kl Formannskapsalen

Transkript

1 1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i Formannskapsalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Georg Lønning (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 10/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 11/11 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 12/11 Kontrollrapport 2010 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Bømlo kommune 13/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Bømlo kulturhus KF Uttale frå kontrollutvalet 14/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Bømlo kommune Uttale frå kontrollutvalet 15/11 Rådmannen orienterer Eige vedlegg Sendt ut direkte frå Bømlo kulturhus KF Sendt ut direkte frå Bømlo kommune 16/11 Årsmelding 2010 for kontrollutvalet Eige vedlegg 17/11 Bestilling av forvaltningsrevisjon Internkontroll Forslag til prosjektplan 18/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll Eige vedlegg 19/11 Orienteringssaker 20/11 Meldingar Vedlegg 21/11 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside Ymse 2

3 3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/11 09/11 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Rådmann Sverre Olav Svarstad, sak 03/11 Kommunalsjef Geir Aga, sak 03/11 Odd Magne Agdestein. Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, sak 09/11 Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/11 Godkjenning av protokoll frå møte /11 Rådmannen orienterer 04/11 Bestilling av forvaltningsrevisjon 05/11 Møteplan 2011 for kontrollutvalet 06/11 Orienteringssaker 07/11 Meldingar 08/11 Gjennomgang av møteprotokollar 09/11 Val av revisor Ymse 1

4 01/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 4 02/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/11 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Rådmann Sverre Olav Svarstad og kommunalsjef Geir Aga orienterte om rutinane rundt søknad om tippemidlar og svarte på spørsmål frå utvalet. Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte om status når det gjeld kva tiltak som er sett i verk i høve tilsynsrapport innan samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Informasjonen vart teken til orientering. 04/11 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON 2011 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon om 2. Deloitte vert innan beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. HANDSAMING I MØTET Møtet vart lukka med heimel i kommunelova 31.3 under handsaming av denne saka. Kontrollutvalet ønskjer at Deloitte AS skal gjennomføre forvaltningsrevisjon innan internkontroll. Føremålet med forvaltningsrevisjon innan internkontroll i Bømlo kommune er å vurdere om kommunen har etablert eit tenleg internkontrollsystem i tråd med kommunelova 23.2, lokale reglar og politiske vedtak. 2

5 I denne undersøkinga skal administrasjonen undersøkast i tillegg til at systemet vert testa ved minst 3 andre einingar i kommunen. Problemstillingar Korleis sikrar administrasjonssjefen ei heilskapleg tilnærming til styring og kontroll i kommunen? Er internkontrollsystemet bygd opp på bakgrunn av ei risikovurdering? Korleis er etikk teke i vare i det etablerte internkontrollsystemet? Er det etablert eit tenleg internkontrollsystem? Vert internkontrollsystemet brukt? Er tilsette kjent med bruken av systemet? Får dei tilsette tilstrekkelig opplæring? Sikrar internkontrollsystemet at roller og ansvar er klart og tydelig definert? Korleis vert det sikra at systemet vert følgt ved skifte/nytilsetting av personale? Er det rutinar for oppdatering av systemet (eks. sletting av utgåtte prosedyrar)? Er det sikra tenleg styring av dokumenttilgang? Er det etablert rutinar for leiaroppfølging av at internkontrollen fungerer slik det var tenkt? Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK: 5 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan internkontroll. 2. Deloitte vert innan beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Prosjektplanen skal leggjast fram for kontrollutvalet til godkjenning i møte /11 MØTEPLAN 2011 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Nytt kontrollutval HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet ønskjer å endre møtedato til Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Nytt kontrollutval 3

6 06/11 ORIENTERINGSSAKER 6 I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2010 for KU 2 Sekretariatet Vedteke budsjett for KU for Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunen 4 Sekretariatet Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen 5 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2010 for KU Sekretariatet presenterte rekneskapsresultatet for KU for Sekretariatet Vedteke budsjett for KU for 2011 Budsjett 2011 for kontrollutvalet vart vedteke i kommunestyret slik som føreslått 3 Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunen Sekretariatet orienterte om ein artikkel i BT om byggesaksgebyr i kommunar i Hordaland. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering 4 Sekretariatet Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen Sekretariatet gjorde også merksam på at KRD no har gjort ferdig Kontrollutvalgshåndboken og den kan lastast ned på denne linken. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak om oppfølging av dei 85 tilrådingane til neste møte. Orienteringssak nr. 4: Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak om oppfølging av dei 85 tilrådingane til neste møte. Informasjonen vart elles teke til orientering. 07/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 01 Kommunestyret Vedtak i sak 94/10 i KST Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune - Revisjonsrapport 02 Kommunestyret Vedtak i sak 109/10 i KST Årsbudsjett 2011 Velferdsplan

7 03 Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta 04 Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen 05 Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll 2009 Eigarstyring 06 Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS 07 Rådmannen Svar på oppfølging av prosjektrekneskap 08 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 1 / 2011 Tilsyn (FKT) 09 Kommunestyret Sak til kommunestyret Tilstandsrapport for grunnskulen i Bømlo kommune Sjølve rapporten ligg ved som eige vedlegg 10 Fylkesmannen Tilsynsrapport om tiltak for å førebyggje og behandle underernæring i heimetenesta ved Moster omsorgsområde FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. 7 HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 03 Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. 04 Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. 05 Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll 2009 Eigarstyring Kontrollutvalet seier seg nøgd med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve selskapskontroll Eigarstyring og seier seg ferdig med saka. 06 Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS Kontrollutvalet seier seg nøgd med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS og seier seg ferdig med saka. 5

8 8 10 Fylkesmannen Tilsynsrapport om tiltak for å førebyggje og behandle underernæring i heimetenesta ved Moster omsorgsområde Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å lukke avviket i kapittel 5 i rapporten og kva tiltak som er sett i verk i høve kommentarane i kapittel 6 i rapporten 11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 2 / 2011 Medlemsbrevet vart delt ut i møtet Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Melding nr. 3: Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. Melding nr. 4: Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. Melding nr. 5: Svar på oppfølging av selskapskontroll 2009 Eigarstyring Kontrollutvalet seier seg nøgd med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve selskapskontroll Eigarstyring og seier seg ferdig med saka. Melding nr. 6: Svar på oppfølging av selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS Kontrollutvalet seier seg nøgd med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS og seier seg ferdig med saka. Melding nr. 10: Tilsynsrapport om tiltak for å førebyggje og behandle underernæring i heimetenesta ved Moster omsorgsområde Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gjera greie for: kva tiltak som er sett i verk for å lukke avviket i kapittel 5 i rapporten kva tiltak som er sett i verk i høve kommentarane i kapittel 6 i rapporten Meldingane vert elles tekne til orientering. 08/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6

9 HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 9 VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 09/11 VAL AV REVISOR FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret vel.. som revisor frå til med opsjon for Bømlo kommune til å forlengje avtalen med 2 år. HANDSAMING I MØTET Møtet vart lukka med heimel i kommunelova 31.3 under handsaming av denne saka. Odd Magne Agdestein frå Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum presenterte resultatet frå den gjennomførte evalueringa av dei innkomne tilboda. Evalueringa vart diskutert i kontrollutvalet og etter sams drøfting vart slik innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret vel Deloitte AS som revisor frå til med opsjon for Bømlo kommune til å forlengje avtalen med 2 år. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 7

10 10 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 12/11 12/11 KONTROLLRAPPORT 2010 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I BØMLO KOMMUNE Bakgrunn: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad frå Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 11 Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Konklusjonen til Skatteetaten totalt sett for 2010 er positiv, men dei peikar likevel i sin rapport m.a. på at det er forbetringspunkt ved at dei skriv: Etter ei samla vurdering finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner, men vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det berre er utført 4,1,% kontrollar mot eit krav på 5 %. Sekretariatet har merka seg at måltala for arbeidsgjevarkontrollen heller ikkje vart nådd verken i 2007, 2008 eller Samstundes vert det registert at det er ei betring i måloppnåinga i 2010 i høve På bakgrunn av dette bør kontrollutvalet vurdere om dei skal be rådmann og skatteoppkrevjar om å kome i neste møte i utvalet for å gjera greie for kva tiltak dei vil sette i verk for å sikre måloppnåing i Kontrollrapporten frå Skatteetaten, ein del korrespondanse mellom skatteetaten og skatteoppkrevjaren i løpet av 2010 samt årsrapport for 2010 for skattekrevjaren i Bømlo kommune, har vi fått tilsendt frå skatteoppkrevjar. Alle dokumenta ligg ved som eige vedlegg. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Bømlo kommune totalt sett for 2010 i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, jf. likevel at målet om 5% arbeidsgjevarkontroll ikkje er nådd i 2010 heller. På bakgrunn av denne manglande måloppnåinga bør kontrollutvalet vurdere om dei skal be rådmann og skatteoppkrevjar om å kome i neste møte i utvalet for å gjera greie for kva tiltak dei vil sette i verk for å sikre måloppnåing i FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det framleis er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. Utvalet har merka seg at måltala for arbeidsgjevarkontrollen heller ikkje vart nådd verken i 2007, 2008 eller Bømlo kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. På bakgrunn av konstatert manglande måloppnåing innan arbeidsgjevarkontroll dei siste 4 åra ber kontrollutvalet om at rådmann og skatteoppkrevjar kjem i neste møte i utvalet for å gjera greie for kva tiltak dei vil sette i verk for å sikre måloppnåing i Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Eige vedlegg: Skatteetaten, kontrollrapport 2010, side 1 2 Rapport nr. 1 frå skatteetaten dagsett side 3 6 Brev frå skatteoppkrevjaren i Bømlo side 7 8 Årsrapport for 2010 frå skatteoppkrevjar side 9 16 Årsrekneskap frå skatteoppkrevjar side

12 12 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 13/11 13/11 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2010 FOR BØMLO KULTURHUS KF UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saken: Kontrollutvalet er etter Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak ikkje pliktig til å gje uttale til denne rekneskapen slik som for kommuneregnskapen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. I kommunane som sekretariatet dekkar, er det lagt opp til at desse rekneskapa også vert handsama i kontrollutvalet, på lik linje med kommunerekneskapen. Det er heller ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som saksopplysning til saka. Det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og regnskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Øvrig saksgang kan kommunen velja sjølv, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Formannskapet innstiller overfor kommunestyret, vedr. rekneskapen. Nokre kommunar praktiserer og at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret vedr. årsmeldinga. Årsrekneskapen for Bømlo kulturkus KF er å betrakte som ein del av årsrekneskapen for Bømlo kommune. Rekneskapen bør difor handsamast før kommunerekneskapen vert handsama, men gjerne i same møte. Drøfting: Deloitte har gjennom revisjonsmeldinga dagsett gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Bømlo kulturhus KF. Sekretariatet har merka seg at det i revisjonsmeldinga er medteke at det for rekneskapsåret syner eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. I fråsegna om særrekneskapen uttaler Deloitte at: særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Bømlo Kulturhus KF per 31. desember 2010 og av resultatet i regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

13 13 opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk i Norge. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet uttala seg om følgjande forhold: Evnt. for seint avlagt rekneskap og eller årsmelding. Presentasjonen av reknskapen og årsmeldinga. Manglende avstemmingar av lønsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på evnt. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikke er omtala i årsmeldinga (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringer mellom opprinnelig budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet no innarbeidar følgjande i uttalen sin: netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga. Av rekneskapen for 2010 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr og netto driftsresultat på kr Det gjev eit driftsresultat på 1,09 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kulturhus KF har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2006 (- 2,77%), 2007 (- 20,3 %), 2008 ( -2,04 %), 2009 (+ 5,49 %) og 2010 ( 1,09 %), sjå grafen under. Vi ser av dette at Bømlo kulturhus KF ligg under resultatet i heile kommunesektoren og godt under tilrådinga til TBU. Bømlo kulturhus KF, Netto resultatgrad 10,00 % Årstall Prosent 5,00 % 0,00 % -5,00 % -10,00 % 5,80 % -2,77 % 2,30 % 0,00 % -2,04 % 5,49 % 2,80 % 2,10 % 1,09-15,00 % -20,00 % -20,33 % -25,00 % Bømlo kultuthus KF Heile Noreg 2

14 Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tola svingingar i økonomien. Styret skriv m.a. dette i si årsmelding: I 2010 har styret og administrasjonen fortsett arbeidet med å få til eit fullskala kulturhus på Bømlo tilpassa dei økonomiske rammene. Drifta har i 2010 funne den forma som er forventa, men den høge aktiviteten og den slitasjen det etter kvart har vist seg å ha på dei tilsette, viser at det er nødvendig å auke bemanning, eventuelt endre bemanningsstruktur. Konklusjon: Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for Hogne Haktorson Kontrollsjef Roald Breistein Rådgjevar Send ut separat: Vedlegg: Årsrekneskap og årsmelding 2010 er send ut direkte frå Bømlo kulturhus Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett

15 15 Bømllo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Bømlo kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte , handsama Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore det avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert og styret si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor, dagleg leiar for Bømlo Kulturhus KF og rådmann i Bømlo kommune tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2010 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr og netto driftsresultat på kr Det gjev eit driftsresultat på 1,09 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kulturhus KF har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2006 (- 2,77%), 2007 (- 20,3 %), 2008 ( -2,04 %), 2009 (+ 5,49 %) og 2010 ( 1,09 %). Vi ser av dette at Bømlo kulturhus KF ligg under resultatet i heile kommunesektoren og godt under tilrådinga til TBU. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tola svingingar i økonomien. Styret skriv m.a. dette i si årsmelding: I 2010 har styret og administrasjonen fortsett arbeidet med å få til eit fullskala kulturhus på Bømlo tilpassa dei økonomiske rammene. Drifta har i 2010 funne den forma som er forventa, men den høge aktiviteten og den slitasjen det etter kvart har vist seg å ha på dei tilsette, viser at det er nødvendig å auke bemanning, eventuelt endre bemanningsstruktur. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av , har kontrollutvalet ikkje merknader til Bømlo Kulturhus KF sin årsrekneskap for Bremnes Georg Lønning Kontrollutvalsleiar Roald Breistein Rådgjevar / utvalssekretær Kopi: Bømlo kommune, formannskapet. 4

16 16 5

17 17 6

18 18 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 14/11 14/11 REKNESKAP FOR BØMLO KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet lyd slik: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. Denne er på bokmål. Gjer merksam på at revisjonsberetning = revisjonsmelding og årsberetning = årsmelding Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

19 19 denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Drøfting: Deloitte har gjennom revisjonsmeldinga dagsett gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Bømlo kommune. Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr ,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr ,-. I fråsegna om årsrekneskapen uttaler Deloitte at: årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Bømlo kommune per 31. desember 2010 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg dei disposisjonar som ligger til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter leiinga har oppfylt plikta si til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Den mottekne revisjonsrapport nr. 9 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste økonomi- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve nokre tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Deloitte skriv m.a. dette: Kontrollen avdekka feil periodisering av renter, noko som vart retta opp i endeleg rekneskap. Feilen var eit direkte resultat av manglande dokumentasjon av rutinar. Bømlo kommune har vedtatt finansreglement i tråd med Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Det er førebels ikkje utført uavhengig kontroll av rapportering til kommunestyret i tråd med reglementet og forskrift, men det er inngått avtale og rutine vil bli etablert i Sekretariatet tilrår at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på desse forbetringsområda. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Ev. for seint avlagt rekneskap og eller årsmelding. Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapet og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett) 2

20 20 Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga og revisjonsrapport nr. 9 frå Deloitte. Av rekneskapen for 2010 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på - kr ,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr ,-, dvs netto resultatgrad på 0,80 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo har netto resultatgrad vore slik dei siste fem åra: 2004 ( +1,16 %) 2005 (- 1,35 %), 2006 ( + 2,94 %), 2007 (+ 0,57 %), 2008 (- 1,63 %), 2009 ( + 1,39) og 2010 ( + 0,80%), sjå graf nedanfor. Som vi ser av grafen har Bømlo i år eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet. Bømlo kommune, Netto resultatgrad 7,00 % 6,00 % 5,00 % 5,80 % Årstall Prosent 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 2,20 % 1,16 % 3,60 % 2,94 % 2,30 % 0,57 % 0,00 % 2,80 % 1,39 % 2,10 % 0,80 % -1,00 % -2,00 % -1,35 % Bømlo kommune -1,63 % Heile Noreg Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Med dei utfordringane kommunen møtte gjennom 2010, vil rådmannen sei seg nøgd med totalresultatet vart eit rekneskapsmessig brukbart år ser me det i relasjon til skatteinntektene. Bømlo opplevde isolert sett stor skattesvikt både i forhold til eige budsjett, men også i forhold til oppjustert anslag for skatteinntektene på landsbasis. Ser me på drifta av Bømlo kommune har den samla sett gått med eit meirforbruk i forhold til budsjett på 2,3 millionar kroner. Av eit samla budsjett på kroner i driftsutgifter, er det prosentvis ikkje store overskridingar. I jamnlege rapporteringar gjennom driftsåret 2010 til kommunestyret, har 3

21 21 det vore varsla overskridingar. Slik sett er meirforbruket ikkje overraskande. Det har likevel vore ein større auke i meirforbruket dei to siste månadane som ikkje er bra i forhold til økonomistyringa. Totalt sett er det likevel grunnlag for å sei at kommunen har rimeleg god økonomistyring. Me har sett at Bømlo kommune sin grunnlikviditet gradvis har forverra seg. Dei siste tre åra har grunnlikviditeten vår vore negativ, sjølv om me ser ei lita forbetring frå Arbeidskapitalen/likviditeten er ein del av grunnlikviditeten. Ser me isolert på arbeidskapitalen er den redusert med 13,5 mill. kroner frå Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor dei påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 9 frå Deloitte. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 9 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett Revisjonsrapport nr. 9 frå Deloitte Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Bømlo kommune er send ut separat 4

22 22 Bømllo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Bømlo kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte , handsama Bømlo kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding dagsett , revisjonsrapport nr 8 dagsett og rådmannen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2010 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på - kr ,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr ,-, dvs netto resultatgrad på 0,80 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,1 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo har netto resultatgrad vore slik dei siste fem åra: 2004 ( +1,16 %) 2005 (- 1,35 %), 2006 ( + 2,94 %), 2007 (+ 0,57 %), 2008 (- 1,63 %), 2009 ( + 1,39) og 2010 ( + 0,80%). Som vi ser av desse tala har Bømlo i år eit monaleg dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet. Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Med dei utfordringane kommunen møtte gjennom 2010, vil rådmannen sei seg nøgd med totalresultatet vart eit rekneskapsmessig brukbart år ser me det i relasjon til skatteinntektene. Bømlo opplevde isolert sett stor skattesvikt både i forhold til eige budsjett, men også i forhold til oppjustert anslag for skatteinntektene på landsbasis. Ser me på drifta av Bømlo kommune har den samla sett gått med eit meirforbruk i forhold til budsjett på 2,3 millionar kroner. Av eit samla budsjett på kroner i driftsutgifter, er det prosentvis ikkje store overskridingar. I jamnlege rapporteringar gjennom driftsåret 2010 til kommunestyret, har det vore varsla overskridingar. Slik sett er meirforbruket ikkje overraskande. Det har likevel vore ein større auke i meirforbruket dei to siste månadane som ikkje er bra i forhold til økonomistyringa. Totalt sett er det likevel grunnlag for å sei at kommunen har rimeleg god økonomistyring. Me har sett at Bømlo kommune sin grunnlikviditet gradvis har forverra seg. Dei siste tre åra har grunnlikviditeten vår vore negativ, sjølv om me ser ei lita forbetring frå Arbeidskapitalen/likviditeten er ein del av grunnlikviditeten. Ser me isolert på arbeidskapitalen er den redusert med 13,5 mill. kroner frå Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og 5

23 23 tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor dei påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Den mottekne revisjonsrapport nr. 9 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste økonomi- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve nokre tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Deloitte skriv m.a. dette: Kontrollen avdekka feil periodisering av renter, noko som vart retta opp i endeleg rekneskap. Feilen var eit direkte resultat av manglande dokumentasjon av rutinar. Bømlo kommune har vedtatt finansreglement i tråd med Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Det er førebels ikkje utført uavhengig kontroll av rapportering til kommunestyret i tråd med reglementet og forskrift, men det er inngått avtale og rutine vil bli etablert i Kontrollutvalet tilrår at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på desse forbetringsområda. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka, revisjonsmeldinga av , revisjonsrapport nr. 9 av , har kontrollutvalet ikkje merknader til Bømlo kommune sitt årsrekneskap for Bremnes Georg Lønning Kontrollutvalsleiar Roald Breistein Rådgjevar / utvalssekretær Kopi: Bømlo kommune, formannskapet. 6

24 24 7

25 25 8

26 26 9

27 27 10

28 28 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 15/11 15/11 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Oppfølging forvaltningsrevisjon regeletterleving i grunnskulen: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i i sak 7/11 i møte : Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. 2. Oppfølging forvaltningsrevisjon barnevernstenesta: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i i sak 7/11 i møte : Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gje ein ny status på området. 3. Tilsynsrapport underernæring i heimetenesta: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i i sak 7/11 i møte : Melding nr. 10: Tilsynsrapport om tiltak for å førebyggje og behandle underernæring i heimetenesta ved Moster omsorgsområde Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å gjera greie for: kva tiltak som er sett i verk for å lukke avviket i kapittel 5 i rapporten kva tiltak som er sett i verk i høve kommentarane i kapittel 6 i rapporten Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

29 29 4. Forvaltningsrevisjon innan psykisk helse: Kommunestyret gjorde mellom anna slikt vedtak i sak 94/10 i møte : Rådmannen møter i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. På bakgrunn av dette har vi bede om at rådmann, og/eller andre frå administrasjonen kjem for å orientere om desse sakene i dette møte i kontrollutvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2

30 30 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 16/11 16/11 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Sekretariatet har laga forslag til kontrollutvalet si årsmelding for Heile forslaget er kvalitetssikra av kontrollutvalsleiar. Revisjonen er ikkje vorte utfordra på å laga eigen årsmelding om oppdraget i Bømlo kommune. Resultatet av revisjonsarbeidet går fram av revisjonsmeldinga som følgjer rekneskapen, brev og gjennom andre revisjonsrapportar som vert lagt fram for kontrollutvalet. Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2010 for kontrollutvalet i Bømlo kommune. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Forslag til årsmelding frå kontrollutvalet for 2010 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

31 31 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 17/11 17/11 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON INNAN INTERNKONTROLL FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 04/11 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan internkontroll. 2. Deloitte vert innan beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Prosjektplanen skal leggjast fram for kontrollutvalet til godkjenning i møte Drøfting: Med utgangspunkt i dette vedtaket har Deloitte levert eit forslag til prosjektplan for Vurdering av internkontrollsystem i Bømlo kommune. Prosjektplanen ligg ved. Deloitte føreslår i prosjektplanen dette føremålet med revisjonen: Føremålet med forvaltningsrevisjonen innan internkontroll i Bømlo kommune er å vurdere om kommunen har etablert eit tenleg internkontrollsystem i tråd med kommunelova 23.2, lokale reglar og politiske vedtak. Kontrollutvalet har konkretisert følgjande problemstillingar som vil bli undersøkt: 1) Korleis sikrar administrasjonssjefen ei heilskapleg tilnærming til styring og kontroll i kommunen? 2) Er internkontrollsystemet bygd opp på bakgrunn av ei risikovurdering? 3) Korleis er etikk teke i vare i det etablerte internkontrollsystemet? 4) Er det etablert eit tenleg internkontrollsystem? 5) Vert internkontrollsystemet brukt? 6) Er tilsette kjent med bruken av systemet? 7) Får dei tilsette tilstrekkeleg opplæring? 8) Sikrar internkontrollsystemet at rollar og ansvar er klart og tydeleg definert? 9) Korleis vert det sikra at systemet vert følgt ved skifte/nytilsetting av personale? 10) Er det rutinar for oppdatering av systemet (eks. sletting av utgåtte prosedyrar)? 11) Er det sikra tenleg styring av dokumenttilgang? 12) Er det etablert rutinar for leiaroppfølging av at internkontrollen fungerer slik den var tenkt? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

32 32 I prosjektplanen går det fram at Deloitte m.a. vil nytta dokumentanalyse, intervju, elektronisk spørjeundersøking, testar og verifisering og høyring som metodar for å samle inn data. Sekretariatet meiner at den mottekne prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve. Føremål og problemstillingar synest også å vera fornuftig og i tråd med føringar gjeve frå kontrollutvalet. Konklusjon: Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen har sekretariatet ikkje merknad til at det vert disponert ein ressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan. Det er også lagt inn ein opsjon på inntil 8 timar til ev. førebuing og presentasjon i kommunestyret. Prosjektplanen legg opp til at revisjonen er tenkt ferdig hausten FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Vurdering av internkontrollsystem i Bømlo kommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det som ligg i prosjektplanen. 3. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar saman med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan midten av september 2011, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Prosjektplan frå Deloitte som eige vedlegg 2

33 33 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 18/11 18/11 OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Bakgrunn for saka: Rapporten 85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå statsråden i Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) i brev Møte i kontrollutvalet : Brevet frå departementet vart lagt fram for kontrollutvalet som melding og meldinga vart teken til orientering I det same møtet, gav Deloitte v/gunnar Husabø ei innføring i rapport frå KRD: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Representantar frå administrasjonen var også til stades. Møte i kontrollutvalet : Som ein lekk i oppfølginga av dei 85 tilrådingane (tilråding 55 som omhandlar forvaltningsrevisjonsrapportar på nettet) gjorde kontrollutvalet i dette møtet slikt vedtak i sak 36/10 (Underpunkt 4): Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Sund kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. På bakgrunn av signala som er gjeve i rapport frå KRD 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane om opne versus lukka møter i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak i sak 14/10 i møte : Kontrollutvalet i Bømlo kommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå neste møte. Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

34 Møte i kontrollutvalet : 34 Vidare gjorde kontrollutvalet i sak 06/11 (Underpunkt 4) slikt vedtak: Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om oppfølging av dei 85 tilrådingane. D røfting: Rapporten om dei 85 tilrådingane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå KRD som vedlegg til eit brev Dette brevet ligg ved saman med desse delane av sjølve rapporten: 1. Overordna vurderingar 13. Oversikt over tilrådingar i del Oversikt over tilrådingane i del 3 Sekretariatet har merka seg m.a. dette i brevet frå KRD: Arbeidsgruppa har 85 tilrådingar som er retta mot kommunestyra, fylkestinga, ordførarane, kontrollutvala, administrasjonssjefane, revisjonsmiljøa, organisasjonane og staten. 85 tilrådingar er mange tilrådingar. Eg trur ikkje det er enkelt eller fort gjort å følgje opp framlegga frå arbeidsgruppa. Like fullt meiner eg at det er viktig at kommunane, fylkeskommunane og staten tek seg tida til å sjå korleis eigenkontrollen kan og bør styrkjast. Eg oppmodar derfor kommunane og fylkeskommunane til å lese rapporten, diskutere han og finne fram til kor ein vil starte det lokale arbeidet med å styrkje eigenkontrollen. Vidare har vi merka oss dette i punkt 1.1 i rapporten: Arbeidsgruppa har gjennom arbeidet sitt kome fram til tre hovudtilrådingar for å styrkje eigenkontrollen: Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkjast. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. Tilrådingar som er aktuelle å følgje opp Slik sekretariatet ser det vil det vera ei føremon å prioritere kva tilrådingar kontrollutvalet bør følgje opp. Nokre av tilrådingane har kommunen gode rutinar på allereie og desse vert naturleg nok ikkje omtala her. Etter vår oppfatning bør prioritering av tilrådingane vera slik innafor desse kategoriane: 1. Tilråding 8: Opne møter i KU 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet 3. Tilråding 12-14, 16-25, Rådmannen sin internkontroll 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, Tilråding 53-59, 63 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen Forvaltningsrevisjon/Selskapskontroll 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, Folkevaldopplæring a. Tilråding 56 Erfaringsutvekslingar i KU b. Tilråding 76 Opplæring kommunestyret 7. Tilråding Kyrkjeleg fellesråd Tiltak som kan vera aktuelle å gjennomføre På bakgrunn av prioriteringa over kan kontrollutvalet t.d. legge opp til slike aktivitetar for å følgje opp desse tilrådingane: 2

35 35 1. Tilråding 8: Opne møter i KU Sekretariatet er gjort kjend med at det er fleirtal på Stortinget for å gjera vedtak om at møta i kontrollutvalet skal vera opne, men det er ikkje gjort vedtak enno. Konklusjon: Kontrollutavlet i Bømlo kommune er ferdig med denne saka sidan det allereie er gjort vedtak om opne møter i utvalet. 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet I samband med kommunevalet hausten 2011 bør det sitjande kontrollutvalet bidra til å sikre at val av nytt kontrollutval vert gjort i tråd med dei aktuelle tilrådingane slik at ein unngår ekstra rundar med utskiftingar og nyval. Det viktigaste å ta omsyn til her er at kontrollutvalet vert vald på det konstituerande kommunestyremøtet saman med ordførar og formannskap (jf. tilråding 1). Vidare at det vert sikra at dei som vert valde inn i kontrollutvalet ikkje sit i andre komitear eller har sentrale verv i kommunalt eigde selskap (jf. tilråding 6 og 7). Konklusjon: Sekretariatet har planar om å sende ein e-post til alle våre kommunar om korleis dei bør gjera det for å sikre at det vert vald reine kontrollutval. 3. Tilråding 12-14, 16-25, Rådmannen sin internkontroll Det er mange tilrådingar som omhandlar rådmannen sitt ansvar for internkontrollen i kommunen. Dette ansvaret er regulert i kommunelova 23.2 som lyd slik: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er fleire måtar som kan vera aktuell for kontrollutvalet å følgje opp desse tilrådingane på. Eit alternativ er å be rådmannen møte opp i kontrollutvalet for å presentere det etablerte internkontrollsystemet i kommunen på generell basis. Eit anna alternativ er å utfordre rådmannen på å gje kontrollutvalet ein status i eit møte på kva kommunen har gjort for å styrke internkontrollen i høve tilrådingane i rapporten. Eit tredje alternativ kan vera å be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for kva konkret som er gjort i høve dei enkelte tilrådingane i rapporten ( til saman 21). Som eit fjerde alternativ kan kontrollutvalet be revisor gjennomføre ein forvaltningsrevisjon på området. Det er som kjent allereie gjort. Konklusjon: På bakgrunn av at kontrollutvalet har bede Deloitte gjennomføre ein forvaltningsrevisjon innan internkontroll, bør utvalet vente til resultatet av denne er klar før det vert teke stilling til ev. vidare arbeid med dette. 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, 79 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at rekneskapen i kommunen vert revidert på ein betryggande måte og at kommune har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette er regulert i kommunelova 77.4 som m.a. lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Vidare står det m.a. dette i forskrift om kontrollutval 4: 3

36 36 Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som eit ledd i dette ansvaret har kontrollutvalet som kjent bede revisor ved fleire høve i 2010 om å orientere om sitt arbeid med rekneskapsrevisjonen. Dette er gjort m.a. ved at revisor har presentert plan for rekneskapsrevisjonen, kva dei legg i revisjonsmandatet, presentasjon av den gjennomførte interimsrevisjonen og revisjonsmelding. Slike orienteringar bør gjerast årleg/etter behov. I tillegg til dette bør kontrollutvalet vurdere om dei skal be om meir orientering frå revisor t.d. om kva dei gjer for å sjå til at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggande måte (jf. tilråding 49-50). Vidare bør utvalet vurdere om korleis samspelet mellom administrasjonen og revisor fungerer (jf. tilråding 79). Konklusjon: Kontrollutvalet bør be revisor orientere meir om kva dei gjer i høve rådmannen sin økonomiske internkontroll og samspelet med administrasjonen. 5. Tilråding 53-59, 63 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er etter sekretariatet si meining nokre av dei viktigaste oppgåvene for kontrollutvalet. Det er difor stort behov for opplæring av kontrollutvalet på desse områda. Slik det har vore til no har denne opplæringa skjedd ved at utvalet var med på folkevaldopplæring i starten av valperioden, ved at nokre av medlemmene i kontrollutvalet har delteke på konferansar i regi av FKT eller NKRF, men for det meste gjennom det arbeidet som har vore gjort i kontrollutvalet. Slik vi ser det vil det vera ei føremon om kontrollutvalet får ei meir konkret opplæring i kva forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er, arbeidet med overordna analysar. dei einskilde rollane i forvaltningsrevisjon, korleis ein bør lage ein bestilling osv. (jf. tilråding og 57-59). Dette kan løysast på fleire måtar. Ein kan t.d. be vald revisor, eller andre med kompetanse på området, gjennomføre eit kurs for kontrollutvalet der også administrasjonen kan verta invitert til å delta. Eit slikt kurs bør ein vurdere om ein skal arrangere saman med andre kommunar. Det er konstatert at det kan vera ei utfordring å samordne selskapskontroll i selskap der det er fleire kommunar som er eigarar, (jf. tilråding 63). Vi er kjend med at det andre stader i landet vert arrangert felles samlingar for fleire kontrollutval der m.a. slike spørsmål vert drøfta. Slike samlingar kan også nyttast til opplæring innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og til ei generell erfaringsutveksling (jf. tilråding 56). På bakgrunn av dette bør kontrollutvalet vurdere om ein vil sette i gang opplæringsaktivitetar innan forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Det vil uansett vera naturleg at slik opplæring vert gjeve som ein del av folkevaltopplæringa som må gjerast etter valet til hausten. Det bør vurderast om det skal takast initiativ til å få i stand samlingar for fleire kontrollutval som ein arena for erfaringsutveksling og opplæring. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere kva ein vil gjera i høve opplæring i forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samordning av selskapskontroll i selskap der fleire kommunar eig saman og ideen om arenaer for erfaringsutveksling. 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, Folkevaldopplæring For at medlemmer i kontrollutvalet skal gjera ein best mogeleg jobb i utvalet er dei avhengig av å få tilstrekkelig med opplæring. Slik sekretariatet ser det er det stort potensiale for å kunne 4

37 37 gjera denne opplæringa betre for dei som vert vald inn i kontrollutvale hausten Fleire av tilrådingane i rapporten frå arbeidsgruppa viser at behovet er stort. Opplæringa bør skje på fleire arenaer. For det første bør det nyvalde kontrollutvalet, inkludert nokre eller alle vararepresentantar, få tilbod om ei grundig opplæring heilt i starten av valperioden. Dette bør det leggast til retta for at kontrollutavlet får tilbod om. Vi er kjend med at FKT og KS skal samarbeide om eit felles opplæringsopplegg særskilt tilrettelagt for kontrollutval. For det andre bør medlemmene i kontrollutvalet, også dei som ikkje har fast sete i kommunestyret, få tilbod om å delta på den generelle folkevaltopplæringa som kommunen legg opp til for medlemmer i kommunestyret. Vidare har erfaringar vist at det kan vera føremålstenleg at det ny kontrollutvalet presenterer seg for det nye kommunestyret. Samstundes bør kontrollutvalet nytta høve til å orientere kommunestyret t.d. om kva oppgåver kontrollutvalet har, kva kommunestyret kan bruke kontrollutvalet til, korleis rolledelinga mellom kommunestyret, ordførar, kontrollutval, revisor og sekretariat bør vera (jf. tilråding 76). Det bør også leggjast til rette for arenaer for erfaringsutveksling og eigne kurs som omhandlar forvaltningsrevisjon/selskapskontroll slik som omtala i punkt 5 over. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram over bør det sitjande kontrollutvalet sterkt oppmode det nye kontrollutvalet om å gjennomføre desse opplæringstiltaka: Delta på særskilt opplæring for kontrollutval Be om å få delta på folkevaldopplæring som vert gjeve for medlemmer i kommunestyret Presentasjon av kontrollutvalet og orientering i kommunestyret om KU Delta på kurs i forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Legge til rette for arenaer for erfaringsutveksling 7. Tilråding Kyrkjeleg fellesråd Tradisjonelt sett har ikkje kontrollutval vore opptatt av dei kyrkjelege fellesråda. For å bøte på dette kan kontrollutvalet vurdere om dei vi be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd fungerer. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere å be rådmannen møte i utvalet for å orientere om rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram under drøfting over bør kontrollutvalet diskutere seg fram til kva utvalet kan gjera for å bidra til å styrke eigenkontrollen i Bømlo kommune, både på kort og på lang sikt. Saka vert difor lagt fram utan forslag til vedtak. FORSLAG TILVEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Eige vedlegg: Brev frå KRD om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll 85 tilrådingar: Konklusjonar og tilrådingar 5

38 38 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 19/11 19/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Representantskapsmøte i SIM 2 Sekretariatet Finansreglement for Bømlo kommune - Rapportering 3 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

39 39 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. mai 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 20/11 20/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 11 Rådmannen Notat dagsett til formannskapet om Eigardag Eigarskapsmeldinga til Bømlo kommune 12 Kommunestyret Vedtak i sak 17/11 i KST Val av revisor FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Meldingane ligg ved Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

40 40 2