side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyret Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 04.04.2017 Tid: 12:00 (i forlengelsen av formannskapsmøtet)- 00:00 Medlemmene innkalles med dette til overnevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf. 611 26 410 snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/698 STORTINGSVALGET 2017 - ORIENTERING OM AKTUELLE ENDRINGER I VALGLOVEN - OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV STORTINGSVALGET 2/17 16/698 STORTINGSVALGET 2017 - FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER 3/17 16/698 STORTINGSVALGET 2017 - GJENNOMFØRING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN Hov, den 28.03.2017 Terje Odden Ordfører/leder Knut Viset Kontorsjef Hovsbakken 1, 2860 Hov Telefon: 61 12 64 00 E-post: epost@sondre-land.kommune.no www.sondre-land.kommune.no Bankgiro: 2075 08 01995 Org. nr.: 961 381 630
Sak 1/17 STORTINGSVALGET 2017 - ORIENTERING OM AKTUELLE ENDRINGER I VALGLOVEN - OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV STORTINGSVALGET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 16/698 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/17 Valgstyret 04.04.2017 Innstilling: 1. Valgstyret godkjenner at det tas i bruk elektronisk avkryssing i manntallet i forbindelse med gjennomføring av valgtingsstemmegivningen på valgdagene. 2. For øvrig tar valgstyret redegjørelsen om aktuelle endringer i valgloven, samt forslag på opplegg for gjennomføringen av stortingsvalget for 2017 til orientering. Vedlegg: 1. Brev av 17.06.2016 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet om endringer i valgloven. Bakgrunn: Valgdagen for stortingsvalget og sametingsvalget for 2017 er fastsatt til mandag 11. september. Hvert enkelt kommunestyre kan bestemme at det i vedkommende kommune også skal holdes valg søndag 10. september. Kommunestyret i Søndre Land gjorde i møte 14.11.2016 som sak 69/16, vedtak om at det også gjennomføres stortingsvalg og sametingsvalg søndag 10. september på alle kommunens stemmesteder. I det gjeldende delegeringsreglementet har kommunestyret delegert den videre gjennomføringen av valgene til valgstyret, jfr. valglovens 4.1 (dog med unntak av å fastsette antall/inndeling av stemmekretser i kommunen). Det er i gjeldende delegeringsreglement videre fastsatt at det er formannskapet som utgjør kommunens valgstyre. I forbindelse med stortingsvalg, er valgstyrets/kommunens ansvar avgrenset til å sørge for nødvendige forberedelser for at selve valget blir gjennomført, herunder ansvar for utlegging av manntall til offentlig ettersyn. Det er departementet og folkeregistermyndighetene som har ansvaret for at manntallet er oppdatert og tilgjengeliggjort for kommunen, samt utsending av valgkort. Videre har kommunen ansvaret for den praktiske gjennomføringen av valget og at valgstyret/kommunen sørger for gjennomføring av forhåndsstemmegivningen, samt sørger for å stille til disposisjon tilfredsstillende valglokaler og annonsering om tid og sted for både forhåndsstemmegivningen og selve valgdagene. Side 2 av 8
Sak 1/17 I gjeldende delegeringsreglement er rådmannen delegert følgende myndighet i forbindelse med gjennomføring av valg: Oppnevning av stemmemottakere ved forhåndsstemming Foreta den nødvendige organiseringen og oppnevningen av hjelpepersonell i forbindelse med gjennomføringen av opptellingen Oversending av materiell ved stortingsvalg og fylkestingsvalg Valgstyret har ansvaret for å fastsette stemmesteder/valglokaler og fastsette åpningstiden for stemmegivningen, opplegg for gjennomføring av forhåndsstemmegivning, samt oppnevning av stemmestyrer. Sak om fastsetting av stemmesteder/valglokaler og åpningstiden for stemmegivningen, samt opplegg for gjennomføring av forhåndsstemmegivningen fremmes som egne saker i herværende møte, mens sak om oppnevning av stemmestyrer fremmes på et senere tidspunkt før sommerferien. Med dette fremmes det sak som gjør rede for hvilke endringer som er gjort gjeldende i valgloven med tilhørende forskrift, samt hvordan administrasjonen (valgsekretariatet) ser for seg opplegg og gjennomføring av stortingsvalget. Vurdering: Aktuelle endringer og valgloven m.m., samt andre endringer på nasjonalt nivå. Stortinget vedtok 13.06.2016 følgende endringer i valgloven som får innvirkning på gjennomføringen av stortingsvalget 2017: Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen innføres som et permanent og frivillig tilbud til alle kommuner. Fristen for å godkjenne sent innkomne forhåndsstemmer flyttes fra valgdagen kl 2100 til tirsdag etter valgdagen kl 1700. Innskjerping mht kommunestyrenes vedtak om to dagers valg slik at det lenger ikke er mulig å vedta et slikt forslag med et mindretall i kommunestyre, samt at vedtak om to dagers valg må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Forsøkene med stemmerett til 16-åringer og elektronisk stemmegivning vil ikke bli videreført i forbindelse med stortingsvalget. I forbindelse med gjennomføringen av stortingsvalget 2017, er det opprettet et eget valgdirektorat underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Valgdirektoratet har ansvar for valggjennomføringen på landsbasis. Dette innebærer å støtte kommunene og fylkeskommunene i den praktiske gjennomføringen av valg, informasjon til velgere, opplæring av kommuner og fylkeskommuner, evalueringer, drift og forvaltning av valgadministrasjonssystemet EVA, samt valgfaglig utredning og analyse. Forslag på opplegg for gjennomføring av stortingsvalget. Side 3 av 8
Sak 1/17 Når det gjelder gjennomføringen av stortingsvalget hva angår behandling av listeforslag og trykking av stemmesedler, er det fylkesvalgstyret i Oppland fylkeskommune som har ansvaret for dette. Som nevnt innledningsvis, er det departementet som har ansvaret for produksjon og utsendelse av valgkort. Både valgkortene og stemmesedlene skal være utsendt i god tid før den ordinære forhåndsstemmegivningen starter. Departementet er ansvarlig for generell annonsering/kunngjøringer og informasjon om stortingsvalget, mens kommunen har selv ansvaret for å annonsere/kunngjøre utlegging av manntallet, samt tid og sted for gjennomføring både av forhåndsstemmegivningen og valgdagene. Manntallet skal legges ut til offentlig ettersyn fra 30.06.2017, og som tidligere vil det være anledning til å foreta tidlig forhåndsstemming fra 01.07.2017 og frem til og med 09.08.2017. Den ordinære forhåndsstemmegivningen starter 10.08.2017 og varer frem til og med 08.09.2017 (siste fredag før valgdagen). Når det gjelder sametingsvalget, utarbeides det et særskilt manntall for dette. For kommuner som har færre enn 30 manntallsførte for sametingsvalget, vil det kun være aktuelt å motta forhåndsstemmer. Dersom det er over 30 manntallsførte til sametingsvalget i den enkelte kommune, plikter kommunen å sørge for at det blir avholdt ordinært valgting. Når det gjelder adgangen til å benytte seg av ordningen med elektronisk avkryssing i manntallet, foreslår rådmannen at kommunen tar i bruk denne muligheten. Det at stemmestyrene da får tilgang til og benytter seg av elektronisk avkryssing i manntallet under gjennomføringen av valgtingstemmegivningen, vil gjøre det enklere for velgerne mht hvilke stemmelokale de avgir sin stemme på (dvs. en vil i praksis kunne få «flytende» stemmekretser). Stemmestyrene vil ha muligheten til å godkjenne stemmegivninger fra velgere uavhengig av hvilken stemmekrets de er oppført i kommunens manntall. Dermed unngår en å håndtere stemmer fra velgere i andre kretser som fremmedstemmer - noe som både forsinker og kompliserer opptellingen etter at valglokalene er stengt. I tillegg vil det å ta i bruk elektronisk avkryssing på valgdagene også minske faren for at noen kommer til valglokalet etter stengetid. Departementet har fastsatt beredskapsrutiner for gjennomføringen av valgene dersom det elektroniske valgdatasystemet og derav tilgangen til det elektroniske avkryssingsmanntallet skulle falle ut. Når det gjelder konsekvensene som følge av endringer i valgloven mht godkjenning av sent innkomne forhåndsstemmer, vil dette medføre at tidspunktet for når den endelige opptellingen kan gjennomføres og det endelige valgresultatet vil foreligge, vil bli forskjøvet til etter kl 1700 tirsdagen etter selve valgdagen. Dette vil i praksis omfatte opptellingen av sent innkomne forhåndsstemmer og et vist antall på forhånd tilsidelagte forhåndsstemmer som skal telles samtidig. En regner med at det vil foreligge nærmere retningslinjer for hvordan en skal rapportere valgresultatet. Rådmannen foreslår at valgstyret tar ovennevnte redegjørelse vedr. aktuelle endringer i valgloven og opplegget for gjennomføringen av stortingsvalget og sametingsvalget til orientering. Side 4 av 8
Sak 2/17 STORTINGSVALGET 2017 - FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 16/698 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/17 Valgstyret 04.04.2017 Innstilling: 1. I forbindelse med gjennomføringen av valgtingstemmegivningen for stortingsvalget 2017, benyttes det følgende valglokaler for de respektive stemmekretsene: a) For Vestsida krets gymnastikksalen ved Vestsida oppvekstsenter b) For Odnes krets gymnastikksalen ved Odnes skole c) For Hov krets vestibylen og Bodega i Rådhuset. 2. Åpningstiden for gjennomføring av valget fastsettes fra kl 1400 1800 søndag 10. september og fra kl 1000 1900 mandag 11. september. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Det vises til kommunestyrets vedtak i møte den 14.11.2016 som sak 69/16: Det gjennomføres stortingsvalg og sametingsvalg søndag 10. september for alle kommunens stemmesteder i tilknytning til selve valgdagen den 11. september 2017. Valgstyret bestemmer nærmere tidspunkt for stemmestedenes åpningstid i samsvar med valglovens 9 3 nr. 2. Med henvisning til ovennevnte vedtak, fremmes det med dette sak til valgstyret vedr. fastsetting av stemmesteder og åpningstid for valglokalene. Vurdering: Når det gjelder stemmesteder og valglokaler, ser ikke rådmannen noen grunn til å foreslå noen endringer i forhold til de stemmestedene som ble fastsatt både ved forrige stortingsvalg og siste kommunestyre og fylkestingsvalg. Når det gjelder åpningstidene for valglokalene, har kommunen tidligere etablert en praksis om å fastsette åpningstiden for søndagsvalg fra kl 1400 kl 1800 og åpningstiden for Side 5 av 8
Sak 2/17 mandagsvalg fra kl 1000 1800. I forbindelse med gjennomføring av folkeavstemningen i spørsmålet om kommunesammenslåing med Nordre Land i mai 2016, ble det fastsatt en felles åpningstid for begge kommunene for mandagsvalget fra kl 1000 2000. Spørsmålet vil da være om kommunen skal videreføre sin tidligere praksis om en åpningstid frem til kl 1800 på selve valgdagen, eller om en skal legge til grunn åpningstiden som ble fastsatt i forbindelse med folkeavstemningen i 2016. Det vil da på den ene side kunne hevdes at så lenge det ikke har kommet innsigelser på tidligere praksis om at valglokalene stenges kl 1800, så er det ingen grunn til å endre på åpningstiden. På den andre side vil det kunne hevdes at de fleste andre nabokommunene har praktisert en lengre åpningstid enn Søndre Land kommune og at det kan virke uheldig at Søndre Land har en mye kortere åpningstid enn våre nabokommuner. Etter rådmannens vurdering, kan en ikke se at det er behov for å ha en åpningstid til kl 2000 som ved folkeavstemningen, og foreslår da en mellomløsning på at valglokalene stenger kl 1900 på selve valgdagen. Side 6 av 8
Sak 3/17 STORTINGSVALGET 2017 - GJENNOMFØRING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 16/698 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/17 Valgstyret 04.04.2017 Innstilling: 1. Valgstyret vedtar at tidligstemmegivningen i perioden 1. juli frem til 9. august, samt den ordinære forhåndsstemmegivningen i perioden fom 10. august til og med 8. september foregår ved servicetorget på rådhuset. 2. Valgstyret vedtar at det avholdes ambulerende forhåndsstemmegivning ved følgende steder: Hovli sykehjem og eldresenter Landaasen Rehabiliteringssenter 3. Administrasjonen gis fullmakt til å avtale nærmere tidspunkt for gjennomføring av forhåndsstemmeavgivningen med den enkelte institusjon mellom perioden 4. 8. september. 4. Frist for søknad om å avgi forhåndsstemme der en oppholder seg, jfr. valglovens 8-3, nr. 6, fastsettes til 4. september. Vedlegg: Kapittel 8 i Valgloven om Forhåndsstemmegivningen Kapittel 6 i Valgforskriften vedr. gjennomføring av forhåndsstemmegivningen Bakgrunn: Det vises til vedlagte utdrag av valglovens kap. 8 om Forhåndsstemmegivningen. Som det fremgår av valglovens 8-1, starter den ordinære forhåndsstemmegivningen den 10. august i valgåret. Iht valglovens 8-1, nr. 4, kan velgere som ikke kan avgi stemme på valgdagen eller i den ordinære forhåndsstemmeperioden henvende seg til kommunen og avgi tidlig stemme fra 1. juli. Slik tidlig stemmegivning vil bli mottatt og registrert på en forenklet måte. Videre fremgår det at forhåndsstemmegivning må ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen, dvs. fredag 8. september. I forbindelse med at Stortinget har vedtatt endringer i valgloven, er det i 8-1 nr. 3 presisert at velgeren er selv ansvarlig for å avgi forhåndsstemme på et Side 7 av 8
Sak 3/17 tidspunkt som gjør av forhåndsstemmegivningen kommer inn til valgstyret innen kl 1700 dagen etter valgdagen. Valglovens 8-2 regulerer hvem som kan motta forhåndsstemmer. Valglovens 8-3 regulerer hvilke steder som forhåndsstemmegivningen kan foregå. Som det fremgår av disse bestemmelsene, er kommune pliktig til å sørge for ambulerende mottak av forhåndsstemmer på helse- og omsorgsinstitusjoner som befinner seg i kommunen. For Søndre Land vil dette dreie seg om Hovli sykehjem og eldresenter, Landaasen Rehabiliteringssenter og Riisby behandlingssenter. Videre fremgår det av valglovens 8-3, nr. 6, at velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der kommunen ellers gjennomfører forhåndsstemmegivning eller ordinært valg, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemmer der de oppholder seg. Fristen for spesielt tilrettelagt/ambulerende forhåndsstemmegivning må fastsettes til et tidspunkt innenfor perioden mellom tirsdag og fredag siste uke før selve valget, dvs. mellom 4. 8. september. Kommunen plikter å kunngjøre denne fristen. For øvrig vises det til valglovens 8-4, samt vedlagte utdrag i valgforskriftens kapittel 6 som regulerer fremgangsmåten og gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen. Vurdering: Rådmannen anbefaler at gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen skjer i tråd med tidligere etablerte praksis ved at både tidlig stemmegivningen og den ordinære forhåndsstemmegivningen skjer i servicetorget på rådhuset innen ordinær arbeidstid. Videre at det gjennomføres ambulerende forhåndsstemmegivning på Hovli sykehjem og eldresenter, samt Landaasen Rehabiliteringssenter. Når det gjelder Riisby behandlingssenter, så har det ved de siste valgene vært svært få som har benyttet seg av muligheten til å avgi forhåndsstemme på stedet. Det er på denne bakgrunn inngått avtale med behandlingssenteret om at de selv vil sørge for fellestransport for sine pasienter til et ordinært forhåndsstemmemottak enten i Søndre Land eller i Nordre Land. Rådmannen legger dermed til grunn at det ikke lenger vil være behov å gjennomføre ambulerende forhåndsstemmemottak på Riisby behandlingssenter. Da gjennomføring av ambulerende forhåndsstemmemottak på institusjonene vil kreve noe forberedelser og avtale med de enkelte institusjonene, foreslår rådmannen at administrasjonen delegeres fullmakt til å avtale nærmere om tidspunkt innenfor den perioden som fremgår av valglovens bestemmelser. I henhold til gjeldende delegeringsreglement, er rådmannen delegert myndighet til å oppnevne stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen. Rådmannen viser for øvrig til redegjørelsen i sak om gjennomføring av stortingsvalget. Side 8 av 8