Sak 03/13 Rapport fra daglig leder. Høyhastighetsnett: Alle hoved lokasjoner og andre virksomheter er aktive i henhold til oppsatt plan. Havnås Skole gjenstår (Trøgstad). Hobøl har berammet møte med Telenor sammen med andre aktører på Ringvoll vedrørende Ringvoll Skole. Datarom: Nytt redundant datarom er vedtatt i budsjettet for 2013, tenkt plassert i Eidsberg, pga. tilgang til eksisterende fiber-ring, samt at det allerede ligger redundant linje til Helsenett i rommet i Eidsberg. Viktig at redundant rom kommer opp i forbindelse med helse-applikasjonene og Helsehuset IKS. Sentralisering/ny plattform Alle kommunene er nå over på KONTOR. 2 kommuner er igjen på gammel Exchange. Kommune KONTOR Exchange Askim OK OK Eidsberg OK OK Hobøl OK OK Skiptvet OK OK Spydeberg OK Exchange 2007 Avhenger av ny telefoniløsning Trøgstad OK Exchange 2003 Avhenger av ny telefoniløsning For Spydeberg og Trøgstad avhenger bytte til ny Exchange løsning av ny telefoniløsning blir implementert i kommunene. Sikker sone: Tieto Gerica, Acos Barnevern, Visma HS Pro og CGM WinMed er aller flyttet over til ny infrastruktur. Tieto Socio gjenstår, her venter vi på endelig dato fra leverandøren. WinMed for Eidsberg og Askim blir planlagt så snart ny kontrakt er skrevet, er lovet fra leverandøren i løpet av kort tid. Helsenett og tilhørende fagapplikasjoner:
Askim & Eidsberg har besluttet å bytte fra HS Pro til WinMed, dette betyr at i løpet av våren vil alle kommunene benytte WinMed samt IOMK. Intranett: Intranettet i Askim ble lansert 7. Januar 2013. Det var opprinnelig planlagt lansering rett før jul, men dette ble utsatt pga. ansattlista. AD trengte en opprydding i forkant av Intranettlanseringen, noe som har blitt utført fortløpende de første 2 ukene i 2013 basert på rettelser fra Askim kommune. Telefoniprosjektet: Forberedelsene til telefoniprosjektet er i gang. Det har blitt avdekket et behov for å se nærmere på kvaliteten i Askim kommune sitt nettverk, og det ble derfor igangsatt en kartlegging av nettverket i kommune før jul for å få klarhet i hvilke investeringer som er nødvendig for at Askim kommune skal kunne få en telefoniløsning som fungerer bra. Lignende kartlegginger vil bli utført hos alle IØD kommunene. Linjer fra Ventelo er bestilt og forventet leveranse er i slutten av Februar 2013. Visma ERP: Første lønnskjøring for Askim, Trøgstad, Skiptvet & Hobøl er ferdig. Det har ikke vært rapportert store problemer. Eidsberg kommune sin lønnskjøring den 15. Januar ser også ut til å ha gått fint. Nå begynner idriftsettingen av Regnskap og faktureringsmodulene, dette betyr at noen av de viktigste milepælene er i ferd med å bli oppnådd i Visma ERP prosjektet. GatSoft GatSoft er klargjort for Eidsberg, Trøgstad og Skiptvet. Det gjenstår noen småaktiviteter innen lønnskjøring i februar for disse kommunene. For Askim kommune vil det bli satt i gang et eget oppstartsmøte siden dagens Gat installasjon ikke er integrert med ERV og arbeidet som må utføres i Askim blir mer enn en ren konverteringsjobb. Arbeidet med Hobøl kommune bør kunne starte i løpet av kort tid. AD Active Directory Det har blitt tydeligere den siste tiden hvor viktig arbeidet med AD blir og IØD har derfor bedt om ekstern bistand for å kvalitetssikre de valgene vi tar vedrørende rutiner og måten IØD benytter AD.
Prosjekter/Tjenester/Applikasjoner som avhenger/påvirker AD: Visma ERP Visma Min Side KONTOR Intranett - SSO Intranett - Ansattliste Telefoni Kvalitetslosen Feide (Lærere) ++ IØD kommer til å jobbe med AD i 3 identifiserte faser: Fase 1 - Single Sign On i Visma for alle ansatte i kommunene Status: Grovarbeidet her er utført for de fleste kommuner. o Registrere brukernavn for SSO o Registrere e-post adresser for utsending av informasjon fra Visma o Fjerne ansatte som ikke lenger jobber i kommunene Fase 2 Generell AD opprydding o Påkrevde data for telefoniprosjektet o Datafelter benyttet av Intranettet (SSO & kontaktliste) Fase 3 - «Full Active Directory integrasjon med Visma o Vedlikehold av AD foretas av Lønn / Personal avdelingene i kommunene. Nye rutiner I Askim kommune ble det nylig avdekket at 183 brukerkontoer skal fjernes fra AD, dette utgjør en potensiell sikkerhetsrisiko og kontaktlistene på Intranettet/Outlook blir full av feil. I tillegg kommer behovet for at lønnsavdelingen får tilgang til brukerinformasjon ved ansettelsestidspunktet fremtvunget nye rutiner for opprettelse av nye brukere. Lønn & Personalavdelingene i kommunene må ta over ansvaret for bestilling, opphør og oppdatering av brukerkontoer i AD. Rutiner vil bli utarbeidet av kommunene og IØD den nærmeste tiden. Dette er en forutsetning for at AD skal kunne vedlikeholdes på en forsvarlig måte både i tiden før og etter «Full Active Directory integrasjon med Visma er det viktig at kommunene selv tar eierskap til disse dataene. Nettverk: Det er igangsatt et separat internprosjekt som skal se på den samlede nettverks-topologien i 6K, gjennomgå autentifisering og sikkerheten i nettverksløsningen vår, og gjennomføre konkrete tiltak for å ferdigstille alle elementer i det logiske og fysiske nettverket i og utover fiberringen og inn i den enkelte kommue. Som en del av prosjektet vil alle kommuner få konkrete råd og investeringsforslag, samt at eventuelle straktstiltak vil bli avdekket og
kommunisert. Infrastruktur: Det er igangsatt et separat internprosjekt som skal gå gjennom, evaluere og revidere alle aspekter av den infrastrukturen som er etablert sentralt i IØD de siste årene. Fokuset på prosjektet vil være å sikre, oppdatere og verifisere at alle elementer i infrastrukturen fungerer best mulig alene og samlet, slik at tjenestekvaliteten kan garanteres. Skole: Det er nå satt opp domene for skolene. Det er satt opp servere, med AD for elever. Videre er det satt opp en synkronisering mellom AD og FEIDE for Askimskolen, slik at brukere nå replikeres fra IST, får FEIDE brukere som importeres til AD hos IØD. Innen kort tid vil det bli satt opp synkronisering mellom FEIDE og Office365 slik at elever får bla e-post. Dette er viktig mtp. «Glemt passord» funksjonen osv. Det som gjenstår: - å sette opp og konfigurere WSM løsningen. (streaming av operativsystemet) - Lage og konfigurere Group Policy for å tilpasse skrivebord, applikasjoner og tilganger. - Sette opp print løsning for elever Sak/Arkiv: Forespørselen ble lagt ut på Doffin før årsskiftet, med svarfrist 4. Februar 2013.. Forsystem kommunal fakturering, matrikkel og eiendomsskatt for kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad og tilhørende selskaper: Kontrakt ble skrevet i desember 2012, oppstartmøte med leverandøren 16.01.2013. Foreløpig tidsplan: Kontraktsinngåelse Oppstartsmøte Datakonvertering Installasjon Opplæring Drift Uke 0 Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Uke 7 Uke 8