BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for helse og omsorg Intern korrespondanse Saksnr.: 201340096-19 Saksbehandler: BETU Emnekode: ESARK-1212 Til: Fra: Etat for forvaltning Kommunaldirektøren Dato: 1. mai 2014 Budsjett- og oppdragsnotat til Etat for forvaltning i 2014 1. Formål og hovedoppgave Etat for forvaltning gjør individuelle vurderinger av hjelpebehov som sikrer at den enkelte søker får tildelt tjenester i henhold til rettskrav og Bergen kommunes retningslinjer. Tjenestene skal tildeles i samsvar med krav om likebehandling og Bergen kommunes økonomiske prioriteringer. Tjenestene skal være faglig forsvarlige og enkeltvedtak skal tilfredsstille forvaltningslovens krav. Etaten skal etterstrebe en god servicekultur ved mottak av henvendelser, og sørge for at vedtak og informasjon formidles på en allment forståelig måte. Etaten har ansvar for å koordinere tjenestene for brukere med sammensatte behov. Enheten skal gi råd og veiledning til de som har spørsmål om kommunens tilbud. Oppsøkende arbeid drives gjennom ordning med trygghetssykepleiere. Bekymringsmeldinger vedrørende enkeltpersoner skal følges opp. Det er etatens ansvar å forankre utviklingsprosjekter og saker hos kommunaldirektøren, og å rapportere på disse. Etaten skal se til at alle resultatenheter har et forsvarlig kvalitetssystem, som skal systematiseres i etatens kvalitetsutvalg. Etaten skal raskt rapportere til kommunaldirektør om avvik og hendelser av alvorlig karakter. Etatssjef deltar i det sentrale kvalitetsutvalget for helse og omsorg, med medansvar for byrådsavdelingens totale kvalitetssystem og status. Kommunaldirektøren vil fra 2014 årlig innkalle til eget dialogmøte med fokus på måloppnåelse i forhold til oppdraget. Møtet vil arrangeres i august hvert år. 2. Rammebetingelser De faglige rammene for driften er gitt i lover og forskrifter, samt kommunalt plangrunnlag oppsummert i styringskortet for tjenesten. Byrådets forslag til budsjett for 2014 (og Økonomiplan for årene 2014-2017) ble behandlet i bystyremøtet den 18.12.2013 (sak 282/13). Budsjettet fastsetter de økonomiske rammene for tjenesteområdene Etat for forvaltning tildeler tjenester innenfor. Det vises også til budsjettets plangrunnlag, samt overordnede mål for området.
3. Budsjettmessig oppbygging i 2014 3.1 Rammefinansiert budsjett Administrasjonen i forvaltningsenheten er budsjettert med 71,95 årsverk, som er samme antall som i 2013. Stillingene er finansiert med 665.700 pr årsverk, som skal dekke alle utgifter bortsett fra husleie. Det er i tillegg tildelt midler til betjening av «Varslingstelefon» ifm med utskrivning fra sykehus. Husleie er tildelt i henhold til faktiske utgifter. Det rammefinansierte budsjettet fremgår forøvrig av vedlagte regneark. 3.2 Aktivitetsbasert budsjett (bestillerramme) Bestillerrammene er inndelt som følger: Bestillerramme Hjemmesykepleie, herunder BPA og Hjemmehjelpstjenester Bestillerramme Tjenester til utviklingshemmede Bestillerramme Utskrivningsklare pasienter Etaten har ikke anledning til å flytte budsjettmidler mellom de ulike bestillerrammene. I den grad etaten ser behov for slike flyttinger, må det tas opp med byrådsavdelingen. 3.2.1 Bestiller ramme Hjemmesykepleie, herunder BPA og Hjemmehjelpstjenester Denne ramme er videreført fra 2013, med følgende endringer: Justering for helårsvirkning av lønnsoppgjøret i 2013 Justering av pensjonssatser fra 1.1.2014 Styrking av bestillerrammen i 2013 (justering AD030026 i august 2013) på 20,0 mill. er videreført med 8,3 mill Ytterligere styrking av bestillerrammen i 2014 med 8,0 mill. Oppbygging og fordeling på forvaltningssoner fremgår av vedlegg 2 og 2b (i regnearket). Vedlegg 2c viser samlet volum av tjenester på de ulike sonene ved denne budsjettfordelingen. Av bestillerrammen er 15,0 mill, etter ønske fra etaten, foreløpig plassert på etaten sentralt i påvente av et arbeid med å lage nye fordelingsmodeller for fordeling mellom forvaltningssonene. ABF-priser for 2014 fremgår av vedlegg 2d. 3.2.2 Bestillerramme Tjenester til utviklingshemmede Den totale budsjettrammen til Etat for tjenester til utviklingshemmede er bygd opp fra vedtatt budsjett 2013, med endringer som følge av lønns-, og pensjonsjusteringer, samt videreførte budsjettjusteringer i 2013. Styrking av bestillerrammen i 2013 (justering AD030026 i august 2013) på 7,0 mill. er videreført med 2,9 mill kr Bestillerrammen er for øvrig endret ved at basisfiansieringen i bofellesskap, som i 2013 var lagt som et rammefinansiert element, nå er lagt over i ABF-finansieringen. 2 av 9
ABF - som lagt ut hos Utfører 790 432 000 Aktivitetsavvik - negativt budsjett -13 425 000 Eksternt kjøp BPA 3 666 000 Sum 780 673 000 «Aktivitetsavvik negativt budsjett» er i vedtatt budsjett 2014 registrert som et negativt budsjett på etaten sentralt. Denne posten er et uttrykk for at nivået på tildeling av tjenester ved inngangen til 2014 ligger 13,4 mill. over budsjettrammen. Det nye privat-initierte botiltaket i Bjørnsonsgaten / på Kronstad vil bli finansiert på vanlig måte gjennom ABF-modellen, og bestillerrammen vil bli økt opp i budsjettjustering ved oppstart av tjenester i boligen. 3.2.3 Bestillerramme for utskrivningsklare pasienter Rammen til betaling for utskrivningsklare pasienter i sykehus er tildelt med utgangspunkt i budsjett 2013. Det er lagt på prisjustering fra 1.1.2014. Satsen er i 2014 økt til 4 225 kr pr døgn. Det vil si at tildelt budsjettramme tilsvarer ca 2 320 døgn. 4. Oppdraget kommunaldirektørens forventninger Balansert målstyring er vedtatt som modell for styring og oppfølging av kommunens virksomhet. God dokumentasjon av virksomhetens praksis er viktig for å sikre god og sammenlignbar dokumentasjon for styring og videre planlegging av etatens arbeid. 4.1 Oppfølgingsaktiviteter ift Styringskortet Styringskortet for Etat for forvaltning er oppdatert for 2013 i dokument 201220334-6. Kommunaldirektøren vil understreke forventningen om at styringskortet holdes oppdatert med data i henhold til oppgitte målefrekvenser, bl.a. ved at resultatenhetslederne prioriterer og besvarer spørreskjema (forms) fra styringskortet når disse sendes ut. Det forventes at mål og grad av måloppnåelse formidles regelmessig til de ansatte, og at den enkelte sone fokuserer på de områdene der det er potensial for forbedring. 4.2 Prioriterte oppgaver 4.2.1 Dagsentertilbud til hjemmeboende eldre Kommunaldirektøren nedsatte juni 2011 en arbeidsgruppe for å gjennomgå dagsentertilbudet til hjemmeboende eldre. Arbeidet ble ferdigstilt mars 2012. Det har vært iverksatt en rekke tiltak for oppfølging av dette arbeidet, men det gjenstår fremdeles utfordringer. Utfordringene knytter seg særlig til fortsatt lav beleggsprosent, samtidig som ca. 150 søkere venter på plass, samt en transportordning som fortsatt synes å være både for kostbar og lite effektiv. Kommunaldirektøren har derfor besluttet å avsette midler til et engasjement over 2 år, for å bidra til en mer effektiv og samordnet tjeneste, hvor også tilbudet til bruker er i fokus. Engasjementet vil bli organisatorisk lagt til Etat for alders og sykehjem, men vil også ha et ansvar for oppfølging av dagsentrene driftet av Etat for hjemmebaserte tjenester. 3 av 9
Et av tiltakene i forbindelse av oppfølging av rapporten er omstilling og flytting av dagsentertilbudet ved Mildeheimen og Søreide Eldresenter. Disse tiltakene overføres til ledige lokaler ved Søreide Sykehjem innen 1.september 2014. Det nye tiltaket vil innebære et dagsentertilbud til «blandet gruppe» på 15 plasser 5 dager pr. uke, noe som innebærer en økning i antall plasser totalt på 5 plasser pr uke. Etaten bes om å omstille tildeling av plasser ved disse dagsentrene i samarbeid med aktuelle etater, og sikre at alle berørte ansatte blir informert om endringene. Ha fortsatt økt fokus på samhandling mellom forvaltningsenhet og dagsenter ved regelmessig gjennomgang av søkere, for å finne frem til gode og fleksible løsninger som sikrer optimalt belegg. Ha særlig oppmerksomhet på behov blant brukerne vedr forskjøvet åpningstid, evt. behov for tilbud på kveld/helg. 4.2.2 Kvalitetsforbedrende arbeid Det pågår for tiden et arbeid med å revidere mandatene til de lokale kvalitetsutvalg, etatenes kvalitetsutvalg og Sentralt kvalitetsutvalg. Revideringen vil omfatte de ulike utvalgenes arbeidsoppgaver, inkl. rapporteringsflyt. Etaten vil bli bedt om å rapportere til Sentralt kvalitetsutvalg i henhold til utarbeidet mandat. 4.2.3 Avvikshåndtering i helse og omsorgstjenestene - brukeravvik Det vises til ny rutine for avvikshåndtering (BKSAK 200804433-119), der rapportering på sentrale områder (avviksvariabler) er lagt inn som del av kvalitetsoppfølging i styringskortet. Etat for forvaltning bes særlig om å ha oppmerksomhet på rutiner for oppfølging av rapporterte avvik i sonene. Ansvarlig for at det igangsettes tiltak som sikrer en felles faglig forståelse og praksis for betydningen av avviksregistrering som et viktig ledd i kvalitetssikring. Videre sikre at resultatene bidrar til viktig forbedringsarbeid i etaten Sikre uttak av ukentlige rapporter som grunnlag for rapportering til sentralt kvalitetsutvalg hvert halvår. Sikre at alle enheter i etaten dokumenterer registrering av avvik i tilsendte spørreskjema i Corporater. 4.2.4 Koordinerende enhet Dagens etatsorganisering er basert på en målgruppemodell. Dette viser seg å være en utfordring i enkelte komplekse brukersaker. Slike saker preges av store og sammensatte behov med elementer fra flere fagområder/etater og det kreves en tverrfaglig tilnærming for å komme frem til gode løsninger, både i forhold til økonomi og drift. Sikre koordinering av tjenester til ressurskrevende brukere i enkeltsaker som krever samhandling mellom flere etater. 4 av 9
Delta i prosjekt for videre utredning av koordinerende enhet. 4.2.5 Etablering av mottaksenhet for utskrivningsklare pasienter I tråd med inngått avtale med Helse Bergen og Haraldsplass sykehus, avvikles 19 plasser i SBA ved Storetveit sykehjem 30. september 2014. Bystyret har vedtatt å prøve ut et prosjekt med en egen mottaksenhet for utskrivningsklare pasienter, som kan gjøre Bergen kommune i stand til raskere å ta imot utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Fra 1. oktober 2014 omstilles driften ved SBA til å være en mottaksavdeling for inntil 27 utskrivningsklare pasienter. Omstillingen omfatter omgjøring av 8 korttidsplasser i «Rosetten», i tillegg til de 19 plassene i SBA. Etablering av mottaksenheten organiseres som eget prosjekt (ref. prosjektplan). 4.2.6 Utskrivningsklare pasienter etatens aktivitet på sykehuset Etat for forvaltning ble i budsjettet for 2013 tildelt ressurser til personal for å delta i vurdering / informasjonsinnhenting om utskrivningsklare pasienter fra Helse Bergen. Etaten bes innen 1. september 2014 om å evaluere ordningen ift måloppnåelse. 4.2.7 Hjemmesykepleie En vesentlig andel av brukerne som mottar hjemmesykepleie har et relativt lavt bistandsbehov målt i timer hjelp pr uke. Etaten må i større grad vurdere om flere brukere kan få innvilget hjelp etter «hjelp-til selvhjelp»-prinsippet, bl.a. som et av tiltakene for å redusere det samlede aktivitetsnivået innenfor tjenestene. Økt fokus på brukere med behov for lite hjelp ta i bruk tiltak som sikrer «hjelp-tilselvhjelp» prinsippet». Sikre brukere med store hjelpebehov tilstrekkelige tjenester som ivaretar ønske om å bo hjemme så lenge som mulig. Nedjustere norm for utmåling av tjenester med gjennomsnittlig x %. 4.2.8 Reduksjon i antall korttidsplasser i sykehjem Som en del av budsjettopplegget for 2014 er det i forbindelse med fraflytting av gamlebygget ved Engensenteret redusert med 8 korttidsplasser når driften ble flyttet til B-sykehuset 28.april. Det vil være en utfordring å tilpasse tildelingspraksis og rutiner i tilknytning til dette, og omstillingen må skje i nært samarbeid Etat for alders- og sykehjem. 4.2.9 Hverdagsrehabilitering Kommunen ønsker å utvikle modeller for hverdagsrehabilitering og BHO har utarbeidet et mandat for en tverretatlig arbeidsgruppe som skal jobbe med dette. Hverdagsrehabilitering er en arbeidsmodell der en kombinerer forebygging og rehabilitering på en systematisk og målrettet måte. Målgruppen er hjemmeboende personer med begynnende funksjonsfall. 5 av 9
Sentrale aktører i utvikling og gjennomføring av hverdagsrehabilitering vil være ergo/fysioterapitjenesten, forvaltningstjenesten og hjemmebaserte tjenester. Bistå BHO sentralt i utvikling av arbeidsmodellen hverdagsrehabilitering jfr. mandat for arbeidsgruppen. 4.2.10 Elektronisk arkivering Byrådsavdeling for helse og omsorg har som mål å gå over til helelektronisk arkivering. Dette vil sikre mer effektive prosesser og rutiner rundt daglig arbeid og arkivering. Bistå i arbeidet knyttet til innføring av helelektronisk arkivering. 4.2.11 Forskning Etaten skal videre bidra til forskningsprosjekter, jfr rutine for inngåelse av forskningsavtaler med forskningsinstitusjoner. Etaten skal se til at virksomheten drives i tråd med beste praksis, og at den i størst mulig grad er kunnskapsbasert. Oppdrag: Bidra til forskningsprosjekter og innhente relevante forskningsresultater. 4.2.12 Plan- og prosjektarbeid Byrådsavdelingen har laget en oversikt over større planer og prosjekter som det skal arbeides med i år og kommende år. Arbeidet vil kreve et tett og godt samarbeid mellom etaten og byrådsavdelingen. Etatens større utviklingsprosjekter skal prioriteres, og jevnlig rapporteres gjennom dette systemet. 5. Avslutning Kommunaldirektøren ser fram til et fortsatt godt samarbeid om etatens store og viktige oppgaver, og ønsker lykke til med gjennomføringen av oppdraget. Bernt Tungodden seksjonssjef Nina Mevold kommunaldirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg 1: Styringskort for Etat for forvaltning 2014 Vedlegg 2: Forventninger knyttet til det enkelte mål i styringskort 2014 6 av 9
Vedlegg 2: Forventninger knyttet til det enkelte mål i styringskortet 2014 Styringskortet beskriver områder for kvalitetssikring og tjenesteutvikling som skal gis prioritet i år. I det følgende utdypes og presiseres kommunaldirektørens forventninger under hvert av styringskortet sine strategiske mål for tjenesten: 1.1 Etat for forvaltning skal yte god service og tilgjengelighet Personer med behov for pleie og omsorgstjenester kan være i en vanskelig og sårbar situasjon. En viktig forutsetning for at møte med forvaltningssonen skal fremme tillit og trygghet er god tilgjengelighet og serviceinnstilte ansatte. Bruker skal oppleve å bli møtt med respekt og gitt god informasjon, samt tilpasset bistand. Kommunaldirektøren forventer at det iverksettes tiltak for å sikre en felles faglig forståelse og praksis knyttet til betydningen av god og tillitvekkende dialog i møte med bruker. Sikre god telefontilgjengelighet Sikre god informasjon om tjenesten 1.2 Etat for forvaltning skal ivareta brukers rett til medvirkning i saksbehandling Lovverket regulerer brukerens rett til medbestemmelse og medvirkning, som innebærer at den enkelte bruker skal ha innflytelse når løsninger velges. Brukermedvirkning er av stor betydning for utvikling av tjenestetilbudet og handler om å styrke brukerens stilling gjennom en sterkere myndiggjøring av den som trenger pleie og omsorgstjenester. Utfordringene ligger både i å organisere og legge til rette for medvirkning for brukere og pårørende gjennom aktiv deltaking i saksbehandlingsprosessen knyttet til egen helse/funksjonsnivå når løsninger velges. Bruker skal høres i saksbehandlingsprosessen, og synspunkter skal dokumenteres og tillegges vekt Bruker skal få et tjenestetilbud som er tilpasset deres behov 1.3 Etat for forvaltning skal sikre at all saksbehandling er i tråd med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer Kommunaldirektøren viser til Forvaltningslovens krav om begrensninger i forhold til saksbehandlingstid, og understreker etatens ansvar for å påse at kravene blir etterfulgt. Etat for forvaltning bes sørge for at kravet til saksbehandlingstid får nødvendig oppmerksomhet, samt sikre prosedyrer som dokumenterer dette. Etaten bes fortsatt fokusere på likebehandling i saksbehandlingen, ved å iverksette tiltak for å øke kompetansen hos saksbehandlere. Særlig oppmerksomhet ønskes rettet mot ressurskrevende brukere. Behovet for kommunale helse- og omsorgstjenester er økende, blant annet fordi antall eldre øker og fordi kommunene blir tillagt nye oppgaver. Det er derfor behov for god kunnskap for bl.a. å kunne planlegge løsninger for framtidens utfordringer. IPLOS er et nasjonalt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren, og er et viktig redskap for å sikre god utnyttelse av kommunens ressurser. Etaten må sikre at saksbehandlere oppdaterer IPLOS i forbindelse med all saksbehandling knyttet til nye søknader, evt. endring i brukers tjenestebehov. 7 av 9
Bruker skal sikres likebehandling, men samtidig sikres en skjønnsmessig forsvarlig og individuell vurdering Bruker skal sikres svar på sin søknad innen gitt tidsfrist. Sikre faglig forsvarlige tjenester. Sikre god IPLOS-kartlegging. 1.4 Etat for forvaltning skal ha et velfungerende tverretatlig samarbeid Dagens etatsorganisering er basert på en målgruppemodell. Dette viser seg å være en utfordring i enkelte komplekse brukersaker. Slike saker preges av store og sammensatte behov med elementer fra flere fagområder / etater, og det kreves en tverrfaglig tilnærming for å komme frem til gode løsninger, både i forhold til økonomi og drift. Kommunaldirektøren har på bakgrunn av denne problemstillingen forventning om at etaten sikrer koordinering av tjenester til ressurskrevende brukere i enkeltsaker som krever samhandling mellom flere etater. Etaten skal sikre god samhandling med andre etater i enkeltsaker. Etaten skal i løpet av året ha samarbeidsavtaler på plass med aktuelle samarbeidspartnere, jfr. Styringskortet. 1.5 Etat for forvaltning skal ha kvalifiserte, stabile medarbeidere med høy grad av trivsel Det forventes at etaten legger til rette for ansattes deltagelse i kompetansehevende tiltak, samt at oppdatert kunnskap videreformidles til øvrig personell. Høy etisk standard er en grunnpilar i kommunens virksomhet. I sin tjenesteutøvelse vil ansatte stå overfor mange og vanskelige etiske dilemma. Det forventes at etiske problemstillinger synliggjøres og settes systematisk på dagsorden både i forbindelse med individuell veiledning av ansatte, og på felles møter med hele personalgruppen. Økt nærvær er fortsatt et viktig fokusområde for Bergen kommune. Alle sonene i forvaltningsetaten skal ha nærværsaktiviteter på dagsorden. Det er en forventning om at nærværsprosenten i 2014 på 91,8 % opprettholdes. Kompetente og engasjerte medarbeidere kompetanseplan. Etisk refleksjon skal være en naturlig del av ansattes hverdag. Høyt nærvær. Høy medarbeidertilfredshet. 1.6 Etat for forvaltning skal ha god økonomistyring og holde budsjettet Kommunaldirektøren forventer at det legges stor vekt på budsjettstyring i 2013 med sikte på å løse utfordringene innenfor gitt budsjettramme. Det skal fortløpende vurderes om nivået på tildelte tjenester samsvarer med brukers behov, særlig tjenester knyttet til ressurskrevende brukere. Det er fortsatt et mål å ha god kvalitet på prognosearbeidet gjennom hele året. Utfordringer må identifiseres så tidlig som mulig, med en konkret beskrivelse av korrigerende tiltak. Tjenester tildeles i tråd med tildelte midler. Gode rutiner og god internkontroll. 8 av 9
9 av 9