VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 28. januar 2009 Møtetid: 09.00 13.10 Møtested: Verran Servicekontor, møterom Fosdalen Saker: 001/09 006/09 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines Andre Per Helge Genberg, KomSek Trøndelag IKS Svein Stornes, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, KomRev Trøndelag IKS (Sak 001-003) Jacob B. Almlid, rådmann, Verran kommune (del av sak 003) Merknader Underskrifter Torgeir Skevik leder Asbjørn Ekmann nestleder Helen Fines Medlem
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Referatsaker 002/09 Orientering fra revisjonen 003/09 Årsbudsjettprosessen i Verran kommune i 2008 004/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret 005/09 Tilsynsrapporter melding om lukka avvik 006/09 Kontrollutvalgets besøk/befaringer i 2009 2
SAK 001/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat nr 3 ble delt ut i møtet. Følgende nye referat ble delt ut i møtet: 4 Bygdalista i Verran v/inger Marie Berg: Ang. K.sak 122/08 Drift-og investeringsbudsjett 2009 5 KomSek Trøndelag IKS: Svar til Bygdalista i Verran v/inger Marie Berg Ingen Kontrollutvalget tar referatene til orientering. SAK 002/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering KomRev Trøndelag IKS orienterte om status for revisjonsarbeidet pr dato. Det prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjektet i Verran starter med første møte i dag, 28.01. Ingen Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. SAK 003/09 ÅRSBUDSJETTPROSESSEN I VERRAN KOMMUNE I 2008 Kontrollutvalget ber via sekretariatet rådmannen gjøre skriftlig rede for grunnen til at budsjettvirkningen av lønnsoppgjøret og tiltak for ressurskrevende brukere ikke var utredet da budsjettforslaget ble sendt ut. 3
Rådmann Jacob B. Almlid deltok under en del av saken og ga en muntlig orientering. Kontrollutvalget finner det kritikkverdig at sentrale opplysninger ikke forelå fra administrasjonen da formannskapet behandlet budsjett for 2009, og forutsetter at Verran kommune endrer rutiner slik at dette ikke gjentar seg ved senere budsjettprosesser. Som bakgrunn viser kontrollutvalget til Kommunelovens 23 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og til 45: Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet, og Årsbudsjett ( ) skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før det behandles i kommunestyret. Kontrollutvalget finner det kritikkverdig at sentrale opplysninger ikke forelå fra administrasjonen da formannskapet behandlet budsjett for 2009, og forutsetter at Verran kommune endrer rutiner slik at dette ikke gjentar seg ved senere budsjettprosesser. Som bakgrunn viser kontrollutvalget til Kommunelovens 23: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og til 45: Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet, og Årsbudsjett ( ) skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før det behandles i kommunestyret. SAK 004/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNESTYRET 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Tillegg: 4.10 Påbegynte saker: Kontrollutvalget har i 2008 tatt opp en sak om rutiner for varsling og en sak om oppfølging av tilsynsrapporter der det er påvist avvik. Tross henvendelser til administrasjonen har kontrollutvalget enda ved årsskiftet ikke mottatt det etterspurte materialet i disse sakene. 4
1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas, med følgende tillegg: 4.10 Påbegynte saker: Kontrollutvalget har i 2008 tatt opp en sak om rutiner for varsling og en sak om oppfølging av tilsynsrapporter der det er påvist avvik. Tross henvendelser til administrasjonen har kontrollutvalget enda ved årsskiftet ikke mottatt det etterspurte materialet i disse sakene. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. SAK 005/09 TILSYNSRAPPORTER MELDING OM LUKKA AVVIK Saken blir lagt fram uten innstilling. Kontrollutvalget har ikke mottatt den etterspurte dokumentasjon fra administrasjonen, og vil orientere kommunestyret om dette. Kontrollutvalget har ikke mottatt den etterspurte dokumentasjon fra administrasjonen, og vil orientere kommunestyret om dette. SAK 006/09 KONTROLLUTVALGETS BESØK/BEFARINGER I 2009 Saken blir lagt fram uten innstilling. I 2009 ønsker kontrollutvalget å invitere barnevernstjenesten til et møte for å bli orientert om virksomheten på dette feltet. 5
I 2009 ønsker kontrollutvalget å invitere barnevernstjenesten til et møte for å bli orientert om virksomheten på dette feltet. 6