Sluttrapport SNU1 Tjenestegjennomgang

Sluttrapport SNU1 Tjenestegjennomgang Mai 2015

Deres referanse: Vår referanse: 2014/680-27-030 Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: Mai 2015 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget... 4 3. Mål for arbeidet... 5 4. Organisering av arbeidet... 6 Ansattes medvirkning... 6 5. Oversikt over styringsdokumenter og utredninger... 7 6. Gjennomføring av tjenesteregistreringen... 9 Hva er en tjeneste?... 9 Registrering av tjenester... 9 Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller ikke lovpålagt... 10 Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse... 11 Årsak til at tjenesten tilbys... 11 7. Resultat av registreringsarbeidet... 13 Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov. 13 Brukergrupper tjenestene retter seg mot... 15 Nasjonalitet... 15 Alder... 15 Privat næring intern tjeneste... 18 Årsak til at tjenesten tilbys... 19 8. Vurdering av tjenestenes kvalitet... 21 9. Konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste... 22 10. Nærmere analyse av enkelte tjenester... 22 Parallelt pågående prosesser... 22 Funn i KS-K rapport... 22 Bestilling fra TMU og PU... 22 11. Alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på... 24 12. Forslag til justering av organisasjonsmodellen... 25 13. Konkrete resultater av prosjektet... 25 14. Konklusjon... 26 Side 1

VEDLEGG... 28 Sammendrag av KS-K-rapport nr 10-2012 «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk... 28 Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste... 29 Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014... 33 Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015... 37 Referat fra møte med enhet for tekniske tjenester 15.4.2015... 37 Referat fra møte med enhet for barn og unge 14.4.2015... 39 Referat fra møte med enhet for økonomi og ikt 20.4.15 og 21.4.15... 40 Referat fra møte med enhet for brann og redning 20.4.2015... 43 Referat fra møte med enhet for kultur og idrett 23.4.2015... 44 Referat fra møte med enhetene Kullungen barnehage, Polarflokken barnehage og Longyearbyen barnehage 21.4.2015... 46 Referat fra møte med enhet for eiendom 23.4.2015... 49 Referat fra møte med enhet for energiverket 22.4.2015... 50 Referat fra møte med enhet for personal og organisasjon 28.4.2015... 52 Referat fra møte med enhet for Longyearbyen havn 8.5.2015... 54 Referat fra møte med administrasjonssjef med stab 24.4.2015... 55 Administrativt organisasjonskart for Longyearbyen lokalstyre... 58 Aktivitetsplan / mileplælplan SNU1 fase 2... 59 Oversikt over registrerte tjenenester 60 Side 2

1. Innledning Administrasjonsutvalget har bedt om at det gjennomføres en vurdering av alle tjenester i organisasjonen i fht kvalitet og omfang i den hensikt å etablere samsvar mellom løpende inntekter og løpende utgifter etablere bedre redskap for politisk styring Bakgrunnen for bestillingen fra AU var at det i forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet for 2012 2015 ble tydeliggjort at med det tjenestenivå og med den kjennskap vi hadde til behov knyttet til infrastrukturen ville organisasjonens løpende driftsutgifter være høyere enn løpende inntekter. Med «løpende» menes inntekter og utgifter som kommer igjen med jevne mellomrom, og som er forholdsvis stabile mellom år. Differansen kan for en kortere periode finansieres ved bruk av fond, men over tid kan det ikke være ubalanse mellom løpende utgifter og løpende inntekter, da det vil føre til underskudd. Spesielt innen Oppvekstforetak KF og Bydrift KF 1 sine tjenesteområder ble det beskrevet et økt utgiftsbehov for å kunne opprettholde dagens tjenestenivå samt for å kunne ivareta infrastrukturen. Arbeidet har fått navnet SNU, og innebærer bl.a. at det gjennomføres en effektiviseringsprosess. Effektiviseringsprosessen gjennomføres i to prosjekter: Organisasjonsanalyse (SNU 2). I fase 1 i SNU2 utarbeidet KS-K rapporten «Organisasjonsanalyse. Evaluering av administrativ og politisk organisering av Longyearbyen lokalstyre» (KS-K rapport 01/2013, levert i januar 2013). Rapporten ble fulgt opp i fase 2 i SNU2 som så på alternativ politisk og administrativ organisering av Longyearbyen lokalstyre. SNU2 fase 2 resulterte i at lokalstyret i møte 10.12.13 vedtok ny politisk organisering og ny administrativ organisering fra 1.1.2014. Økonomianalyse (SNU 1). Økonomianalysen er så langt delt inn i to faser, hvor fase 1 var utarbeiding av en økonomirapport som beskrev status for tjenesteproduksjonen. Rapporten ble utarbeidet av KS-K, som 10.6.2012 leverte «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen Lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk» (KS-K rapport nr 10 2012). Fase 2 er oppfølging av økonomirapporten i form av en tjenestegjennomgang. Oppfølgingen var tenkt gjennomført i 2013, men det ble konkludert med at organisasjonen burde bruke ressursene på SNU 2 fase 2 i 2013. Arbeidet med SNU 1 fase 2 startet høsten 2014, og avsluttes juni 2015 ved at lokalstyret får seg forelagt en rapport om arbeidet (denne rapporten). Prosjektet skal resultere i et dokument som viser: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre Dokumentet legges fram for lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. 1 Som følge av at lokalstyret vedtok å endre Longyearbyen lokalstyres organisasjonsmodell fra 1.1.14, ble foretakene lagt ned fra samme dato. Tjenester i regi av foretakene fortsetter som før via Longyearbyen lokalstyre. Side 3

2. Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget På strategikonferansen 17.6.2014 ba administrasjonssjefen lokalstyret si noe om hvilke sparemål lokalstyret ønsket å sette i SNU1 fase 2 og hvordan lokalstyret så for seg at innsparte midler skulle disponeres. Lokalstyret ba administrasjonen jobbe etter beste skjønn, se på driften og presentere områder der det er mulig å gjennomføre endringer. Det er tre grunnpilarer som administrasjonssjefen mener må ligge til grunn for god, robust offentlig drift og produksjon: Kompetanse: 1,5 % av Longyearbyen lokalstyres (LL) lønnsbudsjettet settes av til kompetanseheving Bevare realverdier: vedlikeholde bygg og infrastruktur Økonomisk frihet: 3 % netto driftsresultat slik at vi har «penger på bok» (fond) for å kunne håndtere uforutsette hendelser og ha 25 % egenkapital ved alle investeringer. Med en omsetning på ca 300 mill kr tilsier det et netto driftsresultat på 9 mill kr hvert år. Under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av kullkraftverket, er Longyearbyen lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel være slik at om det f.eks. er ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur må det skje ved omfordelinger mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal kunne håndtere slike svingninger fordrer det at LL har fondsmidler (sparepenger). Administrasjonssjefen mener et prosjekt som dette bør gjennomføres fordi: Det er hensiktsmessig å ta en gjennomgang av tjenesteproduksjonen før organisasjonen evt. havner i en situasjon der endringer må vedtas og gjennomføres på kort tid. Med tjenester forstås tjenester som ytes intern og eksternt og oppgaver som gjennomføres som følge av at LL er en offentlig organisasjon. I «moderne» organisasjoner er innovasjon, nytenking og endringsarbeid en evig pågående prosess. Organisasjoner som ikke gjør det vil stagnere. Vi må være nysgjerrige på egen organisasjon. LL har velutdannede og kompetente medarbeidere. Kunnskap og vilje til å gjøre endringer ble bevist i gjennomføringen av SNU 2 i 2013. LL må tørre å sammenligne seg med andre kommuner gjennom Kostra og å se på seg selv med nye briller. Samtidig forstår vi at LL kan være spesielle på noen fagområder. Arbeidet sluttføres sommeren 2015. Det bør legges til rette for å innarbeide resultater av arbeidet i budsjett 2016. Side 4

3. Mål for arbeidet Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1). Prosjektplan ble utarbeidet og følgende skal foreligge når prosjektet er ferdig i juni 2015 (resultatmål): Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr til ulike brukergrupper. En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre. På sikt er det forventet at prosjektet skal gi følgende resultat (effektmål): Sikre at Longyearbyen lokalstyre har en god, robust offentlig drift og produksjon Tydelige, forutsigbare politiske føringer på tjenesteomfang og kvalitet. En bedriftskultur der lederne har kjennskap til og forståelse for alle enheter og er solidariske med hverandre. Den enkelte enhetsleder har fått enda bedre innsikt i egen enhets ressursbruk og tjenesteproduksjon. Bruk av Kostra-tall til å sammenligne Longyearbyen lokalstyre med fastlandskommuner. Mål for hvordan arbeidet i prosjektet skal gjennomføres (prosessmål): Prosjektet er politisk og administrativt forankret Prosjektet gjennomføres med medvirkning fra alle ansatte Det er åpenhet mellom enhetene om egen økonomi og tjenesteproduksjon. Vi skal lære av hverandre og stille spørsmål ved egen og andre enheters drift. Det er vilje til innovasjon, nytenking og endringsarbeid Prosjektet skal ikke ta i bruk «ostehøvel-metoden» i den hensikt å redusere kostnader på enhetene Prosjektet vil resultere i et grunnlag som kan brukes i en politisk diskusjon omkring bredde, mengde og kvalitet på tjenester. Det vil være lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. Prosjektet kan resultere i at administrasjonssjefen eller enhetsledere, innenfor sine fullmakter, gjennomfører endringer i tjenesteproduksjonen. Side 5

4. Organisering av arbeidet Arbeidet gjennomføres med bruk av interne ressurser, fordi det er vi selv som best kjenner tjenesteområdene, organisasjonen og de ansatte. Det er også ønskelig at organisasjonen beholder den kompetansen som opparbeides i slike prosesser. Lokalstyret er prosjekteier og fatter endelig vedtak om endringer som foreslås som følge av prosjektet. Partssammensatt utvalg har vært styringsgruppe for prosjektet. Prosjektansvarlig har vært administrasjonssjef Lars Ole Saugnes og prosjektleder har vært Elin Dolmseth som også jobber som økonomisjef. Administrasjonssjefens gruppe, tillitsmannsutvalget (TMU) og enhetsledere har vært rådgivende grupper / bidragsytere til prosjektet. Ansattes medvirkning TMU sin viktigste oppgave har vært å være prosjektets øverste og viktigste formelle organ for medbestemmelse for de ansatte. TMU har vært jevnlig orientert om arbeidet og har, i hht prosjektplanen, fått seg forelagt saker til behandling/uttalelse. Via prosjektplanen har lokalstyret forankret de ansattes medvirkning, der hensikten har vært: å gi ansatte medbestemmelsen i henhold til hovedavtalens bestemmelse å gi ansatte medbestemmelse og informasjon i henhold til verdidokumentet å få forankret prosjektet i organisasjonen eierskap til prosess og til resultatet av arbeidet å benytte seg av organisasjonens samlede kompetanse Høsten 2014 inviterte administrasjonssjefen og prosjektleder alle ansatte til informasjons- /arbeidsmøter. I møtet ble det gitt en kort orientering om prosjektet (jfr prosjektplanen) og det ble gjennomført gruppearbeid der gruppene ble invitert til å komme med innspill til følgende spørsmål: 1. Hva er du mest stolt av i jobben din? Hvor trykker skoen og hva kan du gjøre med det? 2. Beskriv hva du kan bidra med i det miljøet du er i (boligen vår, bygget vi jobber, materiell, biler, energi, tidstyver vi selv kan påvirke osv) Gruppearbeidet ble gjennomgått i plenum. En oppsummering av referatene fra disse møtene er vedlagt denne rapporten (vedlegget «Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014») I januar / februar 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble registrert hvilke tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre, om tjenestene er lovpålagt eller ikke, målgruppe for tjenestene og hvorfor tjenestene tilbys. Vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» viser resultatet av dette arbeidet. I april / mai 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble jobbet med følgende spørsmål: Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Referat fra disse møtene vises i vedleggene «Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015». Side 6

5. Oversikt over styringsdokumenter og utredninger Lovverk: Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjonsreglementet henvises det til lover og forskrifter) Administrativt delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjons-reglementet henvises det til lover og forskrifter) Føringer fra staten, i hovedsak: Svalbardmeldingen Årlige Svalbardbudsjett (Prop. 1 S) Brev av 3.1.2011 Longyearbyen lokalstyre-søknad om avvik fra opplæringsloven-vedtak Brev av 13.3.2015 Opplæringslovens gyldighet og praktisering på Svalbard 2014/747 Barnevernloven og utlendingsloven på Svalbard GI-05/2012 Revidert instruks om adgangen for utenlandske elever ved Longyearbyen skole til å gjennomføre videregående opplæring på fastlandet Forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard (18.1.2007) Brev fra KD av 30.11.2011 Opplæringslovens gyldighet på Svalbard-ansvaret for tilsyn og veiledning med Longyearbyen skole, herunder myndighet til å behandle klagesaker (unntak fra kap.5 inngår) Barnehageloven 25 Lovens anvendelse på Svalbard, åpner for å gi egen forskrift om lovens anvendelse på Svalbard. Dette er ikke gjort. Barnehagedriften på Svalbard reguleres gjennom de vilkår som stilles i forbindelse med at departementet gir tilskudd til drift av barnehager på Svalbard gjennom Svalbardbudsjettet. Vilkårene tar utgangspunkt i barnehagelovens bestemmelser, så langt disse passer. Utslippstillatelse avløp Utslippstillatelse energiverket Avfallsforskrift for Longyearbyen Brannforskrift for Longyearbyen Vannforskrift for Longyarbyen Byggesaksforskrift for Longyearbyen A) Styringsdokumenter og utredninger som finnes: Overordnede styringsdokumenter: Revideres: Lokalsamfunnsplan 2013-2023 2021? Arealplan 2015 Handlingsprogram og økonomiplan 2015 2018, budsjett 2015 Årlig Regnskap og årsberetning 2014 Årlig Finansreglementet Minst 1 gang i hver valgperiode Reglement for godtgjørelse til folkevalgte Minst 1 gang i hver valgperiode Fagspesifikke styringsdokumenter: Strategisk havneplan Ikke satt Hovedplan vei Ikke satt Hovedplan vann Avfallsplan 2016 Trafikksikkhetsplan 2012-2015 2016 Plan for oppvekst og undervisning (LL sak 38/09) Strategisk kompetanseplan for oppvekstsektoren i Longyearbyen (8.nov 2013) Side 7

Revideres: Kompetanseutviklingsplan for Longyearbyen skole (8.11.13) Kompetanseutviklingsplan for barnehagene (8.11.13) Ruspolitisk handlingsplan 2012-2023 (sak 2012/122) Delplan for idrett og fysisk aktivitet, 2014-2024 Hvert 4. år, første gang 2018 Utredninger: Tilstandsvurdering vei Tilstandsvurdering eiendommer Oppdateres fortløpende i ISY Tilstandsvurdering energiverket Oppdateres fortløpende i ISY Tilstandsvurdering fjernvarme Oppdateres fortløpende i ISY Administrative styringsdokumenter på enhetsnivå: Årsplaner for barnehagene Årlig Årsplaner for enhetene innen de tekniske områdene Årlig B) Styringsdokumenter og utredninger som er under arbeid: Ferdigstilles: Ny Svalbardmelding 2016? Evt flytting av bibliotek / galleri 2015 Hva skal framtidig vg tilbud være 2015 Barnehagemelding 2015 Tilstandsvurdering vann og avløp Fremtidig avfallshåndtering 2015 Havneutvikling 2015 C) Styringsdokumenter og utredninger som bør utarbeides: Arbeid påbegynnes: Strategisk plan for kultur OKU i mars 2015 Lokale avtaler på lønns- og personalområdet: Virksomhetsoverdragelse Longyearbyen skole fra staten v/utdanningsdirektoratet til Longyearbyen lokalstyre (2005) Virksomhetsoverdragelse Svalbard samfunnsdrift AS til Longyearbyen lokalstyre Virksomhetsoverdragelse Bydrift Longyearbyen AS til Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF og Longyearbyen lokalstyre (19.11.2008) SFS 2201 Arbeidstid for det pedagogiske personalet i barnehagene-overordnete føringer for Longyearbyen lokalstyres barnehager (20.6.12) Avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere i LLs barnehager (8.11.2012) 2009/1348 SGS 1002 Lokal særavtale om arbeidstøy og musikkinstrumenter (1.1.2010) 2012/820 Lokal avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere ved Longyearbyen skole (20.2.2013) Protokoll av 7.6.2011, Hovedavtalens 3-3 (ressurs til tillitsvalgte) SFS 2213 Lokal arbeidstidsavtale, protokoll (21.6.2011) Lokal særavtale v/longyear energiverk (15.4.14) Politiske og administrative vedtak: I tillegg til ovennevnte dokumenter finnes det også politiske og administrative vedtak som er styrende for organisasjonen. Noen av disse dokumentene er omtalt i tjenesteregistreringsskjemaene. Side 8

6. Gjennomføring av tjenesteregistreringen Hva er en tjeneste? Tjeneste kan beskrives som en måte å levere noe av verdi til en kunde. Organisasjonen som leverer tjenesten kan definere verdioverføringen på flere måter, men helt grunnleggende så skjer det en verdioverføring når tjenesten stilles til disposisjon for kunden. I regnskapet til Longyearbyen lokalstyre brukes begrepet tjeneste om et avgrenset område som det føres regnskap for, heretter kalt regnskapstjeneste. Oversikt over LL sine regnskapstjenester vises i vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste». Regnskapstjenestene springer ut fra regelverket om Kostra. Kostra (KOmmunal STatlig RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Registrering av tjenester I januar og februar 2015 ble det gjennomført registrering av tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre. Arbeidet ble utført i møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig): Her ble det tatt utgangspunkt i regnskapstjenestene som er knyttet til hver enhet. Det er bedt om opplysninger om deltjenester for å utdype den enkelte regnskapstjenesten. Ved registrering av deltjenestene var det ikke mulig å registrere deltjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Deltjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Det er brukt skjønn i registreringen, der målet har vært å gjennomføre en registrering som kan gi et bilde av tjenesten. Det er vurdert viktigere å få enheten til å sette egne ord på hva som blir utført og levert enn å kjøre et strengt regime i registreringsarbeidet. Det er ikke slik at alle regnskapstjenester / deltjenester som presenteres er like ressurskrevende å produsere. Tjenestene har også ulikt intervall: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. I arbeidet er det ikke vurdert om det er en direkte sammenheng mellom mengden tjenester og deltjenester som er registrert på en enhet og enhetens totale arbeidsbelastning. Det er heller ikke nødvendigvis slik at en kan ta bort en deltjeneste, da den kan være en forutsetning for å kunne foreta en helhetlig levering av andre tjenester. Longyearbyen lokalstyre har tre barnehager. Disse er organisert som selvstendige enheter og leverer tilnærmet de samme tjenestene. Ettersom barnehagene er selvstendige enheter er tjenestene registrert under hver enhet, noe som betyr at samme tjeneste er registrert tre ganger. På grunn av at Longyearbyen skole har måttet prioritere andre oppgaver har skolen hatt begrenset mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. De tjenester som er registrert er med i denne rapporten. AU har besluttet at det ikke skal gjennomføres tjenesteregistrering innenfor det politiske området. AU begrunner dette med at AU ikke kan se at det er ytterligere effektiviseringsgevinster å hente innenfor politisk virksomhet. Side 9

I tjenesteoversikten er ikke oppgaver som følge av enhetslederfunksjonen spesifisert, da de følger av at enheten eksisterer. Størrelsen på enheten (antall årsverk og omsetning, se tabellen nedenfor) vil imidlertid påvirke hvor mye av enhetsleder tid som går med til disse oppgavene. Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag: Regnskapet for 2014 viser følgende kostnader og inntekter på enhetsnivå: Enhet Årsverk 2014 Kostnader 2014 Inntekter 2014 Netto kostnader 2014 Politisk virksomhet 2 130 000-42 000 2 088 000 Administrasjonssjef m/stab 4,8 16 275 000-9 531 000 6 744 000 Økonomi og IKT 8,0 9 337 000-2 133 000 7 204 000 Personal og organisasjon 7,2 6 576 000-2 702 000 3 874 000 Eiendom 5,0 27 381 000-13 586 000 13 797 000 Barn og unge 8,3 7 596 000-2 460 000 5 136 000 Longyearbyen skole 44,0 36 495 000-3 455 000 33 040 000 Polarflokken barnehage 13,4 8 196 000-2 014 000 6 181 000 Kullungen barnehage 10,4 6 130 000-1 415 000 4 715 000 Longyearbyen barnehage 10,4 6 366 000-1 494 000 4 872 000 Kultur og idrett 13,8 19 448 000-8 333 000 11 116 000 Brann og redning 7,2 8 166 000-2 575 000 5 590 000 Energiverket 22,0 80 250 000-78 295 000 1 954 000 Longyearbyen havn 3,0 11 589 000-11 589 000 0 Tekniske tjenester 6,0 58 869 000-54 915 000 3 954 000 Finans 50 971 000-161 236 000-110 265 000 Totalt 163,5 355 775 000-355 775 000 0 Hver enhet består av flere regnskapstjenester, og vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste» viser regnskapstall for 2014. Det finnes ikke regnskapstall for deltjenestene. Longyearbyen lokalstyres faktura- og gebyrregulativ viser fakturasatser og satser for brukerbetaling for de tjenester som har det. Faktura- og gebyrsatser finne her: http://www.lokalstyre.no/oekonomi.252453.no.html Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller ikke lovpålagt Hver regnskapstjeneste / deltjeneste er etter beste evne plassert i en av følgende grupper: Lovpålagte tjenester: Tjeneste som ytes som følge av at en gitt lov er gjort gjeldende på Svalbard og der omfang av tjenesten er hjemlet i lov og LL yter det omfang som loven beskriver. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Tjenester som ytes som følge av at en gitt lov er gjort gjeldende på Svalbard, men omfang er ikke hjemlet i lov. Loven sier i enkelte tilfeller noe om hva som minimum skal ytes (gjelder spesielt grunnskolevirksomhet). LL kan altså selv påvirke omfang ut over lovens minimum Ikke lovpålagte tjenester: Tjenester som ikke er hjemlet i lov. LL bestemmer selv om tjenesten skal tilbys eller ikke, samt omfang av tjenesten. Side 10

En del tjenester som LL tilbyr, er i seg selv ikke lovpålagt, men for å kunne tilby andre lovpålagte tjenester/lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov, må disse tjenestene foreligge. Slike tjenester klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven 31. En del lover er ikke gjort gjeldende på Svalbard, men Longyearbyen lokalstyre har likevel valgt å følge enkelte lover. Dette gjelder blant annet barnehageloven og folkebibliotekloven. For tjenester som Longyearbyen lokalstyre tilbyr, men hvor aktuell lovhjemmel ikke er gjort gjeldende på Svalbard, er tjenesten klassifisert som ikke lovpålagt tjeneste. Henvisning til lov som LL velger å følge, fremkommer under «omfang» i vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester». Tjenester der LL får oppgaven delegert fra Sysselmannen defineres som lovpålagt oppgave der omfang er hjemlet i lov. For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov» og «Ikke lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Årsaken til at omfanget av tjenesten tilbys. Her har valgene vært: o o Politisk vedtak o Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse Målgruppene næring, privat, intern eller kombinasjon av disse, velges ut fra hvem tjenesten retter seg mot i første ledd. Bakenforliggende tjenester som er nødvendig for at en tjeneste skal kunne ytes til første ledd, klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven 31. Interne tjenester tilbys kun av økonomi-/iktenheten, personal-/organisasjonsenheten, eiendomsenheten og adm.sjef med stab. Disse enhetene kan i tillegg tilby tjenester til næring og private. Tjenester fra øvrige enheter klassifiserer som tjenester til private eller næring eller en kombinasjon av disse. Årsak til at tjenesten tilbys Årsaker til at lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov og ikke lovpålagte tjenester tilbys er gruppert etter: Side 11

Politisk vedtak: Det foreligger vedtak fra lokalstyret, Oppvekst- og kulturutvalget, Teknisk utvalg eller de tidligere foretaksstyrene. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig foreligger et politisk vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes (går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt sak). : Beslutning foretatt av administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere foretaksledere. : Tjenester som tilbys uten at det foreligger politisk vedtak eller en bevisst administrativ beslutning fra administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere foretaksledere Skillet mellom «Politisk vedtak» og kan i noen tilfeller være litt uklart: På den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi tjenesten ytes innen tildelt budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå detaljstyre enhetene, jfr. delegasjoner gitt til enhetsledere: I hht delegasjonsreglementet har alle enhetsledere det faglige ansvaret innen sin enhet og er generelt delegert fullmakt fra administrasjonssjefen til å treffe enkeltvedtak innen sine fagområder. Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne arbeider for Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde. Personalsaker: Enhetsleder ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett og tar avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, hovedavtaler, hovedtariffavtale og reglement. Økonomi: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret innenfor egen enhet. Anvendelse av vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Enhetsleder har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens ansvarsområde, budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme samt fullmakt til å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett. Side 12

7. Resultat av registreringsarbeidet Forutsetningene for registreringsarbeidet er omtalt i kapitlet «Gjennomføring av tjenesteregistreringen». Vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste» viser inntekter og kostnader pr regnskapstjeneste i 2014, sortert pr enhet. En del av tjenestene finansieres helt eller delvis ved gebyr- og fakturainntekter. Detaljert oversikt over gebyr- og fakturasatser finnes i gebyr- og fakturaregulativet til LL. I vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» vises oversikt over tjenester som er registrert på den enkelte enhet. Disse er sortert på gruppene «lovpålagt», «lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov» og «ikke lovpålagt». Vedlegget viser lovhjemler for tjenestene. Det er også prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer, men det varierer hva som er registrert under «Tjenestens omfang». Figurene nedenfor viser resultatet av det registreringsarbeid som er gjennomført. Resultatet er ikke en «eksakt vitenskap», jfr. omtale av forutsetningene for registreringsarbeidet, men gir et bilde av Longyearbyen lokalstyres tjenesteproduksjon. Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov Ca 600 deltjenester er registrert. Om vi grupperer disse tjenester etter ikke lovpålagt lovpålagt lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, får vi følgende bilde: 10 % 31 % 59 % Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Figur 1: Deltjenester gruppert etter ikke lovpålagt lovpålagt lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov Figuren uttrykker at LL yter en del tjenester som ikke er lovpålagt, noe som indikerer et handlingsrom. Flere av de ikke lovpålagte tjenestene er imidlertid nødvendig for annen (lovpålagt) tjenesteproduksjon, men ikke nødvendigvis i dagens omfang. De fleste ikke lovpålagte tjenestene ytes av administrasjonssjef med stab, ungdomsaktiviteter, eiendomsdrift (bygg som ikke brukes til lovpålagte tjenester), barnehagene (barnehageloven gjelder ikke på Svalbard, barnehagenes tjenester er derfor registrert som ikke lovpålagt tjeneste), kultur og idrett, vg. avdeling, personal/organisasjon og økonomi/ikt. Side 13

Lovpålagte tjenester er i hovedsak enkelttjenester innen PPT, barnevern, arkiv, byggesak, kart- /oppmåling, administrasjonssjef med stab, brann, grunnskole, økonomi og teknisk. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov omfatter i hovedsak tjenester som ytes av administrasjonssjef med stab, brann og redning, eiendom, energiverket, kulturskole, havn, grunnskole, personal/organisasjon, renovasjon, fjernvarme, avløp, vann, vei og økonomi. For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva som minimum skal ytes, men LL kan selv bestemme omfang ut over minimum. Svalbardloven sier at LL har ansvaret for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Omfang er ikke omtalt. Ved å gruppere regnskapstjenestene i lovpålagt ikke lovpålagt og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov og knytte til netto regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde: Ikke lovpålagte tjenester 43 % 54 % Lovpålagte tjenester 3 % Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Figur 2: Regnskapstjenester gruppert etter ikke lovpålagt lovpålagt lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, koblet mot netto regnskapstall for 2014. Totale netto kostnader for alle tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr. Ikke lovpålagte tjenester utgjorde 54 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 59 % av de registrerte deltjenestene. Lovpålagte tjenester utgjorde 3 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 10 % av de registrerte deltjenestene. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov utgjorde 43 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 31 % av de registrerte deltjenestene. Figuren indikerer at lokalstyret har et handlingsrom, ettersom mesteparten av kostnadene er knyttet til ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. Side 14

Brukergrupper tjenestene retter seg mot Nasjonalitet 400 350 300 250 200 150 100 50 Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Utenlandske statsborgere Norske statsborgere+utenlandske statsborgere Norske statsborgere Figur 3: Hvilken nasjonalitet deltjenestene retter seg mot. Figuren viser at tilnærmet alle de 600 registrerte deltjenestene retter seg mot alle nasjonaliteter. Tjenester som kun retter seg mot utenlandske statsborgere er norsk for fremmedspråklige og tolketjenester i barnehagene (begge tjenestene er ikke lovpålagt tjenester) samt særskilt norskopplæring i grunnskolen (lovpålagt tjeneste). Tjenester som kun retter seg mot norske statsborgere er forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkeskommunevalg (lovpålagt tjeneste delegert fra sysselmannen) samt utredningsarbeid for kommuner på fastlandet vedrørende barnevernssaker (ikke lovpålagt tjeneste). Alder Figuren nedenfor viser hvor mange av de registrerte deltjenestene som retter seg mot barn, voksne eller alle (uansett alder). 400 350 300 250 200 150 100 50 Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Ikke aktuelt Voksne Barn Alle Figur 4: Aldersgruppe deltjenestene retter seg mot Voksne er definert som personer over 18 år, barn som personer under 18 år. «Alle» omfatter både barn og voksne. I gruppen «ikke aktuelt» ligger tjenester som i hovedsak ikke er rettet direkte mot personer, f.eks tjenester som er nødvendig for annen tjenesteproduksjon. Side 15

Figuren viser at de fleste tjenester retter seg mot alle eller mot barn. Det er få tjenester som retter seg kun mot voksne. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak kultur- og idrettstjenester, havnetjenester, nærmiljøtiltak og kart- og oppmålingstjenester. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak ungdomsaktiviteter, barnehagetilbud og tilbud på vg avdeling. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter i hovedsak spinningrommet i Svalbardhallen, kunst- og håndtverkssenteret, frisklivsprosjektet, byggekasser strøm, norskkurs for utenlandske voksne og salg av dirigenttjenester. Lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak plansaksbehandling, brannberedskap, arkivtjenester og enkelttjenester innen teknisk (som selvkostberegninger, kart- og delingsforretninger, byggesaksbehandling) Lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak PPT, enkelte grunnskoletjenester (som særskilt norskopplæring, leksehjelp, spesialundervisning, samarbeid hjem-skole) og tjenester innen barnevern. Lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter saksbehandling av skjenkesaker, adopsjonssaker, forhåndsstemmemottaking og gjennomføring av lokalstyrevalg. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot alle omfatter i hovedsak tjenester fra energiverket, brann/beredskap og tekniske tjenester (fjernvarme, renovasjon, avløp, vann, vei og nærmiljø). Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot barn omfatter i hovedsak kulturskoletjenester og grunnskoletjenester. For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva som minimum skal ytes, men LL kan selv bestemme omfang ut over minimum. Noen tjenester er også kategorisert som «ikke aktuelt». Innen ikke lovpålagte tjenester gjelder det i hovedsak tjenester som ytes av administrasjonssjef med stab, økonomi/ikt, personal/organisasjon samt forvaltning av bygg. Innen lovpålagte tjenester gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen økonomi, lønn, arkiv samt transportløyver, arealplan og brannsyn. Innen lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen administrasjonssjef med stab, personal/organisasjon og økonomi. Ved å gruppere regnskapstjenestene i gruppene alle, barn, voksne og ikke aktuelt, uten å ta hensyn til om tjenestene er lovpålagt eller ikke, får vi følgende bilde: 4 % 21 % 27 % 48 % Alle Barn Ikke aktuelt Voksne Figur 5: Regnskapstjenester gruppert i alle, barn, voksne og ikke aktuelt Side 16

Ved å gruppere regnskapstjenestene etter alle barn voksne ikke aktuelt og knytte til netto regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde: 24 % 53 % 22 % Alle Barn Ikke aktuelt Voksne Figur 6: Regnskapstjenester gruppert etter alle barn voksne ikke aktuelt, koblet mot netto regnskapstall for 2014. Totale netto kostnader for tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr. Tjenester til alle utgjorde 22 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 48 % av regnskapstjenestene. Hovedårsaken til den store forskjellen er at havn, vann, avløp, renovasjon og fjernvarme består av flere deltjenester men har 0 i netto kostnader da tjenestene er selvfinansierende. Tjenester til barn utgjorde 53 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 27 % av regnskapstjenestene. Tjenester til voksne utgjorde 1% av totale netto kostnader i 2014 og sto for 4 % av regnskapstjenestene. Ikke aktuelle utgjorde 24 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 21 % av regnskapstjenestene. Figurene ovenfor indikerer at om det skal gjennomføres endring i tjenesteproduksjonen i den hensikt å redusere Longyearbyen lokalstyres ressursbruk må det ses på tjenestene til alle brukergruppene. Side 17

Privat næring intern tjeneste Figuren nedenfor viser om målgruppen for tjenestene er private, næring (bedrifter + offentlige virksomheter) eller om tjenesten gjelder interne tjenester i LL. Enkelte tjenester vurderes å være rettet mot mer enn en målgruppe. Det kommer også fram av figuren. 400 350 300 250 200 150 100 50 Privat+næring+intern tjeneste Privat+næring Privat Næring+intern tjeneste Næring Intern tjeneste Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Figur 7: Deltjenester fordelt etter målgruppene privat næring intern tjeneste. Kun de største delene i figur 7 kommenteres nedenfor. Ikke lovpålagte tjenester: Interne tjenester: Gjelder i hovedsak tjenester fra administrasjonssjef med stab, personal/organisasjon og eiendomsforvaltning. Næring: Gjelder i hovedsak tilrettelegging/bistand til næringslivet og statistikkarbeid (administrajonssjef med stab), havnetjenester samt tilrettelegging i Svalbardhallen for Svalbard turn og bedrifter. Privat: Gjelder i hovedsak ungdomsvirksomhet, barnehagetjenester, uteanlegg knyttet til Svalbardhallen, bibliotektjenester, kulturtjenester og vg avdeling. Privat + næring: Gjelder i hovedsak tjenester i Svalbardhallen, galleriet, kulturtjenester, nærmiljøtiltak, kart- og oppmålingstjenester. Lovpålagte tjenester: Privat: Gjelder i hovedsak PPT-tjenester og enkelte barneverntjenester og grunnskoletjenester. Privat + næring: Gjelder i hovedsak brannutrykninger og bistand ved andre ulykker, selvkostberegninger for tekniske tjenester, byggesaksbehandling og enkelte kart- og oppmålingstjenester. Side 18

Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Interne tjenester: Gjelder i hovedsak politisk sekretariat, beredskap, kvalitet og internkontroll, personal/organisasjon og økonomi/ikt. Privat: Gjelder i hovedsak kulturskoletjenester, grunnskoletjenester og renovasjonstjenester. Privat + næring: Gjelder i hovedsak Brann- og oljevernberedskap, det lokale el.tilsyn, energiverket, havna, fjernvarme, vann, avløp, vei og nærmiljø. Figuren gir et bilde av at de fleste tjenester ytes til private eller til private og næring. Årsak til at tjenesten tilbys For tjenester som ikke er lovpålagt eller lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, er årsaken til tjenestens omfang sortert i gruppene «videreføring av tidligere», «politisk vedtak» og «administrativ beslutning». Skillet mellom «politisk vedtak» og «administrativ beslutning» kan i noen tilfeller være litt uklart: På den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi tjenesten ytes innen tildelt budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå detaljstyre enhetene, jfr. delegasjoner gitt til enhetsledere. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig foreligger et politisk vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes/omfanget av tjenesten (dvs at det går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt sak). 400 350 300 250 200 150 100 50 Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Politisk vedtak Figur 8: Årsak til at tjenesten tilbys Ikke lovpålagte tjenester: : Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder til tilrettelegging og bistand til næringslivet (inkl. samfunnsog næringsanalysen), Forebyggende forum, utredningssaker innen barnevern for kommuner på fastlandet, brann og redning sine ambulansetjenester i hht avtale med UNN HF, forvaltning av bygg som er fredet, barnehagene som bidragsytere på ulike arrangement i lokalsamfunnet, samhandling mellom barnehage og skole om 6-åringene, Stiftelsen Svalbardsamlingen og Stiftelsen Kåre Tvetersamlingen, tilbud av komplett anlegg med utstyr i Svalbardhallen til Svalbard turn, grupper og enkeltpersoner, enkelte bibliotektjenester, 17.mai-arrangementet, solfestarrangementet, kulturskolens salg av dirigenttjenester, utleie av hybler/verksted i kunstnersenteret. Side 19