ANBUDSINNBYDELSE ANBUD 11/07: KINOSTOLER KONKURRANSE MED FORHANDLINGER Steinkjer 11. juni 2007 1
Steinkjer 11. juni 2007 1. GENERELL ORIENTERING 1.0 Innledning Steinkjer Kino flyttet inn i 3 nye saler i Dampsaga Kulturhus i 1992. Det er nå tid for utskiftning av stoler i to saler. Den ene salen (Sal 1) har i dag 296 stoler. Den andre (Sal 3) har 66 stoler. Det vil også investeres i bedre lydanlegg i nærmeste fremtid i de to angjeldende salene. Konkurransen omfang: I sal 1 ønsker vi oss moderne og komfortable stoler som er praktiske både i forhold til bruk og renhold. Sal 3 ønsker vi skal bli en eksklusiv sal med svært gode skinnstoler. Dette for at vi både kan kjøre eksklusive kinoforestillinger, men også med tanke på å benytte salen til andre aktiviteter som f.eks kurs, konferanser, seminar og lignende. Anbudsfrist/innlevering: Frist for innlevering av tilbud: 22. juni 2007 kl. 12.00. Tilbudet leveres i ett sett av tilbudet, skriftlig og elektronisk på på e-mail etter anbudsfristen. utfylt i lukket/leveres i lukket konvolutt til: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Rådhuset Serviceboks 2530 7729 Steinkjer kommune Leveringssted: Rådhuset, Steinkjer Tilbudet skal merkes: Tilbud 11/07: Kinostoler. Det vil ikke bli gjennomført offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger ihht Forskriften for offentlige anskaffelser del II. jfr forskriftens 2-1 pkt 6. Kommunen vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 2. RAMMEBETINGELSER 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Mangelfulle tilbud vil bli forkastet. Vedlagte skjemaer skal være utfylt. Språket skal være på norsk. 2
Forespørselen er kunngjort over Doffin. 2.2 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av anbyder i 3 måneder fra anbudsfristens utløp. 2.3 Omkostninger Omkostninger som anbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.4 Antakelse av tilbud Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud i henhold til gjeldende regelverk. 2.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å legge inn anbud på deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen. Dersom underleverandører benyttes eller anbyder samarbeider med andre ved leveranse, skal anbyder selv stå ansvarlig overfor disse dersom de inngår i en eventuell kontrakt. Underleverandør skal om kunden krever det godkjennes av denne. 2.6 Gjennomføring av konkurransen Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etter kap 5, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i kap 4. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 22. Juni Utprøving testing uke 26 Forhandlingsrunde(r): juli 3
Avgjørelse/Vedtak: umiddelbart etter forhandlingene 3 Beskrivelse av oppdraget 3.1 Omfang Steinkjer Kino skal skifte ut stoler i to saler. Den ene salen (Sal 1) har i dag 296 stoler. Den andre (Sal 3) har 66 stoler. I den største salen skal vi ha praktiske og moderne stoler med god sittekomfort. Den minste salen skal bygges om til en eksklusiv sal. Her ønskes skinnstoler av meget god kvalitet. I sal 3 aksepteres det å gå ned på antall stoler. Her vurderes også bord. I sal 1 vurderes det en rad med bredere stoler. I tillegg vurderes det stoler m/bord på de to fremste rekkene. 1.2 Krav til produktene Da dette er en konkurranse med forhandlinger ønsker ikke kommunen å gi en detaljert kravspesifikasjon, men nøyer seg med en beskrivelse av hvilke rammer man ønsker produktene skal omfatte. Vedlegg 2 inneholder de krav som forhandlingene skal omfatte 4. EVALUERING Valg av leverandør vil skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet. Det er satt opp følgende tildelingskriterier i prioritert rekkefølge: - Kvalitet - Pris - Praktisk bruk - Leveringsdyktighet Kvalitet ; sittekomfort (må testes), stoff, nakkestøtte, justering av rygg, garanti Pris : Pris for stoler inkl montering, frakt. (pris ekskl mva) Praktisk bruk : renhold, koppholder, evt bord, stoff Leveringsdyktighet : Leveringsdato og tidsramme for montering. 2 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle hele kontrakten. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: 4
Tilbyderen må være ájour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift (fra Skattefut) og Skatteattest for skatt (fra Kemner). Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser (Oversikten skal inneholde årsvolum pr. kunde, kontaktperson og telefonnummer). HMS-erklæring (se vedlegg 4) Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. Referanse Det ønskes dokumentert kompetanse og erfaring fra flere tilsvarende oppdrag. Vi ønsker å få oppgitt kontaktperson i firma for innhenting av referanse. 3 TILBUDETS UTFORMING Foran skillearka: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av firmarepresentant. Firmanavn, kontaktperson og kontaktinformasjon skal gå tydelig frem av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme her. Forbehold skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og tilbyderen skal oppgi konsekvens om dette ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 3). Prisskjemaet skal være signert og tydelig merket med firmanavn Skilleark 2: Kvalitet og service Utfylt tabell for oppfylling av vår kravspesifikasjon (vedlegg 2), inkludert vedlegg i form av dokumentasjon etc Beskrivelse av firmaet og den generell kompetansen Bindende framdriftsplan for montering Skilleark 3: Firmaopplysninger (kvalifikasjonskrav) * Firmaattest * Attest fra Skattefut og Kemner * HMS-erklæring (vedlegg 4) * Eventuelt årsregnskap for siste 3 år med noter og revisors merknader * Referanseliste. Lista må vise kontaktpersoner og telefonnummer. 5
7 Kontaktpersoner Spørsmål vedrørende kinostoler: Ketil Tronstad tlf: 99543720; ketil.tronstad@steinkjer.kommune.no Anbudsrelaterte spørsmål: Birger Asphaug, tlf: 95073353; birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Steinkjer kommune Birger Asphaug Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS skjema Vedlegg 5: Kvalifikasjonskrav Vedlegg 6: Skisse over sal 1 Vedlegg 7: Skisse over sal 3 6
Vedlegg 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere tjenester til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- 7
Tilbyders navn:.. Vedlegg 3 Prisskjema 1 Sal 1 Stoltype Pris pr stol Pris for hele salen Merknader 2 Sal 3 Stoltype Pris pr stol Pris for hele salen Merknader 8
Vedlegg 4. HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 9
Vedlegg 5: Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og 12-10 krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr. 500.000,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel 10
11