KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for kjøp av printere og multifunksjonsmaskiner. Saksnummer: 2012/ Side 1 av 14

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for kjøp av printere og multifunksjonsmaskiner Saksnummer: 2012/01521 Side 1 av 14

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 5 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD Forutsetninger Krav til leveransen Leveringssted DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD PRIS BRUK AV RAMMEAVTALEN 7 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 8 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER TILDELING TILDELINGSKRITERIER VURDERING AV KRITERIENE LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE 13 Side 2 av 14

3 7.3 OPSJONER VEDLEGG 14 Side 3 av 14

4 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ IKT-seksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Hansen Telefon: E-post: Josie Hafstad, Mons Øksnevad, Jon Gisle Sæther og Ine postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Rammeavtale for kjøp av printere og multifunksjonsmaskiner. Se for øvrig punkt 3.7. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kravspesifikasjon Prismatriser Kontrakter med bilag Side 4 av 14

5 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen (og TED-basen) den Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud , kl 14:00 Evaluering September 2013 Meddelelse om tildeling Oktober 2013 Klagefrist leverandører November 2013 Kontraktsinngåelse November 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innlevering av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Riksrevisjonen har i dag mange printere og multifunksjonsmaskiner. Disse er både med og uten farger. De vanlige printerne varierer fra små bærbare til større nettverksprintere. Multifunksjonsmaskinene er i hovedsak større nettverksmaskiner. Riksrevisjonen har ikke egne dedikerte kopimaskiner. Små kopieringsjobber gjøres på multifunksjonsmaskinene. Skal større ting kopieres opp har vi en stor multifunksjonsmaskin som håndterer dette. I tillegg til nevnte utstyr har Riksrevisjonen også noen dedikerte skannere. Utskiftningshastigheten på enhetene er normalt 5 år. Vi antar at dette også vil gjelde fremtidige anskaffelser. Normalt har vi ett par avrop i året. Kravene til utstyret er spesifisert i vedlagte kravspesifikasjon. Dette er de kravene som er aktuelle per dags dato. I løpet av avtaleperioden vil kravene endre seg. Hensikten med anskaffelsen er å inngå en ny rammeavtale som dekker Riksrevisjonens totale behov for utskrift, kopi og skanning Forutsetninger Det som kjøpes inn av utstyr må passe overens med Riksrevisjonens øvrige produksjonsmiljø som er standardisert på Microsofts produktportefølje. På klientene kjøres Windows 7 og MS Office I tillegg må multifunksjonsmaskinene støtte programmet Nuance ecopy ShareScan. Dette er viktig da vi har gått over til elektronisk saksbehandling hvor dokumenter må skannes og være søkbart i etterkant. Side 5 av 14

6 2.1.2 Krav til leveransen Følgende er blant annet omfattet av anskaffelsen: Multifunksjonsmaskiner (sorthvitt/farge, inklusiv 5 års vedlikehold og service på stedet neste dag) Nettverksskrivere (sorthvit/farge, inklusiv 5 års vedlikehold og service på stedet neste dag) Skannere (sorthvitt/farge, inklusiv 5 års vedlikehold og service på stedet neste dag) Personlige og bærbare skrivere I tillegg kan det være behov for innkjøp av utstyr knyttet til printere, skannere og multifunksjonsmaskiner. Annet utstyr som faller inn under kategoriene printer, kopi og skanning mm Leveringssted Varene leveres normalt ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet 42. Er det større utstyr som skal til regionskontorene eller lokalkontorene er det vanlig at utstyret leveres på aktuell kontoradresse. Service og vedlikehold på stedet neste dag forventes gjennomført på de nevnte lokasjoner hvis den type tjeneste er etterspurt på utstyret i kravspesifikasjonen. Riksrevisjonen har kontorer i følgende byer: Regionskontorer: Hamar, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim, Bodø og Tromsø. Lokalkontorer: Sandefjord, Skien, Arendal, Molde, Steinkjer og Harstad 2.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å levere inn deltilbud. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 2.4 Pris Alle priser skal oppgis som pris i norske kroner (NOK) per enhet inklusiv merverdiavgift, fritt levert. Alle kostnader som er nødvendige for en komplett leveranse skal være tatt med i prisen, som for eksempel ekspedisjons- og faktureringsgebyr, emballasje, transport, avgifter og lignende. Detaljer som er nødvendig for at produktene skal fungere etter spesifikasjoner og krav, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert. Side 6 av 14

7 Prisene på de tilbudte produktene (eksempelkonfigurasjonene) skal være faste eller reduseres i avtaleperioden. Leverandøren skal angi prismodell for de tilbudte varekategoriene. De oppgitte prisene skal følge prismodellen. Kunden skal ha anledning til å kontrollere om prisene følger den oppgitte prismodell. Det kan angis forskjellige modeller/satser for forskjellige varegrupper. Dersom leverandøren i har kampanjepriser som er bedre enn de avtalte, skal disse uoppfordret gis Kunden. Nye produkter som erstatter utgåtte produkter skal minimum ha samme kvalitet og ytelse som utgåtte produkter. 2.5 Bruk av rammeavtalen For hvert avrop på avtalen vil Riksrevisjonen i forkant be om pristilbud på ønsket produkt. Avropet vil gjøres på bakgrunn av det innhentede tilbudet. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er EØS-anskaffelse, gjelder forskriftens del I og III 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Side 7 av 14

8 Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er Spørsmål i forbindelse med anbudets vil bli besvart fra uke 31. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. All henvendelser rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Rammeavtale for kjøp av printere og multifunksjonsmaskiner, sak 2012/01521, Kontaktpersoner Josie Hafstad, Mons Øksnevad, Jon Gisle Sæther eller Ine Hansen" 3.8 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Side 8 av 14

9 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( ) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Nyere opplysninger som er relevant for foretakets regnskapstall Kredittvurdering innhentet av Riksrevisjonen Revisjonsberetning for siste regnskapsår Side 9 av 14

10 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (samt navn, telefon og e-post på en kontaktperson hos mottaker.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris % Ferdig utfylt prisskjema Utstyrets kvalitet, % Ferdig utfylt kravspesifikasjon funksjonalitet og ytelse. Miljø 20 % Dokumentasjon på hvordan miljøkravene møtes Leveringstid 10 % Ferdig utfylt kravspesifikasjon 5.2 Vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert hovedkriterium vil få 5, mens det for øvrige tilbud blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene. Side 10 av 14

11 Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Kravspesifikasjonen og prismatrisene inneholder de elementene tilbudene blir evaluert opp mot. Miljø Riksrevisjonen fokuser på miljøaspektet i sine anskaffelser. Det er sterkt ønskelig at utstyret som skal leveres møter de tekniske spesifikasjonene stilt til Svanemerking eller annen offentlig godkjent miljømerking. Hvordan produktene møter miljøkravene vil bli vurdert av Svanemerkets innkjøpsordning. For mer informasjon se kravspesifikasjonen. 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Rammeavtale for kjøp av printere og multifunksjonsmaskiner, sak 2012/01521» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : , kl Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal hele tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en scannet versjon (PDF/Aformat el. l.). Tilbudsdelen og kontraktene skal i tillegg leveres i et redigerbart format (word, OTF eller lignende) På grunn av retten til dokumentinnsyn etter offentleglova 23 tredje ledd, skal det også leveres en sladdet versjon av tilbudet. Tilbyder bes å sladde informasjon som tilbyder mener er omfattet av bestemmelsene om taushetsplikt i offentleglova og Side 11 av 14

12 forvaltningsloven. Riksrevisjonen forbeholder seg retten til å vurdere om tilbyders sladding er i overensstemmelse med nevnte lover. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i punkt Dokumentasjon vedrørende obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: i punkt 4.2 skatteattest for skatt skatteattest for merverdiavgift HMS-erklæring 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Nyere opplysninger som er relevant Side 12 av 14

13 og finansielle kapasitet i punkt 4.4 for foretakets regnskapstall Revisjonsberetning for siste regnskapsår 5 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 4.5 Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) 6 Listing av krav til tilbudet Utfylt kravspesifikasjon 7 Pristabeller Utfylte pristabeller 8 Kjøpsavtalen Utkast til kontrakt 9 Vedlikeholdsavtalen Utkast til kontrakt 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale Riksrevisjonen benytter Statens standardavtaler. For denne anskaffelse skal siste versjon av følgende avtale benyttes: Den lille kjøpsavtalen Den lille vedlikeholdsavtalen Avtalen er tilgjengelige på Bilagene til kontraktene er vedlagt konkurransegrunnlaget. Krav i kravspesifikasjonen samt leverandørens svar vil bli innarbeidet i bilagene før kontraktsignering. 7.2 Avtaleperiode Kjøpsavtalen er en rammeavtale som løper i 3 år fra kontraktsignering. 7.3 Opsjoner Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse av kjøpsavtalen med ett år. Riksrevisjonen har en ikke eksklusiv opsjon på "follow me" print løsninger. Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse av support og vedlikehold så lenge produktene er i bruk eller til End Of Life på produktene. Side 13 av 14

14 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. Kravspesifikasjon 2. HMS-erklæring 3. Prismatrise 4. Kontrakt a. Kjøpskontrakt m/bilag b. Vedlikeholdskontrakt m/bilag 5. Nordisk miljømerkings kriteriedokument Svanenmärkning av Kontormaskiner, Version 5.4, 14 juni juni 2014 Side 14 av 14