PREKVALIFISERING KURSADMINISTRASJON - FORESPØRSEL OM LØSNINGSFORSLAG Dato: 10. februar 2014
Endrings- og godkjennelseslogg Distribusjonsnivå Nivå Ingen begrensning/åpent Kun for forespurte leverandører Kun i henhold til distribusjonsliste Distribusjonsliste Navn Gry Torp Kjetil Bakke Lars-Erik Olsen Thomas B. Dalen Ja / Nei Ja Nei Nei Rolle Leder IKT-forvaltning Leder, NIF-IT Leder, NIF-IT system Leder, NIF-IT drift Endringslogg 07.02.2014 Lars-Erik Olsen 0.1 Etablert dokumentet 10.02.2014 Lars-Erik Olsen 1.0 Revidert etter innspill Godkjennelseslogg Navn Versjon Rolle Dato godkjent Kjetil Bakke 1.0 Leder NIF-IT 11.02.2014 Innholdsfortegnelse 1. Generell informasjon... 3 1.1 Introduksjon til forespørselen... 3 1.2 Kort om NIF... 3 1.3 Endringer/avlysning/tilleggsopplysninger/avklaringer - kontaktinformasjon... 3 1.4 Ordliste... 3 2. Krav til besvarelse... 3 2.1 Utforming av besvarelse... 3 2.2 Formelle krav... 4 2.3 Svarfrist og innsendelse... 4 3. Prosess og tidsplan... 4 4. Kursadministrasjon i norsk idrett... 4 4.1 Status... 4 4.2 Systemkrav... 5 Side 2 av 7
1. Generell informasjon 1.1 Introduksjon til forespørselen Norges idrettsforbund og Olympiske og paralympiske komité (heretter NIF) gjennomfører for tiden en første fase i forbindelse etablering av ny løsning for kursadministrasjon (planlegging og rapportering av kurs). I den pågående prosessen konkretiseres kravene til løsningen, og parallelt vil NIF vurdere etablerte løsninger i det norske markedet opp mot idrettens behov, for å prekvalifisere inntil tre leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud i neste fase i konkurranse mot skreddersøm utvikling av slik løsning. Dette dokumentet med vedlegg gir de grunnleggende behovene og føringene knyttet til innføring av en slik løsning i idretten. Besvarelsen fra aktuelle tilbydere skal i all hovedsak basere seg på utfylling av vedlagte regneark som sjekkliste. 1.2 Kort om NIF NIF er det øverste organet i norsk idrett som er Norges største folkebevegelse, og har drøyt 2 millioner medlemskap (ett medlem kan ha flere medlemskap) fordelt på ca. 12.000 idrettslag. NIF har 54 særforbund og 19 idrettskretser. Organiseringen er ytterligere beskrevet ifm. kravene til medlemsadministrasjonsløsningen. For ytterligere informasjon om NIF og norsk idrett vises det til www.idrett.no 1.3 Endringer/avlysning/tilleggsopplysninger/avklaringer - kontaktinformasjon NIF forbeholder seg retten til å endre innholdet i denne forespørsel på kort varsel. Evt. spørsmål til forespørselen vil kun bli besvart skriftlig. Henvendelser skal sendes på e-post til Lars- Erik.Olsen@idrettsforbundet.no innen oppgitt frist i punkt 3 nedenfor. 1.4 Ordliste NIF Norges idrettsforbund SF Særforbund SA SportsAdmin, idrettens sentrale organisasjon og personregister. KA KlubbAdmin, idrettens nye medlemsadministrasjonsverktøy for klubbene. KursAdmin foreløpig navn på ny kursadministrasjonsmodul i idretten. Fleridrettslag Et idrettslag som organiserer mer enn en aktivitet, for eksempel fotball og ski Særidrettslag Et idrettslag som kun organiserer en aktivitet, for eksempel håndball Modul minste del en deler opp et kurs i. En modul kan være på alt fra 1 til 100 timer. Standardkurs en samling av flere moduler som naturlig henger sammen. Kurs en spesiell kursgjennomføring/kursavholdelse. Summen av tid, sted, moduler etc. VO Voksenopplæringsmidler, dette er nasjonale krav. 2. Krav til besvarelse 2.1 Utforming av besvarelse Leverandøren skal så nøyaktig som mulig fylle ut samtlige sjekkpunkter i vedlagte Excel regneark. Instruksjonene for utfylling av regnearket er inntatt på egen flik i regnearket. Det bes om at besvarelsen gjøres kortfattet og konsis opp mot forespurte krav til besvarelse som angitt i regnearket, samt informasjon for øvrig gitt i punkt 5 nedenfor. I tillegg til regnearket og de ev. vedlegg som kan gis til dette, skal leverandøren legge ved de berørte formelle vedlegg som angitt i punkt 2.2 nedenfor. Leverandøren kan også legge ved kortfattet selskaps- og løsningspresentasjon på maksimalt to A4-sider. Dokumentasjon utover det som er forespurt bør unngås. Side 3 av 7
Besvarelsen skal kun leveres i elektronisk format (Word el. PDF) sammen med utfylt Excel regneark. 2.2 Formelle krav Som en del av besvarelsen skal leverandøren legge ved følgende; kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsvirksomhet for selskapet som ikke er eldre enn 6 måneder årsregnskap 2013. Dersom dette ikke er klart skal 2012 leveres sammen med foreløpig utkast til resultat- og balanseregnskap for 2013. skatteattest og mva-attest som ikke er eldre enn 6 måneder 2.3 Svarfrist og innsendelse Besvarelsen skal sendes på e-post til Lars-Erik.Olsen@idrettsforbundet.no innen oppgitt frist i punkt 3 nedenfor. 3. Prosess og tidsplan Tidsplanen og prosess er planlagt som følger; 10. februar Utlysning av forespørselen på Doffin 20. februar kl 12 Frist for spørsmål 28. februar kl 12 Frist for levering av besvarelse Uke 10-11 Ev. demo av løsninger, dersom NIF finner det formålstjenlig/nødvendig. NIF vil i så fall utarbeide en sjekkliste over scenarier som skal vises i en slik demo, basert på brukerhistoriene. 31. mars Beslutning om hvilke leverandører som er prekvalifisert blir fastsatt 1. april Beslutningen meddeles leverandørene. Prekvalifiserte leverandører vil da bli informert om videre prosess/tidsplan, men det forventes en rimelig kortfattet prosess frem mot endelig valg og beslutning. NIF forbeholder seg retten til å forkaste samtlige besvarelser og/eller avlyse prosessen på ethvert tidspunkt. 4. Kursadministrasjon i norsk idrett 4.1 Status Det er startet en prosess i NIF med henblikk å etablere en ny løsning for Kursadministrasjon. NIF leverer ulike IT-tjenester til norsk idrett (særforbund, kretser, klubber osv.) og som en del av de sentrale idrettssystemene er det etablert en sentral database som er, og fortsatt skal være master for kursadministrasjon i idretten. Dagens løsninger på området er utdatert både mht. funksjonalitet og teknologi. Dette kravet tilsier en integrasjon med dagens sentrale database. Funksjonaliteten som ny KursAdmin skal dekke, er beregnet på de oppgaver som skjer på alle nivå i organisasjonen. Hovedvekten av kursene planlegges på forbunds og kretsnivå, men det skal også være mulig for klubber og grupper å registrere nye kurs. Det er gjennomført en kravinnhenting i 2013 basert på behovene i NIF, særforbund og klubber, og som har resultert i et sett brukerhistorier som er dokumentert på et overordnet nivå. Disse brukerhistoriene inngår på en av flikene i det vedlagte regnearket som skal brukes til besvarelse på denne forespørsel. NIF ønsker med dette å invitere aktuelle tilbydere av standard programvare innenfor dette området, til å levere besvarelse for prekvalifisering til en tilbudsrunde for KursAdmin. Løsningen skal tilbys av NIF til alle tilsluttede organisasjoner kostnadsfritt. Side 4 av 7
Alle data på personer som lagres i idrettens database er tilgjengelig for det enkelte medlem gjennom en egen løsning, www.minidrett.no som er del av idrettens fellesløsninger. I Min idrett kan medlemmet for eksempel melde seg på skirenn, sykkelritt, idrettskurs med mer. Dette skal videreføres også etter at ny KursAdmin er innført. 4.2 Systemkrav I det vedlagte regnearket finnes det punkter som dekker ulike aspekter som skal vurderes ifm. ny løsning. Ny KursAdmin har en potensiell brukermasse på inntil 10.000 personer/tillitsvalgte i idretten, og funksjonstiden i ulike verv/roller varierer. Følgelig er det en rimelig stor årlig utskifting av personer som vil benytte KursAdmin, og som en konsekvens av dette er det kritisk at ny løsning skal ha en lav brukerterskel (intuitivt og enkelt brukergrensesnitt osv.) som skal bidra til at det ideelt sett ikke skal kreves opplæring eller support på bruk av løsningen. Vi ønsker imidlertid å kommentere noen særskilte områder som vi anser utgjør potensielt kompliserende eller utfordrende med tanke på standardløsninger som sådant eller som vi anser behøver utdypende kommentarer for å muliggjøre besvarelse på grunn av begrenset informasjon i regnearket. Alle nedenstående punkter er krav som må løses av KursAdmin. A. Idrettens organisasjonsstruktur - pålogging til KursAdmin (brukere og rettigheter) Vedlagt denne beskrivelse følger en skjematisk fremstilling av organiseringen av norsk idrett, hvor både NIF-linjen og særforbundslinjen (med grenlinjen ) fremgår. Her fremkommer den formelle strukturen som også ivaretas i idrettens databaser. Personer i idretten tildeles som hovedprinsipp rettigheter i idrettens sentrale system, SportsAdmin, slik at vedkommende har rettigheter til informasjon fra sitt nivå og lavere i organisasjonen. Det forutsettes at brukertilgang og rettigheter i ny løsning skal utnytte etablerte bruker- og rettighetsstruktur i SportsAdmin. Idretten har i dag en løsning med singel sign-on mellom de forskjellige applikasjonene som tilbys ut til idrettsorganisasjonen og dens medlemmer. Dette må videreføres innenfor ny løsning. Det skal ikke være egen portal el. påloggingsmulighet til KursAdmin separat. B. Moduler og kurs NIF og særforbund lager moduler, disse kan settes sammen til Standard kurs, men det er ingen krav om at en modul må være en del av et Standardkurs. Modulen har et «null til mange» forhold til Standard kurs. Modulene kan ses på som studiekatalogen og er det som brukes i planleggingen av alle kurs. Et kurs består av en eller flere moduler. Disse modulene eies av de som har opprettet dem, og kan følgelig kun endres av brukere med de riktige rettighetene for den organisasjonen som er eier. Alle organisasjoner kan bruke alle moduler, også de som andre organisasjoner, eller overliggende organisasjons eier. Brukere av KursAdmin vil i all hovedsak være ansatte i NIF, IK, SF og SK. I tillegg skal det være mulig for klubber og grupper å planlegge kurs. Når det gjelder påmelding så skal personer selv kunne melde seg på via Min idrett (krever integrasjon). I tillegg må alle organisasjoner kunne melde på personer til kurs. Enten må påmeldingen gjøres i SportsAdmin (krever integrasjon) eller så må organisasjonene gjøre påmeldingen i KursAdmin, her er vi åpne for forslag til løsning. C. Voksenopplæringsmidler KursAdmin må tilfredsstille de reglene som settes i Voksenopplæringsloven. Dette er viktig slik at KursAdmin kan danne grunnlag for søknad og Voksenopplæringsmidler. Side 5 av 7
D. Kompetanse Kompetanse er vesentlig i forbindelse med moduler og kurs. Når en modul lages så defineres hvilke(n) kompetanse denne modulen skal gi. Ofte defineres det også at et sett av kompetanser skal gi en kompetanse. Det kan defineres at 8 av 10 moduler skal gi en kompetanse, der for eksempel 4 er obligatoriske. Når en godkjennes å ha gjennomført et kurs, som kan bestå av en eller flere moduler så må det sjekkes om det skal tildeles kompetanse. Det gjelder ikke bare det kurset som nylig er gjennomført, men også om personen tidligere har gjennomført kurs som da skal tildeles kompetanse. Det må være mulig å søke opp personer som har en eller flere moduler, og som mangler en eller flere moduler, med mulighet for å adressere disse personene. E. Integrasjon med Min idrett En må via Min idrett kunne: se og søke i planlagte kurs melde seg på til kurs betale for kurspåmelding se påmeldinger til kurs se gjennomførte kurs se tildelt kompetanse se hvilke kurs en kan gjennomføre for å en påbegynt kompetanse F. Integrasjon mot SportsAdmin Det kreves at ny KursAdmin er tett integrert med SportsAdmin. Dette er en betingelse ettersom SportsAdmin vil være masterdatabase for personer, roller/funksjoner og medlemskap i idretten. Dette er også grunnlaget for Min idrett, jfr. 4.1 ovenfor. Våre integrasjonsgrensesnitt finnes publisert her; https://itinfo.nif.no/kategori:integrasjon G. Betaling av kurspåmelding Idretten har som målsetting å komme bort fra utsendelse av giroblanketter, selv om det i løsningen må støttes mulighet for lokalt å kunne skrive ut giroer til de som ikke er brukere av elektroniske media. NIF har inngått en eksklusiv avtale med Buypass knyttet til online betaling. Innføring av betalingsløsninger for kontingent, arrangementpåmelding, lisensbetaling og kurspåmelding er allerede rullet ut i organisasjonen. Buypass leverer bl.a. løsningene til Norsk Tipping for tipping på nett og mobil. Det vil ikke være noen krav til bruk av smartkort for å benytte seg av betalingsløsningen som nå etableres for betalere i idretten. Det er et krav at ny KursAdmin skal benytte seg at Buypass-løsningen, og dette kan enten løses gjennom integrasjon mot SA slik at eksisterende integrasjon mellom SA og Buypass kan benyttes. Alternativt at separat integrasjon gjøres fra KursAdmin mot Buypass. En forenklet beskrivelse av integrasjonen fra SA/Min idrett mot Buypass kan skisseres som følger; Det forutsettes/kreves at personen (betaleren) registrerer seg hos Buypass (egen prosess som skjer direkte mot Buypass sin løsning) Det etableres en handlekurv i SA/Min idrett for en person eller et organisasjonsledd Handlekurven oversendes Buypass, hvor betaleren identifiserer seg og bekrefter betalingen Kvittering returneres til SA/Min idrett med betalingsreferanse når betalingen er gjennomført Side 6 av 7
H. Leveranse-/innkjøpsmodell Ny KursAdmin er et viktig og stort prosjekt for NIF. Det vil være en langsiktig investering for å forenkle hverdagen for mange frivillige i idrettsnorge. NIF vil derfor være opptatt hvilken forretningsmodell/avtaleform og garantier som leverandøren er villig til å tilby. I vurderingen av leverandørene vil NIF i tillegg til funksjonelle og tekniske perspektiver også vurdere selskapets økonomiske situasjon, soliditet og langsiktighet referanser NIF vil kun ta ev. kontakt med referanser etter forutgående avtale med leverandøren leveransedyktighet/størrelse, herunder garantier knyttet til leveranse til fast pris og ev. forbehold villighet til å avgi fulle rettigheter til endelig løsning til NIF beregnet for fri bruk innenfor norsk idrett, enten som en del av leveransen eller med regulert åpning for at NIF kan få dette på det tidspunkt NIF skulle kreve dette) fleksibilitet ift. leveransemodell for løsningen o som en tjeneste levert av leverandøren o som en installert løsning som driftes av NIF IT o som en prosjektleveranse av løsningen med en avtalt applikasjonsforvaltningsavtale ift. videreutvikling etc. o som en leveranse av standardløsning med tilpasninger og integrasjon med tilhørende vedlikeholdsavtale Det legges til grunn at NIF skal utføre og stå ansvarlig for 1. linje support på ny KursAdmin slik at idrettens organisasjonsledd kun skal ha ett sted å henvende seg til ved spørsmål, uavhengig av om det er KursAdmin eller andre av idrettens løsninger som det ønskes support på. Det forutsettes følgelig at leverandøren er villig til å ta hensyn til at denne funksjonen skal ivaretas av NIF og således skal unntas ift. kostnaden ved en ev. support/vedlikeholdsavtale. NIF legger til grunn at leverandøren i utgangspunktet vil stå for 2. linje support og videreutvikling av løsningen uavhengig av hvordan leveransemodellen blir. De rent økonomiske vurderingene vil først bli en sentral del i neste fase for de prekvalifiserte leverandører som får inngi tilbud. Side 7 av 7