Strategiske innsatsområder for Sykehuset Telemark i strategiplanen for 2011 2014

Oppdatert med resultat og mål pr. 01.03.13 Overordnet handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet 2013-2014 Sykehuset Telemark HF Vedlegg 1 til sak HMS 1. Innledning Denne overordnede HMS planen inneholder: Kap. 2) Strategiske innsatsområder og mål for Sykehuset Telemark og Helse Sør Øst innen HMS - området Kap.3) Rapport på gjennomførte tiltak fra HMS planen 2011 2012 og rapport på andre arbeidsmiljøtiltak i perioden. Dette er tiltak som AMU i perioden har fått mer utfyllende delrapporter på Kap. 4) En kort beskrivelse av hvordan systemet med HMS planer og rapportering ved Sykehuset Telemark (ST) er bygget opp, bl.a. prinsippet med ansvar i hver klinikk for HMS planer Beskrivelse av vår Bedriftshelsetjeneste (BHT) og hvordan denne benyttes Rammer for HMS arbeidet ved ST Tiltak som gjelder hele foretaket Nye fokusområder i perioden 2013-2014 2. Innsatsområder og mål 2013-14 Strategiske innsatsområder for Sykehuset Telemark i strategiplanen for 2011 2014 1. Pasientbehandling og kvalitet 2. Redusere køer og ventetider 3. Medisinske satsningsområder 4. Samhandling innen sykehusområdet og mellom Sykehuset Telemark og kommunene i Telemark 5. Utvikling av organisasjon - ledelse og arbeidsmiljø Innsatsområde 5 i overordnet strategiplan omhandler arbeidsmiljø, ledelse, rekruttering, riktig kompetanse, utdanning av helsepersonell, stillingsstruktur og bemanning. Overordnede mål HSØ og STHF HR- mål for HSØ 2013 20: Virksomhetsutvikling gjennom mobilisering av ledere og medarbeidere En bedre helsetjeneste gjennom tydelig ledelse, riktig kompetanse, engasjerte medarbeidere og god ressursstyring 1

og Kjernen i virksomheten er medarbeidere og ledere, som med kompetanse og engasjement bidrar til å utvikle en stadig bedre helsetjeneste. Å være med å utvikle en bedre helsetjeneste gir stolthet, arbeidsglede og bidrar til et helsefremmende arbeidsmiljø. Mål for planperioden (ett av 5 hovedmål): Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet HSØs strategi for 2013-20 er: Strategi 1. Være en resultatorientert arbeidsgiver som sørger for planlegging av drift og utvikling av virksomheten i henhold til fastsatte mål, opptrer samfunnsansvarlig og som bidrar til helsefremmende arbeidsplasser 2. Bemanne riktig og utvikle rett kompetanse for å sikre en effektiv og trygg tjeneste 3. Utvikle ledere og medarbeidere med vilje til å omsette de ressurser og muligheter som finnes til å skape en stadig bedre helsetjeneste 4. Involvere medarbeidere på systematisk vis i forpliktende dialoger om måloppnåelse og forbedring av virksomheten Sykehuset Telemarks målsetting innen HMS Sykehuset Telemark skal være en helsefremmende arbeidsplass hvor ledere og medarbeidere kontinuerlig utvikler et arbeidsmiljø preget av trivsel, trygghet og arbeidsglede, hvor vi sammen tar ansvar og respekterer hverandre. IA- avtalen 2010-13 Mål- og resultat Sykehuset Telemark inngikk i 2002 en avtale med NAV om å være en inkluderende arbeidslivsbedrift. Ny avtale ble underskrevet i 2010 mellom arbeidstakersiden og arbeidsgiversiden ved STHF og NAV for perioden 2010-2013, med målsettinger for IA- arbeidet innen de 3 delmålene for IA: redusere sykefravær, øke sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne og forlenge yrkesaktivitet etter 50 år. Det forventes at det vil bli inngått en ny sentral IA avtale mellom partene i arbeidslivet fra 2014. STHF avventer hva denne avtalen vil inneholde, og avventer ny lokal IA- avtale mellom partene før eventuelt IA målene i overordnet plan ved STHF endres. Sykehuset Telemark har konkretisert mål for perioden 2013 14, og beskrevet resultater innen de 3 delområdene i foregående år på følgende måte: Delmål 1 Sykefravær: 1. Mål: Sykehusets mål er ikke å overstige 6,5 % sykefravær i perioden fram til 2013. Hver leder har ansvar for å jobbe aktivt med forebyggende arbeid og sykefraværsoppfølging. Resultat: Sykefraværet (både egenmeldt og legemeldt) i 2011 og 2012 var 7,0 %. Delmål 2 Personer med redusert funksjonsevne: 2. Mål: Oppfølging av egne arbeidstakere med redusert funksjonsevne eller behov for endring. STHF har et mål om å finne løsninger for flest mulig av ansatte som har behov, permanent 2

eller midlertidig, for tilpasninger for å fortsette i jobb. Resultat: STHF bruker mye ressurser på å få til tilpasninger for enkeltarbeidstakere. Sykehuset har til enhver tid mer enn 10 % av sine ansatte i tilrettelagte stillinger. 3. Mål: - Ansette arbeidstakere med redusert funksjonsevne som søker stillinger, forutsatt at de er kvalifisert for stillingen, har nødvendig autorisasjon, og at det er mulig med eventuelle individuelle praktiske tilpasninger for å kunne utføre stillingens arbeidsoppgaver. - Være åpne for å ta imot personer som har behov for hospitering eller arbeidstrening for å prøve ut arbeids- og funksjonsevne i ordinært arbeidsliv. Dette forutsetter at det er personer som innehar en type kompetanse som er nødvendig for å fylle arbeidsoppgaver og funksjoner som inngår i stillingskategorier som sykehuset har arbeidsoppgaver til. Resultat: Sykehuset har ansatte med redusert funksjonsevne som det er tilrettelagt for. Sykehuset tar også jevnlig inn personer som trenger arbeidstrening innefor yrker som finnes på sykehuset. Delmål 3 Avgangsalder: 4. Mål: Redusere andel av ansatte som går over på varig passiv ytelse (uførepensjon/afp/85- årsregel) Resultat: STHF har fått tall fra KLP som viser andelen av alle ansatte i hver aldersgruppe som har gått av med AFP i perioden 2010 2012. Antall personer som gikk av med AFP i 2012 i parentes: Alder 2010 2011 2012 62 18,84 % 6,12 % 15,25 % (8 personer) 63 34,04 % 31,94 % 22,45 % (10 pers.) 64 38,98 % 39,53 % 41,89 % (27 pers.) 65 58,33 % 59,02 % 54,55 % (14 pers.) 66 64,58 % 66,67 % 65,52 % (28 pers.) Alle 20,15 % 39,46 % 39,19 % (87 pers) I de 2 yngste aldersgruppene har det de 2 siste årene vært noe reduksjon samlet sett av andelen ansatte som er 62 og 63 som har gått av med AFP, sammenlignet med det antall ansatte i disse aldersgruppene som kunne ha gått av disse årene. Vi har p.t. ikke fått tall for andel som benyttet 85-årsregelen (i hovedsak sykepleiere) i de ulike aldersgruppene. 5. Mål: Ha en gjennomsnittlig avgangsalder fra STHF på minimum 64 år (AFP/85 årsregel) innen 2013. Resultat: Utviklingen med gjennomsnittlig avgangsalder for de som går av med AFP og 85- årsregel har gått i feil retning de to siste årene. Sammenholder vi snittalder for de som faktisk gikk av med AFP med andelen som benyttet seg av AFP, har det imidlertid vært noe lavere andel de to siste årene. Utviklingen av snittalder for de som gikk av,se tabell under. 3

Snittalder for de som går av i de ulike ordningene: Årstall Uføre/AFP/85årsregel AFP/85årsregel AFP 2007 51,67 år 63,48 år 63,68 år 2008 51,71 år 63,40 år 63,59 år 2009 63,91 år * 64,29 år * 2009 51,55 år ** 63,47 år ** 63,69 år ** 2010 51,92 år 63,58 år 63,85 år 2011 51,71 år 63,36 år 63,58 år 2012 57,85 år*** 62,93 år 63,22 år * Tall for gamle STHF i 2009 i året for det 3 årige seniorprosjektets avslutning. ** Tall inkl. deler av Blefjell sykehus og Nordagutu rehabiliteringssenter som ble innlemmet i STHF 01.07.2009. *** Kan ikke sammenlignes med tidligere pga ny rutine i KLP for registrering 3. Rapport på foregående plan Rapport på gjennomførte tiltak fra HMS planen 2011-2012 og rapport på andre arbeidsmiljøtiltak i perioden. 3.1 Resultatmål Målene for gjennomsnittscore (totalscore) i medarbeidertilfredshetsundersøkelsen, gjennomførte utviklingssamtaler, andel involvert i oppfølgingen av MU og sykefravær blir årlig innarbeidet i lederkontraktene mellom adm. direktør og klinikksjef og vil være utgangspunkt for mål i lederkontraktene mellom klinikksjef og seksjonsleder og mellom seksjonsleder og enhetsleder. Resultatmål Tiltak Totalskår (nye variabler fra 2010) Medarbeiderunder søkelsen Res. nov 2008 Mål 2009 Res. 2009 4,03 3.92 Ikke gj.ført MBU Mål 2010 4,0 = 75 Res. Mål Res. Mål Res. 2012 Mål 2010 2011 2011 2012 2013 72* 75 72 75 73 75 Har gjennomført 76,4% 90% 90% 67% 90 % 69% 90 % 75% 80 % utviklings/medarb eidersamtaler med leder Har individuell 59,9% 65% 65% 71% 70 % 72% Ikke 71% 72% kompetanseutvikli mål-tall ngsplan Andel involvert i oppfølging av MU 55% Ikke mål-tall Ikke Ikke 65 % 61% 65 % 67% 68% må-ltall mål-tall Sykefravær 7.0% 7,4% 7,5% 6,9% 6,5% 7% 6,5% 7% 6,5% * Ny MU i 2010 med ny måleskala er ikke direkte sammenlignbart med tidligere 3.2 Rapport på fokusområder i HMS planen 2011-12 Res. 2013 4

Område Mål/hensikt Tiltak Tid/Ansvarlig Resultat Avtale om inkluderende arbeidsliv og helsefremmende arbeidsplasser Følge opp STHFs mål og IA -mål og ivareta partssamarbeidet i IAspørsmål 2 årlige møter. Følges opp i AMU med IA som tema. Vår 2011 Høst 2011 Ansv: HR-direktør Vår 2012 Høst 2012 Gjennomført Gjennomført Gjennomført Forebygge helseskadelige forhold Lederkompetanse i HMS Sikre at planlagte tiltak i klinikkenes HMS planer blir gjennomført - Ansvarlige ledere kontakter BHT i forb. med planlegging/behov for forebyggende tiltak (eks. innen ergonomi, byggeprosjekter, forflyttingsopplæring) og integrerer dette i HMS planene. - Utarbeide rapporteringsverktøy for dokumentasjon av gjennomførte tiltak. -Sikre at krav om BHT bistand er innarbeidet i prosedyrer - HMS-opplæring ledere obligatorisk Hver enkelt leder med fullmakt HR - avdelingen har en koordinerende rolle Gjennomført Løpende Nytt elektronsikk HMS - rapporteringsverktøy tatt i bruk f.o.m. høst 2011 Løpende BHT og HR - enheten Del I: gjennomført 13 kurs obligatorisk for alle ledere i perioden nov.2011- nov. 2012. Del II-bolk 1 gjennomført V-12. Del II-bolk 2 gjennomføret H-12. Et oppsamlingskurs gjennomføres i 2013 3.3 Rapport på andre prosjekter/ tiltak som har hatt fokus i planperioden 2011-12 : Område Tiltak Mål/hensikt Tid/Ansvarlig Resultat Arbeidsgruppe for å foreslå Resultat av Komme med Partsammensatt Arbeidet i gruppa tiltak for å redusere ufrivillig deltid forprosjekt forslag til oppfølgingstiltak/ arbeidsgruppe pågår fortsatt Gravide medarbeidere Brosjyre, trekantsamtaler, informasjonsmøter, prosjekter Fortsette arbeidet med å redusere sykefravær for 2011 2012 Informasjon til nytilsatte, ledere og gravide om 5

Medarbeiderundersøkelse (MU) elektronisk Felles MU for alle foretak i HSØ Sykefraværsoppfølging Kontinuerlig arbeid med aktivitetene i Årshjulet for HMS og personalarbeid egen prosedyre - Kartlegging av psykososialt/ organisatorisk arbeidsmiljø - Rapporter med resultater - Prosesser i hver enhet for å komme fram til tiltak - Oppfølging av tiltak Oppfølging i tråd med prosedyrer og retningslinjer Gjennomføring av aktiviteter som inngår i Årshjulet 4. System og planer perioden 2013-14 gravide. Oppfølging og veiledning til ansatte og ledere. I gjennomsnitt stå i arbeid helt eller delvis til uke 30 Ivareta og utvikle et godt arbeidsmiljø Redusere sykefravær Sikre kvalitet i HMS- og personalarbeid Gjennomføringsansvarlig ved STHF Bente Grindrud trekantsamtalen. 2011 til uke 34* (*i fht. registrert svangerskaps relatert sykefravær. I 2010 var det til uke 33) 2012 resultat ikke klart p.t. Innskjerpet at det skal være 3- partssamtaler der den gravide, leder og jordmor snakker sammen. Gjennomført i 2011 og 12 Utvalgte enheter presenterer for AMU hvordan de følger opp MU Linjeledere Løpende Utvalgte enheter presenterer hvordan de jobber med sykefravær i AMU HR avd. har Løpende koordinerende, veiledende og støttende rolle. Linjeledere har delegert ansvar for gjennomføring 4.1 Beskrivelse av systemet for HMS planer og rapportering ved Sykehuset Telemark (ST) med klinikkvise planer HMS arbeidet er en del av Årshjulet for personal og HMS aktiviteter ved STHF. Ansvaret for gjennomføringen følger fullmaktstrukturen ved STHF. Hver klinikk skal utarbeide en overordnet HMS plan som bygger på planer og aktiviteter som skal gjennomføres i underliggende organisatoriske enheter. Prioriterte tiltak skal tidfestes og ansvarsfestes. Klinikkene skal sørge for 6

intern rapportering og oppfølging av at tiltak gjennomføres. Både tiltak etter vernerundene og tiltak etter oppfølgingen av den årlige medarbeiderundersøkelsen (MU) skal inn i de klinikkvise HMS planene. Fra senhøsten 2011 ble en ny elektronisk variant for rapportering av tiltak i HMS planene innført, som for alvor begynte å bli tatt i bruk i 2012. 4.2 Bedriftshelsetjenesten (BHT) og bruken av denne HMS avdelingen til STHF ble godkjent som bedriftshelsetjeneste etter ny forskrift i mai 2010. STHF er som helseforetak også pålagt å være knyttet til en godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT). Forskriften stiller spesifikke krav til BHT s kompetanse. BHT skal bistå arbeidsgiver i virksomhetens systematiske helse- miljø- og sikkerhetsarbeid for å avdekke og forebygge helseskadelige forhold. Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftshelsetjenesten: a) bistår med planlegging og gjennomføring ved fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner, utstyr og øvrige arbeidsprosesser c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelse av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare d) fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljølovens 4-6 g) bistår med å gi informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak h) bistår ved henvendelse fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg Arbeidsgiver skal sammen med BHT utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetene systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid: a) planer og årsrapporter for BHTs bistand i virksomhetene, b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger og lignende som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater c) rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak 4.3 Rammer for HMS arbeidet ved ST For å sikre at lovens krav om et systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeide blir ivaretatt har Sykehuset Telemark tatt i bruk systemverktøy og utviklet prosedyrer som skal følges av ledere på alle nivå. Rammer og planer for HMS-arbeidet Prosedyre for intern delegering av fullmakter Lederavtaler - beskrivelse av ansvar og myndighet - skriftlige avtaler med resultatmål 7

TQM Dokumentstyringssystem TQM - Skademeldings- og avvikssystem Profitbase og ELI rapporterings- og analyseverktøy Prosedyre for årlige HMS - aktiviteter Årshjulet. Årlige revisjonsplaner Avfallsplan Brannvern Grønt sykehus - omfatter også de ulike prosedyrene innen HMS - system for dokumentasjon og forbedringsarbeid - system for sykefraværs- og annen personalrapportering - inkl skjemamaler til bruk ved vernerunder og årlige HMS-handlingsplaner - sjekkliste for elektriske anlegg til bruk i vernerunder - gir en oversikt over årlige aktiviteter og oppgaver som skal sikre kvalitet innen HMS og personal - interne ettersyn for å se til at ulike prosedyrer følges. - plan for avfallsbehandling, farlig avfall, smitteavfall m.m. - plan for opplæring og bruk av utstyr - påbegynt arbeid for å tilfredsstille krav til Grønt sykehus med ISO- sertifisering (ISO 14001-standard) av system for miljøledelse (ytre miljø) 8 4.4 Tiltak som gjelder hele foretaket Medarbeidertilfredshetsundersøkelser (MU) Oppfølging av MU gjennom bl.a. gruppemetodikk og medarbeidersamtaler Introduksjonsprogram for nytilsatte og ledere Opplæring turnuskandidater Grunnopplæring HMS for verneombud, AMU - medlemmer og nye ledere Informasjonsmøter for gravide og ledere Trekantsamtale Seniorpolitikk Sykefravær soppfølging Kurs i mestring av psykisk belastning (KID-kurs) Bedriftshelsetjenesten og HR-enheten Fokus på smittevern og håndhygiene Gjennomføres årlig HSØ verktøykasse for ledere og egen veileder ved ST. Opplæring av ledere i oppfølgingsarbeid. - Introduksjonsprogram for nytilsatte som omfatter HMS - Lederutviklingsprogram enhets- og seksjonsledere Inkluderer orientering om HMS, hovedvekt smittevern Ved nyvalg av verneombud (hvert 2. år). E læringskurs i HMS arbeid i 3 moduler for verneombud, medlemmer av AMU og ledere gjennomføres i kombinasjon med klasseromskurs. Informasjonsmøter 2 ganger pr år for gravide og deres ledere. Samtaler mellom jordmor, den gravide og lederen bl.a. for å tilrettelegge og forbygge for sykefravær under svangerskap. Mål: I gjennomsnitt stå i arbeid helt eller delvis til uke 30 Del av driften og lederes oppfølging av egne seniorer. Seniorpolitiske tiltak utarbeidet i prosjektperioden fram til 2009 er tatt inn som del av personalpolitikken. ST Seniorpolitikk vedtatt og implementert i styrende dokumenter. Rådgivning iverksatt og informasjons - brosjyre om gjeldende seniorpolitikk er utarbeidet Prosedyre for oppfølging av sykmeldte Personalportal: Verktøy for oppfølging av sykmeldte Opplæring av ledere i regelverk og skjematikk for oppfølging og rapportering til NAV. IT- verktøyene gir nødvendig informasjon, påminnelse og dokumentasjon i oppfølgingssaker For ansatte. 2 seminar pr år Støtte- og bistandsapparat overfor ledere og ansatte Eget e-læringskurs i håndhygiene. Obligatorisk for nyansatte E-læringskurs Basale smittevernrutiner for helsepersonell E-læringskurs Strålebruk for helsepersonell Strålevern Måling av radon i arbeidslokaler Gjennomføres i løpet av 2013 Brannvern E-læringskurs tilgjengelig for alle, og supplement til annen brannvernopplæring. Obligatorisk for nyansatte. Eco-online Kjemikaliekartotek med mulighet for risikovurdering Forflytningsteknikk for helsepersonell E- læringskurs (p.t. 15 ulike kurs) for å lære

helsepersonell ulike type forflytning av pasienter 4.5 Fokusområder 2013 og framover: Sykehuset Telemark legger i HMS arbeidet vekt på langsiktig arbeid gjennom gode systemer, gode prosedyrer og fokus i lederutviklingen. Pågående satsningsområder som videreføres i planperioden: Tiltak for reduksjon av sykefravær for gravide, seniorpolitikk, opplæring av verneombud, sykefraværsoppfølging, omstillingsarbeid og kontinuerlig forbedring av aktivitetene i Årshjulet for HMS- og personalarbeid. I tillegg videreføres følgende fokusområder: Område Mål/hensikt Tiltak Tid/Ansvarlig Resultat Avtale om Følge opp STHFs mål og 2 årlige møter. Vår 2013 inkluderende IA -mål Følges opp i AMU med IA Høst 2013 arbeidsliv og helsefremmende arbeidsplasser og ivareta partssamarbeidet som tema. i IA- spørsmål Ansv: HR-direktør Vår 2014 Høst 2014 Forebygge helseskadelige forhold Sikre at planlagte tiltak i klinikkenes HMS planer blir gjennomført - Ansvarlige ledere kontakter BHT i forb. med planlegging/behov for forebyggende tiltak (eks. innen ergonomi, byggeprosjekter, forflyttingsopplæring) og integrerer dette i HMS planene. Hver enkelt leder med fullmakt har løpende ansvar Dokumentasjon av gjennomførte tiltak Hver leder. HR - gjennom elektronisk HMS - avdelingen har en verktøy. koordinerende rolle -Sikre at krav om BHT bistand er innarbeidet i prosedyrer Den enkelte leder. Løpende Lederkompetanse i HMS nye ledere Sikre at nye ledere får opplæring i oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen, bruk av elektroniske HMS planer, og HMS - arbeid - HMS-opplæring ledere obligatorisk Kursrekken med 3 kursmoduler og tilhørende e-læringskurs gjennomføres for nye ledere Del I: Oppfølging av MU og HMS-handlingsplan Del II-bolk 1 HMS Del II-bolk 2 BHT/HR Del I. Nov.2013og nov. 2014 Del II-bolk 1Gj.f. på våren 2013,2014 Del II-bolk 2 Gj. Høst 2013 og 2014. Ruskartlegging Få kunnskap om rusmiddelbruk i arbeidslivet Kartlegging ved STHF av et utvalg ansatte i noen enheter gjennom prøvetaking og spørreskjema. Del av større kartlegging i Norge. *Folkehelseinstituttet (Fhi) ansvarlig for kartlegging foretatt våren 2012 *Når resultatene av kartleggingen 9

Sluttintervju med alle seniorer som går av med pensjon (helt el. delvis) Måle hvordan tiltakene som er satt i gang når fram til seniorene, og kartlegge viktigste grunn for å gå av med pensjon. Strukturert sluttintervju med egne ansatte som har besluttet å gå av med pensjon. Samarbeidsprosjekt mellom STHF, SIV, Innlandet, HSØ, Spekter og KLP. foreligger, skal dette følges opp ved STHF Nærmeste leder gjennomfører intervjuet, som sendes FAFO som grunnlag for analyse og rapport. Evalueres innen utgangen av 2014. Overordnet HMS plan er en rullerende plan og en del av det systematiske helse- miljø og sikkerhetsarbeidet. Planen behandles i AMU, Direktørens ledergruppe og Styret for Sykehuset Telemark 10