Klarna Online Brukermanual
Velkommen til Klarna! Vi elsker det vi gjør. Å gjøre det enklere for konsumenter å handle i butikken din. Å etablere tillit mellom selgere og kjøpere, og å øke salget ditt. Som du sikkert vet, er Klarna Nordens ledende leverandør av betalingsløsninger for netthandel. Tjenester som tilbys i tusenvis av nettbutikker og som er brukt av millioner forbrukere. Parallelt med at antall samarbeidsbutikker gikk fra 1 til 10 000 har vi lært oss en hel del om både netthandel og hva som kreves for att salget skal øke i din butikk. Det første steget mot økt salg har du nettopp tatt ved å tilby markedes mest populære betalingsmåter. Om manualen Denne manualen er et verktøy for deg som bruker Klarna online systemet for ordrehåndtering. Her får du tips på hvordan du på enkleste måte håndterer kjøp, ordre og returer, men også hvordan du forenkler din bokføring ved å generere økonomiske rapporter og oversikter. Informasjonen kan være avvikende avhengig av hvilket land du selger i eller til. Disse avsnittene har vi markert med landets flagg. Om du for eksempel har salg til både Sverige og Tyskland er det informasjonen ved det tyske flagget du skal bruke angående salget i Tyskland. Om det dukker opp spørsmål eller funderinger under arbeidets gang er du mer enn velkommen til å ta kontakt med oss på butikksupport. Kontaktopplysninger finner du på siste side. 2
Inhold Velkommen til Klarna! 2 Om manualen 2 Inhold 3 1. Ved et kjøp 4 1. 1 Kredittsjekk 4 1. 2 Hvorfor utføres en kredittsjekk? 4 1. 3 Hvordan påvirkes kunden? 4 2. Passiv faktura eller reservasjon 5 2. 1 Forskjellen mellom en passiv faktura og en reservasjon 5 2. 2 Passiv faktura 5 2. 3 Hvordan påvirkes kunden? 5 2. 4 Fordeler og ulemper med passive fakturaer 5 2. 5 Reservasjon 5 2. 6 Hvordan påvirkes kunden? 5 2. 7 Fordeler og ulemper med reservasjoner 5 3. Når et kjøp er godkjent 6 3. 1 Hvordan finner jeg mine fakturaer? 6 3. 2 Hvordan finner jeg mine reservasjoner? 6 3. 3 Endring av ordre 6 3. 4 Hvordan endrer jeg en passive faktura? 6 3. 5 Hvordan endrer jeg en reservasjon? 6 3. 6 Hvordan påvirkes kunden? 6 3. 7 Avbestilling av en ordre som ikke er sendt 6 3. 8 Hvordan sletter jeg en passiv faktura 6 3. 9 Hvordan sletter jeg en reservasjon 6 3. 10 Aktivering 7 3. 11 Hvordan aktiverer jeg en passiv faktura? 7 3. 12 Slik gjør du for å aktivere en faktura om gangen: 7 3. 13 Slik gjør du får å aktivere flere fakturaer samtidig: 7 3. 14 Hvordan aktiverer jeg en reservasjon? 7 3. 15 Hvordan påvirkes kunden? 7 3. 16 Delaktivering 7 3. 17 Hvordan delaktiverer jeg en passiv faktura? 7 3. 18 Hvordan delaktiverer jeg en reservasjon? 7 3. 19 Hvordan påvirkes kunden? 7 4. Returer, rabatter og forfallsdatoer 8 4. 1 Retur 8 4. 2 Hvordan gjør jeg en retur? 8 4. 3 Hvordan påvirkes kunden? 8 4. 4 Delretur 8 4. 5 Hvordan gjør jeg en delretur? 8 4. 6 Hvordan påvirkes kunden 8 4. 7 Rabatt 9 4. 8 Hvordan gir jeg rabatt? 9 4. 9 Hvordan påvirkes kunden? 9 4. 10 Hvordan påvirkes jeg? 9 4. 11 Forlenge kredittid 9 4. 12 Hvordan flytter jeg en forfallsdato? 9 4. 13 Hvordan påvirkes kunden? 9 5. Utbetaling 10 5. 1 Hvordan betaler Klarna ut penger? 10 5. 2 Hvordan kan jag se vad jeg har fått betalt for? 10 6. Rapporter 11 6. 1 Hvilke rapporter finnes tilgjengelige og hvordan brukes de? 11 6. 2 Kostnader 11 6. 3 Utbetalingsunderlag 11 6. 4 Fakturaunderlag 12 6. 5 Transaksjonsnota (bare for svenske butikker) 12 6. 6 Fordringer 13 6. 7 Batch-rapport 13 7. Lage en faktura manuelt i Klarna online 14 7. 1 Ny kunde 14 8. Postoppkravsfakturaer 15 8. 1 Hvordan gjør jeg en postoppkravsfaktura? 15 8. 2 Hvordan påvirkes kunden? 15 9. Butikksinformasjon 16 9. 1 Klarnas kontaktinformasjon 16 9. 2 Hvordan endrer jeg informasjonen som står på fakturaen? 16 9. 3 Hvordan legger jeg til en logo på fakturaen? 16 10. Brukerrettigheter 17 10. 1 Forskjeller mellom brukerrettigheter 17 10. 2 Hvordan legger jeg til ny bruker? 17 11. Hvordan kontakter jag Klarna? 18 11.1 Sverige 18 11.2 Finland 18 11.3 Norge 18 11.4 Danmark 18 11.5 Tyskland 18 11.6 Nederland 18 11. 7 Østerrike 18 11. 8 Internasjonal 18 3
1. Ved et kjøp Når en kunde velger å handle med Klarna utfører vi noen ganger en kredittsjekk. Denne sjekken tar bare et par sekunder og gir kunden beskjed direkte om kjøpet godkjennes eller ikke. 1. 1 Kredittsjekk Ved en kredittsjekk utføres et flertall kontroller på den personen som ønsker å handle. Av den årsaken er det viktig at kundene oppgir all påkrevd informasjon på riktig måte. Ved en kredittsjekk kan vi være i behov av å hente in opplysninger fra et kredittopplysningsbyrå. 1. 2 Hvorfor utføres en kredittsjekk? Å utføre en kredittsjekk inngår i god sedvane for kredittgivere. Samtidig er det en måte for oss å vite hvilke vi kan gi kreditter til. Ser vi at personen ikke kommer kunne betale tilbake en kreditt, vil vi heller ikke risikere at personen gjeldsettes. 1. 3 Hvordan påvirkes kunden? Vår kredittsjekk deles aldri med tredje part. Noe som betyr at de aldri utgis til andre selskaper som låner ut penger. På den måten påvirker en kredittsjekk aldri kundens kredittgyldighet. Ved en kredittsjekk får kunden, i henhold til lov, et gjenpartsbrev med kopi av kredittopplysningene til personen. 4
2. Passiv faktura eller reservasjon Når et kjøp er godkjent opprettes det enten en passiv faktura eller en reservasjon, avhengig av hvordan nettbutikken din kommuniserer med oss. Nedenfor finner du informasjon om hva som skiller en passiv faktura fra en reservasjon. 2. 1 Forskjellen mellom en passiv faktura og en reservasjon Den største forskjellen mellom passive fakturaer og reservasjoner er at den passive fakturaens vareliste bare går å endre i Klarna online, mens en reservasjons vareliste går å endre med et API-kall. Bruker du reservasjoner kan du også legge til en annen faktureringsadresse. 2. 2 Passiv faktura En passiv faktura lages når du bruker en så kallet standardintegrasjon. Med denne integrasjonene genereres fakturaen automatisk i Klarna online, og inneholder da en ferdig vareliste. Fakturaen er derfor klar for aktivering når bestillingen er klar for leveranse. En passiv faktura kan endres manuelt i Klarna online. Mer om dette finner du under Endring av ordre. Les mer om våre integrasjonsmåter i integrasjonsguiden. 2. 3 Hvordan påvirkes kunden? Når en passiv faktura lages opptar kjøpebeløpet kundens kreditt. Dette skjer fram til det at fakturaen aktiveres og blir betalt, eller til det at den slettes. For at kundens kredittgrense ikke skal nås, er det viktig at du sletter den passive fakturaen om kunden avbestiller kjøpet. 2. 4 Fordeler og ulemper med passive fakturaer Fordeler Det eneste som kreves for å lage en ordre er at butikken din kaller på en funksjon. Når den er installert kan du enkelt håndtere ordrene dine direkte i Klarna online. Ulemper Alle endringer i den passive fakturaen må gjøres i Klarna online. 2. 5 Reservasjon En reservasjon opprettes når du bruker en så kallet avansert integrasjon. Med denne integrasjonen reserveres kjøpebeløpet på kundens kreditt. Siden beløpet bare reserveres kan varelisten alltid endres med et API-kall til oss ved leveranse. Samme gjelder for det reserverte beløpet, som også det kan endres med et API-kall, for eksempel om kunden vil legge til flere produkter i sin opprinnelige bestilling. Les mer om våre integrasjonsmåter i integrasjonsguiden. 2. 6 Hvordan påvirkes kunden? Reservasjoner har alltid en reservasjonstid på 7 dager. Det innebærer at kundens kreditt reserveres for like mange dager. Under denne tiden skal bestillingen aktiveres og sendes til kunden. Kreditten fås tilbake når fakturaen er betalt. 2. 7 Fordeler og ulemper med reservasjoner Fordeler Det går å endre innholdet i en ordre fram til leveranse med et API-kall. Man kan også oppgi forskjellig faktura- og leveranseadresser for en reservasjon. Ulemper For å slette eller aktivere reservasjoner i Klarna online må et API-kall gjøres. 5
3. Når et kjøp er godkjent Når et kjøp er godkjent skal fakturaen håndteres. Måten fakturaene håndteres på er avhengig av hvordan butikken din kommuniserer med oss, det vil si, om du skal opprette en passiv faktura eller en reservasjon. I dette kapitlet forklarer vi hvordan du håndterer en ordre, uansett type. 3. 1 Hvordan finner jeg mine fakturaer? Det finnes to måter: A. Ved å bruke søkeruten Faktura-/ordrenummer. Her skriver du inn fakturanummeret som vi har opprettet, eller ordrenummeret. Trykk så på Enter. Du har nå enten havnet på fakturasiden eller fått en liste på alle fakturaer med samme ordrenummer. B. Ved å trykke på Søk fakturaer. Her gjør du en mer avansert søkning for å finne fakturaer. Maksimalt kan du få opp til 1000 treffer per søkning. 3. 2 Hvordan finner jeg mine reservasjoner? Det finnes to måter: A. Ved å bruke søkeruten Faktura-/ordrenummer. Her skriver du inn reservasjonsnummeret og trykker på Enter. Du har nå havnet reservasjonssiden. B. Ved å trykke på Søk reservasjoner. Her gjør du en mer avansert søkning for å finne reservasjoner. 3. 3 Endring av ordre Dersom kunden angrer kjøpet sitt eller vil ha et annet produkt må ordren endres. 3. 4 Hvordan endrer jeg en passive faktura? 1. Velg den passive fakturaen du vil endre 2. Trykk på Endre vareliste i menyen 3. Trykk på Lagre I menyen Endre vareliste kan du, bortsett fra å legge til eller ta bort varelinjer, legge til avgifter så som fakturaog fraktavgift. Her kan du også endre artikkelnummer, antall, produktbeskrivelse, pris, rabatter og mva. 3. 5 Hvordan endrer jeg en reservasjon? 1. Gå til den reservasjonen du vill endre 2. I beløpsruten endrer du beløpet 3. Aktiver så med et API-kall Observer! Du kan bare endre beløpet i Klarna online, ikke i selve varelisten. 3. 6 Hvordan påvirkes kunden? Når du gjør en endring som øker fakturabeløpet utføres en kredittsjekk. Dette skjer for at vi skal forsikre oss om at kunden kan handle for det nye beløpet. Om kundens kjøp ikke godkjennes vises advarselen Credit limit exceeded. 3. 7 Avbestilling av en ordre som ikke er sendt Det skjer at en kunde angrer sin bestilling. Når dette skjer er det viktig at du tar bort ordren fra Klarna online så at den ikke opptar kundes kredittbeløp. 3. 8 Hvordan sletter jeg en passiv faktura 1. Velg den passive fakturaen du vill slette 2. Trykk på Slett i menyen 3. Trykk på Ja for å bekrefte Observer! Det går ikke å angre en slettet passiv faktura. 3. 9 Hvordan sletter jeg en reservasjon For å slette en reservasjon må et API-kall gjøres. Les mer om hvordan API fungerer i integrasjonsguiden. 6
3. 10 Aktivering Ved aktivering begynner kundens kredittid å nedregnes. Samtidig sendes en beskjed til oss om at varen kommer leveres til kunden og at du derfor skal få betalt av oss. Det er derfor viktig at aktiveringen alltid skjer den beregnede leveransedatoen. For at kunden ikke skal gå glipp av fakturaen, anbefaler vi at fakturaen sendes sammen med bestillingen. Fakturaen kan også sendes med brev eller e-post. Observer! Uansett om kunden har gjort et faktura- eller delbetalingskjøp skjer aktiveringen på samme måte. 3. 11 Hvordan aktiverer jeg en passiv faktura? Du kan aktivere fakturaen på to måter; enten en og en eller flere samtidig. 3. 12 Slik gjør du for å aktivere en faktura om gangen: 1. Velg den fakturaen som du vil aktivere 2. Trykk på Aktivere i menyen 3. Kontroller varelisten og trykk på Aktivere 4. Trykk på knappen Skriv ut aktivert faktura for å få opp fakturaen som en utskriftbar pdf. Vil du isteden sende fakturaen som et brev eller med e-post, går du tilbake til fakturaen og velger et av alternativene lengste ned i vinduet. 3. 13 Slik gjør du får å aktivere flere fakturaer samtidig: 1. Trykk på Passive fakturaer og forskuddsfakturaer i hovedmenyen 2. Her markerer du alle de fakturaene du vil aktivere 3. Velg så på hvilken måte du vil at fakturaene skal sendes. Her velger du mellom å skrive den ut og sende fakturaen med bestillingen, sende den som et brev eller med e-post. 3. 14 Hvordan aktiverer jeg en reservasjon? For å aktivere en reservasjon må du gjøre et API-kall. Les mer om hvordan API fungerer i integrasjonsguiden. 3. 15 Hvordan påvirkes kunden? Når en passiv faktura eller reservasjon aktiveres begynner kundens kredittid å nedregnes. Om kundens betaling ikke skulle komme inn sendes en påminnelse, og om påminnelsen i sin tur ikke betales, flyttes ærendet videre til vår bifirma Segoria. Her i fra sendes da et inkassobrev. Ettersom alt skjer automatisk trenger du som butikk bare å aktivere og sende den første fakturaen til kunden. Dersom kunden ikke skulle betale er du selvfølgelig likevel garantert betaling fra oss. Om kunden sender varer tilbake er det viktig at du gjør en retur. Mer om dette finner du i avsnittet Retur. 3. 16 Delaktivering Dersom varene kunden har bestilt ikke finnes på lager gjør du en delaktivering. Da aktiverer du bare de varene som finnes på lager. 3. 17 Hvordan delaktiverer jeg en passiv faktura? 1. Velg den fakturaen du vil delaktivere 2. Trykk på Aktivere i menyen 3. Endre antall eller de produkter du vill restnotere ved å bestemme antall varer som du kan levere. 4. Når du er ferdig trykker på Aktivere 5. Nå har du delaktivert fakturaen med de produkter du kan levere. Det er samtidig laget en ny passiv faktura som inneholder de varer som ikke aktivertes. Aktivering av den nye fakturaen gjør du på akkurat samme måte. For å sende den delaktiverte fakturaen, trykker du på den aktive fakturaens fakturanummer og deretter på noen av følgende knapper; skriv ut, send med post eller e-post. 3. 18 Hvordan delaktiverer jeg en reservasjon? Den eneste måten å delaktivere en reservasjon på er med ett API-kall. Les mer om hvordan API fungerer i integrasjonsguiden. 3. 19 Hvordan påvirkes kunden? Fordi du aktiverer den delen av fakturaen som kan leveres betaler kunden bare for disse varene. Kredittiden for betalingen er den som tidligere kommet overens om. Om kunden skulle angre sin resterende delordre er det viktig at den passive fakturaen slettes. Denne tar ellers opp kundens kreditt. 7
4. Returer, rabatter og forfallsdatoer I dette kapitlet finner du informasjon om hvordan du gjør returer og hvorfor det er så viktig at returene registreres i Klarna online. Her finner du også enkle steg-for-steg-manualer for hvordan du gir rabatter og flytter forfallsdatoer. 4. 1 Retur Når en kunde returnerer sine varer må du registrere dette som en retur på fakturaen. Gjør du ikke dette kommer kunden motta en påminnelse hvilket kan lede til en dårlig kjøpeopplevelse og på sikt bidra til at kunden velger å handle i en annen butikk. 4. 2 Hvordan gjør jeg en retur? 1. Velg den fakturaen du vil gjøre retur på 2. Velg Retur/rabatt i menyen 3. Trykk på Returnere hele fakturaen 4. Trykk på Neste 5. Trykk så på Ja 4. 3 Hvordan påvirkes kunden? Dersom kunden ikke har betalt Kan kunden bortse fra fakturaen. Dersom kunden har betalt Klarna vil tilbakebetale kunden 4. 4 Delretur Dersom bare en del av ordren er returnert skal du gjøre en delretur. Det er viktig at du gjør returen så kunden ikke får en påminnelse for de resterende varene. 4. 5 Hvordan gjør jeg en delretur? 1. Velg den fakturaen du vil gjøre en delretur på 2. Velg Retur/rabatt i menyen 3. Velg Returnere/rabattere enkelte varer 4. Endre antallet på de varene som du vil gjøre en retur på 5. Om du også ønsker å ta bort faktura- eller fraktavgiften trykker du på Ta bort 6. Trykk på Lagre 4. 6 Hvordan påvirkes kunden Dersom kunden ikke har betalt Må du gi beskjed til kunden om hvor mye som skal betales av originalfakturaen. Her er det viktig at du også flytter fram forfallsdatoen så at en påminnelse ikke sendes ut. Mer om dette finner du under Forlenge kredittid. Dersom kunden har betalt originalbeløpet Klarna vil tilbakebetale kunden Dersom kunden har betalt for de varene som er beholdt. Må du gjøre en retur for de varer som er returnert. Om returen ikke gjøres etter at kunden har betalt for varene sine kommer systemet tro at kunden vil delbetale kjøpet. En delbetalingskonto kommer da automatisk opprettes, samtidig som informasjon om dette sendes til kunden. 8
4. 7 Rabatt Rabatter kan brukes om du for eksempel ønsker å gi kunden en lavere pris mot at produktet ikke returneres. 4. 8 Hvordan gir jeg rabatt? 1. Velg den fakturaen du vil rabattere 2. Velg Retur/rabatt i menyen 3. Velg Gi rabatt på beløp og trykk på Neste 4. Skriv inn summen du vil rabattere med, trykk på Lagre 4. 9 Hvordan påvirkes kunden? Dersom kunden ikke har betalt Må du gi beskjed til kunden om hvor mye som skal betales av originalfakturaen. Her er det viktig at du også flytter fram forfallsdatoen for å forhindre at en påminnelse sendes ut. Mer om dette finner du under Forlenge kredittid. Dersom kunden har betalt hele beløpet Klarna vil tilbakebetale kunden 4. 10 Hvordan påvirkes jeg? Dersom du ikke har fått betalt fra oss Kommer det vises en positiv og en negativ post i din sluttseddel; en for salg og en for rabatten. Pengene har altså aldri blitt satt inn på kontoen din. 4. 11 Forlenge kredittid Når du trenger å flytte fram forfallsdatoer, kan du gjøre dette uten problem på alle original- og påminnelsefakturaer. 4. 12 Hvordan flytter jeg en forfallsdato? 1. Velg den fakturaen du vil forlenge forfallsdatoen på 2. Velg Forfallsdato i menyen 3. Velg den datoen du vil flytte forfallsdatoen til trykk på Neste Observer! Når en forfallsdato flyttes fram kan det eventuelt legges til en kostnad. Den velger du at enten betale selv, eller belaste kunden. Om du velger å belaste kunden må han eller hun godkjenne dette. 4. 13 Hvordan påvirkes kunden? Original kredittid er 14 dager. Når du flytter fram en forfallsdato kommer kunden få flere dager på seg til å betale kjøpet. Om du velger å belaste kunden det eventuelle gebyret, må kunden først godkjenne dette. Dersom du har fått betalt av oss Kommer det et avdrag for rabatten på din neste utbetaling. 9
5. Utbetaling I dette kapitlet finner du informasjon om hvordan utbetalinger skjer for godkjente kjøp. 5. 1 Hvordan betaler Klarna ut penger? Samarbeider din butikk med Klarna er du alltid garantert betaling når fakturaen er aktivert og ordren levert. Utbetalinger skjer alltid periodevis. I avtalen kan du se når du får utbetalinger fra oss. Her har vi også spesifisert de avgifter som automatisk dras fra beløpet. Avdraget skjer alltid i forbindelse med utbetalingen. 5. 2 Hvordan kan jag se vad jeg har fått betalt for? I menyen Rapporter finner du mer informasjon om våre utbetalinger. Her finnes også informasjon om hvilke typer rapporter som er tilgjengelige og hvordan du får frem disse. Eksempel: Kjøp igjennom Klarna Klarnas avgifter Utbetalingssum 1.000 NOK 45,1 NOK 954,9 NOK 1 0
6. Rapporter Her finner du informasjon om de rapporter du har tilgang til i Klarna online. 6. 1 Hvilke rapporter finnes tilgjengelige og hvordan brukes de? Det finnes totalt åtte rapporter; kostnader, sluttseddel, fakturaunderlag, transaksjonsseddel, avstemming, mislykkede kjøp, fordringer og batch-rapport. 6. 2 Kostnader Rapporten kostnader viser alle avgifter din butikk er belastet med, under en valgt periode. Den viser også det totale salget og eventuelle returer for samme periode. I tillegg til å få oversikt over salget og kostnader, kan rapporten også brukes til å gjøre en preliminær beregning av kommende ukes utbetaling. Observer at en kostnadsrapport maks kan vise 31 dager. Slik gjør du for at få frem en kostnadsrapport: 1. Trykk på Rapporter i hovedmenyen 2. Velg Kostnader 3. Skriv inn ønsket datointervall 4. Velg salgsland i scrollmenyen Land og valuta 5. Trykk på Vis PDF En spesifikasjon over alle kostnader og salg er nå laget. Beregn kommende ukes utbetaling Vil du vite hvor stor neste ukes utbetaling blir? Her hjelper vi deg med å beregne utbetalingen for den kommende uken. Observer at du bare får frem en preliminær utbetalingssum ettersom eventuelle returer kan påvirke den faktiske utbetalingen. 1. Start med å bestemme hvilken salgsperiode som avregnes ved kommende utbetaling. Tips! Bruk sluttsedlene for å se hvilken salgsperiode som avregnes ved den neste utbetalingen. Perioden angis lengst oppe til venstre på sluttseddelen. La oss si at seneste utbetalingen hadde 2010-06-21 til 2010-06-27 (uke 25) som salgsperiode. Kommende avregning kommer altså avregne salget som skjedde 2010-06-28 til 2010-07-04 (uke 26). 2. Trykk videre til rapporten Kostnader 2. Angi kommende avregningsperiode 3. Trykk så på Vis PDF for å se din preliminære utbetaling. Se summen som angis ved Sum utbetaling 6. 3 Utbetalingsunderlag Hva er en utbetalingsunderlag? En utbetalingsunderlag er rapporten som ligger til grunn for våre utbetalinger til deg. I menyen Utbetalingsunderlag finner du din butikks opprettede utbetalingsunderlag. Om du vil se en utbetalingsunderlag for en utbetaling eldre en 31 dager forlenger du bare datointervallet. Om du har fler salgsland trykker du på scrollmenyen Land og valuta og velger det ønskede landet. Hva viser utbetalingsunderlagen og hvordan tolker jeg den? Utbetalingsunderlagen lister alle aktiverte fakturaer, under aktuell salgsperiode. Her ser du også eventuelle returer frem til og med søndagen før utbetalingsdatoen. Vel inne i en utbetalingsunderlag kan du trykke på Vis avregningsnota som PDF for å lage en oversiktlig spesifikasjon som viser periodens totale salg, eventuelle returer og kostnader. Summen som angis ved Sum utbetaling er den utbetalingen du får av oss. Egendefinerte utbetalingsunderlag Du kan få egendefinerte utbetalingsunderlag som direkte går å importere i ditt ERP-system. Vi må bare vite hvordan filen skal se ut og i hvilket format den skal ha. Eksempler på filer er xml, txt eller csv-filer. Filene kan vi sende igjennom en FTP til deg, legge på en FTP-konto hos oss, alternativt at du henter de ut manuelt ved hver utbetaling. Vil du vite mer om dette eller få en fil som passer ditt system, ta kontakt med vår Butikksupport. Kontaktopplysninger finner du på siste side. 1 1
6. 4 Fakturaunderlag Fakturaunderlag er en rapport som viser de avgifter vi har tatt ut, for eksempel factoring- og fakturagebyr. Alle avgifter er spesifisert per faktura. Om du vil ha alle avgifter fakturert på separate fakturaer må du ha en spesialavtale. Ta kontakt med vår salgsavdeling om du vil vite mer om dette. 6. 5 Transaksjonsnota (bare for svenske butikker) Hva er en transaksjonsseddel? Transaksjonsseddelen er en rapport som viser transaksjoner mellom butikken din og oss, under en valgt periode. Ettersom transaksjonsseddelen inneholder alle transaksjoner, ser du ikke bare informasjon om salg og kostnader, men også utbetalinger til butikken din. Det er viktig å vite at utbetalinger for en perioden ikke er samme som salget under samme periode. Dette fordi utbetalinger skjer på etterskudd. Når en transaksjonsseddel lages, genereres også en kontering, det vil si en utfylt bokføringsstempel. Fordelen med en kontering er at du, enten manuelt eller automatisk, kan bruke det som bokføringsunderlag i regnskapssystemet ditt. Transaksjonssedler kan åpnes i forskjellige format; pdf-fil, tekstfil og SIE-fil. Om du åpner underlaget som en pdf får du en oversiktlig spesifikasjon over det totale salget, alle kostnader samt utbetalinger. Underlaget inneholder også detaljert informasjon om hver enkelt faktura under den valgte tids- og utbetalingsperioden. Kan jeg lage en transaksjonsseddel manuelt? Ja, det kan du. Vi anbefaler at du manuelt lager en transaksjonsseddel når du vil se hvordan transaksjonssedlene ser ut uten å behøve aktivere dem, eller når du vil kontrollere at dine kontoinnstillinger er korrekte. Dette kan du også gjøre om du vil gjenopprette en transaksjonsseddel fra en tidligere periode. Observer! Transaksjonssedler som lages manuelt kan ikke lagres i Klarna online og de får heller ikke et verifikasjonsnummer. De kommer altså ikke påvirke eksisterende eller kommende transaksjonssedler. Slik gjør du for å lage en transaksjonsseddel: 1. Trykk på Rapporter i hovedmenyen 2. Velg Transaksjonsseddel 3. Nederst på siden står det Trykk her for å lage en transaksjonsseddel for et vilkårlig tidsintervall 4. Skriv inn ønsket dato, maksimum intervall er 31 dager. Trykk så på Opprett 5. Når siden er oppdatert trykker du på Vis transaksjonsseddel som PDF. Her kan du også åpne transaksjonsseddelen som en tekstfil eller SIE-fil Innstillinger og aktivering Før du aktiverer en transaksjonsseddel må du gå igjennom følgende innstillinger. Dette må gjøres for at transaksjonssedlene skal passe virksomheten din på beste mulige måte. 1. Trykk på Transaksjonsseddel, Innstillinger og velg periodisitet, altså hvor ofte du vil at en transaksjonsseddel skal opprettes. Det finnes fire forskjellige alternativ, alle beskrevne ved innstillingen. 2. Lengst ned på siden finner du Utsendelser, her velger du brytedato. Brytedatoen er da ditt regnskapsår begynner, og verifikasjonsnumrene starter på nytt. Om regnskapsåret løper fra den første januar til siste desember, er din brytemåned 1 og brytedag 1, det vil si den 1. januar. 3. Velg så det verifikasjonsnummer som du vil at den første transaksjonsseddelen skal ha. Trykk på Lagre 4. Gå så til Kontoinnstillinger. Her kan du endre innstillinger så at disse stemmer overens med kontoplanen butikken din bruker. Trykk på Lagre. Det er viktig at du også endrer kontoen for retur/rabatt om du for eksempel endrer bokføringskontoen for salg Observer! Før du går videre og aktiverer transaksjonssedlene anbefaler vi deg å lage en transaksjonsseddel manuelt. På den måten kan du enkelt kontrollere at dine kontoinnstillinger er korrekte. For instruksjoner om hvordan du lager en transaksjonsseddel manuelt se avsnittet over Kan jeg lage en transaksjonsseddel manuelt?. 5. Når alle innstillinger er gjort må du aktivere transaksjonssedlene. Dette gjør du ved å trykke på Aktivere i menyen til venstre 1 2
Hva skjer etter aktivering? Transaksjonssedlene kommer nå lages i henhold til den valgte periodisiteten og med tidsintervallet som navn. Du finner transaksjonssedlene under Transaksjonsseddel. Her kan du velge å åpne transaksjonsseddelen som en pdf-fil, tekstfil eller SIE-fil. Pdf-fil Fordelen med en pdf er at den gjør transaksjonsseddelen oversiktlig og utskriftsvennlig. Tekst fil Ved å åpne transaksjonsseddelen som en tekstfil får du fram transaksjoner listede i kommaseparerte kolonner. Fordelen med dette formatet er at opplysningene enkelt kan kopieres og limes inn i et annet program for bearbeidelse og avlesing. SIE-fil Med en SIE-fil kan du lese inn informasjonen i et bokførings- og ERP-system som støtter filformatet. 6. 6 Fordringer Hva viser fordringer og hvordan tolker jeg underlaget? Fordringsrapporten viser hvor stor din fordring eller gjeld er mot Klarna under en oppgitt periode. I rapporten finner du også en summering av de totale fordringene samt fakturaer som avser disse, det vil si alle aktiverte fakturaer utbetalt til butikken din. Rapporten viser også eventuelle returer som enda ikke er korrigert. 6. 7 Batch-rapport En Batch-rapport kan bare brukes av deg som bruker batch for å sende informasjon til oss. I rapporten ser du alle batch-filer sendt til oss, og om disse har kommet frem. Rapporter med feilkode er rapporter som bland annet ikke har kommet frem. Vil du ha hjelp med batch-rapportene, ta kontakt med vår Butikksupport. Kontaktopplysninger finner du på siste side. Har din butikk en ftp-server? Da kan du få transaksjonsseddelen sendt direkte til din ftp-adresse. Fordelen med å bruke en ftp er at du ikke trenger logge inn på Klarna online for å få tilgang til transaksjonssedlene dine. Observer! Filen som sendes til en ftp-server er alltid i tekstfilformat. Slik gjør du for å få transaksjonsseddelen sendt til din ftp-adresse: 1. Gå til Transaksjonssedler 2. Trykk på Innstillinger 3. Fyll inn informasjonen ved avsnittet FTP 4. Trykk på Lagre 1 3
7. Lage en faktura manuelt i Klarna online Du kan trenge å lage en faktura til kunde manuelt. Her finnes informasjon om hvordan du gjør dette. For å lage en ny faktura må du først gi kunden et kundenummer. Hvordan du gjør dette finner du i avsnittet Ny kunde. Slik gjør du for å lage en ny faktura manuelt: 1. Trykk på Ny faktura i hovedmenyen til venstre 2. I feltet Kundenummer angir du kunde-, person- eller organisasjonsnummer. Skriv også inn ordrenummer, telefonnummer samt e-postadresse 3. Om kunden har valgt å dele opp sin betaling velger du kampanje 4. Trykk på Opprett 5. Velg Endre vareliste og legg til varene 6. Avslutt med Lagre 7. Aktiver så fakturaen og send den til kunden sammen med leveransen 7. 1 Ny kunde Når du skal lage en faktura manuelt trenger du et fiktivt kundenummer. Hver gang kunden gjennomfører et kjøp, eller ønsker å handle med Klarna, opprettes et nytt fiktivt kundenummer. Disse finner du under kundens KundeID. Slik gjør du for å opprette et nytt kundenummer: 1. Trykk på Ny kunde i hovedmenyen til venstre 2. Velg alternativ B 3. Fyll så inn alle felt markert med stjerne. Det er viktig at opplysningene er korrekte 4. Trykk på Opprett Observer! En kreditsjekk utføres i forbindelse med at du lagrer varelisten. Overgår fakturaens totalbeløp kundens kredittgrense vises advarselen Credit limit exceeded. 1 4
8. Postoppkravsfakturaer Postoppkravsfakturaer brukes for å etterfakturere en kunde som ikke har hentet sin forsendelse eller fakturaordre. For å kunne bruke funksjonen må vedkommende ha godkjent dette. Godkjennende får du i forbindelse med kjøpet om du i dine kjøpsvilkår har spesifisert at kunden debiteres en avgift om leveransen ikke hentes. 8. 1 Hvordan gjør jeg en postoppkravsfaktura? 1. Trykk på Postoppkravsfakturaer i Klarna online 2. Fyll ut kundens navn og adresse samt fakturaens totalbeløp, ikke mer enn det som står under vilkårene på hjemmesiden din. Her tenger du ikke å fylle ut kundens personnummer da et fiktivt nummer kommer opprettes. Det fiktive personnummeret begynner med FF 3. Når alle opplysninger er fylt ut trykker du på Opprett, aktiver og send. Fakturaen sendes dagen etter 8. 2 Hvordan påvirkes kunden? Om kunden ikke betaler fakturaen kommer det sendes en påminnelse. Om påminnelsen i sin tur ikke betales flyttes ærendet over til vår bifirma Segoria som da sender en inkassofaktura. Observer! Vi debiterer for tilfellet 19,00 SEK/faktura eksklusive mva. Når kunden har betalt fakturaen gjør vi en utbetaling til deg. 1 5
9. Butikksinformasjon Når du fyller ut din butikksinformasjon er det meget viktig at du oppgir korrekte opplysninger. Dels for at vi skal kunne kontakte deg, og dels for at informasjonen står på fakturaer som sendes til kundene dine. På den måten ser de at fakturaen kommer fra din butikk. 9. 1 Klarnas kontaktinformasjon Slik gjør du for å fylle ut dine kontaktopplysninger: 1. Trykk på Vis butikk i menyen 2. Velg avsnittet Butikkens adresse og kontaktinformasjon (brukes av Klarna) 3. Fyll ut alle opplysninger og trykk på Lagre 9. 2 Hvordan endrer jeg informasjonen som står på fakturaen? 1. Trykk på Vis butikk i menyen 2. Velg avsnittet Fakturainformasjon 3. Fyll ut alle de opplysningene du ønsker å vise på fakturaen og trykk på Lagre Er du ikke fornøyd med logoen kan du endre størrelse og posisjon. Det gjør du ved å endre verdiene der du lastet opp logoen din, se ovenfor. Observer! Ikke bruk alt for transparente bilder da disse blir inverterte, det vill si at hvit blir svart. Ønsker du å ta bort logoen må du erstatte den med et hvit bilde. Du legger opp et slikt bilde på samme måte som når du laster opp en logo. 9. 3 Hvordan legger jeg til en logo på fakturaen? 1. Trykk på Vis butikk i menyen 2. Velg avsnittet Fakturautforming 3. For å laste opp logoen din trykker du på Browse 4. Finn rett logo 5. Trykk på Lagre 6. Velg Vis testfaktura om du vill se hvordan fakturaen ser ut 1 6
10. Brukerrettigheter I Klarna online kan du velge mellom fem forskjellige brukerrettigheter. Dette er mulig for at du skal kunne bestemme hvem og hvor mange som skal ha tilgang til systemet og din butikks fakturaer. Som standard opprettes alltid en administrator ut i fra de opplysningene som oppgas i avtalen mellom Klara og butikken din. Som administrator har du fullstendig tilgang til Klarna online og alle funksjoner. 10. 1 Forskjeller mellom brukerrettigheter Du kan velge mellom fem forskjellige brukerrettigheter der hver bruker har forskjellig tilgang til systemet. Administrator er den eneste med ful tilgang i Klarna online. Administratoren kan derfor se økonomiske rapporter, håndtere fakturaer samt legge til nye brukere. Bruker - har samme tilgang som ovenfor, men kan ikke legge til nye brukere 10. 2 Hvordan legger jeg til ny bruker? 1. Trykk på Brukere i hovedmenyen 2. Velg Legg til ny bruker og skriv inn din kollegas e-postadresse samt hvilken rolle hun eller han skal ha 3. En aktiveringsmail kommer nå sendes til den angitte e-postadressen, følg instruksjonene Aktivering kan bare håndtere fakturaadministrasjonen. Leserrettigheter - kan bare gå inn å se fakturaer. Rapporter - kan bare se rapporter, butikksinformasjon og bedrageripolicy 1 7
11. Hvordan kontakter jag Klarna? 11.1 Sverige Butikksupport https://klarna.com/sv/support 11.6 Nederland Butikksupport https://klarna.com/nl/ondersteuning Kundeservice https://klarna.com/sv/kundservice 11.2 Finland Butikksupport https://klarna.com/fi/tuki-0 Kundeservice https://klarna.com/nl/klantenservice 11. 7 Østerrike Butikksupport https://klarna.com/at/shop-support Kundeservice https://klarna.com/fi/tuki 11.3 Norge Butikksupport https://klarna.com/no/support-0 Kundeservice https://klarna.com/at/kundendienst 11. 8 Internasjonal Butikksupport https://klarna.com/merchant-support Kundeservice https://klarna.com/no/support Kundeservice https://klarna.com/support 11.4 Danmark Butikksupport https://klarna.com/dk/support Kundeservice https://klarna.com/dk/service 11.5 Tyskland Butikksupport https://klarna.com/de/shop-support Kundeservice https://klarna.com/de/kundendienst 1 8