NOTAT Omstillings- og fornyelsesprosjektet: Ei bedre fremtid. Politisk forankring Kommunestyret vedtok 19. desember 2007 å igangsette et omstillingsprosjekt: Administrativ omorganisering. Vedtaket er som følger: Kommunestyret vedtar å igangsette et omstillingsprosjekt: Administrativ omorganisering - i tråd med rådmannens forslag, og sålydende mandat: Å foreta gjennomgang og analyse av administrasjonen for å avdekke mulige omstillings- og omorganiseringstiltak som kan føre til effektivisering/nedbemanning. Prosjektet skal resultere i organisatoriske tiltak som i betydelig grad bidrar til å forbedre Nordkapp kommunes økonomi. Analysen skal omfatte hele kommunen, dvs. alle støttefunksjoner og merkantile stillinger. Områder, der oppgaver gjennom sentralisering og/eller etablering av fellesløsninger som kan føre til redusert ressursbruk, identifiseres. Sammenslåing av administrative avdelinger vurderes. Kommunestyret er innforstått med at prosjektet inngår i årsbudsjett 2008 og økonomiplan 2009 2011, som eget driftstiltak. Formannskapet og rådmannen danner prosjektets Styringsgruppe. For øvrig vedtas prosjektorganisasjonen samt fullmakter slik det foreslås i saksfremlegget. Styringsgruppen avholdt møte 12.02.08, og fattet sålydende vedtak: Styringsgruppen oppnevner Gunnar-Frank Holst som prosjektleder. Som prosjektgruppemedlemmer oppnevnes: Tove Hunnålvatn, kst. oppvekst og kultursjef Anne Trine Elde, kst.virksomhetsleder helse og omsorg Leif Gustav Olsen, teknisk sjef Fagforeningene inviteres til å utpeke to tillitsvalgte som tiltrer prosjektgruppa som faste, likeverdige medlemmer. Styringsgruppen slutter seg til rådmannens tolkning av mandatet slik den fremkommer i saksfremlegget. Prosjektgruppen beslutter engasjement av ekstern bistand (prosjektrådgiver) når det ansees formålstjenlig. 1
De ansattes organisasjoner har utpekt hovedtillitsvalgt Marit Bakkevold, Fagforbundet og hovedtillitsvalgt Inger Helgesen, Utdanningsforbundet som medlemmer av prosjektgruppen. Rådgiver Bjørg Franksson, KS-Konsulent AS er engasjert som prosjektrådgiver og prosessveileder. Bjørg Franksson jobber med lederutviklings- og omstillingsprosesser. Hun har godt kjennskap til Nordkapp kommune gjennom ledelse og gjennomføring av lederutviklingsprogram i 2004 2007. Prosjektets hovedmål Å avdekke mulige omstillings- og omorganiseringstiltak som kan føre til effektivisering/nedbemanning. Prosjektet skal resultere i organisatoriske tiltak som i betydelig grad bidrar til å forbedre Nordkapp kommunes økonomi. Bakgrunn Synkende folketall i en årrekke, kombinert med utilstrekkelig endring og tilpasning av tjenestetilbudet, og stor gjeldsvekst, har ført til betydelige driftsunderskudd. Praktisk talt all bufferkapital er borte. Prosjektet ble lansert under budsjettprosessen i fjor høst, som et ledd i bestrebelsene på å snu denne meget uheldige utviklingen i kommunens driftsøkonomi og finansielle stilling. For å få handlingsrom er omstillingsbehovet beregnet til om lag 15 mill.kr. Prosjektorganisasjon Oppdragsgiver (Kommunestyret) Premissgivende Styringsgruppe og styrende (Formannskapet+rådmannen) ------------------------------------------------------------------------------------ Prosjektansvarlig (Rådmannen) Prosjektleder Prosjektgruppe(r) Det tas sikte på å engasjere ekstern prosjektrådgiver. Utførende og kontrollerende Mandat En snever tolkning av kommunestyrets vedtak tilsier at oppgaven består i å gjennomgå og analysere administrasjonen for å avdekke mulige omstillings- og omorganiseringstiltak, og at analysen skal omfatte hele kommunen, dvs. alle støttefunksjoner og merkantile stillinger. 2
Styringsgruppen vedtok 12. dm å utvide mandatet til å omfatte gjennomgang og vurdering av den overordnede organisering, herunder sektorinndelingen. Etter prosjektgruppens mening er det naturlig i tilknytning til det utvidede mandatet - også å vurdere den politiske organiseringen. Prosjektgruppen tolker mandatet overensstemmende. Mandatet gjelder også analyse og vurdering av måten kommunen organiserer sin tjenesteproduksjon på. Vurdering av hvilke tjenester kommunen skal produsere og tilby, ligger utenfor mandatet. Oppdraget går etter dette ut på å vurdere alle sider ved den kommunale virksomheten. Muligheter for å løse administrative oppgaver og/eller ivareta støttefunksjoner gjennom samarbeid med andre kommuner vil også bli undersøkt og vurdert. Prosjektnavn Betegnelsen Administrativ organisering sier ingen ting om prosjektets formål. Det er fornuftig at prosjektets formål fremgår av navnet. Formålet uttrykker hvorfor prosjektet gjennomføres, og prosjektnavnet vil således kunne gi sterke signaler om hva det egentlig dreier seg om. Basisorganisasjonen, ansatte og prosjektdeltagernes holdning til prosjektet påvirkes av navnet. Navnet har vært gjort til gjenstand for diskusjon i prosjektgruppen. Prosjektleder har konkludert med å foreslå Ei bedre fremtid Omstilling og fornyelse som prosjektnavn. Navnet Ei bedre fremtid gir klar beskjed om hva vi ønsker å oppnå med prosjektet. Omorganisering, nedbemanning og økonomisk handlefrihet ansees ikke som prosjektets endelige mål, men som nødvendige virkemidler for å oppnå det egentlige formålet: Ei bedre fremtid for alle innbyggerne, politikere og ansatte. Å skape god økonomisk handlefrihet er nødvendig for at kommunen skal bli i stand til å utøve samfunnsutviklerrollen på en god måte. Prosjektbeskrivelse. Gjennom endringer i sentrale kommunale reglement den senere tid, er stadig flere oppgaver delegert til driftsorganisasjonen, og det er etablert resultatenheter med i betydelig omfang delegert myndighet. Prosjektet har bl.a. som mål å endre organiseringen slik at den matcher den nye styringsstrukturen. Prosjektideen har som nevnt sin opprinnelse i den økonomiske stillingen kommunen er i, med et omstillingsbehov som er beregnet til 14-15 mill. kr. Bakgrunnen er også et ønske om å skjerme tjenesteproduksjonen mest mulig. Prosjektet anses som ett av flere tiltak i bestrebelsene på å oppnå et forsvarlig handlingsrom. 3
Det er sannsynliggjort at organisatoriske endringer koblet med bruk av teknologiske verktøy, IKT (verktøy som allerede er implementert, men hvor det ennå er mye å gå på hva gjelder anvendelse), m.v., bør kunne føre til innsparinger som nevnt. Våren 2006 ble deler av sektoradministrasjonene samlokalisert til Rådhuset. Det ble samtidig etablert et såkalt servicekontor. Prosjektet vil omfatte gjennomgang og vurdering av eksisterende organisatoriske løsninger med sikte på forbedringer. Det må også avklares hvilke oppgaver kontoret skal ivareta, både rettet mot publikum og mot organisasjonen internt. Gjennom etablering av tverrfaglige referansegrupper sikres bred medvirkning. Prosjektet aktes gjennomført med et klart perspektiv på lederutvikling. Som ledd i prosjektets startfase gjennomføres folkevalgtopplæring med fokus på: Ombudsrollen Arbeidsgiverrollen Samspillet politikk og administrasjon Økonomistyring, primært rettet mot politisk ledelse. Opplæringen vil gå over 2 dager primo mars. Kommunestyrets medlemmer, administrativ ledelse og tillitsvalgte vil delta. KS-konsulent as er engasjert for å gjennomføre en dyptgående kostra-analyse. Analysen av kommunens ressursbruk vil bli presentert for kommunestyret 11. mars 2008 Prosjektgjennomføringen vil ha sterk fokus på ledelse og lederutvikling. Milepælplan Det foreligger følgende tentative milepælplan: 15.feb 0 Prosjektstart 01.mai ADM1 Kartlegging adm. organisering og oppgaver utført. 15.mai ADM2 Situasjonsbeskrivelse foreligger 01.jul ADM3 Beskrivelse av ønsket organisering 15.sep 15.okt ADM4 ADM5 Omstillingsbehovene er konstatert, beskrevet og prioritert Ideer til tiltak som kan iverksettes for å realisere omstillingsbehovene foreligger 01.nov ADM6 Konsekvensvurdering av tiltakene utført 15.mar ADM7 Utvalgte tiltak er satt sammen til en handlingsplan og overlevert besluttende organ 4
Planen er ikke fullstendig; den viser bare resultatløpet for den delen av prosjektet som gjelder administrativ organisering. Milepælplanen skal utvides med et resultatløp for tjenesteproduksjonen (TPO) og et for politisk organisering (POL). Det vil bli vurdert om det som her kalles resultatløp, snarere bør defineres som parallelle delprosjekt. Prosjektperioden antas å strekke seg over 1 til 1 ½ år. Det er imidlertid en klar forutsetning at det leveres resultater underveis. Det er et mål at forslag til tiltak foreligger så tidlig at de kan få økonomisk virkning for inneværende år. Tidlig leveranse sørger for at basisorganisasjonen ser nytte i prosjektet, hvilket styrker engasjement og aksept. Ansvarsprinsipp Prosjektets ansvar omfatter, eller skal ta initiativ til utredning, av forslag til omstillingstiltak som leveres til basisorganisasjonen. Gjennomføringen må besluttes av det organ i basisorganisasjonen som har aktuell myndighet. Det tilligger basisorganisasjonen å sørge for implementeringen. Prosjektet skal ikke håndtere spørsmål som basisorganisasjonen skal eller bør ivareta. Nødvendige beslutninger vedrørende organisatoriske forhold skal normalt fattes i basisorganisasjonen, uavhengig av prosjektet. Grunnlaget for prosjektarbeidet må til enhver tid tilpasses aktuell organiseringen. Budsjett KOSTNADER 2008 2009 Total Prosjektledelse ("frikjøp") kr 400 000 kr 300 000 kr 700 000 Konsulenttjenester: Prosjektrådgiver kr 320 000 kr 100 000 kr 420 000 Kostraanalyse/folkevalgtopplæring. kr 104 000 kr 104 000 Kompetanseheving/opplæring kr 100 000 kr 40 000 kr 140 000 Vikarer kr 50 000 kr 40 000 kr 90 000 Uforutsett kr 40 000 kr 20 000 kr 60 000 SUM kr 1 014 000 kr 500 000 kr 1 514 000 FINANSIERING 2008 2009 Total Omstillingsmidler (Skjønns-?) kr 600 000 kr 260 000 kr 860 000 OU midler kr 100 000 kr 100 000 Egne midler kr 314 000 kr 240 000 kr 554 000 SUM kr 1 014 000 kr 500 000 kr 1 514 000 5
Status Mandatet er definert. Utkast til milepælplan foreligger. Kartleggingen av administrative oppgaver og gjøremål er startet. Det er etablert arbeidsgruppe som har fått som oppgave å utvikle servicekontoret. Folkevalgtopplæring er bestilt hos KS konsulent AS 1. Det samme gjelder en analyse av kommunens ressursbruk basert på Kostra-rapporteringen for 2006 og tidsserier 2001-06. Analysen vil bli presentert for kommunestyret tirsdag 11. mars. Honningsvåg 6. mars 2008. Nordkapp kommune Gunnar-Frank Holst prosjektleder 1 Gjennomført/-es 4. og 5. mars og 11. mars. 6