Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 18.05.11 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 20.05.2011 kl. 07.30 (NB! Merk tidspunkt) i Rongesundet i Øygarden rådhus, Rong Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf. 55 23 94 47/975 05 152 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Karstein Pahr (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Roald Breistein Seniorrådgjevar Vedlegg: Kopi: Sakliste Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Øygarden kommune Deloitte AS Rådmannen i Øygarden kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Sakliste: Saknr. Sak 23/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 24/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 05.05.11 Vedlegg 25/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Øygarden kommune Uttale frå kontrollutvalet Sendt ut direkte frå Øygarden kommune 2
Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Kl.: 12.00 15.30 Stad: Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 10/11 22/11 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) Therese Hellesøy Strand (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Økonomisjef Siri Ravnanger sak 12/11 og 13/11 Rådmann Torgeir Sæter, sak 12/11 og 13/11 Deloitte AS v/ Bjarne Ryland Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein 1
Sakliste: Saknr. Sak 10/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 11/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 14.03.11 12/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Øygarden kommune Uttale frå kontrollutvalet 13/11 Rådmannen orienterer 14/11 Kontrollrapport 2010 vedkommande skatteoppkrevjar-funksjonen i Øygarden kommune 15/11 Årsmelding 2010 for kontrollutvalet 16/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 17/11 Auke frå 3 til 5 medlemmar i kontrollutvalet 18/11 Godtgjersle til leiar i kontrollutvalet 19/11 Bestilling av selskapskontroll 2011 20/11 Meldingar 21/11 Orienteringssaker 22/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 10/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 11/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 14.03.11 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 14.03.11. VEDTAK Protokollen frå møte 14.03.11 vart samrøystes vedteken. 12/11 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2010FOR ØYGARDEN KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Saka vart ikkje klar til dette møtet. Det vart avtalt ekstra møte 20.05.11 kl. 07.30 til å handsame berre denne saka. 2
VEDTAK Det skal haldast ekstra møte i kontrollutvalet, fredag 20.05.11 kl. 07.30, til å handsame årsrekneskap og årsmelding 2010 for Øygarden kommune. 13/11 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Torgeir Sæter og økonomisjef Siri Ravnanger presenterte driftsrapport pr. 28.02.11 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rapporten vart delt ut i møtet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Informasjonen vert teken til orientering. 14/11 KONTROLLRAPPORT 2010 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I ØYGARDEN KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Dei har likevel avdekka vesentlege tilhøve ved at kemneren har gått utover sin fullmakter når det gjeld betalingsavtalar og ved at det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. 2. Øygarden kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen og kemneren om å kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som er avdekka vert retta opp. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Dei har likevel avdekka vesentlege tilhøve ved at kemneren har gått utover sin fullmakter når det gjeld betalingsavtalar og ved at det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. 2. Øygarden kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen og kemneren om å kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som er avdekka vert retta opp. 15/11 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2010 for kontrollutvalet i Øygarden kommune. Det vart gjort nokre mindre redigeringsmessige endringar i forslag til årsmelding 2010 for kontrollutvalet. 3
Med desse endringane vart forslag til innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2010 for kontrollutvalet i Øygarden kommune. 16/11 OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE FORSLAG TILVEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Sitjande kontrollutval ønskjer ikkje å vurdere møta i utvalet bør vera opne. Kontrollutvalet ber om at Øygarden kommune legg opp til at val av nytt kontrollutval hausten 2011 vert gjort i samband med konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar slik det vert tilrådd i tilråding nr. 1 i rapport frå KRD Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere det etablerte internkontrollsystemet som skal ta i vare det som ligg i kommunelova 23-2. Kontrollutvalet oppmoder om at det nye kontrollutvalet må syta for å få opplæring i forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet ber om at Øygarden kommune syter at det nye kontrollutvalet som vert vald til hausten får delta på den ordinære folkevaldopplæringa. Vidare vert det bede om at vert lagt til rette for at dei kan delta på særskilt opplæring for kontrollutval. Etter dette vart slikt vedtaka samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Sitjande kontrollutval ønskjer ikkje å vurdere møta i utvalet bør vera opne. 2. Kontrollutvalet ber om at Øygarden kommune legg opp til at val av nytt kontrollutval hausten 2011 vert gjort i samband med konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar slik det vert tilrådd i tilråding nr. 1 i rapport frå KRD Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. 3. Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere det etablerte internkontrollsystemet som skal ta i vare det som ligg i kommunelova 23-2. 4. Kontrollutvalet ber om at Øygarden kommune syter at det nye kontrollutvalet som vert vald til hausten får delta på den ordinære folkevaldopplæringa. Vidare vert det bede om at vert lagt til rette for at dei kan delta på særskilt opplæring for kontrollutval. 17/11 AUKE FRÅ 3 TIL 5 MEDLEMMER I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret vedtek å auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet frå og med neste valperiode. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret vedtek å auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet frå og med neste valperiode. 4
18/11 GODTGJERSLE TIL LEIAR I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Godtgjersla til kontrollutvalet skal aukast til same nivå som i Komiteane for teknikk og levekår frå komande valperiode. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Godtgjersla til kontrollutvalet skal aukast til same nivå som i Komiteane for teknikk og levekår frå komande valperiode. 19/11 BESTILLING SELSKAPSKONTROLL 2011 FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Dagleg leiar i Gode Sirklar AS Sigmund Kvernes orienterte om selskapet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Presentasjonen han brukte vert ettersend til medlemmene i kontrollutvalet frå sekretariatet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Informasjonen vart teken til orientering. 20/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 09 Fylkesmannen Øygarden kommune Budsjett og økonomiplan 10 Kemneren i Øygarden Brev dagsett 09.02.11 Nedlegging av skattekontor kommune 11 Komité for levekår Vedtak 7.3.11 i sak 11/11 Samhandling innan barnevernet 12 Formannskapet Vedtak 23.3.11 i sak 20/11 Tilstandsrapport grunnskulen 2011 13 Kommunestyret Vedtak i KST 13.04.11 sak 18/11 Betre saman for barna 14 Kommunestyret Vedtak i KST 13.04.11 sak 12/11 Referatsaker FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Meldingane vart tekne til orientering. 5
21/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Partner Bjarne Ryland frå Deloitte orienterte om status når det gjeld gjennomføringa av denne forvaltningsrevisjonen. Det vart opplyst at arbeidet er i rute og at revisjonsrapport vert levert slik det tidlegare er avtalt, innan utgangen av august 2011 Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. VEDTAK Orientering nr. 1: Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering: Partner Bjarne Ryland frå Deloitte orienterte om status når det gjeld gjennomføringa av denne forvaltningsrevisjonen. Det vart opplyst at arbeidet er i rute og at revisjonsrapport vert levert slik det tidlegare er avtalt, innan utgangen av august 2011 22/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 6
Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 25/11 25/11 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2010 FOR ØYGARDEN KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet lyd slik: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. Denne er på bokmål. Gjer merksam på at revisjonsberetning = revisjonsmelding og årsberetning = årsmelding Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Drøfting: Ekstraordinært utbytte frå BKK: Sekretariatet mottok kopi av slik e-post frå Deloitte til Øygarden kommune 14.4.11: Vi viser til vedtak fattet av Fylkesmannen i brev til Bergen kommune av 13.04.2011 vedrørende ekstraordinært utbytte fra BKK: Fylkesmannen opphever med hjemmel i kommuneloven 59 nr. 1 Bergen bystyres vedtak i sak 161-10 Budsjettjusteringer etter 1. tertial 2010, datert 28.06.2010, for så vidt gjelder føring av ekstraordinært utbytte fra BKK for 2010 som inntekt i driftsbudsjettet Vi ber om en tilbakemelding på hvordan kommunen forholder seg til vedtaket og om dette vil medføre korrigering av kommunens regnskap for 2010. Dersom regnskapet opprettholdes slik det foreligger, vil det kunne medføre betydning for vår revisjonsberetning. På bakgrunn av dette tok ansvarleg revisor Bjarne Ryland kontakt med sekretariatet 15.4.11 for å gjera merksam på at revisjonsmeldinga ikkje vil verta ferdig før tidlegast 26.4.11. Sekretariatet har også merka seg at det i note nr. 11 Regnskapsføring av ekstraordinært utbytte utdelte midlar frå BKK AS til årsrekneskapen står m.a. dette: Det ekstraordinære utbyttet for 2009 vart i 2009 ført i driftsrekneskapen. Øygarden kommune har vald å halde på denne praksisen i 2010, og utbytte inngår som ein del av driftsrekneskapen for 2010. Innhaldet i revisjonsmeldinga: Deloitte AS leverte til sekretariatet melding frå revisor, heretter kalla revisjonsmelding, og revisjonsrapport 2010 den 2.5.11. Gjennom desse to dokumenta dagsett 26.04.2011, har dei gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Øygarden kommune. I revisjonsmeldinga frå revisor er medteke at driftsrekneskapen viser kr. 243.662.802 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 5.180.538. Når revisor er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen i ein kommune er det vanleg at det vert levert ei såkalla normal revisjonsmelding. Dersom revisor ikkje er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen er det høve til å gjera avvik frå normal revisjonsmelding. Utforminga av ei revisjonsmelding med avvik kan gjerast på fleire måtar avhengig av kor vesentleg og alvorleg avvik det er snakk om. Dei to minst alvorlege avvika er desse: 1. Presisering: Ei tydeleggjering av høve som allereie er omtala i rekneskapen, men som revisor meiner det er viktig at brukarane av rekneskapen vert gjort merksam på 2. Atterhald: Dette vert brukt når det er avdekka vesentlege feil i rekneskapen, men der feila likevel ikkje er så vesentlege at heile rekneskapen vert vesentleg feil. I dette tilfellet har Deloitte levert ei revisjonsmelding med både presisering og atterhald. 2
Når det gjeld atterhald skriv Deloitte m.a. dette: Grunnlag for konklusjon med atterhald Kommunen har inntektsfort utbyte frå BKK AS med MNOK 6,7 i driftsrekneskapen. Av dette utgjer MNOK 2,9 ekstraordinært utbyte. Fylkesmannen har i brev av 13. april 2011 vedrørande lovlegkontroll til Bergen kommune konkludert med at ekstraordinært utbyte frå BKK AS skal førast som inntekt i investeringsrekneskapen. Når det gjeld presisering skriv Deloitte dette: Presisering Utan at det betyr noko for konklusjonen i avsnittet over, presiserer vi at årsrekneskapen og årsmeldinga ikkje er framlagt innan gitte fristar, høvesvis 15. februar og 30. mars. Sekretariatet er overraska over at Øygarden kommune heller ikkje i år har klart å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga innan dei fristar som er sett, jf presiseringa frå Deloitte over. Konsekvensen er som kjent at kontrollutvalet må handsama saka i eit ekstra møte. Dette på tross at det i 2010 også var store problem med å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga innan dei fristar som er sett. Konsekvensen var i 2010 at handsaming av saka i kontrollutvalet vart utsett to gonger. Slike utsettingar gjer at det vart særs utfordrande å få til ei forsvarleg sakshandsaming før saka kan handsamast i kontrollutvalet, og tidsnok til at den kan rekke møte i formannskapet og i neste omgang kommunestyret. Vi hadde også ein liknande situasjon våren 2009. Deloitte skriv elles m.a. dette i revisjonsmeldinga: At årsrekneskapen med unntak av verknad av forholdet som er omtalt i avsnittet Grunnlag for konklusjon med atterhald, er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Øygarden kommune per 31. desember 2010 og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. At dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett At opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter At leiinga har oppfylt plikta si til å syte for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk. I revisjonsrapport 2010 Nr. 3, frå Deloitte vert det m.a. konkludert slik: Vi har gjennom våre revisjonshandlingar ikkje funne vesentlege formelle eller materielle feil i den framlagde rekneskapen. Vi vil likevel kommentere enkelte forhold. Sekretariatet registrerer at desse forholda er omtala i punkt 3 i revisjonsrapporten og gjeld m.a. veikskapar i rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. Utbytte frå BKK AS er også omtala i revisjonsrapporten og dei skriv m.a. dette: Avklaringa frå Fylkesmannen kom seint etter at kommunen hadde avlagt sin rekneskap, og kommunen har rekneskapsmessig lagt til grunn same prinsipp som i budsjettet og inntektsført heile utbyte i driftsrekneskapen. Etter vår oppfatning må vedtaket vurderas å vere ei endeleg avgjer inntil eventuell anna avgjer føreligg, Det er såleis vår oppfatning at ekstraordinært utbyte skulle vore ført i investeringsrekneskapen. 3
Innhaldet i uttalen frå kontrollutvalet: Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Ev. for seint avlagt årsrekneskap og årsmelding. Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapet og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: For seint avlagt årsrekneskap og årsmelding. Manglar ved den interne kontrollen. rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga. Av rekneskapen for 2010 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 5.180.538 medan netto driftsresultat er positivt med kr. 21.786.732 dvs netto resultatgrad på 5,56 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 1.4.11 til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i 2010. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Øygarden kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( + 6,18 %) 2005 (+ 8,37 %), 2006 ( -3,77 %), 2007 (+ 8,57 %), 2008 (+ 7,32 %), 2009 ( 6,44 %) og 2010 ( + 5,56), sjå graf nedanfor. Som vi ser av grafen har Øygarden kommune også i år eit resultat som ligg godt over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. Vidare ser vi av tabellen at netto resultatgrad har lege godt over tilrådinga dei siste åra med unnatak av år 2006. Øygarden kommune, Netto resultatgrad 10,00 % 8,00 % 6,00 % Årstall 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 8,37 % 8,57 % 7,31 % 6,18 % 5,80 % 6,44 % 5,56 % Prosent 4,00 % 2,00 % 0,00 % 2,20 % 3,60 % 2,30 % 0,00 % 2,80 % 2,10 % -2,00 % -4,00 % -3,77 % -6,00 % Øygarden kommune Heile Noreg 4
Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Årsmeldinga frå rådmannen Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Øygarden er ein kommune i stabil vekst, i ein av dei sterkaste og mest livskraftige regionane i landet. Hausten 2010 fekk kommunestyret framlagt "Agenda-rapporten", der nøkkeltal for Øygarden vart samanlikna med andre kommunar. Kommunestyret vedtok å redusere driftsutgiftene med 35 mill kroner i perioden 2011-2013. Nettopp det siste kan vere viktig, illustrert med at Stureanlegget kan bli lagt ned om 4-5 år. Det vil føre til inntektstap for kommunen på 35 mill kroner i skattar og avgifter, pluss tap av mange arbeidsplassar og leveransar til anlegget for heile regionen. Driftsrekneskapet viser meir samsvar med budsjettet enn tidligare år, men strammare økonomistyring må prioriterast vidare. Oppgradering av internkontrollrutinar er eit fellesprosjekt i Region Vest. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor dei påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet også i år ber om at rådmannen må syta for at fristar for å leggja fram årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune vert halde i framtida. Sekretariatet tilrår også at kontrollutvalet ber rådmannen setta fokus på betring innan dei rutinane som er omtala i punkt 3 i revisjonsrapporten. Dette gjeld i første rekke rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. Sekretariatet har merka seg at tenesteområda totalt sett har hatt eit overforbruk på 7,90 % i høve godkjend budsjett mot 7,23 % i 2009. Det går også fram av rekneskapen at det innan tenesteområda Administrasjon, Barnehage, og Teknisk er til dels høge overskridingar i høve godkjent budsjett. Det var store overskridingar innan fleire av dei same tenesteområda både i 2008 og i 2009. Det kan t.d., slik sekretariatet ser det, vera ein indikasjon på at det ikkje er realistisk budsjettering innan desse felta, jf. kommunelova 46.3. 5
På bakgrunn av det som går fram av avsnittet over vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet vurderer om dei skal følgje opp om det også i 2011 kan kome slike overskridingar. Dette kan t.d. gjerast ved at administrasjonen vert beden om å kome i møta i kontrollutvalet for å orientere om den administrative oppfølginga av budsjettet innan desse tenesteområda. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2010. 2. Kontrollutvalet ber om at rådmannen må syta for at årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport 2010 frå Deloitte, spesielt når det gjeld rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen komme i kvart møte i utvalet framover for å gjera greie for den administrative oppfølginga som vert gjort for å bidra til at budsjettet innan tenestområda vert halde, med særleg fokus på dei områda som har hatt store overskridingar både i 2008, 2009 og 2010. Hogne Haktorson Kontrollsjef Roald Breistein Seniorrådgjevar Vedlegg: Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett 26.4.2011 Revisjonsrapport 2010 frå Deloitte dagsett 26.4.11 Forslag til uttale frå kontrollutvalet Årsmelding for Øygarden kommune for 2010, send direkte frå kommunen Årsrekneskap for Øygarden kommune for 2010, send direkte frå kommunen 6
7
8
9
10
11
12
Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet Øygarden kommune v/ kommunestyret UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET PÅ ÅRSREKNESKAP 2010 Kontrollutvalet har i møte 20.05.2011, handsama Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2010. Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert 26.4.2011 og rådmannen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Innhaldet i revisjonsmeldinga frå Deloitte: Deloitte AS leverte melding frå revisor, heretter kalla revisjonsmelding, og revisjonsrapport 2010 den 2.5.11. Gjennom desse to dokumenta dagsett 26.04.2011, har dei gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Øygarden kommune. I revisjonsmeldinga frå revisor er medteke at driftsrekneskapen viser kr. 243.662.802 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 5.180.538. Når revisor er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen i ein kommune er det vanleg at det vert levert ei såkalla normal revisjonsmelding. Dersom revisor ikkje er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen er det høve til å gjera avvik frå normal revisjonsmelding. Utforminga av ei revisjonsmelding med avvik kan gjerast på fleire måtar avhengig av kor vesentleg og alvorleg avvik det er snakk om. Dei to minst alvorlege avvika er desse: 1. Presisering: Ei tydeleggjering av høve som allereie er omtala i rekneskapen, men som revisor meiner det er viktig at brukarane av rekneskapen vert gjort merksam på 2. Atterhald: Dette vert brukt når det er avdekka vesentlege feil i rekneskapen, men der feila likevel ikkje er så vesentlege at heile rekneskapen vert vesentleg feil. I dette tilfellet har Deloitte levert ei revisjonsmelding med både presisering og atterhald. Når det gjeld atterhald skriv Deloitte m.a. dette: Grunnlag for konklusjon med atterhald Kommunen har inntektsfort utbyte frå BKK AS med MNOK 6,7 i driftsrekneskapen. Av dette utgjer MNOK 2,9 ekstraordinært utbyte. Fylkesmannen har i brev av 13. april 2011 vedrørande lovlegkontroll til Bergen kommune konkludert med at ekstraordinært utbyte frå BKK AS skal førast som inntekt i investeringsrekneskapen. 13
Når det gjeld presisering skriv Deloitte dette: Presisering Utan at det betyr noko for konklusjonen i avsnittet over, presiserer vi at årsrekneskapen og årsmeldinga ikkje er framlagt innan gitte fristar, høvesvis 15. februar og 30. mars. Kontrollutvalet er overraska over at Øygarden kommune heller ikkje i år har klart å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga innan dei fristar som er sett, jf presiseringa frå Deloitte over. Konsekvensen er som kjent at kontrollutvalet må handsama saka i eit ekstra møte. Dette på tross at det i 2010 også var store problem med å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga innan dei fristar som er sett. Konsekvensen var i 2010 at handsaming av saka i kontrollutvalet vart utsett to gonger. Slike utsettingar gjer at det vart særs utfordrande å få til ei forsvarleg sakshandsaming før saka kan handsamast i kontrollutvalet, og tidsnok til at den kan rekke møte i formannskapet og i neste omgang kommunestyret. Vi hadde også ein liknande situasjon våren 2009. Deloitte skriv elles m.a. dette i revisjonsmeldinga: At årsrekneskapen med unntak av verknad av forholdet som er omtalt i avsnittet Grunnlag for konklusjon med atterhald, er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Øygarden kommune per 31. desember 2010 og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. At dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett At opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter At leiinga har oppfylt plikta si til å syte for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk. I revisjonsrapport 2010 Nr. 3, frå Deloitte vert det m.a. konkludert slik: Vi har gjennom våre revisjonshandlingar ikkje funne vesentlege formelle eller materielle feil i den framlagde rekneskapen. Vi vil likevel kommentere enkelte forhold. Desse forholda er omtala i punkt 3 i revisjonsrapporten og gjeld m.a. veikskapar i rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. Utbytte frå BKK AS er også omtala i revisjonsrapporten og dei skriv m.a. dette: Avklaringa frå Fylkesmannen kom seint etter at kommunen hadde avlagt sin rekneskap, og kommunen har rekneskapsmessig lagt til grunn same prinsipp som i budsjettet og inntektsført heile utbyte i driftsrekneskapen. Etter vår oppfatning må vedtaket vurderas å vere ei endeleg avgjer inntil eventuell anna avgjer føreligg, Det er såleis vår oppfatning at ekstraordinært utbyte skulle vore ført i investeringsrekneskapen. Rekneskapsresultatet Av rekneskapen for 2010 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 5.180.538 medan netto driftsresultat er positivt med kr. 21.786.732 dvs netto resultatgrad på 5,56 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 1.4.11 til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i 2010. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal 14
økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Øygarden kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( + 6,18 %) 2005 (+ 8,37 %), 2006 ( -3,77 %), 2007 (+ 8,57 %), 2008 (+ 7,32 %), 2009 ( 6,44 %) og 2010 ( + 5,56). Som det går fram av desse tala har Øygarden kommune også i år eit resultat som ligg godt over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. Vidare ser vi av tabellen at netto resultatgrad har lege godt over tilrådinga dei siste åra med unnatak av år 2006. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjer handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen si årsmelding Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Øygarden er ein kommune i stabil vekst, i ein av dei sterkaste og mest livskraftige regionane i landet. Hausten 2010 fekk kommunestyret framlagt "Agenda-rapporten", der nøkkeltal for Øygarden vart samanlikna med andre kommunar. Kommunestyret vedtok å redusere driftsutgiftene med 35 mill kroner i perioden 2011-2013. Nettopp det siste kan vere viktig, illustrert med at Stureanlegget kan bli lagt ned om 4-5 år. Det vil føre til inntektstap for kommunen på 35 mill kroner i skattar og avgifter, pluss tap av mange arbeidsplassar og leveransar til anlegget for heile regionen. Driftsrekneskapet viser meir samsvar med budsjettet enn tidligare år, men strammare økonomistyring må prioriterast vidare. Oppgradering av internkontrollrutinar er eit fellesprosjekt i Region Vest. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor dei påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon Kontrollutvalet ber om at rådmannen må syta for at fristar for å leggja fram årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune vert halde i framtida. Kontrollutvalet ber også rådmannen om å setta fokus på betring innan dei rutinane som er omtala i punkt 3 i revisjonsrapporten. Dette gjeld i første rekke rutinar innan kundefordringar, leverandørgjeld, løn og meirforbruk i investeringsrekneskapen. 15
Kontrollutvalet har merka seg at tenesteområda totalt sett har hatt eit overforbruk på 7,90 % i høve godkjend budsjett mot 7,23 % i 2009. Det går også fram av rekneskapen at det innan tenesteområda Administrasjon, Barnehage, og Teknisk er til dels høge overskridingar i høve godkjent budsjett. Det var store overskridingar innan fleire av dei same tenesteområda både i 2008 og i 2009. Det kan t.d., slik kontrollutvalet ser det, vera ein indikasjon på at det ikkje er realistisk budsjettering innan desse felta, jf. kommunelova 46.3. På bakgrunn av det som går fram av avsnittet over vil kontrollutvalet følgje opp om det også i 2011 kan kome slike store overskridingar ved at administrasjonen vert beden om å kome i møta i kontrollutvalet for å orientere om den administrative oppfølginga av budsjettet innan desse tenesteområda. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av 26.4.2010, har kontrollutvalet ikkje merknader til Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2010. Øygarden 20.05.2011 Karstein Pahr Kontrollutvalsleiar Roald Breistein Seniorrådgjevar / utvalssekretær Kopi: Øygarden kommune, formannskapet. 16