Felles IKT- Strategi for Norsk Idrett

Transkript

1 Felles IKT- Strategi for Norsk Idrett - orientering Delområde integrasjon

2 Side 2 av 8 Innholdsfortegnelse; 1 INTENSJON IKT-STRATEGI FOR NORSK IDRETT VURDERINGER NASJONALT FELLES REGISTER STYRKER OG MULIGHETER MED ET FELLES NASJONALT REGISTER SVAKHETER OG UTFORDRINGER: SENTRALE SPØRSMÅL SOM MÅ AVKLARES FORBUNDSLØSNINGER IDRETTENS VERIFIKASJONSLØSNING (IDRETTENSID) SUPPORT PÅ «ANDRES» LØSNINGER INTEGRASJON WEB-DELER BASIS STAMDATA INTEGRASJON - LESETILGANG INTEGRASJON - SKRIVETILGANG INTEGRASJON IDRETTENS ID PRISLISTE INTEGRASJON... 8

3 Side 3 av 8 1 Intensjon Formålet med dette dokumentet er å etablere en felles forståelse rundt viktige prioriteringer og valg knyttet til delområdet integrasjon. 2 IKT-Strategi for Norsk Idrett a) Nasjonalt felles register - Idretten skal knyttes sammen i ett nasjonalt felles register (idrettsdatabase) hvor kjernen skal være felles medlems- og organisasjonsdata. Basis stamdata defineres av IT utvalget og er person, organisasjon, funksjon, kompetanse, betalingstransaksjoner, anleggsdata. Basis stamdata skal tilgjengeliggjøres for idrettens egne organisasjoner og partnere via standardiserte integrasjonstjenester. b) Integrasjon;! Idrettens felles register skal forvaltes på en slik måte at data er oppdaterte og korrekte. Integrasjonstjenestene skal ivareta enkel tilgjengelighet og god sikkerhet ift. gjeldende lover og regler.! Idrettens egne organisasjoner og partnere kan benytte de sentrale metoder og tjenester (Idrettens ID) for verifisering av brukere til sine systemer.! Alle fag-/aktivitetssystemer som skal skrive (oppdatere) til idrettens felles register skal underlegges en avtale som ivaretar føringene i «Retningslinjer for Idrettens databehandling - Bransjeregler for Idrett».! En tilgang skal begrenses slik at tilgangen kun dekker avtalt behov for gitt løsning (begrenset til f.eks. den sentrale medlemsorganisasjonens utøvere).! Idrettens egne organisasjoner og partnere kan benytte sentrale metoder og tjenester for betalingsløsning og betalingsoppfølging.! Integrasjon av definerte standard stamdata (basis stamdata) skal ikke ha løpende kostnader for idrettens egne organisasjoner.! Integrasjon av data utenfor standard stamdata skal ilegges lisens for bruk, dette gjelder også for interne organisasjoner. c) Særidrettenes spesifikke behov - De sentrale medlemsorganisasjonene har ansvaret for egen aktivitetsadministrasjon sentralt og lokalt, og er selv ansvarlig for å løse og finansiere sine systembehov til slike formål, ut over det som kan løses av basisversjonen. (øvrige punkter fra den oppdaterte IKT-strategien for norsk idrett er ikke relevante for den etterfølgende orienteringen, og er ikke med i dette dokumentet) 3 Vurderinger 3.1 Nasjonalt felles register Idrettens nasjonale database, blir ofte referert til som Nais eller Sportsadmin. Databasen er knutepunkt og dataregister for en rekke systemer og applikasjoner, både fra NIF, SF og eksterne - som deler felles grunndata.

4 Side 4 av 8 IT-utvalget definerer hvilke opplysninger som defineres som stamdata basert på gjeldende IKT strategi og mål bilde. Pr mars 2015 er person, funksjon, organisasjon, kompetanse, transaksjon og anleggs data definert som stamdata. For 0mrådene person, funksjon og organisasjon er NIF i tillegg (gjennom databehandlingsavtalen) pålagt å vedlikeholde og synligjøre registrerte opplysninger ovenfor medlemmet/brukeren, dette tilgjengeliggjøres gjennom MinIdrett.no (personlig portal). Strategien om ett nasjonalt felles register (idrettsdatabase) hvor kjernen skal være felles medlems- og organisasjonsdata, blir bekreftet og forsterket i oppdatert IKT-strategi. Idrettslagenes plikt og ansvar for å føre et elektronisk medlemsregister som oppdaterer det sentrale registeret, er regulert i egen «forskrift om medlemsregister». Dersom norsk idrett til enhver tid skal kunne ha en oppdatert oversikt over totalt antall betalende medlemmer og totalt antall betalende/aktive utøvere (sortert pr. organisasjonsledd), så er den eneste veien et sentralt register hvor alle plikter å avlevere/oppdatere opplysningene. For å kunne å kunne holde systemteknisk kontroll på antall betalende medlemmer og utøvere på hvert nivå er «basis stamdata» foreslått utvidet til å omhandle avlevering av opplysninger om betalingstransaksjoner. 3.2 Styrker og muligheter med et felles nasjonalt register " Høy datakvalitet for alle deler av norsk idrett. " Forenkler gjenbruk i tilknyttede systemer. " Forsvarlig lagring og delt eierskap. " Tilfredsstiller myndighetenes krav iht oppbevaring og bruk av persondata. 3.3 Svakheter og utfordringer: " Det kan bli mange partnere som ønsker å benytte felles database. " Det er krevende å ha oppdaterte og gode grensesnitt. " Uklart skille mellom hvem som eier de ulike opplysningene (data). " Kan det kan bli uenighet rundt hvilke data som defineres som stamdata (trekke tilbake data). " NIF kan bli anklaget for å lage monopol med noen få partnere. " Det foreligger få eller ingen klare sanksjonsmuligheter mot SF/IL som ikke bruker felles register. 3.4 Sentrale spørsmål som må avklares " Skal idretten tvinge gjennom integrasjon med alle fagsystemer (SF). " Skal idretten dele sine data med «alle» som etterspør de? " Skal NIF ivareta verifikasjon og autentisering på tvers av systemer? " Kan vi med trygghet hevde at definerte stamdata er idrettens felles eiendom? " Skal NIF påtvinge eller tilby sin betalingsløsning?

5 Side 5 av Forbundsløsninger Forslaget til oppdatert IKT-strategi opprettholder prinsippet om at særforbundene har ansvaret for egen aktivitetsadministrasjon sentralt og lokalt, og er selv ansvarlig for å løse og finansiere sine systembehov til slike formål (dersom man ikke kan benytte seg av basisfunksjonaliteten i idrettssystemene). Dette er i utgangspunktet fornuftig og rasjonelt, det anses ikke økonomisk forsvarlig å forsøke å etablere en universell løsning som kan takle alle de variasjoner av datasett og regler, mangfoldet av idrettsaktivitetene vil omfatte. Videre kan en rekke av særforbundene bruke internasjonale løsninger for sine idretter. Utfordringene er de særforbund som har utviklet og etablert egne systemløsninger som utover å organisere aktivitet, også omfatter egne medlemsregistre som ikke er integrert med eller synkroniseres med det sentrale registeret. IT-utvalget legger til grunn at idrettens egne organisasjoner ikke skal ha løpende integrasjonskostnader for egne stamdata, men det vil kreve ressurser for å etablere integrasjonen som må dekkes av organisasjonsleddet selv. 3.6 Idrettens verifikasjonsløsning (IdrettensID) IT-utvalget har funnet det formålstjenlig at idrettens egne organisasjoner (og partnere) kostnadsfritt kan benytte de sentrale metoder og tjenester (Idrettens ID) for verifisering av brukere til sine systemer. Den største fordelen for idretten er at antall dubletter og feilregistreringer i felles register blir vesentlig mindre. Videre så vil antall brukernavn og passord en bruker/medlem/ansvarlig skal benytte (og huske) bli redusert ved at idrettens partnere kan bruke IdrettsID som innlogging mot sine systemer (Ett gjennomsnittlig idrettslag har i dag 4-6 ulike tilganger til ulike systemer). Her bør man vurdere om det ikke er mer hensiktsmessig å stille det som et krav, dvs. disse systemene skal benytte de sentrale metoder og tjenester. (Idrettens ID) for verifisering av brukere til sine systemer. 3.7 Support på «andres» løsninger I idrettslagene er det en stor variasjon i kompetanse og ressurser til å implementere og forvalte bredden av mulige digitale løsninger, dette medfører at IT-support alt for ofte blir kontaktet for å gi råd og brukerveiledninger langt utenfor idrettens egne løsninger. For frivilligheten er det et gode at man har et sentralt sted å henvende seg. Erfaringer til nå viser at selv om kommersielle løsninger er integrert med det sentrale registeret, så må idretten anvende felles ressurser på å supportere frivilligheten og leverandørene rundt regelverk og organisasjonsforståelse. En bistand som er forventet fra frivilligheten, og hvor det ikke medfølger noen betalingsvillighet. I den «ideelle verden» så kan alle løsninger integreres og utveksle data, men dette vil kreve at man sentralt benytter mer ressurser på integrasjonstjenestene enn i dag. Alternativet er å innskrenke antall kommersielle medlemssystemer som skal kunne integrere seg, og bruke ressurser på å sørge for at de utvalgte løsningene blir en suksess. Hvilket er pedagogisk utfordrende all den tid idretten har sin egen løsning.

6 Side 6 av 8 4 Integrasjon For å oppnå idrettens målsetning om oppdaterte og korrekte medlemsregistre er Idrettens sentrale databaser et viktig tjenesteområde, og skal forvaltes i henhold til «Retningslinjer for Idrettens databehandling - Bransjeregler for Idrett». Samtidig er det knyttet store kostnader til både forvaltning av regelverk, systemløsninger og vedlikehold at integrasjonsgrensesnitt, og det er behov for en felles forståelse og entydig strategi på hvilke data som er felles eie (gratis) og hvilke tjenester som er betalbare. Den forståelsen NIF-IT har basert på den oppdaterte IKT-strategi for norsk idrett, er beskrevet i etterfølgende punkter. Integrasjonsområdet deles inn i 5 ulike tilgangsdeler, Web deler, Basis stamdata, lesetilgang, skrivetilgang og felles pålogging. Figuren under viser de ulike metodene som benyttes og eksempler på dataområder. Web- deler Basis Stamdata Lese6lgang Skrive6lgang Felles Pålogging INTEGRASJONSTJENESTER 5.1 Web-deler Web-deler kan inneholde alle typer data fra idrettens sentrale databaser, men blir mest brukt til uthenting av terminliste, personsøk, klubb søk, kurs søk og kompetanse søk. Web-deler dekker ett viktig behov for mange sentrale medlemsorganisasjoner, da det gir mulighet for å hente ut standardiserte data fra idrettens databaser til hjemmesider, uten noen form for programmering fra medlemsorganisasjonens side. Strategien videre bør derfor være å sentralt utvikle, vedlikeholde og drifte web-deler, men tjenesten bør differensieres: " Web-deler på basis stamdata skal tilbys vederlagsfritt til sentrale medlemsorganisasjoner " Web-deler på andre datasett skal tilbys som en lisensavtale.

7 Side 7 av Basis stamdata Tjenesteområdet for basis stamdata inneholder de grunndata som NIF er pålagt å vedlikeholde gjennom avtalen med Datatilsynet («Retningslinjer for Idrettens databehandling - Bransjeregler for Idrett»). Samt datasett for anlegg som er ett samarbeid med Kulturdepartementet. Følgende datasett er en del av basis stamdata: " Person-data som identifiserer person, eks navn, adresse, telefon, fødselsdato osv. I dette datasettet ligger også opplysninger om personen har samtykket til publisering, markedsinfo eller reservert seg mot datavask. " Organisasjons-data som identifiserer organisasjonen, eks navn, org. nr., NIF nr., adresse, telefon, osv. Ut fra datasettet vil man kunne plassere organisasjonen i NIFs organisasjonshierarki. " Funksjons-data knytter en gitt funksjon sammen med en person eller organisasjon. Datasettet identifiserer funksjonen med fra og til dato. " Kompetanse-data knytter relevant idrettskompetanse til person. Datasettet identifiserer kurs og kompetanse med dato, varighet, resultat, osv. " Betalingstransaksjoner knytter en gitt betaling til en person og organisasjon. Datasettet inneholder identifisering for siste betaling av kontingent eller aktivitetsgebyr, dato for innmelding/utmelding og hvilken type medlemskap som ble betalt. " Anleggsdata knytter et idrettsanlegg til f.eks. organisasjon, terminliste og arrangement. Fordelene for idretten ved å ha alle data lagret og oppdatert ett sted (idrettens sentrale databaser), gir enorme effektiviseringsgevinster. Strategien videre bør derfor være å videreutvikle og legge til rette for at sentrale medlemsorganisasjoner og idrettens partnere kan benytte seg av felles data i sikre og gode løsninger. Standardiserte grensesnitt for å gi tilgang til basis stamdata må videreutvikles, vedlikeholdes og driftes. Basis stamdata skal tilbys vederlagsfritt til sentrale medlemsorganisasjoner, uansett hvilken metode som benyttes for uthenting (web-deler eller lese integrasjon). Øvrige organisasjonsledd og idrettens systempartnere skal tilbys som en lisensavtale. 5.3 Integrasjon - lesetilgang Sentrale medlemsorganisasjoner og idrettens systempartnere gis tilgang til å lese ut data fra idrettens sentrale databaser, hovedsakelig gjelder dette fag- /aktivitetssystemer som ikke utfører behandling av basis stamdata i eget system. Eksempelvis arrangementssystemer, hjemmesideløsninger, tidtakingssystemer etc. Ved lesetilgang kan/skal stamdata ikke endres i lokalt system for så å bli eksponert videre. En lesetilgang skal begrenses slik at tilgangen kun dekker avtalt behov for gitt løsning (begrenset til f.eks. den sentrale medlemsorganisasjonens utøvere). Utlesing av basis stamdata skal utover tilkoblingsavgift tilbys vederlagsfritt til sentrale medlemsorganisasjoner. Utlesing av andre datasett skal tilbys som en lisensavtale. 5.4 Integrasjon - skrivetilgang Sentrale medlemsorganisasjoner og idrettens systempartnere kan gis tilgang til å både hente og oppdatere

8 Side 8 av 8 data i idrettens sentrale databaser. Alle fag-/aktivitetssystemer som endrer eller oppdaterer basis stamdata må ha integrasjon med skrivetilgang. Eksempelvis fagsystemer, lisenssystemer, medlemssystemer m.v. Alle fag-/aktivitetssystemer som skal skrive (oppdatere) til idrettens sentrale databaser, skal underlegges en avtale som ivaretar føringene i «Retningslinjer for Idrettens databehandling - Bransjeregler for Idrett». En skrivetilgang skal begrenses slik at tilgangen kun dekker avtalt behov for gitt løsning (begrenset til f.eks. den sentrale medlemsorganisasjonens utøvere). " Les/skriv av basis stamdata skal utover tilkoblingsavgift tilbys vederlagsfritt til sentrale medlemsorganisasjoner. " Les/skriv av andre datasett skal tilbys som en lisensavtale. 5.5 Integrasjon Idrettens ID NIF har mulighet for å verifisere og autentisere brukere via integrasjons tjenestene. En forespørsel fra eksternt system går via felles løsning hos NIF og deretter videre til Buypass, ved endt verifikasjon eller autentisering vil brukeren bli sendt tilbake til eksternt system. Idrettens ID løsning skal utover tilkoblingsavgift tilbys vederlagsfritt til de sentrale medlemsorganisasjoner og idrettens systempartner som har en integrasjonsavtale som omfatter skrivetilgang. 5.6 Prisliste integrasjon Etterfølgende prisliste er et utkast/forslag som skal vedtas av IT-utvalget. Område Datasett Engangskostnad Månedsbeløp Kommentar Web- deler Integrasjon lese tilgang Integrasjon skrive tilgang Integrasjon Felles Pålogging Basis stamdata: Forbund 0,- 0,- Idrettslag 500,- 0,- Andre 3 000,- 500,- Andre datasett Etter avtale Etter avtale Basis stamdata: Forbund ,- 0,- Andre ,- 4000,- Andre datasett Etter avtale Etter avtale Basis stamdata: Forbund ,- 0,- Andre , ,- Andre datasett Etter avtale Etter avtale Forbund 5 000,- Andre ,- 0,- Engangskostnad inkluderer veiledning. Engangskostnad inkluderer 1 dags kurs i SportsAdmin, oppsett og veiledning. Ved integrasjon av lesetilgang blir det gjort en enkel verifikasjon av hvordan data benyttes i eksternt system. Engangskostnad inkluderer 1 dags kurs i SportsAdmin, oppsett, konfigurasjon og veiledning. Ved integrasjon av skrivetilgang blir det gjort en tung verifikasjon av hvordan data benyttes i eksternt system. Engangskostnad inkluderer konfigurasjon og veiledning.