Sak 2010/4979 KONKURRANSEGRUNNLAG for KONKURRANSE MED FORHANDLING OVER EØS TERSKELVERDI EVALUERING AV årlig tilstandsrapport som tiltak for kvalitetsutvikling i kommune/fylkeskommune
Innhold 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Utsendelse av konkurransegrunnlag... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Kontraktsbestemmelser... 3 1.5 Kunngjøring... 3 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.7 Planlagt prosess for avgjørelse av konkurransen... 3 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Regler for konkurransen... 4 3 KRAVSPESIFIKASJON... 4 3.1 Oppdragets bakgrunn og formål... 4 3.2 Krav til forskningsoppdraget... 6 3.3 Problemstillinger som skal belyses... 6 3.4 Krav til rapportering og fremdrift... 7 4 KRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR tildelingskriterier... 7 5 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 8 5.1 Innlevering... 8 5.2 Tilbudsfrist... 8 5.3 Vedståelsesfrist... 8 5.4 Forbehold... 9 5.5 Endre og tilbakekalle tilbud... 9 5.6 Tilbudets utforming... 9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Utdanningsdirektoratet for utvikling i norsk grunnopplæring (grunnskole og videregående opplæring) er en virksomhet underlagt Kunnskapsdepartementet. Direktoratet er et utøvende kompetanse- og forvaltningsorgan med ansvar for bl.a. å belyse utdanningssektoren ved hjelp av dokumentasjon på grunnlag av analyser, forskning, evalueringer og internasjonale undersøkelser. For mer informasjon, se Utdanningsdirektoratets nettside: www.utdanningsdirektoratet.no 1.2 Utsendelse av konkurransegrunnlag Dette konkurransegrunnlaget ble lagt ut på Doffin 21.12.2010, og kvalifiserte tilbydere ble samtidig invitert til å levere tilbud (jf. Utlysningstekst på Doffin) 1.3 Anskaffelsens omfang Evalueringen skal utføres i tidsrommet 1.3.2011-1.11.2013 Total kostnadsramme inntil 3 millioner NKR inkl. mva. Utdanningsdirektoratet tar forbehold om politiske beslutninger som medfører endring i oppdragets omfang. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert gjennom Avtalemal som sendes ut til utvalgte tilbydere i forbindelse med innkalling til forhandlingsmøte. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen den 22.11.2010 (Kunngjørings ID NOV154045/ Dokument ID: 218086) samt i Ted-basen 25.11.2010 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Jan Eivind B. Sodeland e-post: jan.eivind.sodeland@udir.no Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter innen rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Slike justeringer vil bli meddelt alle som har blitt invitert til å sende oss tilbud. Nye opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra én tilbyder, vil umiddelbart også bli gitt til de øvrige. 1.7 Planlagt prosess for avgjørelse av konkurransen Inntil 5 av tilbyderne vil bli invitert til forhandlingsmøter. Det tas sikte på at forhandlingene om oppdraget skal finne sted i uke 7 med innstilling i løpet av uke 9. 3
2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (med endringer av 30. juni 2006 nr 41) og forskriften om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (med endringer av 20. desember 2006 nr 1504). Denne konkurransen følger del I og III. Konkurransen er gjort kjent gjennom DOFFIN- og TED-databasen. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Dette er en anskaffelsesprosedyre som innebærer prekvalifisering, men der forhandlinger er tillatt. 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 Oppdragets bakgrunn og formål Det er fastsatt i opplæringsloven og privatskoleloven at skoleeiere plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. I St.meld. nr 31 (2007-2008) står det at det er viktig at styringsorganene i kommuner og fylkeskommuner har et bevisst og kunnskapsbasert forhold til kvaliteten på grunnopplæringen. Dette er nødvendig for å følge opp utviklingen av sektoren på en god måte. Disse har ansvar for utarbeidelse av årlig tilstandsrapport: Kommuner Fylkeskommuner Private grunnskoler som er godkjent etter opplæringsloven 2-12 Private skoler med rett til statstilskudd Rapporten om tilstanden (tilstandsrapporten) i opplæringen skal omhandle læringsresultater, frafall og læringsmiljø. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier dvs. kommunestyret, fylkestinget og den øverste ledelsen ved de private grunnskolene, jf. opplæringsloven 13-10 andre ledd. Det er fastsatt i privatskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k at styret skal drøfte den årlige rapporten om tilstanden i disse skolene. Det følger av forarbeidene til bestemmelsene - Ot.prp. nr. 55 (2008-2009) s. 24 - at bestemmelsen er formulert slik at det skal være mulig å tilpasse arbeide med å utarbeide en årlig tilstandsrapport til det ordinære plan-, budsjett- og rapporteringsarbeidet hos skoleeier. Tilstandsrapporten er et sentralt element i det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet. Regjeringen har fastsatt mål knyttet til læringsresultater, frafall og læringsmiljø som grunnlag for å vurdere kvaliteten i grunnopplæringen, jf. St.meld. 31 (2007-2008). Til de nasjonale målsettingene har regjeringen stilt opp indikatorer som skal gi grunnlag for å vurdere hvor langt skoleeier er kommet i å nå målene. Tilstandsrapporten skal som et minimum omtale læringsresultater, frafall og læringsmiljø, men kan bygges ut med annen omtale som skoleeier mener er formålstjenlig ut fra lokale behov. Det er data fra Skoleporten som hovedsakelig skal 4
benyttes som grunnlag for skoleeiers vurdering av tilstanden, men det følger av St.meld. nr. 31 (2007-2008) at skoleeiere og skoler oppfordres til å føre opp konkrete målsettinger for hva de skal oppnå innenfor de målområder som er satt opp. Mal for tilstandsrapport ble integrert del av Skoleporten i desember 2009. Verktøyet består av en ferdig mal for rapporten. Dataene som inngår i rapporteringen hentes automatisk inn fra Skoleporten. Disse er inndelt i et sett obligatoriske indikatorer som skal være med for å oppfylle kravene til rapporten. I tillegg finnes det noen indikatorer som direktoratet anbefaler at skoleeier inkluderer. Malen har en funksjonalitet som blant annet muliggjør å endre oppsett, gjøre utvalg, bryte ned aggregeringer til lavere nivå osv. Den enkelte skoleeier kan dermed gjøre valg slik rapporten er best mulig tilpasset eget behov. Malen er ikke obligatorisk å bruke, men et tilbud til kommuner og fylkeskommuner. Det er også utarbeidet en skoleeieranalyse med påstander om god praksis. Skoleeieranalysen er et refleksjons- og prosessverktøy som kommunen kan bruke i tilknytning til utarbeiding og oppfølging av tilstandsrapporten. Skoleeieranalysen skal være en hjelp til utvikling av skoleeierrollen i tråd med kunnskap om hvordan skoleeier kan lykkes med kvalitetsutvikling av skolen. Ved å sammenstille resultater og vurderinger fra tilstandsrapporten (og andre lokale undersøkelser) med deltakernes oppfatning av hvordan kommunen utøver sitt skoleeierskap, bidrar det til en forståelse av kommunens forbedringspotensial. Drøftingene kan danne grunnlag for vedtak om kommunens prioriteringer framover. Formålet med evalueringen Formålet med evalueringen av tiltaket årlig tilstandsrapport er å undersøke om og på hvilken måte innføringen av en årlig tilstandsrapport har ført til utvikling og styrket bevissthet hos skoleeier rundt kvalitetsansvar for utviklingen av grunnopplæringen. Evalueringen skal gi økt kunnskap på hvilken måte tilstandsrapporten brukes som styringsverktøy for kvalitetsutvikling. Utdanningsdirektoratet er også interessert i hvilke verktøy skolene og skoleeierne benytter i prosessen fram mot ferdig behandlet tilstandsrapport. Relevante bakgrunnsdokumenter Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), Kunnskapsdepartementet http://www.lovdata.no/all/nl-19980717-061.html Info om tilstandsrapporten på Utdanningsdirektoratets nettsider http://www.udir.no/tema/verktoy/tilstandsrapporten/ St. meld 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/dok/regpubl/stmeld/2007-2008/stmeld-nr-31-2007-2008-.html 5
Ot. prp. nr. 55 (2008-2009) Om lov om endringar i opplæringslova og privatskolelova Innst. S. nr. 42 2008 2009 Innstilling til Stortinget fra kirke-, utdannings- og forskningskomiteen St.meld. nr. 31 (2007 2008) http://www.stortinget.no/no/saker-ogpublikasjoner/publikasjoner/innstillinger/stortinget/2008-2009/inns-200809-042/ http://www.regjeringen.no/nn/dep/kd/dokument/proposisjonar-og- meldingar/odelstingsproposisjonar/2008-2009/otprp-nr-55-2008-2009- /4.html?id=553017 3.2 Krav til forskningsoppdraget Følgende momenter bør ses nærmere på i evalueringen: prosedyrer og prosesser i utarbeiding og behandling av årlig tilstandsrapport hos et utvalg skoleeiere utvikling i bruken av tilstandsrapporten i et utvalg enkeltkommuner og fylkeskommune over tid, herunder: o endring i forhold til hvordan skoleeier bruker rapporten o hvordan selve rapporten endrer seg innholdsmessig variasjon mellom kommunene med hensyn til politiske og budsjettmessige konsekvenser betydningen av kommunestørrelse i forhold til arbeidet med tilsynsrapporten Bruk av andre verktøy og analyser i arbeidet med tilstandsrapporten Metodisk tilnærming I evalueringsoppdraget kan det både benyttes kvantitative og kvalitative metoder. En viktig del av evalueringsoppdraget er å få mer informasjon om hvordan tilstandsrapporteringen gjøres i praksis, og hvilke konsekvenser rapporteringen får med hensyn til videre utvikling. I denne forbindelse er det ønskelig at et bredt utvalg case inngår i evalueringen. Ut over nevnte krav legges det ingen sterke føringer i forhold til hvilke metodiske tilnærminger som benyttes i evalueringsoppdraget. Det sentrale er at metodene som velges er egnet til å belyse de fem momentene som er angitt ovenfor. Ved bruk av spørreundersøkelser til skoler, kommuner og fylker skal utvalg av målgrupper og omfang av spørreskjemaet ikke føre til unødige belastninger for sektoren. Forskningsmiljøet plikter derfor å skaffe seg kunnskap om eksisterende datakilder/registre på aktuelle områder (for eksempel Utdanningsdirektoratets årlige spørreundersøkelse til skoler og skoleeiere). 3.3 Hovedproblemstillinger som ønskes belyst Hovedspørsmålet som ønskes belyst i evalueringen er om kravet om at det skal utarbeides en årlig tilstandsrapport bidrar til økt bevissthet om kvalitetsutvikling i kommunene og fylkeskommunene. Evalueringen skal gi økt kunnskap om i hvilken grad tilstandsrapporten brukes som styringsverktøy for kvalitetsutvikling, dvs. om skoleeier på bakgrunn arbeidet med tilstandsrapporten tar bevisst grep i forhold til systematisk arbeid med kvalitetsutvikling. 6
Det forventes at forskningsmiljøene selv formulerer problemstillinger ut over nevnte hovedproblemstilling i tilbudet. Det er videre ønskelig med en dialog rundt tema som skal være gjenstand for datainnsamlingen, i tilstrekkelig god tid før datainnsamlingen igangsettes. 3.4 Krav til rapportering og fremdrift Evalueringen igangsettes umiddelbart etter at kontrakt er inngått. Tilbyder skal delta i informasjonsarbeid etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Det skal utarbeides årlige delrapporter. Endelig sluttrapport skal foreligge i løpet av høsten 2013. Det bes om at tilbyder i tilbudet foreslår tidspunkt for når rapportene skal foreligge og innhold/ hovedtema for hver rapport. Utkast på delrapporter og sluttrapport skal foreligge en måned før ferdig rapport. Delrapportene skal være av en slik karakter at de kan brukes som selvstendige forskningsrapporter. I tillegg til delrapporter og sluttrapport skal det rapporteres om fremdrift og foreløpige resultater i statusrapporter i løpet av kontraktsperioden. Statusrapporten er en kort og presis avrapportering om status og fremdrift i evalueringen. Tidspunkt for når statusrapportene skal foreligge avtales i forhandlingsmøtet. Alle rapportene skal være lesevennlige for allmennheten. Delrapporter og sluttrapport skal oversendes som trykte hefter i 30 eksemplarer og elektronisk i PDF-format. Forskningsmiljøet skal på forespørsel kunne legge fram forskningsresultater i Utdanningsdirektoratet. 4 KRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR tildelingskriterier Tildeling av oppdrag blir gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av det mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av følgende kriterier i prioritert rekkefølge: Relevans i forhold til definerte problemstillinger og perspektiver, jf. Kravspesifikasjon Utnyttelse av faglig og forskningsmetodisk kompetanse i forhold til de problemstillinger og perspektiver som skal belyses Gjennomføringsevne og leveringssikkerhet Koordinering med annen relevant forskning på området Referanser fra tidligere oppdrag Budsjett/pris Utdyping av kriteriene: 1. Relevans i forhold til definerte problemstillinger og perspektiver Prosjektbeskrivelsen må på en oversiktlig måte redegjøre for valg av metode og teori, og for hvordan man vil gå frem for å svare på problemstillingene og belyse perspektivene som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Dersom det er problemstillinger eller perspektiver som tilbyder finner er problematiske eller som mangler i kravspesifikasjonen, må dette presiseres og utdypes i prosjektbeskrivelsen. 2. Utnyttelse av faglig og forskningsmetodisk kompetanse i forhold til de problemstillinger og perspektiver som skal belyses 7
Prosjektbeskrivelsen må redegjøre for utnyttelsen av forskernes kompetanse i de ulike delene av oppdraget. Vi ber også om at tilbyder spesifiserer hvilke roller de ulike personene skal ha, og omtrent hvor stor prosentandel den enkelte forsker er tiltenkt i arbeidet. 3. Gjennomføringsevne og leveringssikkerhet Tilbudet må inneholde en tydelig framdriftsplan for hele prosjektperioden. Det må i korte trekk gjøres rede for innholdet i de ulike rapportene, for å vise progresjonen i prosjektet. Tilbudet må også vise hvilke interne rutiner tilbyder har, eller har tenkt å etablere for å kvalitetssikre arbeidet underveis og til slutt. 4. Koordinering med annen relevant forskning på området Tilbudet må vise både om, og eventuelt hvordan, prosjektet skal koordineres med annen relevant forskning på området. 5. Referanser fra tidligere oppdrag Tilbudet må inneholde en oversikt over prosjektleders og prosjektmedarbeidernes personlige referanser (oppgi navn og telefonnummer), knyttet til deltakelse i tidligere oppdrag (siste 3-5 år), og som også viser oppdragenes omfang (varighet og kostnadsramme). 6. Budsjett/pris Tilbyder må utvikle et spesifisert budsjett for oppdraget. Prisene i budsjettet må vise kostnader fordelt per år. Prisene oppgis både med og uten merverdiavgift. Fakturering og ekspedisjonsgebyr skal ikke beregnes. Pris inkluderer alle utgifter til reise mellom oppdragsgiver og tilbyder. 5 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 5.1 Innlevering Tilbudet skal leveres i nøytral lukket konvolutt merket Konkurranse med forhandlinger om Evaluering av årlig tilstandsrapport som tiltak for kvalitetsutvikling i kommune/fylkeskommune. Konvolutten skal også merkes med avsenders navn og adresse. Til: Leveringsadresse: Postadresse: Utdanningsdirektoratet v/ Jan Eivind B. Sodeland Schweigaardsgate 15 B Postboks 9359 Grønland, 0135 Oslo Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og må skrives på norsk, svensk eller dansk. Tilbudet legges på CD eller minnepinne (som skal inneholde alle dokumenter) som sendes sammen med de fysiske eksemplarene. Tilbudet skal ikke sendes elektronisk på e-post. 5.2 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er fredag 28. januar 2011 kl 1200 Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbyder er bundet av tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfristen. 8
5.4 Forbehold Forbehold må presiseres og fremgå klart i tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 5.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt 5.6. 5.6 Tilbudets utforming Vi ber om at tilbudet settes inn i en perm/hefte med firmanavn og merkes med: Evaluering av årlig tilstandsrapport som tiltak for kvalitetsutvikling i kommune/fylkeskommune. Permen/heftet skal organiseres med skilleark slik: 0: Tilbudsbrev signert av firmarepresentant. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Eventuelle forbehold skal framkomme her. Tilbyder skal oppgi konsekvenser om disse ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Skilleark 2: Skilleark 3: Budsjett Prisoverslag for hele perioden inkl. mva. Her skal alle komponenter som inngår i totalkostnaden framkomme. Framdriftsplan og beskrivelse av rutiner for kvalitetssikring Tjenester 1. Beskrivelse av utnyttelse av kompetanse på de ulike elementene i gjennomføringen av oppdraget. Dersom det er flere institusjoner som står bak tilbudet, skal det oppgis hvem som skal utføre hvilke deler av oppdraget. (Det forutsettes da at alle institusjoner er kvalifisert i henhold til dokumentasjonskrav i pkt. 3) 2. Prosjektbeskrivelse som inneholder teoretisk og forskningsmetodisk tilnærming til oppdraget og beskrivelse av hvordan man framskaffer svar på problemstillingene 3. Referanser 4. Eventuelt 5. Vedlegg 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og det vil bli gitt en frist på 7 dager for tilbydere til eventuelt å klage over beslutningen. 9