Nye Lindesnes Arbeidsutvalget Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)
OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert 18.10.17 Januar 2018 Februar 2018 Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Uke 7 Uke 8 e 9 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Mandag 1. jan. Tirsdag 2. jan. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 3. jan. UTS. DRIFSSTYREHEFTE Torsdag 4. jan. Fredag 5. jan. Lørdag 6. jan. Søndag 7. jan. Mandag 8. jan. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 9. jan. GRUPPEMØTER Onsdag 10. jan. Torsdag 11. jan. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 12. jan. FN OG AU Lørdag 13. jan. Søndag 14. jan. Mandag 15. jan. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG Tirsdag 16. jan. FORMANNSKAP DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 17. jan. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 18. jan. Fredag 19. jan. Lørdag 20. jan. Søndag 21. jan. Mandag 22. jan. GRUPPEMØTER Tirsdag 23. jan. KOMMUNESTYRE TU/LEVE/BU GRUPPEMØTER Onsdag 24. jan. Torsdag 25. jan. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 26. jan. AU Lørdag 27. jan. Søndag 28. jan. Mandag 29. jan. Tirsdag 30. jan. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 31. jan. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 1. feb. Fredag 2. feb. Lørdag 3. feb. Søndag 4. feb. Mandag 5. feb. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 6. feb. GRUPPEMØTER Onsdag 7. feb. Torsdag 8. feb. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 9. feb. FN OG AU Lørdag 10. feb. Søndag 11. feb. Mandag 12. feb. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG OG FELLESRÅD LFEF Tirsdag 13. feb. FORMANNSKAP TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 14. feb. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 15. feb. Fredag 16. feb. Lørdag 17. feb. Søndag 18. feb. Mandag 19. feb. GRUPPEMØTER Tirsdag 20. feb. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 21. feb. Torsdag 22. feb. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 23. feb. AU Lørdag 24. feb. Søndag 25. feb. Mandag 26. feb. Tirsdag 27. feb. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 28. feb. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE
OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert 18.10.17 Mars 2018 April 2018 Uke 17 Uke 16 Uke 15 Uke 14 Uke 13 Uke 12 Uke 11 Uke 10 Uke Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Torsdag 1. mar. Fredag 2. mar. Lørdag 3. mar. Søndag 4. mar. Mandag 5. mar. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 6. mar. GRUPPEMØTER Onsdag 7. mar. Torsdag 8. mar. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 9. mar. FN OG AU Lørdag 10. mar. Søndag 11. mar. Mandag 12. mar. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 13. mar. FORMANNSK. OG ADM.UTV. TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 14. mar. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 15. mar. Fredag 16. mar. Lørdag 17. mar. Søndag 18. mar. Mandag 19. mar. GRUPPEMØTER Tirsdag 20. mar. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 21. mar. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 22. mar. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 23. mar. AU Lørdag 24. mar. Søndag 25. mar. Mandag 26. mar. Tirsdag 27. mar. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 28. mar. Torsdag 29. mar. Fredag 30. mar. Lørdag 31. mar. Søndag 1. apr. Mandag 2. apr. Tirsdag 3. apr. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Onsdag 4. apr. Torsdag 5. apr. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 6. apr. FN OG AU Lørdag 7. apr. Søndag 8. apr. Mandag 9. apr. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 10. apr. FORMANNSKAP TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 11. apr. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 12. apr. Fredag 13. apr. Lørdag 14. apr. Søndag 15. apr. Mandag 16. apr. GRUPPEMØTER Tirsdag 17. apr. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 18. apr. Torsdag 19. apr. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 20. apr. AU Lørdag 21. apr. Søndag 22. apr. Mandag 23. apr. Tirsdag 24. apr. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 25. apr. Torsdag 26. apr. Fredag 27. apr. Lørdag 28. apr. Søndag 29. apr. Mandag 30. apr.
OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert 18.10.17 Mai 2018 Juni 2018 Uke 26 Uke 25 Uke 24 Uke 23 Uke 22 Uke 21 Uke 20 Uke 19 Uke 18 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Tirsdag 1. mai. Onsdag 2. mai. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 3. mai. Fredag 4. mai. Lørdag 5. mai. Søndag 6. mai. Mandag 7. mai. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 8. mai. GRUPPEMØTER Onsdag 9. mai. FN OG AU GRUPPEMØTER Torsdag 10. mai. Fredag 11. mai. Lørdag 12. mai. Søndag 13. mai. Mandag 14. mai. FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 15. mai. UTS. DOK. FN OG AU FORMANNSKAP FORMANNSKAP/TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 16. mai. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 17. mai. Fredag 18. mai. Lørdag 19. mai. Søndag 20. mai. Mandag 21. mai. Tirsdag 22. mai. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 23. mai. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 24. mai. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 25. mai. Lørdag 26. mai. Søndag 27. mai. Mandag 28. mai. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 29. mai. GRUPPEMØTER Onsdag 30. mai. Torsdag 31. mai. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP DIALOGSEMINAR Fredag 1. jun. FN OG AU Lørdag 2. jun. Søndag 3. jun. Mandag 4. jun. FLM-UTVALG OG FELLESRÅD Tirsdag 5. jun. UTS. DOK. AU FORMANNSK. OG ADM.UTV. DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 6. jun. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 7. jun. Fredag 8. jun. Lørdag 9. jun. Søndag 10. jun. Mandag 11. jun. LFEF GRUPPEMØTER Tirsdag 12. jun. KOMMUNESTYRE BU Onsdag 13. jun. Torsdag 14. jun. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 15. jun. AU Lørdag 16. jun. Søndag 17. jun. Mandag 18. jun. Tirsdag 19. jun. TU/LEVE Onsdag 20. jun. Torsdag 21. jun. Fredag 22. jun. Lørdag 23. jun. Søndag 24. jun. Mandag 25. jun. Tirsdag 26. jun. Onsdag 27. jun. Torsdag 28. jun. Fredag 29. jun. Lørdag 30. jun.
Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Arbeidsutvalget Sted: Marnardal rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag 6.10.2017 Tidsrom: 11:00 12:00 Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Utvalgsleder Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Utvalgsnestleder Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune SAKSLISTE: AU-28/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget 22.9...2 AU-29/2017 Oppfølging saker fra fellesnemnda 6.10...2 AU-30/2017 Saker til behandling i arbeidsutvalg og fellesnemnd...2 AU-31/2017 Eventuelt...3 Side 1 av 3
Det var ikke merknader til innkalling/sakliste. AU-28/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 22.9. Vedlegg Referat fra møte i arbeidsutvalget 22.9.17. Forslag til vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget 22.9.17 godkjennes. - - - * - - - Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Referat fra møte i arbeidsutvalget 22.9.17 godkjennes. AU-29/2017 OPPFØLGING SAKER FRA FELLESNEMNDA 6.10 Jfr. Saker behandlet i fellesnemndas møte tidligere på dagen 6.10. - - - * - - - Det var ikke saker fra fellesnemnda som fordret særskilt oppfølging av arbeidsutvalget. AU-30/2017 SAKER TIL BEHANDLING I ARBEIDSUTVALG OG FELLESNEMND Det drøftes saker for behandling i kommende møter. Prosjektleder orienterte om bl.a.: - - - * - - - 1. Tilgang til midlertidige kontorlokaler i Mandal. 2. Utkast til styringsdokument er sendt ut med tanke på å få innspill til sluttføring av dokumentet. 3. Utkast til prosjektbudsjett. 4. Utkast til framdriftsplan. 2 4 kommer til behandling i neste møte i fellesnemnda. Prosjektleder informerte videre om flere saker som er under forberedelse, men som ikke nødvendigvis kommer til behandling i førstkommende møte i fellesnemnda. Side 2 av 3
AU-31/2017 EVENTUELT Næringsutvikling Vidar Tjelland tok opp spørsmålet om å etablere en egen prosjektgruppe for næringsutvikling. Det var ikke uenighet om dette. Arbeidsutvalget anmoder om at arbeidsgruppa for næring starter arbeidet. Blå vekst (næringspotensialet i sjø) Det er ønskelig å se på muligheten for felles representasjon (for de 3 kommunene) i Blå vekst-arbeidet. Barn og unges medvirkning i fellesnemnda I arbeidsutvalgets møte 19.5 i sak 4 vedtok utvalget at det skulle utredes sak vedr. «barn og unges medvirkning og deltakelse i fellesnemnda, og i framtidige planprosesser.» Saken kommer til behandling i neste møte i fellesnemnda. Side 3 av 3
Styringsdokument NYE LINDESNES Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: 1.0 Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> Hans S Stusvik Beslutning: Starte planlegging Bemanning av neste fase Prosjektleder: Hans S Stusvik, Dagfinn Lauvsland, Malin Jørgensen, Torbjørn Willumsen Andre: Nettverkene Signatur ved godkjenning (prosjekteier) Neste fase ferdig: <dato> 1
Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 4 2. Prosjektets mål... 4 3. Beskrivelse av prosjektproduktet... 6 3.1. Beskrivelse av hovedproduktene... 6 3.2. Produktnedbrytningsstruktur... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.3. Beskrivelse av produktene... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4. Interessenter... 9 4.1. Interessentoversikt... 9 4.2. Kommunikasjonsstrategi... 9 5. Rammebetingelser... 11 5.1. Føringer for prosjektet... 11 5.2. Prosjektets avgrensninger... 11 5.3. Prinsipielle spørsmål... 11 5.4. Rettslige reguleringer... 11 6. Organisering, roller og ansvar... 11 6.1. Prosjektorganisering... 12 6.2. Rollebeskrivelser... 14 7. Strategi for gjennomføring... 16 8. Prosjektets avhengigheter og forutsetninger... 17 9. Prosjektplan... 17 9.1. Faser og hovedleveranser... 17 9.2. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter... 18 9.3. Periodisert budsjett og investeringsplan... 18 9.4. Vurdering av prosjektets usikkerheter... 18 9.5. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer... 19 10. Toleranser... 19 11. Veiledning - Styringsdokument... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2
ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt. Som et minimum skal styringsdokumentet oppdateres i forbindelse med hver faseovergang.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn 3
1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET En ny kommune «LINDESNES» bestående av Lindesnes, Mandal, og Marnardal ble besluttet etablert i Stortinget 8.6.17. Denne saken har preget både den politisk og administrativt planleggingen siden 2014. I dette arbeidet ble grunnlaget for Intensjonsavtalen mellom kommunene lagt etter et forutgående arbeid med kommuneplanprogram for den nye kommunen. De tre kommunene vedtok enstemmig intensjonsavtalen 4.11.15 og stadfestet denne og fellesnemndas oppgaver i kommunestyremøter 21.06.17. Gjennom utforming av Intensjonsavtalen ble det tegnet et bilde av en fremtidsrettet kommune med tydelige målsetninger. Styringsdokumentet er tuftet på dette. Det nasjonale Kommunebarometeret til Kommunal Rapport rangerer de 3 kommunene høyt når det gjelder effektivitet i tjenesteproduksjonen. Når det gjelder økonomi viser bl.a. fylkesmannens vurderinger at kommunene har et solid økonomisk fundament. Kommunene har flere sentra med god utvikling og mange muligheter for videre vekst. Innbyggerne er stolte representanter for sine nærmiljø. Den nye kommunen vil ha ca. 23.000 innbyggere og ca 2000 årsverk, og vil bli en viktig aktør i det politiske landskapet i Agder. Kommunens forskjellige tjenesteområder vil være store nok til å tiltrekke seg kompetente medarbeidere som kan utgjøre solide kompetansemiljøer. 2. PROSJEKTETS MÅL Prosjektet skal bygge på resultatet av den fremforhandlede Intensjonsavtalen mellom kommunene Fellesnemnda er Prosjekteier og har den strategiske styringsrollen i prosjektet. Det er pr dato ansatt en Prosjektleder for etableringen av den nye kommunen. Stillingen har ansvar for den administrative organiseringen, planlegging og gjennomføring av ny etableringen. I tillegg er det ansatt en prosjektkoordinator og kommunikasjonsrådgiver. Prosjektet skal forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Dagens effektive tjenesteproduksjon, kommunens nøkterne drift og gode økonomistyring, i tillegg til stolte innbyggere i livskraftige lokalsamfunn, er alle solide og nødvendige fundamenter som den nye kommunen skal bygges på. Dette gir trygghet og tro på å kunne møte utfordringer og utnytte muligheter kommunen vil møte fremover. Det ble våren 2015 utarbeidet Planprogram for den nye kommune. Her beskrives målsetningene for etablering av den nye kommunen. Gjennom dette arbeidet ble det tegne et ønsket fremtidsbilde av den nye kommunen, og da med et særlig fokus på følgende 5 hovedområder: Tjenester til innbyggerne Næringsutvikling Klima og miljø 4
Demokrati Økonom Kjennetegn ved den nye kommunen Framtidsansvar som rettesnor for planlegging og prioritering o Miljø o Infrastruktur o Klima o Utdanning Effektivitet blant de beste i landet o Kreativitet o Kvalitet o Kompetanse o Endringsvillighet o Innovasjon Lokal identitet som plattform for trivsel og kontinuerlig videreutvikling o Stolthet o Rom for særpreg o Kultur o Nærhet Politisk har det vært samstemthet om viktige forutsetninger for å kunne lykkes med å etablere en ny kommune. Planprogrammet påpeker spesielt tjenestestruktur, plassering av Rådhuset, og behovet for utredning av hvilke «rådhusfunksjoner» som kan ivaretas desentralt. Det er også bred enighet om å prioritere oppvekstsektoren og om at en robust skolestruktur er viktig og skal bygge på dagens. 2.1.1. Visjon, effektmål, resultatmål og suksesskriterier Det er pr i dag ikke fattet vedtak om ny Visjon for den nye kommunen. Dette tenkes jobbet frem i en prosess i forbindelse med Kommuneplan arbeidet. De tre kommuner har alle forskjellige visjoner i dag. Mandal Soleklart Lindesnes På lag med fremtiden Marnardal Et kraftsentrum i vekst og utvikling Kommuneplanprogrammet og Intensjonsavtalen beskriver de målsetninger prosjektet bygger på. Spesielt vil fokus på involvering bety en endring i hva og hvordan fellesskapets midler blir prioritert. Sannsynligvis må kommunen som virksomhet i fremtiden utvise stor grad av endringsvilje og tilpasning til både nye oppgaver og nye arbeidsprosesser. 2.1.2. Mulighetene for mer effektiv drift og administrasjon skal utredes og realiseres. Rådhuset og administrativ ledelse plasseres i Mandal. Plassering av øvrige administrative funksjoner utredes med målsetting om kompetansearbeidsplasser i hele kommunen. Allerede i dag er det for noen fagområder vanskelig for kommunene å tiltrekke seg rett kompetanse og opprettholde tilstrekkelig kapasitet. I sammenslåingsprosessen vil ansatte være den desidert viktigste forutsetningen for en vellykket etablering av den nye kommunen. De ansatte skal ha trygghet for å beholde jobb. 5
Fellesnemndas partssammensatte utvalg jobber videre med disse forhold. Det skal fortsatt være kompetansearbeidsplasser i dagens rådhus. Det skal være et godt tilbud innen etter- og videreutdanning til kommunalt ansatte og til befolkningen for øvrig. 3. BESKRIVELSE AV PROSJEKTPRODUKTET Hovedproduktet er en ny kommune etablert med de kritiske funksjoner inntak innen 1.1.2020. I planleggingsfasen vil vi ha fokus på at de rette prosjekter og sammenhengen mellom prosjekter skal ivareta dette. Gjennom systematisk rapportering vil vi følge opp at dette ivaretas 3.1. Beskrivelse av hovedproduktene Dette kapitelet vil suppleres etter hvert som prosjektet skrider frem. Pr.d.d. er dette en foreløpig oversikt over hovedprodukter/oppgaver som må utredes og gjennomføres. NR. AKTIVITETSNAVN 0 Prosjektoppstart 0.1 Kartlegging 0.2 Utarbeide styringsdokument (prosjektplan) 0.3 Identifisere prosjektrisiko 1 Politisk organisering 1.1 Utarbeide delegasjonsreglement og nødvendige reglement for de ulike politiske organene i interim perioden og i ny kommune 1.2 Utforme kommunevåpen, ordførerkjede, logo og grafisk profil 1.4 Forberede valg til nytt kommunestyre for ny kommune. Valg avholdes innen nasjonal frist i 2019. 1.5 Gjennomføre aktiviteter som bygger felles identitet og kultur 1.6 Utforme visjon og verdier for ny kommune 1.7 Ansette rådmann for ny kommune 2 Kommunikasjon 2.1 Utarbeide interessentanalyse og kommunikasjonsplan 2.2 Etablere effektive kommunikasjonskanaler for prosjektet, herunder nettside 2.3 Følge opp at kommunikasjonsplan etterleves av politisk ledelse, ledere og andre 3 Planstrategi, kommuneplan og økonomiplan 3.1 Koordinere planarbeid i kommunene 1.1.2020 3.2 Vedta felles planprogram 3.3 Utarbeide felles kommuneplan 3.3.1 Utarbeid felles beredskapsplan 3.3.2 Utarbeide Klima og Miljøplan 6
3.3.3 Vurdere å eventuelt utarbeide overordnede planer (folkehelse og annet) 3.5 Samordne prioriteringer frem til 1.1.2020 3.6 Utarbeide økonomiplan for 2020 2023 4 Styring, økonomi og anskaffelser 4.1 Kartlegge dagens praksis og organisering av økonomi- og regnskapsfunksjonene 4.2 Kartlegge dagens organisering av internkontroll 4.3 Kartlegge dagens modeller for innfordring 4.4 Kartlegge dagens innkjøpsavtaler og behovet for nye 4.5 Utarbeide anbefaling til ny organisering og nye rutiner 4.6 Etablere samlet organisering av disse områdene 5 Tjenestestruktur og organisering 5.1 Overordnet kartlegging av dagens tjenestestruktur 5.2 Utarbeide forslag til videreføring, justering og endringer av tjenestestruktur for ny kommune 5.3 Fastsette lederstruktur og dimensjonering og innretning på administrative støttefunksjoner 5.4 Utpeke arbeidsgrupper etter behov Disse skal godkjennes av prosjektleder 5.5 Utarbeide tjenestestruktur og organisering 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 osv. 5.6 Samordne arbeid fra sektor vise arbeidsgruppe for tjenestestruktur og organisering. 6 Ansatte forhold 6.1 Utarbeide omstillingsstrategi/avtale 6.2 Etablere HR-funksjon i ny kommune 6.3 Utarbeide arbeidsgiverpolitisk plattform for den nye kommunen 6.4 6.5 Kartlegge hvilke lønns- og pensjonsvilkår som gjelder (inkludert særavtaler) og avklare behov for harmonisering Kartlegge kompetanse og kompetansebehov i kommunene og den nye kommunen under ett 6.6 Gjennomføre nødvendige drøftinger med tillitsvalgte i hele prosessen 6.7 Ansette toppledelsen for den nye kommunen 6.8 Ansette øvrige ledere i kommunen 6.9 Innpasse samtlige øvrige ansatte i ledige stillinger 7 Kommunal infrastruktur 7.1 Kartlegge systemer 7.2 Samordne matrikkel 7
7.3 Samordne karttjenester 7.4 Etablere felles arkiv 7.5 Etablere felles IKT-infrastruktur 7.6 Etablere felles drift fagsystemer (teknisk del) 7.7 Etablere felles nettside 8 Interkommunalt samarbeid og eierskap 8.1 Kartlegge alle interkommunale samarbeid og eierskap 8.2 Ta stilling til videreføring av eksisterende interkommunale samarbeid 8.3 Utarbeide eierskapsmelding for ny kommune 8.4 Si opp overflødige interkommunale samarbeid 8.5 Etablere og justere interkommunale samarbeid ved behov 8.6 Håndtere formelle eierskapsposter i aktuelle selskaper 9 Prosjektledelse, endringsledelse og lederstøtte 9.1 Gjennomføre kursing og lederutvikling/prosjektledelse 9.2 Ivareta samhandling og drøfting tillitsvalgte 9.3 Følge opp fremdrift i prosjekt 9.4 Håndtere prosjektrisiko 9.5 Utarbeide gevinstrealiseringsplan- 9.6 Følge opp gevinstrealisering 8
4. INTERESSENTER Interessenter i etablering av en ny kommune er mange. I forhold til hovedprosjektet er de viktigste interessenter for å opprettholde fremdrift de som nevnes under. Listen er ikke komplett. 4.1. Interessentoversikt Organisasjon/ Enhet/Gruppe Adm Ledelse i kommune Navn og linjerolle Rådmenn Hovedkategori (type interessent) Eier av alle interne ressurser Tilknytning/relasjon til prosjektet Samhandling mellom bestående kommuner og ny kommune Fellesnemnd Prosjekteier Beslutninger Beslutningstaker/igangse tter Kommunestyrene Beslutninger Delegasjonsmyndighet til fellesnemnd Forventning og holdning til prosjektet Interesse og vilje/evne til samarbeid Positive Positive, synliggjør interessekonflikter på en god måte Innflytelse og makt/vilje til påvirkning Meget stor Positive Positiv Meget stor Ønsker å bidra Stort sett positive Meget stor Kompetanse Gjennomgående Kapasitet Administrativ hjelp Positive Positive Meget stor Innbyggere Involvering Blandet Positiv Meget stor Ansatte/TV/HVO Involvering Direkte berørt Positive Positiv Meget stor Det vil bli gjennomført interessentanalyser i den enkelte delprosjekt. 4.2. Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsstrategi blir utarbeidet nå kommunikasjonsrådgiver er på plass 1. november 2017 Interessent (navn) Mål med kommunikasjonen Budskap Kommunikasjonsform Når? / Ved milepæl? Ansvarlig 9
10
5. RAMMEBETINGELSER 5.1. Føringer for prosjektet Prosjektet skal ta utgangspunkt i de mål som er beskrevet i Intensjonsavtalen. Utviklingsarbeidet i kommunene frem til 1.1.20 må koordineres med prosjektet. Prosjektet er to delt. Det som er konsekvenser av etablering av en ny kommune og det som fremstår som et rent utviklingsprosjekt som fremkommer som målsetninger for den nye kommunen. 5.2. Prosjektets avgrensninger Pågående prosjekter i kommunene gjennomføres i kommunene, men koordineres av prosjektet. 5.3. Rettslige reguleringer Prosjektet må ivareta de lover og forskrifter som blir berørt i prosessen. I tillegg må overordnede planer være førende for arbeidet. Her er mange lover, men særskilt i forhold til dette prosjektet er det Inndelingsloven som gjelder. 5.4. Prinsipielle spørsmål De spørsmål som er prinsipielle eller ukurante karakter som måtte fremkomme i prosjektet skal løftes til beslutning i Fellesnemnda. 6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR God prosjektledelse og god prosjektorganisering er avgjørende for en god prosess når kommuner skal slås sammen, ikke minst for å sørge for realisering av potensielle gevinster som følge av en sammenslåing. En viktig del av dette er å legge til rette for en god integrasjon mellom kommunene som organisasjoner. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprosessen skal organiseres som et program. Et program er en samling av prosjekter med et felles overordnet mål. En programorganisering vil ta hensyn til kompleksiteten i sammenslåingsprosessen, og legge til rette for bred involvering og god overordnet styring med programmets aktiviteter. Intensjonsavtalen mellom kommunene slår fast at fellesnemnda er prosjekteier og skal gjøre vedtak på sentrale forhold knyttet til kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal også sikre nødvendig samordning mellom kommunene frem til konstituerende møte er holdt av nyvalgt kommunestyre høsten 2019. Prosjektleder skal lede sammenslåingsprosessen i henhold til rammene som gis i delegert myndighet fra kommunestyrene, i dette styringsdokumentet og i løpende delegering fra fellesnemnda. Ledere og medarbeidere vil spille en viktig rolle i arbeidet med å forberede kommunesammenslåingen. Deres innsats i prosjektorganisasjonen er avgjørende for at 11
målsetningene skal oppnås. De tillitsvalgte er særs viktige for å sikre at de ansattes interesser i integrasjonsprosessen blir ivaretatt. Endringsledelse, målrettet kommunikasjon, prosjektstyring og rapportering, systematisk risikostyring og fokus på gevinstrealisering står svært sentralt for å lykkes med programmet og for å sikre at målene for ny kommune nås. Disse områdene omtales grundig i dette styringsdokumentet. 6.1. Prosjektorganisering Prinsipper for organisering av sammenslåingsprogrammet Tydelig ansvars- og rolleavklaring er avgjørende for programmets suksess. Kommuneloven, inndelingsloven og intensjonsavtalen legges til grunn for politisk og administrativ programorganisering. Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av den nye kommunen. Dette innebærer at den skal fatte nødvendige vedtak i henhold til inndelingslova og intensjonsavtalen. Prosjektstyringsmetodikk til difi benyttes for å sikre klare ansvarsforhold, god overordnet styring og samkjøring av prosjekter med gjensidige avhengigheter og gevinstrealisering i alle programmets faser. Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalens og Hovedtariffavtalens bestemmelser om samhandling mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte legges til grunn for hele sammenslåingsprosessen. 6.1.1. Overordnet om programorganiseringen Figuren under visualiserer prosjekt organiseringen: POLITISK ORGANISERING Fellesnemnd Arbeidsutvalg Partsammensattutvalg Politiske delprosjekter Politisk Organsisering Kommunevåpen Ordførerkjede ADMINISTRATIV ORGANISERING osv 12
Det er etablert nettverksgrupper innen 4 ansvarsområder, Levekår, Teknisk, Administrasjon og Næringsutvikling. Innen hvert område er det utpekt en kontaktperson som får ansvar for koordinering av nettverket mot prosjektleder. Nettverkene vil være et kompetanse, samordnings og utviklingsarena fremover. Selve Prosjektstrukturen følger under og vil kompleters med ytterligere DPL etter som delprosjekter etableres. Prosjektet går nå over i planleggingsfasen og organiseringen tydeliggjøres gjennom delprosjektledere i det spesifikke prosjektet med klare resultatkrav. Prosjektleder Hans S Stusvik Prosjektkoordinator Dagfinn Lauvsland Støttefunksjoner DPL Digitalisering Sonja Svardal DPL Kommuneplan Arne Wilhelmsen DPL Politisk orgisering xx DPL????? xxxxx Arb.grupper Arb.gruppe Arb.grupper Arb.gruppe Arb.grupper Rammevilkår for gjennomføring Det er gjennom lovverket og erfaringer ved omstillinger viktig med bred involvering i slike prosesser. Prosjektet legger til grunn at det legges særlig vekt på dette i prosjektet, delprosjektene og arbeidsgruppene. Når det gjelder medbestemmelse i slike prosesser, presiseres de krav som er nedfelt i arbeidsmiljøloven, HA og HTA. For øvrig må prosjektet ta vare på de tradisjoner kommunen har i forhold til involvering av: Tillitsvalgte Verneombud Brukere Innbyggere Barn og unge Ansatte Politikkere 13
6.2. Rollebeskrivelser 6.2.1. Prosjekteier/styret Prosjekteier er Fellesnemnda. Fellesnemndas ansvar er beskrevet i intensjonsavtalen og inndelingsloven. Fellesnemndas hovedformål er å styre gjennomføringen av sammenslåingsprogrammet slik at målene for kommunesammenslåingen realiseres. Fellesnemnda skal forberede kommunesammenslåingen, og sikre nødvendig samordning mellom kommunene frem til 1.1.2020. Fellesnemndas ansvar reguleres etter Inndelingslovens bestemmelser. Under fellesnemnda opprettes to utvalg: Arbeidsutvalg forberedende organ for fellesnemnd saker Administrasjonsutvalg - for å ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk Det er fellesnemnda som utnevner personer til politiske delprosjekter. Styringsdokumentet til de politiske delprosjektene godkjennes og vedtas av fellesnemnda. 6.2.2. Prosjektleder Ansvar og myndighet fremgår av delegasjonsreglementet vedtatt i fellesnemnda 6.2.3. Prosjekt koordinering Prosjektkoordinatorer er ansvarlige for at administrative delprosjekter rapporterer i henhold til fastsatte milepæler og krav, samt å bistå delprosjektene prosessuelt og med deres rapportering. 6.2.4. Sekretariat og støtte Det må snarest vurderes å etablere en ressurspool innen prosessveiledning (Lean) og digitaliseringskompetanse i tillegg til det allerede etablerte sekretariatet. Digitalisering går inn i alle tjenesteområder i den nye kommunen og i mange av prosessene. Digitaliseringsdelprosjektet vil derfor være i en særstilling i forhold til de øvrige prosjekter Medlemmer av sekretariatet rapporterer til PL Sekretariatet skal ivareta følgende i prosjektorganiseringen: Stille tilstrekkelig kartleggings- og utredningskompetanse til rådighet for fellesnemnda og prosjektledelse Ivareta det løpende behovet for kommunikasjonsfaglig bistand i programmet. Kommunikasjonsfaglige ressurser stilles til rådighet for både fellesnemnda og prosjektet forøvrig. En sentral oppgave vil være å spre informasjon om nemndas arbeid Fungere som politisk sekretariat, herunder bistå i det saksforberedende arbeid bistå i koordinering og rapportering som programorganiseringen krever bistå i planlegging og gjennomføring av arrangementer sikre god saksflyt, tidsriktig utsendelse av saker og arkivering i henhold til gjeldende regelverk Fungere som programstøtte, herunder Bidra i alt det praktiske rundt programorganisasjonen, herunder metodebistand, programteknisk støtte (IKT) og merkantil støtte 14
6.2.5. Administrative delprosjekt Den administrative delen av programmet organiseres i ulike delprosjekter. Det vil oppnevnes en delprosjektleder for hvert delprosjekt. Deltakerne i nettverkene frikjøpes fra deler av sin stilling inntil 40 % - for å kunne prioritere prosjektarbeidet. Graden av frikjøp avhenger av behov for ressurser. Delprosjektene har ansvar for å utrede løsninger ihht Styringsdokumentet. I styringsdokumentet skal delprosjektet detaljplanlegges. Detaljplan, inkludert budsjettert ressursbruk, godkjennes av prosjektleder og legges frem til endelig behandling i fellesnemnda. Delprosjektene kan opprette underliggende arbeidsgrupper etter behov og etter godkjenning av Prosjektleder. Delprosjektene er selv ansvarlige for å gjennomføre de utredninger som er nødvendig for å oppfylle sitt mandat. Samtidig kan de støtte seg til sekretariatet eller utredningskapasitet i kommuneadministrasjonene ved behov. Delprosjektledere skal holde prosjektledelsen løpende orientert om status i arbeidet og hendelser som kan forrykke fremdriften i prosjektet. Det er gjennom innsats i delprosjekter at ledere og medarbeidere fra kommunene i størst utstrekning vil bli involvert i reformarbeidet. Rolle Navn Tittel Prosjekteier Prosjektleder Prosjekt koordinator Fellesnemnda Hans S Stusvik Dagfinn Lauvsland Kommunikasjonsrådgiver Malin Jørgensen Rådmannsutvalg Delprosjektleder Kommuneplan Delprosjektleder Digitalisering Rådmennene + Prosjektleder Arne Wilhelmsen Sonja Svardal Prosjektleder Navn Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Hans S Stusvik Behov for annen støtte og kompetanse utenfor prosjektgruppen 15
Behov / kompetanse Digitalisering Lean Prosess Kommunikasjon Juridisk kompetanse Innkjøp Navn DDV Intern/ekstern kompetanse Intern/ekstern kompetanse Intern/ekstern kompetanse ekstern Intern/ekstern kompetanse I kommuneorganisasjonen er det mye kompetanse, senest for 1 år siden ble 60 medarbeidere kvalifisert i forhold til LEAN arbeid gjennom et studiepoeng givende høyskoleutdanning. Det vil likevel være behov for ekstern kompetanse innen spesifikke områder. Dette vil måtte ivaretas av ekstern kjøp av tjenester. Prosjektets målsetning er likevel å gjennomføre oppgaven i størst mulig grad ved hjelp av interne ressurser 7. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING I konseptfasen har vi brukt tid på forankring og kartlegging. Dette gjøres med både gjennom interne kartlegginger og eksterne. Kommunekompasset er benyttet i forhold til en ståstedsanalyse av den enkelte kommune og en samlet vurdering av ny kommune. Disse dataene sammenstilles og gir en indikasjon på hvor vi er i den enkelte kommune og hvor vi ønsker utvikling i den nye. Konkurransestrategi Det vil bli gjennomført konkurranse på de områder kommunene i dag ikke er dekket gjennom øvrige avtaler og rammeavtaler. Kvalitetsstrategi Hver delprosjekt skal gjøre vurdering av kvalitet, fremdrift og økonomi i sine styringdokumenter. Det vil i tillegg bli vurdert intern revisjoner i oppfølgingen av prosjektene Strategi for implementering og overføring til linjen Ved å benytte difis prosjektportal i gjennomføringen av totalprosjektet vil det ved beslutningspunkter vurderes om delprosjektet er klar for implementering i drift. Det vil i tillegg bli en politisk beslutning i fellesnemnd før implementering Usikkerhetsstrategi Det vil bli gjennomført ros analyser i prosjektarbeidet. Gjennomføringsstrategi Ved å benytte intern deltakelse og ledelse av prosjektene vil kompetansen forbli i organisasjonen, dette vil bidra forankring av prosjektene blant medarbeiderne i gjennomføringsfasen. 16
8. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Prosjektets avhengigheter vil fremkomme i planleggingsfasen. Det er likevel allerede klart at digitalisering vil gripe inn i de fleste fagområdene. Vi ser også etter konseptfasen at vi må vurdere samspillet mellom Helse og Oppvekst på en bedre måte enn vi i dag gjør. Tidlig innsats vil være et av kanskje flere slike område. Vi bør også vurdere å etablere «en dør inn» for innbyggerne. I et slikt perspektiv vil det være mange avhengigheter som må ivaretas. Avhengigheter vil ha fokus i hele prosjektperioden 9. PROSJEKTPLAN Fremdriftsplanen presenteres i eget vedlegg. 9.1. Faser og hovedleveranser Fase Tidsrom (fra-til) Hovedleveranser i fasen Tilhørende hovedprodukt/produkt ref. kap. 3 Viser til fremdriftsplan Viser til fremdriftsplan 17
Viser til fremdriftsplan Viser til fremdriftsplan 5. Realisering Viser til fremdriftsplan 9.2. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter I gjennomføringen vil det i stor grad innhentes relevant informasjon og erfaringer fra kommunereformprosjekter i landet for øvrig. Det er gjennomført studietur til Vallentuna for å se hvordan kommuner som har høy skår i kommunekompasset leverer tjenester mm. 9.3. Periodisert budsjett og investeringsplan Se vedlegg 9.4. Vurdering av prosjektets usikkerheter Enkelte delprosjekt vil ha større innflytelse på gjennomføringskraften enn andre. Etablering av politisk organisering og administrativ ledelse av den nye kommunen er 2 vesentlige forutsetninger for total gjennomføring av prosjektet. Likeledes rolleavklaring mellom nytilsatt Prosjektleder/Rådmann med sin ledelse og ledelsen av kommunene fram til 1.1.20. Nye Lindesnes ble i prinsippet «en kommune» 8.6.17 gjennom Stortingsvedtak. Den nye ledelsen bør gradvis involveres sterkere i beslutningsprosessene i de gamle kommunene frem til etableringstidspunktet. a) Trusler Mulig hendelse Beslutningsvegring Fellesnemnd i Virkning hvis ingen tiltak iverksettes Utsettelser som kan skade fremdrift Tiltak som vil redusere hendelsens sannsynlighet og/eller konsekvens Benytte den fullmakten fellesnemnd har til å fatte beslutninger For lite ressurser Utsettelser som kan skade fremdrift Rådmannsgruppa prioriterer og frigjør kompetanse til prosjektet Administrasjonen legger opp til en større totalbudsjett i prosjektet en politisk tenkt/ vedtatt Usikkerhet i rammene for den nye kommunen, fører til usikkerhet i aktivitets nivå i den nye kommunen Fellesnemnda gir en tydelig ramme for totalbudsjett og hvilke inntekter av lokal art som kan beregnes inn i intektsgrunnlaget for den nye kommunen så tidlig som mulig. b) Muligheter 18
Mulig hendelse DDV sin digitale plattform er optimal i forhold til digitale behov i prosjektet Omsorg og skole, geografisk plassering og byggingsstruktur er mer optimal enn først antatt Virkning hvis hendelsen inntreffer Integrasjon og sammenstilling av kommunene gjennomføre knirkefritt med betydelige kostnadsbesparelser i forhold til andre tilsvarende prosjekter Utsatte investeringer Stimulerende tiltak Tett samarbeid med DDV God innsikt i dagens og morgendagens behov og løsninger. 9.5. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Det vil blir rapportert på fremdrift, økonomi, avvik. 10. TOLERANSER Toleransen i denne sammenheng blir av overordnet karakter. Fellesnemnda vil bli løpende orientert om fremdrift, økonomi, ressursutfordringer og usikkerhet. Gevinst realisering og effektiviseringstiltak vil fremkomme i delprosjektene. Toleranse Tid Kostnad Omfang Usikkerhet Gevinster Tillatt avvik i positiv og negativ retning Frist overskridelse på tiltak som skal være gjennomført 1.1.20 er ikke tillatt Frist overskridelse med Delprosjektleder i det enkelte prosjekt avhengig av kritikalitet avtales med prosjektleder Overskridelser ihht totalbudsjett så tidlig som mulig Ved manglende ressurser som vil hindre gjennomføring på avtalt tid Når det som fremkommer som truende i forhold til prosjektgjennomføring Når det fremkommer at vi ikke ivaretar de økonomiske forutsetninger i ny kommune som er avtalt. 19
Budsjett 2017-2019 Nye Lindesnes Innledning Dette budsjettet gir en indikasjon på hvilke direkte kostnader som vil følge av Prosjektet. Det er i nåværende fase for tidlig å fastslå de faktiske utgifter, da dette avhenger av hvilke utviklingsprosjekt som skal gjennomføres frem mot 2020 og hva som vi bevisst utsette til ny kommune. Vi er i dag i to parallelle faser i prosjektet og dette vil vi nok regelen fremfor unntaket i en tid fremover. På overordnet nivå har vi gjennomført og supplere konseptfase og enkelte prosjekter er i oppstart på planleggingsfasen. Prosjekter som er etablert/under etablering er: Politiske prosjekter Delprosjekt Politisk Organisering Politisk/Administrative prosjekter Delprosjekt Omdømme og symboler Administrative prosjekter Delprosjekt Digitalisering Delprosjekt Geodata Omsorgsprosjektet er i Konsept og i ferd med å gå over i planleggingsfasen. Det vil med det første også igangsettes delprosjekt på teknisk og administrativ områder. Det er først etter planleggingsfasen av prosjektene at det riktig kostnadsbilde fremkommer. Kostnadene er forsøkt splittet i 3 kategorier. De kostnader som er direkte knyttet til og må gjennomføres før etablering av ny kommune De kostnader som må til for at den enkelte kommune kommer på en felles plattform for å komme i posisjon å få en gevinstrealisering for fellesskapet. De kostnader som skal bidra til effektiviseringsgevinster Nåværende kjent ekstern støtte til etablering av nye Lindesnes er kjent: Tilskudd dekning av engangskostnader Kr. 35,9 mill Reform støtte 2020 kr. 20,1 mill Tilskudd Infrastruktur 2017 kr. 4,0 mill Regionsstilskudd 2017 kr. 2,3 mill (utbetales til kommunene) Totalt kr. 58,3 mill
Infrastruktur tilskuddet kr. 4. mill vil overføres VAFK som vil være ansvarlig for gjennomføring av tiltak på veien mellom Heddeland og Spilling. Kommunereform Prosjekt kostnader Eksterne Kirkelig År Frikjøp internt Politisk arbeid kostnader fellesnemnd Annet 2017 kr 3 750 000 kr 750 000 kr 450 000 kr 1 000 000 kr 50 000 kr 6 000 000 2018 kr 12 250 000 kr 1 000 000 kr 3 050 000 kr 1 000 000 kr 1 000 000 kr 18 300 000 2019 kr 11 900 000 kr 1 000 000 kr 3 050 000 kr - kr 1 000 000 kr 16 950 000 Tot. kr 27 900 000 kr 2 750 000 kr 6 550 000 kr 2 000 000 kr 2 050 000 kr 41 250 000 Kommunal drift År Frikjøp internt eksterne kostnader annet kr 400 000 2017 kr 400 000 2018 kr 800 000 2019 kr 500 000 Totalt kr 1 700 000 Utviklingsprosjekt År Frikjøp Ekstern kostnader annet 2017 kr 500 000 2018 kr 2 900 000 2019 kr 1 950 000 kr 5 350 000 De kostnader som vurderes belastet kommunene vil drøftes med Rådmennene i den enkelte kommune som blir berørt og evt innarbeides i budsjettet. Budsjettet legges frem på hovedtalls nivå, og ivaretar i stor grad de grove kalkylene i innspillene til ressursbehov fra Nettverkene. Slik situasjonen fremstår pr. dd med den usikkerhet som er skissert foran og med hjelp av kommunenes ansatte i prosessen, uten ytterligere frikjøp, vil det eksterne tilskudd på kr. 58,3 mill som er skissert over ivareta økonomibehovet for etablering av ny kommune. Det vil etter alt å dømme være behov for prioriteringer i prosessen. De utviklingsprosjekter med best payback bør prioriteres, digitaliseringsprosjekter er fremhevet i Intensjonsavtalen som viktig. Disse er på
nåværende tidspunkt umulig å budsjettere. Det er pr. I dag ca. Kr 10 mill ubenyttede midler til disse tiltakene. Mandal 05.10.17 Hans S Stusvik
Nye Lindesnes AKTIVITETS- NUMMER AKTIVITETSNAVN ANSVARLIG 0 Prosjektoppstart 0,1 Utarbeide prosjektmandat PL 95 % 0,2 Utarbeide styringsdokument (prosjektplan) PL 95 % 0,3 Identifisere prosjektrisiko PL 10 % 1 Politisk organisering 5 % Utarbeide møtereglement møtegodtgjørelse og delegasjonsreglement i fellesnemndsperioden PL 100 % 1,1 Utarbeide delegasjonsreglement og nødvendige reglement for de ulike politiske organene i ny kommune PL 0 % 1,2 Utforme kommunevåpen, ordførerkjede, logo og grafisk profil LF 0 % 1,3 Gjennomføre prosess for å avklare kommunenavn 100 % 1,4 Forberede valg til nytt kommunestyre for ny kommune. Valg avholdes innen nasjonal frist i 2019. PL 0 % 1,5 Gjennomføre aktiviteter som bygger felles identitet og kultur PL 5 % 1,6 Utforme visjon og verdier for ny kommune PL/LF 10 % 1,7 Ansette rådmann for ny kommune FN 10 % Overordnet administrativ organisering 5 % Ansette overordnet ledelse ny kommune Redefinere prosjektetledelse 10 % 2 Kommunikasjon 2,1 Utarbeide interessentanalyse og kommunikasjonsplan PL-KR 5 % 2,2 Etablere effektive kommunikasjonskanaler for prosjektet, herunder nettside PL-KR 5 % 2,3 Følge opp at kommunikasjonsplan etterleves av politisk ledelse, ledere og andre PL-KR 0 % 3 Planstrategi, kommuneplan og økonomiplan 3,1 Koordinere planarbeid i kommunene 1.1.2020 PL-NT- 10 % 3,2 Vedta planprogram PL-NT- 20 % 3,3 Utarbeide felles kommuneplan PL-NT- 5 % 3,4 Vurdere å eventuelt utarbeide overordnede planer (folkehelse, klima, og annet) PL-NT- 15 % 3,5 Samordne prioriteringer frem til 1.1.2020 PL-NA- 5 % 3,6 Utarbeide økonomiplan for 2020 2023 PL-NA- 0 % 4 Styring, økonomi og anskaffelser 4,1 Kartlegge dagens praksis og organisering av økonomi- og regnskapsfunksjonene PL-NA- 5 % 4,2 Kartlegge dagens organisering av internkontroll PL-NA- 5 % 4,3 Kartlegge dagens modeller for innfordring PL-NA- 5 % 4,4 Kartlegge dagens innkjøpsavtaler og behovet for nye PL-NA- 0 % 4,5 Utarbeide anbefaling til ny organisering og nye rutiner PL-NA- 0 % 4,6 Utarbeide anbefaling til organisering av disse områdene PL-NA- 5 Tjenestestruktur og organisering 5,1 Overordnet kartlegging av dagens tjenestestruktur PL-NL-NA-NT 100 % 5,2 Utarbeide forslag til videreføring, justering og endringer av tjenestestruktur for ny kommune PL-NL-NA-NT 0 % 5,3 Fastsette lederstruktur og dimensjonering og innretning på administrative støttefunksjoner PL-KP 0 % 5,4 Kartlegge dagen struktur innen helse og omsorg NL-NA-NT 100 % 5,5 Kartlegge dagen struktur innen barnehage og skole NL-NA-NT 100 % 5.5.1 Kartlegge dagens struktur innen teknisk NL-NA-NT 100 % 5.5.2 Kartlegge dagens struktur innen adm NL-NA-NT 100 % 5.5.3 Kartlegge dagens struktur innen kultur NL-NA-NT 100 % 5.5.4 Kartlegge dagens struktur innen NL-NA-NT 0 % 5.5.5 Kartlegge dagens struktur innen NL-NA-NT 5,6 Samordne arbeid fra sektorvise arbeidsgruppe for tjenestestruktur og organisering. PL-KP 0 % 6 Ansatteforhold 6,1 Utarbeide omstillingsstrategi/omstillingsavtale PL-NA- 10 % 6,2 Etablere HR-funksjon i ny kommune PL-NA- 5 % 6,3 Utarbeide arbeidsgiverpolitisk plattform for den nye kommunen PL-NA- 0 % 6,4 Kartlegge hvilke lønns- og pensjonsvilkår som gjelder (inkludert særavtaler) og avklare behov for harmonisering PL-NA- 0 % 6,5 Kartlegge kompetanse og kompetansebehov i kommunene og den nye kommunen under ett NL-NA-NT 0 % 6,6 Gjennomføre nødvendige drøftinger med tillitsvalgte i hele prosessen PL 5 % 6,7 Ansette kommunalsjefer RM/PL 0 % 6,8 Ansette øvrige ledere i kommunen RM/PL 0 % 6,9 Innpasse samtlige øvrige ansatte i ledige stillinger RM/PL 0 % 7 Kommunal infrastruktur 7,1 Kartlegge systemer NA 50 % 7,2 Samordne matrikkel NT 0 % 7,3 Samordne karttjenester NT 0 % 7,4 Etablere felles arkiv NA 5 % FORBEREDELSE OG PLANLEGGING OPPFØLGING, KOORDINERING OG OPPGAVELØSNING IMPLEMENTERE ETTERARBEID GRAD AV 2017 2018 2019 2020 FERDIGSTILLELSE APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR
Nye Lindesnes AKTIVITETS- NUMMER AKTIVITETSNAVN ANSVARLIG 7,5 Etablere felles IKT-infrastruktur NL-NA-NT 25 % 7,6 Etablere felles drift fagsystemer (teknisk del) NL-NA-NT 0 % 7,7 Etablere felles nettside PL-KR 0 % 8 Interkommunalt samarbeid og eierskap 8,1 Kartlegge alle interkommunale samarbeid og eierskap NL-NA-NT 90 % 8,2 Ta stilling til videreføring av eksisterende interkommunale samarbeid PL-KP-PK 20 % 8,3 Utarbeide eierskapsmelding for ny kommune PL-NA- 0 % 8,4 Si opp overflødige interkommunale samarbeid PL-KP-PK 0 % 8,5 Etablere og justere interkommunale samarbeid ved behov PL-KP-PK 0 % 8,6 Håndtere formelle eierskapsposter i aktuelle selskaper PL-KP-PK 9 Prosjektledelse, endringsledelse og lederstøtte 9,1 Gjennomføre kursing og lederutvikling/prosjektledelse NL-NA-NT 5 % 9,2 Ivareta samhandling og drøfting tillitsvalgte PL-NL-NA-NT 5 % 9,3 Følge opp fremdrift i prosjekt PL-PK 0 % 9,4 Håndtere prosjektrisiko NL-NA-NT 0 % 9,5 Utarbeide gevinstrealiseringsplan NL-NA-NT 0 % 9,6 Følge opp gevinstrealisering PL-KP-PK 0 % FORBEREDELSE OG PLANLEGGING OPPFØLGING, KOORDINERING OG OPPGAVELØSNING IMPLEMENTERE ETTERARBEID GRAD AV 2017 2018 2019 2020 FERDIGSTILLELSE APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR Prosjektnavn Nye Lindesnes Prosjektleder Hans S Stusvik Forkortninger FN- Fellesnemnda LF - Leder fellesnemnd PL- Prosjektleder Hans S Stusvik PK- Prosjekt koordinator Dagfinn Lauvsland KR-kommunikasjonsrådgiver NT- Nettverks Teknisk, forvaltning, plan, eiendomsdrift,var NA- Nettverk Administrasjon, økonomi, digitalisering, service, HR mm NL- Nettverk levekår, Helse og omsorg, oppvekst KP- kontaktpersonene i Nettverkene - NA - Sonja Svardal, NL - Lena Wilhelmsen, NT- Arne Wilhelmsen,NL Heidi H Haven
Nye Lindesnes Fellesnemnda Særutskrift av sak behandlet av fellesnemnda 6.10.17 (Forbehold om fellesnemndas endelige godkjenning av referatet). FN-55/2017 DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Tidligere saksgang: - fellesnemnda 8.9.17: sak FN-48/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering - arbeidsutvalget 22.9.17: sak AU-29/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering Oppdragsbeskrivelse Partssammensatt utvalg ga 25.8.17 klarsignal til å sette i gang en politisk prosess for å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for Nye Lindesnes. Organiseringen skal ta utgangspunkt i de føringer som ligger i Intensjonsavtalen/Planprogrammet. Organiseringen følger formannskapsmodellen med de lovpålagte utvalg, og at det er vedtatt 39 representanter i kommunestyret: Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda ned følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: Tre politiske representanter: Leder av delprosjektet Tre representanter fra administrasjonen, hvorav én er rådmann/prosjektleder. Øvrige oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Sekretær oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Prosjektbudsjett: inntil kr. 100.000,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal 2018. Behandling i fellesnemnda 8.9.17: - - - * - - Fellesnemndas drøftet saken. Følgende ble skissert som ønskelig saksgang for denne typen saker: Saken behandles først i arbeidsutvalget før den behandles i fellesnemnda. Mellom disse behandlingene er det tid til tilstrekkelig prosess i kommunene. Fellesnemnda vedtok deretter enstemmig: Side 1 av 4
Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. - - - * - - - Behandling i arbeidsutvalget 22.9.17: Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Prosjektbudsjett: inntil kr. 100.000,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal 2018. (Opplegg/framdrift fram til fellesnemndas behandling av saken 6.10.17: hvert kommunestyre oppnevner 4 representanter og gir fellesnemnda fullmakt til å velge 2 av disse. Fellesnemnda velger også prosjektleder/delprosjektledere. Kandidater må være faste medlemmer av kommune-/bystyrene. Det ønskes en kortfattet CV for kandidatene). (Saksordfører ved behandling i fellesnemnda 6.10.17 er Even Tronstad Sagebakken). Behandling i fellesnemnda 6.10.17: - - - * - - - Saksordfører Sagebakken innledet. Leder Alf Erik Andersen foreslo en organisering av prosjektet slik: Side 2 av 4
Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Arbeidsgruppe Politikerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Nærdemokrati 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Brukermedvirkning 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe innbyggerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Unges representasjon 4 politikere + 1 administrativ Helge Sandåker foreslo at det kun oppnevnes en styringsgruppe. Forslaget ble senere trukket. Leder foreslo følgende tillegg/endringer: Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget 19.10. - - - * - - - Fellesnemnda vedtok enstemmig innstillingen fra arbeidsutvalget med endringene foreslått av leder: Organisering: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Arbeidsgruppe Politikerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Nærdemokrati 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Brukermedvirkning 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe innbyggerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Unges representasjon 4 politikere + 1 administrativ Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Side 3 av 4