KRAVSPESIFIKASJON Smøremidler og beslektede produkter
1 Veiledning til Leverandør Kravspesifikasjonens matrise er inndelt i to seksjoner, hhv. «Generelle krav» og «Tilleggskrav - gjeldende dersom Oppdragsgiver utløser opsjon om Lagerdrift for Oppdragsgiver». Leverandør skal i denne matrisen bekrefte om Leverandøren aksepterer og oppfyller alle Oppdragsgiverens krav. For hvert enkelt krav skal Leverandør bekrefte med et Ja eller Nei (se kolonne «Bekreftelse Leverandør»), uavhengig om det skal vedlegges ytterligere dokumentasjon. Dersom Oppdragsgiver har særskilt angitt annen dokumentasjon som skal bevitne oppfyllelse av krav, skal kolonnen for «Leverandørens beskrivelse» benyttes. Det skal gis presise henvisninger til eventuelle vedlegg. Krav listet i matrisen under er som et klart utgangspunkt absolutte krav, og således ufravikelige. Krav er ikke gjenstand for evaluering, men vil kun bedømmes som oppfylt eller ikke-oppfylt. Krav som ikke bedømmes som oppfylt, vil som en klar hovedregel føre til avvisning. Manglende bekreftelse fra Leverandør, og manglende dokumentasjon for oppfyllelse av et krav, vil tilsvarende kunne føre til avvisning. Det er således svært viktig at Leverandøren for hvert enkelt krav bekrefter med et Ja eller Nei, samt vedlegger annen beskrevet dokumentasjon dersom dette er bedt om. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til ikke å avvise avvik dersom avviket har ubetydelige virkninger for leveransens innhold og kvalitet. 1
GENERELLE KRAV Nr. Krav 1. Kundeoppfølging Dokumentasjonskrav for oppfyllelse av kravet Bekreftelse Leverandør (JA / NEI) Leverandørens beskrivelse Oppdragsgiver skal være en prioritert Kunde. Leverandør skal yte tilfredsstillende service og leveringspresisjon på en gjennomgående måte overfor Oppdragsgiver. Herunder effektiv håndtering av henvendelser og proaktiv oppfølging av Oppdragsgiver i prosessen fra start til slutt i løpet av ethvert oppdrag. 2
2. Leveringsomfang Leverandør skal tilby produkter, og tilleggstjenester ved behov, iht. vedlegg A Leveringsomfang. a) b) For hvert enkelt produkt som krever kvalifisering (jfr. Vedlegg B-1 Prismatrise) skal det vedlegges dokumentasjon på at produktet er kvalifisert, f.eks. skriftlig erklæring fra produsent. c) For hvert enkelt produkt som ikke krever kvalifisering (jfr. Vedlegg B-1 Prismatrise) skal det vedlegges tilfredsstillende teknisk dokumentasjon fra produsent som beviser at produktet tilfredsstiller krav iht. spesifikasjonen. 3
3. Landsdekkende leveranser Leverandør skal kunne foreta leveranser til Oppdragsgivers lokasjoner i hele Norge. Oppdragsgiver vil selv beslutte om leveranser skal skje til lokale brukeravdelinger (sluttkunder), eller om det alternativt skal leveres til Oppdragsgivers forsynings-/sentrallager. 4. Ordrebekreftelse Leverandøren plikter snarest og senest innen 2 virkedager å sende skriftlig ordrebekreftelse iht. innkjøpsordre til den personen som har gjort avrop/bestilt. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen/innkjøpsordren, skal dette uttrykkelig opplyses og spesifiseres av Leverandøren. Ved slike avvik fra avropet/bestillingen er avropet ikke å anse som bindende, med mindre Oppdragsgiver godtar avvikene. 4
5. Hasteleveranser Leverandør må være forberedt på at hasteleveranser vil kunne skje. Leverandør skal i slike tilfeller inneha høy grad av service, og ha interne rutiner for å håndtere dette. 6. Beredskap Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve at Leverandør i løpet av avtaleperioden skal kunne holde beredskapslager for enkelte produkter etter nærmere avtale og pris. 5
7. Kvalitetsstyringssystem Leverandøren skal innen 2 måneder etter kontraktsinngåelse ha etablert et kvalitetsstyringssystem som oppfyller AS9120 eller tilsvarende, samt oppfyller kravene i AQAP 2120 Edition 3 «NATO Quality Assurance Requirements for Production». Leverandøren skal på dette tidspunkt fremlegge sine prosedyrer som viser ivaretakelse av disse kravene. AS9120 «Quality Management Systems - Aerospace Requirements for Stockist Distributors. kan kjøpes fra: http://standards.sae.org/as9120/. Gjeldende AQAP kan lastes ned gratis fra internett: http://nso.nato.int/nso/zpublic/ap/aqap- 2120(3)e.pdf 6
8. Kvalitetsplan Leverandøren skal utarbeide og vedlikeholde en kvalitetsplan som spesifiserer hvordan alle kvalitetsrelaterte forhold ivaretas for leveransene under denne avtalen. Planen skal omfatte alle aktiviteter som leder fram til endelige leveranser. Kvalitetsplanen skal oversendes Oppdragsgiver innen en måned etter dato for kontraktsinngåelse. Oppdragsgivers egen myndighet for kvalitetssikring vil kunne vurdere og kommentere kvalitetsplanen. Skulle kvalitetsplanen bli avvist av Oppdragsgiver, skal Leverandøren i nærmere dialog med Oppdragsgiver straks tilpasse og ferdigstille en kvalitetsplan som vil ivareta leveransene under denne avtalen. 7
9. Dokumentasjon for leverte produkt-batcher For produkter med NATO kode, jfr. vedlegg B-1 Prismatrise, skal det følge med analysesertifikat / Certificate of Analysis (COA) med alle leveranser av produkter som gjelder for de leverte produktbatcher. Oppdragsgiver skal ved behov kunne få overlevert analysesertifikat også for andre produkter. Analysesertifikatet skal inneholde følgende informasjon: Produsent og produktnavn Produksjonsdato og / sted Mengde produsert Produsentens batchnummer Verdier fra tester og analyser som var utført i henhold til spesifikasjonen med tillatte grenser angitt Signatur fra ansvarlig laboratorium For produkter som krever kvalifisering (jfr. vedlegg B-1 Prismatrise) skal det kunne fremvises dokumentasjon som beviser at det leverte produktet var kvalifisert på produksjonsdato. 8
10. Merking av produkt-batcher med NATO kode Produkter som Oppdragsgiver kjøper inn skal merkes med følgende: a) NATO kode b) Spesifikasjon c) Militær produktbetegnelse. For produkter som har NATO kode, kan produktbeskrivelsen på engelsk benyttes. d) Batch nummer. Dette nummeret skal stemme overens med batch nummeret på analysesertifikat. e) Produksjonsdato (måned og år MM/ÅÅÅÅ) f) Angivelse av vekt eller volum av innholdet g) HMS informasjon etter norske sivile bestemmelser h) Dato for reanalyse i) Opprinnelig produsent og produktnavn Etter nærmere anvisninger fra Oppdragsgiver vil kravene til merking eventuelt kunne justeres noe for små forpakningsstørrelser som er pakket i ytre emballasje. Dersom det oppdages mangelfull merking eller mangler ved dokumentasjonen skal Leverandøren snarest rette opp i forholdene. 9
11. Merking av produkter som ikke har NATO kode Produkter uten NATO kode som Oppdragsgiver kjøper inn skal merkes med følgende: a) Opprinnelig produsent og produktnavn b) Produsentens batch nummer c) Produksjonsdato d) HMS informasjon etter norske sivile bestemmelser e) Angivelse av vekt eller volum av innholdet Dersom det oppdages mangelfull merking eller mangler ved dokumentasjonen skal Leverandøren snarest rette opp i forholdene. 12. Forpakning / emballasje Emballasjen skal være konstruert av materialer som ikke påvirker eller påvirkes av innholdet. Galvanisert materiale eller maling/coating som inneholder sink er ikke tillatt for emballering av smøremidler og hydraulikkvæsker. Det aksepteres ikke emballasje som har utvendige skader, som f.eks. fat med bulker. 10
13. Holdbarhet produkter ved direkte kildelogistikk* Alle produkter skal ha minimum ett år gjenværende holdbarhet. *Jfr. Vedlegg C Leveringstid- og betingelser, punkt 3.1.1. Bekreftelse Ja eller Nei 14. Holdbarhet produkter ved eget sentralt lager Oppdragsgiver* Produksjonsdato for produkter skal maksimum være 6 måneder tilbake, regnet fra ankomstdato lager («klart til mottakskontroll»). Bekreftelse Ja eller Nei *Jfr. Vedlegg C Leveringstid- og betingelser, punkt 3.1.3. 15. Lagringsforhold Alle lagringssteder, inkludert leverandørens mottaks-/ og karantenelager (jfr. opsjon om lagerdrift for Oppdragsgiver iht. Vedlegg A Leveringsomfang), skal være i innendørs lokale med tørre forhold og uten hyppige temperatursvingninger. 11
16. Oppdragsgiver og Leverandør, jfr. kontaktpersoner i vedlegg D Administrative bestemmelser, skal ved behov gjennomføre styringsmøter for å diskutere status i det løpende samarbeidet mellom partene, f.eks. statistikker, avvik, videreutvikling av avtalen og andre tilbakemeldinger. Det vil normalt bli avholdt ett styringsmøte årlig, i tillegg til løpende dialog ved behov. Ved implementering av avtalen vil det kunne være behov for ytterligere møter. Styringsmøtene skal etter nærmere avtale avholdes hos Oppdragsgiver i Akershus/Oslo eller hos Leverandøren. Hver av partene skal bære egne kostnader ved gjennomføring av styringsmøter. 17. Leverandør skal i avtaleperioden uoppfordret, og som et minimum og uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver, innrapportere avropsstatistikker til Oppdragsgiver hvert kvartal, jfr. Avtalebestemmelser punkt 12.4. 12
18. Forskrift Leverandøren må oppfylle og dokumentere kravene i: FOR 2008-05-30 nr 516: Forskrift om registrering, vurdering, godkjenning og begrensning av kjemikalier (REACH) (med vedlegg). Se forskriften på internett: http://www.lovdata.no 19. Kjemikalieinformasjon Leverandør skal distribuere og oppdatere kjemikalieinformasjon elektronisk i tråd med kravene i Artikkel 31 og Artikkel 32 (nr. 1907/2006 REACH). Leverandøren skal distribuere kjemikalieinformasjonen til Forsvarets stoffkartotek som i dag driftes i EcoOnline. Denne tjenesten skal være inkludert i Leverandørens oppgitte priser iht. vedlegg B-1 Prismatrise. 13
20. Sikkerhetsdatablad Leverandør skal overføre elektroniske sikkerhetsdatablad på norsk til databasen til Oppdragsgivers driftspartner på stoffkartotek, EcoOnline. Leverandør skal i tillegg sende en epost til folat.stoffkartotek@mil.no før første leveranse skjer. Ved første leveranse til et nytt leveringssted skal det følge med sikkerhetsdatablad på norsk i papirformat. TILLEGGSKRAV - DERSOM OPPDRAGSGIVER UTLØSER OPSJON OM LAGERDRIFT FOR OPPDRAGSGIVER Nr. Krav Dokumentasjonskrav for oppfyllelse av kravet Bekreftelse Leverandør (JA / NEI) Leverandørens beskrivelse 14
21. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Bemannet lagerareal Leverandør skal stille til rådighet et bemannet lagerareal på min. 400 m2, med mulighet for utvidelse ytterligere 200 m2 ved behov. Varer skal kunne lagres i 3 pallehøyder (hver pallehøyde ca. 1200 mm). Lageret skal være lokalisert på det sentrale Østland, innenfor en radius på maksimum 150 km avstand (luftlinje) fra Akershus festning, Oslo. Det skal være klart for drift innenfor en periode på maks to måneder etter evt. utløst opsjon. 15
22. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Mottakskontroll karantenelagring hos Leverandør Leverandør skal plassere de bestilte produktene på karantenelager, og videre uten opphold sende melding til Oppdragsgiver (nærmere angitt kontaktpunkt) om at produkter står klare til mottakskontroll. Produkter som er plassert i karantene, skal være lett tilgjengelig for Oppdragsgivers mottakskontroll. I meldingen til Oppdragsgiver skal relevante data oppgis, herunder IO referanse, produsentens batchnummer, produksjonsdato og antall enheter i forpakning, samt antall forpakninger. Dette slik at Oppdragsgiver snarest og enkelt kan foreta mottakskontroll, herunder sende prøver til analyse før evt. godkjenning av leveransen. 16
23. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Oppdragsgivers tilleggs-merking Oppdragsgiver vil utstede egne etiketter som Leverandøren etter nærmere anvisninger skal sette på produktene før de overføres fra karantene til Oppdragsgivers lager. Overføring fra karantenelager til Oppdragsgivers lager for godkjente produkter skal ikke skje før det er gitt skriftlig godkjenning fra Oppdragsgiver. 24. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver * gjelder følgende krav: Holdbarhet produkter Produksjonsdato for produkter skal maksimum være 6 måneder tilbake, regnet fra ankomstdato lager («klart til mottakskontroll»). Bekreftelse Ja eller Nei *Jfr. Vedlegg C Leveringstid- og betingelser, punkt 3.1.2. 17
25. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Lagringsforhold Alle lagringssteder, inkludert leverandørens mottakslager/ karantenelager, skal være i innendørs lokale med tørre forhold og uten hyppige temperatursvingninger. 26. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Lagring av godkjent leveranse Dersom Oppdragsgiver godkjenner leverte produkter etter mottakskontroll, skal Leverandør sørge for umiddelbart tydelig å identifisere/merke disse mottatte produktene som Oppdragsgivers eiendom, og lagre disse tilstrekkelig adskilt fra andre leveranser, utstyr og varer. 18
27. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Klargjøring for utlevering fra leverandørlager Etter nærmere skriftlig ordre og iht. egne lister fra Oppdragsgiver, skal Leverandøren plukke produkter og sørge for at dette tilstrekkelig pakkes og klargjøres med nødvendige dokumenter for videre transport. Batch nummer for hvert produkt som er plukket, skal registreres i en plukkliste. Fraktbrev og plukkliste med aktuelle batch nummer skal legges ved, og pakkede enheter skal merkes med følgende: a) Farlig gods merking (ADR/RID), om nødvendig b) Ordre-/lageroverføringsnummer c) Pakkedato d) Mottakers adresse Ved plukking av varer, skal produkt som kom først inn til Leverandørens lager, leveres først ut. Merk at det skal plukkes og leveres fra færrest mulig batcher for hvert produkt. Antall enheter produkter fra hver batch skal føres opp i nevnte plukkeliste. 19
28. Dersom Oppdragsgiver løser ut opsjon Lagerdrift for Oppdragsgiver gjelder følgende krav: Frist for «klart til videre transport / avhenting» En leveranse fra Leverandørens lager skal være klar for videre transport / avhenting av Oppdragsgiver snarest og senest 3 virkedager etter mottak av ordre fra Oppdragsgiver om klargjøring. Melding om «klart til videre transport / avhenting» skal straks gis fra Leverandør til Oppdragsgiver, og om ikke annet avtales, til Oppdragsgivers leverandør av transporttjenester. 20