Årsrapport 24 Harstad kommune www.admiralen.no
Innhold Innhold Rådmannens kommentar...2 Harstad-samfunnet i fjor...3 Styringssystemet og organisasjonsutvikling...5 Evaluering...5 Spørreundersøkelser...6 Resultatmål...7 Hovedresultater på fokusområdene...8 SAMFUNN...8 ORGANISASJON/PERSONELL...8 TJENESTER/BRUKERE... 13 ØKONOMI... 14 Resultater på tjenesteområdene...27 Skoler... 27 Barnehager... 3 Pleie- og omsorg... 32 Drift- og utbyggingstjenesten... 36 Areal- og byggesakstjenesten... 39 Bygg- og eiendomstjenesten... 39 Brann- og beredskapstjenesten... 4 Kultur- og fritidstjenesten... 41 Hjelpetjenesten... 43 Sosialtjenesten... 44 Flyktningetjenesten... 44 Helse- og miljøtjenesten... 45 Kemnerenheten... 47 Støtteenheter... 47 1
Rådmannens kommentar Harstad-samfunnet i fjor Rådmannens kommentar Harstad-samfunnet i fjor Takk til ansatte, tillitsvalgte og politikere for godt samarbeid i 24. 24 var på èn måte et spesielt år fordi Harstad feiret 1-årsjubileum. Det som likevel har preget den kommunale organisasjonen mest, er det omfattende kostnadsreduksjonsprogramm et. Prosessen er svært ressurskrevende. Det er derfor bemerkelsesverdig at en ekstern evaluering av kommunen etter praksiskriteriene gir en framgang fra året før på hele 16. Mest tydelig er utviklingen når det gjelder offentlighet, brukerorientering og personalforvaltning. Evalueringskriteriene er identiske med kriteriene i den landsomfattende kvalitetstesten av svenske kommuner gjennomført høsten 23. Folketallet gikk ned med 52 personer i 24 mot en økning de tre forgående år på henholdsvis 6, 83 og 1 person. Innflyttingen har gått markert ned, mens utflyttingen omtrent ligger på samme nivå som før. Samlet sett hadde Sør-Troms en nedgang i befolkningen på 138 personer i 24. Denne bekymringsfulle utviklingen vil fortsette med dagens kjente forutsetninger. Arbeidsledigheten i Harstad var lav i 24 med 3,9 mot 4,5 på landsbasis. Kommunens regnskap ble gjort opp i balanse for 24. Regnskapsmessig merforbruk fra 22 på 4,6 mill kr er ikke dekket inn. Harstad kommune har ikke klart å oppnå de økonomiske målene i virksomhetsplanen. Realvekst i utgifter som er høyere enn realvekst i driftsinntekter, er finansiert med mindreutgifter rente og avdrag, herunder avdragsutsettelse. Netto driftsresultat i av brutto driftsinntekter er på,17 og målet var på minimum 4, noe som også er anbefalingen fra Fylkesmannen i Troms. Grovt sett sliter institusjonene og barnevernet (hjelpetjenesten) med for lave rammer som gir overforbruk. Også innen hjemmetjenesten gir enkeltvedtak overforbruk fordi det ikke ble gitt tilstrekkelig tilleggsbevilgning for dekning av utgifter til vedtakene. Spørreundersøkelsene høsten 24 indikerer at de aller fleste brukerne er fornøyd med de tjenester kommunen leverer. Enheter innenfor samme tjenesteområde for eksempel barnehager, har gjennomført like undersøkelser slik at en kan sammenligne resultatene enhetene imellom. Elever i grunnskolen har deltatt i felles nasjonale spørreundersøkelser. Resultatet av undersøkelsene skal relateres til vedtatt målekart og gi enhetene og kommunen signaler om hvilke områder som bør forbedres. Noen undersøkelser har lav svarprosent, og her kan det ikke trekkes bastante konklusjoner. Resultatene innen de enkelte tjenesteområdene bør gi grunnlag for debatt. Det er viktig at erfaringene tas med inn i arbeidet med virksomhetsplanen for 26. Resultatmål, -indikatorer og målemetoder er en viktig del av kommunes styringsdokumenter for å synliggjøre ønsket utvikling. Kommunale tjenester må også sees i forhold til målsatt nasjonal utvikling innen konkrete områder som for eksempel grunnskolen. Kommunens styringssystem bygger på et prinsipp om at deler av driftoverskudd kan beholdes av enheten. Med den økonomiske situasjon kommunen er i, kan ikke denne vesentlige forutsetningen oppfylles. Styringssystemet settes også under press på grunn av manglende midler til brukerundersøkelser og svært små midler til organisasjonsutvikling. En spesiell utfordring er knyttet til statlige kompetansehevingsmidler til grunnskolen som ikke kan følges opp i andre sektorer, heller ikke på ledersiden. Det må enten tas et krafttak for å legge forutsetninger for styringskonseptet på plass, eller så bør styringskonseptet legges om. Det er gledelig at sykefraværet gikk ned fra 11 i 23 til 9,9 i 24. Det er grunn til å anta at sykefraværsprosjektet Det gode arbeidsfellesskap og arbeidet som gjøres gjennom gode rutiner for oppfølging av arbeidstakere med helseproblemer, har gitt resultater. Det er likevel langt igjen til målet om 2 reduksjon fra 21-nivå som var 8,5. Erfaringene fra kostnadsreduksjonsprogrammet tilsier at andre salderingsmetoder bør velges i framtida. Prosessen har kostet i form av intern slitasje, og belastningen på organisasjonen har vært og er fremdeles stor. Dette framheves fordi kommunen fremdeles har store økonomiske utfordringer. Netto driftsresultat må forbedres. Handlefriheten er for liten, og kommunens økonomi er sårbar ved renteøkning på grunn av et lånevolum på 88 mill kr pr 31.12.24. Oppsummert er det også i 24 mye å glede seg over, men også klare utfordringer spesielt på det økonomiske området. Arne Johansen rådmann 24 var et begivenhetsrikt og spennende år i Harstad. Byens 1- års jubileum ble feiret ved mange anledninger og aller størst var Kronprins Haakons åpning av årets festspill, det førtiende i rekken. To jubileer på en gang med flott sommervær som ramme. I likhet med året før var fokuset for Harstad kommune i betydelig grad rettet mot effektivisering av driften og det ble jobbet mye med kostnadsreduksjonsprogram for å balansere inntekter og utgifter. Et sentralt tema i denne forbindelse var forslaget om å effektivisere skolestrukturen og legge ned 5 skoler. Forslaget avstedkom store demonstrasjoner, noe som førte til at ingen skoler ble lagt ned. I forhold til nybygg i kommunal regi, ble det lenge etterlengtede ungdommens hus tatt i bruk og døpt til Pl@stelin@. Utbyggingen av Stangnes sykehjem startet, og Bergsvågen boenheter ble vedtatt utbygd. Det ble også bevilget midler til kjøp av Salminen-bygget til ny brannstasjon. Blåhuset ble kjøpt og startet opp som varmestue og natthjem for bostedsløse. Når det gjelder det kommunale tjenestetilbudet, var det en god del fokus på at kommunen har for få barnehageplasser. Derfor ble det vedtatt å bygge ut to nye barnehager, noe som vil gi full barnehagedekning i Harstad. På omsorgssiden viste sammenligning med andre kommuner at Harstad hadde en høyere sykehjemsandel og dermed mht dekningsgrad et bedre tilbud for aldersgruppa over 8 år enn andre sammenlignbare kommuner. Manglende vedlikehold av veiene fortsatte i 24 og etterslepet på dette området er betydelig. Den kommunale kinodriften ble overført til Harstad Kulturhus. For å styrke samarbeidsrelasjonene i regionen ble Hålogalandskonferansen arrangert i Narvik. Dette er en møteplass for både næringslivet, kommunene og høgskolene for å finne ut hvordan regionen kan samarbeide bedre. Ordførersamarbeidet er en egen samarbeidsarena mellom ordførerne i regionen som kom i gang i 24, og skal fokusere spesielt på næringsutvikling, sykehus, forsvar og samferdsel. Omstillingene i Forsvaret var også et tema i 24. Flytting av Kystjegerkommandoen til Tromsø ble satt på dagsordenen, men det ble bestemt at den fortsatt skal ligge i Harstad. Det var også planer om å flytte Alliert treningssenter fra Harstad, men det ble heller ikke gjennomført. Lokal mobilisering har bidratt til å bevare disse enhetene i byen. Derimot ble administrasjonen for Markedsdistrikt Nord i Forsvarsbygg(med 5 stillinger) flyttet til Bardufoss. I offentlig sektor for øvrig var det stor oppmerksomhet omkring sykehuset i Harstad. Innskrenkninger ble foretatt gjennom oppsigelser av hjelpepleiere og reduksjon i antall direktører. Et stort sykehusaksjonsmøte ble arrangert som protest mot nedbygging. For å styrke kompetanse- og næringsutvikling i regionen var det gledelig at Kunnskapsparken i Harstad ble formelt stiftet. Arbeidet med etablering og utvikling av institusjonen kan nå komme i gang. Det var et godt år for nyetableringer i næringslivet i fjor, og bare i første halvår var det registrert 8 nyetableringer. Samtidig viste oversikten fra Innovasjon Norge at tilskuddene til Harstad og omland øke første halvår. Tine utvidet sin virksomhet i Harstad med 6 årsverk ved at tappingen av melk til Tromsø-området ble flyttet til Harstad. Store investeringer ved anlegget ble gjennomført året før. Byggevarebedriften E A Smith startet utbyggingen av en ny stor butikk i Harstadbotn. Harstads største private bedrift, Statoil, utvidet sin virksomhet og utgjør nå 21 ansatte. Det ble også varslet at Bohus ville reetablere seg i Harstad. Turiststrømmen til Harstad i sommermånedene var stor og antall gjestedøgn ved hotellene passerte for første gang 1. Men på grunn av lave priser ga det dårlig økonomisk uttelling. Det var 8 cruise-anløp i sommermånedene noe som var anslått å gi en omsetning for næringslivet på 5-6 millioner kroner. Grottebadet rundet 1 gjester innen ettårsdagen 22. juni, og ca 4 av gjestene var tilreisende. Badet er blitt byens største attraksjon. Byens mange bilforretninger hadde et godt år, og opplevde salgsboom. En ny avis Harstad i dag, ble også etablert. Norges Sildesalgslag la ned sitt kontor i Harstad fra årsskiftet og 12 arbeidsplasser gikk tapt. På boligsiden var det fortsatt stor aktivitet og optimisme i forhold til utbygging av nye leiligheter. Ikke mindre enn 279 nye leiligheter var under planlegging, hvorav ca 1 forventes utbygd i 25. Når det gjelder nye samferdselsprosjekter i regionen ble arbeidet med Lofast igangsatt igjen. Det ble også arbeidet videre med Bjarkøyforbindelsene. I forhold til prosjekter i Harstad og omland var det stort fokus på alternativ finansiering av veiutbygging bompengefinansiering. Statens vegvesen vurderer at den forventede trafikkveksten krever 4 felt fra byskillet til Kanebogen. I Harstad kom det ikke vedtak i forhold til dette spørsmålet, men stemningen i nabokommunene er negativ i forhold til bompengefinansiering. I forhold til trafikksikkerhet var det en negativ utvikling ved at det var flere dødsulykker på veiene i Harstad. I desember ble det gjort opp en status som viste at Harstad lå på dødstoppen i fjor med 3 ganger så mange dødsfall som resten av landet (i gjennomsnitt). For å bedre noe på denne situasjonen ble det satt opp fotobokser på den ulykkesbelastede strekningen sør for Mølnåstunnelen. Harstad ble også preget av både drap og alvorlige voldshendelser i 24. Andelen ungdom med psykiske problemer økte, noe som kan ha sammenheng med lettere tilgang til narkotika og at samfunnet er blitt hardere. Det var også registrert en kraftig økning i barnevernssaker. 2 3
Harstad-samfunnet i fjor 23 24 Harstad Styringssystemet og organisasjonsutvikling Det ble gjennomført et svært vellykket NM i svømming i Grottebadet hvor det ble satt norske rekorder. Arbeidet med et Harr-galleri ser ut til å resultere i at dette blir etablert i Harstad sentrum, og ny treningshall ble påbegynt ved Harstad stadion. Det ble avviklet felles Ungdommens kulturmønstrings-arrangement mellom Harstad og Bjarkøy. BSIN-gymsalen ble solgt med tanke på utvikling av et kulturelt veksthus. Forsøket på å etablere et Lekeland har så langt ikke lykkes. Knut Erik Jensen produserte med lokal støtte fra Harstad to filmer om krigshistorien på Trondenes. Befolkning og sysselsetting Mens folketilveksten de tre foregående år var på henholdsvis 6, 83 og 1 person, fikk Harstad en folketallsreduksjon med 52 personer i 24. Som for de to foregående år lå fødselsoverskuddet på et lavt nivå, og var på 63. Men mens nettoflyttingen var på 38 og 44 de to foregående år, var den hele 115 i fjor. Både 23 og 24 markerer en markant nedgang i innflyttingen til Harstad sammenlignet med årene før. Utflyttingen ligger derimot på samme nivå som før. Fødselsoverskudd 63 + nettoflytting 115= folketilvekst 52. Midlertidig folketall for 1.1.25 var 23 111. For nabokommunene i Sør-Troms ble det samlet nok et år med tilbakegang. Både Kvæfjord og Bjarkøy hadde en folketilvekst på 6 personer, men totalt sett går befolkningen i nabokommunene tilbake med 86 personer (fødselsoverskudd 4 og nettoflytting 46). Alt i alt ble det en nedgang i befolkningen i Sør-Troms med 138 personer. Når det gjelder arbeidsledighet så oppstod en stor økning i langtidsledige på landsbasis, mens Harstad og omland ikke fikk denne økningen. Ledigheten i regionen lå for 24 på 3,9 som også var resultatet for Harstad kommune. For de andre kommunene varierte den gjennomsnittelige ledigheten fra Kvæfjords 2,6 til Ibestads 4,5. Ledigheten for regionen har økt fra 3,6 i 22 til 3,7 i 23 og nå altså til 3,9 i 24. I Harstad opplevde man i 24 bl a økt ledighet blant lærere. I Konjunkturbarometeret for Nord-Norge høst 24 sies følgende: Sentraliseringen av sysselsettingen foregår med uforminsket styrke. Sysselsettingen i statlig og fylkeskommunal forvaltning er redusert, mens det er en vekst i kommunal forvaltning. Dette gjelder bare de store by- og sentrumskommunene. I distriktene synker sysselsettingen både i offentlig og privat sektor. Arbeidsledigheten er om lag som på landsbasis, men i motsetning til lands-gjennomsnittet har den økt svakt i Nord- Norge hittil i år. 25 25 2 2 15 15 1 1 5 5-1 -1-2 -2 1 5-5 -1 Folketall pr 31.12 Folketall pr 31.12 2313 23 162 23 111 2313 23 162 23 111 9144 8296 8216 9144 8296 8216 1996 23 24 1996 23 24 Harstad Nabokommunene Harstad Nabokommunene Netto Netto flytting flytting 1 1 Antall personer -84-84 -122-122 -44-44 -115-115 -35-35 -46-46 1996 1996 23 23 24 24 Harstad Nabokommunene Harstad Nabokommunene Fødselsoverskudd 84 63 45-33 -33-4 1996 23 24 Harstad Nabokommunene Antall saker Arbeidsledighet behandlet i kommunestyre og formannskap 5 177 2 181 143 4,5 138 137 15 124 1 4 5 3,5 3 22 23 24 Kommunestyre 23 Formannskap 24 Harstad Styringssystemet og organisjonsutvikling Hovedstyringssystemet for kommunen Kommuneplan Andre overordna styringsdokumenter Årsrapport opp mot 4-årig balansert virksomhetsplan Spørreundersøkelser Læring Plan Kontrol Balanserte avviksrapporter Gj. føring 4-årig balansert virksomhetsplan på kommunenivå Årlige balanserte driftsplaner på tjenestenivå Målstyringen er rettet inn mot å beskrive krav til resultater i tjenesteproduksjonen - både når det gjelder kvantitet, produktivitet og kvalitet. Målene skal være målbare og stabile over tid (for å kunne følge en utvikling). Indikatorene bygges opp på valgte kvalitetsområder samt rundt nøkkeltall fra KOSTRA. I målekartet finnes både objektive og subjektive kvalitetsindikatorer, sistnevnte krever regelmessige tilbakemeldinger i form av spørreundersøkelser. Utvikling i egen drift over tid og sammenligningsmuligheter mellom enhetene og med andre sammenlignbare kommuner sikres på denne måten. Kommunestyret har vedtatt at den administrative organiseringen skal være i 2 hovednivå, rådmannen og 55 tjeneste- og støtteenheter. Evaluering Totalkvalitet vektlegger at organisasjoner må være dyktig både på virkemiddelsiden og resultatsiden og det må handle om noe mer enn økonomi, for å være vellykket over tid. Svært mange organisasjoner som lever etter totalkvalitetstankegangen, bruker balansert styringsbilde for å operasjonalisere styring mot totalkvalitet i sitt eget mål- og rapporteringssystem. Harstad kommune benytter balansert målstyring (BMS) som styringskonsept. Til totalkvalitetsledelse er det utviklet en egen evalueringsmetodikk (kvalitetsprisen) som brukes for å vurdere i hvor stor grad organisasjoner lever etter ideene for totalkvalitetsledelse. Et stort utvalg av nordiske kommuner evalueres årlig i forhold til kvalitetsprisen. I Norge har prisen fått sin egen variant gjennom det såkalte Kommunekompasset som Harstad kommune har benyttet som evalueringsmåte årlig siden 21. Figuren under viser de 9 hovedelementene som inngår i kvalitetsprisen. Kommunekompasset er et sammenlignings- og målesystem for kommunal forvaltning. Det gir grunnlag for sammenlikninger med andre kommuner og med egen utvikling over tid. Det gir dermed informasjon hvor man står i forhold til andre kommuner, og informasjon om hva man kan gjøre for å komme videre. Kommunen er en sammensatt organisasjon. Den er både politisk-demokratisk arena, ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne og også myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter. Kommunekompasset er utviklet for å avspeile denne kompleksiteten i oppgavene. Det grunnleggende verdisynet som preger kriteriene, har tre hovedkomponenter; som demokratisk-offentlig arena, som en lærende organisasjon med god evne til tilpassing til skiftende omgivelser, og som en organisasjon med evne til å mobilisere de menneskelige ressursene i organisasjonen. Kriteriene tar sikte på å beskrive kommunenes faktiske systemer og programmer på disse forskjellige områdene, altså deres iverksatte tiltak, fungerende prosedyrer og løpende forvaltningsprosesser. En kommune får poeng ut fra hvor mange av disse som faktisk forekommer i kommunen. Det kan scores inntil 1 poeng på hvert hovedområde, i alt 8 poeng. Ved evalueringen for 24 scorer Harstad kommune 473 poeng samlet av i alt 8 mulige. Harstad kommune kommer dermed for 24 ut med en økning fra 46 poeng i 23 til 473 i 24(16,5). I en landsomfattende kvalitetstest i svenske kommuner høsten 23 lå de fem beste kommunene mellom 48 og 639 (nye) poeng sammenlagt. Kommunen kan vise til utvikling på alle områder som evalueringen omfatter. Mest påtakelig er utviklingen på områdene off. og demokratisk kontroll, tilgjengelighet/ bruker- og borgerorientering, personalforvaltning, kvalitetssystemer, intranett og fornyelsespolitikk. Det er fortsatt klarhet i samspillet mellom politikk og forvaltning som er Harstad kommunes sterkeste side og området offentlighet og demokratisk kontroll hvor forbedringspotensialet er størst. Rådmannen viser til at flere av de utviklingssignaler som er gitt under evalueringen forutsetter prioritering og bruk av adm. ressurser slik det er beskrevet i Virksomhetsplan 25-8. Det vises i den sammenheng til at Harstad kommune ihht KOSTRA dokumentasjon bruker svært lite ressurser på administrasjon. Kommunestyret har i begrenset grad prioritert å avsette ressurser til gjennomføring av tiltak og har også vedtatt reduksjon i utviklingsmidler som for eksempel opplæringsposter for ansatte. Dette medfører at indikatorresultatene ikke kan påregnes bedret i planperioden i særlig grad utover det som er oppnådd for 24. 4 5
Styringssystemet og organisasjonsutvikling Resultatmål 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 24 17 17 Offentlighet og demokratisk kontroll Evaluering ihht Kommunekompassets praksiskriterier 38 13 21 Spørreundersøkelser Det nye styringssystemet er i 24 videreutviklet basert på prinsippene om balansert styring. Vedtatt målekart fastsetter resultatindikatorer som forutsetter at det gjennomføres systematiske spørreundersøkelser rettet mot brukere og medarbeidere(arbeidsmiljø). Tilbakemeldinger fra brukere og ansatte via spørreundersøkelser danner et sentralt lærings- utviklings og prioriteringsgrunnlag for Harstad kommune og den enkelte enhet. Målet er at forbedringer kan måles over tid ved den enkelte enhet. Enhetene skal kunne sammenligne seg med seg selv over tid og med andre enheter via felles spørsmål/indikatorer og på den måten legge grunnlaget for en god utvikling. Spørreundersøkelsene skal: Bidra til aktivitet, engasjement, innflytelse og ansvar Skaffe dokumentasjon til ledere, medarbeidere, brukere, politikere og media Synliggjøre utviklingsveier for alle aktører Legge grunnlag for prioriteringer Bidra til holdningsendring og gi handlingskompetanse Legge grunnlag for dialog Tilrettelegge for folkevalgt styring 47 Tilgjengelighet/borger og brukerorientering Høsten 24 ble det gjennomført brukerundersøkelser for de viktigste kommunale tjenestene. Enheter innenfor samme tjenesteområde for eksempel barnehager har gjennomført like undersøkelser. Dette slik at en kan sammenligne resultatene for disse enhetene. Elever i grunnskolen har 59 83 79 77 45 Klarhet i samspillet mellom politikk og administrasjon 67 59 61 62 57 57 54 53 49 47 44 45 38 38 33 33 27 28 31 31 Ledelse, desentralisering og delegering Kontroll og rapportering 21 22 23 24 Personalforvalting deltatt i felles nasjonale spørreundersøkelser. Resultatet av undersøkelsene skal relateres til vedtatt målekart og gi enhetene og kommunen signaler om hvilke områder som bør forbedres. Områder hvor enhetene har svake resultater skal følges opp med tiltak i enhetenes driftsplaner. Resultatene for 24 kan nå sammenlignes med 23 slik at det er mulig å se om iverksatte forbedringstiltak i enhetene har gitt resultater. Svarprosenten i de ulike brukerundersøkelsene varierer. Dette er bl.a. avhengig av enhetenes forarbeid når det gjelder informasjon til brukerne. For undersøkelser med lav svarprosent, er rådmannen varsom med å trekke bastante konklusjoner av analysegrunnlaget. KOSTRA-nøkkeltall Harstad kommune er i KOSTRA sammenligningsgruppe 13 fra SSB. Gruppe 13 består av 36 store kommuner utenom de 4 største byene. I årsrapporten sammenligner vi derfor Harstad med gruppe 13 angående kostra-nøkkeltall for å kunne vurdere prioritering av tjenesteområder, produktivitet og dekningsgrader. Effektiviseringsnettverkene KS har organisert et effektiviseringsprosjekt med en del kommuner for å kunne bedre kvalitet og gi mer effektive tjenester. Harstad kommune er tilknyttet dette nettverket. I noen tabeller i årsrapporten sammenlignes Harstad kommune med dette nettverket på kvalitetsog produktivitetsindikatorer. Fornyelsespolitikk Samfunnsbygging Resultatmål Kommunestyret har i virksomhetsplanen for 24 vedtatt resultatmål, kritiske suksessfaktorer og indikatorer innenfor de 4 fokusområder samfunn, organisasjon/personell, tjenester/brukere og økonomi, som alle enheter i kommunen skal styre og rapportere etter. Resultatmål (Hva skal oppnås?) SAMFUNN S1. Godt samarbeid med innbyggerne, nærmiljøet, og 3. sektor(lag og foreninger). Kritisk suksess-faktor (Hva må vi lykkes med?) Tilrettelegging for samhandling Arenaer for samhandling S2. Godt miljø Fokus på og kunnskap om miljøutfordringer S3 Trygt lokalsamfunn Fokus på sikkerhet og forebygging ORGANISASJON-/PERSONELL O1. Godt arbeidsmiljø HMS-system som fungerer. God kommunikasjon Gjennomføring av medarbeidersamtaler Større stillingsandeler for ansatte som ønsker det O2. Relevant kompetanse i personalet Tilgjengelig ekstern kompetanse og anvendelse av egen kompetanse Kartlegging av kompetanse Bemanningsplan Tilgang på kvalifiserte vikarer O3. God ledelse Faglig kompetanse Samhandling og veiledning. Synlig ledelse Beslutningsvilje og delegeringsevne TJENESTER/BRUKERE T1. Fornøyde brukere Gode muligheter for brukermedvirkning. T2 God kvalitet på kommunale tjenester ØKONOMI Avklart kvalitet og omfang på kommunale tjenester Kvalitetssystem for hele kommunen. Gjennomføre opplæring. Motivasjon. Forankring i ledelse og enheter. Ø1. Effektiv tjenesteproduksjon Enheten beholder del av overskudd og dekker del av underskudd Fokus på enhetskostnader Ø2 Reduksjon av langsiktig lånegjeld Evne til sparing og avsetting til fond Kommuneorganisasjonens resultater presenteres på alle områder vha de 4 fokusområdene; samfunn - organisasjon/ personell - tjenester/brukere økonomi. Resultat-/måleindikator Hva skal vi måle? Hva er ønsket resultat? (Ved spørreundersøkelser er 6 eller 4 best) S1.1. Innbyggernes syn på kommunen. Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 3 S1.2 Lag og foreningers syn på kommunen Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 3 S2. Iverksatte tiltak knyttet til miljøfyrtårnprogrammet/miljøhandling Indikatorkrav: Min. 2 gjennomførte tiltak i året S3.1 Antall skademeldinger for ansatte S3.2 Antall skademeldinger for brukere(der dette er aktuelt) Ønsket resultat er reduksjon hvert år S3.3 Bruker og medarbeidernes opplevelse av trygghet. O1.1.Medarbeidertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 4 O1.2. Sykefravær Indikatorkrav: Reduksjon på 2 fra 21 til 25 O2.1 Andel faglært personale i hht bemanningsplan Indikatorkrav: 1 O2.2 Alle enhetsledere skal ha gjennomført grunnleggende EDB opplæring O2.3. Turnover Indikatorkrav: mindre enn 1 O3.1 Medarbeidertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 4 O3.2 Enhetsledertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 4 T1.1. Brukertilfredshet kvalitet på tjenestene Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 3 T1.2 Ferdigstilte tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer Indikatorkrav: Ferdigstilt innen utløpet av 24 T2 Kvalitetssystem som fungerer Indikatorkrav: Ingen avvik Ø1.1 Kostnad pr. enhet/ bruker Ø1.2 Regnskap = budsjett jfr. nøkkel og /måltall for den enkelte enhet Ø2.1 Egenfinansieringsandel i prosjekt Indikatorkrav: min. 2 egenkapital (Ekskl. VAR området) Metode/ hvordan måle? S1.1. Felles spørreundersøkelse (innbyggerne) S1.2. Felles spørreundersøkelse (lag og foreninger) Hvor ofte måle?: Min. 1 gang annet hvert år S2. Registrering Hvor ofte måle?: En gang i året årsrapport S3.1 Registrering S3.2 Registrering S3.3 Spørreundersøkelse O1.1 Medarbeider-/ arbeidsmiljøundersøkelse Hvor ofte måle?: 1 gang i året O1.2. Fraværsregistrering/-RTV statistikk Hvor ofte måle?: avviksbehandling virksomhetsplan O2.1/O2.2 Registrering Hvor ofte måle?: 1 gang i året O2.3 Registrere forholdet mellom ansettelser og oppsigelser. O3. Medarbeider-/arbeidsmiljøund ersøkelse Rådmanns- og ledelsesundersøkelse Hvor ofte måle?: 1 gang i året T1.1. Felles spørreundersøkelse (brukere) Hvor ofte måle?: 1 gang i året T1.2 Registrering Hvor ofte måle?: 1 gang i året T2 Internrevisjon Hvor ofte måle?: 1 gang i året Ø1 Registrering Hvor ofte måle?: Årsrapport Ø1.2 Årsrapport 6 7
Hovedresultater på fokusområdene Hovedresultater på fokusområdene Hovedresultater på fokusområdene Spørreundersøkelser Resultatene av spørreundersøkelser måles på en skala fra 1 til 6 eller 1 til 4, hvor 6 eller 4 er det beste resultatet. I vedtatt virksomhetsplan for 24 er det fastsatt krav til resultatene for eksempel slik: Ønsket resultat er 5 og nedre akseptable grense er 3. SAMFUNN Resultatmål: Godt samarbeid med innbyggerne, nærmiljøet og 3. sektor (lag og foreninger) Spørreundersøkelsene med innbyggerne og med lag og foreninger er ikke gjennomført i 24. Det er derfor ikke grunnlag for å sammenligne resultater med foregående år. Resultatmål: Godt miljø Harstad fikk ikke nye Miljøfyrtårn-bedrifter i 24, noe som skyldes at kommunen har manglet konsulenter til å utføre miljøanalyse. Erfaringen med å forsøke å rekrutere nye konsulenter har vist at det er vanskelig. Forventningene i forhold til nye Miljøfyrtårn-bedrifter, må derfor dempes. Når det gjelder iverksetting av miljøtiltak i kommunens enheter(gjerne med utgangspunkt i Miljøfyrtårn-programmet) så har resultatene variert i stor grad. Mange enheter rapporter at de gjennomfører en viss kildesortering av avfall. Enkelte har gjennomført tiltak innen miljøfyrtårnsprogrammet som f. eks. utførelse av inneklimamålinger og fått renset ventilasjonsanlegg. Gjennomgående er resultatet ujevnt og innsatsen på dette området er lite systematisk. Enkelte enheter oppgir at de ikke kjenner til Miljøfyrtårn-programmet godt nok. Programmet burde derfor i sterkere grad vært markedsført inn i organisasjonen. Resultatmål: Trygt lokalsamfunn Antall skademeldinger for ansatte økte fra 27 i 23 til 416 i 24. Det er usikkerhet i forhold til om dette skyldes en faktisk økning i antall tilfeller, eller at rapporteringsrutinene er bedret. Antall skademeldinger for brukere (barnehage, skole, pleieog omsorg). I barnehagene var det for 24 rapportert 9 skadetilfeller, derav ett benbrudd. I skolen var det rapportert 99 skadetilfeller. Innen pleie- og omsorg var det rapportert 28 tilfeller, hvorav de fleste var fall-hendelser. Det er stor variasjon mellom enhetene i antall tilfeller, noe som tyder på ulik praksis i forhold til rapportering. ORGANISASJON/PERSONELL Resultatmål: Godt arbeidsmiljø Resultatvurdering: I 24 avholdt AMU 4 møter og behandlet bl.a. følgende saker; Sluttrapport og oppfølging av sykefraværsprosjektet Det gode arbeidsfellesskap Revidert IK-håndbok HMS for Harstad kommune. Revisjon - oppdatering av personalreglementer. Samordnet kommunal tjenesteproduksjon. Kostnadsreduksjonsprogram 25 28. Virksomhetsplan 25 28. Reviderte retningslinjer for håndtering av bemanningsreduksjon/overtallighet i Harstad kommune. I tillegg kommer øvrige saker som i henhold til lov og forskrifter skal behandles i AMU. Blant annet saker som krever arbeidstilsynets samtykke jf. AML 19. Arbeidet med revisjon/forenkling av internkontrollsystem for Helse, Miljø og Sikkerhet, ble sluttbehandlet av AMU i møte 16. juni. Systemet legger opp til en nettbasert håndbok med linker mot lov og forskrifter. Rikstrygdeverkets elektroniske skjema for melding av skader og tilløp til skader ble tatt i bruk. Skader og tilløp til skader sammen med andre avvik i HMS-arbeidet registreres i avvikssystemet. I forbindelse med iverksettelsen av ny ik-håndbok ble det laget en enkel folder om internkontroll av Helse Miljø og Sikkerhet, som ble sendt alle ansatte. Skader: I henhold til Lov om yrkesskade eller yrkessykdom er kommunen pålagt å registrere alle typer skader og tilløp til skader. I 24 er det registret 416 avvik i form av skader og tilløp til skader noe som er en betydelig økning i forhold 23 der kommunen registrerte 27. Verbale trusler fra tjenestemottakere og pårørende er sammen med utagerende brukere, ofte årsak for avviksmeldinger. I tillegg kommer mange skademeldingene hvor ansatte blir skadet av tjenestemottaker. Dette har et betydelig omfang både innen hjemmebaserte tjenester og institusjoner. Tegn tyder på at det er en økning i alvorlighetsgraden av skader/tilløp til skader. Dette særlig i forbindelse iverksetting av enkeltvedtak for bruk av tvang for å unngå selvskading. Det er usikkert om økningen skyldes en reell økning i antall tilfeller eller det er en økning på bakgrunn av en økt bevisstgjøring rundt avviksrapportering. Sykefravær: Måleindikator/- krav Sykefravær Indikatorkrav: Reduksjon på 2 fra 21 til 25 Resultat: 21 Resultat: 22 Resultat: 23 Resultat: 24 -vis endring fra 1 8,5 9,5 11, 9,9 +16,4 Etter flere år med økning av sykefraværet viser tallene for 24 en reduksjon fra 11. i 23 til 9,9. Det er positivt at en svært negativ trend nå er snudd. Forbedringspotensialet er imidlertid stort og det er fortsatt et stykke igjen for å oppnå målene som er fastsatt i avtalen om et inkluderende arbeidsliv. 12, 1, 8, 6, 4, 2,, Sykefravær i Harstad kommune 1, 1,3 1,4 6,2 9,9 1-3 dager 4-16 dager 16-4 dager * >4 dager * Sum 22 23 24 Resultatmål: Godt arbeidsmiljø Resultatmål: Relevant kompetanse i personalet Sykefravær. Reduksjon på 2 Indikator: fra 21 til 25 Endring fra Enhet 22 24 2 til 4 Andel faglært personale ihht bemannings-krav. Indikatorkrav: 1 Alle enhetsledere skal ha gjennomført grunn-leggende EDB opplæring Turnover. Indikatorkrav: mindre enn 1 Rådmannen 3,3,5-85 1 - Personal og organisasjons. 8, 5,9-26 1 1 Økonomi og utviklingsenh. 8,8 5,9-33 1 1 8 Administrasjonsenheten 6,1 3,1-49 1 1 ok Regnskapsenheten 2,2 3,9 77 Kemnerenheten 5,5 5,2-5 1 1 Flyktningetjenesten 4,5 8,5 89 1 1 Areal og byggesak 5,1 9,1 78 1 1 Brann og beredskap 8,5 5,8-32 96 Bygg og eiendomstj. (renhold) 12,2 (15,8) 11,5 (12,3) -6 (-28) Drift og utbyggingstj. 6,8 4,7-31 Kultur og friidstjenester 9, 11,7 3 Helse- og miljøtjenesten 6,4 1,4 63 1 1 4 Sosialtjenesten 17, 15,2-11 1 1 13 Hjelpetjenesten 5,4 8,5 57 1 1 Kaarbøjordet barnehage 21, 23,2 1 Hagebyen barnehage 6,8 8,6 26 Barnely barnehage 7,7 14,8 92 1 1 Seljestad barnehage 8,1 7,3-1 Stangneslia barnehage 8,8 12,7 44 1 Breivika barnehage 12,9 13, 1 Bergseng barnehage 7,8 15,2 95 Sletta barnehage 13,2 16,1 22 1 Sørbygda barnehage 26,2 9,8-63 67 Medkila barnehage 13,2 7,3-45 1 Aurora barnehage 12,3 9,8-2 67 Gausvik skole 16,7 14, -16 1 1 Medkila skole 11,9 7,5-37 1 1 6 Sørvik skole 7,4 6,1-18 95 1 5 Kila skole 6, 6, 1 1 Kanebogen skole 7,4 1,8 46 1 1 Stangnes skole 12,3 9,8-2 1 1 Seljestad barneskole 5,5 5,9 7 1 Seljestad ungdomskole 5,1 4,7-8 1 1 13 Harstad barneskole 9, 13,1 46 1 Harstad ungdomskole 6,7 4,9-27 1 Hagebyen skole 7,3 8,3 14 Bergseng skole 1,9 13,6 25 1 1 Ervik skole 3,6 6,2 72 1 1 Kasfjord skole 14,2 2, 41 1 1 Aun skole,7 1,1 57 6 1 Lundenes sk og Finnvika bh 4,2 3, -29 1 1 Alvestad skole 1,9 5,4-5 1 1 Fauskevåg skole 2,7 9,1 237 1 1 ok Spesialpedagogisk senter 12,1 5,7-53 1 1 Psykiatritjenesten 4,6 14,8 222 92 1 9 Hjemmetjenesten sør 11,9 13,8 16 1 Hjemmetjenesten sentrum 11,9 12, 1 bra bra 3 Hjemmetjenesten nord 9,9 8,8-11 93 1 1 Kanebogen boenheter 13,5 16,6 23 1 4 Sørvik bo og servicesenter 14,7 15,5 5 Sama sykehjem 18,8 21,4 14 1 1 ok Slottet 12,2-4 1 2 Stangnes sykehj/fagerlia 13,4-11 Harstad sykehjem 14,4 1, -31 1 1 5 Olavsgården sykehjem 1,6 13,6 28 bra 1 ok Hele Harstad kommune 9,5 9,9 4 Det er store variasjoner innenfor forskjellige tjenesteområder og mellom enheter. Egenmeldt fravær er fortsatt stabilt med 1.25 dagsverk pr. egenmelding og utgjør ca. 1 av det totale sykefraværet. Sykefraværsprosjektet Det gode arbeidsfellesskap ble avsluttet våren 24 og med positive virkninger for de fleste enheter. AMU har behandlet sluttrapporten og tilrådd utvidelse og videreføring av prosjektet. Dette sammen med endringer i kriteriene for sykemeldinger har medvirket til en positiv sykefraværsutvikling i Harstad kommune. I tillegg er det grunn til å anta at det arbeidet som gjøres gjennom gode rutiner for oppfølging av arbeidstakere med helseproblemer, har bidratt positivt. 8 9
Hovedresultater på fokusområdene Hovedresultater på fokusområdene Resultat fra medarbeiderundersøkelsene hovedresultat for Harstad kommune Måleindikator: Medarbeidertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5. Nedre akseptable grense er 4 Hovedindikatorer 24 Organisering av arbeidet 4,3 Innhold i jobben 4,6 Fysiske arbeidsforhold 4,1 Samarbeid med kollegene 4,9 Nærmeste leder 4,5 Overordnet ledelse 3, Faglig og personlig utvikling 3,8 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 3,9 Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 Helhetsvurdering - trivsel 4,8 Svarprosent: 41 Snitt totalt: 4,2 (Skala: 1-6, der 6 er best) De nye undersøkelsene skiller ikke godt mellom rådmannsnivået og enhetsledernivået i forhold til spørsmål knyttet opp til temaet overordnet ledelse. Det er grunn til å ta på alvor at ansatte på Indikatoren Faglig og personlig utvikling scorer 3,8 og på indikatoren systemer for lønns-og arbeidstidsordninger scorer 3,9 i snitt. Resultatmål: Relevant kompetanse i personalet Indikator: Andel faglært personale ihht bemanningsplan. Indikatorkrav: 1 Resultat og vurdering: Generelt sett må det sies at det ikke er rekrutteringsproblemer i Harstad kommune i dag. Enhetene melder at andelen av faglært personale er høy, og i den grad det er mindre enn 1 er dette ved inntak av ufaglærte vikarer i forbindelse med sykefravær og svangerskapsfravær. I små deltids-stillinger er det fremdeles vanskelig å rekruttere fagfolk. Resultatmål: God ledelse Måleindikator/-krav Resultat: Resultat: -vis 23 24 endring 4,69 4,5-4 Ledelse i medarb. undersøkelsen Enhetsledertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 og nedre akseptable grense er 4 Helhetsvurdering 4,17 4,89 +17,2 Fellesskap og samarbeid 4,68 4,58-2 Fysisk arbeidsmiljø 4,73 4,53-4,2 Ledelse 5, 5,38 +7,6 Støtte 4,58 4,8 +4,8 Resultatvurdering: Medarbeiderundersøkelsen har en gjennomsnittlig resultatindikator på 4,5 når det gjelder ansattes vurdering av sine nærmeste ledere. Dette er et akseptabelt resultat men innebærer en liten forverring fra fjoråret. En spørreundersøkelse blant enhetslederne viser at enhetsledernes vurdering av rådmannsfunksjonen(ledelse) er på 5,3, dvs en økning på 7,6. Dette er en klar forbedring. Forbedringspotensialet er størst på støtte til opplæring og IKT. Likestilling mellom kjønnene Likestillingslovens pålegger alle arbeidsgivere å arbeide for å fremme likestilling i egen virksomhet. Lovgivers intensjon er at redegjørelsesplikten vil bidra til at personalpolitiske spørsmål vurderes i et kjønnsperspektiv Rådmannsfunksjonen består ved årsskiftet av 1 rådmann og 2 assisterende rådmenn, alle er menn. Av enhetslederne er det 34 kvinner og 21 menn. Småstillinger og kjønn Det har fra ulike hold vært satt fokus på problematikken knyttet til svært mange små stillinger i kommunal sektor. I medarbeiderundersøkelsen de to siste år ble de ansatte bedt om å ta stilling til utsagnet; Jeg er fornøyd med min stillingsstørrelse Antall Helt uenig/delvis uenig(1+2) i 23 24 23 24 Alle enheter 117 129 13,3 15,8 Alle barnehager 5 4 6,4 5,2 Alle i hjemmetjenesten 24 32 15,9 22,4 Alle skoler 38 15 1,3 8,2 Alle sykehjem 43 47 26,6 26 Resultatet av årets medarbeiderundersøkelse viser at det ikke er skjedd forbedringer i ansattes oppfatning av dette spørsmål. Det er flest ansatte i sykehjem og hjemmetjenesten, som ikke er fornøyd med sin stillingsprosent. Faste ansatte fordelt på stillingsprosent og kjønn Stillingsprosent Kvinner Menn 25 171 61 26 5 284 58 51 75 216 29 76 99 182 19 1 499 297 Sum 1 351 464 33 av alle kvinnene har 5 stilling eller mindre. 25 av alle menn har 5 stilling eller mindre. I barnehagene har 19,8 av alle kvinnene i barnehagene 5 stilling eller mindre. I skole/sfo har 29,6 av alle kvinnene 5 stilling eller mindre. 2,9 av alle menn i skole/sfo har 5 stilling eller mindre. I pleie og omsorg har 38 av alle kvinnene 5 stilling eller mindre. Det er knyttet en del usikkerhet knyttet til tallene, da ansatte som har flere stillinger ikke fremkommer med samlet stillingsprosent. Tallene indikerer at det fremdeles er mye arbeid som gjenstår når det gjelder å gi ansatte som ønsker det, større stillingsstørrelser. Det er spesielt en utfordring tilknyttet helgearbeide og økonomiske rammer. Kommunestyret har i virksomhetsplanen vedtatt felles kritisk suksessfaktor større stillingsandeler for ansatte som ønsker det. Dette må alle enhetene forholde seg til ved utarbeidelse av enhetenes driftsplan. Rådmannen har i skriv til enhetene i pleie og omsorg bedt om at det ved endringer i arbeidsplaner og turnuser tilstrebes å redusere antall småstillinger der det er mulig innenfor tildelte rammer, og at omlegging av arbeidsplaner som fører til økt antall småstillinger ikke vil bli akseptert. Oversikt over stillingshjemler ved enhetene Tjeneste-og støtteenheter 23 24 Endring fra siste år Merknader Rådmannen 3, 3,, Personal- og organisasjonsenh. 26,6 26,6, Inkl. 5,4 tillitsvalgte Økonomi- og utviklingsenheten 26,6 26,6, Inkl. 14,55 spes. ped. st. i barnehager Administrasjonsenheten 16, 16,, Regnskapsenheten 12,5 13,5 1, 1 stillingshj. Øremerket momskompensasj. Kemnerenheten 16,6 16,6, Flyktningetjenesten 9, 1, 1, Areal- og byggesaktjenesten 23,8 23,8, Brann- og beredskaptjenesten 29,3 29,1 -,2 Bygg- og eiendomtjenesten 81,3 81,8,5 Drift- og utbyggingstjenesten 6,5 59,5-1, Kultur og fritidstjenesten 4, 39,6 -,5 Helse og miljøtjenesten* 51, 46,2-4,8 Næringsmiddeltils. og laboratoriet overf. Staten Sosialtjenesten 14,4 14,5,1 Hjelpetjenesten 32, 32,1,1 Kaarbøjordet barnehage 6,5 1, 3,5 Opprettet en ny avdeling -3 år Hagebyen barnehage 1, 1,, Barnely barnehage 1, 1,, Seljestad barnehage 7,6 7,6, Stangneslia barnehage 13,2 13,2, Breivika barnehage 6,6 6,6, Bergseng barnehage 6,6 6,6, Sletta barnehage 7,6 7,6, Sørbygda barnehage 6,7 6,7, Medkila barnehage 1, 1,, Aurora barnehage 13,2 16,7 3,5 3 nye familiebarnehagehjem tot. 9 plasser -3 år Gausvik skole 6,6 6,5 -,1 Medkila skole 33,3 34,6 1,3 Sørvik skole 18,7 2,9 2,2 Kila skole 4,8 47, 6,2 Kanebogen skole 3,6 32,5 1,9 Stangnes barneskole 13,8 14,,2 Seljestad barneskole 39,8 41,1 1,3 Seljestad ungdomsskole 46,1 35,7-1,4 Harstad barneskole 31,8 31,2 -,7 Harstad ungdomsskole 26,9 3,3 3,4 Hagebyen skole 39,6 41,3 1,8 Bergseng skole 26,4 27,2,8 Ervik skole 12, 9,8-2,2 Kasfjord skole 6,8 6,9,1 Aun skole 1,8 1,7, Lundenes sk. og Finnvika bh. 16,8 16,5 -,3 Alvestad skole 5,6 6,1,6 Fauskevåg skole 6,3 5,3-1, Total økning i skolesektoren 5, stillingshj. Voksenoppl. og spes.ped. senter 25,3 25,3, Psykiatritjenesten 29,9 32,2 2,2 Hjemmetjenesten sør 52,8 43,4-9,4 Et tiltak med 1,15 stillingshjemler Hjemmetjenesten sentrum 73,2 84, 1,8 flyttet til hjemmetjenesten sentrum Hjemmetjenesten nord 66,8 74,1 7,3 Nytt tiltak med 7,7 stillingshj. opprettet på Bergseng Kanebogen bo- og servicesenter 29,4 29,4, Sørvik bo- og servicesenter 31,7 32,1,4 Sama sykehjem 42,9 42,9, Slottet sykehjem 39,8 39,8, Stangnes sykehjem 32,1 32,1, Harstad sykehjem 62,1 62, -,1 Olavsgården sykehjem 34,4 34,4, Sum 1.464,6 1.484, +19,4 1 11
Hovedresultater på fokusområdene Hovedresultater på fokusområdene Administrasjon, styring og fellesutgifter Produktivitetstall KOSTRA til administrasjon og fellesutgifter Harstad Gruppe 13 23 24 24 Brutto driftsutgifter til funksjon 1, i kr. pr. innb. (Lønn ordfører, Møtegodtgj., 31 252 216 Revisjon, Støtte politiske partier, Representasjon fra folkevalgte, Øvrige godtgjørelse til folkevalgte) Brutto driftsutgifter til funksjon 12, i kr. pr. innb. (Administrativ ledelse, Støtte 1593 1756 25 og stab, Fellesfunksjoner som resepsjon, sentralbord, kantine, post- arkivfunksjon, regnskap og lønn) Brutto driftsutgifter til funksjon 13, i kr. pr. innb. (Administrasjonslokaler) 25 266 236 Brutto driftsutgift til funksjon 17, i kr pr innbygger. (Premieavvik) -736 241-237 Brutto driftsutgifter til funksjon 18, i kr. pr. innb. (Diverse fellesutgifter. Eldreråd, Overformynderi, Forliksråd, Sivilforsvar, Rettspleie, Utgifter til AFP, G-regulering pensjon) 558 143 185 Adm. styring og fellesutgifter omfattes av 5 funksjoner i KOSTRA. Disse er funksjon 1, politisk styring, 12 administrasjon, 13 administrasjonslokaler, 17 premieavvik, 18 fellesutgifter. I fellesutgifter på funksjon 13 og 18 er det en del kostnader som skal fordeles på fagfunksjon. Et eks. på dette er G regulering for kommunale pensjoner. Funksjon 1: Store deler av tilskuddet til Destinasjon Harstad for 1 års jubileet ble utgiftsført i 23. I 23 var det også ført utgifter til valg på ca kr 57.. Dette er hovedårsaken til nedgangen i utgiftene i 24 på denne funksjonen. Funksjon 12: Brutto økning er på ca 3,8 millioner. Det er økt med 1 stilling i denne funksjonen i 24 og dette gjelder 2 årig engasjement i forbindelse med ny momskompensasjon. Lønnskostnadene, med unntak av pensjon og arbeidsgiveravgift, er øket med 2,9. G-regulering av pensjon har tidligere vært ført på funksjon 18, men er fra 24 ført på fagfunksjonene. Dette utgjør ca 86.,- på funksjon 12 i 24. Pensjonskostnaden er dermed økt med ca 1 million på funksjon 12 og økning av satsen for arbeidsgiveravgift har medført ca kr 652 i økt arbeidsgiveravgift. Øvrig økning kan forklares med post og banktjenester som er økt med ca kr 619, annonsering og informasjon som er økt med ca kr 275, forsikring, vakthold og sikring er økt med kr 246, konsulenttjenester med ca kr 217 (Agendarapporten) og innkjøp av datautstyr for ca kr 58. Ovennevnte er felles kostnader som har utg. pkt i tjenesteområdene. Rådmannen vil ta initiativ til at disse kostnadene for regnskap 25 i større grad fordeles på rett funksjon ihht KOSTRA. Funksjon 17: Premieavviket blir regnskapsført hvert år. I 23 ble det inntektsført ca 17 millioner. I 24 ble det utgiftsført ca 5,5 millioner. Total endring blir da ca kr 22,6 millioner. Funksjon 18: I 23 ble G-regulering av pensjonen utgiftsført på funksjon 18. I 24 er denne utgiften fordelt på tjenestefunksjonene. 25 2 15 1 5 Brutto driftsutgifter funksjon 12 administrasjon, 1593 1756 25 23 24 24 Intern-kontroll brann: ivaretas av Bygg- og eiendomstjenesten i samarbeid med brannvernleder på det enkelte bygg. Tilsyn og pålegg gjøres av kommunens brannvesen. Det enkelte bygg har egen brannverndokumentasjon i brannperm som beskriver hva brannvernleder skal gjøre i løpet av året, hvor ofte brannøvelser skal gjennomføres, rapportering, tilsyn på bygget m.m. Arbeid med oppdatering av disse startet opp i fjor. Utbygging av sprinkleranlegg i kommunale og private omsorgsboliger har fulgt oppsatt plan. Brannpålegg på det enkelte bygg er fulgt opp. Det ble gjennomført pålagt branntetting og opplæring av eget personell for å få godkjenning til å kunne foreta årskontroll av slukkemidler og branntetting. IKT-baserte støttesystemer Følgende store prosjekter er gjennomført: Etablering av ny internettløsning. Denne er bygd over samme teknologi som intranett-løsningen slik at publisering blir enkel. Økonomi: Skanning av faktura ble igangsatt. System for efaktura og avtalegiro er etablert. Bredbånd: Elevnett og Lærernett er koblet mot internett via bredbånd fra Hålogaland kraft for de fleste skoler. Informasjonssikkerhet: Det er utarbeidet sikkerhetshåndbøker for informasjonssikkerhet. De ble godkjent av rådmannen høsten 24 og er implementert i den ordinære driften av kommunen. TJENESTER/BRUKERE Resultatmål: Fornøyde brukere Indikator: Brukertilfredshet - kvalitet på tjenestene For skoler, barnehager, sosialtjenesten, barneverntjenesten, sykehjemsinstitusjoner, hjemmetjenesten og byggesaksbehandling er det gjennomført spørreundersøkelser som skal gi svar på de krav til indikatorer som er vedtatt i vedtatt virksomhetsplan for 24. Svarene for hjemmetjenesten, institusjonstjenesten og elever i grunnskolen vurdert etter en skala fra 1-4 (som beste resultat), mens de øvrige undersøkelsene har en vurderingsskala fra 1-6. Resultater for hjemmetjenesten, institusjonstjenesten og elever i grunnskolen var vurdert etter en skala fra 1-6 for 23, er derfor ikke tatt med i resultattabellen, da de ikke er direkte sammenlignbare med årets vurderingsskala. Som det fremgår av understående tabeller, viser resultatene for 24 at de fleste tjenester har en indikator for helhetsvurdering på 4 eller høyere på en skala fra 1-6 og helhetsvurdering 3 eller høyere for hjemmetjenesten og institusjonstjenesten på skalaen 1-4. Resultatene for elever i grunnskolen ligger rundt 3 på en skala fra 1-4 og et gjennomsnitt som i kommunegruppe 13. Dette betyr at tjenestemottakerne stort sett er fornøyd med kvaliteten på kommunale tjenester. Det er imidlertid enkelte områder som kan forbedres. Når det gjelder resultatene for skolene, må det i vurdering av resultatene tas hensyn til at kun et utvalg foreldre til barn i 1., 4., 7., 8., og 1. klassene fikk svare på undersøkelsen i 23 mens alle foreldre ble spurt i 24. For 24 har undersøkelsene vært gjennomført med et standardisert spørre- og analyseverktøy som Effektiviserings nettverkene i regi av KS har utviklet. For 23 ble det brukt skjema som var utviklet av kommunen. Sammenligninger av resultater mellom 23 og 24 er derfor ikke presentert da undersøkelsene er metodisk forskjellige. Den offentlige debatten om kostnadsreduksjoner på tjenesteområdene kan ha hatt innvirkning på resultatene. Det er også slik at for enheter med få respondenter kan enkeltbesvarelser få stor innflytelse på hovedresultatet for enheten. Noen enheter har lav svarprosent. Tabellen viser resultater for indikator helhetsinntrykk på en skala fra 1-6(1-4). Ønsket resultat vedtatt av kommunestyret i virksomhetsplanen for 24 er 5(3). Nedre akseptable grense er 3(2) eller lavere. Sykehjem 24 24 Skala 1-4 Hjemmetj. Skala 1-4 Akseptabelt resultat er mellom 3(2) og 5(3) (tallene i parentes gjelder hjemmetjenesten og institusjonstjenesten). Skole Elever 24 Skala 1-4 Foresatte 24 Skala 1-6 Barnehage 24 Skala 1-6 Alvestad 4,6 Aurora 5,4 Aun 5,5 Barnely 5,2 Bergseng 2,9 4,4 Bergseng 5,1 Ervik 3,1 4,9 Breivika 5,4 Fauskevåg 5,5 Finnvika 4,6 Gausvik 5,1 Hagebyen 4,5 Hagebyen 2,9 4, Kaarbøjordet 4,5 Harstad b-skole 2,7 4,2 Medkila 4,7 Harstad u-skole 2,8 4, Seljestad 5,2 Kanebogen 2,9 4,2 Sletta 4,9 Kasfjord 4,6 Stangneslia 5,2 Kila skole 3,1 4,9 Smedskogen 4,6 Lundenes 4,3 Sørbygda 5,3 Medkila 2,9 4,5 Trondenesveien(privat) 5,2 Seljestad b-skole 2,7 4,4 Trondarnes(privat) 5,3 Seljestad u-skole 2,7 3,8 Stangnes 2,6 5,3 Sørvik 4,3 Alle skoler 2,9 4,4 Alle barnehager 5, Gruppe 13 2,9 Lands-gjennomsnitt eff. nettverkene 4,6 5,2 Kritisk suksessfaktor: Avklart kvalitet og omfang på kommunale tjenester Indikator: Ferdigstilte tjenestebeskrivelser med serviceerklæringer. Indikatorkrav: Ferdigstilt innen utløpet av 24. Resultat: Kommunestyret vedtok tjenestebeskrivelser for 39 ulike tjenester i 24. Ytterligere 2 nye tjenestebeskrivelser skal godkjennes i 25. Resultatmål: God kvalitet på kommunale tjenester Indikator: Ingen avvik Resultat: Måling av denne indikatoren forutsatte at kommunen hadde etablert et system for intern kvalitetsrevisjon og at det ikke ble registrert avvik etter slike revisjoner. Systemet ble ikke etablert i 24, men to medarbeidere har vært på kurs for å lære metoden. Planen er å lære opp ca 1 medarbeidere som kan utgjøre et revisjonskorps og iverksette interne kvalitetsrevisjoner i 25. Øvrige enheter/ tjenester 23 24 Lands gj.sn Skala 1-6 Skala 1-6 Endring Fagerlia-pårør. 2,9 Kanebogen 3, Avlastingstj. 5,5 4,9 -,6 Fagerlia-beboer(ny) 3,2 Sørvik 3,2 Sosialtjenesten 3,7 4, Harstad-pårør. 3,3 Nord 3,3 Helsestasjoner 5,6 5,6, Harstad-beboer(ny) 3,1 Sentrum 3,3 Aktivitetssenter 6, Olavsgården-pårør. 3,4 Sør 3,2 Kino 4,8 4,9,1 Olavsgården-beboer(ny) 4 Fritidsklubber 5,2 Sama-pårør. 3,2 Idrettsanlegg 5,6 Sama-beboer(ny) 3,3 Kulturskole 5,2 4,4 -,8 Kanebogen-pårør. 3,9 Alle hj.tj. 3,3 Lag/foreninger 3,3 Sørvik- pårør. 3,2 Lands-gj.snitt 3,5 Bibliotek 5,6 5,7,1 Sørvik-beboer(ny) 3,2 Andre kulturtjenester 4,6 Bergseng-pårør. 3,7 Psykiatritjenesten 5,9 5,9, Slottet-pårør. 3,6 Drift- og utb.tj. 4,7 Slottet-beboer(ny) 3,3 Parkering 5,1 Alle sykehj.-pårør. 3,4 Boligtjenesten 5,4 Alle sykehj.-beboer(ny) 3,3 Areal/byggsak 4,5 4,6 Lands-gj.snitt-pårør. 3,5 Kemnerenheten 4,5 Lands-gj.snitt-beboer(ny) 3,5 Flyktningetjenesten 5,1 3,5-1,6 Voksenopplæringen 5,6 5,7,1 Rådhusekspedisjonen 4,5 Feiertjenesten 4,9 Barnevern. Foresatte(ny) 3,5 3,6 12 13