Rammeavtale for kjøp av LAN-utstyr og tjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for kjøp av LAN-utstyr og tjenester Saksnummer: 2013/00568 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 4 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD Forutsetninger Krav til leveransen Leveringssted DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD PRIS BRUK AV RAMMEAVTALEN 5 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 9 5. TILDELING TILDELINGSKRITERIER VURDERING AV KRITERIENE 9 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE 11 Side 2 av 12

3 7.3 OPSJONER KONTRAKTSBESTEMMELSER VEDLEGG Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ IKT-seksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktpersoner: Telefon: E-post: Stig Kristiansen og Ine Hansen postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Rammeavtale for kjøp av LAN-utstyr og tjenester. Se for øvrig punkt 3.7. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kravspesifikasjon med prisskjema HMS - egenerklæring Side 3 av 12

4 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud kl Evaluering Juni 2013 Meddelelse om tildeling Juni 2013 Klagefrist leverandører Juli 2013 Kontraktsinngåelse Juli 2013 Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innlevering av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Riksrevisjonen har et internt spredenett i Pilestredet 42 (P42) som er knyttet sammen med Extreme switcher. I tillegg til nettet i P42 har vi lokalnett på regionskontorene. Disse erknyttet sammen med nettverket i P42 via et WAN levert av Broadnet. Lokalnettet har en antatt levetid på 10 år og er i dag 3 år gammelt. For å sikre stabil drift og utvikling av løsningen ønsker Riksrevisjonen å inngå en rammeavtale på kjøp av suppleringsutstyr og -programvare til dagens løsning. I tillegg til dette kommer service og vedlikehold og mulige konsulentoppdrag. Da alle hovedkomponentene i løsningen er på plass, antas omfanget av nyinnkjøp på avtalen å være litt begrenset. Leverandøren som får avtalen vil overta service og vedlikeholdsavtalen på eksisterende enheter (se Kravspesifikasjonen). Per dags dato antar vi at den største fremtidige endringen vil være å utvide det lokale nettet med ett trådløst nettverk som dekker hele P42 og over tid alle regionskontorer Forutsetninger Det som kjøpes inn av utstyr må passe overens med Riksrevisjonens øvrige produksjonsmiljø som er standardisert på Microsofts produktportefølje og med et lokalnett med komponenter fra Extreme Networks. Siden dagens lokalnett benytter Extreme Networks er det en forutsetning for denne rammeavtalen at den dekker dennes produktportefølje. Side 4 av 12

5 2.1.2 Krav til leveransen Følgende omfattes av anskaffelsen: Kjøp av nye LAN-komponenter Skifte/kjøp og service og vedlikehold av programvare knyttet til LAN Service og vedlikehold på eksisterende og nye LAN-komponenter Konsulentbistand knyttet til produktene som omfattes av denne avtalen Øvrige krav framgår av kravspesifikasjonen Leveringssted Varene og tjenestene skal leveres ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Deltilbud Det er ikke anledning til å levere deltilbud. 2.3 Alternative tilbud 2.4 Pris Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. Alle priser skal oppgis som pris i norske kroner (NOK) per enhet inklusiv merverdiavgift, fritt levert. Alle kostnader som er nødvendige for en komplett leveranse skal være tatt med i prisen, som for eksempel ekspedisjons- og faktureringsgebyr, emballasje, transport, avgifter og lignende. Detaljer som er nødvendig for at produktene skal fungere etter spesifikasjoner og krav, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert. I prismatrisen skal det fylles inn pris for de ulike komponentene og tjenestene. Disse prisene vil bli benyttet til prissammenstilling for avgjørelse av konkurransen, og pristabellen er ikke begrensende i forhold til det utstyr som kan avropes på avtalen. Prisene skal være forpliktende for første avrop på rammeavtalen og 6 måneder etter avtaleinngåelse. Prisendringer må følge kontraktens bestemmelser. Prisene på alt utstyr og tjenester skal følge samme prisingsmodell/prisnivå som tilbudets priser er basert på i hele avtaleperioden. Pris på forespurte produkter skal fylles inn i vedlagt prismatrise. 2.5 Bruk av rammeavtalen For hvert avrop på avtalen vil Riksrevisjonen i forkant be om pristilbud på ønsket produkt. Avropet vil gjøres på bakgrunn av det innhentede tilbudet. Prisene skal være i samsvar med tilbudet og avtalen for øvrig. Side 5 av 12

6 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er Nasjonal-anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Side 6 av 12

7 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. All henvendelser rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Rammeavtale for kjøp av LAN-utstyr og tjenester. Sak 2013/ Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Side 7 av 12

8 4.2 Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Nyere opplysninger som er relevant for foretakets regnskapstall Kredittvurdering innhentet av Riksrevisjonen Revisjonsberetning for siste regnskapsår Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av Side 8 av 12

9 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (samt navn, telefon og e-post på en kontaktperson hos mottaker.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse på produktene Besvart kravspesifikasjon Service og Besvart kravspesifikasjon vedlikeholdsavtale Pris 40 Ferdig utfylt prisskjema i kravspesifikasjon 5.2 Vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket Rammeavtale for kjøp av LAN-utstyr og tjenester. Sak 2013/00568 og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Side 9 av 12

10 Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : , kl Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal hele tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en scannet versjon (PDF/Aformat el. l.). Tilbudsdelen og kontraktene skal i tillegg leveres i et redigerbart format (word, OTF eller lignende) 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være Side 10 av 12

11 2 Dokumentasjon vedrørende obligatoriske og ufravikelige krav i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt 4.4 kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i punkt 1.2 Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: skatteattest for skatt skatteattest for merverdiavgift Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Nyere opplysninger som er relevant for foretakets regnskapstall Revisjonsberetning for siste regnskapsår 5 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 4.5 Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) 6 Listing av krav til leveransen Besvarelse av kravspesifikasjon 7 Pristabeller Utfylte pristabeller i kravspesifikasjonen 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale Riksrevisjonen benytter Statens standardavtaler. For denne anskaffelse skal siste versjon av følgende avtale benyttes: Den lille kjøpsavtalen Den lille vedlikeholdsavtalen Avtalen er tilgjengelige på Avtaleperiode Kjøpsavtalen er en rammeavtale som løper i 3 år fra kontraktsignering. Side 11 av 12

12 Vedlikeholdsavtalen vil gjelde fra og i kjøpsavtalens løpetid. Se også punkt om opsjon. Vedlikehold av nye komponenter gjelder fra de er kjøpt inn og i kjøpsavtalens løpetid. Se også punkt om opsjon. 7.3 Opsjoner Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse av kjøpsavtalen med ett år. Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse av support og vedlikehold så lenge utstyret benyttes. 7.4 Kontraktsbestemmelser Avtalene vil ha 6 måneders gjensidig oppsigelse i kontraktsperioden. 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. Kravspesifikasjon 2. HMS-egenerklæringsskjema (egen pdf-fil) Side 12 av 12