Partsbrev vedr. Årsrekneskap 2014 for Kvinnherad kommune, uttale frå kontrollutvalet

Transkript

1 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Til kommunestyret Vår sakshandsamar: Kari Nygard Dykkar ref.: Vår ref: 2014/47 Vår dato: Partsbrev vedr. Årsrekneskap 2014 for Kvinnherad kommune, uttale frå kontrollutvalet Vedlagt følgjer kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskap for Kvinnherad kommune for Ber om at uttalen vert ettersendt og lag fram for formannskapet i møte Vidare må kontrollutvalet sin uttale følgje sak om Årsrekneskap for 2014 til kommunestyret. Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Kvinnherad kommune Ordførar Rådmann Deloitte Uvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/47-36 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Årsrekneskap 2014 for Kvinnherad kommune, uttale frå kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal gje uttale til årsrekneskapen, jf. Forskrift om årsrekneskap og årsberetning. Rådmannen si årsmelding skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og årsrekneskapen. Det er deretter formannskapet som innstiller overfor kommunestyret, i sak om årsrekneskapen. Kommunestyret skal handsama både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Dette følgjer av kommunelova 48, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Drøfting: Årsrekneskapen er lagt fram av rådmannen, og inneheld driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversiktar og noteopplysningar. Kommunen sin revisor, Deloitte, har lagt fram revisjonsmelding datert Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindre-forbruk på kr Det kjem ikkje fram spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga, og den vert å sjå på som ei rein revisjonsmelding. Deloitte har og lagt fram revisjonsrapport nr. 18, saman med revisjonsmeldinga. Revisjonsrapporten beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kvar det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan betrast. Kontrollutvalet bør i sin uttale oppmoda om å prioritere å sette fokus på dei forholda som er kommentert i revisjonsrapporten. I år, som dei siste åra, er det «Finansområdet» som vert kommentert i revisor sin revisjonsrapport. Det vert peika på at det er misforhold mellom storleiken på kraftfondet og beløpa som blir forvalta etter finansreglementet sine retningslinjer for langsiktige finansielle aktiva. Revisor uttaler: «Som tidlegare påpeika er konsekvensen av dette at likviditeten er pressa, og at kommunen av den grunn hadde late være å gjera opp ekstraordinære avdrag på formidlingslån kr 62 mill. Dette er delvis tilbakebetalt i 2014, men pr er det om lag kr 14,4 mill i skuld til Husbanken som skulle vært innbetalt i samsvar med regelverket for formidlingslån. Kommunen er fortsatt i ein situasjon der ein ikkje fylgjer sitt eige finansreglement eller «Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Revisjonen tilrår at kommunestyret vurderer dei finansielle plasseringane og syter for at det berre er langsiktige finansielle aktiva som plasserast i tråd med Finansreglementets kapittel 8.» Side 2 av 2

3 Sekretariatet rår til at denne tilrådinga frå revisor, vert ein viktig del av kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen. Av rekneskapen for 2014 har sekretariatet merka seg at netto driftsrekneskap er positivt med kr , dvs. netto resultatgrad på 3,76 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg, utanom Oslo, ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad 1,1 % i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent fram til 2014 for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Frå 2014 er dette talet justert ned til 1,75%. For Kvinnherad kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste 5 åra: 2010 (+ 4,59 %), 2011 (- 5,13 %), 2012 (+ 5,55 %), 2013 (+ 9,65 %) og 2014 (+ 3,76 %), sjå graf nedanfor. Som vi ser av desse tala har kommunen eit resultat som i 2014 er betre enn tilrådinga frå TBU og over snittet i kommunane. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Driftsresultatet påverkar i stor grad kommune sin handlefridom og evne til å tåle svingingar i økonomien. Kvinnherad kommune, Resultatgrad Årstall 12,00% 10,00% 8,00% ,65% Prosent 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% 4,59% 2,10% 2,00% 5,55% 2,70% 2,30% 3,76% 1,10% -2,00% -4,00% -6,00% -5,13% Kvinnherad Heile landet TBU Av tabellen over ser ein også at det er store svingningar i resultatet dei siste åra, og at rekneskapsresultata i Kvinnherad kommune, mellom anna har vore påverka av situasjonen i finansmarknaden. At Kvinnherad kommune tilsynelatande har gjort seg avhengig av finansmarknaden vert og kommentert av rådmann i årsmelding for Rådmann peikar på rekordutbytte frå kraftfondet i starten av 2014, og seier vidare: «Med så godt resultat var det ikkje mogleg å få fleirtal for driftsreduserande tiltak og strukturelle endringar. I staden vart det vedteke å auke kommunen sine driftsutgifter ytterlegare. Dette til tross for signal om låg framtidig inntektsvekst. Regnskapstala for 2014 ligg no føre og dei viser at ein er blitt avhengig av 25,0 mill. kr frå kraftfondet for å gå i balanse.» Riksrevisjonen la fram Dokument 3:5 ( ) «Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning». Her er det undersøkt samanhengen mellom høg lånegjeld Side 3 av 3

4 i kommunane, sum driftsinntekter og disposisjonsfond. Riksrevisjonen tilrår at kommunane ikkje bør ha meir enn 75 % av driftsinntektene i lånegjeld. Ved å nytte Riksrevisjonen si tilnærming kjem ein fram til at Kvinnherad kommune har ei lånegjeld tilsvarande 88,2 % av sum driftsinntekter, altså høgare enn tilrådinga frå Riksrevisjonen. Tilsvarande er disposisjonsfondet på 6 % av driftsinntektene. Riksrevisjonen tilrår her minst 5 %. Totalt sett har Kvinnherad kommune høg lånegjeld i 2014, medan disposisjonsfondet isolert sett er tilfredsstillande. I årsmeldinga til rådmann vert det klart sagt frå om konsekvensane for den utviklinga ein nå ser med eit aukande gap mellom inntektene og utgiftene til Kvinnherad kommune: «Staten har slege fast at eldreomsorga er ei offentleg oppgåve det skal skine av. Samtidig skal ein nå gjennomføre eit skikkeleg kompetanseløft i grunnskulen. Dette skapar forventningar som ligg langt over det den kommunale økonomien gjev rom for, og resultatet vil lett bli aukande missnøye med dei tenestene ein maktar å levere. Til tross for alt dette og til tross for kriseoppslag i media, har kommunen også dette året levert mange og gode tenester. Dette gjaldt i høgste grad barnehage, skule og eldreomsorg der ein nyttar langt meir ressursar enn snittkommunen. Brukarane er også godt nøgde.» Frå kapittelet om økonomi, kommenterer rådmann følgjande: «Kvinnherad har dei siste åra makta å redusere talet på tilsette. Til tross for dette ligg ein framleis godt over andre samanliknbare kommunar. Dette gjev lønstillegg som overstig inntektsveksten, og difor er det kun eit spørsmål om tid før talet på tilsette må nærme seg kommunesnittet. Inntil driftsutgiftene, og då spesielt lønsutgiftene er kome ned mot snittet, må det budsjetterast med overskot frå det kommunale kraftfondet. Fylkesmannen har i lang tid oppmoda om ikkje å nytta komande inntekter frå fondet i drifta, då det betyr at ein brukar midlar som ein ikkje veit om ein får. I staden bør eventuelt utbytte nyttast til finansiering av investeringar slik at ein unngår for store låneopptak og dermed for høg lånegjeld.» I «Forskrift om årsregnskap og årsberetning», står det mellom anna i 10: «Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles.» Årsmelding for Kvinnherad kommune for 2014 er ikkje levert innan fristen 31. mars. Revisor har fått seg førelagt «Felles årsmelding for 2014», datert , slik at uttale kan avleggast om at «opplysningane i årsmeldinga om rekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter». Det er denne versjonen kontrollutvalet får tilsendt i saka til sitt møte. Den endelege versjonen av årsmeldinga, med vedlegg som viser «Verksemdene sine årsmeldingar», som vil bli lagt fram for formannskap og kommunestyre, er såleis ikkje «oversendt til kontrollutvalet før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet». Sekretariatet rår til at kontrollutvalet peikar på dette i sin uttale, at det for ettertida vert bede om at endeleg fullstendig årsmelding, med evt. vedlegg, vert lagt fram for kontrollutvalet før dei gjev sin uttale til rekneskap for kommunen. Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga og revisjonsrapport frå revisor. Rådmann har lagt fram ei god årsmelding, som gjev ei god skildring av drifta av kommunen i Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: «I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder Side 4 av 4

5 likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven om etnisitet, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og diskrimineringsloven om seksuell orientering.» I den framlagde årsmeldinga finn ein at det for det meste er gjort greie for desse tilhøva som er peika på i lova. Det er likevel ikkje skildra i tilstrekkeleg grad kva «tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten». Korleis arbeid med intern kontroll vert utøvd i Kvinnherad kommune bør kome tydelegare fram i årsmeldinga. Det vert rådd til at kontrollutvalet peikar på dette i sin uttale. Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen innarbeider følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig forbruk netto driftsresultat talmateriale og uttale frå revisjonsmelding og revisjonsrapport. Omtale av intern kontroll i kommunen i årsmeldinga Konklusjon: Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare via formannskapet til kommunestyret. Forslag til vedtak Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Kvinnherad kommune sin årsrekneskap for Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Kommunalsjef Kjell Nygård presenterte og kommenterte den framlagde rekneskapen og årsmeldinga. Rekneskapssjef Helge Gunnar Flatland var og til stades under handsaminga. Administrasjonen peika særleg på tabell under pkt. 3.2 i årsmeldinga, som omhandlar driftsresultat og resultatvurdering. Tabellen syner utvikling i kommunen sitt driftsresultat, og det vart lagt vekt på at ein ser med uro på at utviklinga viser at utgiftene aukar meir enn inntektene. Budsjettbrev frå Fylkesmannen, om budsjett 2015 og økonomiplan for Kvinnherad kommune, vart og kommentert i løpet av saka. Her påpeikar Fylkesmannen m.a. at dersom ein ikkje aukar inntektene eller reduserer utgiftene, vil det vere utfordringar i åra framover. «Det kan vere slik at realitetane blir kamuflert av avkastning / låge renter, mens den underliggande situasjonen ikkje er endra. Drifta er negativ i heile økonomiplanperioden, og utan endringar; også seinare.» Revisor presenterte revisjonsmelding og revisjonsrapport og orienterte om revisjonsarbeidet. Frå revisjonsrapporten vart det gjeve uttale om utfordringar innanfor finansområdet. Det vert peika på at det er misforhold mellom storleiken på kraftfondet og beløpa som blir forvalta etter finansreglementet sine retningslinjer. Kontrollutvalet merka seg desse utsegnene frå administrasjonen og revisor. Forslag til uttale til rekneskapen vart gjennomgått. Det kom ikkje ønske frå utvalet om å gjera endringar i denne. Det vart gjort samrøystes vedtak om uttale til kommunerekneskap for 2014 Vedtak: Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Kvinnherad kommune sin årsrekneskap for Side 5 av 5

6 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: 1. Uttale frå kontrollutvalet til årsrekneskap 2014 for Kvinnherad kommune 2. Melding frå revisor / fråsegn om årsrekneskapen 2014, datert Revisjonsrapport nr. 18 frå Deloitte, datert Rekneskap 2014 for Kvinnherad kommune 5. Felles årsmelding for 2014 for Kvinnherad kommune Side 6 av 6