OPPLAND FYLKESKOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV TEKNISK LØSNING FOR E-BØKER Åpen anbudskonkurranse Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402 Del I og Del II Tilbudsfrist 31.3.14 kl. 12:00.
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE...3 1.1 Kort om oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Omfang og kontraktsverdi... 3 1.5 Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget... 4 1.6 Kontraktstype... 4 1.7 Alternative tilbud... 4 1.8 Avtaleperiode... 4 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.10 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR KONKURRANSEN...5 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 5 2.2 Tilbudets utforming og levering... 5 2.3 Innleveringsfrist... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV...6 4 KRAVSPESIFIKASJON...6 5 TILDELINGSKRITERIER...6 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Kort om oppdragsgiver Oppland fylkeskommune har i alt nesten 2000 ansatte, og består av sentraladministrasjonen med 14 ulike fagenheter, tannklinikker, videregående skoler og fylkesbiblioteket. Fylket har et areal på 25.192 km 2, og et innbyggertall på ca. 185.000. Fylkesbiblioteket skal på ulike måte initiere bibliotekutvikling i fylket, være en koordinator og et kompetansesenter i forhold til framtidige utfordringer. Oppland fylkeskommune (OFK) ved fylkesbiblioteket ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud på levering av teknisk løsning for lån av e-bøker til bibliotek i Oppland. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Olav Birketveit Olav.birketveit@oppland.org 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelse av teknisk løsning for lån av e-bøker i bibliotek i Oppland. CPV-kode: 48160000, 72212160, 92511000. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Doffin, se www.doffin.no. 1.4 Omfang og kontraktsverdi Intensjonen er at avtalen skal gjelde for alle folkebibliotekene og bibliotekene på de videregående skolene i Oppland, men på det nåværende tidspunkt er det ikke helt klart hvilke bibliotek som vil knytte seg til avtalen. Vedlegg B Prisskjema, gir en oversikt over hvilke bibliotek som vil kjøpe løsningen og hvilke som skal ha en opsjon til å knytte seg til løsningen. Oppdragsgiver etterspør følgende elementer: 1. Det skal anskaffes en teknisk løsning for utlån av E-bøker, med etterfølgende implementering av dette 2. Det skal anskaffes drift, vedlikehold og support av systemet Det skal inngås en kjøpsavtale hvor lisens til systemet skal være en engangsutgift. Kjøpsavtalen skal inkludere implementering av systemet hos oppdragsgiver. Implementeringen skal inkludere tjenester som installering og opplæring. Det skal inngås en rammeavtale på vedlikehold (oppretting av feil i programvaren, oppgraderinger) og support (brukerstøtte) av systemet. 3
1.5 Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi del-tilbud, og det vil inngås avtale med kun en leverandør. 1.6 Kontraktstype Anskaffelsen skal baseres på: Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Den lille kjøpsavtalen med tilhørende vedlegg (versjon 2013). Dokumentene: o SSA-k Lille Generell avtaletekst v2013 o SSA-k Lille Bilag v2013 Avtalen finnes her: http://anskaffelser.no/ikt/temasider/statens-standardavtaler-ssa/kjopsavtalene Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Den lille vedlikeholdsavtalen med tilhørende vedlegg (versjon 2013) Dokumentene: o SSA-v Lille Generell avtaletekst v2013 o SSA-v Lille Bilag v2013 Avtalen finnes her: http://anskaffelser.no/ikt/temasider/statens-standardavtaler-ssa/vedlikeholdsavtalene 1.7 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.8 Avtaleperiode Kjøp av lisens er en engangsutgift og gir oppdragsgiver rett til å benytte systemet så lenge oppdragsgiver ønsker det. Vedlikeholdsavtalen gjelder for perioden 1.6.2014 31.12.2015 med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med tilhørende vedlegg. 4
1.10 Viktige datoer Følgende fremdriftsplan gjelder for prosessen: Milepæl Kunngjøring av konkurranse på DOFFIN (Database for offentlige kjøp) Tidspunkt 10.03.14 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag 24.03.14 Tilbudsfrist (være oppdragsgiver i hende) 31.03.14 kl. 12:00 Meddelelse om valg av leverandør ca. 30.04.14 Avtaleinngåelse ca. 14.05.14 Lansering 01.06.14 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Tidspunkt etter tilbudsfrist er veiledende. 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og del II. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket: «Tilbud - Teknisk løsning for e-bøker» 2. Tilbudet og alle vedlegg skal være utformet på norsk. 3. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt prisskjema. 4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. 5. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller per post. Tilbudet skal ikke oversendes per e-mail. 6. Tilbudet skal være undertegnet av ansvarlig representant for leverandøren. 7. Tilbudet skal leveres med en minnepinne der kopi av dokumentene i tilbudet er lagret elektronisk. Leveringsadresse: Besøksadresse: Oppland fylkesbibliotek Kauffeldtsplass 1 Gjøvik Postadresse: Oppland fylkesbibliotek Postboks 187 2802 Gjøvik 5
2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 31.3.2014 kl. 12.00. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder fra tilbudsfrist. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (vedlagt konkurransegrunnlaget) Tilbydere som ikke har levert disse dokumentene innen tilbudsfristens utløp vil kunne bli avvist. Innholdet i dokumentene vil være avgjørende for om tilbyder er kvalifisert. 4 KRAVSPESIFIKASJON Se vedlegg A Kravspesifikasjon. 5 TILDELINGSKRITERIER Tildeling vil skje på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende kriterier vil legge til grunn for tildelingen: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Tilbyder skal fylle ut prisskjema, vedlegg B. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, installasjon, opplæring, og lignende). Prisene skal være fritt levert oppdragsgivers oppgitte leveringsadresse. Brukervennlighet og funksjonalitet 50 % Brukervennlighet og funksjonalitet vurderes gjennom: oppfyllelse av kravspesifikasjonen utover minimumskravene vurdering av løsningen via tilgang til en dummyversjon vi ber tilbyderne gi fylkeskommunen tilgang til en dummyversjon av løsningen. Opplysninger om hvordan vi kan logge oss inn på denne leveres sammen med tilbudet. andre beskrivelser av løsningen som er vedlagt tilbudet 6
Service og oppfølging 20 % Vi ber tilbyderne beskrive følgende: Service og supportapparat, herunder: o Hvordan supportapparatet fungerer o Responstid og åpningstider for support o Responstid fra den elektroniske fil med en bok er mottatt av leverandør til den er tilgjengelig for utlån Med vennlig hilsen Olav Birketveit IKT og kommunikasjonsrådgiver Fylkesbiblioteket i Oppland Vedlegg: Vedlegg A: Vedlegg B: Vedlegg C: Kravspesifikasjon Prisskjema HMS-egenerklæring 7