Nye Lindesnes. fellesnemnda. Vedlegg til saker til behandling. Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering

Transkript

1 Nye Lindesnes fellesnemnda Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)

2 OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert Januar 2018 Februar 2018 Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Uke 7 Uke 8 e 9 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Mandag 1. jan. Tirsdag 2. jan. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 3. jan. UTS. DRIFSSTYREHEFTE Torsdag 4. jan. Fredag 5. jan. Lørdag 6. jan. Søndag 7. jan. Mandag 8. jan. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 9. jan. GRUPPEMØTER Onsdag 10. jan. Torsdag 11. jan. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 12. jan. FN OG AU Lørdag 13. jan. Søndag 14. jan. Mandag 15. jan. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG Tirsdag 16. jan. FORMANNSKAP DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 17. jan. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 18. jan. Fredag 19. jan. Lørdag 20. jan. Søndag 21. jan. Mandag 22. jan. GRUPPEMØTER Tirsdag 23. jan. KOMMUNESTYRE TU/LEVE/BU GRUPPEMØTER Onsdag 24. jan. Torsdag 25. jan. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 26. jan. AU Lørdag 27. jan. Søndag 28. jan. Mandag 29. jan. Tirsdag 30. jan. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 31. jan. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 1. feb. Fredag 2. feb. Lørdag 3. feb. Søndag 4. feb. Mandag 5. feb. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 6. feb. GRUPPEMØTER Onsdag 7. feb. Torsdag 8. feb. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 9. feb. FN OG AU Lørdag 10. feb. Søndag 11. feb. Mandag 12. feb. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG OG FELLESRÅD LFEF Tirsdag 13. feb. FORMANNSKAP TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 14. feb. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 15. feb. Fredag 16. feb. Lørdag 17. feb. Søndag 18. feb. Mandag 19. feb. GRUPPEMØTER Tirsdag 20. feb. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 21. feb. Torsdag 22. feb. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 23. feb. AU Lørdag 24. feb. Søndag 25. feb. Mandag 26. feb. Tirsdag 27. feb. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 28. feb. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE

3 OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert Mars 2018 April 2018 Uke 17 Uke 16 Uke 15 Uke 14 Uke 13 Uke 12 Uke 11 Uke 10 Uke Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Torsdag 1. mar. Fredag 2. mar. Lørdag 3. mar. Søndag 4. mar. Mandag 5. mar. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 6. mar. GRUPPEMØTER Onsdag 7. mar. Torsdag 8. mar. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 9. mar. FN OG AU Lørdag 10. mar. Søndag 11. mar. Mandag 12. mar. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 13. mar. FORMANNSK. OG ADM.UTV. TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 14. mar. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 15. mar. Fredag 16. mar. Lørdag 17. mar. Søndag 18. mar. Mandag 19. mar. GRUPPEMØTER Tirsdag 20. mar. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 21. mar. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 22. mar. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 23. mar. AU Lørdag 24. mar. Søndag 25. mar. Mandag 26. mar. Tirsdag 27. mar. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 28. mar. Torsdag 29. mar. Fredag 30. mar. Lørdag 31. mar. Søndag 1. apr. Mandag 2. apr. Tirsdag 3. apr. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Onsdag 4. apr. Torsdag 5. apr. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 6. apr. FN OG AU Lørdag 7. apr. Søndag 8. apr. Mandag 9. apr. UTS. DOK. AU FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 10. apr. FORMANNSKAP TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 11. apr. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 12. apr. Fredag 13. apr. Lørdag 14. apr. Søndag 15. apr. Mandag 16. apr. GRUPPEMØTER Tirsdag 17. apr. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 18. apr. Torsdag 19. apr. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 20. apr. AU Lørdag 21. apr. Søndag 22. apr. Mandag 23. apr. Tirsdag 24. apr. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 25. apr. Torsdag 26. apr. Fredag 27. apr. Lørdag 28. apr. Søndag 29. apr. Mandag 30. apr.

4 OVERSIKT POLITISKE MØTER 1. HALVÅR 2018 NYE LINDESNES (utkast) Oversikt oppdatert Mai 2018 Juni 2018 Uke 26 Uke 25 Uke 24 Uke 23 Uke 22 Uke 21 Uke 20 Uke 19 Uke 18 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Tirsdag 1. mai. Onsdag 2. mai. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 3. mai. Fredag 4. mai. Lørdag 5. mai. Søndag 6. mai. Mandag 7. mai. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 8. mai. GRUPPEMØTER Onsdag 9. mai. FN OG AU GRUPPEMØTER Torsdag 10. mai. Fredag 11. mai. Lørdag 12. mai. Søndag 13. mai. Mandag 14. mai. FLM-UTVALG LFEF Tirsdag 15. mai. UTS. DOK. FN OG AU FORMANNSKAP FORMANNSKAP/TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 16. mai. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 17. mai. Fredag 18. mai. Lørdag 19. mai. Søndag 20. mai. Mandag 21. mai. Tirsdag 22. mai. KOMMUNESTYRE BU GRUPPEMØTER Onsdag 23. mai. UTS. DRIFTSSTYREHEFTE Torsdag 24. mai. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 25. mai. Lørdag 26. mai. Søndag 27. mai. Mandag 28. mai. FORMØTE FN GRUPPEMØTER Tirsdag 29. mai. GRUPPEMØTER Onsdag 30. mai. Torsdag 31. mai. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP DIALOGSEMINAR Fredag 1. jun. FN OG AU Lørdag 2. jun. Søndag 3. jun. Mandag 4. jun. FLM-UTVALG OG FELLESRÅD Tirsdag 5. jun. UTS. DOK. AU FORMANNSK. OG ADM.UTV. DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 6. jun. UTS. BYSTYREHEFTE Torsdag 7. jun. Fredag 8. jun. Lørdag 9. jun. Søndag 10. jun. Mandag 11. jun. LFEF GRUPPEMØTER Tirsdag 12. jun. KOMMUNESTYRE BU Onsdag 13. jun. Torsdag 14. jun. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE Fredag 15. jun. AU Lørdag 16. jun. Søndag 17. jun. Mandag 18. jun. Tirsdag 19. jun. TU/LEVE Onsdag 20. jun. Torsdag 21. jun. Fredag 22. jun. Lørdag 23. jun. Søndag 24. jun. Mandag 25. jun. Tirsdag 26. jun. Onsdag 27. jun. Torsdag 28. jun. Fredag 29. jun. Lørdag 30. jun.

5 Nye Lindesnes Skjema for krav om møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse, mv. Krav fra: Navn: Kommune: Adresse: Personnr. (11 siffer): Postnr./sted: Bankkontonummer: Kravet gjelder følgende møter: Nemnd/utvalg Dato Tidsrom Timer tapt Kjøregodtjørelse Antall Antall km med fra kl. til kl. arb.fortj. Fra Til Km Passasjerer * Sum Godtgjørelse/tapsrefusjon oppsummert 0 Sum 0 0 Administrasjon/regnskapspostering Antall Sats Sum Art Ansvar Funksjon Møtegodtgjørelse (jfr ) Tapt arb.fortj. (jfr ) Utlegg iflg. bilag Kjøregodtgjørelse Kjøregodt.gj. Passasjertill , , , Sum Utfyllende opplysninger: - Kommentar vedr. postering *) ved passasjerer: oppgi det samlede antall km i rubrikken, samt navn på passasjerene i feltet for utfyllende opplysninger (over). Dato/underskrift:... Attestert:... Anvist:... Dette skjemaet benyttes fram til fullelektronisk løsning er klar til bruk. Skjemaet fylles ut og sendes Marnardal kommune, Rådhuset, 4534 MARNARDAL, Merk: Nye Lindesnes v/dagfinn Lauvsland, eller til dala@marnardal.kommune.no. Skjemaet sendes inn senest innen påfølgende måned etter nyeste krav. Gjeldende reglement er trykket på baksiden av dette skjemaet (De som benytter regearket finner reglementet på arket "Reglement").

6 REGLEMENT FOR FASTE GODTGJØRELSER, MØTEGODTGJØRELSER, TAPT ARBEIDSFORTJENESTE M.M. I NYE LINDESNES Vedtatt av fellesnemnda , sak 51/2017 Gjeldende fra MØTEGODTGJØRELSE 1.1 Godtgjørelse for deltakelse i møter knyttet til kommunereformen, slik som fellesnemd, arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og andre utvalg/underutvalg/ underkomiteer settes etter Mandals satser. Det gis godtgjørelse pr. møte. 1.2 Deltakelse i møter knyttet til kommunereformen, slik som fellesnemd, arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og andre utvalg/underutvalg/underkomiteer gis godtgjørelse med 2,5 % (kr. 1935,-) av ordførerens (i Mandals) månedsgodtgjørelse pr. fremmøte. 1.3 Retningslinjer for møtegodtgjørelse: Det gis godtgjørelse pr. møte. Unntaket er for arbeidsutvalgets medlemmer, dersom andre utvalg/møter enn fellesnemdmøter legges rett før/rett etter AU møtet. Eks AU og partssammensatt utvalg- da mottar AU kun godtgjørelse for et møte. Når det derimot er både fellesnemd og AU, er det godtgjørelse for begge møtene. 2 SKYSS: 2.1 Krav om skyssutgifter dekkes uansett kjørelengde på den for kommunen rimeligste måte (buss, egen bil eller lignende). 3 TAPT ARBEIDSFORTJENESTE: Hovedregel: Tapt arbeidsfortjeneste er IKKE feriepengeberettiget. Utbetaling til: Arbeidstaker som sender legitimert krav: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes i sin helhet. Arbeidstaker må legge frem legitimasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiver. Attestasjon må spesifiseres med trekk i lønn + tapte feriepenger. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift Abeidstakere i fast arbeidsforhold, pensjonister, hjemmeværende, studenter og andre som sender ulegitimerte krav, gis godtgjøring med 0,66 % (kr. 510,-) av ordfører i Mandal sin månedsgodtgjørelse. 3. Selvstendig næringsdrivende: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes med inntil 10 % (kr ,-) av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Timer (7, 5 t/dag) godtgjøres tilsvarende. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. Eventuelle uklarheter avklares med leder av fellesnemda. 4. Arbeidsgiver: Kravet fra arbeidsgiver på ansatt som har fravær til kommunale oppdrag dekkes i sin helhet. 5. Barnepass: Barnepass dekkes med 0,66 % (kr.510,-) av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse.

7

8

9

10

11

12

13 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget Særutskrift av sak behandlet av arbeidsutvalget AU-35/2017 VALG AV PROSJEKTGRUPPE DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Prosjektleders forslag til vedtak: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til prosjektgruppe til delprosjekt Politisk organisering. Som leder velges: fra Lindesnes fra Mandal Fra Marnardal Prosjektleder deltar med forslags- og talerett. Politisk behandling Med hjemmel i Kommuneloven 31 ble møtet lukket. Det ble reist spørsmål om rådmennene kunne delta i det lukkede møtet. Arbeidsutvalget vedtok enstemmig at rådmennene kunne delta. Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til prosjektgruppe for delprosjekt Politisk organisering. Per Olav Skutle (V) og Tor Magne Risdal (KrF) fra Lindesnes Åsmund Mjåland (Ap) og Vidar Tjelland (H) fra Marnardal Alf Gottfred Møll (FrP) og Hege Lønning (H) fra Mandal Som leder velges: Alf Gottfred Møll Arbeidsutvalget henstiller overfor prosjektgruppa å benytte øvrige kandidater som deltakere i arbeidsgruppene: Janne Wigemyr (Ap), John Øyslebø (Sp), Gerd Reme (KrF), Elisabeth Lindland (MDG), og Randi Fredriksen Ihme (Sp). Vedlegg Sak behandlet i fellesnemnda : FN-55/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering. Oppnevning fra Marnardal kommunestyre Oppnevning fra Mandal bystyre Oppnevning fra Lindesnes epost fra ordfører Bakgrunn/saken Fellesnemnda vedtok i sak 55/2017: Side 1 av 2

14 Organisering: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Arbeidsgruppe Politikerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Nærdemokrati 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Brukermedvirkning 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe innbyggerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Unges representasjon 4 politikere + 1 administrativ Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Slik det framgår av vedtaket er det delegert til arbeidsutvalget å velge prosjektgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Det er det denne saken gjelder. (Vær obs på at i vedtaket fra fellesnemnda benyttes begrepene «styringsgruppe» og «prosjektgruppe» om hver andre.) Side 2 av 2

15 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget Særutskrift av sak behandlet av arbeidsutvalget AU-36/2017 VALG AV STYRINGSGRUPPE DELPROSJEKT 2: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Prosjektleders forslag til innstilling: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til styringsgruppe for delprosjekt Kommuneplanens samfunnsdel. Som leder velges: fra Lindesnes fra Mandal Fra Marnardal Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Politisk behandling Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til styringsgruppe for delprosjekt Kommuneplanens samfunnsdel. Tor Magne Risdal og Stanley Tørressen fra Lindesnes Vara oppnevnes senere. John Kittelstad og Sigurd Skjelsbæk fra Mandal 1. vara Elisabeth Lindland (MDG) 2. vara Sigurd Bjørn Kastrud (V) Doris T. Håland (H) og Svein Jarle Haugland (KrF) fra Marnardal 1. vara Svein Terje Rosseland (Ap) 2. vara John Øyslebø (Sp) Som leder velges: Tor Magne Risdal Vedlegg Sak behandlet i fellesnemnda : FN-56/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel. Oppnevning fra Marnardal kommunestyre Oppnevning fra Mandal bystyre Oppnevning fra Lindesnes epost fra ordfører Bakgrunn/saken Fellesnemnda vedtok i sak 56/2017: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Side 1 av 2

16 Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune..... o Fra Marnardal kommune..... o Fra Mandal kommune..... Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). Slik det framgår av vedtaket er det delegert til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Det er det denne saken gjelder. Side 2 av 2

17 Dagfinn Lauvsland Fra: Janne Fardal Kristoffersen Sendt: fredag 20. oktober :38 Til: Hans Stusvik Kopi: Dagfinn Lauvsland Emne: Kommuneplanens samfumnsdel nye Lindesnes Hei! Vara fra Lindesnes 1. Tone Lagestrand Waage 2. Gerd Reme God helg! Hilsen Janne Få Outlook for ios 1

18 Nye Lindesnes Fellesnemnda REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Fellesnemnda Sted: Marnardal rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 9:00-10:20. Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Per Olav Skutle Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Svein Jarle Haugland Vara for Anju Choudhary Manneråk. Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Prosjektleder: Hans S. Stusvik Sekretær: Dagfinn Lauvsland Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune Forfall: Anju Choudhary Manneråk SAKSLISTE: FN-54/2017 Referat fra møte i fellesnemnda FN-55/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering...2 FN-56/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel...5 FN-57/2017 Saker til høring fra driftsstyret/bystyret i Mandal...9 Side 1 av 9

19 Det var ikke merknader til innkalling/sakliste. FN-54/2017 REFERAT FRA MØTE I FELLESNEMNDA 8.9. Vedlegg Referat fra møte i fellesnemnda Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Referat fra møte i fellesnemnda godkjennes. FN-55/2017 DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Tidligere saksgang: - fellesnemnda : sak FN-48/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering - arbeidsutvalget : sak AU-29/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering Oppdragsbeskrivelse Partssammensatt utvalg ga klarsignal til å sette i gang en politisk prosess for å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for Nye Lindesnes. Organiseringen skal ta utgangspunkt i de føringer som ligger i Intensjonsavtalen/Planprogrammet. Organiseringen følger formannskapsmodellen med de lovpålagte utvalg, og at det er vedtatt 39 representanter i kommunestyret: Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda ned følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: Tre politiske representanter: Leder av delprosjektet Side 2 av 9

20 Tre representanter fra administrasjonen, hvorav én er rådmann/prosjektleder. Øvrige oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Sekretær oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal Behandling i fellesnemnda : * - - Fellesnemndas drøftet saken. Følgende ble skissert som ønskelig saksgang for denne typen saker: Saken behandles først i arbeidsutvalget før den behandles i fellesnemnda. Mellom disse behandlingene er det tid til tilstrekkelig prosess i kommunene. Fellesnemnda vedtok deretter enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. Behandling i arbeidsutvalget : * Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal (Opplegg/framdrift fram til fellesnemndas behandling av saken : hvert kommunestyre oppnevner 4 representanter og gir fellesnemnda fullmakt til å velge 2 av disse. Fellesnemnda velger også Side 3 av 9

21 prosjektleder/delprosjektledere. Kandidater må være faste medlemmer av kommune-/bystyrene. Det ønskes en kortfattet CV for kandidatene). (Saksordfører ved behandling i fellesnemnda er Even Tronstad Sagebakken). Behandling i fellesnemnda : * Saksordfører Sagebakken innledet. Leder Alf Erik Andersen foreslo en organisering av prosjektet slik: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Arbeidsgruppe Politikerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Nærdemokrati 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Brukermedvirkning 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe innbyggerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Unges representasjon 4 politikere + 1 administrativ Helge Sandåker foreslo at det kun oppnevnes en styringsgruppe. Forslaget ble senere trukket. Leder foreslo følgende tillegg/endringer: Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget * Fellesnemnda vedtok enstemmig innstillingen fra arbeidsutvalget med endringene foreslått av leder: Organisering: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Arbeidsgruppe Politikerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Nærdemokrati 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Brukermedvirkning 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe innbyggerinvolvering 4 politikere + 1 administrativ Arbeidsgruppe Unges representasjon 4 politikere + 1 administrativ Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Side 4 av 9

22 Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget FN-56/2017 DELPROSJEKT 2: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Tidligere saksgang: - fellesnemnda : sak FN-49/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel - arbeidsutvalget : sak AU-30/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel Vedlegg Høringsutkast Planprogram for kommunedelplan Intensjonsavtale Nye Lindesnes Bakgrunn Da Audnedal, Lindesnes, Mandal og Marnardal høsten 2014, som del av kommunereformarbeidet, vurderte grunnlaget for å slå seg sammen, ble det utført et omfattende utredningsarbeid. Den politiske prosessen som fulgte resulterte i dokumentet «Nye Lindesnes kommune høringsutkast Planprogram for kommunedelplan ». Se vedlegg. Audnedal kommune trakk seg fra prosessen, men de tre gjenværende kommunene v/kommune- og bystyre vedtok å sende planprogrammet på høring våren Høringen ble gjennomført, men da dokumentet ble fremmet for endelig fastsettelse, ble det gjort en justering. Fordi det ikke lenger var ønskelig å fullføre de resterende delene av planprosessen som en ordinær kommuneplanprosess, ble tekst som omhandlet fremdriftsplan, opplegg for medvirkning m.m. fjernet fra dokumentet. Det justerte dokumentet ble kun vedtatt av Mandal kommune. Etter at det ble klart at Lindesnes ikke ønsket sammenslåing, ble det ikke jobbet videre med plandokumentet. Imidlertid ble det høsten 2015 vedtatt en intensjonsavtale (vedlagt) mellom de tre kommunene, som henviser til planprogrammet og i innhold bygger på planprogrammet. Etter at samarbeidspartiene på Stortinget 22. februar 2017 signaliserte at de ville vedta sammenslåing av kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal og at et vedtak i Stortinget ville komme i juni 2017, har det blitt jobbet med å etablere en prosjektorganisasjon for sammenslåing av kommunene. Dette har blant Side 5 av 9

23 annet resultert i et delprosjekt med formål å utarbeide ny felles kommuneplanens samfunnsdel for den sammenslåtte kommunen. Vurdering For å sikre at prosessen med ny kommuneplan kan gjennomføres på en god og effektiv måte bør fellesnemda gi delprosjekt for kommuneplan et klart og tydelig mandat for videre arbeid med kommuneplanen og vurdere hvordan prosessen skal legges opp. Videre anbefales det at fellesnemda nedsetter en arbeidsgruppe bestående av politikere fra de forskjellige kommunestyrene slik at en sikrer god fremdrift og politisk forankring i det videre arbeidet. Det anbefales å oppnevne to politikere fra hver kommune, en fra fellesnemda samt leder av planutvalg (evt. medlem av planutvalg) for den enkelte kommune. Arbeidet med kommuneplanen må etter vår vurdering ta utgangspunkt i det arbeidet som allerede er gjort med planprogram og intensjonsavtale, dersom prosessen skal sikres den nødvendige legitimitet i forhold til inngåtte avtaler. For å sikre god forankring og ivareta formelle krav til planprosessen bør planprogrammet kompletteres slik at det kan vedtas i de tre kommunene. Ettersom det ikke ble fattet vedtak om å fastsette planprogrammet i to av tre kommuner bør en ta sikte på å fremme et komplettert planprogram i de tre nåværende kommunenes by- og kommunestyrer. Prosjektet har vært i kontakt med Fylkesmannen som ikke har innvendinger til at planprosessen fortsetter med utgangspunkt i den gjennomførte høringen i Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk arbeidsgruppe: o Fra Lindesnes kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Marnardal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Mandal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr. xxx.000,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Side 6 av 9

24 Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre) * - - Jfr. Sak 48/2017. Behandling i fellesnemnda : Fellesnemnda vedtok enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. Behandling i arbeidsutvalget : * - - Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune..... o Fra Marnardal kommune..... o Fra Mandal kommune..... Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). (Saksordfører ved behandling i fellesnemnda er Randi Fredriksen Ihme). Side 7 av 9

25 - - - * - - Behandling i fellesnemnda : Saksordfører Ihme innledet. Even Sagebakken foreslo: Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter innstillingen fra arbeidsutvalget med Sagebakkens tilleggsforslag: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune..... o Fra Marnardal kommune..... o Fra Mandal kommune..... Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). Side 8 av 9

26 FN-57/2017 SAKER TIL HØRING FRA DRIFTSSTYRET/BYSTYRET I MANDAL Tidligere saksgang: - Arbeidsutvalget : sak AU-31/2017 Eventuelt - saker til høring fra driftsstyret/bystyret i Mandal Vedlegg Driftsstyresak 66: Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker Driftsstyresak 67: Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya Driftsstyresak 67: Etablering av frisklivssentral i Mandal Forslag til vedtak Arbeidsutvalget vedtok følgende innstillinger til høringsuttalelser fra fellesnemnda: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker»: Saken tas til orientering. Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya»: Saken tas til orientering. Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Etablering av frisklivssentral i Mandal»: Saken tas til orientering * Helge Sandåker tok opp spørsmålet om hvilke saker som skal tas til høring i fellesnemnda. Han foreslo følgende: Det delegeres til rådmannsutvalget å vurdere høringssaker til fellesnemnda. Ved uenighet her fremmes saken til politisk behandling. Enighetssaker legges ved som referatsak. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker»: Saken tas til orientering. Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya»: Saken tas til orientering. Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Etablering av frisklivssentral i Mandal»: Saken tas til orientering. Vedtak for øvrig: Det delegeres til rådmannsutvalget å vurdere høringssaker til fellesnemnda. Ved uenighet her fremmes saken til politisk behandling. Enighetssaker legges ved som referatsak. Side 9 av 9

27 Styringsdokument NYE LINDESNES Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: 1.0 Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> Hans S Stusvik Beslutning: Starte planlegging Bemanning av neste fase Prosjektleder: Hans S Stusvik, Dagfinn Lauvsland, Malin Jørgensen, Torbjørn Willumsen Andre: Nettverkene Signatur ved godkjenning (prosjekteier) Neste fase ferdig: <dato> 1

28 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål Visjon, effektmål, resultatmål og suksesskriterier Mulighetene for mer effektiv drift og administrasjon skal utredes og realiseres Beskrivelse av prosjektproduktet Beskrivelse av hovedproduktene Interessenter Interessentoversikt Kommunikasjonsstrategi Rammebetingelser Føringer for prosjektet Prosjektets avgrensninger Rettslige reguleringer Prinsipielle spørsmål Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Prinsipper for organisering av sammenslåingsprogrammet Overordnet om Prosjektorganiseringen Rollebeskrivelser Prosjekteier/styret Prosjektleder Prosjektkoordinering Sekretariat og støtte Administrative delprosjekt Strategi for gjennomføring Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Prosjektplan Faser og hovedleveranser Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Periodisert budsjett og investeringsplan Vurdering av prosjektets usikkerheter Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Toleranser

29 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt. Som et minimum skal styringsdokumentet oppdateres i forbindelse med hver faseovergang.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Redigeringer RM/PL HS DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn 3

30 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET En ny kommune «LINDESNES» bestående av Lindesnes, Mandal, og Marnardal ble besluttet etablert i Stortinget Denne saken har preget både den politisk og administrative planleggingen siden I dette arbeidet ble grunnlaget for Intensjonsavtalen mellom kommunene lagt, etter et forutgående arbeid med kommuneplanprogram for den nye kommunen. De tre kommunene vedtok enstemmig intensjonsavtalen og stadfestet denne og Fellesnemndas oppgaver i kommunestyremøter Gjennom utforming av Intensjonsavtalen ble det tegnet et bilde av en fremtidsrettet kommune med tydelige målsetninger. Styringsdokumentet er tuftet på dette. Det nasjonale Kommunebarometeret til Kommunal Rapport rangerer de 3 kommunene høyt når det gjelder effektivitet i tjenesteproduksjonen. Når det gjelder økonomi viser bl.a. Fylkesmannens vurderinger at kommunene har et solid økonomisk fundament. Kommunene har flere sentra med god utvikling og mange muligheter for videre vekst. Innbyggerne er stolte representanter for sine nærmiljø. Den nye kommunen vil ha ca innbyggere og ca 2000 årsverk, og vil bli en viktig aktør i det politiske landskapet i Agder. Kommunens forskjellige tjenesteområder vil være store nok til å tiltrekke seg kompetente medarbeidere som kan utgjøre solide kompetansemiljøer. 2. PROSJEKTETS MÅL Prosjektet skal bygge på resultatet av den fremforhandlede Intensjonsavtalen mellom kommunene Fellesnemnda er prosjekteier og har den strategiske styringsrollen i prosjektet. Det er per dato ansatt en prosjektleder for etableringen av den nye kommunen. Stillingen har ansvar for den administrative organiseringen, planleggingen og gjennomføringen av nyetableringen. I tillegg er det ansatt en prosjektkoordinator og kommunikasjonsrådgiver. Prosjektet skal forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Dagens effektive tjenesteproduksjon, kommunens nøkterne drift og gode økonomistyring, i tillegg til stolte innbyggere i livskraftige lokalsamfunn, er alle solide og nødvendige fundamenter som den nye kommunen skal bygges på. Dette gir trygghet og tro på å kunne møte utfordringer og utnytte muligheter kommunen vil møte fremover. Det ble våren 2015 utarbeidet Planprogram for den nye kommune. Her beskrives målsettingene for etablering av den nye kommunen. Gjennom dette arbeidet ble det tegne et ønsket fremtidsbilde av den nye kommunen, og da med et særlig fokus på følgende 5 hovedområder: Tjenester til innbyggerne Næringsutvikling Klima og miljø Demokrati Økonom Kjennetegn ved den nye kommunen 4

31 Framtidsansvar som rettesnor for planlegging og prioritering o Miljø o Infrastruktur o Klima o Utdanning Effektivitet blant de beste i landet o Kreativitet o Kvalitet o Kompetanse o Endringsvillighet o Innovasjon Lokal identitet som plattform for trivsel og kontinuerlig videreutvikling o Stolthet o Rom for særpreg o Kultur o Nærhet Politisk har det vært samstemthet om viktige forutsetninger for å kunne lykkes med å etablere en ny kommune. Planprogrammet påpeker spesielt tjenestestruktur, plassering av Rådhuset, og behovet for utredning av hvilke «rådhusfunksjoner» som kan ivaretas desentralt. Det er også bred enighet om å prioritere oppvekstsektoren og om at en robust skolestruktur er viktig og skal bygge på dagens Visjon, effektmål, resultatmål og suksesskriterier Det er pr i dag ikke fattet vedtak om ny visjon for den nye kommunen. Dette tenkes jobbet frem i en prosess i forbindelse med kommuneplanarbeidet. De tre kommuner har alle forskjellige visjoner i dag. Mandal Soleklart Lindesnes På lag med fremtiden Marnardal Et kraftsentrum i vekst og utvikling Kommuneplanprogrammet og intensjonsavtalen beskriver de målsetninger prosjektet bygger på. Spesielt vil fokus på involvering bety en endring i hva og hvordan fellesskapets midler blir prioritert. Sannsynligvis må kommunen som virksomhet, i fremtiden utvise stor grad av endringsvilje og tilpasning til både nye oppgaver og nye arbeidsprosesser Mulighetene for mer effektiv drift og administrasjon skal utredes og realiseres. Rådhuset og administrativ ledelse plasseres i Mandal. Plassering av øvrige administrative funksjoner utredes med målsetting om kompetansearbeidsplasser i hele kommunen. Allerede i dag er det for noen fagområder vanskelig for kommunene å tiltrekke seg rett kompetanse og opprettholde tilstrekkelig kapasitet. I sammenslåingsprosessen vil ansatte være den desidert viktigste forutsetningen for en vellykket etablering av den nye kommunen. De ansatte skal ha trygghet for å beholde jobb. Fellesnemndas partssammensatte utvalg jobber videre med disse forhold. Det skal fortsatt være kompetansearbeidsplasser i dagens rådhus. Det skal være et godt tilbud innen etter- og videreutdanning til kommunalt ansatte og til befolkningen for øvrig. 5

32 3. BESKRIVELSE AV PROSJEKTPRODUKTET Hovedproduktet er en ny kommune etablert med de kritiske funksjoner intakt innen I planleggingsfasen vil vi ha fokus på at de rette prosjekter og sammenhengen mellom prosjekter skal ivaretas. Gjennom systematisk rapportering vil vi følge opp at dette Beskrivelse av hovedproduktene Dette kapitelet vil suppleres etter hvert som prosjektet skrider frem. Per d.d. er dette en foreløpig oversikt over hovedprodukter/oppgaver som må utredes og gjennomføres. NR. AKTIVITETSNAVN 0 Prosjektoppstart 0.1 Kartlegging 0.2 Utarbeide styringsdokument (prosjektplan) 0.3 Identifisere prosjektrisiko 1 Politisk organisering 1.1 Utarbeide delegasjonsreglement og nødvendige reglement for de ulike politiske organene i interim perioden og i ny kommune 1.2 Utforme kommunevåpen, ordførerkjede, logo og grafisk profil 1.4 Forberede valg til nytt kommunestyre for ny kommune. Valg avholdes innen nasjonal frist i Gjennomføre aktiviteter som bygger felles identitet og kultur 1.6 Utforme visjon og verdier for ny kommune 1.7 Ansette rådmann for ny kommune 2 Kommunikasjon 2.1 Utarbeide interessentanalyse og kommunikasjonsplan 2.2 Etablere effektive kommunikasjonskanaler for prosjektet, herunder nettside 2.3 Følge opp at kommunikasjonsplan etterleves av politisk ledelse, ledere og andre 3 Planstrategi, kommuneplan og økonomiplan 3.1 Koordinere planarbeid i kommunene Vedta felles planprogram 3.3 Utarbeide felles kommuneplan Utarbeid felles beredskapsplan Utarbeide Klima og Miljøplan Vurdere å eventuelt utarbeide overordnede planer (folkehelse og annet) 3.5 Samordne prioriteringer frem til Utarbeide økonomiplan for Styring, økonomi og anskaffelser 6

33 4.1 Kartlegge dagens praksis og organisering av økonomi- og regnskapsfunksjonene 4.2 Kartlegge dagens organisering av internkontroll 4.3 Kartlegge dagens modeller for innfordring 4.4 Kartlegge dagens innkjøpsavtaler og behovet for nye 4.5 Utarbeide anbefaling til ny organisering og nye rutiner 4.6 Etablere samlet organisering av disse områdene 5 Tjenestestruktur og organisering 5.1 Overordnet kartlegging av dagens tjenestestruktur 5.2 Utarbeide forslag til videreføring, justering og endringer av tjenestestruktur for ny kommune 5.3 Fastsette lederstruktur og dimensjonering og innretning på administrative støttefunksjoner 5.4 Utpeke arbeidsgrupper etter behov Disse skal godkjennes av prosjektleder 5.5 Utarbeide tjenestestruktur og organisering osv. 5.6 Samordne arbeid fra sektor vise arbeidsgruppe for tjenestestruktur og organisering. 6 Ansatte forhold 6.1 Utarbeide omstillingsstrategi/avtale 6.2 Etablere HR-funksjon i ny kommune 6.3 Utarbeide arbeidsgiverpolitisk plattform for den nye kommunen Kartlegge hvilke lønns- og pensjonsvilkår som gjelder (inkludert særavtaler) og avklare behov for harmonisering Kartlegge kompetanse og kompetansebehov i kommunene og den nye kommunen under ett 6.6 Gjennomføre nødvendige drøftinger med tillitsvalgte i hele prosessen 6.7 Ansette toppledelsen for den nye kommunen 6.8 Ansette øvrige ledere i kommunen 6.9 Innpasse samtlige øvrige ansatte i ledige stillinger 7 Kommunal infrastruktur 7.1 Kartlegge IT systemer 7.2 Samordne matrikkel 7.3 Samordne karttjenester 7.4 Etablere felles arkiv 7.5 Etablere felles IKT-infrastruktur 7.6 Etablere felles drift fagsystemer (teknisk del) 7

34 7.7 Etablere felles nettside 8 Interkommunalt samarbeid og eierskap 8.1 Kartlegge alle interkommunale samarbeid og eierskap 8.2 Ta stilling til videreføring av eksisterende interkommunale samarbeid 8.3 Utarbeide eierskapsmelding for ny kommune 8.4 Si opp overflødige interkommunale samarbeid 8.5 Etablere og justere interkommunale samarbeid ved behov 8.6 Håndtere formelle eierskapsposter i aktuelle selskaper 8.7 Avtaler med frivillige, 8.8 Gjennomgang av avtaler 9 Prosjektledelse, endringsledelse og lederstøtte 9.1 Gjennomføre kursing og lederutvikling/prosjektledelse 9.2 Ivareta samhandling og drøfting tillitsvalgte 9.3 Følge opp fremdrift i prosjekt 9.4 Håndtere prosjektrisiko 9.5 Utarbeide gevinstrealiseringsplan- 9.6 Følge opp gevinstrealisering 8

35 4. INTERESSENTER Interessenter i etablering av en ny kommune er mange. I forhold til hovedprosjektet er de viktigste interessenter for å opprettholde fremdrift de som nevnes under. Listen er ikke komplett Interessentoversikt Organisasjon/ Enhet/Gruppe Adm Ledelse i kommune Navn og linjerolle Rådmenn Hovedkategori (type interessent) Eier av alle interne ressurser Tilknytning/relasjon til prosjektet Samhandling mellom bestående kommuner og ny kommune Fellesnemnd Prosjekteier Beslutninger Beslutningstaker/ igangsetter Kommunestyrene Beslutninger Delegasjonsmyndighet til fellesnemnd Forventning og holdning til prosjektet Interesse og vilje/evne til samarbeid Positive Positive, synliggjør interessekonflikter på en god måte Innflytelse og makt/vilje til påvirkning Meget stor Positive Positiv Meget stor Ønsker å bidra Stort sett positive Meget stor Nøkkelkompetanse Gjennomgående Kapasitet Administrativ hjelp Positive Positive Meget stor Innbyggere Involvering Blandet Positiv Meget stor Ansatte/TV/HVO Involvering Direkte berørt Positive Positiv Meget stor Media Det vil bli gjennomført interessentanalyser i den enkelte delprosjekt Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsstrategi blir utarbeidet når kommunikasjonsrådgiver er på plass 1. november 2017 Interessent (navn) Mål med kommunikasjonen Budskap Kommunikasjonsform Når? / Ved milepæl? Ansvarlig 9

36 10

37 5. RAMMEBETINGELSER 5.1. Føringer for prosjektet Prosjektet skal ta utgangspunkt i de mål som er beskrevet i Intensjonsavtalen. Utviklingsarbeidet i kommunene frem til må koordineres med prosjektet. Prosjektet er todelt. Det som er konsekvenser av etablering av en ny kommune og det som fremstår som rene utviklingsprosjekt som fremkommer i målsettingene for den nye kommunen Prosjektets avgrensninger Pågående prosjekter i kommunene gjennomføres i kommunene, men koordineres av prosjektet Rettslige reguleringer Prosjektet må ivareta de lover og forskrifter som blir berørt i prosessen. I tillegg må overordnede planer være førende for arbeidet. Her er mange lover, men særskilt i forhold til dette prosjektet er det Inndelingsloven som gjelder Prinsipielle spørsmål De spørsmål som er prinsipielle eller av ukurante karakter som måtte fremkomme i prosjektet skal løftes til beslutning i Fellesnemnda. 6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR God prosjektledelse og god prosjektorganisering er avgjørende for en god prosess når kommuner skal slås sammen, ikke minst for å sørge for realisering av potensielle gevinster som følge av en sammenslåing. En viktig del av dette er å legge til rette for en god integrasjon mellom kommunene som organisasjoner. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprosessen skal organiseres som et program. Et program er en samling av prosjekter med et felles overordnet mål. En programorganisering vil ta hensyn til kompleksiteten i sammenslåingsprosessen, og legge til rette for bred involvering og god overordnet styring med programmets aktiviteter. Intensjonsavtalen mellom kommunene slår fast at Fellesnemnda er prosjekteier og skal gjøre vedtak på sentrale forhold knyttet til kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal også sikre nødvendig samordning mellom kommunene frem til konstituerende møte er holdt av nyvalgt kommunestyre høsten Prosjektleder skal lede sammenslåingsprosessen i henhold til rammene som gis i delegert myndighet fra kommunestyrene, i dette styringsdokumentet og i løpende delegering fra Fellesnemnda. Ledere og medarbeidere vil spille en viktig rolle i arbeidet med å forberede kommunesammenslåingen. Deres innsats i prosjektorganisasjonen er avgjørende for at målsettingene skal oppnås. De tillitsvalgte er særs viktige for å sikre at de ansattes interesser i integrasjonsprosessen blir ivaretatt. Det bør etableres et lederutviklingsprogram parallelt med gjennomføring av prosjektet. 11

38 6.1. Prosjektorganisering Prinsipper for organisering av sammenslåingsprogrammet Tydelig ansvars- og rolleavklaring er avgjørende for prosjektets suksess. Kommuneloven, inndelingsloven og intensjonsavtalen legges til grunn for politisk og administrativ prosjektorganisering. Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av den nye kommunen. Dette innebærer at den skal fatte nødvendige vedtak i henhold til inndelingslova og intensjonsavtalen. Prosjektstyringsmetodikk til Difi benyttes for å sikre klare ansvarsforhold, god overordnet styring og samkjøring av prosjekter med gjensidige avhengigheter og gevinstrealisering i alle prosjektets faser. Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalens og Hovedtariffavtalens bestemmelser om samhandling mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte legges til grunn for hele sammenslåingsprosessen Overordnet om Prosjektorganiseringen Figuren under visualiserer prosjektorganiseringen: POLITISK ORGANISERING Fellesnemnd Arbeidsutvalg Partsammensattutvalg Politiske delprosjekter Politisk Organsisering Kommunevåpen Ordførerkjede osv ADMINISTRATIV ORGANISERING 12

39 Det er etablert nettverksgrupper innen 4 ansvarsområder, Levekår, Teknisk, Administrasjon og Næringsutvikling. Innen hvert område er det utpekt en kontaktperson som får ansvar for koordinering av nettverket mot prosjektleder. Nettverkene vil være en kompetanse-, samordnings- og utviklingsarena fremover. Selve Prosjektstrukturen følger under og vil kompleters med ytterligere Delprosjektleder (DPL) etter som delprosjekter etableres. Prosjektet går nå over i planleggingsfasen og organiseringen tydeliggjøres gjennom styringsdokumentene i det spesifikke prosjektet. Prosjektleder Hans S Stusvik Prosjektkoordinator Dagfinn Lauvsland Støttefunksjoner DPL Digitalisering Sonja Svardal DPL Kommuneplan Arne Wilhelmsen DPL Politisk orgisering xx DPL????? xxxxx Arb.grupper Arb.gruppe Arb.grupper Arb.gruppe Arb.grupper Rammevilkår for gjennomføring Det er gjennom lovverket og erfaringer ved omstillinger blitt klart at det er viktig med bred involvering i slike prosesser. Prosjektet legger til grunn at det legges særlig vekt på dette i prosjektet, delprosjektene og arbeidsgruppene. Når det gjelder medbestemmelse i slike prosesser, presiseres de krav som er nedfelt i arbeidsmiljøloven, HA og HTA. For øvrig må prosjektet ta vare på de tradisjoner kommunen har i forhold til involvering av: Tillitsvalgte Verneombud Brukere Innbyggere Barn og unge Ansatte Politikere 13

40 6.2. Rollebeskrivelser Prosjekteier/styret Prosjekteier er Fellesnemnda. Fellesnemndas ansvar er beskrevet i intensjonsavtalen og inndelingsloven. Fellesnemndas hovedformål er å styre gjennomføringen av sammenslåingsprogrammet slik at målene for kommunesammenslåingen realiseres. Fellesnemnda skal forberede kommunesammenslåingen, og sikre nødvendig samordning mellom kommunene frem til Fellesnemndas ansvar reguleres etter inndelingslovens bestemmelser. Under Fellesnemnda opprettes to utvalg: Arbeidsutvalg forberedende organ for fellesnemnd saker Administrasjonsutvalg - for å ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk Det er Fellesnemnda som utnevner personer til politiske delprosjekter. Styringsdokumenter til de politiske delprosjektene godkjennes og vedtas av Fellesnemnda Prosjektleder Ansvar og myndighet fremgår av delegasjonsreglementet vedtatt i Fellesnemnda Prosjektkoordinering Prosjektkoordinatorer er ansvarlige for at administrative delprosjekter rapporterer i henhold til fastsatte milepæler og krav, samt å bistå delprosjektene prosessuelt og med deres rapportering Sekretariat og støtte Det må snarest vurderes å etablere en ressurspool innen prosessveiledning (Lean) og digitaliseringskompetanse i tillegg til det allerede etablerte sekretariatet. Digitalisering går inn i alle tjenesteområder i den nye kommunen og i mange av prosessene. Delprosjekt Digitalisering vil derfor være i en særstilling i forhold til de øvrige prosjekter. Medlemmer av sekretariatet rapporterer til PL Sekretariatet skal ivareta følgende i prosjektorganiseringen: Stille tilstrekkelig kartleggings- og utredningskompetanse til rådighet for Fellesnemnda og prosjektledelse Ivareta det løpende behovet for kommunikasjonsfaglig bistand i programmet. Kommunikasjonsfaglige ressurser stilles til rådighet for både Fellesnemnda og prosjektet forøvrig. En sentral oppgave vil være å spre informasjon om nemndas arbeid Fungere som politisk sekretariat, herunder bistå i det saksforberedende arbeid bistå i koordinering og rapportering som programorganiseringen krever bistå i planlegging og gjennomføring av arrangementer sikre god saksflyt, tidsriktig utsendelse av saker og arkivering i henhold til gjeldende regelverk Fungere som programstøtte, herunder 14

41 Bidra i alt det praktiske rundt programorganisasjonen, herunder metodebistand, programteknisk støtte (IKT) og merkantil støtte Administrative delprosjekt Den administrative delen av prosjektet organiseres i ulike delprosjekter. Det vil oppnevnes en delprosjektleder for hvert delprosjekt. Deltakerne i nettverkene frikjøpes fra deler av sin stilling inntil 40 % - for å kunne prioritere prosjektarbeidet. Graden av frikjøp avhenger av behov for ressurser. Delprosjektene har ansvar for å utrede løsninger i hht Styringsdokumentet. I Styringsdokumentet skal delprosjektet detaljplanlegges. Detaljplan, inkludert budsjettert ressursbruk, godkjennes av prosjektleder. Styringsdokumenter for delprosjektene legges frem for Fellesnemnda som referatsaker. Delprosjektene kan opprette underliggende arbeidsgrupper etter behov og etter godkjenning av Prosjektleder. Delprosjektene er selv ansvarlige for å gjennomføre de utredninger som er nødvendig for å oppfylle sitt mandat. Samtidig kan de støtte seg til sekretariatet eller utredningskapasitet i kommuneadministrasjonene ved behov. Delprosjektledere skal holde prosjektledelsen løpende orientert om status i arbeidet og hendelser som kan forrykke fremdriften i prosjektet. Det er gjennom innsats i delprosjekter at ledere og medarbeidere fra kommunene i størst utstrekning vil bli involvert i reformarbeidet. Rolle Navn Tittel Prosjekteier Prosjektleder Prosjektkoordinator Fellesnemnda Hans S Stusvik Dagfinn Lauvsland Kommunikasjonsrådgiver Malin Jørgensen Rådmannsutvalg Delprosjektleder Kommuneplan Delprosjektleder Digitalisering Rådmennene + Prosjektleder Arne Wilhelmsen Sonja Svardal Prosjektleder Navn Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Hans S Stusvik Behov for annen støtte og kompetanse utenfor prosjektgruppen Behov / kompetanse Navn Digitalisering DDV Lean Intern/ekstern kompetanse Prosess Intern/ekstern kompetanse 15

42 Kommunikasjon Juridisk kompetanse Innkjøp Intern/ekstern kompetanse ekstern Intern/ekstern kompetanse I kommuneorganisasjonen er det mye kompetanse, senest for 1 år siden ble 60 medarbeidere kvalifisert i forhold til LEAN arbeid gjennom et studiepoeng givende høyskolestudie. Det vil likevel være behov for ekstern kompetanse innen spesifikke områder. Dette vil måtte ivaretas av ekstern kjøp av tjenester. Prosjektets målsetning er likevel å gjennomføre oppgaven i størst mulig grad ved hjelp av interne ressurser 7. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING I konseptfasen har vi brukt tid på forankring og kartlegging. Dette gjøres med både gjennom interne kartlegginger og eksterne. Kommunekompasset er benyttet i forhold til en ståstedsanalyse av den enkelte kommune og en samlet vurdering av ny kommune. Disse dataene sammenstilles og gir en indikasjon på hvor vi er i den enkelte kommune og hvor vi ønsker utvikling i den nye. Konkurransestrategi Det vil bli gjennomført konkurranse på de områder kommunene i dag ikke er dekket gjennom øvrige avtaler og rammeavtaler. Kvalitetsstrategi Hver delprosjekt skal gjøre vurdering av kvalitet, fremdrift og økonomi i sine styringdokumenter. Det vil i tillegg bli vurdert intern revisjoner i oppfølgingen av prosjektene Strategi for implementering og overføring til linjen Ved å benytte Difi's prosjektportal i gjennomføringen av totalprosjektet vil det ved beslutningspunkter vurderes om delprosjektet er klar for implementering i drift. Det vil i tillegg bli en politisk beslutning i Fellesnemnda før implementering Usikkerhetsstrategi Det vil bli gjennomført ros analyser i prosjektarbeidet. Gjennomføringsstrategi Ved å benytte intern deltakelse og ledelse av prosjektene vil kompetansen forbli i organisasjonen, dette vil bidra forankring av prosjektene blant medarbeiderne i gjennomføringsfasen. 8. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Prosjektets avhengigheter vil fremkomme i planleggingsfasen. Det er likevel allerede klart at digitalisering vil gripe inn i de fleste fagområdene. Vi ser også etter konseptfasen at vi må vurdere samspillet mellom Helse og Oppvekst på en bedre måte enn vi i dag gjør. Tidlig innsats vil være et av kanskje flere slike område. Vi bør også vurdere å etablere «en dør inn» for innbyggerne. I et slikt perspektiv vil det være mange avhengigheter som må ivaretas. Avhengigheter vil ha fokus i hele prosjektperioden 16

43 9. PROSJEKTPLAN Fremdriftsplanen presenteres i eget vedlegg Faser og hovedleveranser Fase Tidsrom (fra-til) Hovedleveranser i fasen Tilhørende hovedprodukt/produkt ref. kap Konseptfase HP Viser til fremdriftsplan 2. Planleggingsfasen Viser til fremdriftsplan 3. Gjennomføringsfase Viser til fremdriftsplan 4. Avsluting Viser til fremdriftsplan 5. Realisering Viser til fremdriftsplan 17