kommunenes økonomireglement Revidere kommunens økonomireglement i løpet av 2013. 2 Revidering av rutiner og arbeidsprosesser for inngående og utgående fakturering 3 Redusere sykefravær og oppfølging av sykemeldte. Reglementet skal behandles politisk. Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Dokumentere rutinene i ansatteportalen. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til fravær i 2012. Oppfølging av sykemeldte gjennom dialogplassen. 4 To årlige driftsgjennomganger på enhetsnivå Ta initiativ til to driftsgjennomganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. Vurdere driften opp mot beste praksis 5 Forenkle utgående fakturering Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i 2013. Målet er at økonomiavdelingen tar helhetlig prosessansvar. 6 Utvikling av kvartalsrapporteringen Videreutvikle kvartalsrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Skjer gjennom spørreundersøkelse til politikerne i 2013. 6

4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 4 183 3 883 300 7,7 4 358 174 4,0 9 557 Inntekter -440-367 -73 19,9-135 305 - -703 Andre utgifter 1 187 1 567-380 -24,3 723-464 -64,2 1 446 Netto utgift 4 930 5 083-153 -3,0 4 946 15 0,3 10 300 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 14,5 13,6 0,9 6,7 Brutto årsverk 15,4 15,7-0,3-2,0 Nærværs- % 96,6 93,2 3,4 - Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) har en fast stillingsramme på 1520 %. (15,2) Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 365 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 200 %, IKT-leder 100% og kommunikasjonssjef 100 %. Lederstøttestøttefunksjonen, som tiltrådte 1. november 2012, er blitt plassert i avdelingen. AKA har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomhet, innkjøpsavtaler, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. E-forvaltnings-/digitalkommunen Grimstad er i utvikling og AKA skal bidra til å dele kunnskap på effektive måter og ivareta aktiv kommunikasjon. Brukere og innbyggere er i større grad aktive deltakere i det digitale offentlige rom. Kommunen vil styrke lokaldemokratiet og forholde seg til kravene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. Kommentarer: Halvårsregnskapet viser at avdelingen drives etter budsjett. Avdelingen har i 2013 gjennomført en rekke tiltak for å redusere kostnader. Blant annet har resepsjonens åpningstid blitt redusert, og man jobber med å ta ut gevinstrealisering blant annet ved å sende ut mer digital post og lønnslipper der dette er mulig. Selv om avdelingen har blitt tillagt kostnadene til topplederstøtte (som i hovedsak assisterer ordfører, rådmann og kommunalsjefer) har avdelingen redusert antall brutto årsverk sammenlignet med 2012. I tillegg er Sykefraværet er svært lavt; 4,4 %. Tiltak: Ut over daglig drift kan det nevnes at resepsjonen har blitt ombygget og utbedret med blant annet bedret informasikkerhet med glassvegg mellom resepsjonsluken og hovedsentralbord, samt låst dør inn til posthyllene. Det er satt opp en møteromsoversikt på skjerm i rådhusfoajéen. AKA har hatt ansvar for oppgradering av utstyr på møterom på Rådhuset. Alle møterom er nå utstyr med projektor eller TV-skjerm, lydanlegg og tavle (WhiteBoard). Avdelingen har også vært sentral i gjennomføringen av støttefunksjonenes «Innovasjonsdag». Det har vært jobbet målrettet i avdelingen for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder ( UIA) og det har blitt satt i gang et samarbeid med fadderordningen ved UIA for å lage velkomstarrangement for nye studenter. Like før sommerferien ble det ferdigstilt en reklamefinansiert brosjyre for kommunen som også finnes i digitale utgaver. 2012 ble en helhetlig kommunal facebookside lansert. Den har i 2013 blitt etablert som en av kommunens faste kommunikasjonskanaler. Det jobbes for å øke bruken av denne, i tillegg til Grimstad kommunes nettsider. Man har utredet muligheter og premisser for å gi direkte tilgang til 7

offentlige dokumenter fra postlistene, samt arbeidsflyt for byggesak i e-phorte. Medarbeidere i fra de foskjellioge arbeidsområdene deltar i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Det var vært jobbet mye med valgforberedelser til Stortingsvalget som blir administrert av politisk sekretariat. Blant annet har det blitt innført et nytt elektronisk valgadministrasjonssystem, EVA. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Gjøre kommunen enda lettere tilgjengelig Innføre merinnsyn i arkiv- for ikke sensitive dokumenter 2 Bedre utnyttelse av digitale tjenester i kommunens kommunikasjonsarbeid Får en økning på 50% likere av Grimstad s kommunale Facebookside. ( i løpet av året) 3 Øke besøket på Innbyggerportalen med 10% i forhold til 2012 4 Bidra til å sikre demokratiet gjennom en høyest mulig valgdeltakelse 5 Tilrettelegge for å få flere studenter til bruke sentrum. Gjennomføring av Stortingsvalg 2013 på en forsvarlig måte i henhold til valglovens bestemmelser Utrede muligheten for trådløst nett i deler av Grimstad sentrum; tekniske muligheter, dekning og investerings- og driftskostnader. 6. Redusere sårbarhet for at kunnskap forsvinner og øke kompetansen til de ansatte ved å gjennomgå og skriftliggjøre rutiner. Skriftliggjøre minst 5 flere av avdelingens rutiner og publisering av disse på ansattportalen. 7 Kvalitetsforbedring av rutiner ved ansettelser og avslutting av arbeidsforhold. Kvalitetsforbedring av rutine når en person begynner og slutter som omfatter HR-lønn- arkiv 8 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 Fokus på trivsel, fellesskap, humor og god oppfølging. 9 Reduksjon av kommunens portoutgifter og postforsendelser med 10% i forhold til 2012. 10 Få en større andel av henvendelser via e-post og portalene. Være vaktbikkjer og motivatorer for at ansatte sender så mye post som mulig elektronisk. Legge ut ytterligere 12 skjema for kommunale tjenester på innbyggerportalen. 8

5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten Konst. enhetsleder: Tina Fabricius Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 22 965 18 251 4 715 25,8 18 260-4 705-25,8 39 989 Inntekter -11 419-9 127-2 293-25,1-5 580 5 839 - -15 381 Andre utgifter 14 890 13 570 1 319 9,7 8 998-5 892-65,5 17 996 Netto utgift 26 436 22 694 3 741 16,5 21 678-4 758-21,9 42 604 OBS. Vi har rettet fortegn på noen av disse tallene. (EKS. andre utgifter stod med minusfortegn). Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 47,9 40,2 7,7 19,1 Brutto årsverk 62,0 51,7 10,3 19,9 Nærværs- % 93,6 96,6-3,0 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 2. kvartal Barnevern Antall tiltak 204 190 14 7 Omsorgsovert. 5 3 2 67 Antall i FH 65 41 24 59 Kommentarer: Netto utgift viser et merforbruk på 16,5 %. Vi ser at dette kan gå mot et samlet merforbruk ved utgangen av året på opp mot 8,5 mill. Som følge av dette, vil nå alle institusjonsopphold og kjøp av private tjenester vurderes av enhetsleder før godkjenning. Aktivitetsdata Barnevern: Aktivitetstabellen over viser at vi i 2. kvartal har hatt en økning i tiltak på 14. Antall omsorgsovertakelser viser 5 nye barn i 2. kvartal i år mot 3 på samme tid i fjor. Antall barn i fosterhjem eller institusjon har økt med 24 i 2.kvartal. Lønn: Merutgifter til lønn kan forklares med at lønnsoppgjøret slår ut i økte utgifter. Lønn viser et merforbruk på kr 129.000,- på fellesområdet, 213.000,- i sosial, 1,515 mill i barnevern og 360.000,- i Jobbsentralen. Hva gjelder EM, er merforbruket kr 2,8 mill. Dette vil bli refundert, og er derfor ikke nærmere kommentert. Merforbruket på fellesområdet hovedsakelig skyldes vikar for fast ansatt som var i fødselspermisjon. Dette rettes opp ved refusjon. Når det gjelder merforbruket på barnevern skyldes dette hovedsakelig godgjøring til fosterhjem. Jobbsentralen har et merforbruk på lønn med kr 360.000,-. Dette vil rettes opp med overføring fra NAV på kr 500.000,- for 2013. Vi hadde et reelt merforbruk i regnskapet for 2012 på kr. 4,9 mill. Aktivitetsnivået i 2. kvartal 2013 er ulikt 2012 i forhold til at vi første halvår i fjor ikke hadde oppbemannet miljøtjenesten og at Bli med prosjektet enda var et prosjekt med eget tilskudd. Tilskuddet til prosjekter er i år er noe redusert, og delvis en del av rammen som kommunen får gjennom overføringer fra staten. I tillegg har vi meldt om ytterligere økning i barnvernet med 6 nye barn. For 4 av disse vil vi få tilnærmet helårseffekt på utgiftssiden. Vi ser ingen mulighet for å få balanse i regnskapet, med mindre det konsekvensjusteres for de reelle utgiftene. 9

Avvik i forhold til netto utgift: Avviket i budsjettet hittil i år viser i underkant av 6 mill i merinntekter, og det samme i merutgifter. Spesielt i barnevernet har inntektene økt, og kommer som en naturlig følge av økte utgifter. Avviket i andre utgifter skyldes hovedsakelig kjøp av private tjenester. Kjøp av private tjenester i barnevernet skyldes økning i antall omsorgsovertakelser. Kjøp av private tjenester i rustjenesten viser et merforbruk på kr 1.700.000,-. Merforbruket skyldes en enkelt bruker som har kostet ca 2.500.000,- i første halvår Årsverk: Det er en økning på 7,7 faste årsverk i forhold til første halvår 2012. Denne økningen skyldes at prosjekt Bli med og prosjekt Lavterskel helse har gått over til drift i 2013. I denne forbindelse har faste stillinger økt med 3,5 stilling. Videre ble det vedtatt i kommunestyret at rustjenesten skulle restarte vakante stillinger i annet halvår 2012. Dette utgjør 3 stillinger. Barnevernet har fått tilskudd til statlig styring av kommunalt barnevern med 1 stilling fra 01.06.13. Denne stillingen er fast og refunderes av staten. Nærvær: Nærværsprosenten er gått ned med 3 %. Dette har trolig sammenheng med at vi har fått inn et betydelig antall turnusstillinger i EM-arbeidet. Vi har hatt en medarbeider som har vært langtidssykemeldt (ikke arbeidsrelatert). Tiltak: Barnevernet har redusert antall sakkyndige uttalelser i saker for fylkesnemnda. Videre har vi redusert på de forebyggende tiltakene. Totalt kan dette gi en årlig innsparing på kr. 200.000. Det er likevel stor usikkerhet hvorvidt dette vil gi en langsiktig innsparing. En stilling i det som var Bli med prosjektet vil nå bli kuttet, i og med at en medarbeider slutter. Dette vil gi en innsparing på lønn med virkning ut året. Alle kjøp av private tjenester skal godkjennes av enhetsleder. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning. Jobbsentralen har det som sin hovedsatsning å klare dette innenfor de 2 Større grad av differensiert boligtilbud, følge opp Boligsosial handlingsplan. 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved å legge vekt på tidlig innsats. bemanningsrammene de har. Det er store utfordringer med gruppen av bostedsløse med rus og /eller psykiske lidelser. Vi jobber med å skaffe flere boliger, gjennom privat innleie, og planlegge boligbygging sammen med bygg og eiendomstjenesten, men det er ikke vedtatt konkrete utbygginger. Dette arbeides det kontinuerlig med gjennom PMTO og MOT-arbeidet. 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet til dette. Sosialtjenesten har dette oppe som tema jevnlig, dvs. på fagmøter, boligmøter og i samtaler om konkrete brukere. Det er bare to av beboerne som pr. nå er aktuelle for bolig i det private markedet, og det er også begrenset hvor og til hvilken type bolig de kan flytte. 10

5 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet i 2.halvår i 2013 6 Gjennomføre utredning av et interkommunalt samarbeid i barnevernet med våre nabokommuner. 7 Overholde de gitte fristene for meldinger og undersøkelser som er nedfelt i Lov om barneverntjenester På grunn av oppdrag fra Rådmannen for å se på organisering av enheten vil denne brukerundersøkelsen flyttes til 1. halvår 2014. Søke statlige midler til utredningen. Tilrettelegge for utredningen. Utredningen har inntil videre stoppet opp grunnet samarbeidet i Knutepunkt Sør. Følge opp rutinebeskrivelsene og raskt melde fra om avvik. Det har vært to fristoverskridelser på undersøkelser i første halvår. 11

6. Enhet: NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 8 123 7 255 867 12,0 8 778 656 7,5 17 919 Inntekter -10 309-7 096-3 213 45,3-9 605 704-7,3-17 160 Andre utgifter 12 626 10 927 1 699 15,5 11 532-1 094-9,5 22 789 Netto utgift 10 439 11 086-646 -5,8 10 706 266 2,5 23 548 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 7,8 7,9-0,1-1,7 Brutto årsverk 9,2 8,8 0,4 4,1 Nærværs- % 89,2 94,7-5,6 - Antall Resultat hittil i år per 2. kvartal søknader Innkomne 840 959-119 -14,1 Behandlede 813 946-133 -16,3 Ferdig behand 813 946-133 -16,3 Ventetid aktive 30 40-10 -25 Ventetid ferdige 18,1 12,5 5,6 31 Ansvar 8600 Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Nav Grimstad sitt resultat viser er underforbruk på kroner 266.000,- pr. andre kvartal 2013. Selv ved redusert budsjett for 2013 har vi oppnådd et underforbruk. Til tross for dette mener vi at bruker får den ytelse de har krav på. NAV Grimstad har nå 8,0 faste årsverk og det er ingen endring fra 2012. I tillegg har vi 0,5 midlertidig årsverk gitt i forbindelse med introduksjonsprogrammet. Dette er en midlertidig stilling vi har hatt siden oppstart av NAV-kontoret i 2009. Antall innkomne saker er 840 i andre kvartal 2013. Sammenligner vi dette med 2012 er det en reduksjon på 119 saker. Utviklingen er derfor meget positiv. Saksbehandlingstiden har økt i 2013 sammenlignet med 2012, men mye av forklaringen ligger i mer grundig gjennomgang av den enkelte søknad og også forholdsvis mye sykefravær fra sentrale personer som fatter sos.vedtak. I andre kvartal 2013 er nærværsprosenten på 89,2 % noe som er en økning på 5,6 % sett i forhold til 2012. Sykefraværet er høyt og er i hovedsak knytta til en langtidssykemeldt. Noe av fraværet skyldes også planlagt fravær. Arbeidsmiljøet ved kontoret er meget bra. NAV Grimstad har 8,0 faste årsverk på kommunal side og det medfører at vi er meget sårbare ved fravær. 12

Tiltak: Tiltak Effekt Behov for hjelp fra kommunen Arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder Avklare «tunge» rusmisbrukere Krav om nøkternt forbruk av strøm. Beløpsfastsettelse i hvert enkelt vedtak, alt utover dette beløpet må dekkes av livsoppholdet. Stort fokus på at alle utlendinger må ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp Brukere i jobb. De som ikke ønsker arbeidsplikt velger å ikke søke om sosialhjelp. Reduksjon av sosialhjelpsutbetaling. Reduksjon i sosialhjelp fordi de går over på statlig ytelse. Intern kontroll på utgifter til strøm. Reduksjon av sosialhjelp Utvidelse av Jobbsentralen med en arbeidsleder. Kommunale tiltaksplasser. 13

Målsetninger nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Ulike tiltak er: Arbeidspraksis ved: Jobbsentralen, kommunen og ekstern arbeidsgiver Lønnstilskudd Arbeidsmarkedskurs Øvrige statlige rammestyrte tiltak Det jobbes daglig med dette. Vi jobber også nå med å innføre Standard for brukerrettet oppfølging. Det er et stort fokus på å veilede og vurdere arbeidsrettede tiltak for arbeidssøkende brukere. 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere Prioritert gruppe i forhold til ovennevnte tiltak og kvalifiseringsprogrammet. Det jobbes daglig med dette. I kvalifiseringsprogrammet jobbes det spesielt med de vanskeligst stilte brukerne. I tillegg har alle ansatte et stort fokus på å hjelpe de vanskeligst stilte brukere over på tiltak eller trygdeytelse som kan hjelpe dem til å bli selvforsørget. 1 Godt arbeidsmiljø Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Snakk til og ikke om Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontorog avdelingsmøter Den årlige medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført høsten 2012 og NAV Grimstad sitt resultat var 27,5 av 30 poeng. 14

7. Enhet: Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 35 676 28 063 7 613 27,1 33 895-1 781-5,3 74 015 Inntekter -146-261 115-44,0-200 -54 26,9-23 900 Andre utgifter 9 109 10 934-1 825-16,7 8 242-867 -10,5 16 051 Netto utgift 44 639 38 736 5 902 15,2 41 937-2 701-6,4 66 166 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 89,3 73,2 16,1 22,0 Brutto årsverk 124,4 102,9 21,4 20,8 Nærværs- % 85,2 90,9-5,8 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 2. kvartal Antall brukere Under 16 år 22 22 0 0 Over 16 år 73 67 6 9% Boveiledertjenesten er en stor enhet. Antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift Deloitte sin beskrivelse av Boveiledertjenesten. Deloitte foreslår ikke særskilte tiltak for endringer av driften av Boveiledertjenesten og mener deres funn understøtter rapporten fra Devold som konkluderte med at driften er effektiv og svært produktiv når den analyseres på systemnivå Det er vanskelig å beregne kostnadsbildet fordi erfaringen er at det ofte skjer endringer i brukerbehovet. 2. kvartal har vært preget av spesielt 2 ting; I april døde en bruker som bodde i barnebolig. Da var vi i en situasjon med en overtallighet som berørte 21 ansatte. Å omplassere så mange ansatte er krevende, men dyktige og fleksible medarbeidere og mellomledere har bidratt til at omstillingene har gått forholdsvis greitt. Noen har valgt å si opp stillingen sin, noen er midlertidig ute av stillingen og øvrige er fast eller midlertidig plassert i andre ledige stillinger. De økonomiske konsekvensene av dette ble formidlet i 1. kvartalsrapport og er håndtert gjennom at budsjettrammen er redusert med kr. 700.000.. En krevende klagesak, også denne med negative medieoppslag, er oversendt fylkesmannen. Pasientombudet har bedt fylkesmannen gjennomføre tilsyn i ytterligere en klagesak. Det er sendt omfattende dokumentasjon i saken og fylkesmannen vil, på bakgrunn av det, ta stilling til om det er aktuelt med tilsyn. Alle sakene har som element i seg at pårørende er uenige med kommunen i bemanningsbehovet rundt bruker. Pårørende er bekymret for om bruker får kvalitetsmessig gode nok og forsvarlige tjenester fordi de ikke har bemanning 1:1. Fylkesmannen har nå avsluttet tilsynssaken omtalt i 1.kvartalsrapport, og legger til grunn at de rutiner for oppfølging som kommunen har iverksatt, ivaretar kravet til forsvarlige tjenester i tråd med vedtaket. 15

Som i 1. kvartal så er det på den ene siden positivt med tilsyn fordi vi får en god og grundig gjennomgang av egne rutiner og praksis. Og vi benytter tilsynet som en læringsprosess. Samtidig er det svært ressurskrevende og tar fokus bort fra andre sider av driften. Kommentarer: Regnskapet for 2012 viste et forbruk på kr.66.312.000. Budsjettet for 2013 er på kr.66.866.00, altså kr 554.000 mer enn regnskapet i 2012. Budsjettet ble redusert til kr. 66.166.000 etter 1. kvartalsrapport Det er forholdsvis store endringer i driften fra 2012 til 2013. Alle tall i prognosen er beregnet med grunnlag i driften 1. halvår. Det er derfor stor usikkerhet knyttet til tallene spesielt også fordi inntekten for ressurskrevende tjenester beregnes etterskuddsvis, når regnskapet for 2013 foreligger. Prognosen er også beregnet med utgangspunkt i driften slik vi kjenner den pr i dag. Erfaringsmessig så kan det skje endringer på kort varsel. Endringer fra 2012 til 2013, delvis kunnskap og delvis beregning: Bortfall av 2 store tiltak (hvorav det ene var kjøp av private tjenester): -5,6 mill Mindre aktivitet BPA: -1 mill (overført til nytt enetiltak) Mindre aktivitet privat avlastning: -0,3 mill Reduserte inntekter ressurskrevende tjenester: +0,5 mill (blir økt kostnad fordi dette er en inntekt som faller bort) Helårsvirkning nytt enetiltak: +1,5 mill Sykevikar i arbeidsgiverperioden: +0,8 Overtid: +0,8 Tillegg ubekvem arbeidstid: +0,6 Helårsdrift Landviktun og økt behov dagsenter: + 4 mill Økning omsorgslønn: + 1 mill Økning støttekontakt: +0,6 mill Dette gir en prognose på merforbruk på ca 2,4 mill. Driften 1. halvår har vært svært krevende noe som også vises i sykefraværsutviklingen. Det vises til kommentarene i 1. kvartalsrapport vedrørende dette. Den vanskelige situasjonen i 2 av tiltakene har vedvart i 2. kvartal. Økt behov for sykevikar og overtid kan i stor grad tilskrives dette. Økt overtid er også en effekt av at det nye datasystemet i større grad betaler ut riktig overtid i henhold til lovverket. Tillegg ubekvem arbeidstid er ikke kompensert riktig i henhold til lønnsutviklingen. Det er fortsatt en stor økning i utgiftene til omsorgslønn og det er siden nyttår innvilget 3 nye søknader. Tiltak: Det er et stort fokus på å redusere kostnader og det gjøres ikke innkjøp utover det høyst nødvendige. Det innvilges ikke midler til kompetansetiltak med mindre det er finansiert av andre. Et slikt tiltak er at ca 75 ansatte deltar på ABC- utdanningen utviklingshemming og aldring. Her dekker fylkemannen kostnadene og Grimstad kommune er en av pilotkommune for utprøving av dette kursopplegget. Ansatte bruker i tillegg til noe arbeidstid, egen fritid for å gjennomføre kurset. Kurset går over ett år. Driften gjennomgås kontinuerlig med tanke på å ha effektive turnuser, herunder godt nok tjenestetilbud, ikke ha ansatte på jobb når det ikke er brukerbehov som tilsier det og ikke ta inn vikar hvis det er faglig forsvarlig. Det er tett og god oppfølging av sykemeldte. Pr i dag er det ikke grunnlag for å redusere eller legge ned tiltak. 16

Resultat- og måloppnåelse: Mål Strategier og tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Sørge for at vi har et allsidig dagsenter. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så selvstendig funksjonsnivå som mulig skoletilbud Ha kompetente medarbeidere Ha turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet Fokus på brukers egenmestring 3 Lavest mulig sykefravær- max 9% Ha fokus på nærvær Følge opp sykemeldte Ha gode turnuser Ha dyktige leder Ha fokus på positive tilbakemeldinger 4 Kildesortering i alle boligene så langt det lar seg gjennomføre Boligene er fritatt for kildesortering fordi det er vanskelig å gjennomføre for flere av brukerne. Målet er at det kildesorteres så langt det lar seg gjennomføre. Og som et minimum for de ansatte. 5 Ha internkontrollsystemer som fungerer Ha gode rutiner og oppfølging 6 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud/ gruppeaktiviteter Rekruttere flere støttekontakter. 7 Utarbeide opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid hvor ulike enheter er involvert, f.eks. kulturenheten. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Lønnsnivået i Grimstad er en utfordring i forhold til å skaffe nok støttekontakter. Det er også nødvendig å gjøre systemet for rekruttering bedre. Kursopplegget er ferdig og snart klar til å settes i drift. Avviksrapportering 2. kvartal: 22 avvik i brukeroppfølging 55 avvik knyttet til medikamenthåndtering, det skrives egen rapport 20 HMS meldinger. De fleste handler om fysiske forhold 138 ldinger om vold og/eller trakassering hvorav 20 alvorlige situasjoner. 17

8. Enhet: Helsetjenesten Enhetsleder: Bente Somdal Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert Avvik % hele året Netto lønn 12 773 11 615 1 157 10,0 12 918 145 1,1 28 107 Inntekter -2 525-2 271-255 11,2-2 583-57 2,2-5 819 Andre utgifter 13 155 8 618 4 537 52,6 12 852-304 -2,4 21 525 Netto utgift 23 402 17 963 5 440 30,3 23 187-216 -0,9 43 813 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 41,8 40,2 1,6 4,0 Brutto årsverk 47,5 45,5 2,0 4,4 Nærværs- % 94,5 96,4-2,0 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 2. kvartal Psykisk helse 1709 2272-563 -24 Legesenteret 4005 3236 769 24 Helsesøstertjenesten 402 0 0 0 Jordmortjenesten 433 0 0 0 Fysioterapi 1932 1492 440 29 Ergoterapi 305 283 22 7 Familiesenteret 252 248 4 1,6 Helsetjenesten består av Helsesøster- og jordmortjenesten, Fysio- og ergoterapitjenesten, Familiesenteret, Seksjon for psykisk helse, Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har hovedarbeidsområder innen helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Kommentarer: Det er et mindreforbruk på lønn pga vakante stillingsressurser. Økte utgifter i forhold til budsjett er engangsutbetalinger til lisenser, smittevern og kjøp av helsetjenester i EØS-land. Redusert inntekt er manglende jordmorrefusjoner 2. kvartal pga omlegging av fagsystem og forsinket innsending av refusjonskrav. Etter 2. kvartal ligger enheten an til å gå i balanse ved årets slutt. Det er en økning i faste årsverk fordi helsetjenesten fikk tildelt 0,3 årsverk for helsesøster og 0,1 årsverk for fysioterapeut fra 15.04.12 gjennom kommunestyrevedtak i mars 2012. Disse ble umiddelbart besatt. I tillegg lå det i Budsjett- og handlingsplan 2012-2015 ett årsverk for lege og 0,5 årsverk for helsesekretær ved Brannstasjonen legesenter fra 01.09.12. Begge er besatt. Økning i brutto årsverk er vikarer i forbindelse med foreldrepermisjoner og vikar i noe av de ledige ressursene i forbindelse med sykemeldinger. I tillegg ble ett årsverk for fagleder psykisk helse holdt vakant i 2012, til 19.09.12, og er nå besatt. Asylmottaket ble nedlagt juni 2012 og 0,2 årsverk for helsesøster falt bort. Det er økt sykefravær sammenliknet med 2.kvartal 2012, men en nedgang fra 93,7 % til 94, 5 % sammenliknet med 1. kvartal 2013. Sykefraværet er hovedsakelig alvorlig sykdom og langtidssykemeldinger hos få personer. Nedgangen i sykefraværet sammenliknet med 1. kvartal 2013 skyldes hovedsakelig at langtidssykemeldt er på vei tilbake til jobb. Oppfølging av sykemeldte gjøres i godt samarbeid med NAV. 18

Aktivitetsdataene beskriver en del av aktiviteten i enheten. Nedgang i tildelte timer for psykisk helsearbeid forklares med omdisponering av stillingsressurs til skolehelsetjenesten og økt fokus på barn, ungdom og familier. I tillegg holdes 0,6 årsverk vakant for å klare å holde vedtatt budsjett etter reduksjon på 0,5 mill. i enhetens ramme. Opprydding i gamle vedtak pågår fortsatt. Brukere som har hatt tjenester i flere år uten endring i helsetilstand avsluttes. Den totale aktiviteten i tjenesten er ikke redusert, men mer tid brukes på forebyggende tiltak. Det fattes ikke vedtak på forebyggende tiltak og tid brukt til dette registreres derfor ikke. De registrerte tallene for helsesøstertjenesten kan ikke sammenliknes med fjorårets tall. Fagsystemet er oppgradert og det er dessverre ikke mulig å hente ut sammenliknbare tall. Leverandør har gjort forsøk uten å lykkes. Registreringen må derfor starte på nytt med 2. kvartal 2013 og sammenliknbare tall vil bli hentet ut i kommende rapporter. Oppgitt tall er kun for 2. kvartal 2013. Det vil bli rapportert på antall hjemmebesøk, 6 ukers konsultasjoner, 2 års konsultasjoner, 4 års synskontroll (lege), 4 års konsultasjoner, skolestartkonsultasjoner og antall konsultasjoner på helsestasjon for ungdom. Det er mange konsultasjoner i tillegg, men det er denne aktiviteten det kan hentes ut rapporter på. I 2012 ble konsultasjoner for helsesøstertjenesten og jordmortjenesten registrert samlet, men i 2013 velger vi å skille ut jordmorkonsultasjonene. Selv om vi ikke har tall å sammenlikne med virker aktiviteten å være på samme nivå som i 2012 både for helsesøstertjenesten og jordmortjenesten. Aktiviteten i fysioterapitjenesten viser en kraftig økning sammenliknet med 2. kvartal 2012. Det har vært et økt press på barnefysioterapeutene i hele 2013, spesielt fordi spesialist innen barnefysioterapi og psykomotorikk i privat praksis, tar inn færre barn. Det er derfor kraftig økning i antall henvendelser til kommunalt ansatte barnefysioterapeuter. Ergoterapitjenesten har en økning i aktivitet, innenfor det som er normal variasjon. Antall konsultasjoner på Familiesenteret ligger på samme nivå som 2. kvartal 2012. Brannstasjonen legesenter har en kraftig økning i aktivitet sammenliknet med 1. kvartal 2012. Det ble ansatt ny lege 01.10.12 og aktiviteten er derfor økt. Det tar tid å bygge opp ny fastlegeliste. Det er viktig å understreke at varigheten på konsultasjonen ikke fremgår i registreringen hos noen av tjenestene, unntatt for vedtak innen psykisk helse. Kompleksiteten i sakene fremgår heller ikke. Det vil derfor kunne variere noe i aktiviteten som registreres. Arbeidsbelastningen i enheten er jevnt stor og aktiviteten oppleves som høy innen alle tjenestene. Tiltak: Arbeidet med internkontroll og prosedyrer pågår. 0,6 årsverk for psykisk helsearbeider holdes vakant for å spare inn de 0,5 mill. som enheten fikk redusert budsjettet med sammenliknet med 2012. Det gir en innsparing på kr 355 000 på årsbasis. Det er også sykemeldinger i andre tjenester og stillinger holdes midlertidig vakant. Det gjelder spesielt husmorvikar. Dette vil minst gi en innsparing på den resterende summen. Det medfører redusert tjenestetilbud til brukerne og økt arbeidsbelastning for ansatte når stillinger holdes vakante. Dette gjelder spesielt innen psykisk helse. Med tanke på utfordringsbildet innen psykisk helse i kommunen kan det stilles spørsmål ved om det totalt sett er gunstig å redusere tilbudet i denne tjenesten. Arbeidet med innføring av modell for Familiens hus pågår med kompetansetiltak og felles arenaer for de involverte tjenestene, f.eks. reflekterende team. En vellykket fagdag med tema kommunikasjon med barn og familier i vanskelig livssituasjoner ble gjennomført på Dømmesmoen i mai. Det har vært stor aktivitet i Frisklivssentralen og med gruppetilbud generelt for både voksne og barn/unge. Nytt tilbud er planlagt i høst i regi av Aktiv på dagtid, samarbeid mellom Arendal og Grimstad kommuner, NAV, idrettskretsen og fylkeskommunen. Tilbudene blir på låven i Frisklivssentralens lokaler. Gjennom gruppetilbud nås mange og det er en prioritert aktivitet i tjenestene i enheten. Tidlig innsats og arbeidet med innføring av Kvellomodellen og ressursgruppen for barn som bekymrer (Barn i rusfamilier) er målrettet mot barnehagene. Flere barnehager har hatt besøk og flere står for tur. SMIL gruppe (tilbud til barn av foreldre med rus og psykisk helseproblem) ble gjennomført i vår og det er planlagt oppstart av ny gruppe i høst. Gruppetilbud for barn med overvekt videreføres. ICDP-opplæring er gjennomført og PMTO gruppe for foreldre er gjennomført og ny gruppe planlegges. Det er fortsatt fokus på dreining av psykisk helsetjenester mot mer forebyggende og helsefremmende arbeid. Flytting til Dømmesmoen og egnede lokaler prioriteres nå. Innflytting nærmer seg. 19

Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Sikre Rorevannet som drikkevannskilde Samarbeide med Mattilsynet. Starte arbeid med prosedyre for å involvere kommuneoverlegen i kommunale prosesser som angår Rorevannet og dets hensynssone. Kommuneoverlegen har sluttet og dette arbeidet vil ikke bli prioritert nå. 2 Økt deltakelse i Frisklivssentralen (FLS) Flere gruppetilbud som imøtegår behov. SMIL, Lyst på livet, Full rulle. Samarbeid med Lærings- og mestringssenteret om mestringsgrupper. Kompetanseheving av gruppeledere. Grupper som drives av brukere 3 Innføre modell for Familiens hus Etablere lederteam og utvidet lederforum. Avklare forhold om taushetsplikt. Utarbeide rutiner for mottak av brukere. Arbeid på felles arenaer og med felles tema. Delta i arbeidet med lokalisering av tjenester på Dømmesmoen 4 Bidra til å bedre relasjons-kompetansen i barnehagene og bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen Tilby opplæring i foreldreveiledningsprogrammer til flere barnehager. Årshjul med planlagte kurs for foreldre. 5 Økt fokus på tidlig innsats Opplæring og oppfølging av Kvellomodellen i 3-4 barnehager, har foreløpig vært i to barnehager to ganger på hvert sted. Implementere arbeidet med Barn i rusfamilier i barnehager og skoler (ikke påbegynt i skoler), LEVEL (innføring i samlivsspørsmål) i vgs, oppfølging av deprimerte mødre. Avslutte tilbud til brukere innen psykisk helse der det ikke har vært endring i helsetilstand for å frigjøre tid til forebyggende arbeid. 6 Styrke rehabiliteringstilbudet til personer som har rehabiliteringsbehov Iverksette hverdagsrehab. med fastlagte pasientforløp og deltagelse fra fysio- og ergoterapitjenesten, rehab avdeling og hjemmetjenesten. Utarbeide fysio- og ergoterapiplan for å sikre samarbeid med fysioterapeuter i privat praksis. Fokus på nysykemeldte og hjemmeboende 20

9. Enhet: Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen Resultat hittil i år per 2. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 23 330 18 953 4 377 23,1 21 978-1 352-6,2 46 920 Inntekter -275-150 -124 82,8 0 275-0 Andre utgifter 2 319 3 443-1 124-32,6 1 743-576 -33,1 3 486 Netto utgift 25 375 22 246 3 129 14,1 23 721-1 653-7,0 50 406 Personaldata Resultat hittil i år per 2. kvartal Faste årsverk 61,3 50,8 10,5 20,7 Brutto årsverk 97,1 78,4 18,7 23,9 Nærværs- % 83,2 91,1-6,6 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 2. kvartal Hjemmetj. 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Brukerrettet tid 31 804 28 197 3 607 12,8 30 822 982 3,2 61 644 Antall brukere 414 381 33 8,7 412 2 0,5 412 Hjemmetjenesten på Fevik HBT og Frivoll ute driver fortsatt nøkternt. Det ble innført nye turnuser i hjemmesykepleien fra 21. januar 2013, ingen endringer på Frivoll, men økning i årsverk på Fevik. Fra slutten av mars 2013 har det vært overtidstopp, innleiestopp og innkjøpsstopp. Enheten består nå fra 21.januar av: Økning fra 4 til 5 hjemmesykepleiegrupper, hjemmehjelpere, brukerstyrte personlige assistenter og ressurskrevende brukere med en til en bemanning i leilighet. Pr.2 kvartal er ikke medarbeidersamtaler gjennomført grunnet for lav lederkapasitet. Det ble 17. juni vedtatt politisk at Fevik og Frivoll Hjemmebaserte tjenester har blitt tildelt 3,2 millioner grunnet økt volum på aktivitetstimer. Arbeidet med å lage nye turnusplaner og sette inn flere faste årsverk vil settes i gang i september 2013 og nye turnuser vil trå i kraft fra januar 2014. Kommentarer: Det er ingen salgsinntekter i hjemmetjenesten, kun praktisk bistand gis mot betaling, men inntektene føres ikke inn i hjemmetjenestens regnskap, ei heller i budsjett. Det er kun refusjonsinntekter som er i regnskap og som også er ført i budsjett. Fra HELFO har den største Multidose refusjon kommet nå i 2.kvartal og ressurskrevende bruker refusjon vil først komme i 4.kvartal. Merforbruk skyldes hovedsakelig lønnsutgifter til innleide årsverk av vikarer på grunn av aktivitetsøkningen på hittil 12,8 % i år. Det er totalt en økning på 1500 timer per måned fra samme kvartal i fjor. Fevik gruppe 1 har per hele 2. kvartal økning på 2951 timer fra 2.kvartal i fjor. 21

Merforbruket på lønn er på 450.000,- kr per 2.kvartal, inkludert overtidsutbetalinger på 1 million kroner. I merforbruk lønn ligger det da inne utgifter til ekstra innleie til ekstra arbeidslister utover grunnbemanning, timeinnleie praktisk bistand som også har hatt en økning fra 2.kvartal 2012, samt innleie av administrativ arbeidskraft på grunn av manglende ledelse til å organisere denne komplekse driften. Fra 2. kvartal har det vært nødvendig å bruke privat vikarbyrå for å dekke opp behovet for sykepleiere. Det er heller ikke full dekning i budsjett 2013 for lønn til brukerstyrte personlige assistenter på Frivoll og Fevik. Diverse kampanjer og prosjekter som pasientsikkerhetskampanjen og demenspakken har medført økt behov for økt innleie. Innkjøring av utvida bruk av vårt datasystem Gerica, hvor medisinmodul er tatt i bruk, samt oppstart av bruk av meldingsløftet ved e-link, har dette medført innleie av personell for å få data lagt inn i systemet, samt til opplæring av ansatte som skal bruke systemet. KØH-prosjekt har medført at enheten må forskuttere lønn ut til en sykepleier som har hospitert på Sykehuset i Arendal i 8 uker i mai og juni 2013., samt enheten har betalt ut lønn til vikar for denne sykepleieren. Lønnsmidlene som er forskuttert i 2.kvartal vil bli refundert i løpet av 3 eller 4.kvartal. Økte aktivitetstall i hjemmetjeneste, samt praktisk bistand gir mer utgifter til leasingbiler og reisegodgjøring, det er fra samme kvartal i fjor vært en økning i hjemmesykepleien med 5 biler. Det er nå per 2.kvartal et merforbruk på leasing av bil, skader og drivstoff på kr.77.000,-. Det er et merforbruk på 26.000,- kr i reisegodgjøring i dette kvartal. Det grunnet mangel på leasingbiler og mobiler at ansatte må bruke private biler og private mobiler, men privat mobilbruk refunderes ikke. Det er også utgifter til innleie av Securitas som tas med ut ved besøk til enkelte brukere, da det har vært drapstrusler fra brukere mot ansatte. Det har også vært økte utgifter til veiledningstimer til enkeltpersoner som har behov for bedriftshelsetjenester i forbindelse med drapstrusler. Grunnet manglende og gammelt teknisk utstyr har det i 2. kvartal vært nødvendig å kjøpe inn 3 nye bærbare pc, 3 Ipad og 3, Iphone til faglederne, dette for at faglederne å ha mulighet for å rapportere om drift, samt holde driften i gang med vikarinnleie, det har også blitt kjøpt inn 7 stykk GPS for at noen av våre mest ukjente vikarer skal kunne utføre tjenesten på mest mulig effekt måte. Lærlinger per 2.kvartal har gitt 100.000,- kr. i lønnsutgifter som det ikke er dekning for i budsjett. Ansattes sine PDA og Mobiler i tillegg gir et merforbruk på 50.000- kr per dette kvartal. PDA er nå tatt i bruk igjen fra medio juni. Men tjenesten er fortsatt noe ustabil, slik at det er usikkert på i hvor stor grad PDA kan utnyttes fullt, de er nå tatt i bruk kun som telefoner. PDA har nå stått på vent helt til nå grunnet tekniske problemer siden juni 2012. Samhandlingsreformen har medført at pasientene hjemmesykepleien mottar ikke lenger er ferdigbehandlet, men kun påbegynt behandling som skal fullføres av hjemmesykepleien. Dette medfører økt behov for sykepleiekompetanse, da hjemmesykepleien arbeider alene hjemme hos bruker. Dette har også medført større kostnader til innkjøp av medisinske forbruksvarer. Det er også et økt behov for kompetanseøkning og vedlikehold i hjemmesykepleien, det forsøkes derfor internundervisning for å gjøre dette så billig som mulig. Nå ser det ut til at den gjennomgående mangel på ledelse og pågående sterk aktivitetsvekst med stor grad av vikarinnleie, gir tretthetsutslag hos fast ansatte medarbeidere og ledere. Fra 2.kvartal har fraværet økt både på langtid og korttid, det er en økning på 6,6 i forhold til 2. kvartal i 2012. Det er jevnlig kontakt med de sykemeldte, oppfølgingssamtaler gjøres og dialogplassen benyttes. Fra 3 eller seinest 4.kvartal vil faglederne som ansattes nærmeste elder ta over sykefraværsoppfølgingen som enhetsleder gjør i dag. Økning i faste årsverk stemmer ikke i tabellen, det har ikke skjedd en økning på 10,5 årsverk fra 2012 til 2013. I hjemmesykepleien er det tilført 4,45 faste årsverk i ny turnus fra 21.01.13 for 22